اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی 

 

• آشنایی با تشریفات
• تشريفات و ارتباطات
• اصول پذیرایی
• توصيه های تشريفاتی
  • بالا رفتن دانش و اصول تشریفات رسمی به منظور بالا بردن فرهنگ مدیران و رهبران
  • آشنایی و کسب اطلاعات لازم در استقبال و پذیرش مهمانان و از جمله مهمانان ویژه و دیپلماتیک
  • شیوه پذیرایی و انتخاب منو غذایی مناسب برای مدیران
  • نکات کلیدی مربوطه برای مدیران
  • آشنایی با مفهوم تشریفات و مراسم ویژه و خاص special events
  • مهارت های فردی مدیران  Soft skills
  • انواع مراسم خاص ( نمایشگاه ، سمینار ، سمپوزیوم ، کنگره ، کنفرانس و….)
  • برنامه ریزی  در برگزاری  (امکانات،سیستم ارتباطی،پارکینگ، استقبال،محل ورود و خروج،….)
  • طراحی،آماده سازی فیزیکی، چیدمان میز و صندلی سالن ها و هماهنگی
  • مهمانان خاص و تنظیم جایگاه یا پذیرش(VIPیا معلولین )
  •  مراسم  بازاریابی و رقابت دربرگزاری مراسم
  • تشریفات با رویکرد احلاق حرفه ای و زبان بدن و مذاکرات حرفه ای ….
• هزینه ایات و ذهاب و اقامت بعهده شرکتها بوده و حق التدریس روزانه مبلغ پانزده میلیون تومان بحساب بانک ملی بنام سید مازیارمیر واریز و شماره فیش واریزی به شماره زیر پیامک گردد. 09198718767 درصورت نیاز به کتاب و گواهینامه اختصاصی هزینه ان بصورت جداگانه محاسبه می گردد.

شماره حساب جاری عهده بانک ملی ایران  0106197664004

شماره کارت  6037998177836052

 

…سلام از اینکه این سایت و این مقاله را مطالعه میفرمائید بینهایت سپاسگذاریم. قبل از شروع به آموزش اصول تشریفات

در جلسات اداری و عمومی، یک جمله از پیتر دراکر بزرگ را یاد آوری کنم:

 

فرهنگ به عنوان یک وعده صبحانه استراتژی را در سازمان می بلعد .

 

مازیار میر به شدت معتقد است:

 

همان فرهنگ برای ناهار و شام هر آنچه را مدیران رشته کرده باشند را خواهد بلعید…

 

پس برای رعایت حفظ و انجام اصولی تشریفات باید فرهنگ را اصلاح و جاری و ساری نمود والا اموزش و تذکر این تشریفات فایده چندانی ندارد.

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

عبارات زیر را تعریف کنید؟

 

نمایشگاه:

 

مکانی که کالا و خدمات و تکنیک های جدید و نوآوری ها و هنرها برای معرفی و آشنایی مردم به معرض تماشا قرار می گیرد.

 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

جشنواره:

جشنی بزرگ و عمومی برای نمایش دادن آثار هنری و معرفی هنرمندان و تجلیل از هنر و آثار ایشان است.

سمینار:

گردهمایی است برای راهیابی روشهای خاص در زمینه های مختلف برای حل مشکلات و آموزش مسائل گوناگون

۲- جلسه را تعریف کنید و انواع آن را نام ببرید؟جلسه: گردهمایی ۳ نفر یا بیشتر از کسانی که دارای هدف مشترک هستند و ارتباط شفاهی و یا الکترونیکی را وسیله نیل به هدف قرار می دهند.

انواع جلسه:

آموزشی، اطلاع ای، تصمیم گیری، مشورتی  

۳- مطالعات اولیه قبل از برگزاری سمینار چیست ؟

۱- سازمان برگزار کننده

۱- رئیس سازمان

۲- دبیر اجرائی

۳- هدف (قابل دستیابی، اجرا، زمان، تغییرپذیر، بسته به نوع فعالیت سازمان باشد و قابل سنجش باشد، قابل تغییر و تقسیم بندهایی خاص باشد.)

