کارگاه مکاتبات اداری و اخلاق حرفه ای شرکت توسعه عمران و مدیریت منطقه گلگهر1403

 

نوشته دکتر مازیارمیر

 

شکست خوردن سخت است اما سخت تر از شکست آن است

که هرگز برای موفقیت تلاش نکنیم.   روزولت

 

مقدمه

 

مکاتبات اداری به‌عنوان یکی از ارکان اساسی ارتباطات رسمی در سازمان‌ها و نهادهای مختلف، نقش حیاتی در تسهیل جریان اطلاعات و هماهنگی‌های درونی و بیرونی ایفا می‌کند. این

مکاتبات شامل نامه‌ها، ایمیل‌ها، یادداشت‌های داخلی، گزارش‌ها و سایر اسناد رسمی است که برای برقراری ارتباط بین کارکنان، مدیران، مراجعین و یا سایر سازمان‌ها و نهادهای مربوطه

مورد استفاده قرار می‌گیرد. رعایت آداب اداری و اخلاق حرفه‌ای در این مکاتبات اهمیت ویژه‌ای دارد، زیرا به وضوح، اعتبار و نظم سازمانی کمک می‌کند.

در این مقاله، ضمن بررسی کامل مکاتبات اداری، مراحل کلیدی در تهیه این مکاتبات همراه با چک‌لیست هفت مرحله‌ای و ارائه نمونه‌های عینی، علمی و عملی مورد بحث قرار می‌گیرد.

همچنین به آداب اداری و اخلاق حرفه‌ای در مکاتبات پرداخته و در نهایت به نتیجه‌گیری و ارائه منابع خواهیم پرداخت.

اول

تعریف مکاتبات اداری

مکاتبات اداری به هر نوع سند نوشتاری گفته می‌شود که برای مقاصد اداری میان افراد و واحدهای مختلف سازمانی و یا بین سازمان و مراجع بیرونی تبادل می‌شود. این مکاتبات شامل

نامه‌های رسمی، ایمیل‌ها، گزارش‌های کتبی، یادداشت‌های داخلی، درخواست‌ها، بخش‌نامه‌ها و سایر مدارک رسمی است. هدف اصلی از این مکاتبات، انتقال پیام‌ها و اطلاعات به شکل

دقیق و رسمی است.

 

نامه اداری چیست؟

یک نامه‌ی اداری (به انگلیسی: Business letter) به نوعی از نامه‌ها گفته می‌شود که دارای ساختاری خاص بوده و معمولاً برای مکاتبات بین‌سازمانی یا درون سازمانی مورد استفاده قرار

می‌گیرند.

مهم‌ترین بخش‌هایی که باید در سربرگ یک نامه‌ی اداری قید شود عبارت است از:

• تاریخ
• شماره‌ی نامه
• وضعیت پیوست

محتوای اصلی نامه‌های اداری معمولاً از اجزای زیر تشکیل شده‌اند:

• ادب و احترام
• مقدمه‌ی نامه
• پیام اصلی
• نتیجه‌گیری
• سپاس‌گذاری

رعایت دقیق مرتبه‌های سازمانی در نوشتن یک نامه‌ی اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و سمت‌های سازمانی باید به دقت در نامه آورده شوند.

• برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های بالا دست معمولاً از لفظ به “استحضار می‌رساند” استفاده می‌شود.
• برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های هم‌رده معمولاً از لفظ “به آگاهی می‌رساند” استفاده می‌شود.
• برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های زیر دست معمولاً از لفظ “به اطلاع می‌رساند” استفاده می‌شود.

• نام فرستنده
• سمت سازمانی فرستنده
• امضا

• رعایت اصول نگارش زبان پارسی
• عدم وجود ایرادهای سجاوندی و املایی
• تا حد ممکن کوتاه نگاه داشتن متن نامه
• استفاده از فونت و برگه‌ی رسمی سازمان
• درج حاشیه در اطراف صفحه‌ی نامه
• درج تاریخ، شماره و وضعیت پیوست
• درج نام و سمت سازمانی فرستنده

نکاتی برای نگارش و ارسال ایمیل:

1. **عنوان مناسب**:
– عنوان ایمیل باید کوتاه و توصیفی باشد. به گونه‌ای انتخاب شود که مخاطب بلافاصله متوجه موضوع شود.

2. **استفاده از لحن مناسب**:
– لحن ایمیل باید با نوع ارتباط و مخاطب متناسب باشد. برای ایمیل‌های رسمی از لحنی مؤدبانه و برای ایمیل‌های غیررسمی از لحنی دوستانه استفاده کنید.

3. **محتوای مختصر و واضح**:
– سعی کنید پیام خود را به صورت مختصر و واضح بیان کنید. از جملات کوتاه و مستقیم استفاده کنید.

4. **تقسیم‌بندی متن**:
– استفاده از پاراگراف‌ها و نشانه‌گذاری مناسب باعث می‌شود متن قابل خواندن‌تر باشد.

5. **بررسی املاء و دستور زبان**:
– قبل از ارسال، متن را به دقت مرور کنید تا اشتباهات املایی و نگارشی را شناسایی و اصلاح کنید.

6. **پیوست‌های صحیح**:
– اگر نیاز به پیوست دارید، اطمینان حاصل کنید که فایل‌ها به درستی ضمیمه شده‌اند و نام آنها واضح است.

7. **پاسخ‌دهی به سوالات و درخواست‌ها**:
– به تمامی سوالات یا درخواست‌های مطرح‌شده در ایمیل اولیه پاسخ دهید تا از بروز سردرگمی جلوگیری کنید.

 

چک لیست هفت مرحله‌ای برای نگارش و ارسال ایمیل:

 

1. عنوان ایمیل
– آیا عنوان ایمیل مختصر و توصیفی است؟

2. لحن مناسب
– آیا لحن ایمیل با نوع ارتباط و مخاطب متناسب است؟

3. محتوای متن
– آیا پیام به طور واضح و مختصر بیان شده است؟
– آیا از جملات کوتاه و قابل فهم استفاده شده است؟

4. تقسیم‌بندی و فرمت
– آیا متن به خوبی تقسیم‌بندی شده و خواندن آن آسان است؟

5. بررسی املاء و دستور زبان
– آیا متن به دقت بررسی شده و اشتباهات املایی و نگارشی اصلاح شده‌اند؟

6. پیوست‌ها
– آیا پیوست‌های صحیح و مورد نیاز به ایمیل اضافه شده‌اند؟

7. پاسخ‌دهی
– آیا به تمامی سوالات و درخواست‌های مطرح‌شده در ایمیل اولیه پاسخ داده شده است؟

با رعایت این نکات و استفاده از چک لیست، می‌توانید ایمیل‌هایی حرفه‌ای و مؤثر ارسال کنید که پیام شما را به بهترین نحو منتقل کند.

 

نمونه یک صورتجلسه رسمی

 

به نظر می رسد که صورت جلسه به عنوان یک گزارش کتبی از گفتگوها و تصمیماتی که در جلسه گرفته شده است، برای گروه ‌های مختلف در یک سازمان، از جمله هیئت مدیره، تیم‌ های

مدیریتی و سرمایه‌ گذاران، اهمیت زیادی دارد. ضروری است که برای هر جلسه ‌ای که به ثبت رسمی نیاز دارد، صورت جلسه تهیه و منتشر شود. این گزارش کتبی سه نقش اساسی را

دارد:

1. اطلاع ‌رسانی به افراد غایب: اطلاع ‌رسانی از اتفاقات و تصمیماتی که در جلسه اتخاذ شده است به افرادی که در آن جلسه شرکت نکرده ‌اند.
2. پیگیری تصمیمات: ارائه ابزاری برای پیگیری تصمیمات و تدابیری که ممکن است نیاز به بازبینی داشته باشند.
3. سند تاریخی : ارائه یک منبع کتبی برای تصمیم‌ گیری ‌های آینده و ایجاد یک سابقه کتبی از فعالیت ‌ها و تصمیمات سازمانی.

توجه به تهیه و انتشار صورت جلسه موجب بهبود ارتباطات داخلی و خارجی سازمان و تسهیل در فرآیند تصمیم ‌گیری و پیگیری اقدامات می ‌گردد. بعضی از سازمان ‌ها که به طور معمول ملزم به ثبت صورت جلسه می ‌باشند، عبارتند از:

• سازمان ‌های غیرانتفاعی: این نوع سازمان ‌ها از جمله انجمن ‌ها، بنیادها و سازمان ‌های مربوط به موارد خیریه و اجتماعی است که معمولاً جلسات مجمع عمومی و هیئت مدیره را برگزار می ‌کنند.
• نهادهای دولتی: نهادهایی همچون شوراها، سازمان ‌ها و ادارات دولتی که فعالیت ‌های خود را در حوزه ‌های مختلف اداری و خدماتی انجام می ‌دهند و معمولاً به دستور دولت و مقررات قانونی فعالیت می ‌کنند.
• مدارس: مدارس عمومی و خصوصی که از تشکیل جلسات مدیریتی، جلسات هیئت مدیره و جلسات مجمع عمومی برای برنامه ‌ریزی منابع سازمانی و مدیریت آموزشی و اداری خود استفاده می‌ کنند.
• شرکت‌ های دولتی: شرکت‌ ها و موسساتی که متعلق به دولت هستند و در بخش‌ های مختلف اقتصادی و صنعتی فعالیت دارند، اغلب نیازمند ثبت و رونوشت صورت جلسات می‌ باشند.
• اتحادیه ‌های کارگری: اتحادیه ‌ها و سازمان‌ های نمایندگی کارگران که در مذاکرات مربوط به شرایط کاری و حقوقی کارگران نقش دارند، نیاز به ثبت و رونوشت صورت جلسات دارند تا تصمیمات گرفته شده و موارد مطرح شده در جلسات مورد پیگیری قرار گیرد.

دوم

 اهمیت مکاتبات اداری

 

اهمیت مکاتبات اداری را می‌توان در چند حوزه مشخص خلاصه کرد:

• انتقال رسمی اطلاعات: مکاتبات اداری ابزاری مهم برای انتقال دقیق اطلاعات است.
• ثبت سوابق: اسناد و مکاتبات اداری به‌عنوان سوابقی معتبر از فعالیت‌ها و تصمیم‌گیری‌ها قابل استفاده‌اند.
• هماهنگی بین واحدها: مکاتبات اداری به هماهنگی بین بخش‌ها و افراد مختلف سازمان کمک می‌کند.
• رعایت سلسله مراتب اداری: از طریق مکاتبات رسمی، سلسله مراتب سازمانی و ارتباطات مشخص و محترمانه حفظ می‌شود.

سوم

چک‌لیست هفت مرحله‌ای برای مکاتبات اداری

 

برای تهیه مکاتبات اداری، پیروی از یک رویکرد منظم و اصولی اهمیت زیادی دارد. در این بخش، یک چک‌لیست هفت‌مرحله‌ای ارائه می‌شود که به ترتیب مراحل مختلف نگارش و تهیه مکاتبات ا

داری را توضیح می‌دهد:

مرحله نخست

تعیین هدف و مخاطب

اولین گام در تهیه هر مکاتبه اداری، شناسایی دقیق هدف و مخاطب است.

• نمونه عینی: اگر قصد دارید درخواست تأمین بودجه برای پروژه‌ای را به مدیر ارسال کنید، هدف از نامه روشن است: درخواست بودجه و مخاطب نیز مدیر مالی یا مدیر عامل است.
• نکته علمی: بر اساس مطالعات ارتباطات اداری، شفاف بودن هدف در مکاتبات رسمی موجب کاهش سوء تفاهم‌ها می‌شود.

مرحله دوم

تهیه پیش‌نویس اولیه

پس از تعیین هدف، پیش‌نویس اولیه‌ای از متن مکاتبه تهیه کنید که شامل ایده‌های کلیدی و نکات اصلی است.

• نمونه عینی: در نامه‌ای برای تقاضای ارتقا شغلی، پیش‌نویس می‌تواند شامل دلایل، مستندات عملکرد و درخواست رسمی باشد.
• نکته عملی: پیش‌نویس‌های اولیه باید بدون نگرانی از جزئیات نهایی نگارش شوند تا تمام نکات مورد نیاز درج شود.

 

مرحله سوم

بازبینی و ویرایش

متن پیش‌نویس باید حداقل یک بار بازبینی و ویرایش شود. این مرحله از اهمیت زیادی برخوردار است.

• نمونه عینی: در نامه‌های رسمی، بازبینی نگارشی و املایی ضروری است.
• نکته علمی: مطالعات نشان می‌دهد که وجود اشتباهات نگارشی در مکاتبات اداری می‌تواند از اعتبار نویسنده بکاهد و تأثیر منفی در پیام داشته باشد.

مرحله چهارم

انتخاب ساختار و قالب مناسب

هر نوع مکاتبه اداری نیازمند ساختار و قالب خاصی است که باید مطابق با اصول رسمی و حرفه‌ای نگارش شود.

• نمونه عینی: در نامه‌های درخواست رسمی، ساختار باید شامل مقدمه، بدنه و نتیجه‌گیری باشد.
• نکته عملی: قالب‌های استاندارد مکاتبات اداری به شکل‌گیری محتوای دقیق و قابل فهم کمک می‌کنند.

 

مرحله پنجم

استفاده از لحن و زبان مناسب

انتخاب لحن و زبان مناسب بسیار حیاتی است. لحن باید رسمی، محترمانه و حرفه‌ای باشد.

• نمونه عینی: در نامه‌های درخواست بودجه، استفاده از لحن رسمی و محترمانه الزامی است.
• نکته عملی: لحن نوشتاری باید متناسب با جایگاه مخاطب و نوع مکاتبه باشد؛ برای مثال، در نامه‌های بین کارمند و مدیر، لحن رسمی‌تر مورد نیاز است.

مرحله ششم

تأیید و امضای نهایی

پس از آماده‌سازی و بازبینی، مکاتبه باید توسط فرد مسئول یا نویسنده اصلی تأیید و امضا شود.

• نمونه عینی: در مکاتبات اداری که به امضای مدیر نیاز دارد، امضا اعتبار نهایی به نامه می‌دهد.
• نکته عملی: تأیید و امضا نشان‌دهنده پذیرش مسئولیت محتوای مکاتبه است.

مرحله هفتم

ارسال و پیگیری

در نهایت، مکاتبه اداری باید به شکل مناسب (پست، ایمیل یا سیستم‌های داخلی) ارسال شود و پس از ارسال، پیگیری لازم برای اطمینان از دریافت و پاسخ انجام گیرد.

• نمونه عینی: پیگیری یک نامه اداری برای درخواست خرید تجهیزات پس از ارسال به واحد تأمین.
• نکته علمی: تحقیقات نشان می‌دهد که پیگیری مکاتبات اداری از مهمترین عوامل در موفقیت تعاملات رسمی است.

چهارم

آداب اداری در مکاتبات

رعایت آداب و اصول اداری در مکاتبات رسمی اهمیت ویژه‌ای دارد. این آداب شامل نحوه نگارش، لحن، استفاده از قالب مناسب، و حفظ احترام و سلسله مراتب است. برخی از نکات مهم در

آداب مکاتبات اداری عبارتند از:

• شفافیت و صراحت: پیام‌ها باید بدون ابهام و به‌صورت صریح بیان شوند.
• رعایت سلسله مراتب: در مکاتبات رسمی، رعایت جایگاه سازمانی مخاطب ضروری است.
• توجه به احترام: احترام به مخاطب، حتی در مکاتبات انتقادی، از ضروریات است.
• رعایت وقت: پاسخ‌دهی به‌موقع به مکاتبات دریافتی نشان‌دهنده اخلاق حرفه‌ای است.
• …..

پنجم

اخلاق حرفه‌ای در مکاتبات اداری

اخلاق حرفه‌ای در مکاتبات اداری به معنای رعایت صداقت، احترام، و مسئولیت‌پذیری در ارتباطات رسمی است. برخی از اصول اخلاق حرفه‌ای که باید در مکاتبات اداری رعایت شود عبارتند از:

• صداقت در محتوای مکاتبات: اطلاعات باید به‌صورت دقیق و درست ارائه شوند.

• مسئولیت‌پذیری در پاسخ‌دهی: هر مکاتبه‌ای نیاز به پاسخ‌دهی به‌موقع و مناسب دارد.
• حفظ حریم خصوصی و اطلاعات حساس: در مکاتبات اداری نباید اطلاعات محرمانه بدون مجوز افشا شود.

