فن حرفه ای اداره جلسات برای مدیران ستادی شرکت NAK

[email protected]

[email protected]

https://www.aparat.com/mazyarmir

https://www.instagram.com/maziyare_mir

 

 

 

 

سرفصل کارگاه اصول و فنون حرفه ای اداره جلسات 

 

• مفاهیم پایه در  جلسه کارگاه و کنفرانس و…..

• آموزش بدون پاورپوینت های رایج و فراتر از آن…

• سرفصل های تخصصی برگزاری جلسات اثر بخش

• نقد و بررسی تخصصی مشکلات و واکاوی جلسات در لایه های مختلف

• تبیین قوانین در اثربخشی بیشتر برای  جلسات حرفه ای 

• برنامه ریزی دقیق و هدفگذاری در جلسات

• بررسی دقیق صد سال جلسات در شرکتهای پیشروی جهان

• نگاهی نو به اداب تشریفات جلسات عمومی و خصوصی

• ترفندها و راه کارهای تخصصی برای برگزاری جلسات حرفه ای تر

• تکنیکهای حل مسئله و تصمیم گیری در جلسات

• چگونگی ختم جلسات تخصصی و حرفه ای و نوشتن صورتجلسه

• قواعد پیشرفته منطبق بر قواعد شرکتهای برتر جهان برای برگزاری جلسات مجازی 

در سال 1376 برای اولین بار مجبور شدم دبرای شرکت آمداد نیرو به آموزش مدیران و کارشناسان پیرامون فن حرفه ای اداره جلسات

بپردازم با توجه به سابقه کم و به طبع تجربه کمتر فقط به موارد اکادمیک پرداختم کم کم و در طی سه دهه کار آموزش متوجه شدم

نیازهای اساتید و کارشناسان و مدیران فراتر از موارد اکادمیک است و به همین خاطر سعی نمودم که موارد مفیدی را از پیشکسوتان و

اساتید بازنشسته طی پرسشنامه های استاندارد علمی جمع آوری کنم این کلاس که در شرکت  NAK   اجرا گردید نتیجه سالها تحقیق

و مطالعه پیرامون رویه علمی این مورد در داخل و خارج از کشور است.

کلا هر مدیر و یا سر پرست و یا کارمندی زمان ارزشمند زیادی را صرف جلسه یا جلسات متعدد می کند و معمولا بیس پایه این جلسات

مذاکره است مذاکرات مثبت و یا منفی صفر تا صد این جلسات هم با زبان بدن ادامه میابد و بعد در ترس و خشم و استرس و …. غوطه

ور می شود هدف ما در این کارگاه آموزشی نشان دادن تکنیکهای است که شما را بیشتر و بهتر به سمت آگاهی و دانش پیرامون

جلسات سوق دهد.

آری مدیریت جلسات هر چند در نگاه اول بسیار بسیار ساده و پیش پا افتاده به نظر می رسد اما  اصلا کار آسانی نیست. وقتی اسم

جلسه می‌آید یک تصویر  از مدیر بهم ریخته و عصبی و عصبانی و ناراحت جلوی چشم ما متبلور می گردد.

اری جلسات متعدد و خسته‌کننده به ذهن‌مان می‌رسد که  دو یا چند نفر دارند با هم در گوشی پچ پچ می کنند و یا دارند کلش آف کلن

بازی می کنند و یا با گوشی‌های هوشمندشان بازی می‌کنند، بعضی‌ها هم بخاطر دعوای دیشب و شب زنده داری  شب قبل دارندچُرت

می‌زنند و  هی از خودشان می پرسند:

 

وای پروردگارا کِی این طرف دهنشو می بنده

کی این جلسه تموم میشه

کی این سلسله جلسات کسل کننده و بی ارزش و غیر کاری تموم میشه

متاسفانه جلسات کاری خسته کننده و بدون برنامه ریزی و مخصوصا با ساعت‌های متمادی و مخصوصا در طول یک روز و رگباری همه

مارا کلافه نموده است.