۴- موضوع(برای هدف می باشد)

۵- عنوان یا موضوع

۶- مخاطب (بسته به موضوع دارد)

۷- زمان (بیشتر از ۳ روز نباشد)

۸- مکان (مشخص باشد و تائید شود).

۱۰- شخصیت افتتاح کننده

۱۱- بودجه (سازمان باید بودجه را تقبل کند)

۱۲- مجوز

 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

 

 

۴- تسهیلات لازم برای برگزاری سمینار را شرح دهید؟

– اول نیاز به سالن بزرگ است.

– نیاز به سن برای اجرا می باشد. یعنی سالنی که دارای سن باشد.

– گنجایش سالن ۵۰۰ الی ۶۰۰ نفر باشد.

– نور سالن باید زرد و حساب شده باشد و از نور سفید استفاده نشود زیرا خسته کننده می باشد.

– ترجمه همزمان در سالن باید وجود داشته باشد(یعنی مترجمی که همزمان ترجمه نماید).

– صندلی ها باید استاندارد باشند. نه زیاد موجب آسودگی و نه زیاد خسته کننده نباشد.

– سالن از نظر سیستم گرمایشی، سرمایشی، باید مجهز باشد.

– وجود تله کنفرانس در سالن مهم و ضروری است.

– نیاز به ویزیولایزر داریم که بتوانیم اسلایدها را نمایش بدهیم مثل: اورهد

– سالن باید دارای یک لابی و یک فضای معتبر برای پذیرائیهای معتبر داشته باشد. برای پیشگیری از اتلاف وقت و یا تجمع دوباره

جمعیت که خود مشکلی خواهد بود .

– در جوار سالن بزرگ نیاز به سالن های کوچک برای گفتگویی کارگروه ها و صدور قطعنامه می باشد. سالن کوچک برای نمایش و حضور

جمعیت بهتر است و جمع کردن آنهم راحت‌تر است.

– نیاز به یک سالن V.R.Pمی‌باشد و نیاز به گارسونهای هتلها برای پذیرایی است.

– به یک اتاق خبر نیاز می باشد.

– در سمینار گل و پارچه روی تریبون سخنرانی نباید گذاشته شود.

 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

 حضور قاری قرآن در سمینار:

در سمینار حضور قاری  قرآن مهم می باشد و حساسیت زا  هم می‌گردد و بایستی پس از سرود جمهوری اسلامی قران قرائت شود.

مخصوصاً اگر از طرف مقامی انتخاب شده باشد و دعوت نیز از جانب ایشان باشد، سازمان موظف است ماشینی را برای حضور قاری در اختیارش بگذارند و اگر قاری از ماشین خودش استفاده می‌کند در صورتی که خودرو ایشان دچار نقص فنی شود سازمان سریعا باید اقدام کنند تا به موقع قاری در سمینار حاضر شود.

 حضور عکاسان در سمینار:

عکاسی وسیله خوبی برای تبلیغات است. لازم می باشد و در هنگام عکاسی  به هیچ وجه از فلاش استفاده نشود زیرا نه تنها موجب حواس پرتی سخنران می‌گردد همچنین موجب می‌گردد که روی تصاویر فیلمبرداری شده تاثیر بدی بگذارد. «البته فیلمبرداران و عکاسان به وظایف خود بخوبی واقف هستند»

در مصاحبه: تنظیم نور باید در جائی باشد که مقامات و مسئولین حضور دارند. و به عکاسان اجازه عکاسی داده شود.

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

 ۵-  ساختار یک سمینار را بکشید؟

رئیس –  شورای سیاستگزاری

 

دبیرخانه دائم

 

ستاد اجرائی

 

 کمیته علمی    روابط عمومی    روابط بین الملل   امور مالی و پشتیبانی  فعالیتهای ویژه     امور نمایشگاهها

 دبیرخانه             انتشارات                                           حسابداری                  امنیتی از نظر سیاسی و حراستی

ارزیابی مقالات      ارتباط با رسانه                                     تدارکات                    ایمنی

و برنامه ریزی        تبلیغات                                      حمل و نقل و ترابی             پزشکی

قطعنامه              تشریفات و پذیرایی

                        سمعی و بصری

                        نظر سنجی و تحقیقات

قطعنامه:

رئیس علمی اگر آن را تایید کرد تصویب می شود و بعد اجرا می گردد.