ششم

نمونه‌های عینی و علمی

• نمونه نامه درخواست افزایش حقوق: این نامه باید با رعایت اصول نگارشی و احترام به سلسله مراتب سازمانی تهیه شده و دلایل منطقی برای درخواست ارائه شود.
• نمونه ایمیل رسمی: در ارسال ایمیل‌های رسمی به مدیران یا همکاران، باید توجه داشت که موضوع، مقدمه، بدنه و نتیجه‌گیری به‌صورت منطقی و منظم ارائه شود.

هفتم

اشتباهات در مکاتبات

اشتباهات در مکاتبات، به‌ویژه در محیط‌های کاری، می‌توانند پیامدهای منفی و گاهی جبران‌ناپذیری به همراه داشته باشند. این اشتباهات می‌توانند از عدم توجه به جزئیات، انتخاب نادرست واژگان، تا غلط‌های املایی و عدم تطابق با ساختارهای رسمی باشند. در این مقاله، به برخی از اشتباهات رایج در مکاتبات اداری و رسمی، همراه با مثال‌های واقعی و پیشنهادهایی برای جلوگیری از آن‌ها می‌پردازیم.

۱. غلط‌های املایی و دستوری

یکی از شایع‌ترین اشتباهات در مکاتبات نوشتاری، غلط‌های املایی و دستوری است. این اشتباهات نه‌تنها اعتبار نویسنده را زیر سؤال می‌برد، بلکه می‌تواند محتوای پیام را به‌طور جدی تحریف کند.

مثال واقعی:

در یک مکاتبه رسمی میان دو شرکت، جمله‌ای با این مضمون نوشته شده است:
“ما مشتاق به همکاری هستیم، اما نیازمند اطلاعات بیشتری می‌باشیم.”
در متن ارسال‌شده، کلمه «نیازمند» به‌اشتباه «نیازمندی» نوشته شده است، که کل معنای جمله را به‌هم می‌ریزد.

راهکار:

• استفاده از ابزارهای ویراستاری مانند نرم‌افزارهای تصحیح املا و دستور زبان، مانند “ویرایش‌یار” یا افزونه‌هایی نظیر Grammarly.
• مطالعه و مرور متن قبل از ارسال.

۲. استفاده نادرست از اصطلاحات تخصصی

گاهی استفاده از اصطلاحات تخصصی نادرست در مکاتبات باعث ایجاد سوءتفاهم می‌شود. بسیاری از افراد به‌دلیل عدم آشنایی کامل با مفاهیم تخصصی، به‌اشتباه از واژگان و اصطلاحات غیر مرتبط استفاده می‌کنند.

مثال واقعی:

در یک نامه تجاری، نویسنده به‌جای استفاده از اصطلاح «نقدینگی» (Liquidity)، از «سرمایه» (Capital) استفاده کرده است که پیام اقتصادی کاملاً متفاوتی به طرف مقابل ارسال کرده است.

راهکار:

• قبل از نوشتن مکاتبه، تحقیق و بررسی دقیق اصطلاحات مربوط به موضوع.
• در صورت عدم اطمینان، از کارشناسان یا همکاران تخصصی مشورت بگیرید.

۳. عدم توجه به مخاطب

یکی از اشتباهات رایج، عدم شناخت صحیح از مخاطب است. ممکن است نویسنده یک نامه یا ایمیل را با لحنی بیش از حد رسمی یا غیررسمی بنویسد که با فرهنگ سازمانی یا سطح ارتباط طرف مقابل همخوانی ندارد.

مثال واقعی:

یک کارمند جوان به‌جای استفاده از لحن رسمی برای مکاتبه با مدیر عامل شرکت، از جملات غیررسمی مانند «سلام، خوبی؟» استفاده کرده که باعث نارضایتی مدیر و کاهش اعتبار کارمند شده است.

راهکار:

• قبل از نگارش، شناخت دقیق از مخاطب و انتظارات فرهنگی و سازمانی وی داشته باشید.
• لحن مکاتبه را بر اساس درجه رسمی بودن رابطه تنظیم کنید.

۴. اشتباهات ناشی از ترجمه مستقیم

بسیاری از مکاتبات به‌ویژه در محیط‌های بین‌المللی به زبان دوم صورت می‌گیرد. ترجمه مستقیم از زبان مادری به زبان مقصد بدون توجه به قواعد زبانی می‌تواند منجر به ایجاد جملات نادرست و غیرمنطقی شود.

مثال واقعی:

یک شرکت ایرانی، نامه‌ای به زبان انگلیسی به یکی از شرکای خارجی خود ارسال کرد که جمله‌ای در آن به این صورت نوشته شده بود: “We are at your service with full hands,” که ترجمه مستقیم “دست پر در خدمت شما هستیم” بود. این جمله باعث گیج شدن طرف مقابل شد.

راهکار:

• استفاده از مترجمین حرفه‌ای برای مکاتبات مهم.
• در صورت نیاز به استفاده از ترجمه، پس از ترجمه اولیه متن را به فردی مسلط به زبان مقصد ارائه دهید تا اصلاحات لازم را اعمال کند.

۵. ارسال نابه‌موقع یا بدون تایید نهایی

ارسال ناگهانی و بدون بررسی مکاتبات ممکن است باعث ارسال اطلاعات نادرست یا ناقص شود. این اتفاق به‌ویژه در زمانی که مکاتبه حاوی اطلاعات حساس یا تصمیمات مهم است، ممکن است خسارات جدی به همراه داشته باشد.

مثال واقعی:

در یکی از شرکت‌های بین‌المللی، یک کارمند اطلاعات نهایی یک پیشنهاد قیمت را بدون تایید مدیر به طرف مقابل ارسال کرد که منجر به از دست دادن یک قرارداد مهم به‌دلیل قیمت‌گذاری اشتباه شد.

راهکار:

• قبل از ارسال، مکاتبات مهم را با دقت بازبینی کنید.
• برای مکاتبات حساس، مراحل تایید نهایی از مدیر یا همکاران مربوطه را طی کنید.

۶. ارسال ضمایم ناقص یا اشتباه

در بسیاری از مکاتبات، پیوست‌ها یا ضمایم اهمیت زیادی دارند. ارسال ضمایم ناقص یا اشتباه ممکن است باعث ایجاد سردرگمی یا حتی از دست رفتن فرصت‌های مهم شود.

یک مثال واقعی:

در یک شرکت مهندسی، به‌جای ارسال نقشه‌های پروژه، یک فایل قدیمی از پروژه دیگر به‌عنوان پیوست ارسال شد که باعث ایجاد تاخیر در روند پروژه و از دست رفتن زمان‌های حساس شد.

راهکار:

• قبل از ارسال، اطمینان حاصل کنید که ضمایم دقیق و صحیح پیوست شده‌اند.
• از ابزارهای مدیریت فایل و آرشیو برای سازماندهی بهتر پیوست‌ها استفاده کنید.

 

۷. طولانی بودن یا پیچیدگی بیش‌ازحد متن

گاهی نویسندگان مکاتبات با استفاده از جملات بسیار طولانی یا پیچیده، فهم پیام را برای مخاطب دشوار می‌کنند. این موضوع باعث سردرگمی و عدم توجه به پیام اصلی می‌شود.

مثال واقعی:

در یک مکاتبه رسمی، نویسنده از جملات طولانی و پیچیده استفاده کرده بود که در نهایت خواننده نتوانست پیام اصلی را درک کند و درخواست‌های اضافی برای توضیح مجدد ارسال شد.

راهکار:

• از جملات کوتاه و شفاف استفاده کنید.
• پیام‌های اصلی را به‌صورت ساده و قابل فهم بیان کنید.

سخن پایانی

اشتباهات رایج در مکاتبات قابل‌اجتناب هستند؛ به شرطی که توجه کافی به جزئیات و اصول نوشتاری داشته باشید. استفاده از ابزارهای کمکی، مرور دقیق مکاتبات، مشاوره با همکاران

متخصص، و توجه به مخاطب از راهکارهایی است که می‌تواند به بهبود کیفیت مکاتبات شما کمک کند….

 

جزوه اموزشی(مکاتبات اداری وگزارش نویسی دکتر میر )

نگارش ويا فن نويسندگي که معمولاً نامه هاي خصوصي واداري وحتي کتب ومقالات را شامل مي شود ، متأسفانه از

ابتداي سوادآموزي وتا زمان بهره برداري مورد توجه واقع نشده است ودر نتيجه اين امر ضعف گروهي از باسوادان

وحتي فارغ التحصيلان مدارس متوسطه ودر بعضي از فارغ التحصيلان دانشگاهي نيز ديده مي شود که اغلب از

نوشتن روان نويسي زبان فارسي ( زباني که به آن تکلم مي کنند ) عاجزند . در خوب نوشتن وبيان مطالب به صورت

درست وروان غالباً تصور مي شود که اين فن خاص گروهي است که ذوق آن را داشته ويا در رشته هاي خاصي مثلاً

زبان وادبيات فارسي تحصيل نموده باشند وبقيه اشکالي بر آنان وارد نخواهد بود چنانچه به اين فن آشنايي نداشته

باشند در صورتيکه مسئله اين طور نيست ي  بنابراين يحتي بي موضوعات فني هم بايد با گزينش کلمات ، جملات ،

ترکيب وتنظيم آنها

نوشتن متون فارسي ودر حقيقت آنچه که در آغاز کارمان صحبت و يا فکر کردن است و مي بايد بعداً بر روي کاغذ

بصورت نوشته در آيد نبايد بي اهميت تلقي گردد وتهيه يک گزارش ويا نامه خوب اداري نياز فراوان به آگاهي در شيوه

نگارش دارد . در تهيه آن نيز رشته شغلي وتخصص ودر جه تحصيلي وذوق واستعداد سرشار نيز کافي نيست ، بنابراين

يک نفر متخصص در امور فني ويا مهندسي نيز فرضاً در تهيه يک نامه اداري ويا فني ويا تهيه يک گزارش حتي براي

موضوعات فني هم بايد با گزينش کلمات ، جملات ، ترکيب وتنظيم آنها با يکديگر اقدام نمايد ودر نتيجه غلط نوشتن

کلمات ، جملات ونامفهوم بودن متن نامه ويا گزارش علاوه بر عدم دسترسي به نتيجه مورد نظر ، خود مشکلاتي را نيز

بدنبال خواهد داشت ودر نهايت خالي از اشکال نخواهد بود . بي اعتنايي بعضي از مردم وحتي تحصيلکرده ها به فنون

واصول خوب نوشتن نمي تواند دلايل آنان را در بي ارج نموده اين فن توجيه کند ، زيرا بايد قبول کرد که نگارش صحيح در

هر زماني به عنوان يک نياز اجتناب ناپذير وضروري براي همه افراد جامعه مي باشد وبه ويژه براي افراد تحصيل کرده

محسوس تر خواهد بود . چون توقع افراد عادي از اين گروه بيشتر است وعلاوه بر آن اين گروه از جامعه به جهت فعاليت

هاي سياسي  واداري واجتماعي وفرهنگي که دارند ، خوب ويا بد نوشتن آنها تاثير مستقيمي بر روي ديگران خواهد

گذاشت . براي کارکنان سازمانهاي دولتي بسيار اتفاق افتاده که نامفهوم بودن ويا ناقص بودن نامه اي موجب ،

سرگرداني ارباب رجوع ، مکاتبات مجدد وبيهوده ونهايتاً صرف وقت وايجاد هزينه ونيروي انساني بيموردي را شامل

گرديده است . بنابراين براي کارمندان اداري بخصوص آگاهي از فنون نگارش در حد متعارف وبه مقياسي که آنها را قادر

به نامه نگاري صحيح و کافي براي انجام وظايف محوله نمايد ، ضروري است وبراي رسيدن به اين مقصود لااقل مي

بايستي به قواعد کلي واساسي نگارش واصول دستور زبان فارسي آگاهي کامل داشته باشند . وقتي که نامه اي بد

نوشته مي شود بدان علت نيست که نمي توان خوب نوشت . کارکنان اداري عمدتاً داراي استعدادهاي متفاوت هستند

ونوشتن يک نامه خوب اداري نيز چيزي جز اين نمي خواهد وبه همين دليل اگر نامه اي بد نوشته مي شود به سبب کم

اهميت دادن به اين فن مي باشد نه چيز ديگر . اميدوارم مطالبي که به صورت خلاصه بيان مي شود موجبات تغيير

نگرش وايجاد تحول در بهتر نوشتن مکاتبات اداري را فراهم آورد .

مكاتبات : مكاتبات عبارت است از نوشته هايي به منظور آگاهي ، اطلاع و خبر بين دو يا چند نفر ، موسسه ، شركت و

سازمان كه ميتواند به وسيله پست، فرد و یا الکترونیکی انجام گيرد. مكاتبات در وحله اول بررسي ، اقدام و سپس

بايگاني مي گردد.

 مكاتبات بر دو نوع است : 1     مكاتبات بازرگاني    2-    مكاتبات اداري

مكاتبات بازرگاني : مكاتبات بازرگاني عبارت است از نوشته هاي بازرگاني درباره توليد ، خريد ، فروش ، ارائه خدمات و

مسائل مالي . مطالب چاپي روي نامه هاي بازرگاني بشرح زير است : بطور معمول نامه هاي بازرگاني داراي سرلوحه

اي است كه نوع و چگونگي فعاليت هاي موسسه را نشان ميدهد.

سرلوحه آن عبارتست از : – علامت تجاري – نام موسسه – شماره ثبت دفتر شركت ها – نشاني – تلفن – نشاني

تلگرافي ، تلكس و يا فاكس

مکاتبات اداري :

با توجه به نقش حساس نامه نگاري ( مکاتبات اداري ) نکاتي مختصر جهت اطلاع همکاران محترم توضيح داده مي شود :
– از مطول نویسی مکاتبات جلوگيري نماييم :

1مکاتبات اداري مي بايستي به حداقل کاهش يابد ودر عين حال از وقت کمتر وسرعت بيشتري برخوردار باشد واصولاً

کاهش مکاتبات اداري دليلي براي بد نوشتن وعدم آشنايي به فنون نگارش صحيح نخواهد بود بلکه در جهت محو آثار

کاغذ بازي هاي بي مورد است .

2- جلب رضايت :

جلب رضايت مردم ، چه کارکنان سازمانهاي دولتي باشد وچه ديگر افراد جامعه که مراجعان سازمانهاي دولتي را

تشکيل مي دهند واز واجبات است ، خوب ، صحيح ، خوانا وبدون ايراد واشکال نوشتن کمک زيادي در جهت پيشبرد امور

ودر نهايت تسهيل انجام امور مراجعات وارباب رجوع را بدنبال خواهد داشت .

3- نداشتن روحيه چاپلوسي ، تملق وريا

تعمق ودقت در گذشته نشان مي دهد که تاثير عوامل تاريخي وسياسي در طول قرنها متاسفانه موجب شده که عده

اي داراي روحيه تملق وريا باشند . وتعارفات ومبالغه هاي حقارت آميز واحترامات ريا کارانه وبيان

مطالب در لباس استعاره وکنايه نيز بر اساس همين طرز تفکر وانديشيدن در کليه شئون ومنجمله مکاتبات اداري ما تاثير

گذاشته است . بايد پذيرفت که امروزه جملاتي مانند : تصدقت گردم ، فدايت شوم ، بعرض ميرساند واز اين قبيل چه

معاني خاضي در عرف اداري ما دارد که در کمتر جايي از کشورهاي جهان ديده مي شود . بررسي نامه هاي اداري

بخصوص گذشته نشان مي دهد که اينگونه کلمات تعارف آميز جزو نامه محسوب مي گرديده است وموارد بسياري

وجود داشته که احترامات بي موردي نظير « منوط به رأي عالي است » و« بعرض مي رسد تا هر طور که مقرر فرمايند

اقدام گردد» و« به طوريکه ، خاطر آنجانب مستحضر است » بصورت روزمره تکرار گرديده اند .

چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟تنها وقتي حرفي اثر دارد که مخاطب آنرا بفهمد واز نگارش نيز بايد منظور اين

باشد که نامه اثر کند ومنظوري را حاصل شود . بنابراين بايد طوري نوشته شود که حرف ماقابل درک باشد ودر غير اين

صورت نوشتن نامه رنج بيهوده بودن وتلف کردن وقت است وبهمين لحاظ است که مي بايستي :* الف –  پیش از

نوشتن نامه فکر کنيم:

به هنگام پيش آمدن مطلبي نمي بايستي فوراً قلم بدست گفته وبنويسيم بلکه مي بايستي در ابتدا موضوع وهدف از

نوشتن را معين کنيم ، براي نوشتن ، نخست مي بايستي موضوع را کوتاه و روشن بيان نماييم ودر صورتيکه موضوع

پيچيده ومبهم است در اين حال مي توان آنرا به قسمت هاي مختلف تجزيه نماييم تا بهتر قابل فهم باشد .