.راستی چه کنیم و چه باید کرد؟

در اینجا شما را با برخی موارد کلی در این خصوص آشنا نموده و راهکارهایی ارائه خواهیم نمود.

شاید در یک نگاه این شش فرمان از همه مهمتر باشد و در نهایت به سراغ صدو یک تکنیک خلاقانه برای برگزاری جلسات بهتر و

هدفمندتر و جذاب و لذت بخش تر خواهیم رفت.

 

اولین فرمان هدف و  پیگیری اهداف

 

جلسات کاری می‌توانند بسیار بسیارباارزش و معجزه اسا باشند، فقط باید فوت و فن مدیریت جلسات را به درستی تبیین فرمائید. و

شاید قدم اول روشن نمودن

هدف‌ از برگزاری جلسه مشخص کنید

۲. افراد موثر و درگیر و صاحب امضاء  را در جلسات دعوت فرمائید

۳. به مدیریت زمان را را به دقت و کاملا رعایت فرمائید.

۴. لطفا و حتما همه صحبت فرمائید

۵. جلسه را راس ساعت ذکر شده در برنامه شروع و به پایان برسانید.

۶. آوردن گوشی و تبلت و… به جلسه اکیدا و مطلقا ممنوع

اما بهتر است برویم به سراغ مشکلات جلسات در ایران و خاورمیانه چرا نمی توانیم در جلسات به یک اجماع کلی دست پیدا کنیم

 

 مشکلات  همیشگی جلسات :

 

• تاخیر در جلسات برنامه ریزی جلسات دیر شروع و اختتام جلسات
• عدم مدیریت حرفه ای و هدفمند و هوشمند جلسات
• به طول انجامیدن جلسه سخنرانی های طولانی و خستگی افراد
• متکلم وحده شدن یک فرد خاص که معمولا کل مدعوین را کلافه می کند
• عدم الزام به رعایت نظم و مقررات جلسه و ورود و خروج بدون برنامه و هرج و مرج
• اساسا افراد اشتباهی در جلسه اشتباهی و اهداف نامشخص
• عدم تناسب زمان و مکان و موضوع و افراد و…
• انحراف از مسیر انحراف از تولید محتوا و اساسا نداشتن مدارکه مثبته و موثر
• تک حرفی بی حرفی پرحرفی و یا اساسا عدم انتقادپذیری و نگرش منفی
• عدم تعهد مدعوین و برگزارگنندگان و بحث و جدل بین افراد و برگزار کنندگان و ناهمگنی بین افراد و تعدد افراد و حضور افراد اشتباهی
• عدم برگزاری جلسات با جلسات متعدد با تواتر زمانی کم و حضار بسیار زیاد و یا کم

 

معيارهای استاندارد دعوت از شرکت کنندگان 

 

کاملا واضح و مبرهن است که فرد یا افراد و یا مجموعه های دعوت شده باید با موضوع جلسه کاملا مرتبط باشند و اگر ارتباطی با موضوع

نداشته باشند  و دعوت او بی جهت بوده است، تمایلی به مشارکت سازنده در مباحث جلسات ندارد. لذا بهتر است برای دعوت از افراد،

ملاکهای دقيقی مدنظر قرارگيرد.

• دارا بودن دانش راجع به موضوع جلسه
• دارا بودن تعهد نسبت به حل مسأله
• اشراف به موضوع و داشتن اختيار لازم برای مشارکت در تصميم گيری
• دارابودن وقت کافی برای شرکت در جلسه
• داشتن تجربه ، نظرات و ایده های متفاوت
• استقلال در اظهار نظر

 

اصول اتخاذ تصميم در جلسات

 

بحث هایی که در جلسه می شوند جزء دانش سازمان محسوب شده ولی نتيجه جلسه نيستند؛ بلکه 1 چيز نتيجه جلسه است:

تصميم هایی که گرفته مي شوند

و ليست اقداماتی که باید انجام شوند.

