چطور مانند حرفه ای ها به بیان چشمانداز بپردازیم
تدوین چشمانداز و بیانیه ماموریت سازمان شما دو گام نخستین (از آنچه به اختصار VMOSA می‌خوانیم) در فرایند برنامه‌ریزی اقدام است. تدوین چشمانداز و بیانیه ماموریت برای موفقیت هر گونه طرح یا ابتکارعمل در باهمستان ضروری است. این دو، انگیزه‌های گروه شما را به شکلی فشرده و دقیق بیان می‌کنند، به سازمان شما کمک می‌کنند که بر آنچه واقعا مهم است تمرکز داشته باشد و سکوی لازم برای توسعه دیگر ابعاد برنامه‌های راهبردی شما را نیز فراهم می‌سازند. این بخش راهنمایی‌های لازم را برای تدوین و اجرای چشمانداز و ماموریت سازمان شما ارائه می‌کند.
بیان چشمانداز چیست؟
چشمانداز شما رویای شما است؛ آن چیزی است که سازمان شما آن را وضعیت ایده‌آل برای باهمستان می‌داند. چشمانداز یعنی وضعیت مطلوبی که پس از رفع کامل مسئله مهم مورد نظر شما در باهمستان ایجاد می‌شود: مثلا جهانی عاری از جنگ و یا باهمستانی که در آن همه افراد، فارغ از جنسیت و پیشینه نژادی برابرند.
رویای سازمان شما، هر چه باشد، می‌تواند در یک یا دو جمله در چشمانداز به خوبی بیان شود. چشمانداز عبارت‌ها و یا جمله‌هایی کوتاه است که امیدهای باهمستان شما را برای آینده بازتاب می‌دهد. با بیان چشمانداز یا چشم‌اندازهای سازمانتان در واقع عقاید و خط مشی سازمانتان را اول برای خودتان و سپس برای جامعه بزرگتری که در آن هستید، روشن می‌کنید.
بیشتر چشم‌اندازها ویژگی‌های مشخص مشترکی دارند. اما به طور کلی، بیان چشمانداز باید:
- قابل درک و به اشتراک‌گذاری از سوی اعضای باهمستان باشد
- آن‌قدر فراگیر باشد تا ابعاد متنوع باهمستان را بازتاب دهد
- برای افرادی که در تلاش‌های شما دخیل هستند، الهام‌بخش باشد و به آنها روحیه بدهد
- به آسانی به دیگران منتقل شود – مثلا، آن‌قدر کوتاه باشد که روی یک تیشرت بشود آن را چاپ کرد.
اینجا چند مثال از بیان چشمانداز می‌آوریم که شاخصه‌های بالا در آن رعایت شده:
- مراقبت از باهمستان
- کودکان سالم
- خیابان امن، محله امن
- هر خانواده، یک خانه
- آموزش برای همه
- صلح بر روی زمین
بیانیه ماموریت چیست؟
حالا باید مراحل عملی دستیابی به چشمانداز خود را بیان کنید و اینجاست که تدوین بیانیه ماموریت گام بعدی شما در فرایند برنامه‌ریزی اقدامات می‌شوند. ماموریت هر سازمانی توضیح دهنده آن است که اعضای سازمان قصد انجام چه کاری را دارند و چرا آن کار را انجام می‌دهند. مثلا: «ارتقاء مراقبت از بزرگسالان از طریق ائتلاف و حمایتگری.»
بیانیه ماموریت شبیه بیان چشمانداز است و هر دو تصویری کلی نمایش می‌دهند. اما ماموریت قاطع‌تر و بیشتر از چشمانداز «اقدام-محور» است. بیان چشمانداز ممکن است برانگیزاننده رویاهای اعضای باهمستان باشد. اما بیانیه ماموریت باید افراد را به عمل ترغیب کند.
این بیانیه ممکن است به یک معضل، مثل کمبود مسکن، اشاره داشته باشد، و یا به یک هدف؛ مثل فراهم کردن دسترسی به خدمات درمانی برای همه. هرچند بیانیه ماموریت وارد جزئیات نمی‌شود، اما به شکلی کلی به این که چگونه سازمان شما قرار است معضل را حل کند و یا به هدف مورد نظر خود برسد، اشاره می‌کند. برخی از نکات راهنما درباره بیانیه ماموریت اینها است:
- فشرده است، اما نه به کوتاهی بیان چشمانداز ولی باز هم حرف اصلی خود را در یک جمله بیان می‌کند.
- نتیجه-محوراست. بیانیه ماموریت نتیجه بنیادینی را که سازمان شما برای دستیابی به آن کار می‌کند، توضیح می‌دهد.
- فراگیر است. هرچند بیانیه ماموریت بیان اهداف کلیدی گروه شماست، اما مهم است که همزمان جامع و همه-شمول باشد. یک بیانیه ماموریت خوب در راهبردهایش محدود نیست و یا منحصر به آن بخش‌های باهمستان نیست که ممکن است در پروژه سازمان دخیل شوند.