* ب – احساس مسئوليت وصراحت :

نوشتن جملاتي مانند « منظور به نظر عالي است » هيچ دردي را دوا نخواهد کرد بلکه نامه مي بايستي از صراحت

وقاطعيت برخوردار باشد . تجربه گذشته نشان داده است که مرسوم بوده نامه هاي اداري را طوري بنويسند که

باصطلاح دو پهلو باشد ودر آينده قابل تفسير ، چنانچه روزي مورد سوال واقع شوند که چرا مثلاً با اين تقاضا موافقت

نموده اي ، با استفاده از معاني جملات ومعني منفي که از نامه به نظر مي رسد اظهار نمايند که ما مخالفت کرده ايم

وبالعکس اگر از آنها پرسش شود که به چه دليل با آن مخالفت کرده اي در صورتيکه تقاضا منطقي بوده است ، بلافاصله

جواب دهند که بهمين دليل ما هم موافق بوده ايم . از نکات ديگر احساس مسئوليت نيز اين است که در حل مشکل

سهيم باشيم نه  اينکه اخذ تصميم درباره همه کارها

با مسئول يا سرپرست باشد واز آنجا که يک نفر درباره همه مسائل نمي تواند فکر روشن وثمر بخش داشته باشد لذا

پيشرفت کار ناچيز خواهد بود .

* پ – احتياج خواننده:

معمولاً به هنگام نوشتن نامه کمتر احتياج خواننده در نظر گرفته مي شود وچنين تصو مي شود که او نيز مانند ما به

سابقه امر آگاهي کامل دارد ودر نتيجه چيزي که نوشته مي شود نامفهوم است ، بنابراين نامه مي بايستي طوري

نوشته شود که خواننده نامه اطلاعات کلي را در ابتداي نامه بدست آورد .

*ت – مخاطب :

مخاطب نامه هميشه بايد مشخص ومعلوم باشد اعم از اينکه نامه اداري به شخص ويا به وزارتخانه ويا سازمان دولتي

وغيره نوشته شود .

* ث – اهميت وتنظيم مطالب :

بهنگام مکاتبات مي بايستي مطالب آن را بر اساس اهميتي که دارند تنظيم کنيم ، بطوري که در آغاز نوشتن

مطالب جزئي خودداري گردد زيرا خو.اننده را جلب نمي کند ، اساسي ترين مطلب را به صورت روشن وخيلي کوتاه در

آغاز بنويسيم ودنباله را ابتدا ارائه دهيم وبهمين دليل است که تمايل خواننده را بخواندن نامه بدست آورده وتا پایان نامه

آن را حفظ کنيم .

*ج- بکار بردن کلمات مناسب :

بکاربردن لغات مشکل وبغرنج وهمچنين کلماتي که ميزان مرتبه وفضيلت شخص را نشان دهد در نامه هاي اداري نه

تنها موثر نيست بلکه موجب ناراحتي خواننده وبي اثر بودن نوشته خواهد شد چه اينکه زبان هر نامه اداري تنها وسيله

اي است ارتباطي براي فهماندن ودرک مطلب وبهمين لحاظ هر چه قدر از کلمات ساده ، روشن ودقيق تر استفاده شود

بهتر وراحتتر خوانده مي شود وهدف ومنظور بهتر درک مي گردد.

* چ- تقسيم بندي نامه :هر قدر طول جملات نامه زياد ونامه سراسر ويکپاچه باشد ، بيشتر کسالت خواننده را موجب

مي شود وبراي جلوگيري از اين عيب بزرگ اغلب نامه هاي اداري ، بهتر است که تقسيم بندي نامه به چندين جمله

وبند وبا استفاده از اعداد وارقام با حروف صوت گيرد تا هم جملات ومفاهيم از يکديگر جدا

وقابل درک باشد وهم اينکه خواننده مطالب مختلف نامه را يکي تلقي ننمايد واز خواندن ودرک هدف اصلي نامه باز

نماند .

*ح- اصطلاحات اداري :

معمولاً درمکاتبات اداري يک سري اصطلاحات وکلمات روزمره وجاري بکار مي رود از قبيل : بازگشت به : عطف به –

درپاسخ – پيرو – اقدام مقتضي – اقدام لازم – ارسال مي شود – ايفاد مي شود – اشعارمي دارد –به اطلاع مي

رساند – به آگاهي مي رسد – شايسته است – مقتضي است – خواهشمند است دستور فرمايند  و… که در مکاتبات

موجود آنان نقش مهمي ا در نامه هاي اداري بازي مي نمايند وکمتر کسي است که بهنگام مطالعه نامه هاي اداري

باينگونه کلمات برخورد ننمايد .

هر يک از موارد فوق در جايي خاص بکار مي روند ودر بعضي موارد بکاربردن آنها الزامي است . مثلاً کلمه

 « بازگشت » و« در پاسخ » و« عطف » بهنگام جواب دادن نامه اداري حتماً مي بايستي ذکر شوند در غيراينصورت

موجب مکاتبات متعدد خواهد بود وبا ذکر اين کلمه در بسياري موارد مي توان از آن جلوگيري نمود ويا کلمه « پيرو »

بهنگام تعقيب وپيگيري اموري که ناتمام وبي جواب مانده است ، ضروري است .

عطف نامه اي است كه براي شما از يك واحد ارسال شده است و شما بدان رجوع مي كنيد و پيرو نامه اي است كه

خودتان قبلا ارسال كرده ايد و بدان ارجاع مي دهيد.

درمورد نوشته هایی که درپاسخ به نامه یا دستور رسیده تهیه و ارسال می شود عبارت زیر رایج است :

*عطف به نامه شماره …

*بازگشت به نامه شماره …

* درپاسخ به نامه شماره…

*با توجه به بخشنامه شماره …

*در اجرای دستور نامه شماره …

*دراجرای دستورتلفنی مورخه …

دراجرای دستورشفاهی آن مقام

 سفارش می شود از عبارت های (بازگشت به…..و در پاسخ به …..) استفاده شود.چنانچه نامه ای به دنبال نوشته

های قبلی و به منظور پیگیری یا اصلاح نامه قبلی نوشته شود ، ذکر سابقه بصورت زیرخواهدآمد

*پیرو نامه شماره….مورخ ….

درمورد نامه هایی که ابتدا به ساکن نوشته می شود و بدون سابقه قبلی است باید درمقدمه علت و بهانه نوشتن نامه

به روشنی بیان شود. به طورمثال:

نظربه این که درنظام مقدس جمهوری اسلامی ایران شایسته است مکاتبات و مراسلات فارغ از پیرایه و تعارفات

غیرضروری و عاری از اغراق باشد..

*خ- پايان نامه اداري :

معمولاً نامه هاي اداري نوعي تقاضا ودرخواست وبا پاسخ مطالب .تقاضاهاي خواسته شده مي باشند ويا اينکه نامه

هاي اداري براي اداي توضيحات مطلبي نوشته مي شود . بهر صورت وقتي مکاتبه اي صورت مي گيرد چه جنبه هاي

فوق را داشته باشد ويا نداشته باشد ، ادب ايجاب مي نمايد که با احترام نگاشته شود وبهتر است که در ابتداي نامه

معمولاً با سلام واحترام ويا با تقديم سلام واحترام گذاردن ودر پايان تشکر کردن بهر صورت وعنواني مطرح گردد.

آخرین بخش نوشته های اداری ، قسمتی است که به ویژه درج نشانی سازمان است . دراین قسمت که انتهای نامه ی

اداری را تشکیل می دهد به صورت چاپی در پایین سربرگ درج می گردد.

دربخش نشانی ابتدا نشانی دقیق سازمان و کدپستی و شماره های تماس تلفن ، دورنگار(فکس ) و سپس نشانی

پست الکترونیک

(ایمیل ) و یا پایگاه اینترنتی چاپ می شود.

یکی دیگر از تفاوت های مكاتبات اداري در اندازه كاغذ، فرم و شكل نوشتاری آن مي باشد .

ابعاد نامه هاي اداري : طبق دستور العمل اداره كل بهبود روشها در سازمان امور اداري و استخدامي كشور كاغذها

بشرح زير در موارد مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد :

– كاغذهاي A3 : بدون سرلوحه است و براي تهيه جدول ، نمودار و نقشه مورد استفاده قرار مي گيرد.

– كاغذ هاي A4 : مخصوص نامه هايي كه از 5 سطر صفحه A4 بيشتر باشد ( براي گزارش هم از اين كاغذ استفاده مي

شود)

– كاغذ A5 : مخصوص نامه هايي كه از 5 سطر صفحه A4 كمتر باشد .

كاغذ A6 : بدون سرلوحه است و براي نامه نگاري بين كارمندان مورد استفاده قرار مي گيرد و فقط در طرف چپ و بالاي

كاغذ كلمه (يادداشت ) چاپ ميشود.

طبق اين دستورالعمل اندازه نامه هاي اداري بر دو نوع است :

– نامه هاي بزرگ A4 : به ابعاد 297 × 210 ميليمتر ، مطالبي كه از 5 سطر بيشتر باشد روي اين كاغذ ماشين ميشود.

– نامه هاي كوچك A5 : به ابعاد 148 × 210 ميليمتر ، مطالبي كه از 5 سطر كمتر باشد روي اين كاغذ

ماشين ميشود.

نحوه تهيه نامه هاي اداري : اجزاء مختلف نامه اداري : هر نامه اداري داراي پنج جزء بشرح زير مي باشد :

1-     سرلوحه

2-     عنوان گيرنده ، فرستنده ، موضوع نامه

3-     متن نامه

4-     مشخصات امضاء كننده نامه

5-     گيرندگان رونوشت

اينك بشرح هر يك از اجزاء بالا مي پردازيم :

1- سرلوحه : -آرم جمهوري اسلامي ايران سمت راست يا بالاي نامه .

-نام سازمان اصلي زير آرم و نام واحد يا اداره وابسته زير نام اصلي .

-تاريخ در سمت چپ

-شماره در سمت چپ

-پيوست در سمت چپ

2- عنوان گيرنده ، فرستنده ، موضوع نامه :

الف : عنوان گيرنده عنوان گيرنده كه با كلمه ( به ) در نامه مشخص ميشود عبارت است از : نام شخص يا موسسه اي

كه نامه براي او فرستاده ميشود.

عنوان نامه يا مخاطب نامه می تواند شخصيت حقيقی يا حقيقی باشد ، برای طرح مخاطب نامه  بايد به چند نکته توجه

داشت : 1- در نگارش مخاطب نامه بهتر است ابتدا شخصيت حقيقی فرد، سپس شخصيت دقيق حقوقی وی ذکر شود

به عنوان مثال : جناب آقای دکتر … رئيس محترم … 2- چنانچه به هر دليل از ذکر شخصيت حقيقی افراد خودداری می

کنيم به شيوه های زير از شخصيت های حقوقی نام می بريم : – رئيس محترم سازمان  ،  بهتر است بنويسيم

        رياست محترم سازمان –  مدير کل محترم  ،  بهتر است بنويسيم              مديريت کل محترم  – مدير محترم   ،  بهتر

است بنويسيم                   مديريت محترم

3- در نگارش مخاطب نامه بهتر است بين عنوان پست سازمانی مسئول و سازمان مربوطه تناسب برقرار شود . به

عنوان مثال برای سازمان  بهتر است بنويسيم        رياست نه اينکه مدير محترم سازمان برای اداره کل  بهتر است

بنويسيم      مدير کل نه اينکه رئيس اداره کل برای اداره   بهتر است بنويسيم          رئيس اداره نه اينکه رئيس محترم

اداره

ب : عنوان فرستنده عنوان فرستنده كه با كلمه ( از) در نامه مشخص ميشود عبارت است از : نام شخص ، موسسه ،

سازمان و يا واحد سازماني كه نامه از طرف آن نوشته ميشود.

ج : موضوع نامه موضوع نامه عبارت است از عبارت كوتاه و گويايي كه مبين محتواي نامه باشد. (يعني متن نامه درباره

چه موضوعي مي باشد).

مثال:

از: فني حرفه اي استان بوشهر

به : سازمان انرژي اتمي تهران

موضوع: ماموريت جهت آموزش به پرسنل منطقه چابهار

سوم

  متن نامه :

منظور از متن نامه مطالب و شرحي است كه در مورد موضوع نامه نوشته ميشود . متن نامه ممكن است از يك يا چند پاراگراف تشكيل شده باشد كه قسمت اول را پاراگراف افتتاحيه و بعد از آن را پاراگراف مياني و قسمت آخر را پاراگراف
اختتاميه مي نامند. پاراگراف : اصولاً پاراگراف شامل يك بند يا يك قسمت است كه از چند جمله مربوط به هم تشكيل شده و ضمن اينكه پاراگراف ، خود داراي معني مستقلي است اما با پاراگراف هاي بعدي نيز ارتباط دارد و با Enter از هم جدا مي شوند.
چهارم

مشخصات امضاء كننده نامه : مشخصات امضاء كننده نامه در سمت چپ نامه مي باشد . نام و نام خانوادگي مقام يك يا دو سطر فاصله موقعيت سازماني امضاء كننده بايد توجه نمود كه نام و نام خانوادگي درست در وسط عنوان پست سازماني امضاء كننده قرار ميگيرد. در مواردي كه مقام ديگري حق امضاء نامه را بجاي امضاء كننده اصلي داشته باشد در قسمت مربوط به مشخصات امضاء كننده نام و نام خانوادگي امضاء
كننده اصلي و همچنين عنوان سازماني وي نوشته شده و با اضافه كردن عبارت ( از طرف) در جلوي آن امضاي نامه بوسيله مقامي كه به او تفويض اختيار شده صورت مي گيرد .
نامه هاي اداري بر دو نوع است :
1-     نامه هاي وارده : آن دسته از نامه هايي كه به درون ارگان يا سازماني وارد ميشود.
2-نامه هاي صادره : آن دسته از نامه هايي كه به بيرون از ارگان يا سازمان ارسال ميشود. لازم به ياد آوري است كه دفتري بنام دفتر انديكاتور وجود دارد كه مخصوص ثبت كليه مكاتبات نامه هاي وارده و صادره ميباشد.براي ماشين كردن نامه هاي اداري بايد به نكات زير توجه كرد : تحرير كردن مشخصات گيرندگان رونوشت : رونوشت عبارت است از نسخه برداري يا كپي برداري از روي نامه اصلي اگر نامه اداري داراي سه رونوشت براي سه محل مختلف باشد آن نامه در 5 نسخه تايپ ميشود كه سه نسخه آن براي آن سه محل ، يك نسخه از رونوشت براي بايگاني قسمت مربوطه و يك نسخه هم كه همان نامه اصلي مي باشد.
3- مي باشد. پس از تايپ عبارت ( رونوشت ) دو نقطه گذاشته و يك فاصله سطري داده ، از زير دو نقطه با خط تيره شروع به تايپ قسمت هايي كه نامه بايد به آنجا فرستاده شود مي نمائيم. مثال :
رونوشت :
– جناب آقاي … ( با توضيح سمت)
– جناب آقاي … ( با توضيح سمت)
– جناب آقاي … (با توضيح سمت )
– بايگاني

پيوست : هر مدركي كه همراه نامه فرستاده ميشود پيوست ناميده ميشود. در قسمت بالاي نامه كلمه پيوست در سمت چپ بصورت چاپي مي باشد كه اگر نامه اي داراي پيوست باشد بايد جلوي كلمه پيوست كلمه (دارد) را اضــــــافه كنيم و اگر نداشته باشد بصورت خط تيره يا كلمه ( ندارد) نشان داده ميشود.
نمــــونه نامه اداری
شماره : 53766
پيوست : دارد
به : سرپرست آموزش
از : شركت پيشگام وابسته به انرژي اتمي بوشهر
موضوع : آموزش اينترنت
عطف به نامه شماره 41101 مورخ 5/6/1403 از آن سازمان محترم درخواست ميشود يك نفرمدرس را جهت
آموزش اينترنت به اين مركز معرفي نمائيد . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائيد چند نسخه از جزوه آموزشي اينترنت به اين شركت ارسال نمايند.
قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد.
نام و نام خانوادگي
مسئول امور اداري

