کارگاه آموزش اصول و آداب تشریفات برای مدیران شرکت سهامی نمایشگاه های بین المللی

 

 

[email protected]

[email protected]

https://www.aparat.com/mazyarmir

https://www.aparat.com/zabane_badan

https://www.instagram.com/maziyare_mir

 

 

 

سالها است به عنوان مدرس و مشاور کسب و کار شاهد عدم رعایت تشریفا در موسسات و شرکتها هستم که باعث اسیب فراوانی می

گردد در این کارگاه اموزشی به بایدها و نبادهای علمی و عملی تشریفات نگاه خواهیم نمود .

 

 به نظر می رسد که گسترش روابط با کشورها و افزایش سطح ارتباطات با جامعه جهانی ایجاب می‌نماید، کارگزاران دستگاه دیپلماسی و

سیاستمداران به قانونمندی حاکم بر روابط بین‌الملل بخصوص در بعد رفتاری اشراف داشته و در مناسبات خود با جهان خارج حداقل آداب و

آئینی که امروز تحت عنوان کد رفتار بین‌المللی مطرح می باشد رعایت نمایند.

    این رفتارها حاصل روند جدیدی از تعامل و همکاری متقابل بین افراد، قبایل جوامع و ملت‌ها در طی قرون بوده و در تعامل بین دولت‌ها و

سازمان های بین‌الملل به عنوان آداب و آئین تشریفات مرسوم شده است و هر کشوری متناسب با آداب و رسوم و اعتقادات خود تغییراتی را

در نحوه اجرای آن فراهم نموده است.

    بنابراین کد رفتار بین‌المللی و آداب و آئین تشریفات در درجه اول منحصر به روابط بین دولت ها و سازمان‌های بین‌المللی نیست بلکه در

جوامع کوچکتر و حتی خانواده پنیز کاربرد دارد و در درجه دوم رعایت این اصول به مفهوم چشم پوشی از آداب و رسوم و سنن ملی و مذهبی

نیست، بلکه مراد تلفیقی از آداب و رسوم ملی و بین‌المللی است.

سرفصل های این کارگاه آموزشی

 

 

 

ریشه لغت تشریفات

    در فارسی کلمه تشریفات از معادل انگلیسیProtocol و معادل فرانسوی آن Protocole گرفته شده است.

    کلمه پروتکل از ریشه لاتین آن Protocollum مشتق شده و به معنای کتابی است که مدارک عمومی در آن ثبت می‌شود و در دیپلماسی به معنای ثبت پیش نویس

کنفرانس‌ها نیز بکار برده شده است. هم چنین به مفهوم شیوه‌ها و روش هایی است که وزارت امور خارجه می‌بایست در مکاتبات رعایت نماید و به پیش نویس مدارک

دیپلماتیک شامل موافقت نامه‌ها، قراردادها، مقاوله نامه‌ها و اعلامیه‌ها نیز اطلاق شده است.

    در فرانسه، دفتر تشریفات اداره‌ای است که مسئولیت تهیه این اوراق و اجرای مراسم مربوطه را به عهده دارد. در انگلستان این لغت بین اداره تشریفات و اداره معاهدات و تابعیت تقسیم شده است.

تعریف تشریفات

  پروتکل، اشکال، مراسم و آدابی است که وسیله دیپلمات ها و روسای کشورها باید رعایت شود، همچنین نسخه اول هر قرارداد قبل از تصویب و یا پیش نویس

مقدماتی هر سندی پروتکل خوانده می‌شود.

    Etiquette یا Manner عبارت است از طرز برخورد اشخاص با یکدیگر در زندگی روزمره، که در فارسی معادل ادب یا نزاکت تعبیر می‌شود، در حالیکه تشریفات Protocol

و یا Ceremonial مقررات و رسومی است که در روابط رسمی بین افرادی خاص و روی سوابق و اصولی ایجاد شده است.

     تعریف جامع تر از تشریفات: مجموعه آداب و رسوم، مقررات و قوانینی که در مراسم رسمی بین افراد و اعضای هیات‌های دیپلماتیک،

وزارت امور خارجه، دولت ها و در کنفرانس‌ها و مجامع بین‌المللی معمول می‌باشد تشریفات یا Protocol گفته می‌شود….

تعریف رفتار یا نزاکت

 

    نزاکت یا ETIQUETTE عبارتست از طرز برخورد افراد با یکدیگر در زندگی روزمره. بعضی از رفتارها از حدود مرزها گذشته و به عنوان یک نزاکت

بین‌المللی مورد قبول قرار گرفته است و تقریباً به صورت مشابهی در جامعه بین‌المللی رعایت می‌شود، مجموعه این رفتارها تحت عنوان کد

رفتار بین‌المللی معرفی شده است.

مشخصه های تشریفات

   تشریفات مقدمه ورود و دست زدن به هرگونه حرکت اجتماعی است.

  در این معرض از چارچوب خاصی به ما نگاه می شود و بعنوان برگزیدگان یک کشور مورد قضاوت هستیم و در معرض یک مسابقه بین‌المللی و یک زندگی مقایسه‌ای می باشیم.

   در این خصوص فقط برای خود زندگی نمی کنیم بنابراین باید از عادات ناپسند صرفنظر نموده و عادات پسندیده را بپذیریم.

   رعایت بعضی از آداب و آیین‌ها و یا شرکت در بعضی از مراسم ممکن است توام با صرف وقت و زحمت و مغایر با تمایلات شخصی ما باشد.

  پوشیدن لباس رسمی، آراسته بودن، ایستاده صرف غذا نمودن، تظاهر به خوشحالی و یا تظاهر به غمگین بودن، دوستی های ناخواسته، رعایت تقدم در تشریفات

همگی ممکن است مغایر با خواسته‌های شخصی ما باشد، ولی به خاطر پیشبرد اهداف سازمانی ناگزیر به انجام آن هستیم.

  با رعایت کد رفتار و اصول تشریفات در جهت منافع ملی و مصالح کشور قدم برداشته‌ایم و در این صحنه همواره می‌بایست منافع ملی بر

خواسته های فردی و نفع شخصی مقدم باشد.

  تشریفات فضای مناسبی را برای دست زدن به هر اقدام ملی یا بین‌المللی ایجاد می‌نماید.

پ:

ضرورت تشریفات

  تشریفات مقررات و آداب و رسومی زائد و دست و پا گیر و ساخته و پرداخته افکار قرون گذشته نیست.

  حتی کشورهای تجدد خواه و انقلابی نیز بعد از یک فرصت کوتاه، خود را به رعایت آن ملزم می‌دانند و این دسته کشورها بعضاً در رعایت اصول

تشریفاتی مصرتر هستند.

   رعایت اصول تشریفاتی به معنای انجام سلسله‌ای از امور زائد نیست.

   تشریفات رعایت آداب و رسوم و قواعدی است که رعایت آن در روابط بین‌المللی الزامی است.

   عدم رعایت این اصول بعضاً باعث رنجش افراد و باعث بروز سوء تفاهم و دست زدن به عمل متقابل می‌شود.

  رعایت این اصول از ساده ‌ترین آن گرفته که نحوه معرفی، آشنایی و مبادله کارت ویزیت است تا انجام مذاکرات سیاسی و عقد قراردادها می‌بایست دقیقاً مراعات گردد.

  مادامی که این اصول، مورد قبول جامعه بین‌المللی است به رعایت و انجام آن ملزم هستیم و نباید به میل و سلیقه شخصی این اصول را نادیده بگیریم.

   متقابلاً می‌بایست رعایت این اصول را از طرف مقابل خواستار شویم.

ت: جایگاه آداب و رسوم و معتقدات ملی در تشریفات

   رعایت اصول تشریفاتی به معنای چشم پوشی و یا نادیده انگاشتن آداب و رسوم و سنت‌های ملی و مذهبی نیست.

   هر تبعه‌ای می‌بایست ارائه دهنده شخصیت و هویت ملی خود باشد.

   تشریفات می‌بایست تلفیقی از آداب و رسوم و سنن ملی و اصول تشریفات بین‌المللی باشد.

ث: عواقب عدم رعایت تشریفات

  عدم رعایت اصولی از تشریفات که مورد قبول جامعه بین‌المللی است باعث طرد شدن از جامعه بین‌المللی می‌شود.

   عدم رعایت این اصول باعث ایجاد مشکلات در برقراری ارتباط با جامعه بین‌المللی می‌شود.

  با طرد شدن از جامعه بین‌المللی فرصت‌های بسیاری از دست خواهد رفت.

  به دست آوردن منزلت‌ها و جایگاه قبلی مستلزم کار و فعالیت و پیمودن  راه دشواری است.

ج: ویژگی‌های تشریفات

   معیارهای موجود تشریفاتی حاصل روند جدیدی از همکاری های متقابل بین افراد، جوامع و ملت‌ها در طی قرون می‌باشد.

  معیارها و اصول تشریفاتی قدیمی هستند و در طی سال های متمادی به لحاظ مقتضیات و شرایط زمان و مکان دستخوش تغییر و تحول شده‌اند.

   ملت‌ها و جوامع متناسب با ساختار اجتماعی و فرهنگی خود تغییراتی را در آن ایجاد و به آن رنگ ملی داده‌اند.

   بسیاری از این آداب و رسوم با آداب و رسوم متداول در میان مردم عادی مشابه است و در زندگی روزمره به آن عمل می‌شود.

  در جامعه بین‌المللی این اصول عمدتاً از آداب و رسوم و سنت های اروپایی سرچشمه گرفته شده است، ولی با اندکی توجه می توان ریشه های آن را در بین ملت های قدیمی آسیایی نیز مشاهده نمود.

  در جامعه بین‌المللی رعایت اصول تشریفاتی از اهمیت بیشتری برخوردار است و عدم رعایت آن بعضاً با عکس‌العمل نمایندگان کشورها مواجه می‌شود.

   رعایت اصول تشریفاتی مطلق نیست و رعایت آن بعضاً تابع زمان و مکان و شرایط جغرافیایی است.

بخش دوم: اصول رفتاری

الف- چگونگی وضع ظاهری

    ظاهر آراسته و رفتار متین مشخصه تشریفات است.

   پاکیزگی و آراسته بودن همواره در زندگی روزمره و در عرف مورد تاکید بوده و در احادیث مذهبی نیز رعایت آن توصیه شده است.

    رعایت تناسب در پوشیدن لباس، کت و شلوار پیراهن و کفش و جوراب و انتخاب رنگ های مناسب همواره سفارش شده است.

    اجتناب از پوشیدن لباس‌های رنگی و پر نقش و نگار و خیلی روشن در محافل رسمی.

   کت و شلوار و پیراهن همواره باید تمیز،اتو زده و بدون لک باشد و کفش‌ها واکس زده، براق و پاشنه‌ها کج نباشد.

   مرتب بودن آرایش سر و صورت و اجتناب از ژولیدگی خصوصیت شرکت در مجالس رسمی و غیر رسمی است.

   انتخاب لباس باید با رعایت مقتضیات فصل بوده و مندرس نباشد.

    پوشیدن کفش‌های تمیز، واکس زده و متناسب با رنگ لباس.

   عدم ظاهر شدن در ملاء عام با لباس های داخل منزل نظیر دمپایی، پیژامه و یا لباس خواب.

   ظاهر آراسته مورد توجه اطرافیان است و می‌تواند مبنای قضاوت مثبت در مورد ما شود.

ب- چگونگی رفتار در معابر عمومی

رعایت نکات زیر به هنگام عبور و مرور در معابر عمومی ضروری است:

   در معابر عمومی باید متین و آرام راه رفت و رفتار ما توأم با ادب و نزاکت باشد.

   همواره باید از سمت راست حرکت کرد.

   اگر به هنگام راه رفتن برای کسی مزاحمت فراهم کردید حتماً می بایست عذرخواهی نمود.

   در مقابل خدمتی که به ما ارائه می شود حتماً یاید سپاسگزاری نمود.

   به رهگذران نباید به حالت خیره نگاه کرد و با انگشت نباید به افراد یا اشیاء اشاره کرد.

   به هنگام حرکت در معابر نباید به پشت سر بر گشت و به حالت خیره به افراد نگاه نمود.

   از انداختن آب دهان و زباله در معابر می بایست خودداری نمود.

   در ملأ عام حتی‌المقدور باید از کشیدن سیگار خودداری کرد.

   به هنگام رانندگی می بایست مقررات راهنمایی و رانندگی را رعایت نمود.

   در روزهای بارانی می بایست به آهستگی رانندگی کرد باید مراقب رهگذران بود.

  در صف اتوبوس، مترو، بانک و پستخانه می بایست نوبت را رعایت کرد، و در محیط های خارجی بسرعت باید خود را با مقررات مربوطه در محل هماهنگ نمود.

   در سفر، باید لباس مناسب سفر پوشید.

   در سفر با قطار و یا اتوبوس های بین شهری بدون ضرورت نباید پنجره را باز و بسته نمود

   در کشورهای خارجی قوانین و مقررات محل را باید رعایت نمود.

   در سفرهای خارجی از اماکن ممنوعه نبایدعکسبرداری نمود  و به تابلوهای عکسبرداری ممنوع باید توجه کرد.

   در مسافرت های خارجی بر اساس نحوه رفتار ما نسبت به کشورما قضاوت می کنند.

   جهل به قانون هیچ گاه رافع مسؤولیت نیست.

پ- نحوه معرفی و آشنایی

   برای آشنا شدن و یا معرفی خود به دیگران باید با نام و نام خانوادگی خود را معرفی کرد.

   برای دیدار با یک مسئول اداری و یا رجوع به یک اداره باید خود را معرفی نمود.

   افراد دون پایه از لحاظ اداری می بایست خود را به مقامات بالاتر معرفی ‌کنند.

   افراد جوان تر خود را به افراد مسن تر معرفی می‌کنند.

   افراد پائین تر از لحاظ علمی خود را به افراد بالاتر معرفی می‌کنند.

   در یک جمع، فرد تازه وارد خود را به افراد حاضر در مجلس معرفی می‌کند و یا میزبان واسطه معرفی فرد تازه وارد به بقیه می‌شود.

   در عرف معمول نیست دو نفر را با یکدیگر مواجه نمود و بدون معرفی آنان از آنها بخواهیم با یکدیگر آشنا شوند.

  فردی که دید وارد میهمانی شده و میهمانان هر یک در جای خود مستقر شده‌اند، کافی است با میزبان دست داده و با بقیه با علامت سر سلام و احوال پرسی نماید.

   به هنگام معرفی و آشنایی با افراد، نباید دست ما در جیب باشد و توجه ما به اطراف باشد.

  به عنوان میزبان و به هنگام استقبال و بدرقه باید با میهمانان دست داد و به آنها تبسم نمود و نام آن ها را بخاطر سپرد و به آنها توجه نمود.

   در معرفی فرزندان باید از نام کوچک آنها استفاده نمود.

   به هنگام استقبال و بدرقه از میهمانان بخصوص افراد مسن باید از جای خود برخاست.

   همواره می بایست از ضمیر (شما) برای مورد خطاب قرار دادن افراد استفاده نمود.

   و لو این که با فردی صمیمی هستیم، نباید در یک جمع رسمی وی را با اسم کوچک و یا ضمیر تو مورد خطاب قرار داد.

  در مورد شخصیت های رسمی بدون ذکر نام می بایست آن ها را مورد خطاب قرار داد. به طور مثال: آقای رئیس جمهور، آقای نخست وزیر یا عالیجناب، والا حضرت، جناب سرهنگ.

ت- مهارت های رفتاری

   اشراف به آداب اجتماعی محل بخصوص کشورهای خارجی حائز اهمیت است.

  استفاده از عبارت های مودبانه بهنگام آشنایی، دیدارهای روزانه و خداحافظی شرط ادب و نزاکت است مانند از دیدار شما خوشحالم، صبح شما بخیر، روز بخیر، روز خوبی داشته باشید، بعدازظهر شما بخیر، خداحافظ، شب بخیر.

   در مقابل هر خدمتی که به ما ارائه می شود ولو کوچک باید بنحو مقتضی تشکر نمود و از عبارتهای مودبانه مربوطه استفاده نمود.

   درب های ورودی و یا خروجی را باید برای نفر بعدی نگاه داشت و در مقابل چنین خدمتی باید متقابلاً تشکر نمود.

   در مبادی ورودی و خروجی می بایست تقدم بانوان را رعایت کرد.

   پشت سر خود نباید درب را محکم بست و یا بهم زد.

   به هنگام ترک منزل باید سر و وضع را مرتب نمود، انجام این امر در ملاء عام جایز نیست.

   در ملأ عام نباید با صدای بلند صحبت کرد و یا افراد را با آواز بلند صدا نمود.

   طبق عرف محل، در ساعات استراحت نباید برای دیگران ایجاد مزاحمت نمود.

   در معاشرت با خارجیان، طبق عرف محل می بایست مهارت های رفتاری را بکار برد.

   در جلسات و گرد هم آئی‌ها نباید متکلم وحده بود و باید به دیگران نیز مهلت صحبت کردن و طرح مباحث را داد.

   در یک جمع رسمی از طرح مباحث شخصی و غیر قابل فهم برای دیگران باید خودداری نمود.

   به صحبت های دیگران باید توجه نمود و نباید به افراد بی اعتنایی نمود.

   نباید کلام افراد را بدون دلیل قطع نمود و چنانچه ما اداره جلسه ای را بعهده داریم، باید به هم فرصت صحبت کردن را بدهیم.

   اگر ما اداره کننده جلسه ای هستیم، نمی بایستی جلسات را به نحو طولانی برگزار نموده و بخصوص باید رعایت افراد مسن را نمود.

   در یک جمع عمومی در گوشی صحبت کردن جایز نیست.

   یک جلسه رسمی را نباید بدون دلیل ترک نمود و برای شرکت در یک جلسه طولانی باید خود را آماده نمود.

   مزاح کردن و بیان لطیفه می‌بایست متناسب با جمع باشد و بموقع انتخاب شود.

   به محض آشنا شدن با افراد جدید نباید خود را زیاد صمیمی نشان داد و آنها را با ضمیر تو مورد خطاب قرار داد.

  سرفه کردن، عطسه نمودن و یا دهن دره کردن در ملاء عام و بخصوص در جلسات رسمی شایسته نیست و باید آنرا بطور نامحسوس انجام داد و در مقابل این اعمال نیز نباید عکس‌العمل ناشایست نشان داد.

  مراسم تشریفاتی و رفتارهای مختلف الزاماً ممکن است مطابق میل ما نباشد ولی ناگزیر برای حفظ منافع سازمانی خود باید آن را بپذیریم.

   افراد مودب، آراسته و با وقار همواره خاطره خوبی را در اذهان باقی می‌گذراند.

بخش سوم: اصول معمول در برگزاری میهمانی‌ها

الف- انتخاب مناسبت برای برگزاری میهمانی

    برای برگزاری هر میهمانی لازم است مناسبتی یافته شود و با قید این مناسبت در کارت دعوت، میهمانان دعوت شوند، در میهمانی های عادی و شخصی این مناسبت می توانند سالگرد تولد، ازدواج، بازگشت از سفر و یا رویدادهای شاد دیگر باشد و یا در میهمانی های رسمی برگزاری جشن های ملی و  مذهبی باشد.

    نکته مهم در برگزاری هر میهمانی دقت در عدم تلاقی این مناسبت با مناسبت های دیگر است، در غیر این صورت ممکن است در یک روز یا شب مدعوین به طور همزمان به دو یا چند میهمانی مختلف دعوت شده باشند که در این صورت ناگزیر خواهند بود یا یکی از دو میهمانی را انتخاب کنند و یا بمنظور رفع تکلیف به هر دو میهمانی سر بزنند که در هر دو صورت هر دو میهمانی از رونق خواهد افتاد.

ب- تهیه فهرست میهمانان

    قبل از برگزاری میهمانی می بایستی فهرستی از میهمانان را تهیه و جهت آنان کارت دعوت ارسال شود، انتخاب میهمانان بخصوص در ضیافت های رسمی حائز کمال اهمیت است و می باید جمعی را گرد هم آورد که سنخیتی بین آنها وجود داشته باشد، بخصوص در ضیافت های نشسته که مدعوین مدتی را می بایست در میهمانی حضور داشته باشند و ناگزیر  از بحث و مذاکره و ایجاد ارتباط با یکدیگر هستند. این نکته بخصوص در صورت حضور مقامات رسمی و یا هیات های دیپلماتیک می بایست بیشتر مورد توجه قرار گیرد.

    در میهمانی های روز ملی که توسط نمایندگی‌ها در خارج از کشور برگزار می‌شود این موضوع می‌بایست با اهمیت بیشتری مد نظر باشد و اصولاً هر نمایندگی باید فهرستی از مقامات شاخص کشور محل توقف (طبقه الیت کشور) را در اختیار داشته باشد و این فهرست بطور مرتب روز آمد ‌گردد.

پ- انتخاب نوع پذیرایی

    نوع پذیرایی معمولاً با توجه به مناسبت و تعداد مدعوین و محل برگزاری میهمانی انتخاب می شود، چنانچه تعداد مدعوین محدود باشد می توان آن را بصورت نشسته برگزار نمود و چنانچه این گر دهم آیی دارای ویژگی رسمی و یا اداری است می تواند در ساعات ناهار و به صورت نشسته بر پا گردد و چنانچه تعداد مدعوین زیاد باشد نوع پذیرایی باید بصورت بوفه و ایستاده برگزار گردد. یقیناً چنانچه میهمانی به افتخار رئیس کشور باشد می‌بایست بصورت نشسته و معمولاً در شب برگزار شود، در هر حال نوع پذیرایی از قبل می بایست مشخص و در کارت دعوت به اطلاع میهمانان برسد.

ت- انتخاب محل مناسب برای پذیرایی

    انتخاب محل مناسب نیز یکی از ضروریات میهمانی است و باید متناسب با تعداد میهمانان و نوع پذیرایی محل مربوطه را انتخاب نمود و در کارت دعوت نشانی و حتی المقدور کروکی (نقشه) محل را نیز ضمیمه نمود.

    سفارتخانه‌ها و سرکنسول گرهای خارجی معمولاً ترجیح می دهند در صورت در اختیار داشتن محل مناسب میهمانی های خود را در محل اقامت سفیر یا سر کنسول برگزار نمایند که در اینصورت در چنین محلی انتظار می رود نمونه‌هایی از صنایع دستی را در معرض دید قرار دهند و حتماً با غذاهای محلی خود از مدعوین پذیرایی نمایند.

    در هر صورت نکته مهم اینست که محل میهمانی می بایست با تعداد میهمانان تناسب داشته باشد، بنحوی که ماموران پذیرایی بتوانند به راحتی تردد نموده و از میهمانان پذیرایی نمایند، در درب ورودی نیز ترتیباتی اتخاذ شود که میهمانان مورد استقبال قرار گرفته و در صورت داشتن پالتو، بارانی و یا کلاه جای مناسبی برای نگهداری و تحویل آن در نظر گرفته شود.

    چنان چه محل مناسبی برای برگزاری میهمانی در اختیار میزبان نیست، بهتر است این میهمانی در سالن هتل‌ها و یا اماکن پذیرایی برگزار شود.

ث- تهیه کارت دعوت و رعایت اصول لازم در تهیه و ارسال دعوت نامه

  در میهمانی‌های غیر رسمی و دوستانه، دعوت از مدعوین می‌تواند بوسیله تلفن و یا حضوری صورت گیرد ولی در میهمانی‌های رسمی، بخصوص در مواردی که هیات های دیپلماتیک دعوت می‌شوند حتما باید دعوت نامه ارسال شود.

  در صورتی که میهمانی به صورت نشسته باشد حتما در ذیل دعوت نامه عبارت R.S.V.P که به مفهوم لطفا ‌پاسخ دهید می‌باشد قید گردد، ضمن اینکه معمولاً مراتب شرکت مدعوین بوسیله تلفن و سپس کارت دعوت ارسال می‌گردد.

  در صورتی که میهمانی بصورت کوکتل و یا بوفه اداره می‌شود تنها در ذیل دعوت نامه عبارت Regret only نوشته می‌شود که مفهوم این است که در صورت عدم شرکت مراتب را اطلاع دهید معمولا در کارت دعوت اسم میزبان و همسر وی، مناسبت میهمانی و تاریخ، ساعت و محل برگزاری ضیافت قید می‌گردد.

    نمونه کارت دعوت به زبان انگلیسی و فارسی ذیلاً درج می‌گردد.

  شایسته است دعوت نامه یک تا دو هفته قبل ارسال گردد و در مورد میهمانی های روز ملی با توجه به تعدد اینگونه میهمانی‌ها خوب است کارت دعوت یک ماه جلوتر ارسال گردد.

  در بسیاری کشورها می‌توان کارت دعوت را با پست ارسال نمود، ولی در بعضی از کشورها که کار آمد بودن پست مورد تردید است حتماً باید کارت های دعوت را بوسیله فرد و یا هر ترتیباتی که در محل معمول می‌باشد ارسال نمود.

  اسم و عناوین افراد را می‌بایستی بدرستی در روی پاکت تایپ نموده و در مورد اعضای هیات های دیپلماتیک می‌بایست از فهرست دیپلماتیک برای درست نوشتن اسامی و عناوین هیات های دیپلماتیک استفاده نمود.

ج- تنظیم فهرست غذا

    فهرست غذا (منو) با توجه به فرهنگ و سنن غذایی میزبان و با عنایت به موجود بودن مواد غذایی در طی فصول مختلف انتخاب می‌شود. در صورتی که میهمانی بصورت نشسته و رسمی باشد فهرست غذاهایی که سرو می‌شود معمولاً بر روی کارت منو (فهرست غذا) نوشته و ترتیبات سرو آن مشخص می‌گردد و چنانچه میهمانی بصورت بوفه و ایستاده باشد  معمولاً چندین نوع غذای ملی و بین‌المللی با انواع سالاد و دسر بر روی میزها قرار داده می‌شود ترتیب یک میز نشسته و میز بوفه در بخش های دیگر تشریح خواهد شد.

    آن چه در فهرست غذا می‌بایست لحاظ شود بخصوص در میهمانی‌های رسمی رعایت تنوع است تا در صورتی که بدلایلی فردی غذاهای دریایی یا گوشن قرمز را مطابق میل خود نیافت بتواند از غذاهای دیگر استفاده نماید. و نکته مهم تر این که در انواع  پذیرایی‌ها قبل از آمدن میهمانان هم چیز باید مهیا باشد و در میهمانی نشسته سرویس غذاخوری چیده شده باشد و در میهمانی بوفه کلیه غذاها نیز علاوه بر سرویس غذاخوری در روی میز قرار داده شده باشد.

چ- چگونگی پذیرش، استقبال و هدایت میهمانان

  چنانچه میهمانی بصورت نشسته باشد معمولاً میزبان محلی را برای پذیرش میهمانان در نظر می‌گیرد و در این محل با نوشیدنی از میهمانان پذیرایی و پس از گذشتن ۳۰ دقیقه از شروع میهمانی، مدعوین را به اطاق غذاخوری هدایت می‌کند.