مثالهای زیر می‌تواند به شما در درک معنای یک بیانیه ماموریت موثر کمک کند:
- «ارتقای سلامت کودکان و توسعه آن از طریق ابتکار جامع خانواده و باهمستان»
- «توسعه محله امن و سالم از طریق برنامه‌ریزی مشترک، فعالیت در باهمستان و تبلیغ سیاست‌ها»
- «ارتقای سلامت باهمستان و توسعه آن از طریق پیوند دادن مردم، ایده‌ها و منابع به یکدیگر» (این بخشی از بیانیه ماموریت «جعبه ابزار باهمستان» است.)
در دنیای کنونی تجارت و مدیریت، ایجاد یک چشمانداز موفق از جمله اولویت‌های بسیاری از سازمان‌ها و
شرکت‌هاست. چشمانداز به عنوان یک ابزار استراتژیک، اهمیت بسیاری برای مدیریت استراتژیک و توسعه
سازمانی دارد. این مقاله به بررسی مفاهیم اساسی چشمانداز، روش‌های ایجاد آن، مطالعات موردی کاربردی، و
نتیجه‌گیری‌های قابل عمل می‌پردازد.
۱. بررسی تئوری و مفاهیم اساسی
تعریف چشمانداز (Vision)
چشمانداز به عنوان نقشه راهی طولانی‌مدت برای سازمان تعریف می‌شود که تصویری واقع‌گرایانه از آینده مطلوب
را ارائه می‌دهد. این شامل اهداف طولانی‌مدت، تصویری روشن از مقصد نهایی، ماموریت سازمانی، ارزش‌ها و
استراتژی‌های کلان مورد نیاز برای دستیابی به آن تصویر است.
اجزای یک چشمانداز موفق
یک چشمانداز موفق باید شامل اجزایی نظیر:
– **اهداف طولانی‌مدت**: مهمترین اهداف و دستاوردهایی که سازمان در آینده می‌خواهد به آنها دست پیدا
کند.
– **تصویر آینده**: توصیف دقیق و واقع‌گرایانه‌ای از محیط و شرایط مورد نظر در زمان آینده.
– **ماموریت سازمانی**: بیان وظایف و مسئولیت‌های سازمان به طور کلی.
– **ارزش‌ها**: اصول و ارزش‌هایی که سازمان را به دستیابی به چشمانداز خود هدایت می‌کنند.
– **استراتژی‌های کلان**: راهبردهایی که برای تحقق چشمانداز انتخاب می‌شوند.
نگاهی به نظریات و مدل‌های معروف
در این قسمت، به بررسی مدل‌هایی همچون SMART، استراتژی‌های استیون کاوی، و دیگر نظریات معروف پرداخته
می‌شود که در ایجاد و ارزیابی چشم‌اندازها به کار می‌روند.
۲. روش‌ها و استراتژی‌های ایجاد چشمانداز
در این بخش، به معرفی و توضیح روش‌های مختلف برای ایجاد چشمانداز می‌پردازیم. این شامل:
– **نقشه راه (Roadmapping)**: روشی ساختارمند برای توسعه و ارائه چشمانداز.
– **تجزیه و تحلیل SWOT**: ارزیابی نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای محیط برای تدوین استراتژی‌های
موفق.
– **استفاده از فنون پرسش**: استفاده از پرسشهای استراتژیک برای کشف و تعریف مسیر بهتر برای سازمان.
۳. مطالعه موردی یا مثالهای کاربردی
در این بخش، به مطالعه موردی یا نمونه‌های کاربردی از سازمان‌ها و شرکت‌هایی که با استراتژی‌های چشمانداز
به دستاوردهای قابل توجهی رسیده‌اند، پرداخته می‌شود. این نمونه‌ها نشان می‌دهند که چگونه حرفه‌ایان به این
موضوع پرداخته و نتایج قابل توجهی به دست آورده‌اند.
۴. نتیجه‌گیری و پیشنهادات
نتیجه‌گیری
در این بخش، به خلاصه اصلی‌ترین نقاط مقاله پرداخته می‌شود. چشمانداز به عنوان یک ابزار استراتژیک بسیار
ارزشمند است که می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان‌ها کمک کند و در موفقیت آنها نقش بسزایی داشته باشد.
پیشنهادات برای عمل عملی
در این بخش، پیشنهاداتی برای عمل عملی و ادامه تحقیقات در این حوزه ارائه می‌شود. این پیشنهادات باید به
گونه‌ای باشند که برای خواننده به عنوان یک راهنمای عملی مفید باشند و در ایجاد یک چشمانداز موفق واقعی به
کار گرفته شوند.