رونوشت :
– اداره اطلاعات
– بايگاني
————————————————————————————-
چگونه بايد بنويسيم
محتوا: نامه هاي اداري عمدتاً به دو گونه درخواستي و امري تقسيم مي شود:
الف) نامه هاي درخواستي:
1ـ سرآغاز نامه هاي درخواستي به شكل زير پسنديده تر است:
ـ با سلام و احترام، به استحضار مي رساند: ـ سلام عليكم  به استحضار عالي مي رساند: ـ با سلام و نهايت احترام، به عرض مي رساند:نامه هاي درخواستي عموماً براي مقام بالا دست نگاشته مي شود، به ويژه آنكه شناسه فاعلي جمله ها از اول شخص به سوم شخص تغيير مي يابد كه قصد نويسنده نامه احترام و ارزشگذاري به مقام مخاطب مي شود. به عنوان مثال:
رياست محترم جمهوري اسلامي ايران  با سلام و احترام، به استحضار عالي مي رساند: مردم شريف و زحمتكش گيلان …………. لذا از آن مقام منيع تقاضا دارد نسبت به بخشودگي سود اقساط كشاورزي، دستور اقدام لازم را عنايت فرمايند.
2-در نامه هاي درخواستي از به كار بردن كلمات احساسي و در عين حال زياده گويي اجتناب شود، كلمات و جملات كليدي مي تواند با كلمات ايتاليك يا با نشانگرها برجسته شود تا اصل مطلب به مخاطب انتقال يابد.
3ـ در بند (پاراگراف) درخواست، جملات زير شايسته است:
ـ لذا تقاضا مي شود ـ متمني است دستور فرمايند ـ لذا مقتضي است عنايت فرمايند تا …
—————————————————————–
زماني كه مي خواهيد شروع به نوشتن كنيد به مواردي خاص دقت كنيد ازجمله :
1- هدف خود را ازنوشتن مشخص كنيد، چرا مي نويسيد؟
2- براي چه كسي مي خواهيد بنويسيد؟ مخاطب خود را مشخص كنيد!
3- آيا مي توانيد به جاي نوشتن براي برقراري ارتباط ازوسايل ديگراستفاده نماييد؟ (‌ تلفن ، ايميل، فكس و….)
4- مزيت نوشتن را نسبت به سايرعوامل مشخص نماييد؟
5- چه پيامي مي خواهيد بدهيد؟
6-      منتظر چه جوابي هستيد؟
7-     تا چه زماني اين نوشته داراي اهميت است؟دربسياري مواقع شاهد اين هستيم كه نوشته ها يا نامه ها بدون جواب به بايگاني انتقال داده  مي شود حتي دربعضي ازمواقع پيرامون يك موضوع چندين بارمكاتبه مي شود ولي پاسخي
دريافت نمي شود كه بعد ازپيگيري مشخص مي شود نوشته داراي مشكلاتي بوده است. براي اين كه نامه يا نوشته درجريان ارتباط قرارگيرد ومنجربه پاسخ شود بايد مواردي را درتنظيم نوشته رعايت كنيد:
موضوع ومتن نامه واضح ومشخص باشد .
1-     مبهم نباشد.
2-     دو پهلو نباشد.
3-     درتنظيم هرپاراگراف با پاراگراف بعدي يك سانتي مترفاصله رعايت وتنظيم شود.
4-     دريك نامه ونوشته نبايد بيش ازيك موضوع نوشته شود
5-     كاغذ بايد مناسب متن باشد..
6-      مبهم نباشد.
7-     دو پهلو نباشد.
8-     علائم نوشتار درتكميل معني كلمات استفاده شود.
9-     درتنظيم هرپاراگراف با پاراگراف بعدي يك سانتي مترفاصله رعايت وتنظيم شود.
10-در یک نامه نباید بیش از یک موضوع نوشته شود
11-نامه ها و نوشته های رسمی را با سر لوحه خاص از نامه ونوشته شخصی جدا نمایید
12- بهتر است تاریخ در سمت چپ نامه با رعایت 2 سانتی متر از حاشیه نوشته شود. در وسط کاغذ نام خدا ودر سمت راست با رعایت 5/2 سانت از حاشیه موضوع نامه نوشته شود که در نامه های اداری معمولا کاغذ نامه دارای سر لوحه خاص می باشد مانند
از:
به:
موضوع:
به صورت عمودي با فاصله ي يك سانتي مترزير هم نوشته وازحاشيه ي سمت راست با فاصله ي 5/2 سانتي متر.
12- براي نوشتن موضوع چكيده اي ازمتن در سه كلمه درمقابل موضوع مي نويسيم سپس مقدمه ي نامه را
براي آماده سازي ذهن خواننده دريك سطردرارتباط با موضوع نوشته مي شود معمولا مقدمه دروسط كاغذ با رعايت فاصله ي سمت راست وچپ به يك اندازه تنظيم ونوشته مي شود . متن اصلي با فاصله ي يك سانتي متر عمودي بعد ازمقدمه حاشيه سمت راست 5/2 سانتي متر وحاشيه سمت چپ 2سانت نوشته مي شود
ممكن است متن اصلي درچند پاراگراف مرتبط با هم يا يك پارا گراف تنظيم و نوشته مي شود . در پايان هرجمله بايد ازعلائم نوشتاري مناسب براي تكميل معني جمله استفاده شود . درپايان متن درصورت نيازپيشنهاد ، اختتاميه ونتيجه گيري نوشته مي شود. پيشنهاد مي شود درپايان متن با يك نقطه ومميزمتن بسته شود كه كلمه يا جمله ازطرف ديگران  به متن اضافه
نشود، سپس يك سانتي مترازمتن به صورت عمودي پايين رفته نام ونام خانوادگي نوشته مي شود. مكان امضاء يك سانتي مترپايين ترازنام ونام خانوادگي
ترسيم مي شود . چنان چه نامه اداري ومهردار است مكان عنوان پست فرد يك سانتي مترپايين ترازامضاء نوشته مي شود، بهتراست مهراداره روي نام ونام خانوادگي وعنوان پست حك نشود. پيشنهاد مي شود يك سانتي مترپايين ترازامضاء حك شود دليل اين امراين است كه مشخصات پايين نامه سمت چپ كاملا واضح رويت شود .
———————————————————————————————————-
آن چه سنديت نامه اداري را مشخص مي نمايد شماره ، امضاء و مهراداره است . آن چه درنامه شخصي هويت نامه را مشخص مي كند تاريخ وامضاء نامه است.
———————————————————————————————————-
چنان چه درسازمان و موسسات ازطرف رئيس تفويض اختيارشود فردي كه مسئوليت ازطرف رئيس مي گيرد وداراي امضاء باشد بايد بعد ازنوشتن نام ونام خانوادگي ريئـس سازمان وعنـوان پستي يك سانتـي مترپايـين رفته)به صورت عمودي)،‌ نام ونام خانوادگي خود را نوشته وامضاء نماييد ودرمقابل عنوان پستي رئيس سازمان يا نام ونام خانوادگي وي كلمه ي ازطرف نوشته    مي شود. ازاين كه درمقابل نام تفويض اختيارشونده كلمه ي ازطرف قيد شود معني نامه تغيير مي كند ومشخص نيست چه كسي رئيس وچه كسي داراي حق امضاء است.
ازكاربرد كلمات خارجي درنوشتارجدا خود داري شود . همچنين تا آن جا كه ممكن است از كلمات عربي استفاده نشود مگراين كه معادل آن كلمه ( فارسي)‌ نباشد.
درصورتي كه نامه داراي تفويض اختيارباشد كلمه ي ازطرف بدين صورت نوشته مي شود ونام ونام خانوادگي فردي كه اختيارامضاء دارد بعد ازعنوان پست نوشته مي شود./
كلمات احترام آميزنامه تمام شود اما ازچاپ لوسي كردن وسماجت درنامه خود داري شود.
نمونه يك نامه رسمي:
به نام خدا
تاريخ…………………….
از: شماره ………..
به: پيوست ………..
موضوع :
مقدمه : ………………………………………….
پاراگراف اول…………………………………………………………
…………………………………………………………………….
پاراگراف دوم …………………………………….
……………………………………………………………………………………

ازطرف
گيرنده رونوشت: نام ونام خانوادگي
1- امضاء
2- عنوان پست
3-  مهر
نمونه نامه شخصي

به نام خدا
تاريخ……………
موضوع:  ……….
مقدمه: ………………………………………….
پاراگراف اول…………………………………………….
…………………………………………………………………
پاراگراف دوم……………………………………………..
……………………………………………………………….
نام ونام خانوادگي
امضاء
رونوشت:
1-     2-
نتيجه: با توجه به اهميت نوشته واين كه يك نوشته ممكن است به صورت آرشيوحالت تاريخي به خود بگيرد ويا بخواهيم نامه يا نوشته درجريان كارقرارگيرد بايد ازاصول نامه نگاري استفاده شود. نامه خوانا وخوش خط نوشته شود. موضوع كاملا مشخص باشد.
پيشنهاد: براي اين كه بتوان نوشته ي خود را پي گيري نمود تا به نتيجه ي مطلوب منتهي شود و نامه در جايگاه خود قرار گيرد نامه هاي شخصي را بعد ازثبت دردبيرخانه ي سازمان مربوط شماره ي آن را ازمسئول دبير خانه خواسته تا درمواقع مورد نياز با همان شماره اقدام به پي گيري نامه آسان شود.

*در اجرای دستور نامه شماره …
*دراجرای دستورتلفنی مورخه …
دراجرای دستورشفاهی آن مقام
سفارش می شود از عبارت های (بازگشت به…..و در پاسخ به …..) استفاده شود.چنانچه نامه ای به دنبال نوشته های قبلی و به منظور پیگیری یا اصلاح نامه قبلی نوشته شود ، ذکر سابقه بصورت زیرخواهدآمد
*پیرو نامه شماره….مورخ ….
درمورد نامه هایی که ابتدا به ساکن نوشته می شود و بدون سابقه قبلی است باید درمقدمه علت و بهانه نوشتن نامه به روشنی بیان شود. به طورمثال:
نظربه این که درنظام مقدس جمهوری اسلامی ایران شایسته است مکاتبات و مراسلات فارغ از پیرایه و تعارفات غیرضروری و عاری از اغراق باشد..
*خ- پايان نامه اداري :معمولاً نامه هاي اداري نوعي تقاضا ودرخواست وبا پاسخ مطالب .تقاضاهاي خواسته شده مي باشند ويا اينکه نامه هاي اداري براي اداي توضيحات مطلبي نوشته مي شود . بهر صورت وقتي مکاتبه اي صورت مي گيرد چه جنبه هاي
فوق را داشته باشد ويا نداشته باشد ، ادب ايجاب مي نمايد که با احترام نگاشته شود وبهتر است که در ابتداي نامه معمولاً با سلام واحترام ويا با تقديم سلام واحترام گذاردن ودر پايان تشکر کردن بهر صورت وعنواني مطرح گردد.
آخرین بخش نوشته های اداری ، قسمتی است که به ویژه درج نشانی سازمان است . دراین قسمت که انتهای نامه ی اداری را تشکیل می دهد به صورت چاپی در پایین سربرگ درج می گردد.
دربخش نشانی ابتدا نشانی دقیق سازمان و کدپستی و شماره های تماس تلفن ، دورنگار(فکس ) و سپس نشانی پست الکترونیک
(ایمیل ) و یا پایگاه اینترنتی چاپ می شود.
شناخت مكاتبات اداري
مكاتبات رايج در سازمان ها و موسسات دولتي و غيردولتي شامل انواع زير است كه ضمن عنوان هريك تعريف مربوطه نيز آمده است:
نامه:
نوشته اي است حاوي مطالب اداري( يك يا چند موضوع ) كه براي تبادل اطلاعات و نظرات ، اعلام خواسته ها و يا پيگيري و اطلاع ازاقدامات انجام شده بين دو يا چند مرجع دورن يا برون سازماني مورد استفاده قرار مي گيرد.
بخشنامه :
مطلبي است مكتوب كه جنبه عمومي داشته و از طرف مقام مسئول و ذيصلاح به منظور آگاهي و يا اجراء براي واحدها و كاركنان ذينفع يا ذيربط ارسال مي گردد.
دستورالعمل:
مكاتبه اي است كه طي آن مراحل انجام كار و وظايف و مسئوليت واحدها و مراجعي از سازمان كه همكاري و هماهنگي آنها به منظور دستيابي به هدف يا اهداف خاص ضروري است، تعيين و از سوي مقام بالاتر براي اجرا ابلاغ مي گردد.
آئين نامه:
آئين نامه نوشته اي است كه راه و روش و چگونگي اجراي يك مصوبه يا يك تصميم را بيان مي نمايد.
تقاضانامه:
نوشته اي كه در آن تقاضا يا خواسته اي از شخص حقيقي يا حقوقي بيان شده باشد.
پيش نويس:
نوشته اي به شكل مكاتبه نهايي كه به منظور تائيد يا اظهارنظر و اصلاح ات احتمالي به مقام بالاتر ارائه ميشود.
مينوت:
نسخه اي از نوشته اصلي است كه توسط اقدام كننده و رده بالاتر پاراف شده و در پرونده بايگاني مي شود.
دستور:
مطلبي است كه از سوي مقام بالاتر ، به منظور اجراء به افراد يا واحدهاي زيردست ابلاغ مي گردد و ممكن است شفاهي يا كتبي باشد.
پيوست:
مدركي است كه امكان وارد كردن آن در متن نامه نيست و براساس ضرورت همراه نوشته اصلي ارسال مي گردد.
ضميمه : اگر پيوست نوشته داراي پيوست باشد به آن ضميمه گويند.

عبارات استاندارد در مكاتبات اداري
در مورد بيان مطلب
الف) به مقامات بالاتر : به استحضار مي رساند.
ب) به مقامات مساوي : اعلام مي گردد.
ج) به مقامات پائين تر : ابلاغ مي گردد.
در مورد تقاضاي انجام كار يا دستور اجراي كار
الف) به مقامات بالاتر : استدعا مي شود مقرر فرمائيد يا استدعا مي شود اجازه فرمائيد.
ب) به مقامات مساوي : خواهشمند است دستور فرمائيد.
ج) به مقامات پائين تر : دستور دهيد يا دستور داده مي شود.

————————————————————————————–

انواع گـــــــــزارش اداري

همان طور كه گفته شد گزارش در انواع مختلفي تهيه و تنظيم مي شود .در ادامه بحث چهار نوع گزارش كه در مكاتبات اداري داراي كاربردبيشتري مي باشد مورد بررسي قرار مي گيرد:
1- گزارش خبري
گزارشي است كه بار خبري آن بيشتر از ساير وجوه گزارش باشد . گزارش خبري نيز داراي ويژگي هايي مثل درستي و واقع گرايي ، روشني و قابل فهم بودن اطلاعات و همچنين جامعيت خبر( موجود بودن عناصر خبري و گزارش ) مي باشد.
تعريف خبر : خبر گزارشي است در مورد رويدادهاي واقعي و عيني و پديده هايي كه مربوط به وقايع روز مي باشد.
عناصر خبر كه وجود آنها در هر گزارش خبري ضرورت دارد عبارتند از : كه ) چه كسي ( ؟ ، كي ) چه وقت ( ؟ ، كجا ؟ ، چه ؟ ، چرا وچگونه كه ؟ : يا چه كسي ؟ به فرد يا افراد ، عاملين ، شاهدين ، مجروحين ، مصدومين و گويندگان خبر گفته ميشود.
كي ؟ : يا چه وقت ؟ به زمان دقيق وقوع حادثه ) خبر ( گفته مي شود.
كجا ؟ : شامل نشاني و موقعيت دقيق مكاني محل وقوع خبر يا حادثه است.
چه ؟ : چه چيز يا چه اتفاق ؟ همان اهميت موضوع خبر است مثل آتش سوزي ، انفجار ، آوار ، افتتاح يك بزرگراه ، سد يا بيمارستان و …
كه در مورد آن گزارش يا خبر تهيه شده است.
چرا ؟ : علت دقيق وقوع حادثه مي باشد كه در خبر يا گزارش ذكر شده و يا در علت يابي و تحقيق مربوط به موضوع به طور دقيق تشريح
مي گردد.
چگونه ؟ : حالت و نحوه وقوع خبر يا حادثه و شرايط گسترش عوارض و خسارات آنرا بيان مي كند . تهيه كننده گزارش بايد بداند واقعه يا
حادثه چرا و چگونه اتفاق افتاده و عامل آن چه و يا كه بوده و در چه قسمت و كجا به وقوع پيوسته است.
2- گزارش توصيفي
گزارش توصيفي يا تشريحي گزارشي است كه پس از انجام بازديدهاي علمي، فني و مطالعاتي و كارشناسي از وضعيت و شرايط محل مورد
بازديد به طور مفصل ثبت مي گردد .در اين گزارش لازم است كليه جزئيات مكاني و زماني و شرايط خاص حاكم بر صحنه يا موضوع و
موارد درخواستي مورد بررسي قرا ر گرفته ومكتوب گردد.گزارش توصيفي ممكن است در بازديد از يك نمايشگاه ، يك مركز تجاري، يك
شهر يا از وقوع يك حادثه وآتش سوزي يا از سوانح غيرمترقبه تهيه و ارائه شود.
3- گزارش اداري يا گزارش كار
اين نوع گزارش از سوي واحدهاي سازماني و يا كاركنان زيردست تهيه مي شود و شامل خواسته ها وپيشنهادات يا نظرات و نتيجه اقدامات مربوط به اجراي دستورات است و براي آگاهي مقام يا مقامات بالاتر تهيه و ارائه مي گردد .ساختار اين نوع گزارش داراي سه بخش سرلوحه يا عنوان ، متن و پايان گزارش مي باشد .نحوه تهيه اين گزارش در صفحات بعد آمده است
آنچه مهم است ويژگي هاي گزارشگر است كه ارزش اين گزارش را بالا خواهد برد . محتواي گزارش حريق يا حادثه شامل اطلاعاتي از قبيل نيروهاي اعزامي ، موقعيت مكاني و زماني وقوع رويداد، عوامل اطلاع دهنده و شرايط حاكم بر وقوع حادثه ، شرح جزئيات آن ، اقدامات انجام شده توسط نيروهاي امدادي ، مشخصات محل و تمهيدات و تجهيزات ايمني موجود ، آسيب هاي جاني و مالي به بار آمده با ذكر مشخصات، شرح دقيق علت وقوع حريق و حادثه و مشخصات افراد و مسئولين و گروههاي امدادي حاضر در محل مي باشد . درصورتي كه گزارش حريق و حادثه داراي فرمهاي مخصوص باشد باتوجه به دستورالعمل هاي مربوطه اقدام به تنظيم يا تكميل فرم گزارش شود.