  چنان چه میهمانی بصورت بوفه و ایستاده باشد نیز معمولاً محلی برای پذیرش میهمانان در نظر گرفته می‌شود و بوسیله نوشابه یا غذاهای کوکتل از مدعوین پذیرایی و پس از گذشتن ۳۰ تا ۴۵ دقیقه از شروع میهمانی سرپوش غذاهایی که بر روی میز بوفه چیده شده است برداشته می‌شود و در واقع با برداشتن سرپوش غذاها توسط ماموران پذیرایی می توان به میز بوفه نزدیک شد.

  در هر دو نوع پذیرایی معمولاً میزبان به اتفاق همسر خود در درب ورودی محل برگزاری میهمانی مستقر بوده و از میهمانان استقبال و یا آنها را بدرقه می‌نماید.

  بعضی از میهمانی‌ها بدون حضور بانوان برگزار می‌شود که در اینصورت مراتب در کارت دعوت قید می‌شود، البته بعضی از خانم‌ها به اعتبار شغل خود در میهمانی شرکت می‌کنند و بدین ترتیب میهمانی‌ها هیچگاه به ترتیب جنسیت طبقه بندی نمی‌شوند.

  در صورتیکه میزبان مجرد باشد می‌تواند فقط از آقایان دعوت کند ولی در ضیافت های روز ملی حضور بسیاری از بانوان به اعتبار موقعیت شغلی آنها است نه جنسیت آنها.

ح- نحوه خداحافظی و بدرقه میهمانان

  میزبان و در صورت مختلط بودن میهمانی، همسر وی در مقابل درب خروجی با میهمانان خداحافظی نموده و از حضور آنها در میهمانی قدردانی می‌کنند.

   مدعوین نیز از موفقیت آمیز بودن میهمانی یاد نموده و متقابلاً از میزبان و همسر وی تشکر می‌کنند.

  در میهمانی رسمی می‌بایستی ترتیباتی اتخاذ نمود که در پایان مشخص شود چه درصدی از میهمانان شرکت نموده‌اند و چه میزان عدم حضور خود را اطلاع داده‌اند.

بخش چهارم: تقسیم بندی میهمانی‌ها

    اصولا میهمانی‌ها به دو نوع کلی روز و شب و یا صبح و بعدازظهر قابل تقسیم بندی هستند.

    میهمانی‌های روز شامل صبحانه، و میهمانی ناهار و میهمانی‌های شب به میهمان چای، میهمان هفتگی، ماهیانه و شام اطلاق می‌شود.

الف- میهمانی های روز

     میهمانی روز معمولاً جنبه کاری دارد و میزبان در وقت صبحانه و ناهار، سعی می‌کنند میهمانان خود را دعوت و سر میز غذا در خصوص مسائل اداری و کاری مذاکره نمایند. روسا کشورها و وزارء خارجه معمولا ‌ از این فرصت برای تبادل نظر و لابی کردن در خصوص مسائل سیاسی و بین المللی استفاده می‌کنند.

    همچنین در موارد پایان ماموریت یک رئیس نمایندگی معمولاً ضیافت ناهاری از جانب یکی از معاونین وزارت امور خارجه به افتخار وی بر پا می‌شود و با صلاحدید رئیس نمایندگی چند تن از مقامات و روسای هیات های نمایندگی را نیز دعوت می‌کنند.

    در هر دو نوع میهمانی روز، بصورت نشسته برگزار می‌شود.

    در میهمانی صبحانه معمولا مدعوین متعدد نیستند و غالباً بصورت خصوصی برگزار می شود و مدت آن بین ۱ تا ۵/۱ ساعت می‌باشد.

    در میهمانی ناهار بخصوص تقدم در نحوه نشستن رعایت می‌شود.

    میز ناهار از قبل چیده شده است و جای میهمانان بر روی میز مشخص شده است.

    فهرست غذا و ترتیب سرو آن مشخص می باشد.

    در مواردی که میهمانی برای خداحافظی با رئیس یک نمایندگی باشد معمولاً سخنرانی از جانب میزبان و میهمان افتخاری ایراد می‌شود.

    در خلال این میهمانی معمولاً چند نوع غذا، سوپ و سالاد سرو می‌شود.

  بنا به فصل، سرو غذا با سوپ گرم یا سرد شروع می‌شود و با ماهی، میگو و یا گوشت پرنده ادامه می‌یابد و غذای اصلی معمولاً گوشت قرمز انتخاب می شود و سپس دسر و چای یا قهوه سرو می‌گردد.

    در این نوع میهمانی سنت‌ها و فرهنگ غذایی کشور میزبان حاکم است ولی تنوع غذایی رعایت می‌شود.

    ترکیب متنوعی از منوی غذاهای ایرانی برای این نوع میهمانی موجود می‌باشد.

    این میهمانی بین ساعت ۱۳ تا ۳۰/۱۵ برگزار می سود.

    چنانچه این میهمانی به افتخار سفیری که ماموریت وی خاتمه یافته برگزار شود معمولاً هدیه یادبود نیز در پایان ناهار به وی داده می شود.

ب- میهمانی بعدازظهر و شب

    میهمانی بعدازظهر و شب شامل میهمانی های زیر می باشد :

    ۱- میهمانی چای     ۲- میهمانی هفتگی یا ماهیانه    ۳- میهمانی شام    ۴- برگزاری میهمانی شام رسمی به صورت بوفه

۱- میهمانی چای

    میهمانی چای بسته به فصل بین ساعت ۱۶ تا ۱۸ یا ۱۷ تا ۱۹ برگزار می‌شود و معمولاً فقط خانم‌ها در این نوع میهمانی حضور دارند.

    در این نوع میهمانی معمولاً یک میز بزرگ و یا چند میز کوچک در نظر گرفته می شود و انواع غذاهای سرد، ساندویچ در اندازه های کوچک و بصورت کوکتل، انواع شیرینی، میوه و آب میوه بسته به تعداد میهمانان در روی میز یا میزها چیده می شود، چای و قهوه نیز به تناوب توسط مستخدمین سرو و یا در روی میز قرار داده می‌شود.

    میهمانی چای عصرانه بین یک ساعت و نیم تا ۲ ساعت طول می کشد و به صورت دوره‌ای بین همسران دیپلمات ها یا مقامات رسمی معمول می‌باشد، در این نوع میهمانی‌ها  خانم‌ها سعی می‌کنند نمونه‌هایی از فرهنگ غذایی و آشپزی خود را به نمایش بگذارند و بعضا نمونه هایی از صنایع دستی خود را ارائه نمایند.

۲- میهمانی هفتگی یا ماهیانه

    میهمانی هفتگی یا ماهیانه که به ژورفیکس (روز مشخص) نیز مرسوم می باشد. میهمانی است که بین جمعی از افراد هم صنف که دارای کار مشخصی هستند و یا جمع آنان هدف مشخصی زا دنبال می کند بطور ‌هفتگی و یا ماهیانه برگزار می‌شود.

این نوع میهمانی که بیشتر بین سفراء، وابستگان نظامی، فرهنگی و یا دیگر وابستگان تخصصی و یا گروه خاصی از دیپلمات ها نظیر رایزنان، دبیران و یا وابستگان و کنسول ها معمول می باشد و نوعاً جمع خاصی نظیر دیپلمات ها و یا افراد دیگر نظیر وکلاء، مهندسان، پزشکان و یا فارغ التحصیلان کالج و یا دانشگاه بخصوصی را با هدف های حرفه ای و یا غیر حرفه ای در بر می گیرد.

    این جمع‌ها معمولا دارای یک هیات مدیره می‌باشد که بمدت یک سال انتخاب و نسبت به برگزاری این میهمانی اقدام و ترتیبات تشکیل جلسه، انتخاب موضوع مورد بحث و محل گردهم آیی را فراهم می نماید.

    این جمع‌ها می توانند صرفا یک گردهم آئی بدون پرداختن به مسائل حرفه ای باشد و در خلال دیدار اعضاء  مباحثی بطور غیر رسمی مطرح گردد.

    محل این میهمانی‌ها می تواند هتل‌ها یا رستوران های مختلف باشد و یا محل خاصی بطور منظم انتخاب و هزینه های مربوطه نیز بین اعضاء تقسیم شود.

    با توجه به اینکه هدف این نوع میهمانی، تجدید دیدار و بحث و مذاکره در مورد موضوعات مشترک است معمولاً غذای کامل سرو می شود و مدت آن نیز طولانی است، و چنانچه تعداد افراد زیاد باشد غذا بصورت بوفه گذاشته می شود و افراد پس از برداشتن غذا، در میزهای چند نفره قرار گرفته و غذای خود را صرف می کنند.

    بعضا دیده می شود این نوع میهمانی ظرف یک یا دو روز در سال در یک هتل بزرگ برگزار شده و افراد به اتفاق اعضای خانواده خود در این میهمانی که معمولاً به مناسبت سال جدید بر پا می‌شود شرکت می‌نمایند، این نوع میهمانی معمولاً رنگ و بوی ملی دارد و غالباً اقلیت های خارجی مقیم یک کشور به مناسبت اعیاد ملی و یا مذهبی آنرا بر پا نموده و می‌توان نمونه‌هایی از فرهنگ غذایی و موسیقی فولکلوریک آنان را در این مراسم دید.

۳- میهمانی شام

    میهمانی شام، رسمی ترین نوع میهمانی است که هم در زندگی خصوصی و هم در زندگی رسمی معمول می‌باشد.

  این میهمانی معمولاً در ساعات دیر وقت شب برپا می‌شود و نوع رسمی آن به افتخار رؤساء کشورها یا دولت ها و یا وزیر خارجه بر پا می‌شود. در این نوع میهمانی‌ها افراد سرشناس کشور و میهمانان عالیرتبه حضور دارند و کارت دعوت رسمی ارسال می‌شود و تمهیدات حفاظتی و امنیتی زیادی در آن  ملحوظ می‌گردد و معمولاً نوع لباس مشخص می‌گردد.

  در این میهمانی جای افراد از قبل مشخص شده و مامورین پذیرایی مدعوین را به سر جای آنان هدایت می‌کنند و در درب ورودی سالن نیز نقشه میز قرار داده شده و جای افراد بر روی این نقشه پیش بینی شده است.

   منوی غذاهایی که سرو می‌شود مشخص و در مقابل هر یک از مدعوین قرار داده می‌شود و غذا توسط کارکنان پذیرایی سرو می‌شود.

  بسته به تعداد مدعوین شکل میز به صورت U و یا یک میز اصلی و چند میز متصل به آن و یا یک میز اصلی بصورت Head Table و چندین میزگرد یا مربع شکل در مقابل آن و یا به صورت یک چهار ضلعی می‌باشد.

  در این نوع میهمانی‌ها قبل از صرف غذا سخنرانی‌هایی توسط میهمان و میزبان ایراد و سپس سرو غذا آغاز می‌شود، معمولاً برای هر چهار یا ۶ نفر یک مامور پذیرایی در نظر گرفته می‌شود و تقدم از سمت راست و چپ میهمان و میزبان شروع می‌شود و مامورین پذیرایی نیز به همین ترتیب از مدعوین پذیرایی می‌کنند.

  در این نوع میهمانی‌ها مدعوین می‌بایست به ترتیب  کاربرد کارد و چنگال و استفاده از سرویس غذاخوری آشنا بوده و متناسب با غذاهایی که سرو می‌شود از وسایل مربوط به آن در روی میز استفاده نمایند. در بخش مربوط به پذیرایی نشسته چگونگی استفاده از وسایل روی میز توضیح داده می‌شود.

  با توجه به اینکه چندین نوع سوپ، سالاد و غذای گرم سرو می شود مدعوین می بایست در صرف غذا خود را با سایرین هماهنگ نموده و با آهنگ متوسطی غذای خود را میل نمایند.

  در این نوع میهمانی مرسوم نیست افراد قبل از پایان مراسم میز را ترک کنند، بلکه باید منتظر بود تا میهمانان عالیرتبه میز را ترک نموده و بقیه نیز پس از آنان سالن میهمانی را ترک نمایند، بنابراین برای شرکت در یک چنین مراسمی باید از قبل خود را آماده نمود.

۴- برگزاری میهمانی شام رسمی به صورت بوفه

    در میهمانی‌هایی که به مناسبت فرا رسیدن سال جدید و یا افتتاح یک پروژه عمرانی و یا برگزاری نمایشگاه بر پا می‌شود بعلت کثرت تعداد میهمانان امکان پذیرایی به طریق نشسته وجود ندارد، بنابراین برای میهمانان عالیرتبه یک میز خاص در نظر گرفته شده و بصورت نشسته از آنان پذیرایی می شود و برای بقیه میهمانان میز بوفه تدارک و افراد پس از برداشتن غذا در میزهای کوچکتر مستقر و غذای خود را صرف می نمایند، با توجه به اینکه در این نوع میهمانی‌ها تعداد میهمانان بسیار زیاد است و مستقر نمودن آنان با رعایت اصول تقدم دشوار می باشد تدریجاً این نوع پذیرایی عمومیت پیدا کرده و در موارد متعددی مشاهده می‌گردد که این نوع پذیرایی حتی با حضور روساء کشورها انتخاب می گردد.

بخش پنجم: انواع پذیرایی ها

الف- پذیرایی به طریق بوفه ایستاده‌

    در این شیوه از پذیرایی سرویس غذاخوری و کارد و چنگال و دستمال سفره به همراه انواع غذاهای سرد و گرم و انواع اردور، سالاد و دسر بر روی یک یا چند میز گذاشته می‌شود و مدعوین در زمان مقرر پس از تعارف میزبان یا مامورین پذیرایی به میز غذا نزدیک شده و به میزان نیاز و ذائقه خود از غذاهای موجود برداشته و از میز اصلی فاصله می‌گیرند.

اصول حاکم بر میز بوفه

در این شیوه از پذیرایی معمولاً محل یا سالنی جهت پذیرش و استقبال از میهمانان در نظر گرفته می شود و در درب ورودی، میزبان به اتفاق همسر خود (در صورت مختلط بودن میهمان ها) از میهمانان استقبال می‌نمایند.

در سالن پذیرایی بوسیله نوشیدنی‌های مختلف و غذاهایی که در قطعات کوچک تهیه شده و اصطلاحاً به کوکتل معروف هستند پذیرایی می‌شوند.

  در این نوع پذیرایی معمولاً جایی برای نشستن در نظر گرفته نمی‌شود، به جز چند صندلی برای افراد مسن یا خانم های باردار.

هم چنین محلی برای قراردادن بشقاب و یا دیگر وسایل میز وجود ندارد و میزهای کوچکی که در اطراف سالن پیش بینی شده صرفاً برای گذاردن ظروف استفاده شده در نظر گرفته می سود.

  در این نوع پذیرایی به تناسب تعداد میهمانان یک یا چند میز بوفه تعبیه شده می شود.

میز یا میزها بوسیله یک رومیزی سفید پوشانیده می‌شود و با شیوه ای خاص پایه های میز نیز با پارچه های کنگره دار پوشانیده و رومیزی های کوچک تری بر روی آن انداخته می‌شود.

 نحوه چیدن میز بوفه:

  در ابتدای میز قاشق، چنگال و کارد و سپس بشقاب ها همراه با دستمال سفره چیده می شود و بعد انواع سالاد و اردور (سبزیجات و غذاهای پخته شده و سرد) و سپس انواع غذاهای گرم گذاشته می‌شود.

  در فواصل معینی خوراک ها و غذاهای درسته نظیر گوسفند بریان، بوقلمون و ماهی گذاشته می‌شود که در این صورت حتما برای بریدن و سرو آن مامورین پذیرایی ( شف ) در پشت این میزها مستقر بوده و از میهمانان پذیرایی می‌نمایند.

   معمولاً میز جداگانه ای برای دسر در نظر گرفته می شود که میهمانان بتوانند با فاصله از محتویات آن استفاده نمایند.

  در این نوع پذیرایی بطور معمول پس از تعارف میزبان و یا استقرار مامورین پذیرایی در پشت میزها و برداشتن سرپوش غذاها می توان به میز بوفه نزدیک شد و نوعاً‌ نیم ساعت تا ۴۵ دقیقه پس از شروع میهمانی و پذیرایی از میهمانان بوسیله نوشابه و حضور اکثریت میهمانان، میز بوفه آماده پذیرش مدعوین می‌شود.

نکاتی که می بایست در پذیرایی به طریق بوفه رعایت نمود

  با توجه به اینکه در این نوع پذیرایی محلی برای استقرار وجود ندارد، بهتر است تنها یک قاشق و یا چنگال همراه با دستمال سفره و بشقاب برداشت.

  دستمال سفره را باید در زیر بشقاب قرار داد و چنگال را نیز در سمت چپ بشقاب قرار داده و در یک دست آنرا نگاه داشت و پس از نزدیک شدن به میز با رعایت نوبت به میزان نیاز و در حد متعادل از غذاهای مورد علاقه برداشت نمود.

  انباشتن بشقاب از غذاهای مختلف و بخصوص مخلوط کردن آن با دسر شایسته نیست، بر عکس می‌توان به اندازه متعادل غذا برداشت و مجددا برای کشیدن غذا به میز مراجعه نمود.

  در این شیوه، میهمانان می بایست با روش ایستاده غذا خوردن آشنا باشند و در یک دست بشقاب و در زیر آن دستمال سفره را نگاه داشته و با دست دیگر بوسیله چنگال یا قاشق غذا را میل نمایند.

  به منظور احتراز از بروز اشکال بهتر است غذاهایی را انتخاب نمود که براحتی بوسیله چنگال یا قاشق قابل خوردن باشند، ضمن اینکه اصولاً قاشق برای صرف سوپ مورد استفاده قرار می‌گیرد.

  در بعضی از میهمانی های بوفه، قبل از گشایش میز بوفه، سوپ گرم در ظرفی شبیه فنجان سرو می‌شود که بصورت مایع بوده و معمولاً آب گوشت همراه با عصاره سبزیجات می‌باشد و می‌توان آن را مانند نوشیدنی و بدون استفاده از قاشق صرف نمود.

  در یک چنین میهمانی، شایبه تمام شدن غذا وجود ندارد و در صورت یکه میهمانان در حد معقول از غذاها استفاده نمایند و بی جهت بشقابها را پر ننمایند پیش بینی‌های لازم با توجه به تعداد میهمانان توسط میزبان بعمل آمده است.

  در عین حال شایسته است برای هر میز، یک نفر مامور پذیرایی در نظر گرفته شود و بلافاصله پس از خالی شدن ظروف نسبت به تعویض آن اقدام گردد.

  نکته مهم در این نوع پذیرایی این است که غذاها و خوراک های درسته نظیر گوسفند بریان، ماهی و بوقلمون بدون مامور پذیرایی رها نشود، در غیر اینصورت بعلت ناآشنا بودن میهمانان به بریدن این نوع خوراک ها احتمال می‌رود صحنه‌های نامطلوبی ایجاد شود که میهمانی را تحت الشعاع قرار دهد.

   در این نوع پذیرایی خوب است تنوعی از غذاهای ملی و بین‌المللی در نظر گرفته شود تا مقتضیات ذائقه کلیه میهمانان در نظر گرفته شود.

   میز بوفه تا پایان حضور میهمانان می بایست حفظ و تنها پس از ترک میهمانان نسبت به جمع‌ آوری میز اقدام گردد.

   مامورین پذیرایی شایسته است در صورت سئوال میهمانان ترکیب غذاهای موجود روی میز را توضیح دهد.

  در جوانب میزهای پذیرایی معمولاً محلی برای توزیع نوشابه در نظر گرفته می‌شود و به تناوب نیز انواع نوشابه و بعضا غذا در سینی‌های مختلف وسیله مامورین پذیرای توزیع می‌شود.

  اقامت طولانی و بیش از ساعت مقرر در کارت دعوت، مرسوم نیست و در پایان میهمانی می‌بایست ضمن تشکر از میزبان از موفق بودن میهمانی و نه صرفاً خوشمزه بودن غذا سخن به میان آورد.

ب- پذیرایی به طریق نشسته

نحوه چیدن وسایل روی میز

   معمولاً با یک رومیزی که از پارچه ای کلفت انتخاب می‌شود روی میز پوشانده شده و سپس یک رومیزی سفید روی آن می‌اندازند.

  در مقابل هر فرد یک بشقاب بزرگ و در سمت چپ وی دو عدد پیش دستی و در سمت راست دو لیوان جهت نوشابه و آب و به تناسب نوع غذا یک قاشق و دو عدد کارد در سمت راست بشقاب و سه عدد چنگال در سمت چپ و یک عدد قاشق دسر خوری و چنگال کوچک در سمت بالای بشقاب در نظر گرفته می‌شود.

   دستمال سفره باید از نوع پارچه ای باشد و در بشقاب سمت چپ و یا بشقاب اصلی گذارده شود.

ترتیب استفاده از بشقاب‌ها، کارد و چنگال و قاشق و دیگر وسائل روی میز:

  قاشق برای صرف سوپ مورد استفاده قرار می‌گیرد، سپس کارد و چنگال ماهی، و در آخر کارد و چنگال اصلی برای غذای اصلی استفاده می‌شود، نحوه استفاده از این ابزار از سمت بیرون به طرف بشقاب است.

  معمولاً بشقاب اصلی برداشته می‌شود و یا ظرف سوپ خوری وسیله مامورین پذیرایی بر روی آن گذاشته می‌شود و بشقاب‌های ماهی و غذای اصلی متعاقباً گذاشته می‌شود. پیش دستی سمت چپ پس از برداشتن دستمال سفره برای نان و پیش دستی بالای آن برای سالاد مورد استفاده قرار می‌گیرد. و قاشق و چنگال کوچک برای صرف دسر می‌باشد.

   در میهمانی‌های رسمی معمولاً منوی غذا در بالای بشقاب اصلی قرار داده می‌شود و طبق آن غذاهای مختلف به ترتیب سرو می‌شود.

   چنان چه میزبان ایرانی است و در ترکیب غذای اصلی برنج وجود دارد خوب است برای میهمانان ایرانی قاشق اضافی گذاشته شود.

ترتیب سرو غذا در پذیرایی به طریق نشسته

   به تناسب فصل ابتدا سوپ سرد و یا گرم سرو می‌شود.

  پس از جمع آوری سرویس سوپ، غذای اصلی که ممکن است ماهی یا گوشت سفید باشد سرو می‌شود که در صورت سرو ماهی می‌بایست از کارد و چنگال مخصوص ماهی استفاده شود.

   پس از جمع آوری سرویس ماهی، غذای اصلی که ممکن است استیک و یا انواع گوشت قرمز و یا چلو و خورش باشد سرو می‌شود.

   در فواصل غذا سالاد در پیش دستی مخصوص سالاد قرار داده می‌شود.

   بعد از غذا دسر و سپس چای و قهوه سرو می‌شود.

  چنان چه میهمانی رسمی ‌باشد مامورین پذیرایی از سمت راست غذا را در بشقابها قرار می‌دهند و چنانچه دیس غذا در مقابل میهمان گرفته شود معمولاً غذا از سمت چپ تعارف می‌شود و میهمان شخصا از آن بر می‌دارد.

نکاتی که در پذیرایی نشسته می بایست مراعات شود

   میهمانان با تعارف میزبان در محل خود مستقر می‌شوند.

  در میهمانی نشسته جای افراد معمولاً از قبل معین و بر روی نقشه‌ای مشخص شده است که در بدو ورود به سالن می‌بایست به‌ آن توجه نمود و یا از مامورین پذیرایی برای یافتن جای خود کمک گرفت.

   پس از استقرار با تعارف میهمانان سرو غذا از سمت راست و چپ میهمانان و میزبان شروع می‌شود.

   بلافاصله پس از استقرار می‌بایست از دستمال سفره استفاده نمود.

   در این نوع پذیرایی در صرف غذا می‌بایست خود را با سایر میهمانان هماهنگ نمود.

   به درستی و با فاصله معینی می‌بایست در پشت میز مستقر شد.

   پس از شروع صرف غذا وسیله میزبان و میهمان عالیرتبه باید دست به غذا برد.

   در انواع خوراک های یک تکه وظیفه چنگال نگاه داشتن و وظیفه کارد بریدن و صرف خوراک بوسیله چنگال است.

   هر بار باید یک تکه را جدا و میل نمود و سپس تکه بعدی را برید.

   در پذیرایی ایرانی باید برای غذاهایی که در ترکیب آن برنج وجود دارد قاشق اضافی پیش بینی نمود.

   در میهمانی‌های خارجی قاشق فقط برای صرف سوپ مورد استفاده قرار می‌گیرد.

   تا پایان پذیرایی از کشیدن سیگار باید خودداری شود.

   در صورتی که میزبان ایرانی است ترکیب غذاهای ناآشنا می‌بایست برای خارجیان توضیح داده شود.

 

پذیرایی به صورت ترکیبی از بوفه و نشسته

  در این نوع پذیرایی بعلت تعداد بسیار زیاد میهمانان و عدم امکان سرو غذا بوسیله مامورین پذیرایی معمولاً یک میز اصلی Head Table رو به سمت اکثریت میهمانان در نظر گرفته می‌شود.

   در پشت این میز معمولاً رئیس کشور باتفاق میهمانان عالیرتبه دیگر قرار می‌گیرند.

  در مقابل آنان به تعداد زیادی میزهای گرد با ظرفیت ۶ تا ۸ نفر در نظر گرفته می‌شود و سرویس کارد و چنگال و بشقاب سوپ خوری بر روی میز در نظر گرفته می‌شود.

   میز اصلی وسیله مامورین پذیرایی بصورت کامل سرو می‌شود و برای مدعوین سایر میزها صرفاً سوپ سرو می‌شود.

  در نقطه دیگر از سالن یک میز بوفه چیده می‌شود و پس از سرو سوپ بقیه میهمانان به میز بوفه نزدیک شده و پس از برداشتن بشقاب از غذاهای روی میز استفاده می‌نمایند.

  این نوع پذیرایی معمولاً در پایان نمایشگاه‌ها، دیدارهای سال نو، میهمانی های اتاق های بازرگانی  و یا نشست‌های حرفه‌ای دیگر که که معمولا تعداد  میهمان بسیار زیاد است مرسوم می‌باشد.

  در این نوع میهمانی ها معمولاً قبل از صرف غذا سخنرانی‌هایی ایراد می گردد که در این صورت مدعوین می بایست به هنگام ایراد سخنرانی سکوت نموده و به گفته های سخنرانان توجه نمایند.

بخش ششم: اصول معمول جهت شرکت در میهمانی‌ها

الف: پاسخ به دعوت نامه‌ها

  بسته به درجه رسمیت میهمانی به موقع در خصوص شرکت یا عدم شرکت خود درمیهمانی می‌بایست عکس‌العمل نشان داد و حضور یا عدم شرکت خود را اطلاع داد.

   در دعوت‌هایی که به وسیله تلفن انجام می‌شود، حداکثر ظرف ۴۸ ساعت می‌بایست پاسخ داد.

   چنان چه به یک دعوت پاسخ مثبت داده شد، حتماً می‌بایست در آن میهمانی شرکت نمود.

