کارگاه اداره  خرفه ای جلسات و یا اصول و فنون اداراه جلسات مدرس دکتر مازیارمیر

کارگاه اداره جلسات و یا فن حرفه ای

فن حرفه ای اداراه جلسات

تهیه شده توسط دکتر مازیار میر مشاور انتخابات

بازدید ها: 7,1051

[email protected]

[email protected]

https://www.aparat.com/mazyarmir

https://www.instagram.com/maziyare_mir

علم، دانش کاملا سازمان یافته و ساختار یافته است و خِرد،یک زندگی کاملا سازمان یافته – امانوئل کانت

سرفصلهای کارگاه مدیریت حرفه ای جلسات برای وزارت صنعت و معدن تجارت

• تعریف و مفهوم اداره حرفه ای جلسات و خصوصيات يك جلسه موفق و اصول تهيه دستور جلسه
• نحوه آغاز شروع نگهداری و اختتام  جلسات و جلسات تو در تو وشيوه كنترل و هدايت موثر گروه ها و افراد در جلسات بین المللی و رسمی
• استفاده از حق اظهارنظر در روند مذاكرات جلسه و يا مداخله و قطع صحبت ديگران و رعايت مفاد دستور جلسه و بكارگيري تكنيك‌هاي صحيح برای اداره موثر جلسات
• ارائه و‌تشريح نظرات و نحوه‌كنترل دخالت‌هاي غيرضروري حاضرین و جمع بندی و پایان جلسه و اخذ تصميمات نهایی و برگزاری جلسه در حین جلسه ثانوی ….

• آموزش بدون پاورپوینت های رایج و فراتر از آن…

• سرفصل های تخصصی برگزاری جلسات اثر بخش

• نقد و بررسی تخصصی مشکلات و واکاوی جلسات در لایه های مختلف

• تبیین قوانین در اثربخشی بیشتر برای  جلسات حرفه ای 

• برنامه ریزی دقیق و هدفگذاری در جلسات

• بررسی دقیق صد سال جلسات در شرکتهای پیشروی جهان

• نگاهی نو به اداب تشریفات جلسات عمومی و خصوصی

• ترفندها و راه کارهای تخصصی برای برگزاری جلسات حرفه ای تر

• تکنیکهای حل مسئله و تصمیم گیری در جلسات

• چگونگی ختم جلسات تخصصی و حرفه ای و نوشتن صورتجلسه

• قواعد پیشرفته منطبق بر قواعد شرکتهای برتر جهان برای برگزاری جلسات مجازی 

کارگاه اصول و فنون حرفه ای اداره جلسات دکتر مازیار میر

جلسات، بخش جدایی‌ناپذیر از زندگی سازمانی و حرفه‌ای هستند. با این حال، بسیاری از جلسات به دلیل عدم برنامه‌ریزی مناسب و مدیریت ناکارآمد، وقت و انرژی زیادی را تلف می‌کنند و نتایج مطلوبی به دست نمی‌آید. مدیریت حرفه‌ای جلسات، مهارتی است که می‌تواند به بهبود بهره‌وری، افزایش مشارکت و دستیابی به اهداف سازمانی کمک شایانی کند. این مقاله با هدف ارائه یک راهنمای جامع و کاربردی، به بررسی اصول و فنون کلیدی در اداره جلسات می‌پردازد. در این راستا، ضمن ارائه چک‌لیست 100 مرحله‌ای، به بررسی دقیق مراحل قبل، حین و بعد از جلسه می‌پردازیم تا بتوانیم جلساتی موثر و کارآمد را سازماندهی و مدیریت کنیم.

