مدیریت یا مدیریت زمان مسئله این است

دی ۲۱, ۱۴۰۲
53 بازدید

مدیریت یا مدیریت زمان مسئله این است آیا شما یا کسب و کارتان تخمین زدن مدت زمان پروژه ها برایتان دشوار است؟ آیا آرزو دارید که یک جدول زمانی دقیق برای کارهای پیش رو داشته باشید تا بتوانید بر اساس آن برنامه ریزی کنید؟ اگر فهرست کارهای سنتی و تخمین‌های تقریبی به شما و  موفقیت […]

مدیریت یا مدیریت زمان مسئله این است

آیا شما یا کسب و کارتان تخمین زدن مدت زمان پروژه ها برایتان دشوار است؟

آیا آرزو دارید که یک جدول زمانی دقیق برای کارهای پیش رو داشته باشید تا بتوانید بر اساس آن برنامه ریزی کنید؟

اگر فهرست کارهای سنتی و تخمین‌های تقریبی به شما و  موفقیت شما کمک نمی‌کند، ممکن است وقت آن رسیده باشد که ابزار مدیریت پروژه نمودار گانت محبوب را امتحان

کنید .

اولین استفاده شناخته شده از نمودار گانت در سال 1896 توسط کارول آدامیسکی ایجاد شد که آن را هارمونوگرام نامید. در اوایل قرن بیستم، هنری گانت، مشاور مدیریت و مهندس

مکانیک، نمودارهای گانت را برای ثبت پیشرفت کارها یا پروژه ها رایج کرد. این یک راه عالی برای تجسم این بود که آیا برنامه‌های تولید عقب می‌افتند، پیش می‌رفتند، یا در مسیر

درست برای ضرب‌الاجل پیشنهادی باقی می‌ماندند.

نمودارهای گانت برای مدیریت پروژه انقلابی بودند و فناوری مدرن تنها ابزار را در دسترس تر و موثرتر از همیشه کرده است. در این وبلاگ، تعریف نمودار گانت، مزایایی که به مدیران

پروژه اعطا می کند و کاربردهای فراوان آن را بررسی خواهیم کرد.

نمودار گانت چیست؟

 

\"الگوی

 

نمودارهای گانت ، نمودارهای میله ای افقی هستند که در مدیریت پروژه برای تجسم برنامه پروژه و تخمین پیشرفت در طول زمان استفاده می شوند. آنها معمولاً جدول زمانی

کلی، وضعیت هر کار و اینکه چه کسی مسئول انجام وظایف گفته شده است را به شما نشان می دهد.

نمودارهای گانت در درجه اول به عنوان یک ساختار تفکیک کار عمل می کند که بر وابستگی های کار و توالی لازم از رویدادها برای یک محصول نهایی موفق نظارت می کند، که در غیر

این صورت به عنوان مسیر بحرانی یک پروژه شناخته می شود.

 

نمودار گانت چگونه در مدیریت پروژه استفاده می شود؟

 

نمودارهای گانت به بخش بزرگی از مدیریت پروژه مدرن تبدیل شده اند و به عنوان نمایشی بصری از پیشرفت پروژه عمل می کنند. در یک نگاه، مدیران پروژه و سایر اعضای تیم

مربوطه می توانند محدوده پروژه، اهداف و نقاط عطف ، و مهلت تحویل پروژه مورد انتظار را مشاهده کنند.

آنها همچنین یک راه عالی برای تعیین وابستگی وظایف هستند. اگر یک کار به تعویق بیفتد، هر کار دیگری که وابسته به تکمیل آن باشد، سریعاً برنامه ریزی می شود و منابع مجدداً

تخصیص می یابد. نمودار گانت بهترین نقطه مرجع برای مدیران پروژه و سایر رهبران تیم است تا پیشرفت کار خود را ببینند.

چرا نمودار گانت ابزار مفیدی برای مدیران پروژه است

 

وضوح و ارتباط. هر یک از اعضای تیمی که به یک پروژه اختصاص داده شده اند می توانند ببینند چه وظایفی از آنها خواسته می شود و چه زمانی باید تکمیل شوند. این وضوح،

خطر درک نادرست اعضای تیم از نقش خود در پروژه را به حداقل می رساند و از خطرات رایج مانند تاخیر در تکمیل کار یا تحویل با کیفیت پایین بیشتر جلوگیری می کند.

درک پروژه نمودار گانت به مدیران پروژه اطلاعات کاملی از جدول زمانی پروژه خود می دهد. نمودار یک نمای کلی از پروژه و پیشرفت آن از ابتدا تا انتها و همچنین همه افراد درگیر و

مهلت های پیشنهادی را ارائه می دهد. این برای شناسایی سریع هر گونه مشکل یا ارائه به روز رسانی دقیق در مورد پیشرفت کار مفید است.