   عدم پاسخ به دعوت تا حدی که باعث اسفسار مجدد میزبان شود دور از نزاکت است.

 ب: معرفی خود به میزبان و آشنایی با سایر میهمانان

   به هنگام ورود و یا در فرصت مقتضی می‌بایست خود را به میزبان معرفی و از دعوت وی تشکر نمود.

   در طول میهمانی نیز با سایر میهمانان آشنا شد و با آنان کارت ویزیت مبادله نمود.

   شایسته است در محدوده زمانی تعیین شده در کارت دعوت، به میهمانی وارد و یا میهمانی را ترک نمود.

پ: خداحافظی از میزبان

در پایان میهمانی می بایست از میزبان و همسر وی خداحافظی و تشکر نمود و از موفقیت میهمانی صحبت به میان آورد.

ت: لباس مناسب

   خوب است متناسب با  میهمانی و فصل، لباس مناسب پوشید.

   چنانچه در کارت دعوت نوع لباس تعیین شده است، گزینه لباس رسمی را می بایست رعایت نمود.

   در صورت تعدد میهمانی‌ها، حضور در میهمانی روز ملی را می‌بایست در اولویت قرار داد.

ث: اولویت دادن به میهمانی های روز ملی

   در فرصت مقتضی می بایست روز ملی را به میزبان و همسر وی تبریک گفت.

  در میهمانی های روز ملی چنانچه امکان شرکت در میهمانی برای ما وجود ندارد بوسیله نامه می بایست از عدم حضور خود عذرخواهی نمود.

 

بخش هفتم: رعایت چند اصل مهم تشریفاتی

الف: آداب تماس تلفنی

   در تلفن کردن نیز می‌بایست اصول تقدم و تشریفات را رعایت نمود.

   مرسوم نیست فردی که تلفن می‌زند قبل از معرفی خود از طرف مقابل بخواهد که خود را معرفی کند.

  مرسوم نیست فرد دون پایه به خصوص در فواصل نزدیک به فرد مافوق خود تلفن بزند، مگر این که فرد مافوق چنین مجوزی را به وی داده باشد.

  مرسوم نیست فرد دون پایه به هنگام تماس از فواصل دور، فرد مافوق را از طریق منشی معطل نماید،. بلکه اول می‌بایست ارتباط وی برقرار و شخصاً با مافوق صحبت کند.

   ولی  فرد مافوق می‌تواند از طریق منشی افراد را یافته و سپس به مقام مافوق ارتباط بدهد.

   به طور اصولی مقام مافوق نیز نباید افراد را برای مدت طولانی پشت خط تلفن معطل نگاه دارد.

ب: آداب دست دادن

    در زندگی امروز دست دادن به صورت یک سنت اجتماعی معمول شده است و باید آداب مربوط به آن را رعایت نمود. در گذشته دست دادن دارای مفاهیم مختلفی بوده است، من جمله مفهوم بیعت کردن و یا موافقت یا پیروی از یک خط مشی مشخص از آن استنباط می‌شده است.

     در آداب دست دادن رعایت نکات ذیل حائز اهمیت است:

   همواره مقام بالاتر و یا فرد مسن‌تر در دراز کردن دست پیش قدم می باشد.

   دراز کردن دست توسط مقام پایین‌تر دور از نزاکت معمول می‌باشد.

   به هنگام دست دادن می‌بایست به صورت طرف مقابل نگاه کرد و دست وی را فشرد و به وی توجه کرد.

   به هنگام دست دادن نباید دست دیگر در جیب باشد و به جای توجه به فرد مقابل به اطراف نگاه کرد.

   فرد تازه وارد می‌بایست اول به مقام بالاتر و سپس به سایر افراد دست دهد.

  نباید به مدت طولانی دست افراد را نگاه داشت و بیش از حد لزوم فشار داد، به خصوص در مواردی که صمیمیتی بین طرفین وجود نداشته باشد.

   خانم‌ها همواره در دست دادن پیش قدم هستند، مگر آن که فرد مقابل آن ها یک مقام بالاتر باشد.

   دست دادن با دستکش توسط آقایان برخلاف نزاکت است، در حالی که خانم‌ها می‌توانند با دستکش دست دهند.

  در کشورهای اسلامی دست دادن با زنان حرمت دارد و این امر می‌بایست قبل از مواجهه شدن به نحو مقتضی به طرف مقابل تفهیم گردد تا از بروز سوء تفاهم جلوگیری شود.

پ: کارت ویزیت

  در  زندگی روزمره کارت ویزیت، وسیله معرفی و آشنایی و حفظ ارتباط و تماس با طرف مقابل است.

در زندگی دیپلماتیک، داشتن کارت ویزیت یک ضرورت است و دیپلمات ها حتی قبل از ورود به محل مأموریت نسبت به تهیه کارت ویزیت جهت خود اقدام می‌نمایند.

  به طور معمول قطع کارت ویزیت برای مردان ۵*۹ و برای بانوان ۴*۸  می‌باشد.

  برای کارت ویزیت رسمی می‌بایست از زمینه سفید استفاده نمود.

در وسط کارت نام و نام خانوادگی با حروف درشت، در ذیل آن سمت و عنوان فرد، و در ذیل آن با حروف کوچک تر اسم کشور نوشته می‌شود. شماره تلفن و نمابر در سمت راست و پایین نشانی، و ایمیل در سمت چپ و پایین کارت نوشته می‌شود.

  با استفاده از کارت ویزیت می‌توان بسیاری از امور تشریفاتی را انجام داد.

  از کارت برای معرفی و آشنایی، تبریک، تشکر، ابراز هم دردی و عرض تسلیت و خداحافظی استفاده نمود.

برای کاربرد کارت ویزیت در موارد فوق ، حروف اختصاری به کار می‌رود که در کشور ما استفاده از آن معمول نیست، ولی با توجه به این که این مفاهیم در مراودات بین‌المللی به خصوص در بین دیپلمات ها معمول می‌باشد آشنایی با این مفاهیم ضروری می‌باشد.

  این علایم اختصاری از زبان فرانسه اقتباس شده و به همین ترتیب نیز در زبان انگلیسی و سایر زبان‌ها معمول و به کار برده می‌شود.

  این علایم اختصاری و مفاهیم آن به شرح زیر است و با حروف کوچک کتابی و با مداد نوشته می‌شود.

p.r: pour remercierبرای تشکر

P.f:pour fete      برای تبریک

p.f.n.a:pour felicite nouvel an      برای تبریک سال نو

p.f.c:pour faire connaissanceبرای آشنائی

p.p.c:pour prendre conge             برای خداحافظی

Pour. :pour condoleancesبرای تسلیت

p.p :pour presentationبرای معرفی

در  ارتباطات دیپلماتیک کارت ویزیت در موارد ذیل مورد استفاده قرار می‌گیرد

رییس نمایندگی می‌تواند برای معرفی عضو جدید نمایندگی، کارت ویزیت خود را همراه با کارت ویزیت شخص تازه وارد جهت سفارت خانه های مختلف و مقامات محلی ارسال نماید. در این صورت در پایین کارت ویزیت خود و با مداد حروف p.p  را برای معرفی همراه با کارت عضو جدید  می‌فرستد.

  به هنگام معرفی و آشنایی، فرد تازه وارد می‌تواند کارت خود را به طرف مقابل بدهد.

  در سایر موارد نیز با استفاده از علایم اختصاری فوق می‌توان اقدام و مفاهیم مربوطه را به طرف مقابل منتقل نمود.

 

ت: رعایت تقدم بانوان

  رعایت تقدم بانوان در مناسبت ها و مراسم تشریفاتی و حتی در زندگی روزمره ضروری است.

  به هنگام ورود به اماکن و یا خروج از آن همواره باید خانم‌ها را مقدم داشت و درب را برای ورود یا خروج  آنان نگاه داشت.

  در نشستن سر میز مذاکره و یا میز غذاخوری باید تقدم بانوان را رعایت کرد.

  در میهمانی‌هایی که میزبان و همسر وی حضور دارند، میهمانان با تعارف بانوی خانه سر میز حاضر و با تعارف وی دست به غذا می‌برند.

بـانوان در مـراسم تشریفاتـی دارای همان تقدمـی هستند که همسر آن ها دارا می‌باشد. ولی چنان چه بانویی به اعتبار موقعیت تشریفاتی خود دارای تقدم باشد، شوهر وی نمی‌تواند از همان تقدم برخوردار باشد.

ث: چگونگی نصب عکس مقامات رسمی و قواعد حاکم بر آن

  در کشورهای مختلف جهان سنت های متفاوتی برای نصب عکس مقامات وجود دارد.

در بعضی از کشورها که با سیستم های سلطنتی اداره می‌شوند، پادشاه یا ملکه سمبل کشور خود هستند و فقط عکس آن ها در اماکن نصب می‌شود.

در بعضی از کشورها، عکس یک قهرمان ملی و یا مبارزاتی به عنوان سمبل کشور انتخاب می‌شود. مانند گاندی در هند و محمد علی جناح در پاکستان

  در برخی کشورها، رییس کشور مظهر و نماینده کشور است و عکس وی در اماکن نصب می‌شود.

نکاتی که در نصب عکس باید بدان توجه داشت

به طور اصولی نصب عکس مخصوص اماکن سرپوشیده است و شایسته نیست عکس مقامات در فضای آزاد نصب شود، مگر در مراسم رسمی و به طور موقت.

  همواره عکس رسمی شخصیت‌ها را می‌بایست انتخاب و نصب نمود.

  چنان چه عکس یک یا چند شخصیت برای نصب انتخاب شود، می‌بایست نگاه آنها در یک جهت باشد.

  معمولاً طویل ترین دیوار که در آن پنجره نباشد و در صدر اتاق قرار داشته باشد برای نصب عکس انتخاب می‌شود.

  تقدم  نصب عکس یا عکس‌ها به شرح ذیل می‌باشد:

– چنان چه یک عکس مورد نظر باشد باید آن را در وسط دیواری که صدر مجلس بوده و فاقد پنجره باشد،  باید نصب نمود.

– چنان چه نصب دو عکس مورد نظر باشد،  عکس سمت راست بیننده تقدم یک، عکس سمت چپ بیننده تقدم دو را دارد.

– چنان چه نصب سه عکس مورد نظر باشد، عکس وسط تقدم یک، عکس دوم سمت راست بیننده تقدم دو، و عکس سمت چپ بیننده تقدم سوم را دارد.

ج: آداب استفاده از اتومبیل در تشریفات

  به هنگام نقل و انتقال مقامات رسمی با اتومبیل نیز می‌بایست اصول تقدم را مانند سایر موارد  رعایت نمود.

  صندلی روبروی میهمانان همواره باید خالی باشد و صندلی مقابل میزبان را میتوان اولویت سوم تلقی کرد.

  صندلی جلو و بغل دست راننده یا خالی است و یا در اختیار مأمور محافظ گذاشته می‌شود.

  این ترتیب تقدم در کشورهایی که رانندگی از سمت چپ انجام می‌شود بر عکس می‌باشد.

  چنان چه اتومبیل را میزبان هدایت کند، صندلی بغل دست وی متعلق به میهمان است.

  در صورتی که هدایت اتومبیل را رییس خانواده به عهده داشته باشد شایسته است همسر وی بغل دست وی قرار گیرد.

  چنان چه همسر دارای فرزند کوچک باشد به خاطر رعایت اصول ایمنی مادر و فرزند در صندلی عقب قرار می‌گیرند.

  با همین ملاحظات فرزندانی که به سن رشد نرسیده‌اند، می‌بایست در صندلی عقب قرار گیرند.

 

بخش هشتم : پرچم رسمی جمهوری اسلامی ایران

الف: مشخصات پرچم

شکل پرچم: طبق اصل هجدهم قانون اساسی پرچم رسمی جمهوری اسلامی ایران از رنگ های سبز، سفید، سرخ، با علامت مخصوص جمهوری اسلامی ایران و

شعار الله اکبر تشکیل شده است.

  ترتیب قرار گرفتن رنگ ها: رنگ سبز در بالا، رنگ سفید در وسط و رنگ سرخ در پایین قرار دارد.

  جایگاه علامت مخصوص جمهوری اسلامی ایران: علامت مخصوص به رنگ سرخ در وسط پرچم و بر روی رنگ سفید قرار دارد.

جایگاه شعار الله اکبر: شعار الله اکبر یازده بار در حاشیه رنگ سبز و سفید و یازده بار در حاشیه رنگ سفید و سرخ با خط بنایی تکرار شده است.

جنس و بافت: پارچه پرچم باید از نخ پنبه‌ای خالص سفید و مرسریزه شده و یا مخلوط پنبه و پلی استر و ویسکوز و یا ابریشم و پشم تهیه شده باشد، ولی پارچه نباید از

ویسکوز خالص باشد و بافت پارچه مورد استفاده پرچم می‌بایست ساده و از نوع تاری و پودی باشد.

اندازه های پرچم: پرچم جمهوری اسلامی ایران دارای دوازده اندازه است که طول و عرض آن به نسبت ۴ به ۷ می باشد که با توجه به محل نصب، در اندازه های مختلف

تهیه می‌شود.

  رنگ میله پرچم: رنگ میله پرچم نقره ای و سر چوبی که بر روی میله نصب می شود ساده است.

  قطر پرچم: کلیه پرچم ها یک لا می‌باشد، به جز پرچم رومیزی و پرچمی که بر روی وسائل نقلیه نصب می‌شود که می‌تواند دولا باشد

  وضعیت پرچم و شکل ظاهری آن: پرچم همیشه باید تمیز و اتو کرده و رنگ های آن مشخص و فاقد هر نوع عیب و نقص باشد.

 

ب: آیین برافراشتن و پایین آوردن پرچم

پرچم رسمی همه روزه می‌بایست با احترامات خاص قبل از شروع کار اداری در اماکن دولتی برافراشته و قبل از غروب آفتاب پایین آورده شود.

مأموریت های دیپلماتیک و کنسولی جمهوری اسلامی ایران در خارج مکلف هستند طبق بند یک نسبت به برافراشتن و پایین آوردن پرچم اقدام نمایند.

  محل اقامت سفیر و سرکنسول از قاعده پایین آوردن پرچم معاف است.

  میله پرچم هایی که در حیاط نصب می شود از لوله های فلزی تهیه می‌شود.

  الصاق پرچم بصورت های غیر افراشته و یا اضافه نمودن خطوط و اشکال اضافی بر روی پرچم اکیداً ممنوع است.

  استفاده از پرچم به صورت غیر استاندارد جایز نیست.

پ: موارد استفاده از پرچم رسمی

  اماکن دولتی و وابسته به دولت.

  مجموعه ها و میادین ورزشی صرفاً در مسابقات رسمی.

  نمایندگی های جمهوری اسلامی ایران در خارج.

  تزئین خیابان ها و میادین به هنگام جشن های ملی و سفر رؤسای کشورهای خارجی.

  افتتاح طرح های مهم دولتی.

  محل برگزاری کنفرانس‌ هائی که با حضور رئیس کشور برگزار می شود و یا کنفرانس‌های بین‌المللی.

  در تشییع جنازه رسمی.

ت: آیین استفاده از پرچم در اعیاد ملی و مذهبی

  در اعیاد رسمی، ملی و مذهبی می توان پرچم جمهوری اسلامی ایران را در محل های مناسب نصب نمود.

  فهرست اعیاد رسمی و ملی و مذهبی در تقویم رسمی کشور مشخص شده است.

  هنگام مسافرت رئیس کشور پرچم رسمی بر فراز ساختمان محل اقامت وی برافراشته خواهد شد.

ث: آیین نیمه افراشته نمودن پرچم

  در عزاداری های رسمی که فهرست آن مشخص شده است پرچم جمهوری اسلامی ایران به حالت نیمه افراشته در خواهد آمد.

هنگام اعلام عزای عمومی در یک کشور خارجی نمایندگی های دیپلماتیک و کنسولی جمهوری اسلامی ایران طبق عرف محل پرچم را به صورت نیمه افراشته در می آورند.

  در صورت فوت رئیس مأموریت دیپلماتیک و یا کنسولی جمهوری اسلامی ایران پرچم های نمایندگی به مدت یک روز نیمه افراشته می شود.

برای نیمه افراشته کردن پرچم، ابتدا می‌بایست پرچم را به طور کامل و افراشته نمود و سپس به اندازه یک چهارم ارتفاع میله پرچم آن را پایین آورد.

 ج: نصب پرچم بر روی وسائل نقلیه

در داخل کشور صرفاً اتومبیل حامل رئیس جمهوری می تواند از پرچم استفاده کند، مقامات دیگر در صورت همراهی میهمانان خارجی می توانند از پرچم رسمی استفاده نمایند.

  پرچم اتومبیل می بایست بر روی گلگیر سمت راست راننده نصب شود.

به هنگام همراهی یک سفیر خارجی به منظور تقدیم استوار نامه به رئیس جمهوری اسلامی ایران پرچم جمهوری اسلامی ایران بر روی اتومبیل حامل وی نصب می شود.

چ: موارد استفاده از پرچم اتومبیل در نمایندگی های جمهوری اسلامی ایران در خارج

  در مواردی که اتومبیل رئیس نمایندگی حامل یک مقام رسمی جمهوری اسلامی ایران در سطح وزیر باشد.

در مواقع شرکت رئیس نمایندگی در ضیافت ها و جشن های ملی کشور پذیرنده، مأموریت های دیپلماتیک و کنسولی و با سازمان های بین‌المللی.

  در جشن ۲۲ بهمن و یا ۱۲ فروردین سالگرد پیروزی انقلاب اسلامی و روز جمهوری اسلامی ایران.

  به هنگام عزیمت و یا بازگشت سفیر جمهوری اسلامی ایران از مراسم تقدیم استوار نامه به رئیس کشور طبق عرف معمول.

  در مواقع ملاقات های رسمی با مقامات عالیه کشور پذیرنده.

  در مواقع ملاقات با رؤسای مأموریت های سیاسی و کنسولی در کشور پذیرنده.

 ح: آیین استفاده از پرچم جمهوری اسلامی ایران و پرچم هیأت های میهمان جمهوری اسلامی ایران

در صورتی که رئیس یک کشور خارجی میهمان جمهوری اسلامی ایران باشد پرچم آن کشور همواره در مراسم رسمی بر پرچم جمهوری اسلامی ایران مقدم است.

  در صورت برگزاری کنفرانس های بین‌المللی در ایران تقدم الفبایی لاتین مورد استفاده قرار می‌گیرد.

خ: آیین استفاده از پرچم در نمایندگی های  جمهوری اسلامی ایران در خارج

رؤسای نمایندگی های جمهوری اسلامی ایران موظف هستند در محل کار خود از یک پرچم کوچک رومیزی و یا یک پرچم بزرگ ایستاده استفاده نمایند.

  در صورت حضور رئیس کشور پذیرنده در محل نمایندگی پرچم رئیس کشور دارای تقدم است.

در صورتی که مقرر باشد چند پرچم بر فراز دفتر نمایندگی و یا محل اقامت رئیس نمایندگی قرار گیرد پرچم جمهوری اسلامی ایران دارای تقدم است.

  تنها رؤسای نمایندگی های جمهوری اسلامی ایران می توانند در دفتر کار، محل اقامت و یا اتومبیل خود از پرچم رسمی استفاده نمایند.

 د: تقدم پرچم

  به طور اصولی پرچم همواره دارای تقدم سمت راست جایگاه است.

  در اماکن نظامی طبق آیین نامه های مربوطه از پرچم رسمی و سایر پرچم ها استفاده می‌شود.

 نکاتی که در استفاده از پرچم باید مورد لحاظ قرار گیرد

    پرچم جمهوری اسلامی ایران همواره می بایست به صورت برافراشته مورد استفاده قرار گیرد.

    برافراشتن و پایین آوردن پرچم جمهوری اسلامی ایران همواره می‌بایست به آرامی و با احترامات لازم صورت گیرد.

    نصب پرچم رسمی به صورت کتیبه یا دیوار کوب مجاز نمی باشد.

    اضافه کردن طرح ها و نقش های اضافی بر روی پرچم و یا استفاده از پرچم رسمی بر روی سایر پرچم ها مجاز نمی باشد.

    تحت هیچ شرایطی نمی بایستی پرچم رسمی بر روی زمین رها شود.

  در نگهداری پرچم همواره می بایست مراقبت نمود، پرچم همیشه باید تمیز، اطو کرده و رنگ‌های آن مشخص باشد و در جهت درست آن برافراشته شود.

    استفاده از پرچم های کهنه و رنگ و رو رفته مجاز نمی باشد.

    پرچم های فرسوده را می بایست در محلی نگهداری و در فرصت مقتضی نسبت به امحاء آن اقدام نمود.

    در میادین ورزشی و به هنگام زدن دور افتخار توسط ورزشکاران ایرانی، پرچم می بایست بوسیله ۴ نفر حمل شود.

  در نمایندگی های جمهوری اسلامی ایران در خارج می‌بایست از پرچم رسمی به خوبی مراقبت نمود و به خصوص در کشورهای مرطوب و یا آفتابی هر چند گاه نسبت به تعویض آن اقدام نمود.

    پرچم رسمی همواره بر سایر پرچم های جمهوری اسلامی ایران تقدم دارد.

ذ: آیین استفاده از پرچم در مجامع بین‌المللی

در مجامع بین‌المللی ترتیب تقدم پرچم تابع ترتیب الفبائی لاتین می‌باشد.

 بخش نهم: مبادله هدیه

    هدیه دادن و هدیه گرفتن در زندگی روزمره و در تشریفات امری معمولی است، این کار برای تحکیم مودت و تداوم دوستی و به عنوان یادبود مفید می‌باشد.

    اصولی که در هدیه دادن و هدیه گرفتن باید رعایت نمود:

   به طور معمول هدیه، باید متناسب با شؤنات فرد هدیه دهنده و هدیه گیرنده انتخاب شود.

   شایسته است وسایل شخصی نظیر عطر, ادوکلن, پیراهن و غیره را تنها به دوستان و نزدیکان هدیه داد.

   هدایای رسمی باید از صنایع دستی و تولیدات داخل کشور انتخاب گردد.

   هدایای رسمی باید به طور مناسب انتخاب و در موقع مناسب اعطا گردد.

   معمولاَ به هنگام بازدید و یا سفرهای خارجی و در اولین ملاقات هدایا بین مقامات عالی رتبه مبادله می‌شود.

   برای رؤسای کشورها و مقامات عالی رتبه می‌بایست هدیه با دقت انتخاب و حتماَ آرم کشور به نحوی بر روی آن پیش بینی شود.

   این نوع هدایا می‌بایست همراه با کارت فرد هدیه کننده ارسال و یا اعطا گردد.

   هدایا همواره می‌بایست در بسته بندی مناسب عرضه و نام کامل و عنوان فرد هدیه گیرنده بر روی آن نوشته شود.

   به هنگام مبادله هدایا, بسته بندی‌ها می‌بایست باز و در خصوص هدایا از جانب طرفین توضیحات لازم ارائه گردد.

   در صورتی که هدایا ارسال شده باشد، می‌بایست به وسیله کارت ویزیت تشکر نمود.

   هدایای فاسد شدنی نظیر خاویار می‌بایست به هنگام تحویل خاطر نشان و نگهداری آن در یخچال یادآوری گردد.

   ارسال هدیه گران قیمت برای افراد ناآشنا و به منظور انجام خدمتی خاص شایسته نیست و ممکن است به عنوان تطمیع تلقی گردد.

  اصولاَ اعطای هدیه گران قیمت به شخصیت های رسمی، روزنامه نگاران و اعضای هیأت ‌های خارجی توصیه نمی‌گردد. این اقدام همواره می‌تواند شبهه برانگیز باشد.

   هدایایی که به مقامات و شخصیت های عالی مقام اعطا می‌گردد به طور معمول در موزه نگهداری می‌شود.

همه کارهای ما نوعی ارتباط است، ارتباطات کلیه رفتارها،حرکات واشارات ماست وما هرروزبه گونه ای مختلف با یکدیگردر ارتباط هستیم واندیشه ها،احساسات

و تمایلات خود را به یکدیگرمنتقل می کنیم. ما ارتباط برقرار می کنیم :

 

–       اعتبار و احترام کسب کنیم .
–       عقاید و احساسات خود را ابراز کنیم .
–       به یکدیگرکمک کنیم و به توافق برسیم .
–       دیگران را بفریبیم وتقلب کنیم .
–       با دیگران دوست شویم و تحسین کنیم .
–       دست نیاز دراز کنیم و مبادله و معامله و تحصیل معاش کنیم .
–       اطمینان حاصل کنیم و از بحران ها جان سالم به در بریم .
–       جنگ کنیم و شکوائیه بگوییم .
–       و….

اما ارتباط ما تنها به ارتباط با افرادخلاصه نمیشود. ما با خدا ارتباط برقرارمی کنیم با خودمان ارتباط برقرارمیکنیم با مخلوقات آدمی ارتباط برقرارمی کنیم و هرلحظه می آموزیم که چگونه ارتباط برقرارکنیم وچگونه بهترارتباط برقرارکنیم زیرا مهارتهای ارتباطی آموختنی است.
پیامهای ما بواسطه آموختن ما شکل می گیرند، گاهی حتی پیامهای غیرکلامی ما آموخته می شوند و ژستها و حرکات ما بواسطه آموزش شکل می گیرد. مهارتهای چهارگانه ارتباطی یعنی نوشتن، خواندن، گفتن وشنیدن آموختنی است و آدمیان بایستی برای ارتباط کامل ترآنها را بیاموزند ودر زندگی اجتماعی به کار ببرند. یکی از بحث های اساسی تقسیم بندی ارتباطات به کلامی وغیرکلامی است واینکه بخش اعظمی ازارتباطات ما را ارتباطات غیرکلامی پوشش می دهدودراین زمینه نیزبایستی عنوان کردکه امکان کنترل وهدایت پیامهای غیرکلامی وجوددارداگرچه به سختی امکان پذیر است.دراین راستا پیامهای غیرکلامی به طورکلی چهاروظیفه به عهده دارند:
الف : تکمیل پیامهای کلامی
ب : تایید پیامهای کلامی
ج : رد پیامهای کلامی
د: جایگزینی پیامهای کلامی

اصول علمی تشریفات

 

 

انواع مراسم

۱- سمینار        ۲- سمپوزیوم            ۳- کنفرانس       ۴- کنگره          ۵- جشنواره          ۶- همایش

  ۷- گردهمایی    ۸- نشست        ۹- یادواره       ۱۰-کارگروه        ۱۱- میزگرد         ۱۲- گروه یا هیئت یا کمیسیون

 

  ۱۳- کارگاه آموزشی         ۱۴-  تجمع یا میتینگ

سمینار :

به جلساتی که به منظور مبادله اطلاعات و یادگیری نکات تازه از یکدیگر برگزار می شود ، سمینار گویند .

تعریف سمینار علمی:

به اجتماع تبادل نتایج تحقیقات فردی گروهی از دانشجویان که زیر نظر یک استاد و یا مرجع علمی به مطالعه مباحث علمی

می پردازد سمینار علمی گفته میشود .

