چگونه یک گزارش کارورزی بنویسیم
و چه کاربردی دارد؟
در موارد تحصیلی گاهی واژه‌های مقاله و گزارش با هم تداخل پیدا کرده یا به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند. اما در تجارت، محیط‌های
علمی یا فنی و در محیط کار بیشتر به گزارش نیاز است. مقاله با بحث و استدلال سَر و کار دارد، در حالی که گزارش بر حقایق تمرکز
می‌کند. اصولا گزارش یک سند مختصر و مفید است که برای هدف و مخاطبی خاص نوشته می‌شود، معمولا مشکل یا موقعیتی را
تجزیه و تحلیل می‌کند و برای اقداماتی که در آینده باید صورت گیرند، توصیه‌هایی ارائه می‌دهد. گزارش با واقعیت‌ها سر و کار دارد،
بنابراین باید شفاف و خوش‌ساخت باشد.
ملزومات ساختار و محتوای گزارش در هر سازمان یا هر بخشی متفاوت است و در زمینه‌ی تحصیلی نیز به درس و استاد بستگی دارد،
پس بهتر است قبل از اینکه شروع به نوشتن کنید، ببینید آیا دستورالعمل خاصی وجود دارد یا نه؟
گزارش ممکن است به شرح زیر و شامل همه یا چند مورد از موارد زیر باشد:
- توصیفی از ترتیب رویدادها یا موقعیت‌ها؛
- تفسیری از مفهوم و اهمیتی که این رویدادها دارند، این تفسیر می‌تواند از دیدگاه خود شما نشأت گرفته باشد و یا از جانب افراد دیگر باشد که در این صورت حتما باید ارجاعی به آن افراد و نقل قول‌شان شده باشد؛
- ارزیابی حقایق یا نتایج تحقیق‌تان؛
- بحث در مورد نتایج احتمالی اقدامات آتی؛
- توصیه‌ی شما در مورد اقدامات آتی؛
- نتیجه‌گیری نهایی
مسلما همه‌ی این موارد در هر گزارشی هم بدیهی است که ضروری نیست.
اگر می‌خواهید گزارشِ کاری بنویسید، حتما بررسی کنید آیا دستورالعمل یا ساختار خاصی هست که باید از آن پیروی کنید یا نه. مثلا
در بریتانیا خیلی از سازمان‌های دولتی دستورالعمل‌های از پیش تعیین‌شده‌ای برای نوشتن و ارائه‌‌ی گزارش به مقامات مافوق دارند که
باید حتما در هنگام نوشتن گزارش از آنها پیروی کرد.
بخش‌بندی و شماره‌گذاری در گزارش نویسی اولویت اول
گزارش باید به‌گونه‌ای طراحی شده باشد که اطلاعات را با ساختار منظمی در اختیار خوانندگان قرار دهد و آنها را قادر سازد تا اطلاعاتی
را که به دنبالش هستند به‌آسانی و به‌سرعت پیدا کنند. به این منظور گزارش باید به بخش‌ها و زیربخش‌های مرتبط تقسیم شود و
فهرستِ محتویات داشته باشد. شماره‌گذاری صفحات هم مهم است. در برنامه‌های واژه‌پرداز (مثل Microsoft Word) می‌توانید
فهرست محتویات و سرتیترها را اضافه و صفحات را شماره‌گذاری کنید. همچنین این برنامه‌ها قابلیت این را دارند که وقتی گزارش‌تان
را ویرایش و بخش‌هایی به آن اضافه یا کم می‌کنید به صورت خودکار به‌روز شوند.
گزارش نویسی
شروع: برنامه‌ریزی و آمادگی پیش از نوشتن
ساختار گزارش در هدایت مخاطب برای درک بهتر افکار و پیشنهادات شما بسیار مهم است. بنابراین بهتر است قبل از نوشتن، برای گزارش خود برنامه‌ریزی کنید.