فصل دوم: مشخصات يك گزارش خوب
اگرچه گزارش ها از نظر هدف ، موارد مصرف ، نحوه تهيه و ارائه با يكديگر تفاوت دارند اما در برخي خصوصيات باهم مشترك هستند ازاينرو براي تهيه يك گزارش خوب بايستي نكات زير را رعايت نمود
گزارش بايد صرفا منعكس كننده حقايق باشد و در هيچ موردي اطمينان بيجا و غيرمستند ندهد و عقايد و احساس و سليقه در آن مداخله نكرده باشد،گزارش بايد سرشار از اطلاعات لازم و كافي باشد و از هرگونه مطلب غيرضروري و يا بي فايده دور باشد و به طورصحيح و منظم تقسيم بندي شده باشد.گزارش بايد نه خيلي طولاني و مفصل و نه خيلي كوتاه و مختصر باشد .يعني

به اندازه اي باشد كه همه نكات لازم را در برگيرد و ايجاد خستگي درخواننده نكند بلكه موجب ترغيب او به خواندن تمام گزارش شود.
گزارش بايد براساس تفكري صحيح و منطقي تدوين شده و از حدس و احتمال به دور باشد وموجب ايجاد اعتماد درخواننده شود.
گزارش بايد بدون اظهارنظر صريح و قطعي درباره مسائل مشكوك و احتمالي باشد
نقل قولها بدون تحريف و با دقت آورده شود.
قواعد درست نويسي و نكات دستوري و علائم و نشانه ها در آن رعايت شود.
ويژگيهاي گزارشگر
گزارشگر بايستي داراي ويژگي هاي فردي شامل قدرت تشريح ، تجسم و تفسير باشد.
تشريح:
ذكر جزئيات و آوردن تمامي عناصر آگاهي دهنده از موضوع و خبر به صورت كتبي يا شفاهي را تشريح گويند.
تجسم:
بيان توصيفي موضوع با ذكر حالات و شرايط مادي و معنوي به صورت قابل درك و احساس خواننده تجسم نام دارد.
تفسير:
به ارائه نظر و اعتقاد و برداشت هاي گزارشگر از موض وع به طور دقيق و منطبق بر واقعيت ها تفسير مي گويند بنابراين وظيفه گزارشگر دربازگوئي مسائل استفاده از حواس پنجگانه خود بجاي حواس خواننده است، به طوري كه بجاي او ببيند، بشنود ، لمس كند، ببويد و بچشد،دراين صورت است كه خواننده مي تواند تسلط كافي بر موضوع پيدا كند.گزارشگر با استفاده از خلاقيت هاي ذهني و تخيل پوياي خود،موضوعات كاري واجتماعي را به صورتي زنده و موشكافانه در اختيار خواننده قرار مي دهد و بالاخره ميزان تسلط و مهارت گزارشگر درتكنيك هاي گزارش نويسي و آگاهي كامل از موضوع گزارش و در نظر گرفتن خواست ها ونيازهاي خواننده گزارش ، موجب مي گردد
گزارشي كامل ، گويا و با ارزش تهيه شود.باتوجه به تعاريف گزارش و ويژگيهاي گزارشگر ، هر كس در هر مقامي كه باشد نيازمند گزارش است و يا اينكه بدون توجه به كسب يا ارائه گزارش مي پردازد .مثلا اگر كسي وقت را از شما بپرسد و شما ساعت را به او اعلام كنيد نوعي گزارش شفاهي انجام گرفته است و يا شرح وقايع و اخبار روزانه براي دوستان و همكاران نيز نوعي گزارش شفاهي محسوب مي شود درصورتي كه خبري را به صورت كتبي و يا وقوع حادثه اي را كتبا به فردي اطلاع دهيد گزارش نويسي انجام داده ايد بنابراين گزارش به دوصورت شفاهي و كتبي انجام مي گيرد. ارائه گزارش شفاهي بسيار ساده است اما تهيه يك گزارش مكتوب نيازمند قابليت هاي ويژه و آگاهيهاي مقدماتي است كه موضوع اصلي اين مبحث است.
اصول گزارش نويسي
هر مدير در هر سطح يا رده مديريت براي آگاهي از جريان امور حوزه تحت تصدي خود و انجام اقدامات و تصميم گيريها ي مناسب و صحيح ناگريز از خواندن گزارش هاي مختلف مي باشد .بدون شك محتواي گزارش ها اعم از مطالعات و تحقيقات و بازرسي ها ، نحوه اجرا و مقدار پيشرفت برنامه ها ، نتايج فعاليت ها و بازتاب هاي آن و فعل و انفعالات دروني و بيروني سازمان و خلاصه هر واقعه مهم و حساس ، درتصميم گيري و تشخيص درست و نادرست هر مدير اثرگذار و سرنوشت ساز است بنابراين بايد توجه داشت:
1- مجموعه گزارش ها درحقيقت سنت و سابقه فرهنگي و تاريخي را براي سازمان پديد مي آورد و مي تواند راهنما و راهگشاي زندگي آينده سازمان يا شركت و حتي نهادهاي مشابه باشد.
2- گزارش تا حد زيادي بازتاب كيفيت انجام كاري است كه موضوع گزارش مي باشد .همچنين نمودار شخصيت و مهارت گزارشگر و ياتنظيم كننده گزارش است.
3- در حين تهيه گزارش نقايص كار آشكار شده و معلوم مي شود اطلاعات گزارش داراي چه ميزان ازاهميت است.
4- سازمان و موسسه اي كه فاقد گزارش هاي كاري دقيق و جامع باشد مانند فردي است كه حافظه خود را از دست داده باشد و به ناچارمجبور به دوباره كاري و آزمايش آزموده ها و پيمودن راههاي گذشته و اتلاف وقت و هزينه خواهد بود.
اصولي كه در گزارش نويسي بايستي مورد توجه و دقت گزارشگر قرار گيرد و گزارش ها بر مبناي آنها تهيه شوند عبارتند از:
1- درستي گزارش
گزارش بايستي بازگوكننده حقا يق باشد و در هيچ موردي اطمينان بيجا و غيرمستند ندهد و عقايد واحساسات و سليقه گزارشگر در آن مداخله نكند .تهيه كننده گزارش تحت تاثير شرايط محيط ،جوسازي ها و غوغا سالاري ها قرار نگيرد و صرفا واقعيت ها را درج نمايد .گاهي اوقات ممكن است شرايط چنان طبيعي ساخته شود كه با واقعيت اتفاق افتاده تفاوت چنداني نداشته باشد و گزارشگر را به اشتباه بيندازد.
2- اختصار
مختصرنويسي از عواملي است كه اشتباه را كم مي كند ولي نبايد به روشني و درستي نوشته و جامع وكامل بودن آن خدشه وارد سازد ،يعني به جهت كم گفتن بسياري از واقعيت ها پنهان بماند بطوري كه درتصميم گيري نهايي ما را با مشكل مواجه نمايد و بايستي توجه داشت كه حجم گفته ها و نوشته ها با موضوع مطابقت داشته باشد.
3- دقت
گزارش بايد بسيار دقيق و گويا بوده و اطلاعات جامع و كاملي را به خواننده ارائه نمايد . وظيفه گزارشگر است كه با ثبت اطلاعات دقيق
مانع از انجام مجدد كارها و اتلاف زمان و هزينه اضافي گردد . بنابراين اصل دقت يكي از مهمترين اصول گزارش نويسي به شمار مي رود.
4- تناسب اجزاء
گزارش بايستي داراي حجم متناسب با موضوع بوده و نه بسيار طولاني و ملال آور و نه كوتاه و خلاصه باشد، در عين حال همه نكات لازم رابه صورتي جذاب و مؤثر به طوري به خواننده منتقل نمايد كه رغبت وعلاقه وي را در مطالعه كامل موضوع برانگيزد تا خواننده مطالب را به طور دقيق و جزء به جزء درك نمايد.
5- وابستگي عناصر
گزارش بايستي براساس تفكري صحيح و منطقي تدوين شد ه باشد و از حدس و گمان و احتمال دور بوده و اعتماد خواننده را جلب كرده و فاقد مطالب متضاد و دوگانگي باشد بطوري كه تمامي عناصر تشكيل دهنده موضوع با يكديگر متناسب باشند و يكديگر را انكار نكنند، بلكه باعث تقويت كلي موضوع و مطلب باشند.
فصل سوم : ساختار گزارش
هر گزارش كامل صرف نظر از صفحات عنوان ، فهرست مندرجات و ضمايم معمولا داراي سه جزء عمده زير است
خلاصه گزارش 􀀹
تنه يا متن اصلي گزارش 􀀹
پايان گزارش 􀀹
در صفحه عنوان مشخصاتي از قبيل عنوان گزارش ، نام گزارش نويس ، سازمان و محل كار و تاريخ نگارش و ديگر اطلاعات لازم از نظرگزارشگر درج مي شود
عنوان بايد روشن، مختصر و گويا باشد و نشان دهد گزارش نهايي است يا پيش نويس يا مقدماتي.
فهرست مندرجات بايد به گونه اي تنظيم شود كه ساخت گزارش با نظرهاي اجمالي از روي آن خوانده شود.
ضمايم شامل يادداشت ها، جداول و نمودارها، محاسبات و ارجاعات و ديگرمواردي است كه پشتوانه نظرهاي مندرج در گزارش هستند و بنابه دلايلي از واردكردن آنها درمتن اصلي گزارش خودداري شده است.

خلاصه گزارش:
معمولا فصل اول گزارش همان خلاصه گزارش است . چنانچه گزارش كوتاه و فاقد فصل بندي باشد اين خلاصه بخشي مستقل از گزارش محسوب مي گردد ولي به هر حال ميان خلاصه گزارش و گزارش كوتاه( چكيده گزارش ) تفاوت هايي وجود دارد . گاهي ممكن است علاوه بر گزارش كامل ، گزارش كوتاه نيزخواسته شود عده اي از گزارشگران فقط اين قسمت را مطالعه مي كنند و در صورت ضرورت به اصل گزارش مراجعه مي كنند.گزارش كوتاه ( چكيده گزارش ) يادآور وجود اصل گزارش است از اين رو مشخصات گزارش در آن عرضه مي شود تا در صورت لزوم بتوان به اصل آن دسترسي داشت.در نخستين پاراگراف از خلاصه گزارش مجوز تحقيق و بررسي و هدف آن يادآوري ميگردد سپس مسئله به اجمال طرح و مقاصد ، برداشت و روش ، نتايج و پيشنهاد ها بيان مي گردد.نتايج و پيشنهادها را بارديگر در جاي خود نيز مي توان آورد . اين تكرار مفيد است زيرا بعضي از گزارش خوانها فقط همان فصل يا بخش اول گزارش را مي خوانند.
متن اصلي گزارش:
متن اصلي گزارش به بخشها يا فصل هايي تقسيم مي شود كه اين فصل بندي برحسب موضوع و حجم گزارش انجام مي گيرد .اگرموضوعات متعدد باشد هر موضوع در فصلي جداگانه مطرح مي شود و در بخشهاي مختلف خلاصه ، بيان و شرح واقعيت ها و شواهد و دادها تحليل آنها و نتايج حاصل از تحليل مدنظر گرفته مي شود.
ممكن است شرح بحث هايي كه پيش از رسيدن به پيشنهادها جريان يافته نيز در گزارش منعكس شود وپيشنهادها بايد در جايي به صورت قابل توجه مطرح گردد.
فصلها به ويژه فصل اول نبايد زياد از حد طولاني باشد
حجم فصل اول بايد به اندازه اي اختيار شود كه گزارش خوان ظرف يك ربع پيش از جلسه بتواند آنرا بخواند يا اگر تمام گزارش را خواند رئوس مطالب رابه ياد آورد.
عنوان ها بايد زباندار و گويا باشند تا در صورت لزوم صرف خواندن آنها تصوري ازموضوع ايجاد نمايد.جداول طولاني ،دلايل شواهد تفصيلي ، برداشت هاي مربوط به مدارك ، اسناد نمونه ، واژه نامه، كتابنامه و مانند آنها به صورت ضمايمي به گزارش ملحق شوند تا تنه اصلي را زياد نسازند .بااين حال گاهي فشرده و خلاصه اي از موادضمايم در متن درج مي شود . ارقام و شواهد و داده هاي خام فراوان در متن اصلي گزارش و حتي در ضمايم آن پسنديده است، اما اين موارد بايد به نام پشتوانه گزارش در بايگاني گزارش نويس حفظ شود تا هرگاه استفاده از آنها ضرورت يافت در دسترس باشد.
پايان گزارش:
در پايان گزارش خط يا محل امضاء قرار مي گيرد.
گزارش بايد به امضاي گزارش دهنده تهيه كننده گزارش و مسئول واحد سازماني گزارش دهنده و درغياب وي به امضاي جانشين او برسد.
مراحل تهيه گزارش:
با عنايت به تعاريف گزارش هركس در هر مقامي كه باشد نياز به كسب اطلاع در مورد كار خود دارد و يا به عبارت ديگر نيازمند گزارش است . اعلام وقت و ساعت ، تعريف حادثه ، يا شرح وقايع روزانه گزارش به شمار مي روند . بنابراين ارائه گزارش به دو صورت شفاهي يا كتبي صورت مي گيرد . با توجه به اينكه گزارش شفاهي اعتبار و رسميت زيادي ندارد مورد بحث ما قرار نمي گيرد . تهيه گزارش كتبي در چهارمرحله زير صورت مي پذيرد:
1-انتخاب موضوع
2- گردآوري اطلاعات
3- طرح ريزي مطالب
4- عرضه اطلاعات جمع آوري شده