۵. مراجع
در انتها، فهرستی از تمامی منابعی که در نگارش مقاله بهره گرفته‌اید، ذکر می‌شود.
با استفاده از این ساختار، می‌توانید یک مقاله کامل و جامع در مورد چشم‌اندازها نوشته و مطالب خود را به طور
منطقی و قابل درک برای خواننده ارائه دهید. از مناب
اما چرا باید چشمانداز و ماموریت خود را بیان کنید؟
چرا مهم است که سازمان شما چشمانداز و ماموریت خود را به شکلی که در مثالهای بالا توضیح دادیم، بیان
کند؟ اول از همه، به این دلیل که بیان این دو به سازمان شما کمک می‌کند که بر اموری تمرکز کند که واقعا اهمیت
دارد. هرچند سازمان شما این را می‌داند که در جهت بهبود باهمستان تلاش می‌کند، اما فرآیند کارهای روزمره‌ای
که هر سازمانی به آن مبتلا می‌شود، طوری است که به سادگی باعث خواهد شد افراد از توجه به چشمانداز دور
شوند. بیان چشم‌نداز و ماموریت به آنها کمک می‌کند که در گیرودار کارهای روزمره مدام به خود یادآوری کنند که
هدف اصلی آنها در سازمان چیست.
دوم، بیان چشمانداز و ماموریت به دیگر افراد و سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که تصویری کلی از گروه شما و
کاری که می‌خواهید انجام دهید به دست آورند. وقتی که چشمانداز و ماموریت شما به سادگی درمعرض دید
باشند (مثلا روی برگه‌های رسمی سازمان درج شده باشد) دیگران می‌توانند هدف سازمان شما را بشناسند
بدون اینکه برای به دست آوردن اطلاعات لازم به زحمت بیفتند. سپس، آنها که علاقه‌مندی‌های مشترکی با شما
دارند می‌توانند وقت بگذارند و اطلاعات بیشتری درباره سازمان شما کسب کنند. بدیهی است که این امر، هنگامی
که نیاز به استخدام نیرو دارید و یا وقتی از دیگر سازمان‌ها می‌خواهید که با شما همکاری کنند نیز می‌تواند بسیار
مفید باشد.
بیان چشمانداز و ماموریت در جهت دادن به کار و همبستگی اعضای گروه برای نیل به آنچه برای سازمان شما
مهم است، کارآمد است و فرآیند تدوین آن نیز به اعضا اجازه می‌دهد که سازمان را «از آن خود» بدانند. طبعا مردم
به آنچه که در خلق آن دست داشته‌اند، بیشتر باور دارند.
بیان چشمانداز و ماموریت خود را چگونه تدوین کنیم؟
حالا که معنای چشمانداز و ماموریت را بهتر درک می‌کنیم، زمان آن است که سازمان شما نیز به تدوین آن بپردازد.
اگر گروه شما قبلا چشمانداز و ماموریتی برای سازمان تهیه کرده، بهتر است آن را با شاخصه‌هایی که پیشتر
برشمردیم، بسنجید. اگر اعضای سازمان شما معتقدند که چشمانداز و ماموریت فعلی سازمان باید بهبود یابد،
فرایند زیر به شما کمک می‌کند که آنها را تغییر دهید:
دریابید که چه چیزی برای مردم در باهمستان شما مهم است
از آنجا که تدوین چشمانداز و ماموریت اولین گام‌ها در برنامه‌ریزی اقدامات بعدی و جهت دهنده به تلاش‌های شما
است، بسیار مهم است که این گام‌ها ریشه در باورها و ارزش‌های باهمستان شما داشته باشد. دانستن آنچه در
باهمستان مهم دانسته می‌شود، در ساختن یک گروه کاری قوی، موثر و پایدار نقش فوق‌العاده مهمی دارد.
بنابراین، یکی از اولین کار‌ها هنگام تدوین چشمانداز و ماموریت سازمان شما این است که مسئله یا مسئله‌های
مهم برای باهمستان خود را شناسایی کنید.
راه‌های زیادی برای گردآوری اطلاعات در این زمینه وجود دارد، مثلا:
- برپایی «گردهمایی‌های عمومی» و یا «جلسات گفت و شنود» با اعضای باهمستان با هدف گردآوری ایده‌ها، افکار و نظرات در مورد اینکه مردم خواهان چه نوع تحولی در باهمستان‌اند.
- تشکیل «گروه‌های تمرکز» از افرادی که علاقه‌مند به پرداختن به مسئله و یا مسئله‌ها هستند؛ از جمله: رهبران باهمستان، افرادی که آن مسائل بر آنها بیشترین تاثیر را دارد، پیشه‌وران محلی، چهره‌های مذهبی، معلمان و غیره.