بخش علمی:

مهمترین بخش است چون هم در داخل و هم در خارج طرفدار دارد.

فراخوان :

برای فراخوان سمینار آنرا برای چاپ به مطبوعات می دهیم که ممکن است عده ای از افراد عام به فراخوان پاسخ مثبت بدهند ولی در این فراخوان حضور افراد خاص مهم است.

 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

 

دعوت :

یا با تلفن یا حضوری دعوت انجام می‌شود زیرا بازتاب داخلی و خارجی دارد.

انتخاب سخنرانها :

از قبل آماده شده و در روز موعود باید چند نسخه از متن سخنرانی در اختیار ما باشد و آنها را در اختیار سخنران قرار بدهیم در ضمن سخنران نباید از خط قرمز ها عبور کند.

دستمزد سخنرانها:

امورمالی برآورد کرده و پرداخت می نماید.

 

۶- کمیته علمی را تعریف کنید؟

کمیته علمی از افراد کارشناس، آگاه و یا اعتبار در جامعه از مناطق مختلف و موسسات گوناگون و با حکم مقام اول سازمان و یا دبیر سمینار تشکیل می شود.

 اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

۷- وظایف کمیته علمی را نام ببرید؟

۱- تشکیل منظم جلسات برای برنامه ریزی و انجام امور.

۲- تدوین هدف‌ها و مقاصد و موضوع همایش.

۳- تدوین محورها، رئوس مباحث.

۴- تهیه و تنظیم متن فراخوان همایش.

۵- تعیین جدول زمانی، روز و ساعت مناسب برای برگزاری همایش با توجه به :

• زمان مناسب از نظر آب و هوا
• زمان مناسب برای حضور صاحب نظران، کارشناسان، دانشجویان
• زمان مناسب ازنظر مصادف نبودن زمان برگزاری با برخی از مناسبت های عمومی، ملی، مذهبی
• زمان مناسب برای شرکت و حضور برخی از مقامات کشوری و سخنرانان
• از نظر فرصت کافی برای برنامه ریزی داشتن…..

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

۶- تعیین فهرست اشخاص، مراکز و موسساتی که ضرورت دارد فراخوان برای آنها ارسال شود.

۷- تعیین معیارهای ارزیابی چکیده مقاله ها و اصل مقاله ها.

۸- تعیین جدول زمانی برای دریافت چکیده مقاله ها و اصل مقاله ها.

۹- تهیه لیست سخنرانان، میهمانان ویژه و اعضای گروههای تخصصی.

۱۰- تعیین موضوع و انتخاب اعضای گروههای تخصصی کار.

۱۱- تعیین چارچوب، ساختار، شیوه ی نگارش و استناد دهی چکیده مقاله ها و اصل مقاله ها.

۱۲- ارزیابی چکیده مقاله ها.

۱۳- تعیین چکیده مقاله های پذیرفته شده و اعلام به نویسندگان مقاله ها برای تکمیل آن و زمان بندیارسال اصل مقاله ها.

۱۴- ارزیابی مقاله ها برای تعیین سخنرانان.

۱۵- زمان بندی سخنرانی ها برای ارایه در روزهای همایش با زمانبندی دقیق.

۱۶- انتخاب سخنرانان ویژه جلسه افتتاحیه.

۱۷- همکاری در تهیه متن سخنرانی دبیر سمینار و مقام رسمی جلسه افتتاحیه.

۱۸- انجام امور علمی مربوط به سخنرانان و اعضای گروههای تخصصی علمی در دوران برگزاری همایش.

۱۹- انتخاب گروه تنظیم کنندگان ونویسندگان قطعنامه همایش و همکاری درتنظیم آن.

۲۰- همکاری در انتخاب رییس سنی جلسه در صورت لزوم.

۲۱- تنظیم متن کتاب خلاصه مقاله ها و نظارت در چاپ و انتشار آن.

