تفویض و اختیار و مسئولیت

تفویض و اختیار و مسئولیت ،اختیار معمولا به افراد محقی اطلاق می گردد که حق قانونی را برای برای یک فرد مافوق ترسیم می کند

که این اجازه را دارد به زیر دستانش دستورات تعهد اوری را بدهد و خواسته های داشته باشد که در چهار چوب همین اختیار تعریف

شده است.

لطفا فیلم: لطفا  از کسب وکار خود دفاع کنید در آپارات https://www.aparat.com/v/xP7Fbمشاهده فرمایید.

در این راستا پاسخ‌گویی هم الزامی است برای فرد یا افراد تا شرح وظایف و یا وظیفه خود را مطابق همان چهارچوب اولیه که به آن

اشاراه شد به نحو احسن انجام دهد. معمولا اختیار از رهبران و مدیران بالا دست به زیردستان سمت و سو و یا جریان پیدا می کند.

البته مشخص است که طی این فرایند دستورات ودستورالعمل‌ هایی برای کامل نمودن وظایف هم و در راستای انجام امور  توسط

مدیران و یا بالا دستیها صادر شود.

تفویض و اختیار و مسئولیت

یک مثال عینی از کار نویسنده مقاله در اینجا بسیار راهگشا خواهد بود . سالها پیش پس از مدتها استخدام و اخراج و عدم دست یابی

به موفقیت تصمیم بر انعقاد قرار داد با یک شرکت برای انجام این امور گرفته شد. با یک شرکت خدمات اینترنتی قرار دادی منعقد

نمودم که دارای شفافیت و تجربه لازم نبود . هر از چند گاهی که از مدیریت شرکت و عوامل ان جویای روند کار می شدم با ارائه

مستنداتی دروغین و براساس یک معیار شاخص از یک برنامه سطحی و دروغین اطلاعاتی بما ارائه می شد که همه غلط بود شرکت

مقابل ظرف دو سال عملکرد اصلا قابل قبولی نداشت اما با ارائه آمارهای ساختگی و دروغین ما را  به شدت فریب داد ما پس از ان با

یک قرار داد کامل با یک شرکت آی تی  کلیه امور انفورماتیک و بازاریابی اینترنتی و حتی بازاریابی تلفنی خود را به انها  واگذار نمودیم

و  با یک شرکت مشاور دیگر برای آنالیز ان شرکت قرار داد منعقد نمودیم ما کارهای شرکت خود را به شرکت دیگر نفویض نمودیم و

حتی در نظارت هم قسمتی از کار خود را تفویض نمودیم و نتیجه واقعا حیرت انگیز بود.نتیجه عملکرد ۵ سال شرکت قبلی با عملکرد ۴

ماهه اول سال بعد که می دانید عملا ماه پایانی و اخر و اول سال کار زیادی نمی توان انجام دارد را اگر مقایسه می کردیم کاملا رشد

قابل قبول و زیادی را نشان می داد اما چه اتفاقی افتاده بود اصل ماجرا این بود من قرار بود

وقت قیمتی خود را صرف کاری کنم که در ان تخصصی نداشتم و مهمتر انکه علاقه ای هم به ان نداشتم و دانش من هم کم بود و اصلا

به روز نبود .

یا در یک شرکت مواد غذایی که از برندهای برتر کشور است من از رئیس هیات مدیره و مدیر عامل و در نهایت مدیران بازاریابی  و

فروش خواستم با ارزیابی دقیق و ترسیم نمودار های ساده ستونی و از دریچه های مختلف کار فروش را از دریچه های دیگری رصد

کنند نتیجه کاملا مشخص بود

ضعفهای عیان شد که تا کنون خبری از ان نبود و به سرعت با تفویض این نیاز به یک شرکت خدماتی که در این راستا فعالیت بیشتر و

طویل المدتی داشت کار دچار تحول اساسی شد مطلب مهمتر ما توانستیم به معیار جدیدی در مدیریت و رهبری مجموعه دست پیدا

کنیم. حال با طراحی یک سیستم کاملا تخصصی و بومی ما عملکرد یک یا چند شرکت پیمانکار را ارزیابی و سپس مدیر فروش را

ارزیابی و سپس مدیرعامل و در نهایت هیات مدیره به سهولت خطاهای احتمالی زمانبندی پاسخگویی و ….. را به صورت دقیق تر و به