- انجام مصاحبه با افرادی که در سمت‌های رهبری و خدماتی هستند – از جمله سیاستمداران محلی، مدیران مدرسه، بیمارستان، کارمندان نهادهای ارائه‌کننده خدمات اجتماعی – در خصوص مسئله‌ها و یا نیازهایی که به عقیده آنها در باهمستان وجود دارد.
البته که می‌توان این راه‌های متفاوت گردآوری اطلاعات از باهمستان را در ترکیب با هم انجام داد. در واقع، اگر منابع
لازم را در اختیار داشته باشید، معقول است که از همه روش‌های بالا استفاده کنید: ابتدا برای افراد در باهمستان
این فرصت را فراهم کنید که به پرسشهای شما پاسخ دهند و سپس وقت بیشتری را در گروه‌های تمرکز به
افرادی اختصاص دهید که باور دارید در حل برخی از مسائلی که در جلسات گفت و شنود در باهمستان مطرح
می‌شوند، نقش قابل توجهی دارند و یا بر این مسائل تاثیرگذار هستند. در نهایت، زمان کافی هم برای گفتگوی رو
در رو با رهبران باهمستان بگذارید چون این‌کار به تقویت دانش و نیز هدف شما منجر خواهد شد.
تصمیم بگیرید که چه بپرسید
فرقی نمی‌کند که با یک نفر صحبت کنید یا سیصد نفر؛ هدف شما یکی است: اینکه بدانید چه چیزی در
باهمستان شما مهم است. اینجا پرسش‌هایی را فهرست کرده‌ایم که ممکن است برای بحث شما با اعضای
باهمستان مفید باشد. این پرسش‌ها را می‌توانید در مصاحبه‌های انفرادی، در گروه‌های تمرکز و یا گردهمایی‌های
عمومی و یا هر شکلی دیگری که برای گردآوری اطلاعات انتخاب می‌کنید، به کار گیرید:
- رویای شما برای باهمستان چیست؟
- چه چیزی هست که دوست دارید، تغییر کند؟
- چه نوع باهمستانی (یا برنامه‌ای، سیاستی، مدرسه‌ای، محله‌ای، و غیره) می‌خواهید ایجاد کنید؟
- چه چیزهایی را مسئله و یا معضل عمده باهمستان (یا مدرسه، یا محله و غیره) تلقی می‌کنید؟
- چه چیزهایی را نقاط قوت و یا امکانات باهمستان می‌بینید؟
- به نظر شما هدف سازمان و یا اقداماتی که انجام می‌دهید چه باید باشد؟
- چرا به این مسئله‌ها باید پرداخته شود؟
وقتی که سازمان شما از مردم سوال می‌پرسد، گرداننده بحث باید همه را تشویق کند تا نظرات خوب،
امیدوارکننده و ایده‌های مثبت آنها برجسته شود. قبل از همه، این نکته باید مطرح شود که چه موضوعاتی
مهمترین‌ها برای سازمان و باهمستان شما است. مثلا آیا می‌خواهید به مسائل مرتبط با توسعه شهری بپردازید یا
به مسایل مرتبط با بهداشت و درمان عمومی؟ رفتارهای نژادپرستانه در باهمستان یا فرصت‌های اقتصادی؟
پرسش دومی که باید به آن پاسخ دهید این است که سازمان شما در چه سطحی کار خواهد کرد. آیا کار آن
محدود به یک مدرسه، یا یک محله خواهد بود و یا در سطح شهر فعالیت خواهد کرد؟ یا اینکه تمرکز تلاش‌های
شما باید فراتر از این و در سطح استانی و یا ملی و یا حتی بین‌المللی باشد؟
اینها پرسش‌هایی است که پاسخی سرراست و آسان ندارد. سازمان شما باید چیزهایی را که از باهمستان
آموخته در نظر داشته باشد، و از راه بحث و تبادل نظر با اعضا بهترین مسیر را برای خود انتخاب کند. پیشنهاد ما
این است که این بحث را برای همه اعضای سازمان باز کنید تا به بهترین نتایج ممکن دست یابید.
بدیهی است که اگر سازمان شما کمک مالی عمده‌ای از یک نهاد خاص دریافت می‌کند، آن نهاد ممکن است تعیین
کند که اهداف عمومی گروه شما چه باید باشد. مثلا، اگر یک حامی مالی می‌پذیرد که برای کاهش گرسنگی در
میان کودکان پول بدهد، حداقل بخشی از بیانیه ماموریت سازمان شما باید به همین هدف اختصاص داده شود. اما
حتی در چنین شرایطی، این باهمستان است که باید چشمانداز و ماموریت نهایی را که به بهترین نحو به مسائل
مردم می‌پردازد، تعیین کند.
تدوین چشمانداز و ماموریت سازمان
حالا که سازمان شما درک روشن‌تری از این دارد که قرار است چه کاری و به چه دلیلی انجام دهد، شما در
جایگاهی مناسب قرار دارید که بتوانید چشمانداز و ماموریت خود را به شکلی تدوین کنید که دربرگیرنده ایده‌های
شما باشد.