 

سمپوزیوم :جلساتی که درآن سخنرانان متعدد نظر های کوتاه خود را درباره یک موضوع ولی از منظر های مختلف ارائه می کنند را سمپوزیوم گویند .

 

کنفرانس : در لاتین به معنای کاری را با هم و دسته جمعی به انجام رساندن . به نشست های بزرگ که در آن افراد دیدگاه های خود را درباره مسائل و مشکلات مهم ارائه می کنند و یا به کمک هم به راه حل و سیاست اجرایی واحدی در قبال یک معضل بین المللی می رسند را کنفرانس گویند .

 

کنگره : واژه کنگره در لاتین به معنای آمدن و رفتن است . کنگره به اجتماعی از سران یا مغز های متفکر گفته میشود ، که هر عضوی به نمایندگی از ایالات یا دولتی آماده باشد تا پیرامون مسائل خاص سخن گویند و تشریک مساعی کند . مانند کنگره روسای دانشگاه ها ، کنگره روان شناسان و …

جشنواره :فرصت مناسب برای جشن گرفتن . مجموعه ای از فعالیت های مرتب با حوزه رقابت ها که بیشتر در زمینه هنر به کار می رود و به صورت مرتب تکرار می شود جشنواره گویند .

همایش :همایش به نشستی که در آن نکات علمی و تخصصیارائه می شود ، به گونه ای که برای شرکت کنندگان قابل یادگیری باشد گفته میشود . همایش به جای سمینار و سمپوزیوم هم بکار می رود.

 نشست :به جلساتی که به منظور بحث درباره موضوعی خاص تشکیل می شود اطلاق می گردد .

یادواره :به نشست تجلیل و ستایش از خدمات ارزنده مفید و ماندگار افراد و چهره های شاخصی که در قید حیاط نیستند یادواره گویند.

کارگروه :به گروهی از افراد که وظیفه ویژه ای به آنها محول و متعهد می شوند مسئولیتهای خاص را انجام دهند ، کارگروه گفته میشود . مثل کمیته رسیدگی به زلزله زدگان بم و …

گروه یا کمیسیون :گروهی که از دولت یا سازمان رسمی برای رسیدگی به موضوعات خاص مأمور می شود و رسماً موظف است درباره آنها پژوهش و تحقیق کند .

کارگاه آموشی :به محل یا اجتماع افرادی که درباره طرح یا موضوعی مطالعه می کنند ، در کارگاه های آموزسی مسائل آموزشی مطرح شده و در سمینارها و کنفرانس ها مورد بحث و همفکری قرار می گیرد . را کارگاه آموزشی گویند .

 تجمع یا میتینگ :گرد هم آمدن گروهی از مردم به منظور و هدف خاص که اغلب منجر به صدور قطعنامه میشود و گاها با سخنرانی فرد یا افرادی همراه است و معمولا در موضوعات سیاسی و اجتماعی برگزار میشود ، تجمع یا میتینگ میگویند .

میز گرد :گروهی که معمولا در شرایطی مساوی قرار دارند و در محیطی دوستانه جمع میشوند و درباره موضوعی مشخص با هم گفتگو می کنند را میز گرد گویند . مباحث میزگرد منجر به بحث های آزاد نمی شود و در موضوعات علمی منسوخ شده است .

تله کنفرانس :میز گرد یا گردهمایی است که با استفاده از تجهیزات صوت و تصویر و تکنولوژی های دیجیتال و فن آوری های فضای مجازی برگزار شده ، مثلا چت بدون حضور فیزیکی افراد در محلی خاص برگزار میشود را تله کنفرانس گویند .

گردهمایی :به معنای اجتماع کردن و به جای کنفرانس و کنگره هم به کار می رود . به اجتماعی گویند که به مباحث عمومی روز  می پردازد و کمتر جنبه علمی و گستردگی کمتری دارد را گردهمایی گویند . مثل گردهمایی شورای شهر و روستا .

انواع گردهمایی ها :۱- ملی و بین المللی  ۲- علمی و غیر علمی  ۳- یک نوبتی و دوره ای  ۴- کاربردهای خاص

اهداف گردهمایی : ۱- دگرگونی عمده در شیوه های مدیریتی   ۲- استفاده بهینه و صحیح از منابع موجود .    ۳- ارائه رهیافت ها و دستاوردهای نوین تحقیقاتی .    ۴- شناسایی و بهره گیری از قابلیت ها و پتانسیل های موجود .   ۵- ارائه راهبردها و برنامه های علمی و عملی    ۶- رشد و اعتلای دانش و ارتقاء سطح آگاهی های عمومی

  اصول برگزاری گردهمایی ها : ۱– عنوان مناسب  ۲- زمان مناسب  ۳- مدیریت برنامه ریزی و هماهنگی  ۴- مکان مناسب  ۵- مدعوین  ۶- کیفیت و کمیت مقالات سخنرانی ها  ۷- ایجاد دبیرخانه  ۸- برآورد بودجه .

محدودیت های برگزاری گردهمایی : ۱- توجه به محدودیت درآمدها ، تسریع بودجه و کمبود امکانات .   ۲- نامحدود بودن نیاز ها و ضرورت و اولویت بندی آنها .   ۳- اولویت بندی در هزینه ها و موضوعات .

برنامه های گردهمایی:  ۱ – مراسم افتتاحیه    ۲- مراسم روزانه   ۳- برنامه های جانبی    ۴- مراسم اختتامیه  

 مراسم

فرایند مدیریت مراسم :   ۱- برنامه ریزی        ۲- اجرا          ۳- ارزیابی

مراحل زمانی برگزاری مراسم :

۱٫  قبل از مراسم ( برنامه ریزی ):تعریف برنامه ریزی، برنامه ریزی تفکر درباره آینده برای رسیدن به تصمیم گیری جمعی است . تصمیم گیری مبتنی بر پیش بینی که وضعیت روشنی از مقصد و یا مقاصد و چرایی و چگونگی رسیدن به آن را مشخص می نماید . مبتنی بر پیش بینی و برآورد .هنر برنامه ریزیدر بهره بروری و صرفه جویی می باشد که با کمترین امکانات بتوانیم خوب مدیریت کنیم لازمه اول برنامه ریزی داشتن اطلاعات و آمار است.

مزایا و دست آوردهای برنامه ریزی :  ۱٫ بهترین و موثر ترین راه برای صرفه جویی .  ۲٫ انتظام بخشیدن به امور. ۳- ساخت و مهار آینده.  ۴٫ استفاده به موقع و به جا از ظرفیت های نیروی انسانی .  ۵٫ پیش بینی و پیشگیری از بحران ها و مشکلات .    ۶٫ دستیابی به اهداف سازمانی .   ۷٫ ارائه راهکارهای عملی برای برطرف کردن مشکلات و موانع .    ۸٫ ترسیم عملکرد کلی سازمان و شرح وظایف و مسئولیت های آن .      ۹٫ اولویت دادن به کارها .     ۱۰٫ تقویت رفتار سازمانی .    ۱۱٫ تسهیل بر کنترل و نظارت بر فعالیت ها .

 

الزامات برنامه ریزی :  ۱٫ دانش ، اطلاعات و آمار   ۲٫ شناخت کامل از موضوع .    ۳٫ آسیب شناسی      ۴٫ توجه به نیازهای فرهنگی ، روانی و اجتماعی مخاطبان .    ۵٫ بهره گیری از نتایج نظرسنجی های ادواری برای تقویت نقاط قوت و بر طرف کردن نقاط ضعف .

اقدامات مرحله برنامه ریزی :  ۱- جمع آوری اطلاعات     ۲- جلسات تصمیم گیری و هماهنگی

۳- طراحی برنامه و چک لیست مراسم      ۴- ارسال دعوتنامه ها و انجام مکاتبات

۲٫ حین مراسم ( اجرا ):این مرحله اجرای برنامه از پیش طراحی شده میباشد که به تناسب هر مراسمی اقدامات و برنامه بر اساس چک لیست هایی که از قبل آماده و طراحی شده ، مدیریت میشود . هر آنچه که برنامه ریزی قوی تر و کاربردی تر طراحی شده باشد اجرای مراسم نیز راحت تر و کم اشتباه تر خواهد بود . مرحله اجرا از استقبال و مراسم افتتاحیه آغاز و تا مراسم اختتامیه و بدرقه ادامه دارد .

فرایند مراحل تشریفات یا اقدامات مرحله اجرا :

۱- استفبال     ۲- حمل و نقل      ۳- اسکان      ۴- پذیرایی      ۵- بدرقه

 

۳٫ بعد از مراسم ( ارزیابی ):

 ارزیابی سنجش کیفی و کمی چگونگی برگزاری مراسم است که ضمن مشخص کردن نواقص ، کاستی ها و نقاط ضعف و قوت و مورد توجه مراسم را برای برنامه ریزی بهتر و بهبود فعالیت ها در آینده نمایان می سازد .

شیوه های ارزیابی : ۱– نظرسنجی      ۲- تحلیل محتوا        ۳- تحقیق و پژوهش

اقدامات مرحله ارزیابی:۱٫ نظرسنجی     ۲٫ مستند سازی      ۳٫ تهیه و تنظیم گزارش   ۴٫ جلسه ارزیابی مراسم و تقدیر از برگزیدگان .

مدیریت تشریفات 

  جلسه

 جلسه را می توان گردهمایی دو نفر یا بیشتر از کسانی تعریف کرد که دارای هدف های مشترک هستند و ارتباطات ( شفاهی یا کتبی ) را وسیله اصلی نیل به اهداف قرار می دهند.جلسات شورای مدیران ، جلسات پرسشی و پاسخ مدیران و کارکنان یا مشتریان ،مصاحبه مطبوعاتی     

انواع جلسات:دو گروه اصلی جلسات تصمیم سازی (جلسات کارشناسان سازمان ها )و جلسات تصمیم گیری (جلسات مدیران ارشد سازمان)

۳- وظایف مسئول و تیم تشریفات چند مرحله است ، برای هر مرحله۵ مورد را بنویسید ؟

الف) درزمان آماده شدن برای یک جلسه :۱ – هدف از تشکیل جلسه و تعداد و سطح شرکت کنندگان را بداند  ۲- زمان آغاز و پایان جلسه راتعیین و به اطلاع دبیر یا رئیس جلسه برساند. ۳- اگر به افراد خاص مطلعی نیاز است آنان را دعوت کرده و برای جلسه آماده کند   ۴- تجهیزات کاری ضروری را تهیه کند(مثلا کاغذ ،‌برگه گزارش… ) ۵- برگزاری جلسه را درتاریخ و ساعتی پیش بینی کند که شرکت کنندگان در دسترس باشند.

 ب) در خلال جلسه :۱–  از رفت و آمد زائد به جلسه خودداری شود.      ۲- پذیرایی به موقع باید انجام شود.      ۳- گوش به فرمان میهمانان باشید و به اشاره ها توجه نشان دهید.۳- چشم به ساعت داشته باشد(مدیریت زمان جلسات).      ۴-برای جمع بندی به مدیر جلسه کمک کند۵- صورتجلسه را به طور حرفه ای تنظیم کند.

ج) بعد از جلسه :امکانات رفت و آمد میهمانان را در نظر داشته باشد.۲- دقت کنید وسایل میهمانان جانمانده باشد۳- از انجام کاری که قرار است پیش از تشکیل جلسه آینده انجام شود و ضرورت دارد مطمئن شود ۴- نسخه ایی از صورتجلسه تنظیمی و امضاء شده را به اعضا بدهد.

صورتجلسه

تعریف صورتجلسه

 به سند یا نوشته ایی گفته می شود که در بردارنده مطالب مطروحه ،گفته گو ها و یا تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد.به عبارتی دیگر صورتجلسه گزارش تصمیمات یک جلسه رسمی به صورت نوشتار حقوقی است.

 

ارکان یا ساختار صورتجلسه

مقدمات: عنوان صورتجلسه ، شماره جلسه ،‌دستور جلسه ، زمان برگزاری جلسه ، مکان برگزاری جلسه ، شرکت کنندگان جلسه

بدنه صورتجلسه

تصمیمات ، مجریان ، مشمولان تصمیمات ،تاریخ شروع و اتمام اقدامات
مأخرات : زمان جلسه بعدی ، مکان جلسه بعدی ، موضوع جلسه بعدی ،امضاء ها ، رونوشت ها ، پیوست ها

 

موخرات صورت جلسه

– زمان جلسه ی بعدی

– مکان جلسه ی بعدی

– موضوع جلسه ی بعدی

– امضاها، رو نوشت ها،پیوست ها

نمایشگاه

 نمایشگاه محل یا مکانی است که در آن برخی یا گروهی از محصولات و آثاری که خصلت دیداری دارند برای هدف های خاصی در معرض مشاهده و قضاوت مخاطبان آن گروه هدف گذاشته می شود.

انواع نمایشگاه:  الف) انواع نمایشگاه از نظر تنوع موضوع :نمایشگاه های ‌عکس ،‌کالاهای شرکت ، نوآوری کارکنان ، برنامه های جدید شرکت ، آثار هنرمندان ،کتاب ، تکنولوژی های نوین ، افتتاحیه ، اختتامیه ،‌مجازی مثل اینترنتی موزه ها   ب) انواع نمایشگاه بر حسب پوشش جغرافیایی :نمایشگاههای محلی ، منطقه ای ، ملی ، بین المللی  انواع نمایشگاه از نظر مدت زمان برگزاری : نمایشگاه موقت بین ۲۰ روز تا شش ماه – نمایشگاه دائمی     د)انواع نمایشگاهها از نظر هدف :نمایشگاه تجارتی    ه) انواع نمایشگاهها از نظر تنوع کالا :نمایشگاه عمومی – نمایشگاه تخصصی     و) انواع نمایشگاه از نظر محتوا :نمایشگاه عمومی که جهت معرفی انواع کالاهای مصرفی ، واسطه و سرمایه ای و خدمات و تکنولوژی برگزار می شود- نمایشگاه تخصصی که جهت معرفی کالاهای خاص  – نمایشگاه اختصاصی برای معرفی محصولات یا خدمات یک کشور در یک بازار خاص برگزار می شود- نمایشگاه اکسپو که جهت بیان ایده ها ، تکنولوژی جدید و نمایش توانمندی ها برگزار می شود – نمایشگاه عرضه مستقیم که جهت جبران نارسایی سیستم توزیع برگزار می شود.

دلایل برگزاری نمایشگاه:۱-توسعه ارتباط مستقیم خریدار و تولید کننده  ۲- تبادل نظر با متخصصان ۳- گردآوری نظرات مشتریان به طور مستقیم ۴- معرفی محصولات جدید ۵- بازاریابی مقرون به صرفه

هزینه های نمایشگاه:هزینه های مستقیم – هزینه های غیر مستقیم – هزینه های تبلیغاتی

منابع مورد نیاز نمایشگاه :  منابع انسانی ( طراح ، مدیر غرفه و …) – منابع مالی (اجاره محل نمایشگاه و…) – منابع مادی (میز و صندلی و تلفن و…)

مراحل مدیریت نمایشگاه:قبل از برگزاری نمایشگاه شامل : دعوت از مشتریان و مخاطبان مورد نظر ،‌تدارک و برنامه ریزی ،غرفه آرایی و …     در طول نمایشگاه شامل : پاسخگویی به مراجعه کنندگان ،‌توزیع بروشور و کارت های ویزیت ، تکمیل پرسش نامه نمایشگاه و…    پس از نمایشگاه شامل : تدوین گزارش نمایشگاه ، تدارک برای نمایشگاه بعدی و …

بازدید

دیدار از افراد ، ‌محیط ها و آشنایی با فرهنگ ها تا آشنایی افراد و گروهها با هم که به تبادلات علمی ، اجتماعی و‌اقتصادی بیانجامد را بازدید می گویند.

انواع بازدید : فردی و گروهی

 

برنامه ریزی بازدید :اطلاع رسانی دقیق بازدیدکنندگان – پیشبینی راهنمایان مجرب و آموزش دیده و…

 

 اجرای بازدید :تهیه بروشور پروژه ، سی دی ، معرفی سایت و…

 

ارزیابی بازدید :ارزشیابی ، مستند سازی

کنفرانس مطبوعاتی

مدیریت کنفرانس خبری یکی از اصلی ترین وظایف روابط عمومی هاست.

در این گونه کنفرانس ها تعدادی  جوابگوی خبرنگاران هستند و به پرسش های آنان پاسخ میدهند و یکی از آزاد ترین مصاحبه هاست.

بهترین زمان برگزاری کنفرانس ها اوایل و اواسط هفته و ساعت ۱۰ صبح میباشد چرا که اخبار می تواند موضوعات مهم را به اطلاع عموم برساند.

برای مدیریت کنفرانس خبری باید قبل از برگزاری مطالبی پیرامون ان بحث جمع اوری کنیم تا در کنفرانس حرفی برای زدن داشته باشیم و تهیه ی دعوت نامه و بروشور  و امادگی سالن برگزاری و ….

هنگام برگزاری کارهایی از قبیل فیلم برداری ، عکس برداری ، صدا برداری و راهنمایی خبرنگاران به محل کنفرانس و معرف مصاحبه شونده.

و بعد از برگزاری تهیه ی بریده جراید ،تشکر کتبی و تهیی گزارش تصویری از کنفرانس را داریم.

 

واژه شناسی

 کلمه تشریفات  از ریشه شرف و مصدر تشریف می آید، شرف در زبان عرب، به معنی مجد و بزرگی است و بنا بر فرمایش حضرت امام حسن مجتبی (ع): «شرف؛ یعنی احترام به قوم و قبیله و دیگران.»

در فارسی کلمه تشریفات از معادل انگلیسیProtocol گرفته شده است. کلمه پروتکل از ریشه لاتین آن Protocollum مشتق شده و به معنای کتابی است که مدارک عمومی در آن ثبت می‌شود و در دیپلماسی به معنای ثبت پیش نویس کنفرانس‌ها نیز بکار برده شده است. هم چنین به مفهوم شیوه‌ها و روش هایی است که وزارت امور خارجه می‌بایست در مکاتبات رعایت نماید و به پیش نویس مدارک دیپلماتیک شامل موافقت نامه‌ها، قراردادها، مقاوله نامه‌ها و اعلامیه‌ها نیز اطلاق شده است.

پروتکل، اشکال، مراسم و آدابی است که وسیله دیپلمات ها و روسای کشورها باید رعایت شود، همچنین نسخه اول هر قرارداد قبل از تصویب و یا پیش نویس مقدماتی هر سندی پروتکل خوانده می‌شود.

Etiquette یا Manner عبارت است از طرز برخورد اشخاص با یکدیگر در زندگی روزمره، که در فارسی معادل ادب یا نزاکت تعبیر می‌شود، در حالیکه تشریفات Protocol و یا Ceremonial مقررات و رسومی است که در روابط رسمی بین افرادی خاص و روی سوابق و اصولی ایجاد شده است.

تعریف تشریفات

 مجموعه ای از آداب شامل:    حسن سلوک (رفتارهای پسندیده اختیاری مانند تقدم در سلام، رعایت احترام دیگران، خوش خلقی و خوش بیانی)،    نزاکت (رفتارهای اجباری مانند انضباظ نظامی، احترام به قوانین و آیین نامه ها)،   و رعایت ترتیبات، قوانین، مقررات و کنوانسیونهای داخلی و بین‌المللی است؛

 تعریف جامع تر از تشریفات:مجموعه آداب و رسوم، مقررات و قوانینی که در مراسم رسمی بین افراد و اعضای هیات‌های دیپلماتیک، وزارت امور خارجه، دولت ها و در کنفرانس‌ها و مجامع بین‌المللی معمول می‌باشد تشریفات یا Protocol گفته می‌شود.

 

رفتار با نزاکت:نزاکت یا ETIQUETTE عبارتست از طرز برخورد افراد با یکدیگر در زندگی روزمره. بعضی از رفتارها از حدود مرزها گذشته و به عنوان یک نزاکت بین‌المللی مورد قبول قرار گرفته است و تقریباً به صورت مشابهی در جامعه بین‌المللی رعایت می‌شود، مجموعه این رفتارها تحت عنوان کد رفتار بین‌المللی معرفی شده است.

 مثال:رعایت ترتیبات خاص ترخیص کالا در گمرکات که به تشریفات گمرکی معروف است تا نحوه رفتار با نمایندگان سیاسی و کنسولی سایر کشورها، و سبک متعارف کار در سازمانهای بین‌المللی مانند طریقه ثبت نام، نظردادن در جلسات و نحوه ابراز مخالفت و یا همکاری با نمایندگان سایر کشورها در خصوص قطعنامه هاست.

پوشیدن لباس رسمی، آراسته بودن، ایستاده صرف غذا نمودن، تظاهر به خوشحالی و یا تظاهر به غمگین بودن، دوستی های ناخواسته، رعایت تقدم در تشریفات همگی ممکن است مغایر با خواسته‌های شخصی ما باشد، ولی به خاطر پیشبرد اهداف سازمانی ناگزیر به انجام آن هستیم.عواقب عدم رعایت تشریفات که مورد قبول جامعه بین‌المللی است باعث طرد شدن از جامعه بین‌المللی می‌شود.

تشریفات ایرانی

 اما تشریفاتی که امروزه در ایران از آن سخن می رود، با اسراف، تبذیر، تجملات و اشرافی‌گری در تضاد است که بر اساس آیات کریمه قرآن، « خداوند، مسرفین را دوست نمی دارد» و «مبذرین؛ برادران شیاطین هستند.» این تشریفات که مبتنی بر آیات قرآن کریم، سیره و فرمایشات رسول مکرم اسلام(ص) و ائمه اطهار(ع) می باشد، حفظ شئون ایرانی مسلمان را در سرلوحه اصول خود قرارداده است، نه بر تجملات و ملک و ثروت و یا انواع غذاهایی که در مهمانی ها روی میز قرار می‌گیرد. ضمنا تشریفات ناب را با قناعت تضاد و خصومت نیست که رعایت قناعت در تشریفات اسلامی یک اصل است.

با توجه به آیه ی  قرآن کریم در سوره ی  آل عمران و خداوند به حضرت محمد می فرماید: مرحمت خدا تو را با خلق مهربان و خوشخوی گردانید و اگر تند خو و سخت بودی مردم از تو  متفرق می شدند پس ایشان را عفو نموده و بر ایشان طلب مغفرت کن.

تشریفات به معنای تجمل گرایی:تشریفات به معنای تجمل گرایی و تجمل پرستی نیست بلکه به معنای نظم دهی و نظم بخشی  در یک سازمان است.تشریفات رعایت یک سری قوانین رفتاری است که نه تنها توسط نمایندگان یک کشور بلکه توسط نمایندگان نظام های مختلف رعایت می شود و متناسب  با آداب و رسوم یک کشور تغییراتی در اجرای آن به عمل می آید.

تشریفات در سایر کشورها:در سایر کشورهای نیز علاوه بر صدها کتاب با عناوین حسن سلوک، رفتار پسندیده، و آدابی چون خوردن و نوشیدن و سفر و سخن گفتن و سخنرانی کردن و قس علی هذا، هزاران هزار پایگاه اینترنتی نیز با عنوان های گوناگون به شرح و بسط موضوعات مرتبط با تشریفات می پردازند و چیزی که در آنها کمتر به چشم می خورد، بحث درباره اسراف و تجملات است. زیرا در خارج از ایران نیز عموما و غالباً مبانی تشریفات، ساده تر شده است. اما در هیچکدام از آنها مطالبی در تحقیر و تکذیب اصالت انسان و رد و انکار زندگی و زیبایی نیست. البته آنها برای هر کاری آدابی نوشته و می گویند که برخی از آنها به دلیل تضاد با اعتقادات دینی و یا ارزشهای انقلابی ما، اساساً در تشریفات ما مطرح نیست.

 اصول تشریفات

۱-              رفتار بیشتر از گفتار مورد توجه قرار می گیرد.

۲- لبخند موثرترین عمل غیر کلامی است که مهمان یا مشتری در اولین برخورد نظرش جلب استقبال گرم شما میشود.

۲-   مسیر حمل و نقل مسافرین : اگر شما میهمانان یا تور هتل خود را در هنگام رفت و امد از مسیر هایی زیبا و به یاد ماندنی عبور دهید باعث رضایت بیشتر آنان می شود و می فهمند که شما برای آنها ارزش قائل بوده اید و بیشتر جلب هتل شما می شوند.

۳-   نیاز میهمانان به احترام یک نیاز مشترک و نیاز آنان به خدمات یک نیاز متفاوت است .این به ایم معناست که همه ی مشتریان نیاز به احترام دارن و همگی یکسانند اما در مقابل هر مشتری فقط یک مشتری است به ویژگی های منحصر به فرد خودش.

۴-   در پذیرایی سلیقه ی میهمان نسبت به سلیقه ی میزبان ارجحیت دارد.

۵-   قضاوت میهمانان بر اساس دیده هاست و ظاهر محیط و میزبانان. آنان از روی ظاهر هتل یک تعریف ساده در ذهن خود تداعی می کنند و این ظاهر همیشه یادشان خواهد ماند پس برای جلب مشتری باید حفظ ظاهر کنیم در مقابل رعایت همه ی اصول اخلاقی و …

۶-   توجه کردن به انتقادات و پیشنهادات مشتریان باعث کاهش نارضایتی خواهد شد.در یک تعریف ساده ارتباطات کوتاه مدت را با سلام کردن و بلند مدت را با گوش کردن مدیریت کنید.

۷-   قضاوت را به عهده ی مشتریان بگذارید و خود را برای انتقاد اماده کنید.

۸-   شرایطی فراهم کنید تا میهمانان خود را حفظ کنید و آنان بار ها و بار ها به شما مراجه کنند چرا که جلب مشتری جدید نیازمند هزینه است در صورتی که حفظ مشتریان قدیمی این هزینه را کاهش میدهد و از دست دادان یک مشتری قدیمی برابر با از دست دادن ۱۰۰ مشتری است و انتخاب مشتری دائمی تنها شرط بقای یک سازمان است.

۹-   میهمانان را با خاطره ای شیرین بدرقه کنید.

اصول کاربردی تشریفات

۱-              تقسیم وظایف میزبان: برای هر کاری یک مسئول بگذاریم تا خطا ها در اجرای کار کاهش یابد و وظایف هر یک را برایشان شفاف کنیم.

۲-              زمان بندی: با توجه به زمان اجرای هر برنامه و در نظر گرفتن جدول زمان بندی اجرای تشریفات اسان تر می شود و همه می دانند که در ساعت فلان چه اقدامی باید انجام شود و حتی جایگزین هایی نیز برای انها انتخاب می کنیم که در صورت تغییرات ناگهانی با مشکل مواجه نشویم.

۳-              مخاطب محوری:توجه به سلایق و علایق میهمانان در تمامی مراحل تشریفات و به خصوص در مراحل اسکان و پذیرایی اهمیت دارد.

۴-              تواضع میزبان:همواره باید نسبت به میهمانان متواضع بود و این تواضع برای همه یکسان باشد و در یک کل÷ام تواضع را نباید جایگزین تبعیض کرد.