۲۲- تنظیم کتاب متن کامل مقاله ها.

۲۳- تعیین مغزمزد سخنرانان ونظارت در پرداخت آن.

۲۴- همکاری در تنظیم برنامه روزانه.…

 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

 ۸- سمینار و ارتباط آنرا با رسانه ها شرح دهید؟

۱- سایت خبری

۲- تولید و توزیع خبر

۳- تولید و توزیع مصاحبه

• تلفنی
• حضوری        خصوصی               از طرف رسانه ها
• حضوری        خصوصی               از طرف ستاد اجرایی
• حضوری       عمومی
• کتبی

۴- مقاله

۵- گزارش

۶- آگهی

• استخدام
• مناقصه و مزایده

• تبریک
• تسیلیت
• ثبتی و حقوقی
• رپورتاژ آگهی
•  تجاری

۷- پاسخگویی به رسانه ها

• سکوت
• تکذیب
• تصحیح
• توضیح
• تایید

۸- اتاق خبر…..

 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

  ۹-  تسهیلات لازم برای برگزاری نمایشگاه را شرح دهید؟

– نیاز به یک فضای زیبا و مشجر و دارای آب و سوله باشد. سوله که برای نمایش آثار و … حتما دارای برق و تلفن و نور کافی باشد. در سوله باید بلند باشد و جنب آنها به فضای باز هم نیاز است. برای غرفه های آزاد در کنار سوله یک سالن افتتاحیه نیاز است که در کنار غرفه ها و سوله ها باشد.

– نیاز به یک پنجره است.

– یک رستوران برای پذیرایی در جلسه افتتاحیه نیاز است.

– هم در سمینار و هم در نمایشگاه نیاز به یک آمبولانس می باشد از قبل با یک بیمارستان نزدیک صحبتهای لازم انجام شود.

– از نظر آتش نشانی با شهرداری منطقه از قبل برنامه ریزی شود ، از کپسول آتش نشانی هم باید استفاده کرد(ماشینهای آتش نشانی را در پشت سالن مستقر می کنیم).

– از وزارت نیرو هم کمک می طلبیم.

– از شهرداری برای زیباسازی محیط کمک می گیریم.

 اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

۱۰- تسهیلات لازم برای برگزاری جشنواره(فیلم) را شرح دهید؟

نیاز به ۲۰ سینما می باشد که دارای مشخصات زیر باشد:

– دارای سیستم صدای دالبی و پرده های نقره ای و سه بعدی باشد که فعلا در ایران موجود نیست.

– سینمای اول برای افتتاحیه، باید یک سن بزرگ داشته باشد و نور و صندلیهای مناسب و از نظر رنگ و تجهیزات و پروژکتورهای نمایش مدرن و قابل استفاده باشد. (در ایران ۲ سینما با این خصوصیات موجود است)

– برای پذیرایی بعضی از موسسات اسپانسر شده و کار پذیرایی را انجام میدهند و در ایران یک وارد کننده تبلیغ کار پذیرایی را همراه با شیرینی انجام می دهد و عهده دار است.

– یکی از این سینماها گروه داوران برنامه های جنبی مثل وزارت نفت ,دارائی, پلیس و شهرداری حاضرند و در اخر تماشای فیلمها جوایزی به آنها داده می شود .. مثل وزارت نیرو به کسی جایزه می دهدکه هنگام خارج شدن لامپ را خاموش کند یا پلیس به کسی جایزه می دهد که هنگام رانندگی کمربندش را ببندد .

– در دنیا چشنواره ها کاخ مخصوص به خود دارند مانند اسکار , کن.  در ایران در سینما فرهنگ و قلهک و باغ فردوس است .

– اتاق خبر برای آگاهی رسانه ها.

– نیاز به اتاق تشریفاتی برای حاضرین و میهمانان داخلی و خارجی و پذیرایی در همان اتاق.

– یک اتاق برای استراحت شخصیتهای دعوت شده نیاز داریم ( البته باید به خصوصیات مدعوین هم آگاه باشیم).

