من به اینگونه احساس می کنم که رایانه های شخصی قوی ترین ابزارهایی هستند که ما تا به حال آنها را ساخته ایم ! آنها لوازمی هستند برای ارتباطات و می توانند که به وسیه ی کاربر نیز شکل بگیرند !

بیل گیتس

بنا به تعریف روابط بین فردی فرایندی است که در آن یک فرد اطلاعات و احساسات خود را از طریق پیام‌های کلامی و غیرکلامی به یک فرد یا افراد دیگر می‌رساند. این توانایی موجب تقویت رابطه گرم و صمیمی با دیگران و رفع تضادها و تعارض‌ها می‌شود. این نوع مهارت در دوستان نسبت به اعضای خانواده و در زنان نسبت به مردان بیشتر است.

وسیله انتقال اطلاعات بین افراد است.

راه نشان دادن احساسات به دیگران است.

بهترین راه تصحیح سوء تفاهم‌ها است.

پیش شرط هر نوع آموزش موثر است.

لازمه رشد یک اجتماع است.

در نقطه مقابل ارتباط ناموثر:

باعث ایجاد سوء تفاهم می‌شود.

منجر به نارضایتی، احساس تنهایی و بروز تعارض در افراد خانواده و جامعه می‌شود.

در طول زمان اعتمادبه‌نفس فرد را مختل می کند.

احساس درماندگی و در نتیجه آسیب‌های اجتماعی و روانی ایجاد می کند.

توانایی فرد را برای مقابله با مشکلات زندگی کاهش می دهد.

انواع ارتباط

کلامی‌:

 شامل صورتی از ارتباط است که به طور اختصاصی با کلام و فرآیند بیان کلامی همراه است و ویژگی های آن را چگونگی شروع صحبت و نحوه جمله‌بندی تعیین می کند.

غیرکلامی‌:

 به جنبه‌هایی غیر از محتوای کلامی‌ مربوط می‌شود و شامل مواردی چون تن صدا، آهنگ صدا، تماس چشمی، حالات چهره‌ای، ژست‌ها، حالات بدنی و گوش دادن می شود.

روند برقراری ارتباط موثر

یک گام مهم در برقراری ارتباط موثر آن است که شما موانع موجود در هر یک از مراحل فوق و اجزای تشکیل‌دهنده ارتباط را به خوبی شناسایی و برطرف کنید. به عنوان مثال اگر پیام شما طولانی، سازمان نایافته و همراه با خطاهای متعدد باشد، نباید انتظار داشته باشید که پیام‌تان به خوبی درک یا تفسیر شود. استفاده نابجا از کلمات و یا زبان بدن و در نظر نگرفتن شرایط گیرندگان پیام و موقعیتی که پیام در آن منتقل می‌شود، می‌تواند مفهوم پیام را مختل کرده و مانع برقراری ارتباط موثر شود.

موانع برقراری ارتباط

برخی از موانع ارتباط موثر عبارتند از:

گوش ندادن

مسخره کردن

فریاد زدن یا با صدای بلند سخن گفتن

انتقاد یا تحقیر کردن افراد

خشمگین شدن

احساس خود را صادقانه بیان نکردن

پیام‌های منفی غیرکلامی‌(مثل بی‌اعتنایی، عدم توجه و حالت تدافعی)