هنگام تدوین، به یاد داشته باشید که شیوه بیان آن باید فراگیر باشد و نیز محدود به یک بازه زمانی خاص نشود.
چشمانداز و ماموریتی که برای پایدار ماندن تدوین شده باشد راهنمای تلاش‌های امروز و آینده شما خواهد بود.
بیان چشمانداز
قبل از همه، به اعضای سازمان خود یادآوری کنید که اغلب باید چندین عبارت برای چشمانداز تدوین شود تا
آرزوهای همه کسانی که در تلاش برای بهبود باهمستان دخیل هستند، بازتاب یابد. نیازی نیست – و نباید هم آن
را بخواهید- که فقط یک عبارت «بی‌نقص و کامل» برای چشمانداز خود پیدا کنید. افراد را تشویق کنید که ایده‌های
خود را بیان کنند و آنها را یادداشت کنید – بهتر آن است که روی یک کاغذ بزرگ در مقابل همه افراد باشد تا همه
ببینند و الهام بگیرند. همزمان به اعضای گروه یادآوری کنید که موارد زیر را در نظر بگیرند:
- چیزهایی که از بحث با اعضای باهمستان آموخته‌اید
- اینکه سازمان شما تصمیم گرفته تمرکزش بر چه مسئله یا مسائلی باشد
- و نکاتی که درباره چشمانداز و ماموریت در ابتدای این فصل آموختید
اگر آغاز کار برایتان دشوار باشد، شاید مرور برخی از مثالهای ارائه شده در آغاز این فصل مربوط به نحوه بیان
چشمانداز کمک کند. خوب است از خود بپرسید که ایده‌های اعضا گروه شما تا چه حد با توصیه‌هایی که در این‌باره
ارائه کردیم، همخوانی دارد.
بعد از آنکه ایده‌های اعضای سازمان را به صورت بارش فکری فهرست کردید، گروه شما می‌تواند به شکلی انتقادی
درباره هر کدام از آن ایده‌های پیشنهادی بحث کند. در بیشتر موارد چندین نحوه بیان چشمانداز، برجسته‌تر از بقیه
خواهد شد و بالاخره یکی از میان گروه به بهترین ایده اشاره خواهد کرد و با موافقت دیگران به بهترین بیان، که
مقبول جمع باشد، خواهید رسید.
می‌توانید پرسشهای زیر را نیز درباره ایده‌های بیان چشمانداز از خود بپرسید:
- آیا اعضای باهمستان را به کار مشترک جذب خواهد کرد؟
- آیا به آنها امید به آینده می‌دهد؟
- آیا اعضای باهمستان را ترغیب خواهد کرد که رویاهای خود را از طریق اقدام مثبت و موثر تحقق بخشند؟
- آیا سکویی برای توسعه دیگر ابعاد فرایند برنامه‌ریزی شما فراهم می‌کند؟
و نکته نهایی که باید در نظر بگیرید: سعی نکنید از ابتدا تعداد مشخصی بیان چشمانداز برای سازمان خود تعیین
کنید. در نهایت، چه دو بیان و چه ده بیان چشمانداز تدوین کنید، مهمترین امر آن است که آن بیان‌ها باید تصویری
جامع از چشمانداز سازمان شما به دست دهد.
چطور مانند حرفه ای ها به بیان چشمانداز بپردازیم
بیانیه ماموریت
فرایند نوشتن بیانیه ماموریت سازمان بسیار شبیه تدوین بیانیه چشمانداز شماست و شامل همان روند تبادل
نظری است که می‌تواند در نوشتن بیانیه ماموریت نیز کمک کند. گرچه نباید فراموش کنید که برخلاف بیانیه
چشمانداز، باید فقط یک بیانیه ماموریت برای کار خود بنویسید. بعد از بحث و تبادل نظر درباره بیانیه ماموریت،
خوبی هر کدام را با این پرسش‌ها بسنجید:
- آیا بیان‌گر آنچه سازمان شما انجام خواهد داد و نیز اینکه چرا انجام خواهد داد، هست؟
- آیا به حد کافی فشرده است؟ (یک جمله)
- آیا نتیجه-محور است؟ (به عبارت دیگر، آیا نتیجه کار در بیانیه ماموریت برجسته شده؟)
- آیا شامل همه اهداف و افرادی می‌شود که احتمالا در سازمان شما دخیل خواهند شد؟
همه شما با هم در سازمان خود می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام بیانیه ماموریت شاخصه‌های بالا را در خود دارد.
توافق جمعی را نسبت به چشمانداز و ماموریت سازمان خود جلب کنید
پس از تدوین چشمانداز و بیانیه ماموریت، گام بعدی، پیش از آنکه از آنها استفاده کنید، احتمالا این خواهد بود که
بدانید دیگر اعضای باهمستان درباره چشمانداز و ماموریت شما چه فکر می‌کنند.