1- انتخاب موضوع اولين گام در تهيه يك گزارش است . موضوع گزارش باتوجه به شغل و هدف فرق ميكند انتخاب موضوع بايستي متناسب با زماني كه براي انجام گزارش در نظر گرفته شده است باشد مثلا يك گزارش كار اداري ممكن است يك ساعت زمان ببرد و يك گزارش تحقيقي يك هفته يا يك ماه زمان بخواهد و يك گزارش تحصيلي حداقل شش ماه زمان لازم داشته باشد.
علاوه بر زمان لازم است به اطلاعات موجود در خصوص گزارش توجه شود امكان بررسي و تحقيق ، اندوخته علمي ، دسترسي به منابعاطلاعاتي از جمله نيازهاي تهيه گزارش مي باشد.
2-گردآوري اطلاعات
هر گزارشگر براي تهيه گزارش نيازمند گردآوري اطلاعات و سوابق مرتبط با موضوع است .اين اطلاعات ازطرق گوناگون به دست مي آيد .
مهمترين راه هاي گردآوري اطلاعات عبارتند از:
الف) تحقيق مشاهده اي
ب) تحقيق عمومي( به صورت مصاحبه و پرسشنامه)
ج) تحقيق كتابخانه اي يا پژوهش از راه مطالعه
كليه اطلاعات مربوط به سوابق ،فعاليت ها ، عملكرد و پيشرفت هاي سازمان ها يا موسسات ، به صورت طبقه بندي شده در مركز بايگاني (آرشيو) مخصوص به همان سازمان يا موسسه گردآوري شده و به دقت نگهداري مي گردد. تا مواقع ضروري در اختيار مسئولان و تصميم گيرندگان سازمان قرار گيرد
مطالعه اين اطلاعات توسط مسئولين و تصميم گيرندگان سازمان به اتخاذ تصميمات و استراتژي هايي منجر شده كه سياست هاي عملياتي ،خدماتي و توسعه سازمان بوده اند در حال حاضر نيز هر گونه تصميم گيري در سازمان ها با مطالعه گزارش هاي مطالعاتي ، عملياتي بازرسيها كه مربوط به فعاليت هاي سازمان هستند نتايج مطلوب تري را در پي خواهد داشت.
3- طرح ريزي مطالب
اين مرحله بسيار حساس است و گزارشگر مانند مهندسي است كه مي خواهد بنايي را بسازد، ابتدا وضع زمين و تناسب ساختمان را در ذهن خود مجسم مي كند، سپس به طرح ريزي آنچه ديده و به نظرش رسيده است مي پردازد و نقشه ساختمان را ترسيم مي نمايد و بعد ازانتخاب مواد لازم ، بر حسب تقدم و تاخر به درجه بندي آنها مي پردازطرح ريزي مطالب شامل سه قسمت زير است:
1- طبقه بندي و پردازش اطلاعات و داده ها
2-  ثبت مراحل و جريان تهيه اطلاعات و پيشرفت كار
3- تفكيك اسناد و مدارك متن و پيوست گزارش
4- عرضه اطلاعات جمع آوري شده
پس از آنكه به شيوه هاي سه گانه فوق اطلاعات جمع آوري شد، بايد به تنظيم آنها پرداخت تنظيم اطلاعات كاري آسان است زيرا بعد ازجمع آوري مطالب گزارشگر عناوين كلي گزارش را يادداشت مي كند سپس با توجه به اهميت موضوع هر يك را درجاي مناسب خود قرارمي دهد هنر گزارش نويسي در اين موقع تجلي مي كند . افرادي كه با فكر دقيق و منطقي به نوشتن گزارش مي پردازند .به يقين بهتر ازديگران مي توانند انديشه ها و خواسته هاي خود را عرضه دارند تنظيم گزارش بايستي مبتني بر ساختار گزارش باشد . ساختار ارائه شده درابتداي فصل نويسنده گز ارش بايد پيش از آغاز نگارش فكر كند چه مي خواهد بنويسد؟ براي چه كسي مي نويسد؟چه مقدار و چگونه بنويسد؟ تا نوشته او مورد قبول واقع شود.
مراحل تهيه يك گزارش توصيفي مطالعاتي
در تهيه يك گزارش مطالعاتي رعايت ترتيب مراحل زير قابل توجه است:
الف : تهيه سوابق:
اسناد و مدارك معتبري كه از پيش وجود دارد . همچون گزارش ها ، بريده مطبوعات ، مقالات ، مكاتبات گذشته و برنامه هاي عملياتي. اين سوابق پيش از آنكه كار تحقيقي به معناي واقعي آن آغاز شود بايد مورد مطالعه قرار گيرد تا مشخص و در مسير موردنظر چه كارهايي صورت گرفته است.اسناد مربوط به سوابق در گزارش نهايي به عنوان منبع و ماخذ ياد خواهد شد.
ب : برنامه ريزي و طبقه بندي اطلاعات:
اين برنامه ريزي شامل فهرست بندي مطالبي است كه در گزارش بايد درج شود . افرادي كه با آنها بايد تماس گرفته شود .طرح كل گزارش با ذكر نام مجري طرح و موعد اجرا و همچنين يادداشت ها و مكاتبات مربوطه .در اين مرحله داده ها يا اطلاعات به دست آمده پردازش ياتحليل شده و محل كاربرد آنها در تهيه متن معين مي شود.
ج : پيشرفت كار:
در مواقعي كه گزارش طولاني باشد و نياز به مراجعه و مصاحبه با افراد مختلف در محل هاي متفاوتي باشدلازم است مراحل پيشرفت كار،افراد ملاقات شده و مشكلات و موانع احتمالي مشخص شود . گزارشگر درهر مرحله از انجام گزارش در صورت نياز وضعيت كار را به طورشفاهي يا كتبي گزارش مي دهد تا درصورت نياز مديريت ضمن مطالعه و نظارت مستمر بر كار كمك ها و راهنمايي ها ي لازم را ارائه نمايد.در گزارش نهايي طبعا از گزارش هاي پيشرفت كار البته با گرايش تازه و نتيجه گيري هاي قطعي استفاده مي شود.
مراحل تهيه گزارش اداري يا گزارش كار:

1- سرلوحه يا عنوان
سرلوحه گزارش عينا مطابق سرلوحه نامه هاي اداري تنظيم مي گردد بااين تفاوت كه
الف) اگر گزارش دهنده از كاركنان زيردست گزارش گيرنده باشد به جاي عنوان واحد سازماني گزارش دهنده در مقابل كلمه   (از) نام و نام خانوادگي خود را ذكر مي نمايد.
ب ) واحدهاي سازماني و كاركنان يك مجموعه نمي توانند به مقام سازماني كه در تابعيت آن ها قرار ندارند گزارش دهند .در اين گونه موارد بايستي گزارش به عنوان مسئول ذيربط تهيه و طي آن درخواست شود كه مراتب به مقام موردنظر يا واحد سازماني مربوط اعلام و منعكس گردد .مقامات و واحدهاي سازماني برابر ضوابط مقرر در حدود اختيارات عمل خواهند نمود.
2- متن
متن گزارش همانند متن نامه تهيه مي گردد، با اين تفاوت كه:
الف) اگر گزارش براساس دستور صادره قبلي يا مبتني بر سوابقي تهيه مي شود حتما بايستي به دستور صادره اشاره و يا شرح مختصر و مفيدي از سابقه امر، در ابتداي گزارش ذكر شود.
.ب) شرح اقدامات انجام شده در اجراي دستور صادره و نتايج حاصل از آن و يا شرح دلايل وعواملي كه منجر به تقديم گزارش شده است ، بايد در متن گزارش آورده شود.
ج) متن گزارش بايد در صورت لزوم ، حاوي نمودار ، تصوير ،آمار ، تجزيه و تحليل موضوع ،نتيجه گيري و پيشنهادهاي مبتني بر نوع درخواست يا موضوع گزارش باشد.
3- پايان گزارش
پايان گزارش بجز خط امضاء ,فاقد بقيه موارد مربوط به نامه ( نام و نام خانوادگي مسئول واحد سازماني صادركننده نامه و عنوان سازماني وي مي باشد.) گزارش بايد به امضاي مسئول واحد سازماني گزارش دهنده و در غياب وي به امضاي جانشين اوبرسد .
توضيح :
1- گزارش هايي كه حاوي پيشنهاد يا كسب اجازه است نبايد طوري تنظيم شود كه براي مقام گزارش گيرنده تعيين تكليف نمايد.
2- در صورت نياز اسناد و مدارك لازم به ضميمه گزارش ارسال مي گردد.

گزارش و گزارش نویسی:
انواع گـــــــــزارش اداري

همان طور كه گفته شد گزارش در انواع مختلفي تهيه و تنظيم مي شود .در ادامه بحث چهار نوع گزارش كه در مكاتبات اداري داراي كاربردبيشتري مي باشد مورد بررسي قرار مي گيرد:
1- گزارش خبري
گزارشي است كه بار خبري آن بيشتر از ساير وجوه گزارش باشد . گزارش خبري نيز داراي ويژگي هايي مثل درستي و واقع گرايي ، روشني و قابل فهم بودن اطلاعات و همچنين جامعيت خبر( موجود بودن عناصر خبري و گزارش ) مي باشد.
تعريف خبر : خبر گزارشي است در مورد رويدادهاي واقعي و عيني و پديده هايي كه مربوط به وقايع روز مي باشد.
عناصر خبر كه وجود آنها در هر گزارش خبري ضرورت دارد عبارتند از : كه ) چه كسي ( ؟ ، كي ) چه وقت ( ؟ ، كجا ؟ ، چه ؟ ، چرا وچگونه كه ؟ : يا چه كسي ؟ به فرد يا افراد ، عاملين ، شاهدين ، مجروحين ، مصدومين و گويندگان خبر گفته ميشود.
كي ؟ : يا چه وقت ؟ به زمان دقيق وقوع حادثه ) خبر ( گفته مي شود.
كجا ؟ : شامل نشاني و موقعيت دقيق مكاني محل وقوع خبر يا حادثه است.
چه ؟ : چه چيز يا چه اتفاق ؟ همان اهميت موضوع خبر است مثل آتش سوزي ، انفجار ، آوار ، افتتاح يك بزرگراه ، سد يا بيمارستان و …
كه در مورد آن گزارش يا خبر تهيه شده است.
چرا ؟ : علت دقيق وقوع حادثه مي باشد كه در خبر يا گزارش ذكر شده و يا در علت يابي و تحقيق مربوط به موضوع به طور دقيق تشريح
مي گردد.
چگونه ؟ : حالت و نحوه وقوع خبر يا حادثه و شرايط گسترش عوارض و خسارات آنرا بيان مي كند . تهيه كننده گزارش بايد بداند واقعه يا
حادثه چرا و چگونه اتفاق افتاده و عامل آن چه و يا كه بوده و در چه قسمت و كجا به وقوع پيوسته است.
2- گزارش توصيفي
گزارش توصيفي يا تشريحي گزارشي است كه پس از انجام بازديدهاي علمي، فني و مطالعاتي و كارشناسي از وضعيت و شرايط محل مورد
بازديد به طور مفصل ثبت مي گردد .در اين گزارش لازم است كليه جزئيات مكاني و زماني و شرايط خاص حاكم بر صحنه يا موضوع و
موارد درخواستي مورد بررسي قرا ر گرفته ومكتوب گردد.گزارش توصيفي ممكن است در بازديد از يك نمايشگاه ، يك مركز تجاري، يك
شهر يا از وقوع يك حادثه وآتش سوزي يا از سوانح غيرمترقبه تهيه و ارائه شود.
3- گزارش اداري يا گزارش كار
اين نوع گزارش از سوي واحدهاي سازماني و يا كاركنان زيردست تهيه مي شود و شامل خواسته ها وپيشنهادات يا نظرات و نتيجه اقدامات مربوط به اجراي دستورات است و براي آگاهي مقام يا مقامات بالاتر تهيه و ارائه مي گردد .ساختار اين نوع گزارش داراي سه بخش سرلوحه يا عنوان ، متن و پايان گزارش مي باشد .نحوه تهيه اين گزارش در صفحات بعد آمده است
آنچه مهم است ويژگي هاي گزارشگر است كه ارزش اين گزارش را بالا خواهد برد . محتواي گزارش حريق يا حادثه شامل اطلاعاتي از قبيل نيروهاي اعزامي ، موقعيت مكاني و زماني وقوع رويداد، عوامل اطلاع دهنده و شرايط حاكم بر وقوع حادثه ، شرح جزئيات آن ، اقدامات انجام شده توسط نيروهاي امدادي ، مشخصات محل و تمهيدات و تجهيزات ايمني موجود ، آسيب هاي جاني و مالي به بار آمده با ذكر مشخصات، شرح دقيق علت وقوع حريق و حادثه و مشخصات افراد و مسئولين و گروههاي امدادي حاضر در محل مي باشد . درصورتي كه گزارش حريق و حادثه داراي فرمهاي مخصوص باشد باتوجه به دستورالعمل هاي مربوطه اقدام به تنظيم يا تكميل فرم گزارش شود.

فصل دوم: مشخصات يك گزارش خوب
اگرچه گزارش ها از نظر هدف ، موارد مصرف ، نحوه تهيه و ارائه با يكديگر تفاوت دارند اما در برخي خصوصيات باهم مشترك هستند ازاينرو براي تهيه يك گزارش خوب بايستي نكات زير را رعايت نمود
گزارش بايد صرفا منعكس كننده حقايق باشد و در هيچ موردي اطمينان بيجا و غيرمستند ندهد و عقايد و احساس و سليقه در آن مداخله نكرده باشد
گزارش بايد سرشار از اطلاعات لازم و كافي باشد و از هرگونه مطلب غيرضروري و يا بي فايده دور باشد و به طورصحيح و منظم تقسيم بندي شده باشد
گزارش بايد نه خيلي طولاني و مفصل و نه خيلي كوتاه و مختصر باشد .يعني به اندازه اي باشد كه همه نكات لازم را در برگيرد و ايجاد خستگي درخواننده نكند بلكه موجب ترغيب او به خواندن تمام گزارش شود.
گزارش بايد براساس تفكري صحيح و منطقي تدوين شده و از حدس و احتمال به دور باشد وموجب ايجاد اعتماد درخواننده شود.
گزارش بايد بدون اظهارنظر صريح و قطعي درباره مسائل مشكوك و احتمالي باشد
نقل قولها بدون تحريف و با دقت آورده شود.
قواعد درست نويسي و نكات دستوري و علائم و نشانه ها در آن رعايت شود.
ويژگيهاي گزارشگر
گزارشگر بايستي داراي ويژگي هاي فردي شامل قدرت تشريح ، تجسم و تفسير باشد.
تشريح:
ذكر جزئيات و آوردن تمامي عناصر آگاهي دهنده از موضوع و خبر به صورت كتبي يا شفاهي را تشريح گويند.
تجسم:
بيان توصيفي موضوع با ذكر حالات و شرايط مادي و معنوي به صورت قابل درك و احساس خواننده تجسم نام دارد.
تفسير:
به ارائه نظر و اعتقاد و برداشت هاي گزارشگر از موض وع به طور دقيق و منطبق بر واقعيت ها تفسير مي گويند بنابراين وظيفه گزارشگر دربازگوئي مسائل استفاده از حواس پنجگانه خود بجاي حواس خواننده است، به طوري كه بجاي او ببيند، بشنود ، لمس كند، ببويد و بچشد،دراين صورت است كه خواننده مي تواند تسلط كافي بر موضوع پيدا كند.گزارشگر با استفاده از خلاقيت هاي ذهني و تخيل پوياي خود،موضوعات كاري واجتماعي را به صورتي زنده و موشكافانه در اختيار خواننده قرار مي دهد و بالاخره ميزان تسلط و مهارت گزارشگر درتكنيك هاي گزارش نويسي و آگاهي كامل از موضوع گزارش و در نظر گرفتن خواست ها ونيازهاي خواننده گزارش ، موجب مي گردد
گزارشي كامل ، گويا و با ارزش تهيه شود.باتوجه به تعاريف گزارش و ويژگيهاي گزارشگر ، هر كس در هر مقامي كه باشد نيازمند گزارش است و يا اينكه بدون توجه به كسب يا ارائه گزارش مي پردازد .مثلا اگر كسي وقت را از شما بپرسد و شما ساعت را به او اعلام كنيد نوعي گزارش شفاهي انجام گرفته است و يا شرح وقايع و اخبار روزانه براي دوستان و همكاران نيز نوعي گزارش شفاهي محسوب مي شود درصورتي كه خبري را به صورت كتبي و يا وقوع حادثه اي را كتبا به فردي اطلاع دهيد گزارش نويسي انجام داده ايد بنابراين گزارش به دوصورت شفاهي و كتبي انجام مي گيرد. ارائه گزارش شفاهي بسيار ساده است اما تهيه يك گزارش مكتوب نيازمند قابليت هاي ويژه و آگاهيهاي مقدماتي است كه موضوع اصلي اين مبحث است.
اصول گزارش نويسي
هر مدير در هر سطح يا رده مديريت براي آگاهي از جريان امور حوزه تحت تصدي خود و انجام اقدامات و تصميم گيريها ي مناسب و صحيح ناگريز از خواندن گزارش هاي مختلف مي باشد .بدون شك محتواي گزارش ها اعم از مطالعات و تحقيقات و بازرسي ها ، نحوه اجرا و مقدار پيشرفت برنامه ها ، نتايج فعاليت ها و بازتاب هاي آن و فعل و انفعالات دروني و بيروني سازمان و خلاصه هر واقعه مهم و حساس ، درتصميم گيري و تشخيص درست و نادرست هر مدير اثرگذار و سرنوشت ساز است بنابراين بايد توجه داشت:
1- مجموعه گزارش ها درحقيقت سنت و سابقه فرهنگي و تاريخي را براي سازمان پديد مي آورد و مي تواند راهنما و راهگشاي زندگي آينده سازمان يا شركت و حتي نهادهاي مشابه باشد.
2- گزارش تا حد زيادي بازتاب كيفيت انجام كاري است كه موضوع گزارش مي باشد .همچنين نمودار شخصيت و مهارت گزارشگر و ياتنظيم كننده گزارش است.
3- در حين تهيه گزارش نقايص كار آشكار شده و معلوم مي شود اطلاعات گزارش داراي چه ميزان ازاهميت است.
4- سازمان و موسسه اي كه فاقد گزارش هاي كاري دقيق و جامع باشد مانند فردي است كه حافظه خود را از دست داده باشد و به ناچارمجبور به دوباره كاري و آزمايش آزموده ها و پيمودن راههاي گذشته و اتلاف وقت و هزينه خواهد بود.
اصولي كه در گزارش نويسي بايستي مورد توجه و دقت گزارشگر قرار گيرد و گزارش ها بر مبناي آنها تهيه شوند عبارتند از:
1- درستي گزارش
گزارش بايستي بازگوكننده حقا يق باشد و در هيچ موردي اطمينان بيجا و غيرمستند ندهد و عقايد واحساسات و سليقه گزارشگر در آن مداخله نكند .تهيه كننده گزارش تحت تاثير شرايط محيط ،جوسازي ها و غوغا سالاري ها قرار نگيرد و صرفا واقعيت ها را درج نمايد .گاهي اوقات ممكن است شرايط چنان طبيعي ساخته شود كه با واقعيت اتفاق افتاده تفاوت چنداني نداشته باشد و گزارشگر را به اشتباه بيندازد.
2- اختصار
مختصرنويسي از عواملي است كه اشتباه را كم مي كند ولي نبايد به روشني و درستي نوشته و جامع وكامل بودن آن خدشه وارد سازد ،يعني به جهت كم گفتن بسياري از واقعيت ها پنهان بماند بطوري كه درتصميم گيري نهايي ما را با مشكل مواجه نمايد و بايستي توجه داشت كه حجم گفته ها و نوشته ها با موضوع مطابقت داشته باشد.
3- دقت
گزارش بايد بسيار دقيق و گويا بوده و اطلاعات جامع و كاملي را به خواننده ارائه نمايد . وظيفه گزارشگر است كه با ثبت اطلاعات دقيق
مانع از انجام مجدد كارها و اتلاف زمان و هزينه اضافي گردد . بنابراين اصل دقت يكي از مهمترين اصول گزارش نويسي به شمار مي رود.
4- تناسب اجزاء
گزارش بايستي داراي حجم متناسب با موضوع بوده و نه بسيار طولاني و ملال آور و نه كوتاه و خلاصه باشد، در عين حال همه نكات لازم رابه صورتي جذاب و مؤثر به طوري به خواننده منتقل نمايد كه رغبت وعلاقه وي را در مطالعه كامل موضوع برانگيزد تا خواننده مطالب را به طور دقيق و جزء به جزء درك نمايد.
5- وابستگي عناصر
گزارش بايستي براساس تفكري صحيح و منطقي تدوين شد ه باشد و از حدس و گمان و احتمال دور بوده و اعتماد خواننده را جلب كرده و فاقد مطالب متضاد و دوگانگي باشد بطوري كه تمامي عناصر تشكيل دهنده موضوع با يكديگر متناسب باشند و يكديگر را انكار نكنند، بلكه باعث تقويت كلي موضوع و مطلب باشند.
فصل سوم : ساختار گزارش
هر گزارش كامل صرف نظر از صفحات عنوان ، فهرست مندرجات و ضمايم معمولا داراي سه جزء عمده زير است
خلاصه گزارش 􀀹
تنه يا متن اصلي گزارش 􀀹
پايان گزارش 􀀹
در صفحه عنوان مشخصاتي از قبيل عنوان گزارش ، نام گزارش نويس ، سازمان و محل كار و تاريخ نگارش و ديگر اطلاعات لازم از نظرگزارشگر درج مي شود
عنوان بايد روشن، مختصر و گويا باشد و نشان دهد گزارش نهايي است يا پيش نويس يا مقدماتي.
فهرست مندرجات بايد به گونه اي تنظيم شود كه ساخت گزارش با نظرهاي اجمالي از روي آن خوانده شود.
ضمايم شامل يادداشت ها، جداول و نمودارها، محاسبات و ارجاعات و ديگرمواردي است كه پشتوانه نظرهاي مندرج در گزارش هستند و بنابه دلايلي از واردكردن آنها درمتن اصلي گزارش خودداري شده است.