۵-              تقدم میهمان بر میزبان:در تمتمی مراحا پنج گانه میهمانان بر میزبانان مقدم هستند چه در پذیرایی چه در نشستن.

۶-              اطلاع رسانی دقیق:اطلاع رسانی به میهمان در مورد برنامه های اجرایی به او احساس آرامش میدهد و همچنین سلایق و علایق ان ها را میتوان شناسایی کرد.

۷-              ایمنی:ایمنی جانی و روانی میهمانان مهمترین اهمیت ÷را در بین اصول نقره ای دارد و احساس امنیت د رمحل سکونت بیشترین ارزش را داراست میزبان باید در مقابل حوادث احتمالی جان میهمان را تضمین کند با ارائه ی نقشه ی پله های اضطراری یا مطمئن شدن و چک کردن از مکان های خطر ساز  همانند نرده های جلوی بالکن و…

۸-              کنترل پارازیت:کنترل رفت و امدها که در حین برگزاری مراسم باعث لطمه خوردن به آن نشود و کنترل صدا و مدیریت سکوت که حائز اهمیت هستند.

۹-              ارزیابی کار و نظرخواهی از میهمان:برای شناخت عیوب و نواقص کار در انتهای مراسم یا پایان یافتن دوره ی حضور میهمان باید ارزیابی

انجام شود و اظهار نظرهای میهمانان می تواند برآوردی از چگونگی انجام و مدیریت کار مد نظر قرار گیرد.

ویژگی‌های تشریفات

معیارهای موجود تشریفاتی حاصل روند جدیدی از همکاری های متقابل بین افراد، جوامع و ملت‌ها در طی قرون می‌باشد.

معیارها و اصول تشریفاتی قدیمی هستند و در طی سال های متمادی به لحاظ مقتضیات و شرایط زمان و مکان دستخوش تغییر و تحول شده‌اند.

ملت‌ها و جوامع متناسب با ساختار اجتماعی و فرهنگی خود تغییراتی را در آن ایجاد و به آن رنگ ملی داده‌اند. بسیاری از این آداب و رسوم با آداب و

رسوم متداول در میان مردم عادی مشابه است و در زندگی روزمره به آن عمل می‌شود.

 در جامعه بین‌المللی این اصول عمدتاً از آداب و رسوم و سنت های اروپایی سرچشمه گرفته شده است، ولی با اندکی توجه می توان ریشه های آن

را در بین ملت های قدیمی آسیایی نیز مشاهده نمود.

  در جامعه بین‌المللی رعایت اصول تشریفاتی از اهمیت بیشتری برخوردار است و عدم رعایت آن بعضاً با عکس‌العمل نمایندگان کشورها مواجه

می‌شود.

   رعایت اصول تشریفاتی مطلق نیست و رعایت آن بعضاً تابع زمان و مکان و شرایط جغرافیایی است.

  کانون طلایی تشریفات

احترام یکی از نیازهای بشر است که در مراودات رسمی به عنوان تشریفات از آن یاد می‌شود. خوش اخلاقی، ادب و نظم از نشانه‌های احترام است. احترام وقتی موردپسند است که از عمق وجود انسان باشد. با این اوصاف تشریفات نیز باید با اعتقاد و با انگیزه و از عمق وجود انسان باشد. احترام گذاشتن مسئولیتی همه وقتی، همه کسی و همه جایی است.

همه وقتی: احترام گذاشتن به دیگران در همه زمانها الزامی است و محدودیت زمانی ندارد و شب و روز نمی‌شناسد و همیشه باید با خوشرویی با دیگران رفتار کنیم.

همه کسی: احترام گذاشتن به هر فردی الزامی است و براساس ویژگی‌های فردی محدودیت ندارد. یعنی به سن، جنس، سواد، مقام، رتبه و طبقه اقتصادی و اجتماعی افراد ارتباطی ندارد.

همه جایی: احترام گذاشتن به دیگران در همه جا الزامی است و محدودیت مکانی ندارد. پس احترام محدود به خانواده، همکاران در اداره، دوستان در دانشگاه و … نیست.

اصول رفتاری

الف. چگونگی وضع ظاهری:ظاهر آراسته و رفتار متین مشخصه تشریفات است. پاکیزگی و آراسته بودن همواره در زندگی روزمره و در عرف مورد تاکید بوده و در احادیث مذهبی نیز رعایت آن توصیه شده است. رعایت تناسب در پوشیدن لباس، کت و شلوار پیراهن و کفش و جوراب و انتخاب رنگ های مناسب همواره سفارش شده است.اجتناب از پوشیدن لباس‌های رنگی و پر نقش و نگار و خیلی روشن در محافل رسمی. کت و شلوار و پیراهن همواره باید تمیز،اتو زده و بدون لک باشد و کفش‌ها واکس زده، براق و پاشنه‌ها کج نباشد.   مرتب بودن آرایش سر و صورت و اجتناب از ژولیدگی خصوصیت شرکت در مجالس رسمی و غیر رسمی است. انتخاب لباس باید با رعایت مقتضیات فصل بوده و مندرس نباشد.پوشیدن کفش‌های تمیز، واکس زده و متناسب با رنگ لباس. عدم ظاهر شدن در ملاء عام با لباس های داخل منزل نظیر دمپایی، پیژامه و یا لباس خواب. ظاهر آراسته مورد توجه اطرافیان است و می‌تواند مبنای قضاوت مثبت در مورد ما شود.

 ب. چگونگی رفتار در معابر عمومی:رعایت نکات زیر به هنگام عبور و مرور در معابر عمومی ضروری است:   – در معابر عمومی باید متین و آرام راه رفت و رفتار ما توأم با ادب و نزاکت باشد.    – همواره باید از سمت راست حرکت کرد.   – اگر به هنگام راه رفتن برای کسی مزاحمت فراهم کردید حتماً می بایست عذرخواهی نمود.   – ر مقابل خدمتی که به ما ارائه می شود حتماً یاید سپاسگزاری نمود.    –  به رهگذران نباید به حالت خیره نگاه کرد و با انگشت نباید به افراد یا اشیاء اشاره کرد.   – ز انداختن آب دهان و زباله در معابر می بایست خودداری نمود.   – در ملأ عام حتی‌المقدور باید از کشیدن سیگار خودداری کرد.    – در صف اتوبوس، مترو، بانک و پستخانه می بایست نوبت را رعایت کرد، و در محیط های خارجی بسرعت باید خود را با مقررات مربوطه در محل هماهنگ نمود.  – در سفر، باید لباس مناسب سفر پوشید.  – در سفر با قطار و یا اتوبوس های بین شهری بدون ضرورت نباید پنجره را باز و بسته نمود.   – در کشورهای خارجی قوانین و مقررات محل را باید رعایت نمود.     – در سفرهای خارجی از اماکن ممنوعه نبایدعکسبرداری نمود  و به تابلوهای عکسبرداری ممنوع باید توجه کرد.

 

پ. نحوه معرفی و آشنایی

برای آشنا شدن و یا معرفی خود به دیگران باید با نام و نام خانوادگی خود را معرفی کرد.

افراد دون پایه از لحاظ اداری می بایست خود را به مقامات بالاتر معرفی ‌کنند.

در یک جمع، فرد تازه وارد خود را به افراد حاضر در مجلس معرفی می‌کند و یا میزبان واسطه معرفی فرد تازه وارد به بقیه می‌شود.  

در عرف معمول نیست دو نفر را با یکدیگر مواجه نمود و بدون معرفی آنان از آنها بخواهیم با یکدیگر آشنا شوند.

  فردی که دید وارد میهمانی شده و میهمانان هر یک در جای خود مستقر شده‌اند، کافی است با میزبان دست داده و با بقیه با علامت سر سلام و احوال پرسی نماید.

   به هنگام معرفی و آشنایی با افراد، نباید دست ما در جیب باشد و توجه ما به اطراف باشد.

  به عنوان میزبان و به هنگام استقبال و بدرقه باید با میهمانان دست داد و به آنها تبسم نمود و نام آن ها را بخاطر سپرد و به آنها توجه نمود.

   در معرفی فرزندان باید از نام کوچک آنها استفاده نمود.

   به هنگام استقبال و بدرقه از میهمانان بخصوص افراد مسن باید از جای خود برخاست.

   همواره می بایست از ضمیر (شما) برای مورد خطاب قرار دادن افراد استفاده نمود. و لو این که با فردی صمیمی هستیم، نباید در یک جمع رسمی

وی را با اسم کوچک و یا ضمیر تو مورد خطاب قرار داد. در مورد شخصیت های رسمی بدون ذکر نام می بایست آن ها را مورد خطاب قرار داد. به طور

مثال: آقای رئیس جمهور، آقای نخست وزیر یا عالیجناب، والا حضرت، جناب سرهنگ.

 ت. مهارت های رفتاری 

اشراف به آداب اجتماعی محل بخصوص کشورهای خارجی حائز اهمیت است.

استفاده از عبارت های مودبانه بهنگام آشنایی، دیدارهای روزانه و خداحافظی شرط ادب و نزاکت است مانند از دیدار شما خوشحالم، صبح شما بخیر، روز بخیر، روز خوبی داشته باشید، بعدازظهر شما بخیر، خداحافظ، شب بخیر.

در مقابل هر خدمتی که به ما ارائه می شود ولو کوچک باید بنحو مقتضی تشکر نمود و از عبارتهای مودبانه مربوطه استفاده نمود. درب های ورودی و یا خروجی را باید برای نفر بعدی نگاه داشت و در مقابل چنین خدمتی باید متقابلاً تشکر نمود. وپشت سر خود نباید درب را محکم بست و یا بهم زد.

به هنگام ترک منزل باید سر و وضع را مرتب نمود، انجام این امر در ملاء عام جایز نیست. در ملأ عام نباید با صدای بلند صحبت کرد و یا افراد را با آواز بلند صدا نمود. طبق عرف محل، در ساعات استراحت نباید برای دیگران ایجاد مزاحمت نمود. در معاشرت با خارجیان، طبق عرف محل می بایست مهارت های رفتاری را بکار برد.

به صحبت های دیگران باید توجه نمود و نباید به افراد بی اعتنایی نمود. نباید کلام افراد را بدون دلیل قطع نمود و چنانچه ما اداره جلسه ای را بعهده داریم، باید به هم فرصت صحبت کردن را بدهیم.

در یک جمع عمومی در گوشی صحبت کردن جایز نیست. یک جلسه رسمی را نباید بدون دلیل ترک نمود و برای شرکت در یک جلسه طولانی باید خود را آماده نمود.

مزاح کردن و بیان لطیفه می‌بایست متناسب با جمع باشد و بموقع انتخاب شود. به محض آشنا شدن با افراد جدید نباید خود را زیاد صمیمی نشان داد و آنها را با ضمیر تو مورد خطاب قرار داد.

سرفه کردن، عطسه نمودن و یا دهن دره کردن در ملاء عام و بخصوص در جلسات رسمی شایسته نیست و باید آنرا بطور نامحسوس انجام داد و در مقابل این اعمال نیز نباید عکس‌العمل ناشایست نشان داد.

 اصول معمول در برگزاری میهمانی‌ها

 الف. انتخاب مناسبت برای برگزاری میهمانی:برای برگزاری هر میهمانی لازم است مناسبتی یافته شود و با قید این مناسبت در کارت دعوت، میهمانان دعوت شوند، در میهمانی های عادی و شخصی این مناسبت می توانند سالگرد تولد، ازدواج، بازگشت از سفر و یا رویدادهای شاد دیگر باشد و یا در میهمانی های رسمی برگزاری جشن های ملی و  مذهبی باشد.

نکته مهم در برگزاری هر میهمانی دقت در عدم تلاقی این مناسبت با مناسبت های دیگر است، در غیر این صورت ممکن است در یک روز یا شب مدعوین به طور همزمان به دو یا چند میهمانی مختلف دعوت شده باشند که در این صورت ناگزیر خواهند بود یا یکی از دو میهمانی را انتخاب کنند و یا بمنظور رفع تکلیف به هر دو میهمانی سر بزنند که در هر دو صورت هر دو میهمانی از رونق خواهد افتاد.

 ب. تهیه فهرست میهمانان:قبل از برگزاری میهمانی می بایستی فهرستی از میهمانان را تهیه و جهت آنان کارت دعوت ارسال شود، انتخاب میهمانان بخصوص در ضیافت های رسمی حائز کمال اهمیت است و می باید جمعی را گرد هم آورد که سنخیتی بین آنها وجود داشته باشد، بخصوص در ضیافت های نشسته که مدعوین مدتی را می بایست در میهمانی حضور داشته باشند و ناگزیر  از بحث و مذاکره و ایجاد ارتباط با یکدیگر هستند. این نکته بخصوص در صورت حضور مقامات رسمی و یا هیات های دیپلماتیک می بایست بیشتر مورد توجه قرار گیرد.

 پ. انتخاب نوع پذیرایی:  نوع پذیرایی معمولاً با توجه به مناسبت و تعداد مدعوین و محل برگزاری میهمانی انتخاب می شود، چنانچه تعداد مدعوین محدود باشد می توان آن را بصورت نشسته برگزار نمود و چنانچه این گر دهم آیی دارای ویژگی رسمی و یا اداری است می تواند در ساعات ناهار و به صورت نشسته بر پا گردد و چنانچه تعداد مدعوین زیاد باشد نوع پذیرایی باید بصورت بوفه و ایستاده برگزار گردد. یقیناً چنانچه میهمانی به افتخار رئیس کشور باشد می‌بایست بصورت نشسته و معمولاً در شب برگزار شود، در هر حال نوع پذیرایی از قبل می بایست مشخص و در کارت دعوت به اطلاع میهمانان برسد.

 ت. انتخاب محل مناسب برای پذیرایی:  انتخاب محل مناسب نیز یکی از ضروریات میهمانی است و باید متناسب با تعداد میهمانان و نوع پذیرایی محل مربوطه را انتخاب نمود و در کارت دعوت نشانی و حتی المقدور کروکی (نقشه) محل را نیز ضمیمه نمود.

سفارتخانه‌ها و سرکنسول گرهای خارجی معمولاً ترجیح می دهند در صورت در اختیار داشتن محل مناسب میهمانی های خود را در محل اقامت سفیر یا سر کنسول برگزار نمایند که در اینصورت در چنین محلی انتظار می رود نمونه‌هایی از صنایع دستی را در معرض دید قرار دهند و حتماً با غذاهای محلی خود از مدعوین پذیرایی نمایند.در هر صورت نکته مهم اینست که محل میهمانی می بایست با تعداد میهمانان تناسب داشته باشد، بنحوی که ماموران پذیرایی بتوانند به راحتی تردد نموده و از میهمانان پذیرایی نمایند، در درب ورودی نیز ترتیباتی اتخاذ شود که میهمانان مورد استقبال قرار گرفته و در صورت داشتن پالتو، بارانی و یا کلاه جای مناسبی برای نگهداری و تحویل آن در نظر گرفته شود.چنان چه محل مناسبی برای برگزاری میهمانی در اختیار میزبان نیست، بهتر است این میهمانی در سالن هتل‌ها و یا اماکن پذیرایی برگزار شود.  

ث. تهیه کارت دعوت و رعایت اصول لازم در تهیه و ارسال دعوت نامه:در میهمانی‌های غیر رسمی و دوستانه، دعوت از مدعوین می‌تواند بوسیله تلفن و یا حضوری صورت گیرد ولی در میهمانی‌های رسمی، بخصوص در مواردی که هیات های دیپلماتیک دعوت می‌شوند حتما باید دعوت نامه ارسال شود.  در صورتی که میهمانی به صورت نشسته باشد حتما در ذیل دعوت نامه عبارت R.S.V.P که به مفهوم لطفا ‌پاسخ دهید می‌باشد قید گردد، ضمن اینکه معمولاً مراتب شرکت مدعوین بوسیله تلفن و سپس کارت دعوت ارسال می‌گردد.  در صورتی که میهمانی بصورت کوکتل و یا بوفه اداره می‌شود تنها در ذیل دعوت نامه عبارت Regret only نوشته می‌شود که مفهوم این است که در صورت عدم شرکت مراتب را اطلاع دهید معمولا در کارت دعوت اسم میزبان و همسر وی، مناسبت میهمانی و تاریخ، ساعت و محل برگزاری ضیافت قید می‌گردد.  شایسته است دعوت نامه یک تا دو هفته قبل ارسال گردد و در مورد میهمانی های روز ملی با توجه به تعدد اینگونه میهمانی‌ها خوب است کارت دعوت یک ماه جلوتر ارسال گردد.  در بسیاری کشورها می‌توان کارت دعوت را با پست ارسال نمود، ولی در بعضی از کشورها که کار آمد بودن پست مورد تردید است.

 ج. تنظیم فهرست غذا:فهرست غذا (منو) با توجه به فرهنگ و سنن غذایی میزبان و با عنایت به موجود بودن مواد غذایی در طی فصول مختلف انتخاب می‌شود. در صورتی که میهمانی بصورت نشسته و رسمی باشد فهرست غذاهایی که سرو می‌شود معمولاً بر روی کارت منو (فهرست غذا) نوشته و ترتیبات سرو آن مشخص می‌گردد آن چه در فهرست غذا می‌بایست لحاظ شود بخصوص در میهمانی‌های رسمی رعایت تنوع است تا در صورتی که بدلایلی فردی غذاهای دریایی یا گوشت قرمز را مطابق میل خود نیافت بتواند از غذاهای دیگر استفاده نماید.

چگونگی پذیرش، استقبال و هدایت میهمانان:چنانچه میهمانی بصورت نشسته باشد معمولاً میزبان محلی را برای پذیرش میهمانان در نظر می‌گیرد و در این محل با نوشیدنی از میهمانان پذیرایی و پس از گذشتن ۳۰ دقیقه از شروع میهمانی، مدعوین را به اطاق غذاخوری هدایت می‌کند.

  چنان چه میهمانی بصورت بوفه و ایستاده باشد نیز معمولاً محلی برای پذیرش میهمانان در نظر گرفته می‌شود و بوسیله نوشابه یا غذاهای کوکتل از مدعوین پذیرایی و پس از گذشتن ۳۰ تا ۴۵ دقیقه از شروع میهمانی سرپوش غذاهایی که بر روی میز بوفه چیده شده است برداشته می‌شود و در واقع با برداشتن سرپوش غذاها توسط ماموران پذیرایی می توان به میز بوفه نزدیک شد.

  در هر دو نوع پذیرایی معمولاً میزبان به اتفاق همسر خود در درب ورودی محل برگزاری میهمانی مستقر بوده و از میهمانان استقبال و یا آنها را بدرقه می‌نماید.  بعضی از میهمانی‌ها بدون حضور بانوان برگزار می‌شود که در اینصورت مراتب در کارت دعوت قید می‌شود

 ح. نحوه خداحافظی و بدرقه میهمانان:میزبان و در صورت مختلط بودن میهمانی، همسر وی در مقابل درب خروجی با میهمانان خداحافظی نموده و از حضور آنها در میهمانی قدردانی می‌کنند.   مدعوین نیز از موفقیت آمیز بودن میهمانی یاد نموده و متقابلاً از میزبان و همسر وی تشکر می‌کنند.  در میهمانی رسمی می‌بایستی ترتیباتی اتخاذ نمود که در پایان مشخص شود چه درصدی از میهمنان شرکت نموده‌اند و چه میزان عدم حضور خود را اطلاع داده‌اند.

 

تقسیم بندی میهمانی‌ها

 اصولا میهمانی‌ها به دو نوع کلی روز و شب و یا صبح و بعدازظهر قابل تقسیم بندی هستند.  میهمانی‌های روز شامل صبحانه، و میهمانی ناهار و میهمانی‌های شب به میهمان چای، میهمان هفتگی، ماهیانه و شام اطلاق می‌شود.

 الف. میهمانی های روز:میهمانی روز معمولاً جنبه کاری دارد و میزبان در وقت صبحانه و ناهار، سعی می‌کنند میهمانان خود را دعوت و سر میز غذا در خصوص مسائل اداری و کاری مذاکره نمایند. روسا کشورها و وزارء خارجه معمولا ‌ از این فرصت برای تبادل نظر و لابی کردن در خصوص مسائل سیاسی و بین المللی استفاده می‌کنند.

 ب. میهمانی بعدازظهر و شب :  میهمانی بعدازظهر و شب شامل میهمانی های زیر می باشد :

    ۱- میهمانی چای    ۲- میهمانی هفتگی یا ماهیانه    ۳- میهمانی شام    ۴- برگزاری میهمانی شام رسمی به صورت بوفه

 

برگزاری میهمانی شام رسمی به صورت بوفه:در میهمانی‌هایی که به مناسبت فرا رسیدن سال جدید و یا افتتاح یک پروژه عمرانی و یا برگزاری نمایشگاه بر پا می‌شود بعلت کثرت تعداد میهمانان امکان پذیرایی به طریق نشسته وجود ندارد، بنابراین برای میهمانان عالیرتبه یک میز خاص در نظر گرفته شده و بصورت نشسته از آنان پذیرایی می شود و برای بقیه میهمانان میز بوفه تدارک و افراد پس از برداشتن غذا در میزهای کوچکتر مستقر و غذای خود را صرف می نمایند، با توجه به اینکه در این نوع میهمانی‌ها تعداد میهمانان بسیار زیاد است و مستقر نمودن آنان با رعایت اصول تقدم دشوار می باشد تدریجاً این نوع پذیرایی عمومیت پیدا کرده و در موارد متعددی مشاهده می‌گردد که این نوع پذیرایی حتی با حضور روساء کشورها انتخاب می گردد.

 انواع پذیرایی ها

الف. پذیرایی به طریق بوفه ایستاده:در این شیوه از پذیرایی سرویس غذاخوری و کارد و چنگال و دستمال سفره به همراه انواع غذاهای سرد و گرم و انواع اردور، سالاد و دسر بر روی یک یا چند میز گذاشته می‌شود و مدعوین در زمان مقرر پس از تعارف میزبان یا مامورین پذیرایی به میز غذا نزدیک شده و به میزان نیاز و ذائقه خود از غذاهای موجود برداشته و از میز اصلی فاصله می‌گیرند.

 

ب. پذیرایی به طریق نشسته 

پذیرایی به صورت ترکیبی از بوفه و نشسته

 

اصول معمول جهت شرکت در میهمانی‌ها

 الف: پاسخ به دعوت نامه‌ها:  بسته به درجه رسمیت میهمانی به موقع در خصوص شرکت یا عدم شرکت خود درمیهمانی می‌بایست عکس‌العمل نشان داد و حضور یا عدم شرکت خود را اطلاع داد.  در دعوت‌هایی که به وسیله تلفن انجام می‌شود، حداکثر ظرف ۴۸ ساعت می‌بایست پاسخ داد. چنان چه به یک دعوت پاسخ مثبت داده شد، حتماً می‌بایست در آن میهمانی شرکت نمود. عدم پاسخ به دعوت تا حدی که باعث اسفسار مجدد میزبان شود دور از نزاکت است.

  ب: معرفی خود به میزبان و آشنایی با سایر میهمانان:  به هنگام ورود و یا در فرصت مقتضی می‌بایست خود را به میزبان معرفی و از دعوت وی تشکر نمود.  در طول میهمانی نیز با سایر میهمانان آشنا شد و با آنان کارت ویزیت مبادله نمود.  شایسته است در محدوده زمانی تعیین شده در کارت دعوت، به میهمانی وارد و یا میهمانی را ترک نمود.

 پ: خداحافظی از میزبان:در پایان میهمانی می بایست از میزبان و همسر وی خداحافظی و تشکر نمود و از موفقیت میهمانی صحبت به میان آورد.

 ت: لباس مناسب : خوب است متناسب با  میهمانی و فصل، لباس مناسب پوشید.   چنانچه در کارت دعوت نوع لباس تعیین شده است، گزینه لباس رسمی را می بایست رعایت نمود.    در صورت تعدد میهمانی‌ها، حضور در میهمانی روز ملی را می‌بایست در اولویت قرار داد.

 ث: اولویت دادن به میهمانی های روز ملی:در فرصت مقتضی می بایست روز ملی را به میزبان و همسر وی تبریک گفت. در میهمانی های روز ملی چنانچه امکان شرکت در میهمانی برای ما وجود ندارد بوسیله نامه می بایست از عدم حضور خود عذرخواهی نمود.

رعایت چند اصل مهم تشریفاتی

 الف: آداب تماس تلفنی

در تلفن کردن نیز می‌بایست اصول تقدم و تشریفات را رعایت نمود.

مرسوم نیست فردی که تلفن می‌زند قبل از معرفی خود از طرف مقابل بخواهد که خود را معرفی کند. مرسوم نیست فرد دون پایه به خصوص در فواصل نزدیک به فرد مافوق خود تلفن بزند، مگر این که فرد مافوق چنین مجوزی را به وی داده باشد.  مرسوم نیست فرد دون پایه به هنگام تماس از فواصل دور، فرد مافوق را از طریق منشی معطل نماید،. بلکه اول می‌بایست ارتباط وی برقرار و شخصاً با مافوق صحبت کند.  ولی  فرد مافوق می‌تواند از طریق منشی افراد را یافته و سپس به مقام مافوق ارتباط بدهد.   به طور اصولی مقام مافوق نیز نباید افراد را برای مدت طولانی پشت خط تلفن معطل نگاه دارد.

ب: آداب دست دادن:  در زندگی امروز دست دادن به صورت یک سنت اجتماعی معمول شده است و باید آداب مربوط به آن را رعایت نمود. در گذشته دست دادن دارای مفاهیم مختلفی بوده است، من جمله مفهوم بیعت کردن و یا موافقت یا پیروی از یک خط مشی مشخص از آن استنباط می‌شده است.           

در آداب دست دادن رعایت نکات ذیل حائز اهمیت است: همواره مقام بالاتر و یا فرد مسن‌تر در دراز کردن دست پیش قدم می باشد. دراز کردن دست توسط مقام پایین‌تر دور از نزاکت معمول می‌باشد.   به هنگام دست دادن می‌بایست به صورت طرف مقابل نگاه کرد و دست وی را فشرد و به وی توجه کرد.    به هنگام دست دادن نباید دست دیگر در جیب باشد و به جای توجه به فرد مقابل به اطراف نگاه کرد.    فرد تازه وارد می‌بایست اول به مقام بالاتر و سپس به سایر افراد دست دهد.    نباید به مدت طولانی دست افراد را نگاه داشت و بیش از حد لزوم فشار داد، به خصوص در مواردی که صمیمیتی بین طرفین وجود نداشته باشد.

 

 پ: کارت ویزیت

  در  زندگی روزمره کارت ویزیت، وسیله معرفی و آشنایی و حفظ ارتباط و تماس با طرف مقابل است. در زندگی دیپلماتیک، داشتن کارت ویزیت یک ضرورت است و دیپلمات ها حتی قبل از ورود به محل مأموریت نسبت به تهیه کارت ویزیت جهت خود اقدام می‌نمایند.   به طور معمول قطع کارت ویزیت برای مردان ۵*۹ و برای بانوان ۴*۸  می‌باشد.   برای کارت ویزیت رسمی می‌بایست از زمینه سفید استفاده نمود. در وسط کارت نام و نام خانوادگی با حروف درشت، در ذیل آن سمت و عنوان فرد، و در ذیل آن با حروف کوچک تر اسم کشور نوشته می‌شود. شماره تلفن و نمابر در سمت راست و پایین نشانی، و ایمیل در سمت چپ و پایین کارت نوشته می‌شود.