برای این کار می‌توانید با همان رهبران باهمستان و یا اعضای گروه تمرکز که پیش از آن با آنها کار کرده‌اید، صحبت
کنید. این کار، قبل از هر چیز، می‌تواند به شما اطمینان دهد که این افراد چشمانداز و ماموریت شما را با ارزش‌ها و
رسوم اجتماعی باهمستان همخوان می‌دانند. دوم اینکه به شما اطمینان می‌دهد که اعضای باهمستان توافق
دارند که چشم انداز و ماموریت شما بازتاب دهنده باورها و آرزوهای آنها است. در این فرایند، این نیز ممکن است
که سازمان شما دریابد که به‌طور ناخواسته نکته بسیار مهمی را از قلم انداخته است.
از بیان چشمانداز و بیانیه ماموریت چگونه باید استفاده کنید؟
و در پایان، مهم است به یاد داشته باشد که گرچه تدوین چشمانداز و ماموریت برای سازمان شما گامی بزرگ
است (مرحله‌ای که به پایان رساندنش شایسته تجلیل است)، اما کارهای زیادی هنوز باقی است که باید انجام
دهید. پس از این مرحله، باید تصمیم بگیرید که از بیان چشمانداز و بیانیه ماموریت چگونه استفاده کنید. در غیر این
صورت، تمام کار و زحمت شما به هدر رفته است. نکته اصلی این است که پیام خود را به دیگران برسانید.
راه‌های بسیار زیادی هست که از طریق آن سازمان شما می‌تواند در مورد چشمانداز و ماموریت خود اطلاع‌رسانی
کند. چند روش را اینجا فهرست می‌کنیم:
- چشمانداز و ماموریت خود را روی سربرگ‌های سازمان چاپ کنید
- آنها روی وب‌سایت خود منتشر کنید
- روی تیشرت و قلم و امثال آن چاپ کنید و به دیگران هدیه بدهید
- آنها را به جعبه‌ابزار رسانه‌ای خود اضافه کنید
- هنگام مصاحبه با رسانه‌ها به آنها اشاره کنید
- روی جلد گزارش سالانه خود چاپ کنید.
چطور مانند حرفه ای ها به بیان چشمانداز بپردازیم
برای شروع و یا راه‌اندازی هر کاری، نیاز به تعریف اهداف و چارچوبی در جهت سر و سامان دادن فعالیت‌ها و
تصمیمات است. در این بین فرقی نمی‌کند که کار مورد نظر شروع پُخت یک غذا باشد یا راه‌اندازی یک کسب‌وکار
بزرگ. به مشخص و مکتوب کردن این اهداف و چارچوب‌ها، بیانیه ماموریت سازمان گفته می‌شود. بیانیه ماموریت
سازمان تعریف اهداف، اخلاقیات، فرهنگ و هنجارهای یک سازمان برای تصمیم‌گیری است. بیانیه ماموریت
سازمان، اهداف سازمان و شرکت را در سه بُعد بررسی می‌کند: آنچه شرکت برای مشتریان خود می‌خواهد، آنچه
برای کارکنان می‌خواهد و آنچه که سهام‌داران برای خود در نظر دارند. اخیرا مواردی که به حقوق جوامع و جهان
توجه می‌کنند نیز ابعاد تازه‌ای به بیانیه ماموریت سازمان‌ها افزوده است. رعایت و توجه به محیط زیست یا حقوق
اقلیت‌ها، نمونه‌ای از مسئولیت‌های اجتماعی سازمان‌هاست. گاهی اوقات بیانیه ماموریت آن‌چنان تعریف دقیقی از
سازمان ارائه می‌کند که با استراتژی اشتباه گرفته می‌شود. متأسفانه در بیشتر سازمان‌ها به‌ویژه در سازمان‌های
دولتی، بیانیه ماموریت سازمان حالتی یکنواخت، تکراری و غیرواقعی دارد. اگر بیانیه ماموریت سازمان شما تکراری
و کلیشه‌ای باشد، فعالیت در زمینه تولید ورقه‌های آلومینیومی یا تولید محصولات غذایی تفاوتی با یکدیگر ندارند،
پس سعی کنید با طراحی و نگارش بیانیه‌ای منحصربه‌فرد، سازمان خود را به‌درستی معرفی کنید. برای موفقیت
باید از پایه، اصول کسب‌وکار را درست اجرا کنید. بیانیه ماموریت سازمان ابزاری فوق‌العاده در جهت درک و توسعه‌ی
اهداف و ارتباطات کار شماست و باید در یک یا دو پاراگراف توضیح داده شود، به‌شکلی که اگر آن را از روی متن با
صدای بلند بخوانید، تنها ۳۰ ثانیه وقت‌تان را بگیرد.
