عارضه یابی شرکتها
سرآمد شدن یک سازمان، فرایند پیوسته ایست که با برنامه ریزی و هدف گذاری آغاز می شود و در طول مسیر با ارزیابی های مداوم با توجه به اهداف از پیش تعیین شده، نواقص و نارسایی ها مشخص شده و با اصلاحات لازم، حذف موانع و تقویت نقاط قوت انجام می شود.
درک و شناخت کامل از وضعیت موجود سازمان و پیداکردن مشکلات آن که با عنوان عارضه نامیده می شود، اقدامی حیاتی در فرآیند پیوسته فوق الذکر است. در این مقاله به طور خلاصه عارضه یابی سازمانی شامل مدل و کارکردهای مهم آن به عنوان نقطه آغازی جهت ورود به مسیر رشد و سرآمدی مورد بررسی اجمالی قرار گرفته است.
در بسیاری از مباحث مدیریتی، سازمان به بدن انسان تشبیه می شود، چرا که سازمان نیز یک موجود پویا و زنده است. همانطوری که پیش نیاز انجام هر درمان و بهبود در بدن، انجام آزمایش های کاملی از وضعیت بدن انسان است و هر چه دقت این آزمایش ها بیشتر و دقیق تر باشد بهبودها و فرایند درمان موثرتر خواهد بود، در مورد ایجاد اصلاحات وحرکت به سوی رشد و پیشرفت سازمان نیز انجام فرایند عارضه یابی همین حکم را دارد و با انجام این فرایند سعی در یافتن معضلات و تنگناهایی داریم که ممکن است به عنوان سدی مانع حرکت سازمان در مسیر بهبود باشند.
انجام فعالیت عارضه یابی به عنوان گام اولیه در تعریف اقدامات لازم برای توسعه ظرفیت مدیریت و نظام های مدیریتی و اصلاح عملکرد سازمان فعالیتی بسیار ضروری و گامی از یک پروژه استراتژیک در سازمان است.
گام های عارضه یابی سازمانی
۱- شناسایی وضع موجود
أ. مطالعات کتابخانه¬ای
ب. مطالعات میدانی
۲- مقایسه با وضعیت مطلوب
أ. انتخاب مدل راهنما
ب. مقایسه با استانداردها
ت. شناسایی عوارض سازمان
۳- اولویت بندی عوارض
أ. تعریف پروژه¬های بهبود
ب. اولویت بندی پیاده سازی پروژه
مدل ویزبورد
یکی از مدل¬هایی که در عارضه¬یابی سازمانی از آن استفاده می¬شود، مدل شش وجهی ویزبورد است. ماروین ویزبورد در سال ۱۹۷۶، ۶ طبقه را در مدل عمر سازمانی خود، توصیف میکند.
۱- مقاصد ۲- ساختارها ۳- روابط ۴- رهبری ۵- پاداش ۶- مکانیزمهای کمکی
مقاصد سازمان، همان ماموریت و اهداف سازمان است. ویزبورد، ساختار را همان شیوه ی سازماندهی سازمان می داند که میتواند بر اساس موقعیت قرارگیری متخصصان، بر مبنای محصول یا پروژه یا تیم باشد. شیوه ای که افراد یا واحدها، با هم تعامل دارند، همان روابط است که شامل روش تعامل افراد با فناوری هم خواهد بود. پاداش، همان پاداش های ذاتی و خارجی کار افراد است. رهبری به شیوه ی رهبری اشاره دارد که تعادل سایر موارد را حفظ می کند. در نهایت مکانیزمهای کمکی، برنامه ریزی، کنترل، بودجه بندی، و سیستم اطلاعات که برای رسیدن به اهداف سازمانی هستند. محیط خارجی هم در مدل دیده میشود که البته، به عنوان یک طبقه در نظر گرفته نمیشود.
ویزبورد ورودی سازمان را پول، افراد، ایده ها، و دستگاهها درنظر میگیرد که برای دستیابی به ماموریت سازمان، استفاده میشود. خروجی، محصولات و خدمات هستند.
دو پیش فرض برای درک مدل ویزبورد، ضروری هستند. اولین پیش فرضها، مربوط به سیستمهای رسمی در برابر غیر رسمی است. سیستمهای رسمی، همان سیاست ها و رویه هایی است که سازمان در پیش می گیرد. در مقابل، سیستمهای غیر رسمی، همان رفتارهایی است که حقیقتا انجام می گیرد. هر چه فاصله ی این دو سیستم بیشتر باشد، اثربخشی سازمان کمتر است. پیش فرض دوم، در ارتباط با تناسب میان سازمان و محیط است که اختلاف میان وضعیت موجود سازمان را با شیوه ایکه سازمان باید درمقابل تقاضای محیط، اتخاذ کند، بررسی می کند. ویزبورد، تقاضا یا فشار محیط را مشتریان، دولت و اتحادیه ها تعریف میکند.