  با استفاده از کارت ویزیت می‌توان بسیاری از امور تشریفاتی را انجام داد.

  برای کاربرد کارت ویزیت در موارد فوق ، حروف اختصاری به کار می‌رود که در کشور ما استفاده از آن معمول نیست، ولی با توجه به این که این مفاهیم در مراودات بین‌المللی به خصوص در بین دیپلمات ها معمول می‌باشد آشنایی با این مفاهیم ضروری می‌باشد. این علایم اختصاری و مفاهیم آن به شرح زیر است و با حروف کوچک کتابی و با مداد نوشته می‌شود.

p.r: pour remercier  برای تشکر     P.f:pour fete   برای تبریک   

p.f.n.a:pour felicite nouvel an   برای تبریک سال نو

p.f.c:pour faire connaissance  برای آشنائی    

p.p.c:pour prendre conge  برای خداحافظی   

Pour. :pour condoleances   برای تسلیت              

p.p :pour presentation  برای معرفی                  

 ت: رعایت تقدم بانوان

  رعایت تقدم بانوان در مناسبت ها و مراسم تشریفاتی و حتی در زندگی روزمره ضروری است.

  به هنگام ورود به اماکن و یا خروج از آن همواره باید خانم‌ها را مقدم داشت و درب را برای ورود یا خروج  آنان نگاه داشت.

  در نشستن سر میز مذاکره و یا میز غذاخوری باید تقدم بانوان را رعایت کرد.

 ث: چگونگی نصب عکس مقامات رسمی و قواعد حاکم بر آن

  در کشورهای مختلف جهان سنت های متفاوتی برای نصب عکس مقامات وجود دارد.

در بعضی از کشورها که با سیستم های سلطنتی اداره می‌شوند، پادشاه یا ملکه سمبل کشور خود هستند و فقط عکس آن ها در اماکن نصب می‌شود.

در بعضی از کشورها، عکس یک قهرمان ملی و یا مبارزاتی به عنوان سمبل کشور انتخاب می‌شود. مانند گاندی در هند و محمد علی جناح در پاکستان

  در برخی کشورها، رییس کشور مظهر و نماینده کشور است و عکس وی در اماکن نصب می‌شود.

 نکاتی که در نصب عکس باید بدان توجه داشت

به طور اصولی نصب عکس مخصوص اماکن سرپوشیده است و شایسته نیست عکس مقامات در فضای آزاد نصب شود، مگر در مراسم رسمی و به طور موقت.

  همواره عکس رسمی شخصیت‌ها را می‌بایست انتخاب و نصب نمود.   چنان چه عکس یک یا چند شخصیت برای نصب انتخاب شود، می‌بایست نگاه آنها در یک جهت باشد.   معمولاً طویل ترین دیوار که در آن پنجره نباشد و در صدر اتاق قرار داشته باشد برای نصب عکس انتخاب می‌شود.

   ج: آداب استفاده از اتومبیل در تشریفات

  به هنگام نقل و انتقال مقامات رسمی با اتومبیل نیز می‌بایست اصول تقدم را مانند سایر موارد  رعایت نمود.

  صندلی روبروی میهمانان همواره باید خالی باشد و صندلی مقابل میزبان را میتوان اولویت سوم تلقی کرد.

  صندلی جلو و بغل دست راننده یا خالی است و یا در اختیار مأمور محافظ گذاشته می‌شود.

  این ترتیب تقدم در کشورهایی که رانندگی از سمت چپ انجام می‌شود بر عکس می‌باشد.

  چنان چه اتومبیل را میزبان هدایت کند، صندلی بغل دست وی متعلق به میهمان است.

  در صورتی که هدایت اتومبیل را رییس خانواده به عهده داشته باشد شایسته است همسر وی بغل دست وی قرار گیرد.

  چنان چه همسر دارای فرزند کوچک باشد به خاطر رعایت اصول ایمنی مادر و فرزند در صندلی عقب قرار می‌گیرند.

  با همین ملاحظات فرزندانی که به سن رشد نرسیده‌اند، می‌بایست در صندلی عقب قرار گیرند.

  مبادله هدیه

هدیه دادن و هدیه گرفتن در زندگی روزمره و در تشریفات امری معمولی است، این کار برای تحکیم مودت و تداوم دوستی و به عنوان یادبود مفید می‌باشد.

اصولی که در هدیه دادن و هدیه گرفتن باید رعایت نمود:

به طور معمول هدیه، باید متناسب با شؤنات فرد هدیه دهنده و هدیه گیرنده انتخاب شود.

شایسته است وسایل شخصی نظیر عطر, ادوکلن, پیراهن و غیره را تنها به دوستان و نزدیکان هدیه داد.

هدایای رسمیباید از صنایع دستی و تولیدات داخل کشور انتخاب گردد. هدایای رسمی باید به طور مناسب انتخاب و در موقع مناسب اعطا گردد.

معمولاَ به هنگام بازدید و یا سفرهای خارجی و در اولین ملاقات هدایا بین مقامات عالی رتبه مبادله می‌شود. برای رؤسای کشورها و مقامات عالی رتبه می‌بایست هدیه با دقت انتخاب و حتماَ آرم کشور به نحوی بر روی آن پیش بینی شود.  این نوع هدایا می‌بایست همراه با کارت فرد هدیه کننده ارسال و یا اعطا گردد.

   هدایا همواره می‌بایست در بسته بندی مناسب عرضه و نام کامل و عنوان فرد هدیه گیرنده بر روی آن نوشته شود.

   به هنگام مبادله هدایا, بسته بندی‌ها می‌بایست باز و در خصوص هدایا از جانب طرفین توضیحات لازم ارائه گردد.

 ارسال هدیه گران قیمت برای افراد ناآشنا و به منظور انجام خدمتی خاص شایسته نیست و ممکن است به عنوان تطمیع تلقی گردد.  اصولاَ اعطای هدیه گران قیمت به شخصیت های رسمی، روزنامه نگاران و اعضای هیأت ‌های خارجی توصیه نمی‌گردد. این اقدام همواره می‌تواند شبهه برانگیز باشد. هدایایی که به مقامات و شخصیت های عالی مقام اعطا می‌گردد به طور معمول در موزه نگهداری می‌شود.

  طبقه بندی اصول تشریفات

   ۱٫ “استقبال“ آغاز فعالیت تشریفاتی،ومهمترین مسایلی که دراین زمینه عموماً بایستی مورد توجه قرار گیرد عبارتند از :۱٫    نحوه معرفی برای آشنایی: آقایان وخانمها، مسن ها وکم سن ها ، مجرد هاومتاهل ها،با سواد وکم سواد درمعرفی اولویت هایی دارند  ۲٫    سلام و احوالپرسی : مسئله سلام واحوالپرسی برشاخص ها وتفاوتها افراد همچون مرحله معرفی برای آشنایی برمی گرددوبا صدای رسا وشاد احوالپرسی کردن دراین مرحله مهم است .  ۳٫    دست دادن : به چشم فرد مقابل نگریستن وجدی دست دادن مهم است  ۴٫    لباس پوشیدن : کت وشلواروپیراهن اتو کشیده، جوراب تمیزوکفش واکس زده مهمترین شاخصهای البسه است  ۴٫   سخن گفتن : شمرده و واضح سخن گفتن ، عدم تکرارکلمات واستفاده نکردن از کلمات خارجی و کلماتی که نوشتن آن رابلد نیستیم در تشریفات مهم است  .

۲٫ “حمل و نقل“  مرحله دوم تشریفاتاست که ممکن است از هدایت یک فرد برای نشستن تا حمل و نقل با سرویس های تشریفاتی را شامل شود و بایستی دراین مرحله علاوه برانتخاب واقدام درست در زمینه راهنمایان ، تابلوها، آمبولاس وآتش نشانی ، نیروی انتظامی،‌ شناسایی جاده های اصلی و فرعی ، بررسی ترافیکی مسیرو دیدنی های مسیر حداقل درباره سه انتخاب برنامه ریزی انجام گیرد انتخاب وسیله نقلیه      .۱٫    انتخاب همراهان و راهنمایان    .۲٫    انتخاب مسیر .

۳٫ “اسکان “ مرحله سوم تشریفاتو آرامشگاه میهمانان است وتشریفات چی موظف است در ارتباط با اسکان بررسیهای زیر را انجام دهد : ۱٫    بررسی امکانات موجود برای استراحت .
۲٫  بررسی ایمنی امکانات موجود . ۳٫    شرایط فیزکی و محیطی محل اسکان . ۴٫    بهداشت نظافت و پاکیزگی محل اسکان .  ۵٫    نور، رنگ ، وسعت و اندازه مکان .

  ۴٫ “پذیرایی”  مرحله چهارمتشریفات است وبه کلیه گفتگو ها و نحوه بیان و بخصوص میهمانی ها بر میگردد. نوشیدنی ها، خوردنی ها، امکانات ارتباطی ، سبد فرهنگی در زیر مجموعه پذیرایی از میهمانان است ودراین زمینه آداب سخنرانی ،مهمان نوازی وانواع میهمان نیز مطرح شده است. ۴٫ ” بدرقه” آخرین مرحله فرآیند تشریفات و عموماً با اعطای هدایا همراه است.

بعضی از اصول کلی تشریفات عبارت است از :

۱٫    معیارهای موجود در خصوص مسائل تشریفاتی، نتیجه روند مدیدی از همکاری های متقابل میان افراد در زمینه های گوناگون اجتماعی ا ست. بدون رعایت این معیارها که امروزه به آئین تشریفات معروف هستند ، برقراری روابط سیاسی ، اقتصادی ، فرهنگی وحتی خانوادگی امکان پذیر نیست.

۲٫    بسیاری از قوانین تشریفات دیپلماتیک با آداب متدول در میان عامه مردم مشابه می باشد. تفاوت اصلی در این است که رعایت قوانین تشریفات نزد دیپلمات ها اهمیت بیشتری دارد تا آن اندازه که رعایت نکردن و یا نقص این قوانین می تواند به اعتبار یک کشور یا نمایندگان ویژه آن کشور لطمه وارد کرده و همکاری میان دولت ها را با مشکل روبرو سازد .

۳٫    رعایت تشریفات مطلق نیست، بدین معنی که رعایت آنها منوط به مکان ، زمان و شرایط فرق می کند. رفتار غیر قابل قبول در یک محل ودر شرایط خاص، می تواند  در جای دیگر ودر شرایط متفاوت ، مناسب و به جا تلقی گردد. به عنوان مثال در مهمانیهای رسمی، ماهی خوردن بدون استفاده از وسایل مخصوص و یا برداشتن گوشت با دست پسندیده نیست ، در حالی که در سفرهای تفریحی انجام این گونه اعمال کاملاً قابل قبول است .

۴٫ قابل توجه آن که شخص با ادب و با نزاکت ، تنها در مراسم رسمی مطابق با اصول تشریفاتی رفتار کرده، بلکه نزاکت واقعی ایجاب می کند که چنین فردی بر اساس نیت خیر خود نظم اجتماعی را نیز به هم نزند، با کلام وعمل خود کسی را نرنجانده و شخصیت او را تحقیرنکند.

 

 

آداب و رسوم

هرکشوری دارای آداب و رسوم خاصی است که زائیده شرایط زندگی مردم آن کشور است . ولی به طور کلی در بین همه ملت ها اصول کلی اخلاقی مشترکی وجود دارد که پایه واساس این اصول آن است که افراد انسانی تنها به منافع و خواسته های خود توجه نکنند و با گفتارها و رفتارشان احساسات دیگران را جریحه دار نسازند و آنچه بر خود نمی پسندند به دیگران نیز روامدارند. در دنیای امروز برقراری ارتباط سیاسی ، اقتصادی، فرهنگی وحتی خانوادگی، منوط به رعایت اصول و آیین تشریفات است. بعضی از اصول کلی تشریفات عبارت است از :

1. ۱٫                 معیارهای موجود در خصوص مسائل تشریفاتی، نتیجه روند مدیدی از همکاری های متقابل میان افراد در زمینه های گوناگون اجتماعی ا ست. بدون رعایت این معیارها که امروزه به آئین تشریفات معروف هستند ، برقراری روابط سیاسی ، اقتصادی ، فرهنگی وحتی خانوادگی امکان پذیر نیست.

 

1. ۲٫                     بسیاری از قوانین تشریفات دیپلماتیک با آداب متدول در میان عامه مردم مشابه می باشد. تفاوت اصلی در این است که رعایت قوانین تشریفات نزد دیپلمات ها اهمیت بیشتری دارد تا آن اندازه که رعایت نکردن و یا نقص این قوانین می تواند به اعتبار یک کشور یا نمایندگان ویژه آن کشور لطمه وارد کرده و همکاری میان دولت ها را با مشکل روبرو سازد .

۳٫    رعایت تشریفات مطلق نیست، بدین معنی که رعایت آنها منوط به مکان ، زمان و شرایط فرق می کند. رفتار غیر قابل قبول در یک محل ودر شرایط خاص، می تواند  در جای دیگر ودر شرایط متفاوت ، مناسب و به جا تلقی گردد. به عنوان مثال در مهمانیهای رسمی، ماهی خوردن بدون استفاده از وسایل مخصوص و یا برداشتن گوشت با دست پسندیده نیست ، در حالی که در سفرهای تفریحی انجام این گونه اعمال کاملاً قابل قبول است ..  ۴٫  قابل توجه آن که شخص با ادب و با نزاکت ، تنها در مراسم رسمی مطابق با اصول تشریفاتی رفتار کرده، بلکه نزاکت واقعی ایجاب می کند که چنین فردی بر اساس نیت خیر خود نظم اجتماعی را نیز به هم نزند، با کلام وعمل خود کسی را نرنجانده و شخصیت او را تحقیرنکند.

نحوه ارتباط در تشریفات
همه کارهای ما نوعی ارتباط است، ارتباطات کلیه رفتارها،حرکات واشارات ماست وما هرروزبه گونه ای مختلف با یکدیگردر ارتباط هستیم واندیشه ها،احساسات وتمایلات خود رابه یکدیگرمنتقل میکنیم.
پیامهای ما بواسطه آموختن ما شکل می گیرند، گاهی حتی پیامهای غیرکلامی ما آموخته می شوند و ژستها و حرکات ما بواسطه آموزش شکل می گیرد. مهارتهای چهارگانه ارتباطی یعنی نوشتن، خواندن، گفتن وشنیدن آموختنی است و آدمیان بایستی برای ارتباط کامل ترآنها را بیاموزند ودر زندگی اجتماعی به کار ببرند. یکی از بحث های اساسی تقسیم بندی ارتباطات به کلامی وغیرکلامی است واینکه بخش اعظمی ازارتباطات ما را ارتباطات غیرکلامی پوشش می دهدودراین زمینه نیزبایستی عنوان کردکه امکان کنترل وهدایت پیامهای غیرکلامی وجوددارداگرچه به سختی امکان پذیر است.دراین راستا پیامهای غیرکلامی به طورکلی چهاروظیفه به عهده دارند:

الف : تکمیل پیامهای کلامی

ب : تایید پیامهای کلامی

ج : رد پیامهای کلامی

د: جایگزینی پیامهای کلامی

– پیامهای غیرکلامی به آداب وتشریفات برمی گردد که بحث اصل ما« اصول وآداب تشریفات » است زیرا تشریفات فرآیند ارتباطات غیرکلامی است و حرکات، اشارات و احساسات ما هستندکه به عنوان پیامهای غیر کلامی به تکمیل، تایید، رد و یا جایگزینی پیامهای کلامی می انجامد .

– تشریفات ویژه ارتباطات انسانی است و دو اصل اساسی دارد:

الف: تشریفات برای همه                                                   ب : تشریفات در همه جا

ارتباطات در تشریفات

همه کارهای ما نوعی ارتباط است، ارتباطات کلیه رفتارها،حرکات واشارات ماست وما هرروزبه گونه ای مختلف با یکدیگردر ارتباط هستیم واندیشه ها،احساسات وتمایلات خود رابه یکدیگرمنتقل میکنیم.

ما ارتباط برقرار میکنیم:

–       اعتبار و احترام کسب کنیم

–        عقاید و احساسات خود را ابراز کنیم

 –       به یکدیگرکمک کنیم و به توافق برسیم

–        با دیگران دوست شویم و تحسین کنیم

–        دست نیاز دراز کنیم و مبادله و معامله و تحصیل معاش کنیم

 –       اطمینان حاصل کنیم و از بحران ها جان سالم به در بریم

 

 