- شرکت خود را چگونه معرفی می‌کنید؟
- فعالیت شرکت شما در چه حوزه‌ای است؟ به دنبال چه هدفی هستید؟
- آیا به دنبال افزایش سود هستید یا به درآمدی عادی بسنده می‌کنید و اهدافی ورای مسائل مالی دارید؟
- در چه گروهی از بازارها قرار می‌گیرید و چه خدماتی به این بازار ارائه می‌دهید؟
- خدمات یا محصولات شما پاسخ‌گوی کدام نیاز مشتریان است؟
- محیط کسب‌وکار شما برای کارمندان‌تان چگونه است؟
آیا سازمان شما نیز چنین بیانیه‌ای دارد یا اینکه مانند نمونه‌ای از هزاران بیانیه ماموریت سازمانی، کلیشه‌ای و
تکراری است؟ اگر بیانیه ماموریت سازمان شما پاسخ مناسبی به پرسشهای بالا ندارد، پس ۵ گام زیر را دنبال
کنید.
۱. داستان کسب‌وکار خود را تعریف کنید
منظور از داستان این است که خود را به جای خریدار و مشتری محصول یا خدمت خود قرار دهید. اکنون از خود
بپرسید چه چیزی باعث می‌شود خریدار به سمت محصول و خدمت شما بیاید؟ این خریدار محترم چگونه به شما
دسترسی پیدا می‌کند و شما چگونه و تا چه حدی پاسخ‌گوی نیاز او هستید؟ هر چه‌قدر این پرسش‌ها را دقیق‌تر
جواب بدهید به پیش‌زمینه‌ی ذهنی و نهایتا تصمیم‌گیری بهتری دست پیدا خواهید کرد. این قدم در متن بیانیه
ماموریت لحاظ نمی‌شود و تنها، گامی ابتدایی برای پیدا کردن ذهنیتی مناسب است. با این روش، نیازها و
خواسته‌ها و ابعاد تقاضای مشتری را بررسی می‌کنید و می‌توانید مشتری هدف و شخصیت خریدار را رصد کنید. در
حقیقت با مطالعه‌ی وضعیتی که منجر به جلب نظر مشتری به سمت‌تان می‌شود، تمایزات یا شباهت‌های خود با
سایرین را بررسی و مشخص می‌کنید و در ضمن به شناخت خوبی از خود و بازار می‌رسید.
۲. کسب‌وکار شما دقیقا پاسخ‌گوی کدام‌یک از نیازهای مشتری
است؟
باید بدانید، سازمان یا شرکت شما چه تمایزی با سایر هم‌قطاران‌تان دارد. صادقانه به خود بگویید چرا مشتری باید
از شما خرید کند یا به سراغ شما بیاید. اگر تمایز ویژه یا شاخصی با رقبایتان ندارید، سعی کنید هر آنچه را که
هستید به نحو احسن انجام بدهید. به سابقه، بودجه و اهداف خود فکر کنید. خود را به آن راه نزنید، اگر شرکتی
نوپا، با تعداد کمی کارمند و بودجه محدود هستید، قرار دادن اهداف بین‌المللی و دل‌مشغولی‌های محیط زیستی
در بیانیه ماموریت سازمان شما، صرفا عباراتی دهان پُر کن و خنده‌دار خواهند بود. در انتخاب عبارات و کلمات با
دقت عمل کنید. با کلّی‌گویی و پرداختن به موضوعات غیرضروری، عملکرد سازمانتان را تضعیف نکنید. اگر از
سازمان‌های دیده‌بان محیط زیست و … هستید، عبارات دقیق و وظایف و فعالیت‌های خود در این زمینه را شرح
بدهید؛ مثلا حفاظت از جنگل‌ها، تولید محصولات سازگار با محیط زیست و …. اینها عباراتی هستند که مسئولیت
اجتماعی شما را دقیقا ابراز می‌کنند.