مرحله‌ی اول: دستور کارتان را بدانید
معمولا قبل از اینکه گزارش را بنویسید دستور کار شفافی از اینکه چه چیزی باید مورد مطالعه قرار بگیرد و گزارش برای چه کسانی آماده می‌شود، دریافت می‌کنید. اول از همه دستور کارتان را خوب مطالعه کنید و دقیقا بدانید گزارش برای چه کسی نوشته می‌شود. اگر دانشجو هستید، مخاطب گزارش شما فقط استادتان نیست بلکه کسانی هستند که آن گزارش برای‌شان نوشته می‌شود. نکته‌ی بعدی دلیل نوشتن گزارش است و اینکه می‌خواهید خواننده بعد از خواندن آن چه کاری انجام دهد، آیا مثلا قرار است تصمیمی اتخاذ کند یا به توصیه‌ای عمل کند.
برای تهیه مجموعه صوتی «موفقیت شغلی» کلیک کنید
مرحله‌ی دوم: در تمام مدت دستور کار را در ذهن داشته باشید
در گزارش نویسی، هنگام برنامه‌ریزی و نوشتن حتما دستور کار را در ذهن داشته باشید، اینکه برای چه کسی و چرا می‌نویسید؟ تمام افکار شما باید بر این موضوع تمرکز داشته باشد و این یعنی باید بیرحمانه، گزارش خود را ویرایش و هر نکته‌ی نامرتبط را از آن خارج کنید. همینطور که مطالعه و تحقیق می‌کنید، مطالب را با توجه به موضوع دسته‌بندی کنید. حواس‌تان باشد که مآخذ و منابعِ همه‌ی نکاتی که برمی‌دارید را بدانید مخصوصا در گزارش‌های تحصیلی. ممکن است ارجاع دادن در گزارشی که برای محل کارتان می‌نویسید زیاد اهمیتی نداشته باشد، ولی به هر حال مهم است که بتوانید ادعاهای خود را ثابت کنید، پس بهتر است بدانید اطلاعات‌تان را از چه منابعی به‌دست آورده‌اید.
ساختار گزارش
ملزوماتِ ساختار گزارش نیز مانند محتویات آن بسته به نوع سازمان یا گزارشی که می‌نویسید، متفاوت هستند. بنابراین قبل از هر چیز، اگر دستورالعمل خاصی وجود دارد حتما آن را مطالعه کنید. با این حال باید ساختار معمولی‌ای که همیشه برای هر نوشته‌ای وجود دارد را رعایت کنید که شامل چکیده‌ی اجرایی، مقدمه، بدنه‌ی اصلی گزارش و بخش مربوط به نتیجه‌گیری و پیشنهادات می‌شود.
چکیده
چکیده برای یک گزارش علمی، خلاصه‌ی کوتاهی از محتویات گزارش است. بهتر است نوشتن این قسمت را به آخر و زمانی که می‌دانید نکات کلیدی گزارش‌تان کدام هستند، موکول کنید. چکیده نباید بیشتر از نصف تا یک صفحه باشد. به خاطر داشته باشید که هدف اصلی چکیده این است که به مدیران اجرایی این فرصت را بدهد نگاهی اجمالی به محتویات گزارش بیندازند.
مقدمه
مقدمه نشان می‌دهد که می‌خواهید چه بگویید و خلاصه‌ای از مشکلی که درباره‌اش بحث می‌کنید را مطرح می‌کند. همچنین باید اشاره‌ی کوتاهی هم به نتیجه‌گیری داشته باشد.
بدنه‌ی اصلی گزارش
بدنه‌ی اصلی گزارش باید به‌دقت و به‌گونه‌ای ساختاربندی شده باشد که خواننده را به‌خوبی در میان موضوعات ارائه شده، هدایت کند. به این منظور باید بدنه را به بخش‌های مختلف تقسیم و برای هر بخش، زیربخش‌هایی مرتبط با موضوع یا قسمت‌هایی که باید بیشتر به آن پرداخته شود، در نظر بگیرید. برای هر موضوع باید نکات اصلی و قسمت‌هایی که مورد اختلاف هستند را به‌صورت خلاصه و شفاف مورد بحث قرار دهید. همچنین می‌توانید نتایج تجربی را نیز در این بخش قرار دهید. تمام اطلاعاتی که ارائه می‌دهید باید به دستور کار و موضوع اصلی مورد بحث مرتبط باشند.