ومیزبانان مستلزم دقت عمل بسیار وبرنامه ریزی دقیق و حساب شد ه می باشد از این رو واحد تشریفات در هر سازمانی که با هدف تعامل با دنیای خارج خود شکل می گیردتشکیل می گردد                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      ازجمله وظایف یک واحد تشریفات دعوت  ارسال کار ت دعوت و  پذیرایی از هیئت های میهمان خارجی وداخلی وامور بازدیدهای داخلی و انجام امور فرود گاهی و پاویون . برگزاری ملاقات ها و استقبال و بدرقه از هیئت های ورودی برنامه ریزی برای اخذ ویزا وروادید و تهیه بلیط و امور حمل نقل هیئت ها واسکان انها و پذیرایی های مختلف بنا بر نیاز وبرنامه های تعین شده مانند ضیافت رسمی واماده سازی مکانهای مزاکرات مطابق اداب ورسوم هماهنگی برای انتقال دهندگان گزارش برنامه های هیئت ها (خبرنگاران ورسانه های گروهی)برگزاری مرحله تنظیم اسناد وتوافق نامه ها و تبادل هدایا می توان نام برد                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      (دو) آشنایی با هیئت های ورودی    :                                                                                                                                                                  واحد تشریفات جهت انجام امور خود در مرحله اول نیاز به اشنایی با هییئت هایی رو دارند که قصد ورود به کشور را دارند که این هییت ها معمولا برای امور سیاسی و دیپلماتیک ویا شرکت در مراسمات و همایش ها و یا امور اقتصادی به کشور دیگر سفر می کننداز این لحاظ باتبادل اطلاعات توسط سفارت خانه ویا نمایندگی موسسه ایی که هیئت انها جهت مزاکرات وبازدید قصد ورود دارند شناخت خود را نسبت به سلایق ورفتار و خصوصیات ونیاز ها وامکاناتی که مورد نیاز هیئت ورودی می باشد را تهیه کامل نموده و با توجه به ان نسبت به برنامه ریزی اقدام می نماید ویا از قبل یک هیئت به نام هییت پیشرو جهت مذاکرات اولیه به کشور میزبان سفر می نماید تا توافقات اولیه را انجام دهد وان زمان بهترین شناخت را می توان از میهمان بدست اوردبه طور مثال وقتی که هیئتی از کشور ویا موسسه خاصی    دعوت می شود ویا تقاضای ملاقات و یا بازدید از موسسه ویا کشور را دارد واحد تشریفات کار خود را با هماهنگی های انجام شده با مسئولین وارسال دعوت نامه و اقدام برای تهیه روادید و اخذ بلیط وغیره کار خود را اغاز می نماید و    اطلاع داشتن از خصوصیات فردی میهمانان وعادات خاص آنها   در کنار شناخت آداب ورسوم قوم وکشور وی می تواند واحد تشریفات را در جلب نظر مساعد میهمان یاری دهد   آشنایی با هیئات های خرو جی      :                                                                                                        (چهار)                                                                یکی دیگر از وظایف واحد تشریفات انجام امور مسافرتی هیئتی هست که                                                                                                                                                                            به نمایندگی از یک کشور ویا موسسه با دعوت رسمی که یا به درخواست خود ویا کشور میزبان جهت انجام امور مزاکره ویا                بازدید و یا تنظیم اسناد همکاری و کلیه امور سیاسی ویا اقتصادی وشرکت در مراسمات وکنفرانس های بین الملی وغیره از کشور خارج می شوند که واحد تشریفات وظیفه هماهنگی های لازم جهت اخذ روادید وتهیه بلیط و اسکان وبرگزاری مراسمات  و امور ترابری  و انتقال بار هیئت با هماهنگی واحد تشریفات کشور میزبان  انجام دهد حسن اجرای اداب ورسوم وسیاست های مجموعه و کشور خود از اقدامات واحد تشریفات در سفر های خارجی می باشد از نکات مهم گرفتن حد اکثر امکانات وبراورده شدن خواسته های هیئت توسط میزبان می باشد وتهیه هدایای مناسب ودرسطح هدایای در یافتی و رعایت اصول اخلاقی ودینی و حفظ شان کشور ویا مجموعه و احترام به اداب وسنن ملی ومذهبی میزبان  را از بعضی از نکات آن دانست          آشنایی با بازدید های داخلی:                                                                                                                                                          (پنج) واز دیگر وظایف واحد تشریفات هماهنگی در امور بازدید های داخلی می باشد                                                                           بازدید های داخلی که بعضا می تواند از اماکن تاریخی ومذهبی ویاد بود ها وموزه  یا مراسم اهدای گل به محل مورد احترام کشور میزبان ویا بازدیدتاسیسات و کارخانه ها ویا شهر های کشور انجام می پذیرد و به منظور آشنایی با آن منطقه ومردمانش ویا افتتاح تاسیسات وغیره ویا ملاقات هایی در این زمینه برگزار می گردد .  مراحل استقبال و بدرقه و اسکان وترابری دیگر مراحل کاری تشریفات نیزباید در این خصوص لحاظ شود که می توان هماهنگی با مسئولان استانی و یا مدیران مجموعه در حال بازدید امکانات لازم جهت انجام امور و ارائه بهترین خدمات  را محیا نمود  مواردی از قبیل مسیر های بازدید و اماکنی که از دید هیئت بازدید کننده مورد توجه می باشند و حضور مسئولین استان ویاافراد صاحب نام  مجموعه مورد بازدید که ملاقات با انها از نیاز های هیئت بازدید کننده می باشند ویا در خصوص مراسم افتتاحیه ها نیز رعایت تقدم ها در دعوت  ها و اماده سازی مکان هایی جهت سخنرانی و یا استراحت موقت و تهیه امکانات مورد نیاز رسانه های گروهی  وامکانات پذیرایی مختصر در خودرو ها ویا در حین بازدید ها ودر اختیار گذاشتن امکانات سیار با تو جه به منطقه از قبیل تهیه سیستم های صوتی وتصویری وتعبیه جا یگاه و هماهنگی جهت ایجاد خطوط ارتباطی مشخص نمودن خودرو ها وجایگاه نشستن میهمانان در خودرو ها و سالن های بازدید وهماهنگی جهت نوع استقبال واماده نمودن جایگاه.دعوت از بزرگان ومعتمدین و حتی پیش بینی تدارکات لازم در صورت مساعد نبودن هوا نیز میتوان به عنوان  نکات مهم بازدید های داخلی نام برد  . (شش)   آشنایی با مسافرت های داخلی:                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    (هفت)                                              مسافرت های داخلی در مواردی از قبیل: تفریحی و یا جلسات کاری . افتتاحیه ها و یا همایش ها ونمایشگاه ه    پروژه .بازدید از مراکز صنعتی و یا امور دیگرتوسط میهمان داخلی ویا خارجی انجام می پذیرد ,فرهنگی ویااغاز عملیات اجرایی وممکن است با استفاده از وسایل ترابری منجمله هواپیما ویا قطار وهلکوپتر ویا خودرو صورت پذیرد که هر کدام از ین مباحث جایگاه خود را داشته و تدابیری اتخاذ می گردد تا به بهترین نحو ممکن انجام شود                                                                                                                                                                       البته باید در نظر داشت با توجه به اینکه استانها بعضا با کمبود امکانات مواجه می باشند اجرای امور تشریفاتی کمی با مشکل مواجه می شود که با برنامه ریزی و تهیه امکانات سیار و یدک از بروز مشکلات جلو گیری می شود. آشنایی با محیط و فرهنگ بومی منطقه مورد سفر و استفاده از آن در مراسمات و تنطیم برنامه ترابری زمینی وهوایی جهت انتقال میهمانان و هماهنگی جهت تیم حفاظت این امر به نحو احسن انجام پذیر است                                                                                                                                                                                                                                                           آشنایی با مسافرت های خارجی         :                                                                                                                    (هشت)                                                                                    در امور مسافرت های خارجی که یکی از سر شاخه های مباحث تشریفاتی می باشد می تواند ابتدا با یک دعوت رسمی از مدیران یک مجموعه ویا یک کشور انجام پذیرد که این خود دارای آداب خاصی بوده به طور مثال در هنگام تقدیم استوار نامه سفیر کشور میزبان به نمایندگی از رییس کشور خود رییس کشور میهمان را دعوت می نماید و یا می تواند دعوت به وسیله موسسه ویا کشوری جهت شرکت ویا سخنرانی در همایش ویا مباحث مذاکراتی اقتصادی ویا سیاسی باشد والبته همه این موارد اصولا بستگی به سطح هیئت های مدعوونوع دعوت می باشد. نکاتی از قبیل هزینه ها وملاقات های جانبی ومراسمات وبازدید ها ومسائل امنیتی بایبا توجه به نوع دعوت ها نوع هیئت های اعزامی   مورد توجه قرار گیرد م و مباحثی نظیر امور فرود گاهی و پاویون و امور گذر نامه وروادیدومسائلی از قبیل صدور بلیط های خاص و عادی  از دیگر موارد مورد نظر در مسافرت های خارچی می باشد که هر کدام توضیحات خاص خود را دارد                                                                                                                                                                                                                                                                                            آشنایی با امور فرود گاهی و پاویون      :     (نه)                       کلیه امور تشریفات در فرودگاه آغاز و سراجام ان نیز در فرود گاه می باشد که مصداق واقعی امور تشریفات با این جمله از فرود گاه تا فرودگاه معین می شود.از موارد مهم در بدو ورود و یا خروج میهمان در فرود گاه می توان به استقبال وبدرقه وامور کنسولی و گذر نامه نام برد که هر کدام از این موضوعات توضیحات خاص ونکات کلیدی خود را دارند .در سفر های رسمی از جمله موارد مهم با بررسی اینکه میهمان با چه نوع پروازی وار د کشور می شود انجام می پذیرد به طور مثال ممکن است میهمان با پرواز عبوری شرکت های هواپیمایی وارد کشور شود ویا با هواپیمای اختصاصی که باید مد نظر کارشناسان تشریفات باشد که اگر هیئت داخلی می باشد باید با شرکت هواپیمایی هماهنگی های لازم را نمود تا هیئت در جایگاه های اختصاصی تر مانند فرست کلاس  ویا بیزینس کلاس قرار گرفته وخروج وورود انها از پاویون اختصاصی و مسیر های ویژه فرود گاه که بعضا هم دولتی ممکن است نباشد انجام پذیردو امکاناتی از این قبیل . اطلاع دادن به مسئولین فرود گاه و برج مراقبت برای اولویت قرار دادن هواپیماوهماهنگی های لازم جهت استقرار پلکان هواپیما و اماده نمودن جایگاه استقبال ونصب پرچم ها واستقرار گارد ا ستقبال  ودسته موزیک که با تو جه به نوع سفرونوع استقبال و هیئت می تواند از قوای سگانه ویا یکی از قوا استفاده نمود واعضای استقبال کننده که می توان از اعضای هیئت دولت و رییس کار گروه ها و مرحله بعد سفرای کشور های دوست با کشور هیئت میهمان وانتخاب فرد خوش امد گواستفاده کرد وقرار دادن جایگاهی برای خبر نگاران و پهن نمودن فرش قرمز از پای پله کان ودر مسیر سان دیدن تا جایگاه .اماده نمودن سالن از لحاظ امکانات سمعی وبصری وپیشبینی صندلی به تعدا کافی واینکه چه نوع پذیرایی انجام شود که البته با مشخص شدن اینکه ایا سخنرانی ویا مصاحبه در پاویون انجام می پذیرد یا خیر و اماده نمودن خودرو ها برای انتقال هیئت وبار آنها از جمله این موارد می باشد .از نکات دیگر هماهنگی جهت در یافت کترینگ هواپیما و اختصاص امکانات برای خدمه پروازی از جمله محل استراحت و وسیله انتقال از فرود گاه وبلعکس.سوار نمودن همراهان در مرحله اول در خودرو ها و چک کردن تاریخ پاسپورت ها و تاریخ ویزا (بعضا پیش می اید که مثلا در هنگام برگشت هیئت یکی دو نفر از سفارت کشور میهمان با همان پرواز مراجعت می نمایند که ممکن است تاریخ ویزای انها تمام شده باشد ویا مشکل خروج ویا ورود داشته باشند که با هماهنگی با نماینده وزارت امور خارجه در فرود گاه و تمدید ویزا مشکل حل می شود)تحویل گرفتن بار ها وچمدان ها وتفکیک انها با توجه به محل های اسکان و جدا نمودن بار و چک کردن تگ انها (تحویل ودریافت بار هیئت)البته بخش روادید و امور کنسولی ومجوز ها به دلیل پیچیدگی کار و تغییرآیین نامه ها مستلزم آموزش های لازم و هماهنگی با مسئولین امور کنسولی می باشد. تحویل پاسپورت ها برای ثبت مهر خروج ویا ورود  جمع اوری ونگهداری آن.                                                                                                                                                                                                                           (ده) آشنایی با واحد استقبال وبدرقه:                                                                                                                      (یازده) به طور معمول کار استقبال از زمانی که درب هواپیما باز می شود به صورت رسمی آغاز می شود که با پهن نمودن فرش قرمز وقرار گرفتن مستقبلین در جایگاه های خود واماده شدن یگان سلام نظامی وگروه موزیک اغاز می شود نحوه دعوت از استقبال کنندگان و ترتیب ایستادن آنها نیز تابع قوانین خاص می باشد در بعضی مواقع استقبال رسمی در فرود گاه انجام نمی پذیرد ودر محل اقامت ویا محل ملاقات انجام می پذیرد که این خود باتوجه به نوع سفر و نوع هیئت و سطح مشخص می گردد.اینکه چه کسانی به عنوان استقبال کننده دعوت شوند نیز امری مهم است ومعمولا اگر رییس کشوری میهمان باشد از سفرای کشور هایی که با کشور فوق دوست ودارای رابطه نزدیک می باشند نیز دعوت می شود و از وزرای کمیسیون مشترک و می توان از افراد صاحب نام ویا معتمد محلی در خصوص سفر داخلی نیز استفاده کرد.البته تقدم وتاخر در ایستادن و دست دادن نیز باید رعایت شود. معمولا مسئولین دولتی در ردیف اول و سپس سفرای کشور ها و یا معتمدین در ردیف بعدی قرار می گیرند . تقدیم گل و پیام خوش امد گویی یا اجرای کوتاه برنامه محلی از دیگر نکات در استقبال می باشد. در مواقعی که وسیله امدن میهمان با هواپیما نمی باشد بنا به قوانین دیگر نوع استقبال فرق می کند .چنانچه امدن میهمان با چرخبال باشد تعبیه پد برای فرود رعایت فاصله برای فرش قرمز وجایگاه مستقبلین لحاظ می شودود ودیگر وسیله ها نیز به نوعی دیگر                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    (دوازده)         آشنایی روش برنامه ریزی ترابری: برنامه ریزی برای ترابری نیز بنا به نوع هیئت وسطح ان ونوع ماموریت ان متفاوت می باشد چرا که برنامه ریزی برای ترابری یک همایش با ترابری یک هیئت عالی رتبه دیپلماتیک کاملا فرق می کندولی اماده نمودن خودرو های مناسب و در شان میهمانان برای انتقال از فرود گاه وحمل بار های میهمانان وتدارک خودرو های رزرو برای مواقعی که نیا باشد به همراه یک تیم تعمیر . در نظر گرفتن خودرو های مناسب در محل اسکان هیئت برای انجام نیاز های جاری میهمانان. نصب علائم مشخصه بروی خودرو ها برای شناسایی انها توسط میهمانان (در صورت اینکه تعدادمیهمانان زیاد باشد ود محل اقامت انها میهمانان دیگری نیز حضور داشته باشند) مشخص نمودن مسیر های تردد هماهنگی با رانندگان وغیره از نکات بارز در طراحی یک برنامه ترابری می باشد. تهیه محل اسکان رانندگان .جای پارک وتغذیه انها نیز از دیگر موارد می باشد ونکات ریز دیگری که بنا به تشخیص کارشناسان وریز بینی انها انجام میشود مانند داشتن سیستم صوتی وتصویری در خودرو های جمعی .دود زا نبودن انها به وداشتن سیستم تهویه ورانندگان مودب واموزش دیده.   آشنایی باواحد برنامه ریزی اسکان:                                                                                                                          (سیزده) واحد اسکان نیز با توجه به تعداد هیئت ونوع وسطح ان وتوافق انجام شده با هیئت پیشروی تیم مهمان برنامه ریزی میشود که شامل اسکان در هتل هاومهمانسرا ها واقامت گاه های شخصی می باشد . درنظر گرفتن امکانات رفاهی و امکانات ارتباطی مناسب از ویژگی های خوب یک محل اسکان می باشد ونکات بسیاری از این قبیل در خصوص اسکان باید در نظر گرفت که بهتر است با توجه به خصوصیات فردی وقومی افراد محیط اماده شود.البته معمولا سران کشورها به همراه تیم توافق شده در اقامت گاه های اختصاصی اسکان داده می شوند ولی هتل ها هم نیز باتو جه به امکاناتی که در اختیار دارند برای میهمانان در سطوح مختلف توان اسکان وپذیرایی را داشته وفقط برای مسائل امنیتی مقداری سخت می باشد.هتل ها معمولا از اتاق های معمولی تا سوییت های رویال واسپپشیال که برای میهمانان ویژه مکان مناسبی می باشد.البته با توجه به اطلاعاتی که از خصوصیات میهمان بدست می اید و سطح میهمان تهیه امکانات در مدت اقامت میهمان نیز کمک کننده به برنامه ریزی اسکان می نماید .اگر میهمان در میهمانسرای دولتی مستقر می شود امکانات ارتباطی و سیستم اداری کوچک از نیاز های حتمی انجا می باشد.ومکان استقرار میهمان باید در مسیر های تردد و مملاقات های وی باشد تا مشکلات ترافیکی و امنیتی نیز کاهش یابد آشنایی با امور پذیرایی وضیافت :                                                                                                                              (چهارده) پذیرایی در مدل های مختلف انجام می شود .از یک برک در خلل برگزاری یک همایش تا اجرای یک ضیافت شام رسمی در یک کاخ مجلل از برنامه های پذیرایی واحد تشریفات می باشد . نحوه انتخاب سالن پذیرایی و نوع پذیرایی و انتخاب میز ها و نحوه نشستن وتقدم وتاخر ها ونوع سرو غذا ونحوه پذیرایی و نوع غذا های سرو شده همه وهمه نشان از متفاوت بودن ومتغیر بودن سطح میهمان ونوع مراسم می باشد ودر مجموع قسمت ضیاقت وپذیرایی ماعسل کار یک تیم تشریفاتی می باشد چرا که یک ضیافت خوب می تواندمیهمان را وادار کند مشکلات به وجود امده در طول اقامت را به فراموشی بسپارد.مهمانی های ککتل وصبحانه های کاری وضیافت های شام اول ودوم وپذیرایی عصرانه ونهار هر کدام فرصت هایی هست برای ایجاد ارتباط و پیشبرد اهداف سازمان که با ظرافت های خاص می تواند بر گزار شودودر این امر نیز تقدم ووت وتاخر و نوع دعوت وارسال کارت دعوت و حتی انتخاب نوع لباس و انتخاب ظروف و لوازم استیل .مشخص نمودن ساعت شروع واتمام.مشخص نمودن جایگاه نشستن میهمانان با تهیه پلان سالن. پیشبینی وضعیت هوا برای پذیرایی در فضای باز.تعبیه جایگاه برای پارک خودرو های میهمانان ومدعوین برای شرکت در ضیافت(مثلا برای اینکه ازدحام پارک خودرو در مسیرو جلوی سالن نشودروش های خاص مانند انتقال خودروبا رانندگانی                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               (پانزده)             که در جلوی سالن مستقر می باشند انجام شود). سخنرانی و خوش امد گویی ورعایت اخلاقیات میهمان وسطح دعوت شدگانی که میهمان را در ضیافت همراهی می کنند . .سیستم گرمایش و سرمایش و روشنایی لازم و تهیه امکانات یدک برای این سیستم ها نیز از مسائل مهم ضیافت می باشد .انتخاب پذیرایی کنندگان مجرب و اموزش دیده با لباس های متحد وفرم.   رعایت بهداشت فردی و غذایی وتهیه امکانات اولیه تهییه غذا از مکان معتبر .    تهیه امکانات صرف غذا برای افرادی که در گیر در ضیافت می باشند مانند رانندگان   و محافظین  و  خدمات و کارمندان   (ترجیحا ابتدا این افراد در محلی که برای این کار اماده می شود غذای خود را صرف نمایند) اماده نمودن سرویس های بهداشتی و نصب امکانات لازم و گذاشتن پست خدمات ثابت برای نظافت انها در طول ضیافت وپذیرایی نیز بسیار مهم می باشد     آشنایی باواحد امور ملاقات ها: ملاقات ها معمولا پایه هدف میهمان ومیزبان می باشد که در دو بخش خلاصه می شود بخش اول ملاقات های هدف هستند که میهمان به همان علت مسافرت نموده معمولا با همتای خود می باشد و بخش دوم نیز ملاقات هایی میباشد که میهمان بنا به در خواست خود ویا پیشنهاد میزبان با توجه به توافقات انجام شده بادیگرافراد و مسئولین ویا مدیران اقتصادی ویا فرهنگی وغیره برگذار می کند که هر کدام مراحل واداب خاص خود رادارد.البته ملاقات های رسمی تابع اداب ورسوم وتوافقات انجام شده می باشد و افراد شرکت کننده نیز از قبل مشخص ومعین می شوند می تواند به صورت انفرادی ویا جمعی صورت پذیرد. محل ملاقات های همتا هان معمولا در محل کار میزبان انجام می پذیرد و مقامات طرف میزبان که سطح پایین تی نسبت به میهمان را دارند در محل اقامت میهمان وی را ملاقات می کنند و معمولا در محل ملاقات ها نصب پرچم ها مطابق با آیین نامه های پرچم نصب تمثال ویا آرم مخصوص لحاظ می شود نحوه چیدمان میز وصندلی ها وانتخاب نووشکل میز وتقدم تاخر ها نیز بسیار مهم می باشد یکی از مسائل مهم ومعمولا بحث انگیز استقبال در هنگام ملاقات هامی باشد که این خود مطابق اداب ورسوم میهمان ومیزبان وتوافقات انجام گرفته مشخص می شود که میزبان در کدام قسمت از محل ملاقات میهمان را دریافت نماید . امکانات پذیرایی مختصر و امکانات ارتباطی پیشرفته نیز از اهم موارد می باشد آشنایی با واحد مراسم امضا اسناد:                                                امضای اسناد که برایند مزاکرات وملاقات ها وتوافقات انجام پذیرفته می باشد   را می توان تا حدودی سرانجام کار دانست .                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   این امر پس از توافقات صورت پذیرفته انجام می پذیرد وامکانات مورد نیاز از قبیل یک میز مسططیل شکل با تعدا صندلی مناسب که معمولا دو عد می باشد(فاصله میز و صندلی از دیوار پشتی زیاد باشد تا امکان تردد افراد را داشته باشد) و دو عدد پوشه مانند که معمولااز جنس جیر ویا چرم   و وسیله ای مخصوص جهت خشک نمودن امضای روی برگه ها .قلم وکاغذ .در نظر گرفتن جایگاه برای رسانه ها و نصب پرچم ه(معمولا بروی میز)ا . ایجاد اتاق جنبی برای اینکه قبل از ورود به اتاق امضا اسناد   نیاز به مذاکرات کوتاه ویا استراحت باشدوامکانات تایپپی وفکس(دبیر خانه به دلیل اینکه ممکن است نیاز به تغییر ویا کاری در خصوص اسناد باشد                                                                                                                                                                                                                                                                                                   مشخص نمودن جایگاه خبر نگاران وعکاسان .امکانات پذیرایی مختصر.داشتن سیستم صوتی مناسب.را نیز می توان از نکات واحد مراسم وامضا اسناد نام برد                                                                                                                                                                                                                                                                                                     آشنایی با مراسم تقدیم استوارنامه        :                                                                                                                                                        یکی دیگر از مراسم ها مراسم توست ویا تقدیم استوار نامه می باشد که    در کشور های مختلف در یک چها چوب تعریف شده است و   طرز عمل مرسوم کشور ها برای استقبال و پذیرفتن هر طبقه بخصوصی از روسای ماموریت بایستی در تمام موارد یکسان وبه دور از تبعیض باشد .                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          این مراحل شامل صدور نامهای مبنی برپذیرش نمایندهمکاتبات و در یافت رو نوشت استوار نامه توسط وزارت خارجه ودر انتهاتعین وقت ملاقات با رییس کشور می باشدو حتما باید در محل رسمی رییس کشور میزبان باشد و دو الی سه نفر از مسئولین مرتبط کشور میزبان مثل رییس تشریفات حضور داشته و سفیراز اتو مبیل تشریفاتی با نصب پرچم استفاده می کند و توسط اسکورت تشریفاتی به مقر هدایت می شود معمولا در کنار سفیر نیز یک ویا دو نفر از اعضای سفارت نیز حضور دارند و نطق کوتاهی توسط سفیر انجام می پذیرد وباید با لباس رسمی باشد.یکی دیگر از وظایف واحد مراسمات برگزاری مراسم های جشن های ملی و ایاد می باشد در حضور نمایندگان سیاسی کشور های میهمان ومعرفی انان وکور دیپلماتیک با همراهی شیخ السفرا کشور مییزبان می باشد        .                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            آشنایی با بخش برنامه ریزی وامور اجرایی:                                                             در مجموع تمام این اوامر نیاز به یک برنامه ریزی جامع وکامل دارد که توسط کارشناسان تشریفات با توجه به تحقیقات بدست امده از کار از قبل طراحی و پس مزاکرات زیاد به صورت پیش نویس اماده ودر قالب چک لیست در اختیار واحد ها قرار می گیرد              .                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  وتمام برنامه ها با هماهنگی های صورت گرفته با ارگان های ذیربط بوده و تنظیم آن نیاز به وقت زیاد و استفاده از افراد با تجربه می باشد تقسیم کار و کنترل حوادث غیر قابل پیشبینی در امور اجرایی و حفظ خونسردی وآرامش کارکنان و احد فوق ورعایت نظم وانظبات آنها وتیمی کار کردن ومهم ترین امر یعنی پیش بینی و جلو گیری از وقوع اتفاقات غیر منتطزه همه وهمه از موارد برنامه ریزی و امور اجرایی کار تشریفات می باشد.

 

 

چک‌لیست جامع 100 مرحله‌ای برای رعایت اصول تشریفات در نمایشگاه‌ها و شرکت‌ها

 

بخش 1: **برنامه‌ریزی و آمادگی قبل از رویداد**

1. **تعیین هدف نمایشگاه:** مشخص کردن اهداف شرکت از حضور در نمایشگاه (جذب مشتری، تبلیغات، فروش

محصولات).

2. **انتخاب تیم تشریفات:** تشکیل تیم حرفه‌ای برای مدیریت امور تشریفات و استقبال از میهمانان.

3. **تهیه لیست مخاطبان هدف:** شناسایی مشتریان و همکاران مهمی که قصد تعامل با آن‌ها را دارید.

4. **آموزش تیم تشریفات:** برگزاری جلسات آموزشی جهت آشنایی کارکنان با اصول برخورد، لباس پوشیدن و مدیریت

گفتگو.

5. **بررسی چیدمان غرفه:** انتخاب چیدمان مناسب برای غرفه با توجه به تردد بازدیدکنندگان.

6. **سفارش تجهیزات تشریفاتی:** تهیه اقلامی مثل میزهای پذیرایی، صندلی‌ها، سیستم‌های صوتی و تجهیزات نمایش.

7. **تهیه بروشورهای اطلاع‌رسانی:** طراحی و چاپ بروشورهایی که اطلاعات جامع و قابل درکی از محصولات و خدمات

ارائه دهند.

8. **تعیین لباس فرم برای تیم تشریفات:** انتخاب لباس رسمی یا نیمه‌رسمی که نمایانگر هویت و برند شرکت باشد.

9. **برنامه‌ریزی زمان‌بندی:** تنظیم دقیق زمان‌بندی فعالیت‌ها از جمله برگزاری جلسات، سخنرانی‌ها و معرفی محصولات.

10. **شناسایی تکنولوژی‌های روز:** بررسی استفاده از تکنولوژی‌هایی مانند نمایشگرهای دیجیتال، واقعیت مجازی و

سیستم‌های ثبت‌نام آنلاین.

 

بخش 2: **استقبال و ورود میهمانان**

11. **آماده‌سازی فضای خوشامدگویی:** قرار دادن میزهای پذیرش در ورودی برای خوشامدگویی به مهمانان.

12. **استفاده از استندهای راهنمایی:** استفاده از استندها یا تابلوهای راهنمایی برای هدایت مهمانان به غرفه.

13. **استقبال دوستانه:** تیم تشریفات باید با لبخند و رفتار حرفه‌ای از مهمانان استقبال کنند.

14. **ارائه بروشورها و کارت‌های ویزیت:** بروشورها و کارت‌های ویزیت باید به محض ورود به بازدیدکنندگان ارائه شوند.

15. **پذیرایی اولیه:** ارائه نوشیدنی‌ها و خوراکی‌های سبک برای مهمانان در بدو ورود.

16. **ثبت‌نام مهمانان ویژه:** اختصاص بخش جداگانه برای ثبت‌نام و خوشامدگویی به مهمانان VIP.

17. **معرفی نمایندگان شرکت:** اطمینان از معرفی نمایندگان شرکت به مهمانان خاص جهت ایجاد ارتباط مستقیم.

18. **آماده‌سازی کارت‌های ورود:** ارائه کارت‌های شناسایی به بازدیدکنندگان برای پیگیری آسان‌تر.

 

بخش 3: **حضور و ارتباطات در طول رویداد**

19. **برقراری ارتباط چشمی:** کارکنان غرفه باید همواره ارتباط چشمی خوبی با مهمانان برقرار کنند.

20. **گفتگوی صمیمانه و مؤدبانه:** توجه به آداب گفتگو با بازدیدکنندگان و پرهیز از مکالمات غیرضروری.

21. **پاسخگویی سریع به سوالات:** ارائه پاسخ‌های دقیق و کامل به سوالات بازدیدکنندگان.

22. **مدیریت زمان ملاقات:** زمان ملاقات با بازدیدکنندگان را به درستی مدیریت کنید تا هیچکس منتظر نماند.

23. **دعوت به تعامل:** تشویق بازدیدکنندگان به تعامل بیشتر از طریق ارائه امکانات تست محصول یا مشاهده دمو.

24. **حفظ احترام به رقبا:** اجتناب از بیان نظرات منفی درباره شرکت‌ها یا محصولات رقبا.

25. **مستندسازی گفتگوها:** ثبت نکات مهم از گفتگوهای با مشتریان و بازدیدکنندگان.

26. **مدیریت شکایات و نارضایتی‌ها:** پاسخ سریع و مناسب به هرگونه شکایت یا نگرانی بازدیدکنندگان.

27. **تشویق به فعالیت در شبکه‌های اجتماعی:** دعوت از بازدیدکنندگان برای دنبال کردن صفحات شبکه‌های اجتماعی

شرکت.

28. **ارائه محصولات هدیه:** ارائه هدایا یا نمونه‌های تبلیغاتی برای تقویت روابط و یادآوری برند.

29. **تمرکز بر ارائه‌های کلیدی:** داشتن برنامه‌های مشخص برای معرفی محصولات و خدمات به شکل ارائه یا دمو.

 

بخش 4: **پذیرایی و مهمان‌نوازی**

30. **ارائه خدمات پذیرایی:** برنامه‌ریزی برای ارائه نوشیدنی‌ها و خوراکی‌های باکیفیت به بازدیدکنندگان.

31. **توجه به نیازهای مهمانان ویژه:** آماده‌سازی خدمات ویژه برای مهمانان VIP از جمله اتاق استراحت یا پذیرایی

اختصاصی.

32. **حفظ تمیزی و نظم غرفه:** تیم خدمات باید همواره به تمیزی و نظم غرفه توجه کنند.

33. **توجه به نکات بهداشتی:** رعایت اصول بهداشتی در تمامی مراحل پذیرایی.

34. **ارائه راهکارهای جایگزین برای محدودیت‌های غذایی:** در نظر گرفتن نیازهای غذایی خاص برخی از بازدیدکنندگان.

35. **پذیرایی با غذاهای سبک و مناسب:** غذاهایی انتخاب شوند که به‌راحتی قابل استفاده و مصرف در محیط نمایشگاه

باشند.

 

بخش 5: **مدیریت و کنترل جریان کاری**

36. **هماهنگی با تیم امنیتی:** برنامه‌ریزی برای حفظ امنیت غرفه و محصولات.

37. **کنترل جمعیت:** نظارت بر تعداد بازدیدکنندگان و کنترل جمعیت جهت جلوگیری از ازدحام بیش از حد.

38. **تعیین مسئولین پاسخگویی:** تعیین افرادی برای پاسخگویی به سوالات فنی و تخصصی بازدیدکنندگان.

39. **نظارت بر عملکرد تیم تشریفات:** پایش مستمر رفتار و عملکرد تیم تشریفات برای اطمینان از رعایت اصول.

40. **توجه به بازدیدکنندگان کم‌تحرک یا نیازمند کمک:** ارائه خدمات ویژه به افراد ناتوان یا سالمند.

 

بخش 6: **ارزیابی و نتیجه‌گیری پس از رویداد**

41. **جمع‌آوری بازخوردها:** دریافت نظرات و بازخوردهای بازدیدکنندگان از طریق پرسشنامه یا مصاحبه‌های کوتاه.

42. **بررسی عملکرد غرفه:** ارزیابی عملکرد تیم تشریفات و بررسی نقاط قوت و ضعف.

43. **تجزیه و تحلیل نتایج مالی:** محاسبه سود و زیان نمایشگاه و ارزیابی بازده سرمایه‌گذاری.

44. **پیگیری تماس‌های بعد از رویداد:** ارسال ایمیل‌ها و تماس‌های پیگیری با مشتریان بالقوه.

45. **ارائه گزارش نهایی:** تهیه گزارش جامع از نتایج رویداد و ارائه آن به مدیران ارشد.

46. **تحلیل نقاط قابل بهبود:** شناسایی زمینه‌هایی که می‌توان در آینده بهبود داد.

47. **تشویق و تقدیر از تیم:** برگزاری مراسم تقدیر و تشویق تیم تشریفات برای انگیزه‌بخشی و تقویت روحیه.

48. **بازبینی روش‌های استفاده شده:** مرور روش‌های مورد استفاده در تبلیغات و تشریفات و بررسی کارآمدی آن‌ها.

 

نتیجه‌گیری:

رعایت اصول تشریفات در نمایشگاه‌ها و شرکت‌ها نه تنها به ارتقای وجهه شرکت کمک می‌کند، بلکه باعث

ایجاد ارتباطات موثرتر با مشتریان و شرکای تجاری می‌شود. از مرحله برنامه‌ریزی تا ارزیابی عملکرد، توجه

به جزئیات و فراهم کردن فضایی حرفه‌ای و خوشایند، از نکات کلیدی موفقیت در این زمینه است.

 

منابع پیشنهادی:

– **کتب مدیریت تشریفات و آداب اجتماعی**

– **مقالات تخصصی درباره اصول تشریفات در رویدادهای بین‌المللی**

– **مطالعات موردی از شرکت‌های موفق در مدیریت نمایشگاه‌ها**

 

راهکارهای جدید برای تشریفات می‌توانند به بهبود تجربه بازدیدکنندگان و افزایش تاثیرگذاری یک شرکت یا نمایشگاه کمک کنند. برخی از این

راهکارها که همگام با فناوری و تغییرات اجتماعی هستند عبارت‌اند از:

 

1. **استفاده از فناوری واقعیت افزوده (AR) و واقعیت مجازی (VR)**

– **مزایا:**

– ایجاد تجربه‌ای تعاملی و جذاب برای بازدیدکنندگان.

– امکان نمایش محصولات یا خدمات به شکل دیجیتال و جذاب بدون نیاز به فضای فیزیکی زیاد.

– جذب توجه بیشتر و ایجاد حس متفاوت نسبت به غرفه‌های سنتی.

– **معایب:**

– هزینه‌های بالای راه‌اندازی و نگهداری.

– نیاز به آموزش تیم تشریفات برای استفاده صحیح از این فناوری‌ها.

– نیاز به تجهیزات و فناوری خاص که ممکن است برخی از بازدیدکنندگان به راحتی با آن آشنا نباشند.

 

2. **پلتفرم‌های دیجیتال برای مدیریت مهمانان**

– **مزایا:**

– امکان ثبت‌نام و پیگیری آنلاین بازدیدکنندگان و ارائه بلیط‌های دیجیتال.

– کاهش زمان انتظار و افزایش راحتی برای بازدیدکنندگان.

– امکان جمع‌آوری داده‌های ارزشمند برای پیگیری‌های بعد از نمایشگاه.

– **معایب:**

– برخی بازدیدکنندگان مسن‌تر ممکن است با این نوع پلتفرم‌ها آشنا نباشند.

– احتمال مشکلات فنی در هنگام اجرای برنامه‌ها وجود دارد.