اخم کردن یا روی درهم کشیدن

حرف دیگری را قطع کردن

دروغ گفتن

تهدید کردن

متهم کردن یا مقصر شناختن

ارزیابی‌های شتابزده و نتیجه‌گیری‌های عجولانه

پیش داوری و نگرش سوگیرانه

تعصبات و تفکرات قالبی و خشک

راهکارهای برقراری یک ارتباط موثر

1.  شنونده خوبی برای آنچه طرف تعامل شما می‌گوید باشید. اغلب ما آنچنان درگیر افکار و احساسات خود هستیم که واقعاً به آنچه دیگران می‌گویند گوش نمی‌دهیم.
2.  به فرستنده بفهمانید که به او گوش می‌دهید (از طریق زبان بدن یا اصوات دلگرم کننده مثل«آها»).
3.  تکرار و انعکاس آنچه که سخنگو می‌گوید.
4.  انتخاب زمان مناسب برای صحبت.
5.  برقراری ارتباط غیر کلامی مانند: تکان دادن سر، تماس چشمی خوب و حالات چهره‌ای خوشایند.
6.  سعی در پی بردن به احساس دیگران.
7. ارائه راه‌ حل‌های احتمالی.
8.  ادا کردن آنچه که گفته شد تا مطمئن شوید منظور را به درستی فهمیده‌اید.
9.  ارائه فیدبک یا بازخورد دلگرم کننده همراه با تحسین.
10.  مثبت‌نگر باشید، حتی اگر با چهره انتقادی یا خشک از طرف مقابل‌تان روبرو شدید، به موقعیت و برقراری ارتباط با دیدی مثبت بنگرید.
11.  راحت و آرام باشید، چون داشتن احساساتی مثل اضطراب و ناراحتی، این برداشت را به طرف مقابلتان القا خواهد کرد که شما از اعتماد به نفس یا دانش کافی برخوردار نیستید.
12.  خودتان باشید و از گرفتن نقش‌ها یا ژست‌های مصنوعی که گمان می‌کنید جلوه‌ بهتری از شما ارائه می‌دهد، اجتناب کنید.
13.  رفتاری همراه با فروتنی و ادب داشته باشید و از کوچک شمردن، بی‌اهمیت دانستن و تمسخر بحث با طرف مقابل‌تان پرهیز کنید.

نکات کاربردی برای ایجاد یک ارتباط موثر

با توجه به موانعی که بر سر راه ارتباط قرار دارد و به آنها اشاره شد، یکی ازمسائل اساسی در جامعه ما ارتباط با دیگران است. افراد برای از میان برداشتن این موانع چه می‌‌توانند بکنند ؟

از نتیجه‌های بازخورد شده استفاده كنید

اگر فردی از طرف مقابل خود بپرسد: (آیا آنچه را كه گفتم متوجه شدی؟) پاسخی كه به او داده می‌شود، نمایانگر نتیجه‌ای است كه بازخورد می‌شود. واژه یا كلمه (آری) یا (خیر) نمونه‌ای از نتیجه بازخورد شده است و بهتر است كه فرد از مخاطب بخواهد كه آن را به زبان خود بازگو كند. اگر آنچه بازگو می‌شود بیانگر چیزی باشد كه مورد نظر فرد بوده است، در آن صورت باید گفت كه تفاهم و درك مطلب عالی بوده است.

 در گوش دادن مهارت لازم را كسب كنید

تحقیقات نشان می‌دهد حدود 60% از سوء تفاهم‌ها و اختلافات ناشی از خوب گوش نكردن است.

نكات زیر می‌تواند به افراد كمك كند تا بهتر گوش بدهند:

به چشمان گوینده نگاه كنید. ما با گوش‌های خود می‌شنویم، ولی قضاوت مردم درمورد گوش دادن ما این است كه آیا به چشمان آنان نگاه می‌كنیم یا خیر. تماس دو چشم باعث می‌شود كه سخنگو مورد توجه قرار گیرد.

با حركات چشم و ابرو گفته‌های او را تائید كنید. یك شنونده خوب از طریق حركات غیرگفتاری می‌كوشد تا گفته‌های گوینده را تائید كند. سر تكان دادن به علامت مثبت و نگاه كردن در چشمان گوینده باعث می‌شود این پیام به او مخابره شود كه فرد با تمام وجود به او گوش می‌دهد.