ویزبورد، سئوالات تشخیصی، برای هر طبقه از مدل، مطرح میکند. به عنوان مثال، مشاوران توسعه سازمانی، تعیین میکنند که آیا اعضای سازمان با ماموریت و اهداف سازمان در طبقه مقاصد، موافق هستند. این سوال، به پیش فرض سیستمهای رسمی و غیر رسمی، در سازمان برمیگردد. نمونه ای از چند سوال:
مقاصد: آیا اعضای سازمان با ماموریت و اهداف سازمان موافق هستند؟
ساختار: آیا تناسبی میان اهداف و ساختار داخلی سازمان، وجود دارد؟
روابط: چه نوع روابطی میان افراد، واحدها ، افراد و مشاغلشان هست؟ کیفیت روابط و تضادها چگونه است؟
پاداش: آیا سازمان، بطور رسمی پاداش میدهد؟ به چه دلیل، پرسنل سازمان، پاداش میگیرند؟
رهبری: آیا رهبران، مقاصد را تعریف میکنند؟ سبک رهبری سازمان چگونه است؟
مکانیزمهای کمکی: آیا این مکانیزمها به دستیابی به مقاصد سازمان کمک میکنند یا مانع هستند؟
هدف پرسشنامه ی عارضه یابی سازمان، فراهم کردن داده برای عارضه یابی گسترده است و میتواند همراه با سایر تکنیکها مثل مشاهده و مصاحبه مطرح شود تا قوتها و ضعفهای سازمان، شناخته شود. مدل ویزبورد، با اتخاذ رویکردی سیستماتیک میتواند مبنای طراحی پرسشنامه قرار گیرد. پرسشنامه ی مزبور، در هر طبقه ی ویزبورد، سوال مطرح میکند بعلاوه در زمینه ی نگرش به تغییر هم، داده تهیه میکند. این دسته از سئوالات، به عامل تغییر یا همان مشاور سازمان، امکان شناخت شیوه ی هدایت تغییر را میدهد. این پرسشنامه حاوی ۳۵ سوال، ۵ سوال در هر بخش، میباشد. پاسخ دهندگان، نظرشان را در یک بازه ی ا تا ۷ ابراز میکنند. همانطور که ویزبورد میگوید، مدل در مورد سیستم غیر رسمی، اطلاعات جمع آوری میکند که مشاور میتواند با مرور چارت سازمان، راهنمای عمل و دستورالعملهای پرسنلی، شکاف بین سیستم رسمی و غیر رسمی را دریابد و گامهای اجرایی را برای حذف این فاصله را تدوین کند.
مدل EFQM
یکی دیگر از مدلهایی که برای عارضه یابی سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد مدل تعالی سازمانی ( EFQM ) است.
مدل تعالی سازمانی چارچوبی روشمند برای ارزیابی عملکرد سازمان ها در دو حوزه فرآیند ها و نتایج حاصل از این فرآیند ها است. دستاوردهای حاصل از ارزیابی در این مدل عبارتست از نقاط قوت سازمان و زمینه های قابل بهبود آن که برای دستیابی به بهبودها فهرستی از برنامه های اولویت بندی شده را نیز پیشنهاد می کند. بر توجه به ارزش ها و مفاهیم بنیادین هشت گانه، لازمه،(TQM) اساس آموخته های مدیریت کیفیت جامع موفقیت و ایجاد بهبود مستمر سازمان ها است.
ارزش ها و مفاهیم بنیادین پایه های اصلی برنامه ریزی و استقرار سیستم ها را تشکیل می دهند و برای شناخت وضعیت عملکردی سازمان ها باید از معیارهایی بهره گرفت که ارتباط تنگاتنگی با مفاهیم فوق الذکر داشته باشند، معیارهایی که توسط آنها، میزان تحقق هشت مفهوم بنیادین و میزان موفقیت سازمان در دستیابی به نتایج را بتوان اندازه گیری کرد.
مدل EFQM دارای نه معیار است که پنج معیار آن توانمندسازها و چهار معیار دیگر نتایج هستند.
• توانمندسازها: رهبری، خط مشی و استراتژی، کارکنان، مشارکت¬ها و منابع، فرآیندها.
• نتایج: نتایج مشتریان، نتایج کارکنان، نتایج جامعه، نتایج کلیدی عملکرد.
معیارهای \”توانمند ساز\” آنچه را یک سازمان انجام می¬دهد پوشش می¬دهند و معیارهای \”نتایج\”، آنچه را که یک سازمان بدست می¬آورد. نتایج بر اثر اجرای توانمندسازها بدست می¬آیند و توانمندسازها با گرفتن بازخور از نتایج بهبود می¬یابند.
شکل بالا، نمایی از مدل را نشان داده که پویایی مدل در آن نمایان است. نوآوری و یادگیری کمک می¬کنند تا توانمندسازها بهبود یافته و بهبود توانمندسازها، بهبود نتایج را بدنبال خواهد داشت. هر یک از معیارهای نه گانه مدل جایزه ملی بهره وری و تعالی سازمانی شامل چند جزء است که ابعاد مختلف معیار را مشخص می سازد.