– نیاز به زیرساخت دیجیتال و اینترنت پایدار برای کارکرد صحیح این پلتفرم‌ها.

 

3. **هوش مصنوعی و چت‌بات‌ها برای پاسخگویی به سوالات بازدیدکنندگان**

– **مزایا:**

– سرعت پاسخگویی بالا و امکان ارائه خدمات به تعداد بیشتری از بازدیدکنندگان به‌طور همزمان.

– کاهش فشار کاری بر روی تیم تشریفات انسانی.

– امکان شخصی‌سازی پاسخ‌ها بر اساس نیازهای مشتریان.

– **معایب:**

– نبود حس انسانی در تعاملات، که ممکن است برای برخی بازدیدکنندگان ناخوشایند باشد.

– دقت پایین‌تر در مقایسه با پاسخ‌های انسانی در سوالات پیچیده.

– نیاز به تنظیمات دقیق و به‌روز بودن سیستم هوش مصنوعی.

 

4. **استفاده از پذیرایی‌های سالم و پایدار**

– **مزایا:**

– ایجاد تصویری مثبت از شرکت به عنوان یک نهاد مسئول در حوزه محیط زیست.

– جذب بازدیدکنندگان حساس به مسائل محیط‌زیستی.

– کاهش استفاده از پلاستیک و زباله‌های غیرقابل بازیافت.

– **معایب:**

– ممکن است هزینه تهیه غذاهای ارگانیک و سالم بیشتر از غذاهای معمولی باشد.

– برخی بازدیدکنندگان ممکن است به گزینه‌های معمولی بیشتر تمایل داشته باشند.

– محدودیت در انتخاب انواع غذاها و نوشیدنی‌ها.

 

5. **پلتفرم‌های شبکه‌های اجتماعی زنده برای تعامل با مخاطبان خارج از نمایشگاه**

– **مزایا:**

– افزایش دسترسی به مخاطبانی که به‌صورت حضوری نمی‌توانند در نمایشگاه شرکت کنند.

– امکان پخش زنده رویدادها و جلسات برای جذب مخاطبان بیشتر.

– ارائه فرصت‌های بیشتر برای تبلیغ و تعامل دیجیتال.

– **معایب:**

– نیاز به تیم فنی حرفه‌ای برای مدیریت پخش زنده و محتوای دیجیتال.

– وابستگی به کیفیت اینترنت و تجهیزات ضبط.

– رقابت شدید در جذب توجه در فضای شلوغ شبکه‌های اجتماعی.

 

6. **ایجاد اتاق‌های استراحت هوشمند**

– **مزایا:**

– افزایش رضایت بازدیدکنندگان با ارائه فضایی آرام و مدرن برای استراحت.

– فراهم کردن امکاناتی مانند شارژ موبایل، دسترسی به اینترنت و اطلاعات دیجیتال.

– ایجاد تصویری از شرکت به عنوان یک ارائه‌دهنده خدمات متمایز و مدرن.

– **معایب:**

– هزینه بالای طراحی و تجهیز این فضاها.

– نیاز به نگهداری و نظارت مداوم برای حفظ کیفیت فضا.

– محدودیت ظرفیت که ممکن است به ازدحام منجر شود.

 

7. **پذیرایی بدون نیاز به تماس (Contactless)**

– **مزایا:**

– افزایش بهداشت و راحتی در پذیرایی به‌خصوص در دوران پساکرونا.

– کاهش احتمال شیوع بیماری‌ها و فراهم کردن آرامش خاطر برای بازدیدکنندگان.

– افزایش سرعت پذیرایی و کاهش نیاز به حضور فیزیکی کارکنان.

– **معایب:**

– احتمال مشکلات فنی در سیستم‌های خودکار.

– نیاز به تجهیزات خاص مانند پرداخت‌های الکترونیکی و سفارش دیجیتال.

– برخی بازدیدکنندگان ممکن است با فناوری‌های بدون تماس آشنا نباشند.

 

نتیجه‌گیری:

استفاده از راهکارهای نوین در تشریفات می‌تواند تجربه‌ای متمایز و به‌روز برای بازدیدکنندگان ایجاد کند. اما

این راهکارها معمولاً هزینه‌بر هستند و نیاز به دانش و زیرساخت‌های فنی بالاتری دارند. به همین دلیل،

باید با توجه به نیازها، مخاطبان هدف و منابع موجود، راهکارهای مناسب را انتخاب و پیاده‌سازی کرد.

 

اهکارهای جدید برای تشریفات می‌تواند به بهبود تجربه بازدیدکنندگان و تأثیرگذاری یک شرکت یا نمایشگاه کمک کنند. برخی از این راهکارهای فناوری که همگام با تغییرات اجتماعی هستند عبارتند از:

1. استفاده از فناوری واقعیت افزوده (AR) و واقعیت مجازی (VR)

• مزایا:
  • ایجاد تجربه‌های متفاوت و جذاب برای بازدیدکنندگان.
  • امکان نمایش محصولات یا خدمات به شکل دیجیتال و جذاب بدون نیاز به فضای داخلی زیاد.
  • جلب توجه بیشتر و ایجاد حس متفاوت نسبت به غرفه های سنتی.
• معایب:
  • هزینه های بالای راهاندازی و نگهداری.
  • نیاز به آموزش تیم تشریفات برای استفاده صحیح از این فناوری‌ها.
  • نیاز به تجهیزات و فناوری خاص که ممکن است برخی از بازدیدکنندگان به راحتی با آن آشنا باشند.

2. پلتفرم های دیجیتال برای مدیریت مهمانان

• مزایا:
  • امکان ثبت نام و پیگیری آنلاین بازدیدکنندگان و ارائه بلیط های دیجیتال.
  • کاهش زمان انتظار و افزایش راحتی برای بازدیدکنندگان.
  • امکان جمع آوری داده های ارزشمند برای پیگیری های بعد از نمایشگاه.
• معایب:
  • برخی از بازدیدکنندگان مسن‌تر هستند با این نوع پلتفرم‌ها آشنا نباشند.
  • احتمال مشکلات فنی در اجرای برنامه ها وجود دارد.
  • نیاز به زیرساخت دیجیتال و اینترنت پایدار برای کارکرد صحیح این پلتفرم‌ها.

3. هوش مصنوعی و چت‌بات‌ها برای پاسخگویی به سوالات بازدیدکنندگان

• مزایا:
  • سرعت پاسخ بالا و امکان ارائه خدمات به تعداد بازدیدکنندگان به طور همزمان.
  • کاهش فشار کاری بر روی تیم تشریفات انسانی.
  • امکان شخصی‌سازی پاسخ‌ها بر اساس نیازهای مشتریان.
• معایب:
  • نبود حس انسانی درات، که ممکن است برای بازدیدکنندگان ناخوشایند باشد.
  • دقت پایین‌تر در مقایسه با پاسخ‌های انسانی در سوالات پیچیده.
  • نیاز به دقت دقیق و بهروز بودن سیستم هوش مصنوعی.

4. استفاده از پذیرایی های سالم و پایدار

• مزایا:
  • ایجاد تصویری مثبت از شرکت به عنوان یک نهاد مسئول در حوزه محیط زیست.
  • جذب بازدیدکنندگان حساس به مسائل محیطزیستی.
  • کاهش استفاده از پلاستیک و محصولات غیرقابل بازیافت.
• معایب:
  • امکان تهیه بیشتر غذاهای ارگانیک و سالم از غذاهای معمولی است.
  • برخی از بازدیدکنندگان ممکن است به گزینه‌های معمولی بیشتر داشته باشند.
  • محدودیت در انتخاب انواع غذاها و نوشیدنی ها.

5. پلتفرم‌های شبکه‌های اجتماعی زنده برای مخاطبان خارجی از نمایشگاه

• مزایا:
  • افزایش دسترسی به مخاطبانی که به‌صورت حضوری نمی‌توانند در نمایشگاه شرکت کنند.
  • امکان پخش زنده رویدادها و جلسات برای جذب مخاطبان بیشتر.
  • فرصت‌های بیشتر برای تبلیغ و دیجیتال.
• معایب:
  • نیاز به تیم فنی حرفه‌ای برای مدیریت پخش زنده و دیجیتال.
  • وابستگی به کیفیت اینترنت و تجهیزات ضبط.
  • رقابت شدید در جلب توجه در فضای شلوغ شبکه های اجتماعی.

6. ایجاد اتاق‌های محیط هوشمند

• مزایا:
  • افزایش رضایت بازدیدکنندگان با ارائه فضای آرام و مدرن برای محیط زیست.
  • فراهم کردن امکاناتی مانند شارژ موبایل، دسترسی به اینترنت و اطلاعات دیجیتال.
  • ایجاد تصویری از شرکت به عنوان یک ارائه خدمات متمایز و مدرن.
• معایب:
  • هزینه بالای طراحی و تجهیز این فضاها.
  • نیاز به نگهداری و نظارت مداوم برای حفظ کیفیت فضا.
  • محدودیتی که ممکن است به ازدحام تبدیل شود.

7. پذیرایی بدون نیاز به تماس (Contactless)

• مزایا:
  • افزایش بهداشت و سلامت در پذیرایی به خصوص در دوران پساکرونا.
  • کاهش احتمال ابتلا به بیماری‌ها و ایجاد آرامش خاطر برای بازدیدکنندگان.
  • افزایش سرعت پذیرش و کاهش نیاز به حضور بررسی.
• معایب:
  • احتمال مشکلات فنی در سیستم های خودکار.
  • نیاز به تجهیزات خاص مانند پرداخت‌های الکترونیکی و سفارش دیجیتال.
  • برخی از بازدیدکنندگان ممکن است با فناوری‌های بدون تماس آشنا نباشند.

نتیجه گیری نهایی دکتر میر:

استفاده از روشهای نوین در تشریفات می‌تواند تجربه‌های متمایز و بهروز را برای ایجاد بازدیدکنندگان ایجاد کند. اما این راهکارها معمولاً هزینه‌بر هستند و نیاز به دانش و زیرساخت‌های فنی بالاتری دارند. به همین دلیل، باید با توجه به نیازها، مخاطبان هدف و منابع موجود، راهکارهای مناسب را انتخاب و پیاده‌سازی کرد.

 

خطاهای رایج در تشریفات داخلی و بین المللی

مقدمه:

تشریفات، به عنوان یکی از ارکان اصلی تعاملات رسمی و بین‌المللی، نقشی کلیدی در ایجاد تصویری حرفه‌ای و منظم برای سازمان‌ها و افراد دارد. این تشریفات، چه در سطح داخلی و چه در سطح بین‌المللی، باید به دقت اجرا شود تا از بروز اشتباهاتی که می‌تواند موجب کاهش اعتبار، سوءتفاهم یا حتی زیان مالی شود، جلوگیری گردد. با این حال، خطاهای رایج در تشریفات گاهی به دلیل عدم آگاهی، ضعف در برنامه‌ریزی و یا تفاوت‌های فرهنگی به وجود می‌آیند. در این مقاله، به بررسی خطاهای رایج در تشریفات داخلی و بین‌المللی و ذکر نمونه‌های واقعی می‌پردازیم.

بخش اول: خطاهای رایج در تشریفات داخلی

تشریفات داخلی معمولاً شامل تعاملات رسمی و نیمه‌رسمی در داخل یک کشور، شرکت یا سازمان است. این تشریفات ممکن است در جلسات کاری، کنفرانس‌ها، رویدادهای شرکتی و سایر مراسم رسمی اجرا شوند.

1. عدم برنامه‌ریزی دقیق و هماهنگی مناسب

• شرح: یکی از رایج‌ترین خطاها در تشریفات داخلی، عدم برنامه‌ریزی و هماهنگی مناسب است. این خطا می‌تواند شامل نبود برنامه‌ریزی دقیق برای زمان‌بندی جلسات، انتخاب نادرست مکان‌ها، یا عدم هماهنگی با تیم‌های مختلف باشد.
• نمونه: در یک کنفرانس داخلی در یک شرکت بزرگ، به دلیل ناهماهنگی در تعیین زمان‌بندی، مدیرعامل شرکت از حضور در جلسه‌ای مهم بازماند که موجب ناراحتی و سردرگمی در میان دیگر اعضا شد.

2. پذیرایی نامناسب و غیرحرفه‌ای

• شرح: پذیرایی، بخش مهمی از تشریفات داخلی است. ارائه پذیرایی نامناسب، مانند کمبود غذا و نوشیدنی یا ارائه گزینه‌های نامطلوب، می‌تواند تاثیر منفی بر روحیه شرکت‌کنندگان داشته باشد.
• نمونه: در یک رویداد مهم شرکتی در تهران، پذیرایی نامناسب با غذاهای سرد و ناکافی باعث نارضایتی شدید مهمانان شد که این موضوع بر تجربه کلی رویداد تاثیر منفی گذاشت.

3. عدم توجه به جزئیات فرهنگی و اجتماعی

• شرح: در تشریفات داخلی، عدم توجه به تفاوت‌های فرهنگی و اجتماعی میان مهمانان یا شرکت‌کنندگان می‌تواند باعث سوءتفاهم شود. به‌عنوان مثال، ممکن است در یک رویداد شرکتی از غذا یا نوشیدنی‌هایی استفاده شود که با باورهای مذهبی یا فرهنگی برخی مهمانان مغایرت داشته باشد.
• نمونه: در یک مراسم اداری، استفاده از نوشیدنی‌های الکلی در محیطی که تعداد زیادی از مهمانان مذهبی بودند، باعث ناراحتی آن‌ها شد و منجر به انتقادهایی از سوی رسانه‌ها و جامعه شد.

4. خطاهای مربوط به ارائه و سخنرانی

• شرح: ارائه و سخنرانی‌های ضعیف یا بدون آماده‌سازی کافی یکی از خطاهای رایج در تشریفات داخلی است. استفاده از تجهیزات ناکارآمد یا ناتوانی در انتقال پیام‌ها می‌تواند تاثیر منفی بر شرکت‌کنندگان بگذارد.
• نمونه: در یک جلسه مهم کسب‌وکار، به دلیل خرابی تجهیزات صوتی و تصویری، سخنرانی اصلی مدیر شرکت با مشکلاتی روبه‌رو شد و نتوانست به درستی پیام خود را منتقل کند، که باعث کاهش اعتبار شرکت شد.

بخش دوم: خطاهای رایج در تشریفات بین‌المللی

تشریفات بین‌المللی پیچیدگی بیشتری دارد، چرا که نیازمند درک و رعایت تفاوت‌های فرهنگی، زبانی و دیپلماتیک است. عدم توجه به این موارد می‌تواند باعث تنش‌های دیپلماتیک، سوءتفاهم‌های فرهنگی و حتی شکست مذاکرات تجاری شود.

1. عدم درک تفاوت‌های فرهنگی

• شرح: یکی از بزرگترین خطاها در تشریفات بین‌المللی، عدم درک یا بی‌توجهی به تفاوت‌های فرهنگی است. این موضوع می‌تواند به صورت اشتباهات در آداب معاشرت، نحوه برخورد یا حتی پوشش ظاهر شود.
• نمونه: در یک سفر دیپلماتیک به ژاپن، یکی از نمایندگان اروپایی به دلیل عدم رعایت قوانین فرهنگی ژاپن در مورد آداب غذا خوردن، باعث ناراحتی میزبانان شد و مذاکرات به‌طور غیرمستقیم تحت تأثیر قرار گرفت.

2. مشکلات زبانی و ترجمه

• شرح: در تشریفات بین‌المللی، مشکلات زبانی یکی از عوامل کلیدی سوءتفاهم‌هاست. ترجمه نادرست یا استفاده از مترجم‌های بی‌تجربه می‌تواند به انتقال نادرست پیام‌ها و حتی ایجاد تنش منجر شود.
• نمونه: در یک کنفرانس بین‌المللی، به دلیل اشتباه مترجم در ترجمه سخنرانی یک مقام ارشد، پیام اصلی به‌درستی منتقل نشد و این اشتباه منجر به سوءتفاهم‌هایی میان شرکت‌کنندگان شد.

3. انتخاب نادرست هدایا

• شرح: هدیه دادن بخشی از تشریفات بین‌المللی است، اما انتخاب هدیه‌ای که با فرهنگ یا دین میزبان مغایرت دارد می‌تواند بسیار توهین‌آمیز باشد.
• نمونه: در یک جلسه رسمی میان مقامات اروپایی و کشورهای خاورمیانه، هدیه دادن یک مجسمه حیوان (که در فرهنگ آن کشور نامناسب تلقی می‌شود) موجب ناراحتی میزبانان شد.

4. نقص در مدیریت ورود و خروج مهمانان

• شرح: مدیریت ورود و خروج مهمانان یکی از مهم‌ترین بخش‌های تشریفات بین‌المللی است. عدم هماهنگی در این زمینه می‌تواند موجب تأخیر در برگزاری مراسم‌ها یا حتی بروز نارضایتی شود.
• نمونه: در یک اجلاس بین‌المللی در پاریس، به دلیل ناهماهنگی در حمل‌ونقل مهمانان، تعداد زیادی از نمایندگان دیرتر از موعد به اجلاس رسیدند و این امر باعث ناراحتی و انتقاد شدید آن‌ها شد.

نتیجه‌گیری:

خطاهای رایج در تشریفات داخلی و بین‌المللی می‌توانند به راحتی به موقعیت‌های حساس و حتی بحرانی منجر شوند. عدم برنامه‌ریزی، ناهماهنگی و عدم توجه به تفاوت‌های فرهنگی از جمله عواملی هستند که می‌توانند به بروز این خطاها منجر شوند. بهترین راه برای جلوگیری از این خطاها، برنامه‌ریزی دقیق، آموزش تیم تشریفات، و درک و احترام به تفاوت‌های فرهنگی و زبانی میان مهمانان است.

منابع پیشنهادی:

1. کتاب “تشریفات بین‌المللی” نوشته ایزابل وِلینگتون
2. مقاله‌های اتیکت بین‌المللی در مجله Global Business Etiquette
3. کتاب “راهنمای تشریفات داخلی و بین‌المللی” نوشته جک مارکوس

نمونه‌های موفق دیپلماسی؟

نمونه‌های موفق دیپلماسی در طول تاریخ نقش مهمی در جلوگیری از جنگ‌ها، تسهیل تجارت، ارتقای همکاری‌های بین‌المللی و حفظ صلح جهانی ایفا کرده‌اند. این نمونه‌ها نشان‌دهنده اهمیت مهارت‌های مذاکره، مدیریت بحران، و احترام به تفاوت‌های فرهنگی و سیاسی در سطح جهانی هستند. در ادامه به برخی از موفق‌ترین نمونه‌های دیپلماسی در دوران معاصر اشاره می‌کنیم:

1. توافق صلح کمپ دیوید (1978)

• طرفین: مصر و اسرائیل
• میانجی: ایالات متحده (به‌ویژه رئیس‌جمهور جیمی کارتر)
• شرح: در سال 1978، پس از چندین دهه تنش و جنگ میان مصر و اسرائیل، مذاکرات صلح به میزبانی ایالات متحده در کمپ دیوید برگزار شد. انور سادات، رئیس‌جمهور مصر، و مناخیم بگین، نخست‌وزیر اسرائیل، با میانجی‌گری جیمی کارتر به توافقی دست یافتند که منجر به امضای توافق‌نامه کمپ دیوید شد.
• نتیجه: این توافق‌نامه به عادی‌سازی روابط میان مصر و اسرائیل انجامید و همچنین باعث شد که مصر اولین کشور عربی باشد که اسرائیل را به رسمیت شناخت. این توافق از موفق‌ترین نمونه‌های دیپلماسی در خاورمیانه بود و انور سادات و مناخیم بگین به دلیل این دستاورد، جایزه نوبل صلح را دریافت کردند.

2. پیمان هلسینکی (1975)

• طرفین: کشورهای عضو ناتو و پیمان ورشو (بلوک شرق و غرب)
• شرح: پیمان هلسینکی، که در نتیجه کنفرانس امنیت و همکاری در اروپا (CSCE) به دست آمد، تلاشی برای کاهش تنش‌های جنگ سرد بین شرق و غرب بود. این پیمان مجموعه‌ای از توافقات را شامل می‌شد که هدف آن افزایش همکاری‌های اقتصادی، فرهنگی و احترام به حقوق بشر در سراسر اروپا بود.
• نتیجه: پیمان هلسینکی به تقویت گفت‌وگو بین بلوک شرق و غرب کمک کرد و برخی از مفاد آن به حقوق بشر و آزادی‌های مدنی در کشورهای بلوک شرق فشار آورد، که نهایتاً به تضعیف حکومت‌های استبدادی و فروپاشی اتحاد جماهیر شوروی کمک کرد.

3. توافق هسته‌ای ایران (برجام – 2015)

• طرفین: ایران و گروه 5+1 (ایالات متحده، بریتانیا، فرانسه، روسیه، چین و آلمان)
• شرح: توافق جامع برنامه هسته‌ای ایران یا برجام، در سال 2015 به امضا رسید. این توافق با هدف محدود کردن برنامه هسته‌ای ایران در ازای لغو تحریم‌های اقتصادی بین‌المللی علیه این کشور، پس از چندین سال مذاکره و فشار دیپلماتیک، حاصل شد.
• نتیجه: توافق برجام به کاهش تنش‌ها میان ایران و جامعه بین‌المللی کمک کرد و از خطر ایجاد جنگ یا برخورد نظامی جلوگیری کرد. این توافق به عنوان یکی از موفق‌ترین توافقات دیپلماتیک برای جلوگیری از توسعه تسلیحات هسته‌ای در جهان شناخته می‌شود، هرچند که بعداً ایالات متحده در سال 2018 از آن خارج شد.

4. پایان آپارتاید و انتقال قدرت مسالمت‌آمیز در آفریقای جنوبی (1994)

• طرفین: دولت آپارتاید آفریقای جنوبی و کنگره ملی آفریقا (ANC)
• میانجی: شخصیت‌های برجسته جهانی از جمله نلسون ماندلا و فردریک ویلم دکلرک
• شرح: پس از دهه‌ها تبعیض نژادی در آفریقای جنوبی تحت حکومت آپارتاید، مذاکراتی بین دولت آفریقای جنوبی و کنگره ملی آفریقا (ANC) به رهبری نلسون ماندلا انجام شد. این مذاکرات با هدف پایان دادن به آپارتاید و انتقال قدرت به صورت مسالمت‌آمیز انجام شد.
• نتیجه: این مذاکرات موفق منجر به برگزاری انتخابات دموکراتیک و پایان آپارتاید شد. نلسون ماندلا اولین رئیس‌جمهور سیاه‌پوست آفریقای جنوبی شد و این کشور به عنوان نمونه‌ای از انتقال مسالمت‌آمیز قدرت و دیپلماسی موفق شناخته شد.

5. توافق‌نامه گود فرایدی (1998)

• طرفین: بریتانیا، جمهوری ایرلند، و گروه‌های ملی‌گرا و اتحادیه‌گرای ایرلند شمالی
• میانجی: ایالات متحده (به‌ویژه رئیس‌جمهور بیل کلینتون)
• شرح: توافق‌نامه گود فرایدی، که به توافق‌نامه بلفاست نیز معروف است، نقطه عطفی در روند صلح ایرلند شمالی بود. پس از دهه‌ها جنگ و خشونت بین ملی‌گرایان کاتولیک و اتحادیه‌گرایان پروتستان، این توافق صلح به ایجاد یک حکومت مشترک در ایرلند شمالی منجر شد.
• نتیجه: این توافق به کاهش خشونت‌های فرقه‌ای کمک کرد و به مدت بیست سال، ثبات نسبی در ایرلند شمالی به ارمغان آورد. این توافق یکی از موفق‌ترین نمونه‌های حل و فصل منازعات داخلی و بین‌المللی از طریق دیپلماسی است.

6. کنفرانس پاریس (1919) و تشکیل جامعه ملل

• طرفین: متفقین و قدرت‌های شکست‌خورده در جنگ جهانی اول
• شرح: پس از پایان جنگ جهانی اول، کنفرانس پاریس برای تنظیم معاهده‌های صلح برگزار شد. یکی از دستاوردهای اصلی این کنفرانس، ایجاد جامعه ملل (League of Nations) بود که هدف آن جلوگیری از وقوع جنگ‌های جدید و ترویج همکاری بین‌المللی بود.
• نتیجه: جامعه ملل اولین سازمان بین‌المللی بود که با هدف حفظ صلح جهانی ایجاد شد. اگرچه این نهاد به دلیل نبودن اعضای کلیدی مانند ایالات متحده و ناکارآمدی در پیشگیری از جنگ جهانی دوم در نهایت شکست خورد، اما راه را برای تأسیس سازمان ملل متحد بعد از جنگ جهانی دوم هموار کرد.

7. عادی‌سازی روابط ایالات متحده و چین (1972)

• طرفین: ایالات متحده و جمهوری خلق چین
• میانجی: هنری کیسینجر (وزیر خارجه وقت آمریکا)
• شرح: در سال 1972، ریچارد نیکسون، رئیس‌جمهور وقت ایالات متحده، به چین سفر کرد و با مائو تسه‌تونگ دیدار کرد. این سفر تاریخی، نقطه عطفی در عادی‌سازی روابط بین ایالات متحده و چین بود که تا آن زمان به دلیل تفاوت‌های ایدئولوژیک شدید، رابطه‌ای نداشتند.
• نتیجه: این حرکت دیپلماتیک به پایان دوران انزوای چین در صحنه بین‌المللی و آغاز همکاری‌های اقتصادی و سیاسی بین دو کشور انجامید. این توافق به تدریج چین را به یکی از بازیگران کلیدی در عرصه جهانی تبدیل کرد.

8. معاهده INF (1987)

• طرفین: ایالات متحده و اتحاد جماهیر شوروی
• شرح: معاهده نیروهای هسته‌ای میان‌برد (INF) میان ایالات متحده و اتحاد جماهیر شوروی در دوران ریاست جمهوری رونالد ریگان و میخائیل گورباچف امضا شد. این معاهده برای از بین بردن موشک‌های میان‌برد هسته‌ای و متعارف دو کشور در اروپا و سایر مناطق بود.
• نتیجه: معاهده INF به کاهش تنش‌های هسته‌ای میان دو ابرقدرت و کاهش خطر جنگ هسته‌ای در دوران جنگ سرد کمک کرد. این معاهده یکی از دستاوردهای کلیدی دیپلماسی هسته‌ای در دوران مدرن بود.

نتیجه‌گیری:

دیپلماسی، زمانی که به درستی و با دقت و درک تفاوت‌های فرهنگی و سیاسی انجام شود، می‌تواند از بروز جنگ‌ها جلوگیری کرده، به حل منازعات کمک کند و روابط میان کشورها را تقویت کند. نمونه‌های موفق دیپلماسی در طول تاریخ نشان‌دهنده قدرت مذاکره، میانجی‌گری و توانایی حل و فصل اختلافات از طریق گفت‌وگو و تعامل هستند.

 

مازیار میر مشاور و تحلیلگر کسب و کار

 

لطفا ما را در اینستاگرام دنبال فرمائید

#مازیارمیر

maziyare_mir@

09198718767