خلاصه گزارش:
معمولا فصل اول گزارش همان خلاصه گزارش است . چنانچه گزارش كوتاه و فاقد فصل بندي باشد اين خلاصه بخشي مستقل از گزارش محسوب مي گردد ولي به هر حال ميان خلاصه گزارش و گزارش كوتاه( چكيده گزارش ) تفاوت هايي وجود دارد . گاهي ممكن است علاوه بر گزارش كامل ، گزارش كوتاه نيزخواسته شود عده اي از گزارشگران فقط اين قسمت را مطالعه مي كنند و در صورت ضرورت به اصل گزارش مراجعه مي كنند.گزارش كوتاه ( چكيده گزارش ) يادآور وجود اصل گزارش است از اين رو مشخصات گزارش در آن عرضه مي شود تا در صورت لزوم بتوان به اصل آن دسترسي داشت.در نخستين پاراگراف از خلاصه گزارش مجوز تحقيق و بررسي و هدف آن يادآوري ميگردد سپس مسئله به اجمال طرح و مقاصد ، برداشت و روش ، نتايج و پيشنهاد ها بيان مي گردد.نتايج و پيشنهادها را بارديگر در جاي خود نيز مي توان آورد . اين تكرار مفيد است زيرا بعضي از گزارش خوانها فقط همان فصل يا بخش اول گزارش را مي خوانند.
متن اصلي گزارش:
متن اصلي گزارش به بخشها يا فصل هايي تقسيم مي شود كه اين فصل بندي برحسب موضوع و حجم گزارش انجام مي گيرد .اگرموضوعات متعدد باشد هر موضوع در فصلي جداگانه مطرح مي شود و در بخشهاي مختلف خلاصه ، بيان و شرح واقعيت ها و شواهد و دادها تحليل آنها و نتايج حاصل از تحليل مدنظر گرفته مي شود.
ممكن است شرح بحث هايي كه پيش از رسيدن به پيشنهادها جريان يافته نيز در گزارش منعكس شود وپيشنهادها بايد در جايي به صورت قابل توجه مطرح گردد.
فصلها به ويژه فصل اول نبايد زياد از حد طولاني باشد
حجم فصل اول بايد به اندازه اي اختيار شود كه گزارش خوان ظرف يك ربع پيش از جلسه بتواند آنرا بخواند يا اگر تمام گزارش را خواند رئوس مطالب رابه ياد آورد.
عنوان ها بايد زباندار و گويا باشند تا در صورت لزوم صرف خواندن آنها تصوري ازموضوع ايجاد نمايد.جداول طولاني ،دلايل شواهد تفصيلي ، برداشت هاي مربوط به مدارك ، اسناد نمونه ، واژه نامه، كتابنامه و مانند آنها به صورت ضمايمي به گزارش ملحق شوند تا تنه اصلي را زياد نسازند .بااين حال گاهي فشرده و خلاصه اي از موادضمايم در متن درج مي شود . ارقام و شواهد و داده هاي خام فراوان در متن اصلي گزارش و حتي در ضمايم آن پسنديده است، اما اين موارد بايد به نام پشتوانه گزارش در بايگاني گزارش نويس حفظ شود تا هرگاه استفاده از آنها ضرورت يافت در دسترس باشد.
پايان گزارش:
در پايان گزارش خط يا محل امضاء قرار مي گيرد.
گزارش بايد به امضاي گزارش دهنده تهيه كننده گزارش و مسئول واحد سازماني گزارش دهنده و درغياب وي به امضاي جانشين او برسد.
مراحل تهيه گزارش:
با عنايت به تعاريف گزارش هركس در هر مقامي كه باشد نياز به كسب اطلاع در مورد كار خود دارد و يا به عبارت ديگر نيازمند گزارش است . اعلام وقت و ساعت ، تعريف حادثه ، يا شرح وقايع روزانه گزارش به شمار مي روند . بنابراين ارائه گزارش به دو صورت شفاهي يا كتبي صورت مي گيرد . با توجه به اينكه گزارش شفاهي اعتبار و رسميت زيادي ندارد مورد بحث ما قرار نمي گيرد . تهيه گزارش كتبي در چهارمرحله زير صورت مي پذيرد:
1-انتخاب موضوع
2- گردآوري اطلاعات
3- طرح ريزي مطالب
4- عرضه اطلاعات جمع آوري شده

1- انتخاب موضوع اولين گام در تهيه يك گزارش است . موضوع گزارش باتوجه به شغل و هدف فرق ميكند انتخاب موضوع بايستي متناسب با زماني كه براي انجام گزارش در نظر گرفته شده است باشد مثلا يك گزارش كار اداري ممكن است يك ساعت زمان ببرد و يك گزارش تحقيقي يك هفته يا يك ماه زمان بخواهد و يك گزارش تحصيلي حداقل شش ماه زمان لازم داشته باشد.
علاوه بر زمان لازم است به اطلاعات موجود در خصوص گزارش توجه شود امكان بررسي و تحقيق ، اندوخته علمي ، دسترسي به منابعاطلاعاتي از جمله نيازهاي تهيه گزارش مي باشد.
2-گردآوري اطلاعات
هر گزارشگر براي تهيه گزارش نيازمند گردآوري اطلاعات و سوابق مرتبط با موضوع است .اين اطلاعات ازطرق گوناگون به دست مي آيد .
مهمترين راه هاي گردآوري اطلاعات عبارتند از:
الف) تحقيق مشاهده اي
ب) تحقيق عمومي( به صورت مصاحبه و پرسشنامه)
ج) تحقيق كتابخانه اي يا پژوهش از راه مطالعه
كليه اطلاعات مربوط به سوابق ،فعاليت ها ، عملكرد و پيشرفت هاي سازمان ها يا موسسات ، به صورت طبقه بندي شده در مركز بايگاني (آرشيو) مخصوص به همان سازمان يا موسسه گردآوري شده و به دقت نگهداري مي گردد. تا مواقع ضروري در اختيار مسئولان و تصميم گيرندگان سازمان قرار گيرد
مطالعه اين اطلاعات توسط مسئولين و تصميم گيرندگان سازمان به اتخاذ تصميمات و استراتژي هايي منجر شده كه سياست هاي عملياتي ،خدماتي و توسعه سازمان بوده اند در حال حاضر نيز هر گونه تصميم گيري در سازمان ها با مطالعه گزارش هاي مطالعاتي ، عملياتي بازرسيها كه مربوط به فعاليت هاي سازمان هستند نتايج مطلوب تري را در پي خواهد داشت.
3- طرح ريزي مطالب
اين مرحله بسيار حساس است و گزارشگر مانند مهندسي است كه مي خواهد بنايي را بسازد، ابتدا وضع زمين و تناسب ساختمان را در ذهن خود مجسم مي كند، سپس به طرح ريزي آنچه ديده و به نظرش رسيده است مي پردازد و نقشه ساختمان را ترسيم مي نمايد و بعد ازانتخاب مواد لازم ، بر حسب تقدم و تاخر به درجه بندي آنها مي پردازطرح ريزي مطالب شامل سه قسمت زير است:
1- طبقه بندي و پردازش اطلاعات و داده ها
2-  ثبت مراحل و جريان تهيه اطلاعات و پيشرفت كار
3- تفكيك اسناد و مدارك متن و پيوست گزارش
4- عرضه اطلاعات جمع آوري شده
پس از آنكه به شيوه هاي سه گانه فوق اطلاعات جمع آوري شد، بايد به تنظيم آنها پرداخت تنظيم اطلاعات كاري آسان است زيرا بعد ازجمع آوري مطالب گزارشگر عناوين كلي گزارش را يادداشت مي كند سپس با توجه به اهميت موضوع هر يك را درجاي مناسب خود قرارمي دهد هنر گزارش نويسي در اين موقع تجلي مي كند . افرادي كه با فكر دقيق و منطقي به نوشتن گزارش مي پردازند .به يقين بهتر ازديگران مي توانند انديشه ها و خواسته هاي خود را عرضه دارند تنظيم گزارش بايستي مبتني بر ساختار گزارش باشد . ساختار ارائه شده درابتداي فصل نويسنده گز ارش بايد پيش از آغاز نگارش فكر كند چه مي خواهد بنويسد؟ براي چه كسي مي نويسد؟چه مقدار و چگونه بنويسد؟ تا نوشته او مورد قبول واقع شود.
مراحل تهيه يك گزارش توصيفي مطالعاتي
در تهيه يك گزارش مطالعاتي رعايت ترتيب مراحل زير قابل توجه است:
الف : تهيه سوابق:
اسناد و مدارك معتبري كه از پيش وجود دارد . همچون گزارش ها ، بريده مطبوعات ، مقالات ، مكاتبات گذشته و برنامه هاي عملياتي. اين سوابق پيش از آنكه كار تحقيقي به معناي واقعي آن آغاز شود بايد مورد مطالعه قرار گيرد تا مشخص و در مسير موردنظر چه كارهايي صورت گرفته است.اسناد مربوط به سوابق در گزارش نهايي به عنوان منبع و ماخذ ياد خواهد شد.
ب : برنامه ريزي و طبقه بندي اطلاعات:
اين برنامه ريزي شامل فهرست بندي مطالبي است كه در گزارش بايد درج شود . افرادي كه با آنها بايد تماس گرفته شود .طرح كل گزارش با ذكر نام مجري طرح و موعد اجرا و همچنين يادداشت ها و مكاتبات مربوطه .در اين مرحله داده ها يا اطلاعات به دست آمده پردازش ياتحليل شده و محل كاربرد آنها در تهيه متن معين مي شود.
ج : پيشرفت كار:
در مواقعي كه گزارش طولاني باشد و نياز به مراجعه و مصاحبه با افراد مختلف در محل هاي متفاوتي باشدلازم است مراحل پيشرفت كار،افراد ملاقات شده و مشكلات و موانع احتمالي مشخص شود . گزارشگر درهر مرحله از انجام گزارش در صورت نياز وضعيت كار را به طورشفاهي يا كتبي گزارش مي دهد تا درصورت نياز مديريت ضمن مطالعه و نظارت مستمر بر كار كمك ها و راهنمايي ها ي لازم را ارائه نمايد.در گزارش نهايي طبعا از گزارش هاي پيشرفت كار البته با گرايش تازه و نتيجه گيري هاي قطعي استفاده مي شود.
مراحل تهيه گزارش اداري يا گزارش كار:

1- سرلوحه يا عنوان
سرلوحه گزارش عينا مطابق سرلوحه نامه هاي اداري تنظيم مي گردد بااين تفاوت كه
الف) اگر گزارش دهنده از كاركنان زيردست گزارش گيرنده باشد به جاي عنوان واحد سازماني گزارش دهنده در مقابل كلمه   (از) نام و نام خانوادگي خود را ذكر مي نمايد.
ب ) واحدهاي سازماني و كاركنان يك مجموعه نمي توانند به مقام سازماني كه در تابعيت آن ها قرار ندارند گزارش دهند .در اين گونه موارد بايستي گزارش به عنوان مسئول ذيربط تهيه و طي آن درخواست شود كه مراتب به مقام موردنظر يا واحد سازماني مربوط اعلام و منعكس گردد .مقامات و واحدهاي سازماني برابر ضوابط مقرر در حدود اختيارات عمل خواهند نمود.
2- متن
متن گزارش همانند متن نامه تهيه مي گردد، با اين تفاوت كه:
الف) اگر گزارش براساس دستور صادره قبلي يا مبتني بر سوابقي تهيه مي شود حتما بايستي به دستور صادره اشاره و يا شرح مختصر و مفيدي از سابقه امر، در ابتداي گزارش ذكر شود.
.ب) شرح اقدامات انجام شده در اجراي دستور صادره و نتايج حاصل از آن و يا شرح دلايل وعواملي كه منجر به تقديم گزارش شده است ، بايد در متن گزارش آورده شود.
ج) متن گزارش بايد در صورت لزوم ، حاوي نمودار ، تصوير ،آمار ، تجزيه و تحليل موضوع ،نتيجه گيري و پيشنهادهاي مبتني بر نوع درخواست يا موضوع گزارش باشد.
3- پايان گزارش
پايان گزارش بجز خط امضاء ,فاقد بقيه موارد مربوط به نامه ( نام و نام خانوادگي مسئول واحد سازماني صادركننده نامه و عنوان سازماني وي مي باشد.) گزارش بايد به امضاي مسئول واحد سازماني گزارش دهنده و در غياب وي به امضاي جانشين اوبرسد .
توضيح :
1- گزارش هايي كه حاوي پيشنهاد يا كسب اجازه است نبايد طوري تنظيم شود كه براي مقام گزارش گيرنده تعيين تكليف نمايد.
2- در صورت نياز اسناد و مدارك لازم به ضميمه گزارش ارسال مي گردد.