مسئله یک طيف است که یک سر آن علل هستند و سر دیگر آن موانع و نهایتا راهکارها هستند. در جلسات تصميم گيری بحث

ها باید هم آزاد باشند و هم کاملا متعادل و افراد باید از حملات فردی مصون باشند. یکی از بهترین انواع اتخاذ تصميم، تصميم گيری

برمبنای اتفاق نظر به شرح است :

• همواره سياست برنده-برنده را پيش گرفته و در جستجوی قابل قبولترین راه حل باشيد.
• حتی الامکان از شيوه های رأی گيری، معدل گيری و چانهزنی پرهيز کنيد.
• هميشه رای اکثریت درست نيست بلکه آخرین راه حل است.
• نظر خود را تنها به دليل اجتناب از مخالفت با دیگران، تغييرندهيد و آن را با دلایل منطقی بيان کنيد.
• دستورجلسات را به اجزای ساده تقسيم کنيد.
• باید تصميمات با توجه به حدود اختيارات گروه اتخاد شوند و اجماع به معنی حق تصميم گيری برای تمام موارد نيست.
• پافشاری جهت تصویب یک بند، بدون داشتن منطق قوی در واقعبه هدر دادن منابع و زمان است.

 

 

برنامه ریزی حرفه ای ادراه جلسات

 

زمان کاری جلسه، زمان مفيد است که توسط زمان غير مفيد جلسه احاطه می شود. یک جلسه فازهای مختلفی دارد. در فاز اول صورت

مساله  کاملا روشن شود،

سپس بارش افکار انجام شود، جلسه کم کم باید به سمت جمع بندی پيش برود و بعد نتيجه گيری بسيار واضح صورت پذیرد. همچنين

باید برای جلسه مقدمات آماده شود و قبل از جلسه و یا در ابتدای جلسه مستندات لازم ارایه شود.

 

 

سازماندهی جلسات

 

به نظر می رسد که بهتر است افراد فرصت یابند که حتما بسته به موضوع چند دقيقه صحبت کنند. سکوت محض یک فرد در کل جلسه یا

نشان از دعوت نامناسب وی است یا اینکه مجال اظهار نظر به ایشان داده نشده است؛ لذا وقت دادن به افراد توسط مدیر جلسه خيلی

مهم است. افراد در طی جلسه و قبل و بعد از آن یک سری وظایف دارند. نقشهای اصلی در اداره جلسات به شرح زیر هستند که

عبارتند از:

ریيس جلسه :

 

کسی است که نظر نهایی و نتيجه جلسه را اعلام می کند. تجربه  نشان  داده  است  که  مدیرانی  که  جلسات  را خود اداره  می

کنند، تمایل  دارند که  فعال ترین  فرد جلسه  باشند و تقریباً  06% از وقت  جلسه  را به  خود اختصاص  می دهند؛ لذا مشارکت  افراد

در جلسه  پایين  می آید. مدیر با بيشترین  اختيار و قدرت  تصميم گيری   معمولاً رئيس   جلسه است  که   نقشهای متعددی  را در

یک   لحظه ایفا می کند. مثل  مسابقه ای  که  یک  فرد هم  داور و  هم کاپيتان تيم  است.

                                                                  

راه حل  این  مشکل  جداکردن  نقش  فرایند از نقش قدرت  و تصميم گيری  است. بدین ترتيب  که  مدیر مسئوليت  تصميم گيری  و

درگير شدن  با موضوع  را بپذیرد

و وظایف  مربوط  به  فرایند را به  تسهيل گر تفویض  کند.

• معمولاْ دستور جلسه را مشخص می کند و تصميم نهایی را اعلام می کند.
• فعال است و حق اظهار نظر دارد .

 

تسهيل گر یا دبير جلسه:

 

در جلسات بزرگ، وجود تسهيل گر برای کنترل فرایند بحث ها ضروری است ولی به نظر می رسد در جلسات کوچک تر تعيين فردی به

عنوان تسهيل گر، لزومی نداشته باشد.