بخش اول: آمادگی برای برگزاری جلسه

آمادگی دقیق و کامل، کلید موفقیت هر جلسه است. در این بخش، به بررسی گام‌های مهمی می‌پردازیم که قبل از برگزاری جلسه باید برداشته شوند:

1. تعیین هدف جلسه (Goal Definition):
   • توضیحات: اولین گام، تعیین هدف دقیق و روشن برای جلسه است. هدف جلسه باید به صورت SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) تعریف شود. به این معنا که باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، مرتبط و دارای بازه زمانی مشخص باشد. نوع جلسه (اطلاع‌رسانی، تصمیم‌گیری، حل مسئله، طوفان فکری) نیز باید مشخص شود.
   • مثال: به جای “بهبود عملکرد تیم”، هدف باید این‌گونه باشد: “افزایش 15 درصدی فروش در سه ماهه آتی از طریق اجرای استراتژی‌های جدید بازاریابی”.
2. انتخاب شرکت‌کنندگان (Participant Selection):
   • توضیحات: دعوت از افراد مناسب، تاثیر مستقیمی بر اثربخشی جلسه دارد. باید افرادی دعوت شوند که دانش، تجربه یا اختیارات لازم برای تصمیم‌گیری در مورد موضوع جلسه را داشته باشند. از دعوت افراد غیرمرتبط خودداری شود. نقش هر شرکت‌کننده (تصمیم‌گیرنده، مشاور، کارشناس) باید مشخص باشد.
   • مثال: برای جلسه بررسی عملکرد فروش، دعوت از مدیر فروش، مدیر بازاریابی، چند نماینده فروش برتر و تحلیلگر داده ضروری است.
3. تهیه دستور کار (Agenda Creation):
   • توضیحات: دستور کار، نقشه راه جلسه است. دستور کار باید شامل موارد زیر باشد: زمان شروع و پایان جلسه، زمان‌بندی دقیق برای هر مبحث، زمان استراحت، زمان پرسش و پاسخ، و ترتیب مشخص مباحث. دستور کار باید از قبل به شرکت‌کنندگان اطلاع داده شود.
   • مثال:
     • 10:00-10:15: مقدمه و خوشامدگویی
     • 10:15-10:45: بررسی عملکرد فروش سه ماهه گذشته
     • 10:45-11:15: تحلیل رقبا و فرصت‌های بازار
     • 11:15-11:30: استراحت
     • 11:30-12:30: بحث و تبادل نظر در مورد استراتژی‌های جدید
     • 12:30-13:00: جمع‌بندی و تعیین اقدامات بعدی
4. ارسال دعوت‌نامه و دستور کار (Invitation & Agenda Distribution):
   • توضیحات: دعوت‌نامه و دستور کار باید به موقع (حداقل 2 روز قبل از جلسه) ارسال شود. در دعوت‌نامه، هدف، زمان، مکان و ملزومات جلسه (مطالعه مستندات، آماده‌سازی نظرات) ذکر شود. یادآوری کوتاهی نیز قبل از جلسه ارسال شود.
   • مثال: “موضوع: جلسه بررسی استراتژی فروش، زمان: شنبه 10 صبح، مکان: اتاق جلسات شماره 2، لطفا مستندات پیوست شده را بررسی نمایید.”
5. آماده‌سازی محیط جلسه (Meeting Environment Preparation):
   • توضیحات: محیط جلسه باید مناسب، آرام و بدون مزاحمت باشد. تجهیزات (پروژکتور، وایت‌بورد، میکروفون)، چیدمان صندلی‌ها، نور و تهویه باید مناسب باشند. اطمینان حاصل شود که تمامی تجهیزات به درستی کار می‌کنند.
   • مثال: اطمینان از سالم بودن پروژکتور و اتصال درست آن، تهیه ماژیک و تخته وایت‌بورد، تنظیم دمای اتاق، و چیدمان U شکل صندلی‌ها.
6. تهیه مستندات و اطلاعات (Document Preparation):
   • توضیحات: مستندات باید دقیق، معتبر و مرتبط با موضوع جلسه باشند. اطلاعات باید به شکل خلاصه و قابل فهم ارائه شود. مستندات باید قبل از جلسه به شرکت‌کنندگان ارسال شود.
   • مثال: گزارش عملکرد فروش، نمودارهای مقایسه‌ای عملکرد، تحلیل رقبا، پیشنهادات بهبود.