گزارش عبارت است از دادن اطلاعات سازمان یافته درباره اقدامات و رویدادهای زمان قبل، یا وضعیت موجود، یا
رویدادهای احتمالی آینده که بر مبنای آن ، گیرنده گزارش می تواند تصمیمات آگاهانه ای اتخاذ کند.
مصرف کننده یا مخاطب گزارش براساس این تعریف= تصمیم گیرندگان هستند
گاهی مخاطبان گزارش صرفا برای آگاهی، از گزارش استفاده می کنند که گزارش، بیشتر جنبه اطلاع رسانی پیدا می کند. به لحاظ اداری مهم ترین کاربرد گزارش تاثیر آن بر روی تصمیم گیری است.
واژه سازمان یافته بر انسجام اطلاعات دلالت می کند.

انواع گزارش با معیارهای مختلف :
1- انواع گزارش بر حسب شیوه ارائه گزارش :
الف- شفاهی                              2- کتبی
2- انواع گزارش بر حسب تعداد تهیه کنندگان:
الف- فردی
ب- جمعی یا گروهی
که این نوع گزارش عمدتا مخصوص گزارش کتبی است.
2-    انواع گزارش بر حسب حجم:
الف- گزارش کوتاه = تا 10 صفحه
ب- گزارش بلند= بیش از 10 صفحه

4- انواع گزارش بر حسب دوره انتشار:
الف- گزارش ادواری = در دوره زمانی مشخص ( روزانه ، هفتگی ، ماهانه ، فصلی ، شش ماهه ، سالانه )
ب- گزارش موردی یا مقطعی = در زمان های خا
5- انواع گزارش بر حسب مخاطبان :
الف- گزارش به هم ردیفان
ب- گزارش به کارکنان
د- گزارش به رسانه ها
ه – گزارش به نهادهای نظارتی ( دیوان محاسبات ، حسابرسان مستقل ، سازمان حسابرسی ، دیوان عالی کشور، سازمان بازرسی و …..)                                                                             قضات
و- گزارش به عامه مردم ( نماز جمعه ، جشن عمومی و سخنرانیهای عمومی و …..)  ورزشکاران         مخاطب خاص     دانشجویان

6-انواع گزارش بر حسب میزان دسترسی:
الف- عادی
محرمانه
ب- محرمانه    خیلی محرمانه
سری
کاملا سری
– چند روش برای طبقه بندی انواع گزارش وجود دارد؟
– گزارش را چگونه می توان طبقه بندی کرد؟
7- انواع گزارش بر حسب موضوع و هدف :
الف- گزارش اطلاعی = صرفا ارائه اطلاعات
ب- گزارش تحقیقی= بررسی علت ها و روابط بین عوامل
ج- گزارش تحلیلی= جزء جزء کردن موضوع
8- انواع گزارش بر حسب محورهای تخصصی ( یک محور معین)
الف- گزارش مالی
ب- گزارش امور رفاهی
ج- گزارش ورزشی
د- گزارش سیاسی
…………………………..
اصول ناظر در خواست و تهیه گزارش:
( هر دو گروه درخواست کننده و تهیه کننده باید به آن توجه کنند)
1- شفاف کردن موضوع گزارش ( عنوان ، شفافیت ، جامعیت و سادگی در کل گزارش)
کوتاه یا بلند
اندازه کاغذ
2- تعین معیارهای کمی گزارش ( ابعاد ، حجم ، مهلت ، تعداد نسخه ها )
3- شناسایی مخاطبان یا استفاده کنندگان ( تا حد ممکن) ( اگر از طرف درخواست کننده مشخص نشده بود، باید بپرسیم )
4-کاربرد گزارش(برای تصمیم گیری ، برای اطلاع رسانی و …)
5- سطح دسترسی گزارش ( باید بدانیم این گزارش عادی است یا محرمانه و یا …) ( در معرض دید عموم قرار
بگیرد یا نه ) ( درباره اش صحبت کنیم یا نه )
مراحل تهیه و آماده سازی گزارش :
1-     شفاف سازی درخواست یا کاری ها باید انجام شود. ( عنوان ، حجم، مخاطب و ….)
2- شناسایی انواع اطلاعات مورد نیاز
اطلاعات عملکرد
اطلاعات مالی
اطلاعات کتابخانه ای                      برای تهیه گزارش بسیار هم هستند.
چه نوع ؟        اطلاعات شفاهی
اطلاعات اینترنتی
اطلاعات  سازمانی و ……

3- شناسایی منابع اطلاعات (از کجا؟ کدام کتاب ؟)
4- جمع آوری اطلاعات ( اگر موارد 2و 3 را خوب انجام ندهیم نمی توانیم مورد 4 را خوب انجام دهیم )
5- تجزیه و تحلیل ، طبقه بندی ، ارزیابی ، تصفیه و تلخیص اطلاعات
تلخیص یک متن بلند:
– حذف موارد تکراری
– حذف جداول و نمودارها ( با اصلاح ارجاعات متن)
– حذف مترادف ها
– حذف تصاویر
– تهیه ترتیب مناسب برای مطالب باقی مانده
-آغاز نگارش
– بازخوانی و اصلاح و ویرایش و تلخیص و تکمیل احتمالی10- حروف چینی1- نمونه خوانی و غلط گیری (نمونه خوانی : مطابقت متن اولیه یا متن تایپی است)
– آماده سازی و صحافی گزارش نهایی ( تکثیر احتمالی )
– ارائه یا ارسال گزارش
درست نویسی:
عبارات و جملات زیر را هر جا که لازم است اصلاح کنید:
1- لازم به ذکر است که همه کارکنان ملزم به شرکت در این مراسم هستند .
شایان ذکر است
بذکر             به ذکر                همه ی         همۀ

2- همۀ حاضران دیدگاه خود را در ارتباط با موضوع خدمات رفاهی کارکنان بیان کردند .
کلمه عربی است ولی بهتر است با« ان » فارسی جمع بسته شود. این مورد بهتر است
حاضرین         کلا عربی می شود
حضار هم درست است.
در ارتباط با ، در رابطه با     ( در خصوص ) ،      دربارۀ
تا حد امکان استفاده نشود     اولویت دوم         اولویت اول
همۀ حاضران دیدگاه خود را دربارۀ خدمات رفاهی بیان کردند.
2-     به دلیل عدم وجود امکانات ، نتوانستیم طرح را تا پایان ادامه دهیم .
نبود ، نبودن  ( اولویت اول فارسی )              به دلیل نبود امکانات ، نتوانستیم طرح را تا پایان ادامه دهیم.
فقدان ( عربی است ) می توان در اولویت دوم قرار داد
عدم را نیز بهتر است استفاده نکنیم ، چون عدم یعنی نیستی، ولی منظورمان نبود است. بهتر است از ترکیبات عدم استفاده نکنیم.
روبرو          غلط است
4- به زودی دراین منطقه با یک بحران بزرگی روبه رو خواهیم شد .
با یک بحران بزرگ
غلط است                                   به این دو شکل درست است. یک نشانه برای فردیت کافی است.
با بحران بزرگی

* به میانوند باید جدا نوشته شود:
سربه سر ، یک به یک ، تا به تا ، در به در ، گور به گور ، لا به لا، زود به زود ، دیر به دیر ، گله به گله

هیئتی بهتر است                                                                  درست است آمد ( رابطه فعل و فاعل )
5- یک هیأت  از مقامات وزارت     امور خارجه ترکیه به ایران آمدند.
6- – عنوان سازمان ها باید کامل نوشته شود ( وزارت خارجه ) غلط وزارت علوم، تحقیقات و فناوری، وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی
به شکل عربی درست است ، ولی در فارسی به صورت هئیت می نویسیم.
نشأت                        در فارسی نشئت می نویسیم.

عربی درست
قاعده فارسی سازی همین است
نشئت
سؤال             از نظر فارسی درست است
هیئت
مسئولیت
تیم پرسپولیس خوب بازی کردند = کرد
لشکر حمله کرد . لشکریان حمله کردند

هیئتها          فارسی تر است
هیئات         جمع عربی درست است.

نشانه‌گذاری نگارش فارسی
ردیف
نشانه
نام
موارد کاربرد
۱
.
نقطه
۱- در پایان همه‌ی جمله‌ها به جز جمله‌های پرسشی و تعجّبی: هوا ابری است. شاید درک این مسئله دشوار باشد. او هیچ گاه به آن شهر باز نگشت. ۲- پس از حرف یا حروفی که به صورت نشانه‌ی اختصار به کار رفته باشد: فردوسی در سال  329ه. ق. به دنیا آمد.
۲
،
ویرگول
۱- میان جمله‌های مستقل که در مجموع جمله‌ی کامل می‌سازند: او با تلاش زیادی که کرد، به مقصود رسید. ۲- پس از منادا: خدایا، مرا عفو کن. ۳- هر جا واژه یا عبارتی به عنوان بدل در ضمن جمله یا عبارتی دیگر آورده شود: اخوان ثالث، شاعر معاصر، سراینده‌ی شعر معروف «خوان هشتم» است. ۴- بین واژه‌های همپایه به جای «و» می‌آید: فردوسی، مولوی، سعدی و حافظ از بزرگان شعر فارسی هستند. ۵- بین دو واژه که ممکن است خواننده آن ها را با کسره‌ی اضافه بخواند: مادر، حسن را به سوی خود خواند. ۶- به جای مکث کوتاه در جمله: اگر بسیار تلاش کنی، به هدفت می رسی.
۳
:
دو نقطه
۱- قبل از نقل قول: صاحب‌نظران آموزشی می‌گویند: شرط درست نوشتن، درست فهمیدن است. ۲- هنگم برشمردن اجزای یک چیز: اساس نگارش خوب، دانستن و رعایت چند نکته است: چشم باز، گوش شنوا، دقت و … ۳- مقابل واژه‌هایی که می‌خواهیم آن ها را معنی کنیم: حلیت: پیرایه
۴
؟
علامت سؤال
۱- در پایان جمله‌های پرسشی: آیا تاکنون فکر کرده‌اید که هزاران مادّه‌ی نگارشی پیش روی شماست؟ ۲- برای نشان دادن مفهوم تردید: وفات حافظ در سال ۷۲۱ (؟) اتَفاق افتاد. ۳- برای نشان دادن مفهوم استهزا: او نابغه (؟) است.
۵
!
علامت تعجب
۱- در پایان جمله‌های تعجّبی، تأکیدی، عاطفی: عجب روزگاری است! ۲. پس از اصوات: هان! ای دل عبرت بین.
۶
« »
گیومه
۱- سخنی که به طور مستقیم از جایی یا کسی نقل می‌شود: به قول سعدی: «بنیاد ظلم در جهان اندک بود، هر کس چیزی بدان مزید کرد، تا بدین غایت رسید.» ۲. اسامی و عناوین و اصطلاحات علمی یا فنّی (فقط بار اوّل): «فضاسازی» در آغاز، میانه یا پایان نوشته نقش مهمّی ایفا می‌کند.
۷
؛
نقطه ویرگول
۱- برای جدا کردن جمله‌هایی که از جهت ساختمان و مفهوم مستقل به نطر می‌رسند ولی در یک عبارت طولانی، با یکدیگر بستگی معنایی دارند: برای نگارش گزارش خوب باید فکر کرد؛ منابع را جمع‌آوری کرد؛ فهرست‌ها را تنظیم کرد و … ۲- در بیان توضیح و مثال پیش از واژه‌های مثلاً، فرضاً؛ یعنی و … صور خیال؛ یعنی کاربرد عناصر و آرایه‌های خیال‌انگیزمثل استعاره، تشبیه و …
۸
–
خطّ فاصله
۱- برای جدا کردن جمله‌ی معترضه: حافظ شیرازی – که او را لسان‌الغیب نامیده‌اند – قرآن را با چهارده روایت در حفظ داشت. ۲- هنگامی که دو واژه بر روی هم دو جنبه‌ی مختلف از یک منظور را نشان دهند: مباحث هنری-ادبی، نزدیکی و قرابت خاصّی دارند. ۳- به معنی «تا» و «به» برای بیان فاصله‌های زمانی و مکانی: قطار تهران-مشهد، وارد ایستگاه شد. حتی گروه‌های سنی ۱۳-۷ سال هم می‌توانند از گلستان به خوبی استفاده کنند. ۴- در مکالمه بین اشخاص داستان‌ها یا نمایشنامه‌ها یا ذکر مکالمات تلفنی، در ابتدای حمله و از سر سطر به جای نام گوینده: – در قبال امیر تعظیم کن. – ساکت شو!
۹
…
سه نقطه
۱- برای نشان دادن واژه‌های محذوف یا ادامه‌دار: گزارش انواعی دارد: ورزشی، سیاسی، خبری، هنری، فرهنگی، … ۲- سخن ناتمام: شما… شما… زبانم لال… ۳- برای نشان دادن کشش در گفتار: سقف هر…ی ریخت. آها…ی حسین کجایی؟ ۴- افتادگی واژه یا واژه‌ها از یک نسخه‌ی خطی یا کتیبه.
۱۰
[ ]
قلّاب
۱- مطالبی که جزو اصل کلام نباشند: معلّم به کلاس وارد شد [ابراز احساسات دانش‌آموزان] و بر جایش نشست. ۲- در تصحیح متون قدیمی واژه‌های الحاقی با توضیحات احتمالی در قلاب گذاشته می‌شوند: گفت: من مردی طرّارم، [تو] این زر به من امانت دادی. ۳- دستورهای اجرایی در نمایش‌نامه‌ها: – حسین [با قیافه‌ی جدی]: آیا اکنون حاضری به این سفر بیایی؟
۱۱
( )
کمانک
۱- معنی و معادل یک واژه: زبان معیار (استاندارد) زبان ملّی ما است. ۲- توضیح بیشتر: آثار سعید نفیسی سه گروه است: یکی تصحیح (قابوسنامه، غزلیّات عطّار، سیرالعباد…) دوّم تحقیقات ادبی (شرح آثار رودکی، نظامی، خواجو…) سوّم ترجمه‌ها (نمونه آثار پوشکین، ایلیاد و…) ۳- ذکر تاریخ، شهرت، تخلص، نام سابق و … شهر همدان (هگمتانه) در طول تاریخ بارها پایتخت بوده‌است.
۱۲
/
ممیّز
۱- برای جدا کردن مصراع‌های یک شعر: خانه‌ی دوست کجاست/ در فلق بود که پرسید سوار/ آسمان مکثی کرد/ نکته: برای نوشتن تاریخ در ویکی‌پدیا به صورت ۱۲ تیر ۱۳۷۶ عمل کنید و نه به صورت ۷۶/۴/۱۲.
۱۳
=
تساوی
برای نشان دادن تساوی میان دو مطلب: توانا بود هر که دانا بود = هر که داناست، تواناست.

نتیجه‌گیری

مکاتبات اداری نه‌تنها ابزاری برای انتقال اطلاعات است، بلکه نقش مهمی در ایجاد ارتباطات مؤثر و حفظ نظم و انسجام سازمانی ایفا می‌کند. رعایت آداب و اصول اخلاقی در این مکاتبات

نشان‌دهنده سطح حرفه‌ای‌گری افراد و سازمان‌هاست. با استفاده از چک‌لیست ارائه‌شده در این مقاله، می‌توان از صحت و کیفیت مکاتبات اطمینان حاصل کرد. توجه به ساختار، محتوای

دقیق و لحن مناسب از مهم‌ترین عوامل موفقیت در مکاتبات اداری است.

منابع

 

1. “اصول و فنون مکاتبات اداری”، دکتر محمدرضا نوروزی، نشر سازمان مدیریت صنعتی، 1395.
2. “راهنمای نگارش حرفه‌ای در مکاتبات اداری”، انتشارات کتاب سبز، 1400.
3. مقاله “نقش مکاتبات اداری در بهبود عملکرد سازمانی”، مجله مدیریت و توسعه،