ردیابی منابع مدیران پروژه می توانند از نمودارهای گانت برای مشاهده نحوه تخصیص منابع، از بودجه مالی گرفته تا گردش کار اعضای تیم، استفاده کنند و از استرس زیاد و

فرسودگی شغلی جلوگیری کنند.

 

  • مسئوليت. زمانی که جدول زمانی پروژه در دسترس اعضای تیم مربوطه قرار می گیرد، آنها در موقعیتی قرار می گیرند که باید نسبت به برنامه و پیشرفت خود پاسخگویی نشان دهند. این یک راه عالی برای ارتقاء مهارت های نرم کارکنان و تقویت مهارت های ارتباطی و بهره وری آنها است.

 

  • بهره وری. با وجود یک برنامه زمان‌بندی کامل پروژه، مدیران پروژه و اعضای تیم شاهد افزایش چشمگیر بهره‌وری و کارایی خواهند بود. مانند بسیاری دیگر از ابزارهای مدیریت زمان و مدیریت پروژه، نمودارهای گانت به تیم ها حس جهت گیری عالی برای کارهای پیش رو ارائه می دهد.

 

اجزای کلیدی نمودار گانت در مدیریت پروژه

\"الگوی

 

بنابراین، چگونه نمودار گانت را می خوانید و درک می کنید؟ بیشتر نمودارهای گانت شامل اجزای زیر است:

نام وظایف

 

نام وظایف، وظایف فردی را توصیف می کند که باید برای پیشرفت پروژه و اتمام آن در مهلت مقرر تکمیل شود. اینها ممکن است در گروه‌ها، فهرست وظایف، و/یا زیرگروه‌ها سازماندهی

شوند و فهرست نام وظایف معمولاً به صورت عمودی در سمت چپ نمودار ظاهر می‌شود.

تاریخ شروع و پایان

 

تاریخ شروع و پایان که به صورت افقی در امتداد بالای صفحه نشان داده شده است، به مدیران پروژه و مأمورین اجازه می دهد تا مدت زمان تخمینی یک پروژه، از جمله زمانی که پیش

بینی می شود کار روی پروژه شروع شود و تاریخ مهلت نهایی را مشاهده کنند. وظایف فردی نیز به طور دقیق در امتداد جدول زمانی پروژه قرار می گیرند، که هر کدام تاریخ شروع و

پایان مشخص خود را دارند.

وابستگی وظایف

 

وابستگی وظایف معمولاً با خطوطی که این دو کار را به یکدیگر متصل می‌کنند، تجسم می‌شوند و نشان می‌دهند که قبل از پیشرفت پروژه، کارها باید به ترتیب یا پشت سر هم انجام

شوند. مسیر بحرانی پروژه نیز از این منظر قابل مشاهده است. این امر از به تعویق افتادن کارها، افزایش هزینه ها و تأثیرگذاری بر نتیجه پروژه جلوگیری می کند.

نوارهای پیشرفت

 

نوارهای افقی، چه در بالا یا پایین صفحه، پیشرفت کار و پروژه کلی را نشان می دهد. ممکن است با سایه زدن نوار، درصد یا نشانه بصری دیگری نشان داده شود.

نقاط عطف

 

مایل استون ها تاریخ ها، رویدادها، جلسات و سایر عوامل پروژه هستند که در جدول زمانی پروژه تجسم می شوند. این نقاط عطف به‌عنوان فرصت‌های منظمی برای بررسی پیشرفت

تیم و اینکه آیا فرآیندها با موفقیت برنامه‌های پروژه را انجام می‌دهند، خدمت می‌کنند.

به عنوان مثال، یک مرحله ضروری یا یک کار پروژه در طول جدول زمانی ممکن است فرصتی عالی برای یک نقطه عطف باشد که تضمین می کند همه نیازهای پروژه را برآورده می

کنند.

مقیاس زمانی

خط زمانی دارای یک مقیاس زمانی افقی است که معمولاً در بالا یا پایین صفحه قرار دارد و روزها، هفته‌ها، ماه‌ها یا حتی سال‌هایی را نشان می‌دهد که یک پروژه برنامه ریزی شده

است.

افسانه ها یا کلیدها

یک افسانه یا کلید برای اطمینان از وضوح در مورد جدول زمانی پروژه و اجزای نمودار گانت بسیار مهم است. این بسته به نرم‌افزار نمودار گانت که استفاده می‌کنید در قسمت‌های

مختلف صفحه ظاهر می‌شود و معمولاً برای کسانی که تجربه بیشتری دارند و برای درک اطلاعات پروژه نیازی به افسانه ندارند، می‌توان آن را خاموش کرد.