 

• در ابتدای جلسه خوش آمدگویی کرده و دستورجلسه را قرائت می کند.
• در خدمت جمع است ولی ایده جانبدارانه ای ندارد.
• روالهای مذاکره را مدیریت می کند و درصورت لزوم تغيير می دهد.
• باید با روشهای طبقه بندی و اولویت گذاری ایده ها آشنا باشد .
• باید بتواند یک اتفاق نظر و اجماع ایجاد کند.
• باید افراد را در مقابل حملات شخصی محفاظت کند.
• باید مطمئن شود که همه فرصت کافی برای اظهار نظر دارند و نباید به یک فرد خاص بيش از حد توجه کند.
• تهيه و ارائه محتوای آموزشی مرتبط با (موضوع جلسه )درصورت نياز

 

منشی جلسه:

فردی است که محتوای جلسه را ثبت می کند.

• فردی است که نه ایده ای بيان می کند و نه ایده ها را ارزیابی کند.
• صورتجلسه را ثبت و در آخر جلسه قرائت می کند.

 

اعضای جلسه:

همان مدعوینی هستند که داده های اصلی جلسه را می دهند.

• باید قواعد بحث را رعایت کنند؛ افراد حق نقد دارند ولی حق توهين ندارند.
• هيچکس صحبت دیگری را قطع نمی کند.
• هيچکس بيش از حد صحبت نمی کند.
• همه قبل از اظهار نظر از تسهيل گر اجازه می گيرند.

 

  ==============================================================

 

2. Facilitator

3 . Recorder

 

انواع جلسات 

 

جلسات سازمانها را براساس هدف یا براساس برنامه زمانی برگزاری آنها، می توان به صور متفاوتی طبقه بندی نمود. گاهی هدف از

جلسه تبادل اطلاعات و گزارش دهی است و گاهی توجيه و قانع کردن دیگران برای انجام کار و گاهی تصميم گيری درمورد یک مساله

است. بطور کلی جلسات را به چهار نوع می توان تقسيم نمود:

 

جلسه حل مساله:

 

مساله می تواند شامل ابهام درمورد یکسری مقررات جدید یا تضاد درمورد تقسيم کارها باشد و آنچه اهميت دارد این است که وضعيت

موجود باید تغيير یابد. بسته به ماهيت مسئله، این جلسات می توانند در سطوح خرد یا کلان تشکيل شود.

جلسه حل مسائلی مانند مشکلات کارآموزی دانشجویان در بخش ها یا افزایش حجم کارها به دليل کمبود نيروی انسانی و نظایر آن تنها

زمانی خوب جواب می دهد که تمایل به تغيير در جلسه وجود داشته باشد. معمولاْ جلسات حل مساله لازم است افراد دارای دانش و

تخصص مرتبط با جلسه، دعوت شوند.

 

جلسه سياستگذاری:

 

جلسه حل مسائل، جلسه برخورد با مساله است درحالی که در یک جلسه سياستگذاری فشار برای اتخاذ تصميم  نهایی است.

درصورتی سازمان از ساختار سلسله مراتبی پيروی می کند، جلسه باید تصميم گيرنده نهایی داشته باشد و لذا در این جلسات باید

ذیتفعان اصلی که وظيفه حمایت و یا اجرای سياست را برعهده دارند، باید حضور داشته باشند. قبل از جلسه باید اطمينان حاصل شود

که همه افراد از نحوه تصميم گيری آگاه هستند و آن را قبول دارند.

جلسات تدوین آئين نامه ها و دستورالعمل یا سياست های تخصيص منابع در سطوح خرد یا کلان از این دست هستند.

در برخی از موارد مدیران قبل از تشکيل چنين جلساتی، تصميم را خود اتخاذ می کنند و از افراد به طوری صوری استفاده می کنند؛ در

چنين مواردی بهتر است به جای جلسه تصميم گيری یک جلسه استفاده از اطلاعات تشکيل شود و مدیر تصميم خود را بگوید.

 

جلسه گزارش دهی و اطلاع رسانی:

 

درصدی از جلسات اداری مخصوص گزارش دهی و استفاده از اطلاعات است. مبادله اطلاعات، حکم اکسيژن برای هر سازمان اداری

است و درنتيجه عدم اطلاع رسانی ،شایعه پراکنی و سوءظن در بين اعضاء سازمان پرورش می یابد. تعاملات این جلسات یکطرفه بوده و

محدودیتی در تعداد شرکت کنندگان وجود ندارد.