– مسائل درمانگاه و آمبولانس و آتش نشانی و غیره نیز اینجا متداول می باشد.

 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

 

۱۱- عوامل موثر در انتخاب شهر محل برگزاری تجمعات را شرح دهید؟

۱- تسهیلات و تجهیزات لازم برای برگزاری تجمعات.

۲- وجود ادارات مرکزی و تابعه و سازمانهای بین المللی درون شهر.

۳- نیاز به یک اداره بیمه و تعویض پول و تمدید ویزای میهمانان خارجی می باشد و نیاز به گرفتن پاسپورت آزاد برای میهمانان است. که باید در شهر موجود باشد به منظور رفت و امد به جاهای دیگر.

۴- برای تعویض پول میهمانان باید امکانات فراهم باشد تا میهمانان در صورت نیاز بتوانند از کارت اعتباری شان استفاده کنند.

۵- امکانات و وسائل پذیرائی و اقامت.

۶- نیاز به هتل چند ستاره که نزدیکتر هم باشد به نفع ما است زیرا بدین ترتیب سرویس کمتری هم داده می شود و خیالمان هم راحت تر است .

۷- نیاز به یک رستوران یا رستورانهای خوش منظره می باشد . هدف آشنایی با فرهنگ ها و غذاهای ایرانی است.

۸- دسترسی شهر محل برگزاری تجمعات به بزرگراههای عمده ، فرودگاههای مجهز درجه یک ، خطوط راه آهن و جادههای آسفالت شده و ترن.

۹- دارای سرویسهای مخابرات مجهز به علاوه امکانات استفاده از ماهواره و شبکه های ماهواره ای تلویزیونی برای دنبال کردن.  برنامه های خودشان و امکانات استاده از اینترنت آنهم با سرعت بالا و امکانات استفاده از تله کنفرانس.

۱۰- آثار جلب توجه جهانگردان مثل آثار تاریخی باستانی ، آثار طبیعی ، موزه ها و امکانات ورزشی.

۱۱- تناسب زمان و فصل برگزاری با توجه به شرایط اقلیمی شهر مثل جشنواره باران که در آمل و بابل برگزار می شود و برای همین به هنگام ورود میهمانان یک چتر هدیه می دهند.

۱۲- شرایط مناسب اجتماعی و اقتصادی و سیاسی: یک راهنما برای معرفی شهر و مسائل دیگر نیاز است.….

 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

 

۱۳- شهر باید دارای امکانات بهداشتی و درمانی و پزشکی باشد.

۱۴- شهر مورد نظر باید دارای هویت فرهنگی باشد.

۱۵- شهر باید دارای امکانات زیست محیطی و اب هوای سالم باشد.

۱۶- شهر باید از نظر بلایای طبیعی دارای نرخ پایینی باشد (زلزله، آتشفشان).

۱۷- شهر باید دارای مراکز تفریحی و گردشی و فضاهای سبز مناسب و پارکهای زیبا  و جنگلهای شهری و چشم انداز های مناسب باشد.

۱۸- در سطح شهر رعایت بهداشت محیط زیست شهری وضعیت اقلیمی مناسب شود.

۱۹- شهر باید دارای سرویس بانکداری و مقررات مبادلات ارزی باشد.

۲۰- شهر باید دارای نرخ پایین جرم زائی باشد. (نداشتن  نگرانی حملات تروریستی و گروگان گیری).

۲۱- شهر باید دارای گالرهای فرهنگی هنری مناسب باشد.

۲۲- شهر باید دارای زیرساختارهای محکم باشد زیرساختهای عمرانی صحیح باشد (خانه های ضد زلزله و ضد صدا).

۲۳- شهرباید دارای مشخصات یک شهر قرآنی باشد (باتوجه به نظام و شرعیت شهر قرآنی تاسیس شود).

 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

 

۱۲- گل و کاربردهای آن را توضیح دهید؟

کاربرد گل در تولد، ازدواج، ترحیم و تسلیت، تشکر و قدردانی، سالگرد ازدواج، تقدیر از کارکنان سازمان، استقبال از میهمانان (خارجی و داخلی)، ورزشکاران و کسانی که در المپیادهای علمی مقام اول بدست می‌آورند.