سهولت هر چه تمامتر رصد می کردند

یادمان باشد تفویض هر چند از بالا به پایین بازخورد یک مسئولیت بوده و خواهد بود و مسئولیت هم برآیند اختیار است و نه چیز

دیگری . پس یادمان باشد که هر اختیار یا سطح اختیاراتی به میزان خود برای ما بارمسئولیتی بهمراه می آورد که دامنه ان بسته به

میزان اختیارات است. در مبحث اختیارات باید به نکته بسیار مهم دیگری هم توجه داشت و ان ریز جزئیات به شدت هدفمند و مهمی

است که عدم تمرکز بر روی آنها و یا فراموش کردن انها لطمات و صدمات جدی و مهلکی را بر پیکره هر کسب و کاری وارد می نماید.

مراتب تفویض

واگذاری یک یا چند وظیفه و یا تکلیف

واگذاری اختیار یا اختیارات کلی و یاجزئی

بوجود اوردن مسئولیت و جوابگوئی

مراحل تفویض از ابعاد دیگر:

اول واسپاری وظایف

رهبران و یا مدیران در قدم اول بیشترین تمرکز خود را برای تعاریف و و یا شرح وظیفه اهمیت و مهم بودن آن باید مصروف نمایند.

سپس باید به تبیین نتایج بپردازند تا زیردستان متوجه شوند که چقدر نتیجه برای یک مدیر و یا سر پرست مهم و ارزشمند و حیاتی

است در نهایت فرآیند شفافیت در تفویض مهمتر از خود تفویض است به عبارت دیگر شفافیت در انجام وظایفه به مثابه ارائه

چهارچوب حرفه ای برای رسیدن به نتیجه متعالی و تعریف شده است و اینها اولین گامها در تفویض اختیارات هستند.

تفویض و اختیار و مسئولیت

دوم تخصیص اختیارات

تخصیص اختیار به زیر دستان بنا به شرح سازمانی و درخواست مجموعه و یا اعلام نیاز و یا صدها مورد دیگر حاصل می شود نکته

بسیار مهم و حائز اهمیت این است که زیردستان باید برای انجام کاری که از طرف مافوق به آنها سپرده شده از یک استقلال نسبی

برخوردار بوده و به عواقب عدم انجام صحیح و اصولی امورات و عواقب ناشی از ضعف در امورات محوله کاملا و بصورت شفاف آگاهی

داشته باشند. مدیران و رهبران مجموعه ها سازمانها و شرکتها و موسسات باید بدانند که  تقسیم کردن قدرت برای دست‌یابی به

اهداف  طویل المدت و یا حتی کوتاه مدت بینهایت حائز اهمیت است.

سوم واگذاری مسئولیت و پاسخ‌گویی

فرایند تفویض با اعطای بخش و یا قسمتی از امورات پایان نمی یابد بلکه این مسئولیت است که به اختیار، بهره بری بیشتری خواهد

بخشید.

مخصوصا بسیار مهم است که مسئولیتهای باری به هر جهت و یا غیر مشروط را اساسا نمی توان به فرد دیگر اصلا منتقل نمود و دارای

ابهامات زیادی خواهد بود حال انکه تفویض مترادف است با شفافیت و در عین حال کارایی بیشتر و بهتر در زمان مناسب تر و کمتر و

این دو باهم کاملا اختلاف بنیادی دارند. هر رهبر و مدیری در هر مجموعه ای دولتی خصوصی و یا خصولتی باید بداند که اگر قرار

است تفویض اختیارات نماید باید روز این کار را بکند و نه شب و نصف شب و یا اسمی این کار را انجام ندهد بلکه رسما و باید این کار

را انجام دهد باید بر عهدنامه ها و قولها رسمی و شفاهی خود پای بند باشد و سپس دست به تفویض بزند هرگز نباید فرامینی ضد

تفویض صادر نماید اساسا این تفویض مشکل اساسی خواهد داشت و اسم ان چیز دیگری است. اری در این رهگذر نقش و یا

مسئولیتهای کسی که اختیار به او تقویض شده است دوچندان اهمیت دارد در انتها باید اذعان کنم که مسئولیتها و مخصوصا

پاسخ‌گویی‌ به همراه اختیارات واسپاری شده همه و همه بسیار بسیار مهم و حیاتی هستند .

مازیار میر مشاور و تحلیلگر سیاسی