نتیجه‌گیری و پیشنهادات
نتیجه‌گیری نشان می‌دهد از اطلاعات چه برداشتی می‌شود، نتایج تجربی نیز در این قسمت جا می‌گیرند. نتیجه‌گیری می‌تواند شامل پیشنهادات هم باشد یا می‌توانید برای آنها یک بخش مجزا در نظر بگیرید.
پیشنهادات، توصیه‌های شما برای بهتر شدن موقعیت را نشان می‌دهند و باید دقیق و قابل اندازه‌گیری باشند. اگر پیشنهادات شما به موارد مالی مربوط می‌شوند، باید آنها را با هزینه‌های تخمینی مشخص کنید.
سبک نوشتن
در حین گزارش نویسی، هدف‌تان باید کاملا واضح باشد. از همه مهم‌تر اینکه گزارش باید به‌گونه‌ای نوشته شود که حتی برای فردی که در زمینه‌ی موضوع مورد نظر اطلاعات کافی ندارد هم قابل درک باشد. بنابراین باید از زبان ساده و جملات کوتاه استفاده و از جملات بلند و پیچیده خودداری کنید. همچنین باید از اصطلاحات فنی و تخصصی اجتناب کنید. اگر مجبورید از زبان تخصصی استفاده کنید باید تمامی واژه‌هایی را که استفاده می‌کنید، توضیح دهید. اگر احساس می‌کنید باید بیشتر از پنج کلمه را توضیح دهید، یعنی بیش از حد از اصطلاحات تخصصی استفاده کرده‌اید و باید چند مورد از آنها را حذف و با کلمات ساده جایگزین کنید.
مخاطبان خود را مدنظر داشته باشید. اگر قرار است گزارش شما خطاب به فرد خاصی نوشته شود، دقت کنید آیا باید از «شما» استفاده کنید یا از «سوم شخص مفرد»، برای مثال: «شاید جناب مدیرعامل مایل باشند این موضوع را مدنظر بگیرند…»، یا «جناب وزیر موافقت کرده‌اند که…».
حرف آخر
مانند همه‌ی مقالات یا نوشته‌های رسمی، گزارش شما هم باید بارها خوانده و با بیرحمی ویرایش شود. دقت کنید که حتما تمام اطلاعاتی که در گزارش نوشته‌اید مرتبط به موضوع باشند، همینطور از نظر دستوری، املاء و استفاده‌ی درست از ضمایر هم باید دقت لازم را به عمل آورید. بهتر است یک بار دیگر هم ساختار و ملزومات مربوط به آن را بررسی کنید. برای گزارشاتی که در زمینه‌ی تحصیلی هستند دقت کنید که به تمامی مراجع به‌درستی اشاره شده باشد. مراقب باشید که سهوا و بدون اینکه حتی خودتان هم متوجه شده باشید از جایی کپی‌برداری نکرده باشید.
در آخر حتما از خودتان سوال کنید: «آیا گزارش من در راستای هدف مورد نظر آماده شده است؟» فقط در صورتی که پاسخ مثبت بود، می‌توانید آن را به مخاطب مورد نظر ارسال کنید.
کارآموزی از جمله واحدهای درسی است که بسیاری از دانشجویان موظف به گذراندن آن در دوره تحصیلی خود می باشند. کارآموزی را می توان به عنوان فرصتی استثنائی برای اشتغال دانشجویان و فراگیری مهارت های متناسب با رشته تحصیلی آن ها دانست. در واقع هدف اصلی از ارائه واحد کارآموزی در دانشگاه ها و موسسات آموزش عالی کشور، برقراری ارتباط بین صنعت و دانشگاه می باشد.
گذراندن دوره کارآموزی همچنین می تواند تاثیر بسزایی در موفقیت شغلی دانشجویان داشته باشد اما مشکلی که اکثر آن ها هنگام اخذ این واحد درسی با آن مواجه می شوند، نحوه نگارش گزارش کار است. در تمامی دانشگاه ها از دانشجویان خواسته می شود خلاصه ای از فعالیت ها و تجربه هایی که به واسطه گذراندن دوره کارآموزی خود در یک شرکت، موسسه و… کسب نموده اند را در قالب یک گزارش کار ارائه نمایند.