از حركات اضافی پرهیز كنید. كارهایی چون نگاه كردن به ساعت، ورق زدن كاغذ، بازی كردن با خودكار، امضاء یا پاراف نامه‌ها، صحبت كردن با تلفن، نشان دهنده خستگی و بی‌علاقگی شنونده و ایجاد احساس مزاحمت در گوینده است.

پرسش‌هایی را مطرح كنید. پرسش متضمن این است كه شخص مطالب را فهمیده است، آنها را تجزیه و تحلیل نموده و به گوینده اطمینان می‌دهد درحال گوش دادن است.

تفسیر كنید. كسی كه بصورت دقیق گوش می‌دهد، از چنین جملاتی استفاده می‌كند: (‌فكر می‌كنم شما می‌گویید…) یا (مقصود شما این است كه ….).

حرف گوینده را قطع نكنید. اجازه بدهید گوینده كلام خود را به پایان برساند و پس از آن پرسش‌های خود را مطرح كنید. هیچ گاه سعی نكنید حدس بزنید كه افكار گوینده متوجه چیست.

در صحبت كردن زیاده روی نكنید. بیشتر افراد تمایل دارند كه بیشتر حرف بزنند و نظرات خود را ابراز نمایند و كمتر به حرف‌های دیگران گوش دهند. حرف زدن لذت بخش‌تر است و سكوت موجب ناراحتی است، ولی نمی‌شود به صورت همزمان هم حرف زد و هم گوش داد.

 كنترل احساسات

اگر ما درباره مساله‌ای برآشفته شده و دچار احساسات شویم، نمی‌توانیم پیام‌ها را به شكل صحیح دریافت كنیم و احتمالا نمی‌توانیم حرف و مقصود خود را به درستی بیان كنیم. در این حال  چه باید بكنیم ؟ بهترین راه این است كه چنانچه دچار احساسات شدیم، اندكی تامل كرده و منتظر شویم تا به وضع عادی برگردیم.

 به ارتباطات غیرگفتاری توجه كنید

پیام‌های غیر گفتاری دارای وزن نسبتاً زیادی هستند. با توجه به این واقعیت، كسی كه بخواهد ارتباطی اثر بخش را برقرار نماید، باید به ارتباط غیركلامی هم توجه كند و بداند كه آنها نیز همان پیام مورد نظر را مخابره می‌كنند.

در سطح دیگران ظاهر شوید

افراد درصورتی می‌توانند ارتباط زیبا و موثری با دیگران برقرار سازند كه به شرایط روحی، روانی و ذهنی مخاطب توجه كنند، استعدادها و سلایق مخاطب خود را بشناسند، به موقعیت فردی و اجتماعی، جنسیت و سن و سال او توجه كرده و به زبان ساده سخن بگویند.

 خود را خلع سلاح كنید

حتی اگر معتقدید سخنان طرف مقابل شما به كلی اشتباه، غیرمنطقی یا غیرمنصفانه است، نكته مثبتی در عباراتش بیابید. اما طوری جواب دهید كه حتی در صورت پذیرش انتقاد، احترام و شأن و عزت نفستان حفظ شود.

با مخاطب خود همدلی كنید

خود را جای طرف مقابل بگذارید و مساله را از دریچه چشم او نگاه كنید. برای این كار حرف‌های او را خلاصه كنید، احساساتش را تائید نمایید و برای تائید احساساتش پرس و جو كنید: «مثل اینكه از من ناراحتـی، همین‌طوره؟»

از عبارت «من احساس می‌كنم» استفاده كنید

احساسات خود را با عباراتی كه مفهوم من احساس می‌كنم را تداعی می‌كند، ابراز كنید (مانند: ناراحتم) و از به كاربردن عباراتی كه با خطاب به تو شروع می‌شود (مانند: تو اشتباه می‌كنی، تو مرا خشمگین می‌كنی) خودداری كنید. اجازه دهید مخاطب شما بداند اگر جای او بودید چه احساسی داشتید: (اگر این مشكل برای من هم پیش می‌‌آمد، احساس شما را داشتم).