 

جلسه ارزیابی و ارائه بازخورد:

 

پویایی جلسات بازخورد، متفاوت از جلسات گزارش دهی است و در این جلسات امکان تعامل دوطرفه وجود دارد. در چنين جلساتی افراد

جهت اظهارنظر و ارائه پيشنهاد به جلسه دعوت می شوند؛ لذا باید از دعوت سياسی یا احساسی افراد اجتناب نمود و تنها افراد

صاحبنظر درمورد موضوع جلسه باید دعوت شوند.

جلساتی از قبيل جلسات ابلاغ پيش نویس برنامه ها و دستورالعمل ها و جلسات شوراها برای تصميم گيری درمورد ارتقای کارکنان

،جلسات تحليل نتایج ارزیابی درونی یا بيرونی واحد یا سازمان برای دریافت دیدگاه های صاحبنظران و اصلاح رویه های موجود، از این

دست هستند.

این گونه جلسات ارزشمند هستند چرا که هریک از افراد فرصت مشارکت و گوش دادن به نظریات دیگران را دارد. برخلاف جلسات گزارش

دهی، جلسات بازخور باید سازمان یافته و برنامه ریزی شده باشد تا بتوان شرایط حداکثر استفاده از مشارکت صاحبنظران را فراهم آورد.

از نقطه نظر زمانی نيز می توان جلسات را به جلسات سریالی یا جلسات موردی طبقه بندی نمود:

 

جلسات سریالی:

 

جلساتی هستند که معمولاْ در فاصله زمانی منظمی برگزار می شوند. دستور کار این جلسات می توانند مسائل روزمره واحد یا سازمان

باشند و یا اینکه دستور کاری که جلسات برای آن تشکيل می شوند بسيار گسترده بوده و رسيدگی به آن نيازمند سری جلسات

منظمی است که تا حل مسئله ادامه می یابد.

 

همواره باید دقت شود که فاصله بين جلسات سریالی معقول باشد زیرا کم و یا زیاد بودن فاصله ها، می توانند به هدف جلسه آسيب

وارد نمایند. همچنين در این جلسات باید افراد ثابت، حضور داشته باشند. در ابتدای هر جلسه مشخص شود که در جلسات قبل چه

گذشته، تا حتی الامکان افراد به مباحث قبل بر نگردند و مدیریت زمان جلسه از دست نرود، مگراینکه واقعاٌ تصميم و یا صحبت اشتباهی

پيش آمده باشد که نياز به بازنگری داشته باشد. انتهای هر جلسه نيز باید دستور کار جلسه بعد مشخص شود.

 

جلساتی از قبيل جلسات شورای مدیران، جلسات گروه های آموزشی، جلسات کميته ها و شوراها، جلسات تدوین برنامه استراتژیک

معاونت، از این دست هستند.

 

جلسات موردی:

 

این جلسات بصورت موردی و بنا به صلاحدید مسئولين واحدها یا سازمان برای رفع یک مشکل و یا برای برنامه ریزی برای بهره برداری

بهتر از فرصت ها و توسعه سازمان، تشکيل می شوند و ملاك دعوت از افراد در این جلسات دانش یا تجربه آنها درزمينه مورد بررسی

است. نکته بسيار مهم در این جلسات این است که افراد مدتی قبل از حضور در جلسه از موضوع جلسه مطلع شوند تا بتوانند با آمادگی

بيشتری در جلسه شرکت کنند. همچنين ارائه یک مقدمه درمورد ماهيت موضوع مورد بررسی و تحليل وضعيت موجود آن با استفاده از

اسناد،  آئين نامه ها، مدارك و یا اطلاعات مربوط به موضوع ،در ابتدای جلسه ضروری است.