با توجه به این که نحوه نگارش و ارائه این گزارش در نمره و ارزیابی نهایی دانشجو توسط استاد مربوطه بسیار موثر است، رعایت برخی نکات مهم هنگام نوشتن گزارش می تواند نتایج مطلوبی را در این امر به همراه داشته باشد. بنابراین سعی کرده ایم در این مقاله به فاکتورهای مهمی همچون ساختار کلی گزارش کار، سبک نوشتن، محتویات گزارش کار و… بپردازیم و درمورد هر یک از آن ها توضیحات مختصری را ارائه نماییم.
موضوع گزارش کار می بایست به صورت دقیق و متناسب با اهداف تعیین شده انتخاب شود.
عنوان : گزارش کارورزی
نام دانشجو : سید مازیار میر
سال تحصیلی 1385 -1384
استاد درس پژوهش روایی : استاد حمادی
معلم راهنما : آقای شیرزاد
نام دبستان محل کارورزی : دبستان شهید مدرس اندیمشک
پاییز و زمستان 95
پیش نیازهای لازم برای نگارش گزارش کار
قبل از آن که بخواهید اقدامی در راستای نوشتن گزارش کار خود انجام دهید، لازم است یک سری نکات را در نظر بگیرید. اول آن که گزارش کار می بایست یک سند مختصر و مفید از اندوخته ها و تجربه های شما در محیط کار باشد، بنابراین از ذکر هر گونه نکات اضافی و نامرتبط با موضوع گزارش پرهیز کنید.
در واقع گزارش کار باید به گونه ای طراحی شود که اطلاعات مورد نیاز را به صورت شفاف و با ساختاری منظم در اختیار مخاطب قرار دهد. توجه داشته باشید که ملزومات محتوا و به ویژه ساختار یک گزارش کار ممکن است برای دانشگاه های مختلف با یکدیگر متفاوت باشد و هر یک از اصول خاصی پیروی نمایند.
بنابراین می توان دریافت که ساختار و اطلاعات مورد نیاز برای تکمیل یک گزارش کار تا حد زیادی به درس و نظر استاد بستگی دارد. از همین رو، پیش از آن که بخواهید به تهیه گزارش کار خود بپردازید لازم است ابتدا دستورالعمل خاص آن را از سوی استاد راهنمای خود جویا شوید. اما با تمامی این تفاسیر معمولا اکثر گزارش کارها از قالب واحد و مشخصی برخوردارند که رعایت اصول مرتبط با آن می تواند شما را در مسیر نگارش یک گزارش کار اصولی و خوش ساخت یاری نماید.
نکته دیگری که لازم است در نظر بگیرید مربوط به منابعی است که از آن ها برای تهیه گزارش کار خود استفاده می کنید. معمولا دانشجویان هنگام تکمیل گزارش کار خود به تحقیق و جست و جو پرداخته و منابع مختلفی را نیز مورد مطالعه قرار می دهند. بنابراین دسته بندی موضوعات و همچنین یادداشت نمودن لیست منابعی که از آن ها کمک می گیرید بسیار اهمیت دارد چرا که درج آن ها در گزارش کار الزامی می باشد.
ساختار کلی گزارش کار
با وجود این که ممکن است هر یک از دانشگاه ها قالب مختص خود را برای تهیه گزارش کار به دانشجویان ارائه نمایند، اما ساختار معمولی که اکثرا در نگارش تمامی گزارش کارها مد نظر قرار می گیرد، به شرح زیر می باشد.
صفحه عنوان
این بخش از گزارش کار علاوه بر شرح عنوان، شامل صفحه تقدیر و تشکر نیز می باشد. اما پیش از آن که بخواهید به بیان موارد فوق بپردازید لازم است ابتدا صفحه اول گزارش خود (جلد) را تکمیل نمایید.
بدین منظور می بایست به ترتیب اطلاعاتی همچون آرم و نام دانشگاه، نام دانشکده و بخش (یا گروه)، عنوان درس، نام محل کارآموزی، نام سرپرست کارآموزی، آدرس و تلفن محل کارآموزی، تاریخ آغاز و پایان کارآموزی را در صفحه ابتدایی گزارش کار خود بگنجانید.