سبد گل: در مراسم عروسی سبدگل را به قسمت خانمها برده و تقدیم می‌نمایند.

تاج گل: از سوی میهمان خارجی به سران سیاسی فقید کشور و سربازان گمنام اهدا می‌شود.

حلقه گل: به قهرمانان ورزشی و مدال آوران المپیادها و تقدیر و تشکر از آزاده ها و اسرا تقدیم می‌شود.

دسته گل: برای استقبال از میهمانان خارجی یک دسته گل در خور و شان استفاده می شود.

گل برای مقامات سیاسی: به مقامات سیاسی گل داده نمی شود و در اتاق واقع درهتل محل اقامت این مقامات و میهمانان گل استفاده نمی کنیم.

گلدان: برای انتصاب کاربرد فراوان دارد و به تناسب و مناسبتها در سازمان ها و اشخاص استفاده می شود.

 اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

۱۳- آداب راه رفتن را شرح دهید؟

– نه زیاد تند و نه زیاد آرام بلکه متین.

– به هنگام راه رفتن دستها باید هماهنگ باشند.

– در هنگام راه رفتن اگردو نفر حضور داشته باشند اگر مسیر راهپیمایی گنجایش برای دو نفر ندارد باید ابتدا یک نفر عبور کند و بعد فرد بعدی.

– در هنگام راه رفتن اگر یک مرد و یک زن باهم راه می روند. خانم باید طرف راست باشد و برای عبور از خیابان هم اول خانم بعد آقا.

آداب استفاده از پیاده روها:

– در پیاده روها مانع عبور و مرور دیگران نشویم حتی اگر دوستی را دیدیم در یک گوشه از پیاده رو آنهم با صحبتهای کوتاه احوالپرسی نماییم. اگر در پیاده رو تنه مان به کسی خورد حتماً ادب را رعایت کرده و پوزش بخواهیم. به هنگام تردد در پیاده رو رعایت حال دیگران را باید کرد و عجله ننمود و آرامش خود را بایستی حفظ نمود، احترام به دیگران را فراموش نکرد. یادمان باشد پیاده رو محل تردد است نه روزنامه خواندن و خوردن تنقلات و غیره.

 به هنگام سوار شدن به اتومبیل:

– خانمها اول بعد آقا و هنگام برگشت هم همینطور آقا پیاده شده در را نگه می دارد تا خانم پیاده شود . پول و کرایه تاکسی هم مرد می دهد.

به هنگام استفاده از پله:

– مرد و زن همطراز هم اینکار را می کنند ولی اگر پله گنجایش دو نفر را نداشت مرد اول می رود و زن بعداً و در هنگام بازگشت برعکس زن اول و مرد بعداً

به هنگام خرید :

– سبد خرید باید در طرفی از بدن قرار بگیرد که فاصله ای بین دو نفر (زن و مرد) ایجاد نکند.

 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

در صف ایستادن:

– باید نظم و ادب را رعایت نمود مانند مردم ژاپن.

هنگام خداحافظی:

– ادب حکم می کند پس از اینکه از اتومبیل خارج شدید بلافاصله بطرف خانه خود حرکت نکنید بلکه کمی تامل نمایید و باز گرد و نگاهی دوباره به فردی که در اتومبیل است بکند و سپس با تکان دادن دست خداحافظی نمود و به طرف خانه حرکت کند.

 ۱۴- اقدامات اولیه برای بازدید را شرح  دهید؟

گروههای بازدید کننده:

– استادان، دانشجویان، نمایندگان مجلس، دانش آموزان و اصحاب رسانه می باشند. «مردم در هفته دولت می توانند بازدید کننده باشند»

 مجوز برای بازدید:

– برای بازدید باید مجوز داشت آنهم از مراجع ذی صلاح البته «هیئت دولت و اعضای مجلس از این حیث معاف می باشند. » ناگفته نماند باید از روز و ساعت بازدید مطلع بود.