بخش دوم: مدیریت اجرای جلسه

مدیریت صحیح جلسه، نقش مهمی در دستیابی به اهداف آن دارد. در این بخش، به بررسی نکات مهم در حین برگزاری جلسه می‌پردازیم:

1. آغاز جلسه (Meeting Start):
   • توضیحات: جلسه باید به موقع شروع شود. با خوشامدگویی و معرفی هدف و دستور کار، فضایی صمیمانه ایجاد شود. از شرکت‌کنندگان خواسته شود سوالات خود را در مورد دستور کار مطرح کنند.
   • مثال: “سلام دوستان، خیلی خوشحالم که امروز در کنار شما هستم. هدف جلسه امروز بررسی عملکرد فروش و تدوین استراتژی های جدید است. دستور کار به این شکل است… لطفا اگر سوالی در مورد دستور کار دارید مطرح کنید.”
2. مدیریت بحث و گفتگو (Discussion Management):
   • توضیحات: مدیر جلسه باید بحث را به سمت اهداف هدایت کند، از انحراف آن جلوگیری کند، به همه فرصت صحبت دهد، از روش‌های مختلف بحث استفاده کند، و خلاصه‌سازی مطالب را انجام دهد.
   • مثال: “با تشکر از نظرات شما، لطفا با توجه به زمان محدود، روی موضوع اصلی متمرکز شویم. آقای/خانم X، نظر شما در مورد این موضوع چیست؟”
3. تصمیم‌گیری موثر (Effective Decision-Making):
   • توضیحات: تصمیم‌گیری باید با مشارکت همه شرکت‌کنندگان و بر اساس اطلاعات موجود انجام شود. از روش‌های تصمیم‌گیری گروهی (رای‌گیری، اجماع) استفاده شود. تصمیمات باید به طور واضح ثبت شوند.
   • مثال: “با توجه به نظرات مختلف، به نظر می‌رسد دو راه حل برای این مشکل وجود دارد. بیایید در مورد هر کدام بحث کنیم و سپس رای‌گیری کنیم.”
4. مدیریت زمان (Time Management):
   • توضیحات: مدیر جلسه باید زمان‌بندی را رعایت کند، از زمان اضافی برای بحث‌های غیرضروری جلوگیری کند، از تایمر استفاده کند و در صورت لزوم، بحث را به جلسه دیگری موکول کند.
   • مثال: “با توجه به محدودیت زمان، فقط 5 دقیقه دیگر فرصت داریم تا این موضوع را به نتیجه برسانیم.”
5. مدیریت تعارضات (Conflict Management):
   • توضیحات: تعارضات باید به طور سازنده مدیریت شود. به همه افراد فرصت بیان نظر داده شود. بر منافع مشترک تمرکز شود و از ایجاد فضای تنش‌آمیز جلوگیری شود.
   • مثال: “من متوجه می‌شوم که نظرات متفاوتی وجود دارد. بیایید سعی کنیم با همدیگر راه‌حلی پیدا کنیم که برای همه قابل قبول باشد.”
6. پایان جلسه (Meeting Conclusion):
   • توضیحات: جلسه باید به موقع پایان یابد. مباحث، تصمیمات و اقدامات بعدی مرور شود. از شرکت‌کنندگان تشکر شود و برای سوالات احتمالی آمادگی خود اعلام شود.
   • مثال: “با تشکر از همه شما برای مشارکت فعالانه. امروز در مورد این موضوعات صحبت کردیم و به این تصمیمات رسیدیم. لطفا اگر سوالی دارید مطرح کنید.”

بخش سوم

اقدامات پس از جلسه

اقدامات پس از جلسه، به اندازه خود جلسه اهمیت دارد. در این بخش، به بررسی گام‌های مهم پس از برگزاری جلسه می‌پردازیم:

1. تهیه صورتجلسه (Minutes Preparation):
   • توضیحات: صورتجلسه باید دقیق، کامل و قابل فهم باشد. شامل موارد زیر باشد: نام شرکت‌کنندگان، زمان و مکان جلسه، هدف جلسه، مباحث مطرح شده، تصمیمات گرفته شده، و اقدامات بعدی. صورتجلسه باید به موقع ارسال شود و از شرکت‌کنندگان خواسته شود آن را بررسی کنند.
   • مثال: “صورتجلسه به ایمیل شما ارسال شد. لطفا آن را بررسی کنید و در صورت وجود مغایرت، اطلاع دهید.”
2. پیگیری اقدامات (Action Follow-up):
   • توضیحات: اقدامات بعدی باید به طور جدی پیگیری شود. برای هر اقدام، مسئول و زمان مشخص تعیین شود. از پیشرفت کار مطلع شوید و در صورت بروز مشکل، سریعا اقدام کنید.
   • مثال: “آقای X، لطفا بررسی بازار را تا پایان هفته انجام دهید و نتیجه را به ما گزارش دهید.”
3. ارزیابی جلسه (Meeting Evaluation):
   • توضیحات: ارزیابی جلسه، به شناسایی نقاط قوت و ضعف و بهبود فرآیند جلسات کمک می‌کند. از شرکت‌کنندگان بخواهید بازخورد خود را ارائه دهند. از فرم‌های بازخورد، نظرسنجی آنلاین یا جلسات حضوری برای جمع‌آوری بازخورد استفاده کنید.
   • مثال: “لطفا فرم بازخورد را برای جلسه امروز پر کنید. نظرات شما برای بهبود جلسات آینده بسیار ارزشمند است.”

چک لیست 100 مرحله‌ای جامع و دقیق:

(با توجه به بازنویسی، چک‌لیست زیر به صورت جامع و دقیق ارائه شده است:)

بخش اول

آمادگی برای جلسه

1. تعیین هدف SMART برای جلسه

============================================================================

1. تعیین نوع جلسه (اطلاع رسانی، تصمیم گیری، حل مسئله)
2. مشخص کردن خروجی‌های مورد انتظار از جلسه
3. شناسایی شرکت‌کنندگان کلیدی و مرتبط
4. بررسی دانش و مهارت شرکت‌کنندگان
5. تعیین نقش هر شرکت‌کننده در جلسه
6. تهیه دستور کار (Agenda) دقیق
7. تعیین زمان شروع و پایان جلسه
8. تعیین زمان برای هر مبحث
9. تعیین زمان استراحت (در صورت نیاز)
10. تعیین زمان پرسش و پاسخ
11. ارسال دعوت‌نامه رسمی و حرفه‌ای
12. ارسال دستور کار (Agenda) به موقع
13. یادآوری قبل از جلسه (Reminder)
14. بررسی نورپردازی و تهویه محیط جلسه
15. چیدمان مناسب صندلی‌ها (U شکل، کنفرانسی و …)
16. بررسی و تست تجهیزات جلسه (پروژکتور، میکروفون و …)
17. تهیه مستندات و اطلاعات مورد نیاز
18. بررسی صحت و دقت اطلاعات ارائه شده
19. ارسال مستندات به شرکت‌کنندگان قبل از جلسه
20. تهیه ملزومات جلسه (ماژیک، کاغذ، و غیره)
21. اطمینان از دسترسی به اینترنت (در صورت نیاز)
22. انتخاب مکان مناسب برای جلسه
23. بررسی ظرفیت اتاق جلسه
24. هماهنگی پذیرایی (در صورت نیاز)