فهرست مطالب
بخش دوم از گزارش کار به ارائه لیست مطالب اختصاص می یابد. توجه داشته باشید که این قسمت صرفا محدود به ذکر عناوین فصل ها و زیرفصل ها نمی باشد بلکه لازم است از جداول، نمودارها و اشکال مورد استفاده در گزارش خود نیز فهرست تهیه نموده و همراه با درج شماره صفحات مربوطه در مقابل هر یک از آن ها، نسبت به تکمیل بخش “فهرست مطالب” اقدام نمایید.
مقدمه
مقدمه باید یک دید کلی از محیط کار و فعالیت های دانشجو را به مخاطب القا نماید. در این بخش بایستی به توضیح مختصری پیرامون مجموعه ای که در آن فعالیت داشته اید، بپردازید. همچنین می توانید نکاتی درباره آموخته ها، تجربیات و تخصص هایی که در این مدت فراگرفته اید را در این بخش ارائه نمایید.
بدنه اصلی گزارش
این بخش اصل و اساس گزارش است، بنابراین باید نهایت دقت در نگارش آن به کار گرفته شود و مطالب مورد اشاره به صورت منظم، واضح و قابل فهم ارائه گردند. بدنه اصلی گزارش از سه بخش تشکیل شده است که در ادامه به توضیح مختصری درباره هر یک می پردازیم.
معرفی محل کارآموزی
بخش اول مختص ارائه اطلاعات دقیق و جامع از مجموعه ای می باشد که کارآموزی در آن انجام شده است. از همین رو دانشجو باید به معرفی محیط کار خود پرداخته و اطلاعاتی را پیرامون زمینه فعالیت مجموعه، امکانات و تجهیزات، محصولات، اهداف و جایگاه مجموعه و… را ارائه نماید.
موضوع کارآموزی
هدف اصلی از این بخش ارائه توضیحات نسبتا مختصر اما جامع درباره مجموعه فعالیت هایی است که دانشجو در دوره کارآموزی خود انجام داده است. به عنوان مثال فعالیت های تحقیقاتی و آزمایشگاهی، تعمیرات، طراحی، مقاله نویسی، ترجمه متون علمی و فنی، برنامه نویسی و… می توانند بخشی از امور اجرایی یک دانشجو در محیط کاری وی باشند.
گزارش فنی کارآموزی
دانشجویان در بخش آخر از ساختار اصلی گزارش کار خود می بایست تخصصی که در طول مدت کارآموزی با آن آشنا شده اند را با شرح و تفصیل مناسب درج نمایند. پیوستگی مطالب و بیان دقیق موضوع در این بخش از اهمیت ویژه ای برخوردار است. بنابراین هنگام نوشتن مشاهدات، تجربیات و یا هر آن چه که در این دوره فراگرفته اید، نکات مذکور را حتما در نظر داشته باشید.
به عنوان مثال می توانید در این بخش توضیحاتی درباره نرم افزارهایی که در دوره کارآموزی خود با آن ها آشنا شده اید شامل کاربردها و نحوه کار با آن ها را ارائه نمایید. شرح دستگاه ها و تجهیزاتی که در دوران کارآموزی با آن ها کار کرده اید و بیان نحوه عملکرد و کاربرد آن ها نیز می توانند از دیگر مطالب مورد بحث این بخش به شمار روند.
نتیجه گیری
نتیجه گیری علاوه بر مرور مطالب ذکر شده، نشان دهنده آن است مدت زمان کارآموزی چه میزان برای شما مفید بوده و این که از اطلاعات و آموخته های خود چه برداشتی داشته اید. در واقع در این بخش میزان مفید بودن دوره کارآموزی مورد ارزیابی قرار می گیرد و آموزش های تئوری دانشجو در دانشگاه با مشاهدات عینی وی در محیط کار مقایسه می شوند.
پیشنهادات و انتقادات
پیشنهادات و انتقادات می توانند در بخش نتیجه گیری گنجانده شده و یا برای آن ها بخشی مجزا در نظر گرفته شود. از دانشجو انتظار می رود در این بخش به ارائه پیشنهادات سازنده در راستای بهبود فرآیندهای انجام کار، افزایش بازدهی کمی و کیفی تولیدات در یک مجموعه، اصلاح و بهبود روند آموزش در دانشگاه بپردازد.