– با یک تقاضا نامه یا نامه بازدید نوشته و ارسال می شود و پس از دریافت اقدامات لازم به عمل می آید یعنی از طریق مسئول مربوطه مثل: اهداف بازدید کنندگان، سن و جنس و شغل بازدیدکنندگان و روز و زمان و تاریخ و تعداد نفرات و حتی در مورد ماشینی که آنها را برای بازدید می آورد.

 اصحاب رسانه (روزنامه ها):

– را خودمان دعوت می کنیم (برای انعکاس برنامه های سازمان به بیرون) این بازدید ها را برای بهره برداری و کارهای عمرانی دولت نیز می توان ترتیب داد از نظر تبلیغات مهم می باشد.

 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

 کارکنان و کارگران:

– در هنگام بازدید بازدیدکنندگان ، کارگران و کارکنان سازمان نباید دست از کار بکشند زیرا بازدید کنندگان آمده اند کار کردن آنها را ببینند و اگر لازم است در محیط کار کلاه ایمنی استافده شود حتماً کارکنان آنرا رعایت نمایند. و حتی به بازدید کنندگان نیز باید کلاه ایمنی و لباس داده شود.

 تهیه بروشور و کاتالوگ و تهیه  هدایا:

– از قبل این موارد را آماده می کنیم و در اختیار بازدیدکنندگان قرار می دهیم زیرا برای معرفی سازمان لازم و ضروری می باشد. هدایا هم از قبل بر اساس جنس، سن و شغل و تحصیلات بازدیدکندگان تهیه می شود و در انتهای بازدید تقدیم آنها می گردد.

 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

 پذیرایی:

– پذیرایی با نوشابه های رنگی و شیرینی خشک انجام می شود و اینها بستگی به سازمان دارد که اول، وسط و آخر بازدید باشد. «مشخصه پذیرایی سادگی آن است»

 آلبوم نظرخواهی یا دفتر یادداشت:

– در انتها آلبوم نظرخواهی را در اختیار بازدید کنندگان می گذاریم که ایشان نظرات خود را از آنچه مشاهده و برداشت کرده‌اند بنویسند اینکار برای سازمان مهم می باشد هم از نظر تبلیغی و هم اینکه سازمان به نقاط ضعف و قوت خود واقف می شود.

– این دفتر بسیار مهم می باشد که چه مسئولین و چه محصلین این دفتر را مورد لطف قرارداده و نظرات خودشان را می‌نویسند و اهمین انی دفتر بخاطر این است که خبر تولید می کند.

 وسائل کمک آموزشی در بازدید:

– که این وسایل هم مانند سایر تجهیزات از قبل چک شده و آماده استفاده باشد.

 بازدید در صدا و سیما:

– تعداد ۲۴ نفر می باشند زیرا از نظر امنیتی مجاز نیستند بیش از این تعداد افراد برای بازدید صدا و سیما حضور داشته باشند. و افراد عادی معمولاً برای بازدید پذیرفته نمی شوند.

 بازدید از چاپخانه:

– اگر بازدی کننده ۱۰۰ نفر هم باشد مشکلی در پی ندارد فقط بازدید از بخشهای فنی جایز نمی باشد. در بازدید حضور تصویربردار برای سندیت کار لازم است.

– پس از جمع آوری اطلاعات قبل از بازدید لیست تهیه شده را همراه با نام درخواست کننده و سرپرست که گروه بازدید کننده را همراهی می کند را باید به سازمان مورد نظر ارسال نمود و مقدمات کار را مهیا می سازیم و بدین طریق مسیر را برای یک بازید خوب و راحت همراه می کنیم.

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

 

میهمانان خارجی:

– ابتدا از وزارت امورخارجه و وزارت اطلاعات باید مجوز برای حضورشان در کشور گرفت. قبل از دعوت اطلاعات کامل از خصوصیات فردی و اجتماعی و سیاسی فرد مورد نظر از طریق ایمیل راحتتر انجام می شود (تاریخچه‌ای درباره شخص دعوت شده، درباره کتابهایی که نوشته یا ترجمه کرده این اطلاعات و تاریخچه در امر تبلیغات مهم می باشد)

– از میهمان خارجی باید پرسش شود که از چه کشوری و کی(چه زمانی) به کشور می آید و از کشور کجا خواهد رفت همه اینها برای تهیه بلیط ایشان می باشد و هم برای روادید ویزا.

 اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

۱۵- چه کارهایی باید در بازدید انجام گیرد؟

 

 

• در بازدید راهنما برنامه بازدیدکنندگان را مشخض می نماید و همراهی لازم را با آنها میکند .
• میهمانان بدون راهنما بازدید را انجام نمی‌دهند.
• پذیرایی با شیرینهای ریز صورت می‌گیرد.
• گذاشتن گل اشکالی ندارد.
• بازدیدها باید طوری تنظیم گردد که با نهار و شام تلاقی پیدا نکند.
• حضور گروههای معتبر کار را در بازدید حساستر می‌کند.
• استقبال در بازدید به نوع گروه بستگی دارد که پس از حضور میهمانان خیرمقدم گفته می‌شود.
• در بازدید باید از بانیان بازدید و حضور میهمانان تقدیر و تشکر بعمل آورد.
• در بازدید حضور قاری قرآن زیاد حساسیت به عمل نمی‌آید.

 

۱۶- ویژگیهای راهنما در بازدید را شرح دهید؟

 

۱- مرتب و منظم بودن

۲- دارای وضع مناسب با توجه به گروه بازدید کننده

۳- با لباسی در خور و تمیز

۴- خوش رو و خوش اخلاق بودن

۵- کفش واکس خورده و تمیز داشتن

۶- خوش بیان و مسلط به صدائی رسا

۷- با حوصله و صبور بودن

۸- مسلط به یک یا دو زبان خارجی

۹- آشنا به اصول سخنوری

۱۰- آگاه و مطلع نسبت به تمام مسائل شرکت

۱۱- اشنایی به اصول و کاربرد پرژکتورهای مختلف

۱۲- آشنا به تاریخچه سازمان و فعالیتهای آن و سیر تولید محصولات، خط تولید و کاربرد قیمت تمام شده.

۱۳- آشنا به امور فنی و مالی و اداری سازمان مانند وضعیت استخدام، میزان دستمزد ، امکانات رفاهی و درمانی و تعدادکارکنان و

میانگینی سنی کارکنان

۱۴- داشتن شناخت کامل نسبت به مسیر بازدید.

۱۵- آگاه بودن از اسامی مسوولان بخشهای مختلف

۱۶- راهنما باید از اغاز تا پایین بازدید ثابت باشد و تغییر نکند.

۱۷- راهنما باید معتقد به نظام باشد و مردم کشورش را دوست داشته باشد.

۱۸- راهنما باید از شغل خود راضی باشد

۱۹- دارای صحت مزاج و روح و روان باشد و مبتلا به بیماری مسری نباشد

۲۰- عدم اعتیاد

۲۱- نداشتن پیشینه کیفری و عدم شهر به فساد اخلاقی

۲۲- وقت شناس باشد.

۲۳- توضیحاتش بر اساس هدف باشد مانند تحصیلات و سن بازدیدکنندگان

۲۴- نوع صحبتش خشک و رسمی نباشد. خود نمایی و ادعای فضل نکند

۲۵- راهنما باید از بکار بردن اصطلاحات و کلمات نامربوط پرهیز کند.

۲۶- برخوردش با همه یکسان باشد به تمام پرسش ها پاسخ دهد

۲۷- متکلم وحده نباشد زیاد حرف نزند.

۲۸- افراد مسئول را در صورت لزوم معرفی کند.

۲۹- آگاهی از مراسم و حوادث و سالروزهای هفته‌های قبل و آینده را داشته باشد. 

۳۰- بی برنامه نباشد.

۳۱- توضیحات راهنما باید قابل فهم باشد.

۳۲- در پایان گزارش و عکس تهیه کند.

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

۱۷- نحوه برگزاری میهمانی های رسمی و غیر رسمی را شرح دهید؟

 

 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر

 

اصول تشریفات در جلسات اداری و عمومی برای سازمانها و شرکتها نوشته دکتر مازیار میر