بخش دوم

مدیریت اجرای جلسه

26. شروع به موقع جلسه (احترام به وقت شرکت‌کنندگان)
27. خوشامدگویی به شرکت‌کنندگان و ایجاد فضای دوستانه
28. معرفی هدف اصلی جلسه
29. مرور دستور کار (Agenda)
30. تشویق به مشارکت فعال همه افراد
31. هدایت بحث به سمت اهداف جلسه
32. جلوگیری از انحراف بحث و موضوع جلسه
33. مدیریت زمان و جلوگیری از طولانی شدن مباحث
34. مدیریت افراد پرحرف و کم‌حرف
35. استفاده از روش‌های متنوع بحث (بارش فکری، بحث آزاد و…)
36. خلاصه‌سازی مباحث مطرح شده در هر بخش
37. تعریف معیارهای تصمیم‌گیری (در صورت لزوم)
38. جمع‌آوری نظرات شرکت‌کنندگان
39. ثبت دقیق تصمیمات گرفته شده
40. استفاده از روش‌های تصمیم‌گیری موثر (رای‌گیری، اجماع)
41. تعیین محدودیت زمانی برای هر مبحث
42. استفاده از تایمر برای مدیریت زمان
43. اطلاع‌رسانی از زمان باقیمانده در هر بخش
44. حفظ آرامش و خونسردی در هنگام بروز تعارض
45. گوش دادن به نظرات مختلف با دقت و احترام
46. تمرکز بر هدف اصلی جلسه در هنگام بروز تعارض
47. یافتن راه‌حل‌های سازنده برای اختلافات
48. جمع‌بندی مباحث اصلی جلسه
49. مرور تصمیمات مهم گرفته شده
50. تعیین اقدامات بعدی و مسئول هر اقدام
51. تشکر از شرکت‌کنندگان برای مشارکت
52. اختصاص زمان برای پرسش و پاسخ
53. جلوگیری از ایجاد فضای تنش‌زا
54. اطمینان از درک مشترک در مورد تصمیمات گرفته شده
55. کنترل احساسات در حین بحث
56. مدیریت اختلاف نظرها به صورت سازنده
57. ایجاد فرصت برای بیان نظرات مخالف
58. استفاده از زبان مثبت در طول جلسه
59. حفظ تمرکز شرکت‌کنندگان در طول جلسه
60. مدیریت استرس و فشار در جلسه
61. ایجاد حس اعتماد و احترام متقابل
62. توجه به زبان بدن و ارتباط غیرکلامی
63. استفاده از روش های تشویقی برای مشارکت
64. کنترل حاشیه ها و موارد غیر مرتبط
65. تعیین فردی برای یادداشت برداری

بخش سوم

اقدامات پس از جلسه

66. تهیه صورتجلسه دقیق و کامل
67. ثبت نام شرکت‌کنندگان، تاریخ و زمان، و هدف جلسه
68. ثبت دقیق مباحث مطرح شده در جلسه
69. ثبت دقیق تصمیمات و مصوبات جلسه
70. ثبت اقدامات بعدی و مسئول هر اقدام
71. ارسال صورتجلسه به تمام شرکت‌کنندگان
72. بررسی صحت و کامل بودن صورتجلسه توسط شرکت‌کنندگان
73. تعیین زمان‌بندی برای اقدامات بعدی
74. پیگیری پیشرفت اقدامات به صورت منظم
75. گزارش پیشرفت اقدامات به صورت دوره‌ای
76. حل مشکلات و موانع اجرای اقدامات
77. ارزیابی اثربخشی اقدامات انجام شده
78. جمع‌آوری بازخورد از شرکت‌کنندگان در مورد جلسه
79. تحلیل بازخوردها به منظور بهبود جلسات آینده
80. استفاده از فرم‌های بازخورد استاندارد
81. بهبود فرآیند برگزاری جلسات بر اساس بازخورد
82. ایجاد بایگانی منظم برای مستندات جلسات
83. ارزیابی اثربخشی تصمیمات گرفته شده در جلسه
84. مرور و اصلاح فرایند مدیریت جلسه بر اساس بازخوردها
85. آموزش شرکت کنندگان برای افزایش اثربخشی جلسات
86. ایجاد کانال ارتباطی مستمر با ذینفعان جلسه
87. مرور مستمر فرایند پیگیری اقدامات
88. ارائه گزارش های پیگیری اقدامات به ذینفعان
89. استفاده از بازخوردها در برنامه ریزی جلسات آتی
90. بررسی و اصلاح دستور کار جلسات آتی
91. ارزیابی مستمر محیط جلسات
92. بررسی مستندات و اطلاعات ارائه شده در جلسات
93. پیگیری مجدد دستورالعمل های جلسات قبلی
94. هماهنگی جلسات بعدی با ذینفعان در زمان مناسب
95. تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد برای جلسات
96. پایش انطباق جلسات با اهداف تعیین شده
97. بررسی و رفع تعارضات ناشی از جلسات
98. استفاده از فناوری های نوین در جلسات
99. بررسی و اصلاح فرآیند صورتجلسه بر اساس بازخورد
100. بررسی مستمر کیفیت و اثربخشی جلسات