 

 

فن حرفه ای اداره جلسات

تکنيک شش کلاه تفکر

 

تکنيک شش کلاه تفکر به منظور مدیریت اثربخش اندیشه ها در جلسات، مورد استفاده قرار می گيرد. این تکنيک از شش کلاه با رنگ

های سفيد، قرمز، سياه، زرد، سبز و آبی که هر رنگ نشان از نوع اصول و شاخص های حاکم در هر کلاه است، تشکيل شده است.

منظور از کلاه در این روش، برگزیدن شيوه ای خاص از حالت روحی و یا نقش اجتماعی و نوع تفکر مرتبط با آن است. به تعبير دیگر

باسرگذاشتن هر کلاه ،هر فرد نقش خاص آن کلاه را در فرایند حل خلاق مساله در جلسه ایفا خواهد کرد.

 

تصور کنيد به  یک  جلسه  قدم  گذاشته اید و شما مسوول  نظم دهی ، هدایت  و نتيجه گيری  از آن  جلسه  هستيد، در اینجا کلاه

آبی  را بر سر شما خواهند گذاشت!

رنگ  آبی  نماد آسمان  آبی  رنگ  است  و کسی  که  کلاه  آبی  بر سر خود می گذارد کارگردانی است که  باید بتواند همچون  یک

نرم افزار افکار جاری  در محيط  جلسه  را در ذهن  خود به  نظم  دهد. با کلاه  آبی  اولویت ها و محدودیت ها تعيين  می شود.

 

اکنون  بر روی  صندلی  خود بنشيند و موضوع  و یا مشکل  مورد بحث  را بر روی  تخته سياه  بنویسيد.

 

در نخستين  اقدام  و با هدایت  شما همه  اعضا باید کلاه  سفيد را بر سر بگذارند و در مورد موضوع  بيان  شده  بياندیشند. کسی  که

کلاه  سفيد بر سر می گذارد باید بطور موقت  نظراتش  را به  بایگانی  ذهنش  بسپارد و هر چيزی  که  در مورد موضوع  مورد بحث  می

داند بيان  کند.

حال  شما باید اطلاعات  به  دست  آمده  از حاضرین  در جلسه  را جمع بندی  کنيد و اعضای  جلسه  را وارد مرحله  بعد کنيد تا با

گذاشتن  کلاه  قرمز بر سر، شروع  به  تفکر کنند. اگر بطور مداوم به  احساسات  اجازه  بروز ندهيم  بدون  شک  ناخواسته ، در تصميم

گيری ها وارد شده  و چه  بسا سبب  بروز مشکلاتی برای  ما شوند. در این مرحله دیگر نيازی  به  استدلال  نيست . کسی  که  کلاه

قرمز بر سر می گذارد باید اجازه  دهد احساسات  و عواطف  بر او حاکم  شود  و چنين  جملاتی  را به  زبان  آورد:

 

فن حرفه ای اداره جلسات

 

«اگرچه  همه  آمارها و اطلاعات  احتمال  موفقيت  می دهد اما احساسم  می گوید،موفق  نمی شویم »

 

«اگرچه  اطلاعات  و آمار احتمال  موفقيت  نمی دهند اما احساسم  می گوید، موفق  می شویم »

 

پس  از اینکه  تمام  نظرات  اعضای  جلسه  ارایه  شد، شما اقدام  به  جمع بندی  تراوشات  فکری  حاضران  کرده  و آنگاه  به  مرحله

بعد قدم  بگذارید و اجازه دهيد حاضران  کلاه  سياه  را بر سر بگذارند. با گذاشتن  این  کلاه  بر سرنباید احساسات  منفی  بدون  منطق

بيان  شوند بلکه  فرد باید دیدگاه های  منفی  خود را در خصوص  موضوع  به  صورت  منطقی  بيان  کند. امروزه  بسياری  از مردم  کلاه

های  سياه  رنگی  بر سر می گذارند که  تنها با احساسات  منفی  همراه است  که  در آن  از منطق  خبری  نيست  ولی اگر از این

کلاه  بخوبی  استفاده  شود، می تواند ما را از مخاطراتی  که  در آینده  از چشمان  ما دور می ماند آگاه کند.