 

نمودار گانت چگونه ایجاد می شود؟

 

راه های متعددی برای ایجاد نمودار گانت وجود دارد که برای شما و پروژه در دست شما مناسب است. برخی از تیم های پروژه ممکن است استفاده از نمودارهای فیزیکی و نوشتاری

گانت را انتخاب کنند. دیگران نرم افزار مدیریت پروژه و ویژگی های متعدد آنها را برای ارائه بهتر طرح پروژه پیدا خواهند کرد. در اینجا یک نگاه سریع به هر دو گزینه است.

به صورت دستی

 

ایجاد دستی یک نمودار گانت، روی کاغذ یا در یک برنامه یا برنامه، در مقایسه با استفاده از چیزی با تمرکز بر توسعه و مدیریت پروژه، می‌تواند فرآیندی زمان‌بر باشد.

با این حال، این امکان را برای یک رویکرد عملی به طرح پروژه فراهم می کند و می تواند سفارشی سازی کامل را مطابق با نیازهای پروژه شما ارائه دهد. در میان مزایای دیگر،

همچنین می تواند به عنوان یک راه حل مقرون به صرفه برای پروژه ها یا تیم های کوچکتر عمل کند.

نرم افزار مدیریت پروژه

\"صفحه

 

یادگیری نحوه استفاده از ابزارهای نمودار گانت دیجیتال ، مانند برنامه‌ها یا برنامه‌ها، انعطاف‌پذیری و اتوماسیون قابل توجهی را برای پروژه‌ها در هر نوع و اندازه ارائه می‌دهد. این

نمودارها را می توان در برنامه های اختصاصی خود یا در برنامه های برنامه ریزی پروژه قدرتمند یافت.

به عنوان مثال، Microsoft Project یک نرم افزار محبوب برای کاربران برای ردیابی پیشرفت پروژه و سایر فعالیت های مرتبط است. این شامل یک رابط نمودار گانت در میان سایر قالب

ها و ویژگی ها، مانند نظرات برای همکاری یا ادغام با برنامه های دیگر است.

برای شروع، این الگوی ساده نمودار گانت مایکروسافت را بررسی کنید .

 

سوالات رایج در مورد نمودار گانت

 

نمودارهای گانت ابزارهای مدیریت پروژه پرکاربردی هستند که به تجسم برنامه زمان‌بندی پروژه و پیگیری پیشرفت کمک می‌کنند. چه مدیر پروژه باتجربه باشید و چه تازه وارد دنیای

مدیریت پروژه باشید، طبیعی است که سوالاتی در مورد نمودارهای گانت داشته باشید. در این بخش، به برخی از محبوب‌ترین پرسش‌های متداول در مورد نمودارهای گانت، همراه با

برخی نکات و جزئیات دیگر در مورد استراتژی برنامه‌ریزی پروژه می‌پردازیم.

چرا از نمودار گانت استفاده کنیم؟

 

نمودار گانت ابزار مدیریت پروژه بسیار موثر برای رهبران تیم است. آنها یک نمایش بصری از پروژه، خط مبنا و طول جدول زمانی تعیین شده، و تمام قسمت های متحرک و وظایف فرعی

که تصویر بزرگتر را تشکیل می دهند، ارائه می دهند. نمودارهای گانت برای برنامه ریزی و زمان بندی وظایف، شناسایی تاخیرهای احتمالی و ایجاد شفافیت برای وظایف پروژه پیش رو

بسیار مفید هستند.

آیا نمودار گانت در مدیریت پروژه چابک استفاده می شود؟

 

نمودارهای گانت در اصل برای روش‌های مدیریت پروژه آبشار سنتی طراحی شده‌اند – رویکردی که نیازمند ساختاری کاملاً تعریف‌شده با مراحل و مراحل پروژه است که تا زمانی که یک

فاز تأیید نهایی را دریافت نکند، پیشرفت نمی‌کند.

با این حال، آنها همچنین می توانند در مدیریت پروژه Agile استفاده شوند، رویکرد دیگری که بر پیشرفت مستمر و راه حل هایی متمرکز است که بازخورد مشتریان و/یا ذینفعان را در بر

می گیرد. این بدان معناست که پروژه‌ها سریع‌تر جریان می‌یابند و مستلزم اقدام و سازگاری دائمی از سوی مأموران درگیر هستند.