فیلمهایی که در این کارگاه نمایش داده خواهد شد:

انتخاب فیلم‌هایی که مهارت‌های مربوط به اداره و برگزاری جلسات را به خوبی به تصویر می‌کشند، می‌تواند مفید و آموزنده باشد. در ادامه چند فیلم را

معرفی می‌کنم که هر کدام به نوعی مهارت‌های مدیریتی و برگزاری جلسات را نمایش می‌دهند:

1. Twelve Angry Men (1957)

این فیلم کلاسیک درباره یک هیئت منصفه است که باید درباره مقصر بودن یا نبودن یک متهم تصمیم بگیرد. فیلم به خوبی نشان می‌دهد که چگونه

بحث‌های گروهی و جلسات می‌توانند تحت تأثیر تکنیک‌های متقاعدسازی و مهارت‌های بین‌فردی قرار گیرند.

2. **The Social Network (2010)

این فیلم به پیدایش فیس‌بوک و چالش‌های مدیریتی و حقوقی که همراه با آن ایجاد می‌شود، می‌پردازد. جلسات مدیریتی و بحث‌های حقوقی در این

فیلم می‌تواند بینش‌های ارزشمندی را درباره مذاکرات و تعاملات حرفه‌ای به نمایش بگذارد.

3. **The Devil Wears Prada (2006)

داستان زندگی یک دستیار تازه‌کار که در یک مجله مد مشهور کار می‌کند، به مشکلات و پیچیدگی‌های کار در یک محیط استرس‌زا و پرتنش می‌پردازد.

این فیلم به تعاملات کاری و نحوه مدیریت روابط حرفه‌ای می‌پردازد.

4. Moneyball (2011)

این فیلم بر اساس داستان واقعی بیلی بین و تیم بیسبال اوکلند اتلتیکس ساخته شده است. این داستان به نوآوری در تصمیم‌گیری و استفاده از داده‌ها

در جلسات مهم ورزشگاه می‌پردازد و مثال خوبی از مدیریت علمی ارائه می‌دهد.

5. Office Space (1999)

این کمدی درباره زندگی کارمندان در یک شرکت نرم‌افزاری خیالی است که به طنز مشکلات مدیریتی و جلسات غیرکارآمد را به نمایش می‌گذارد. این

فیلم می‌تواند به‌عنوان یک مثال هشداردهنده درباره نحوه مدیریت نادرست جلسات تلقی شود.

6. Erin Brockovich (2000

بر اساس داستان واقعی زنی که به یک پرونده حقوقی بزرگ پی برده و به‌تنهایی به حل آن کمک می‌کند. این فیلم چگونگی آماده‌سازی و هدایت

جلسات و مذاکرات پیچیده را به نمایش می‌گذارد.

7. The Intern (2015)

داستان یک مرد مسن که به‌عنوان کارآموز به شرکتی جوان و پویا می‌پیوندد. فیلم به تعاملات بین‌نسلی در محیط کار و نحوه اداره جلسات در فضایی

متفاوت می‌پردازد.

8- دوچرخه با فرمان برعکس

یک فیلم بسیار جالب و چالش برانگیز

9- بالانس یادگاری از استاد بزرگوارم جناب پروفسور الوانی

این فیلم‌ها با داستان‌های سرگرم‌کننده و آموزنده خود می‌توانند به مخاطبان کمک کنند تا مهارت‌های مورد نیاز برای اداره موثر جلسات و مدیریت محیط

کاری را بیاموزند.

نکات پایانی:

مدیریت حرفه‌ای جلسات، یک مهارت بسیار پیچیده است که نیاز به تمرین و ممارست دارد. با استفاده از راهنما و چک‌لیست ارائه شده، می‌توانید

جلساتی موثرتر و کارآمدتر برگزار کنید و به اهداف سازمانی خود دست یابید. به یاد داشته باشید که هر جلسه فرصتی برای پیشرفت و بهبود است…..