منفی بودن  اصولا آسان تر است ؛ اثبات  خطای  دیگران  برای  ما رضایت  در پی  دارد و حمله  کردن  به  یک  دیدگاه  در ما احساس

برتری  می بخشد و برعکس ستودن  یک  نظر سبب  می شود در خود احساس  کنيم  با فرد برتری  روبرو شده ایم اما در این  مرحله ،

افراد باید اشتباهات  و موارد نادرست  موجود در موضوع را با دلایل منطقی مطرح  کنند.

 

نتایج  بحث های  کلاه سياه هم  توسط  شما جمع بندی  شده  و آنگاه  اجازه  دهيد حاضران  کلاه  زرد را بر سر خود بگذارند و شروع

به  تفکر مثبت  کنند. زرد نماد آفتاب  است  و آفتاب  شروعی  برای  سازندگی ، شادابی  و خوش بينی  است . فرد با گذاشتن  کلاه

زرد تلاش  می کند به  نکات  ارزشمند و مثبت موضوع  بنگرد و شما باید بار دیگر به  جمع بندی  نظرات  به  دست  آمده  بر اثر کلاه  زرد

بپردازید.

اکنون  حاضران  باید کلاه  سبز را بر سر بگذارند. کلاه  سبز، کلاه  خلاقيت  است که  می تواند به تغيير منجر شود.

هرگاه  تمامی  بحثها درمورد مسئله با بن بست  روبرو شد باید به  مدد خلاقيت  راههای  جدیدی  کشف  شوند. حال  فرصتی  به

حاضران  دهيد تا ایده های  نو ارایه  کنند و آنگاه  به  ثبت  این  ایده ها پرداخته  و به  جمع بندی  نظرات  بپردازید. بدون  شک  برای

خلاقانه  اندیشيدن  باید فرهنگ  خلاقيت  را بر فضای  جلسه حاکم  کنيد.

اکنون  شما باید تلاش  کنيد که  با کلاه  آبی  که  از ابتدای جلسه بر سر گذاشته اید به  ارزیابی  نتایج  پرداخته  و به  یک  جمع بندی

مناسب  برسيد و در نهایت در جهت  حل  مشکل  یا پيگيری  مورد نظر تصميم  نهایی  را بگيرید.  بدون  شک  هر یک  از اعضا می توانند

کلاه  آبی  را به  امانت  گرفته  و در اتخاذ تصميمات به  شما کمک  کنند.

 

در پایان  شما در می یابيد هنگامی  که  جلسه  را اینگونه  مدیریت  می کنيد، دیگر تنها شاهد آن  نخواهيد بود که  یک  فرد تنها با کلاه

سياه  به  جلسه  قدم بگذارد و یا فرد دیگری  تنها با کلاه  قرمز تفکر کند؛ بلکه  همه  مجبورند با شش  کلاه  مذکور تفکر کنند.

 

 

 

نکات قابل توجه در مدیریت جلسات

فن حرفه ای اداره جلسات

گروه فکری:

گروه فکری وقتی ایجاد می شود که افراد به یکسان فکرکردن گرایش داشته باشند دلایل آن می تواند شامل حس به هم پيوستگی و

وفاداری و اعتماد، اشتياق زیادی برای توافق، عدم تمایل برای زیر سوال بردن باورهای مشترك، ترس از اعتراض یا مخالفت، باشد.

یکی از بهترین راهها برای جلوگيری از پيامدهای گروه فکری، حصول اطمينان از این است که اعضای جلسه غيرمتجانس هستند. به

عبارت دیگر باید مطمئن شد که افراد با نقطه نظرات مختلفی در جلسات تصميم گيری و حل مساله حضور دارند.

وقتی که همه افراد از یک بخش باشند و سابقه و تجربه مشابهی هم داشته باشند و این افراد برای جلسات گزارش دهی و استفاده از

اطلاعات بسيار مناسب هستند. اما وقتی مشکلی بروز می کند باید از افراد دیگری دعوت شود.