چطور مانند حرفه ای ها به بیان چشمانداز بپردازیم
۳. کسب‌وکار شما دقیقا پاسخ‌گوی کدام‌یک از نیازهای کارمندان‌تان
است؟
با خود رو راست باشید. کسب‌وکار یا سازمان شما برای کارکنان‌تان چه می‌کند؟ در دنیای امروز سازمانی موفق است که کارمندان و نیروهای خوبی داشته باشد. توجه به رضایتمندی کارکنان تأثیر زیادی بر عملکرد آنها خواهد داشت. عدالت، احترام به تفاوت‌ها و عقاید، ارج نهادن به خلاقیت، آموزش، به‌روز کردن ابزارها و تجهیزات، تفویض اختیار و … عناصر مهمی برای ایجاد رضایت در کارمندان محسوب می‌شود. البته برای عملیاتی شدن این کار باید تصمیم و عزم جدی وجود داشته باشد، پس اگر به دنبال رضایتمندی نیروهای خود هستید، باید از کلام فراتر رفته و این عناصر را با برنامه‌ریزی و متناسب با توانایی و ظرفیت‌های سازمان وارد برنامه‌های عملی خود کنید. برای نمونه سیاست شرکت اپل، جذب نیروهای زبده و ماهر و ارائه آموزش‌های مستمر و تفویض اختیار به آنهاست. گاهی اوقات صاحبان کسب‌وکار در مشخص کردن این بخش از بیانیه ماموریت سازمان، دچار سردرگمی می‌شوند و مطمئن نیستند که سایر رقبا این بخش از روابط یعنی روابط منابع انسانی را چگونه سازمان‌دهی می‌کنند. به هیچ وجه نترسید. مدیریت روابط انسانی و اصول کلی هر سازمان تنها به فرهنگ و اهداف سازمانی همان سازمان مربوط می‌شود و تقویت آن در هر نقطه و جایگاهی، فقط و فقط منجر به سود و منفعت خواهد شد. پس آن را بخشی زائد یا وقت‌گیر ندانید. مشخص کردن حیطه ارتباطی نیروهای سازمان به بهبود عملکرد نهایی همه ذی‌نفعان می‌انجامد. این بازی، یک بازی سرتاسر بُرد و سود است که همه را راضی نگه می‌دارد. اگر در مدیریت رفتار با کارکنان و تعامل با آنها، برنامه خاصی در نظر دارید، حتما آنها را در بیانیه ماموریت سازمان قید کنید. مثلا بعضی شرکت‌ها به محل کار مجازی یا احترام به خانواده‌ی نیروها و ارائه خدمات به آنها توجه زیادی دارند. حتما این برنامه‌ها را در بیانیه ماموریت سازمانی خود لحاظ کنید.
۴. کسب‌وکار شما دقیقا پاسخ‌گوی کدام‌یک از نیازهای صاحبان آن است؟
در دروس دانشگاهیِ مربوط به اصول کسب‌وکار به ما آموزش می‌دهند که وظیفه‌ی اصلی مدیر، افزایش ارزش سهام شرکت است. اما شاید این دیدگاه کمی قدیمی شده باشد. در دنیای امروز، تنها بازگشت سود سرمایه و ارزش سهام اهمیت ندارد. در بعضی موارد، توجه به جریان نقدینگی مهم‌تر از رشد و گاهی توجه به رشد مهم‌تر از سود بیشتر است. پس سعی کنید با شناخت درست بازار و اهداف خود، خواسته‌های اصلی و متناسب با چشمانداز سازمان را بیابید و آنها را در بیانیه ماموریت خود بنویسید.
۵. عجول نباشید، مشورت کنید و ویرایش و بازبینی را فراموش نکنید
چطور مانند حرفه ای ها به بیان چشمانداز بپردازیم
همه مراحل قبلی را بازبینی و بررسی کنید. وقت گذاشتن روی این مراحل سودمند است و ارزش زیادی دارد چون اگر موفق به نوشتن بیانیه ماموریت سازمانی کامل و درست بشوید، ضمن اینکه اهداف و عملیات سازمان را به‌خوبی شرح می‌دهید، می‌توانید سال‌های سال با در نظر گرفتن تغییرات زمانی به بیانیه خود اعتماد کنید. نویسنده‌های معروف معتقدند، ویرایش و بازخوانیِ بادقتِ نوشته، در نهایت اثری صیقل‌خورده و عالی تحویل می‌دهد. معمولا آنچه پس از ویرایش بر جای می‌ماند، تقریبا نصف نوشته‌ی اولیه است. بیانیه ماموریت سازمان‌های دیگر را نیز بخوانید اما به هیچ عنوان تقلید نکنید. وقتی بیانیه ماموریت سازمان خود را می‌نویسید به تمایزات و شاخص‌های خود بهای زیادی بدهید و از تکراری شدن و هم‌رنگ جماعت بودن بپرهیزید. اگر به آنچه می‌نویسید، اعتقاد داشته باشید، سایرین هم آن را بهتر باور می‌کنند. در حرکتی گروهی و با مشورت افراد مورد
تدوین چشمانداز و ماموریت به شکل موثر، دو کار از مهمترین کارهای سازمان شما است که باید انجام گیرد. چرا
که این دو بر هر کار دیگری که خواهید کرد، تاثیر می‌گذارند. امیدواریم که این فصل به شما و گروه شما کمک کرده
باشد که نسبت به توانایی خود در تدوین موفق چشمانداز و ماموریت به شکلی موثر و الهام‌بخش، اطمینان
بیشتری به دست آورد.
به یاد داشته باشید که چشمانداز و ماموریت شما باید فراگیر و جسورانه باشد. موفق باشید