پیوست ها
در صورت وجود هر گونه پیوست اعم از نقشه های تهیه شده، جداول، نمودارها، اثبات قضایا و… می توانید آن ها را در این بخش ارائه نمایید. توجه داشته باشید که پیوست باید به گونه ای انتخاب شود که ضمن نیاز به ارائه، قرار دادن آن در متن اصلی موجب از بین رفتن پیوستگی و انسجام مطالب گردد.
فهرست منابع
در صورت استفاده از هر گونه منبع لازم است بخش آخر گزارش کار خود را به معرفی آن ها اختصاص دهید. ابتدا منابع فارسی و سپس منابع غیر فارسی (به ترتیب حروف الفبا) را ذکر کنید. نحوه معرفی منابع می بایست به ترتیب زیر باشد.
- نام و نام خانوادگی نویسنده
- سال انتشار
- عنوان کتاب، مقاله، پایان نامه، گزارش، مجله یا رساله
- نام ناشر، سمینار یا موسسه علمی که مقاله در آن چاپ گردیده است و یا نام دانشگاهی که پایان نامه در آن ارائه شده است.
- شماره صفحاتی که مباحث ذکر شده در گزارش کار از آن استخراج شده است.
در صورتی که هنگام نگارش گزارش کار خود با مشکل مواجه شده و نیاز به راهنمایی دارید، کارشناسان مجرب مرکز مشاوره تحصیلی ایران مشاوره می توانند پاسخگوی سوالات شما عزیزان پیرامون مبحث فوق باشند.
نکات پیشنهادی در خصوص تهیه گزارش کار
همان طور که اشاره شد، ممکن است هر یک از دانشگاه ها قالب خاصی را برای نگارش گزارش کار دانشجویان خود ارائه نمایند اما می توان یک سری نکات را به صورت کلی به منظور نوشتن و ارائه هر چه بهتر گزارش کار ارائه نمود.
- در صفحه اول هر پیوست، در پایین و وسط کادر، کلمه و شماره ترتیب آن را بنویسید و سپس با یک خط فاصله، عنوان مربوط به آن پیوست را درج نمایید.
- متن گزارش کار خود را پیش از تحویل دادن چند بار بخوانید تا از صحت و کامل بودن آن اطمینان حاصل نمایید.
- در نگارش گزارش کار خود حتی الامکان از جملات کوتاه، واضح و گویا استفاده کنید.
- از نرم افزار Microsoft Word برای تایپ گزارش کار خود استفاده نموده و کل متن را justify کنید.
- تمامی صفحات گزارش کار باید شماره داشته باشند که می بایست در پایین و وسط صفحه درج گردد. توجه داشته باشید که معمولا در صفحه اول هر فصل، شماره نوشته نمی شود.
- هر شکل یا جدول باید با شماره و زیرنویس مشخص شود تا بتوان از آدرس آن ها در متن مقاله استفاده نمود.
- از copy و paste کردن مطالب پرهیز کنید.
- معمولا فونت مورد استفاده برای متن گزارش کار BNazanin به صورت Bold و با اندازه 12 می باشد.
- به صورت متوسط می بایست 25 الی 28 سطر در هر صفحه گنجانده شود.
- فاصله متن از حاشیه سمت راست و چپ صفحه برابر با 3 سانتی متر، از حاشیه بالا 2/5 سانتی متر و از حاشیه پایین 3 سانتی متر می باشد.
- معمولا عناوین فصل ها باید با اندازه فونت 20 تا 22 تایپ شوند و همچنین نسبت اندازه عناوین بخش ها به زیربخش ها می بایست برابر 2 تا 2.5 برابر چباشد.
- هدفمند بودن گزارش، بیان دقیق موضوع، استفاده مناسب و به جا از منابع و تحقیقات، پیوستگی مطالب، رعایت اصول نگارش و ارائه آموخته ها و دستاوردها از جمله ویژگی های یک گزارش کار منسجم و اصولی محسوب می شوند.
جمع آوری و تنظیم مازیارمیر
یک پاسخ
ممنون سایت خوبی دارید