 

نگاه به آینده:

 

هنگام بحث در مورد مساله از به حاشيه رفتن مباحث جلوگيری کنيد و همواره به آینده فکر کنيد. از شرکت کنندگان بپرسيد که\” از این به

بعد چه باید کرد؟

\” و \”چه انتخابهایی برای آینده داریم؟

\” و نه اینکه \”چه کسی مقصر است!^\”

 

مدیریت شرکت کنندگان :

 

شرکت کنندگانی را که به همه چيز معترض هستند و با مطرح نمودن موضوعات بيهوده حق ابراز نظر دیگران را از بين ميبرند، کاملا کنترل

نمایيد.

شرکت کنندگانی که با صحبت های حاشيه ای وقت جلسه را می گيرند را با تذکرات غيرمستقيم درمورد محدودیت زمان و با جلب

مشارکت سایر شرکت کنندگان، کنترل کنيد.

 

 

www.mazyarmir.com

 

 

 

 

 

فن حرفه ای اداره جلسات

 

فرم تدوین صورتجلسات اداری

 

مکان جلسه:	زمان جلسه:    ساعت شروع:   ساعت خاتمه:	ریيس جلسه: دبير جلسه: منشی جلسه:
	دستور جلسه:
	اسامی حاضر در جلسه:   اسامی غائبين:
	گزارش پيگيریهای انجام گرفته )درمورد مصوبات جلسه قبل(:
	مطالب مطروحه:

 

 

www.mazyarmir.com

 

 

 

			تصميمات متخذه :
مهلت انجام	پيگيری کننده	مسئول انجام	شرح تصميم
					1
					2
					3
					4
					5
					6
					7
					8
					9
					11
				دستورات جلسه بعدی :

ا

اعضاء حاضر در جلسه

 

» چک لیست تخصصی جلسات کنفرانس «
ردیف عنوان توضیحات
1 مکان جلسه
2 زمان جلسه
3 موضوع کنفرانس
5 سخنران
6 مدعوین
7 سازمان برگزار کننده
جلسه
الزامات نرم افزاری و سخت افزاری
1 مسئول فنی جلسه
2 کارشناس فنی جلسه
نوع کنفرانس وب کنفرانس ویدئو کنفرانس
3 الزامات نرم افزاری

1- player flash Adobe
Teamviewer -2
Adobe Connect Addin -3
………………….. -4
………………….. -5
………………….. -6
3 الزامات سخت افزاری دوربین تعداد…….
سه پایه دوربین تعداد…….
میکروفن تعداد…….
کابل نوع کابل: …………. تعداد: ………….
هدست تعداد…….
مانیتور تعداد…….
دیتا پروژکتور تعداد…….
4 پهنای باند ……………. :IP . ……………:Jitter دانلود: …….. آپلود: ………
4 زیرساخت و شبکه تایید عدم تایید توضیحات: …………………………………………
5 کیفیت تصویر تایید عدم تایید توضیحات: …………………………………………
6 کیفیت صدا تایید عدم تایید توضیحات: …………………………………………
7 فضای جلسه نور بنر توضیحات: …………………………………………
پرچم دکور
امضای مسئول فنی امضای کارشناس فنی امضای مدیریت محترم IT
تاریخ:

نمونه سوالات پیش ازمون و پس آزمون فن حرفه ای جلسات

 

فقط بیست دقیقه 

ده سوال تشریحی

1-تفکر در ساده ترین حالت ممکن چیست؟

2- مشکلات  همیشگی جلسات جیست؟ 3 مورد

4-تکنيک شش کلاه تفکر را توضیح دهید؟

5- برای برگزاری حرفه ای جلسات تمرکز روی کدام مورد باید باشد و چرا؟

6- تفکر سیستمی چیست و چرا در فن حرفه ای جلسات جزو اصول اصلی است؟

7- برای برنامه ریزی حرفه ای ادراه جلسات سه مورد حیاتی را صرفا نام ببرید؟

8- وظایف اصلی منشی جلسه را نام ببرید 4 مورد؟

9- جلسه چیست؟

10-معيارهای استاندارد دعوت از شرکت کنندگان را نام ببرید 4 مورد.

 

 

 

 

کلینیک کسب و کار دکتر میر