در نتیجه، نمودارهای چابک گانت ممکن است بر روی اسپرینت ها تمرکز کنند و نمودار جدول زمانی سرعت، موارد قابل تحویل و نقاط عطف را نمایش می دهد. این نمودار همچنین

ممکن است نیاز به فضایی برای تغییرات و داده های جامع در مورد فعالیت ها داشته باشد تا مواردی مانند پیشرفت و اهداف را روشن نگه دارد.

آیا می توانم یک نمودار گانت در اکسل ایجاد کنم؟

 

\"مایکروسافت

 

بله، شما به راحتی می توانید یک نمودار گانت در مایکروسافت اکسل ایجاد کنید. این نرم افزار دارای عملکرد داخلی برای ایجاد نمودار با استفاده از ویژگی نمودار میله ای انباشته

است. شما باید داده های پروژه خود (مانند تاریخ شروع و پایان کارها، مدت زمان و وابستگی ها) را در یک صفحه گسترده اکسل وارد کنید و سپس از آن داده ها برای ایجاد نمایش

نمودار نهایی گانت استفاده کنید. می توانید از طریق  راهنمای آنلاین مایکروسافت به اطلاعات بیشتر دسترسی پیدا کنید .

با این حال، ما توصیه می کنیم سایر محصولات مایکروسافت مانند پروژه مایکروسافت را برای یک ابزار نمودار گانت جستجو کنید که به کسب و کار شما خدمات بهتری می دهد.

آیا تیم های مایکروسافت دارای نمودار گانت است؟

 

در حال حاضر، تیم های مایکروسافت هیچ روش داخلی برای ایجاد نمودار گانت ندارد. با این حال، می‌توانید از برنامه‌ها یا ادغام‌های شخص ثالث با سایر محصولات مایکروسافت برای

اضافه کردن نمودارهای گانت به Teams استفاده کنید.

به عنوان مثال، پروژه مایکروسافت دارای عملکرد نمودار گانت قوی است و می تواند به طور یکپارچه با Teams ادغام شود. سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه کوچکتر مانند Trello یا

Asana نیز با تیم ها ادغام می شوند و از ایجاد نمودارهای گانت پشتیبانی می کنند.

آیا می توانم یک نمودار گانت در برگه های Google ایجاد کنم؟

 

بله، می‌توانید یک نمودار گانت در برگه‌های Google ایجاد کنید، اگرچه ممکن است نیاز به تنظیم و سفارشی‌سازی داشته باشد. این فرآیند شامل وارد کردن داده‌های پروژه، اضافه

کردن ستون‌های محاسبه‌شده، ایجاد نمودار میله‌ای پشته‌ای و افزودن وابستگی‌ها است. اگرچه ممکن است به آسانی استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه اختصاصی نباشد، اما

می تواند گزینه ای موثر برای کسانی باشد که برگه های گوگل را ترجیح می دهند یا راه حل رایگان می خواهند.

از چه نرم افزار مدیریت پروژه دیگری می توانم برای ایجاد نمودار گانت استفاده کنم؟

 

نرم افزارهای مختلفی برای ایجاد نمودار گانت خود شما وجود دارد. با این حال، اگر قبلاً با نرم افزار آشنایی ندارید، یک منحنی یادگیری جزئی وجود خواهد داشت.

این شامل:

  • پروژه مایکروسافت
  • Google Sheets
  • آسانا
  • دوشنبه
  • ترلو
  • هوا پذیر
  • آره

 

مهمتر از همه، نمودارهای گانت ابزاری است که توسط مدیران پروژه ماهر برای درک بهتر جدول زمانی پروژه خود استفاده می شود و به عنوان یک ابزار عالی برای تعیین وابستگی ها

و پیشرفت کارها عمل می کند. آنها نمایشی بصری از وظایف، اهداف و مهلت های پروژه ارائه می دهند که همه افراد درگیر در پروژه را در همان صفحه نگه می دارد. این وضوح منجر

به ایجاد انگیزه می شود، که سپس منجر به تحویل با کیفیت بالا و نتایج در سراسر هیئت می شود.

اگر می خواهید یاد بگیرید که چگونه از نمودارهای گانت برای موفقیت در مدیریت پروژه استفاده کنید، دوره های مدیریت پروژه به صورت آنلاین در دسترس هستند   تا به شما به عنوان

یک فرد یا شرکت شما در تسلط بر ابزار، از اصول اولیه تا ویژگی های پیچیده، کمک کنند.

ما  دوره برنامه ریزی پروژه خود را توصیه می کنیم که توسط کارشناسان مدیریت با بیش از 40 سال تجربه و روابط با شبکه بزرگی از متخصصان و شرکت های موفق ارائه شده اس

 

Views: 2

برچسب‌ها:, ,