• تاریخ انتشار : جمعه 14 جولای 2023 - 23:23
  • کد خبر : 3150
  • چاپ خبر
نکاتی مهم در مورد بایگانی اسناد اداری

نکاتی مهم در مورد بایگانی اسناد اداری

نکاتی مهم در مورد بایگانی اسناد اداری نوشته خرداد 1379به روز رسانی جمعه 12 آذر 1389 نوشته دکتر مازیار میر محقق و پژوهشگر #مازیارمیر بازدید ها: 139748 #آموزش_بدون_پاورپوینت   mazyarmir.com@gmail.com https://www.aparat.com/mazyarmir https://www.aparat.com/zabane_badan https://t.me/Iranian_leadership_school https://www.instagram.com/mazyare_mir https://www.instagram.com/mazyare.mir https://www.linkedin.com/in/mazyarmir بعنوان یک پژوهشگر و مشاور کسب و کار به شدت معتقدم که برای هر استارتاپ و کارافرین و کارفرمای

نکاتی مهم در مورد بایگانی اسناد اداری

نوشته خرداد 1379به روز رسانی جمعه 12 آذر 1389

نوشته دکتر مازیار میر محقق و پژوهشگر

#مازیارمیر

بازدید ها: 139748

#آموزش_بدون_پاورپوینت

 

mazyarmir.com@gmail.com

https://www.aparat.com/mazyarmir

https://www.aparat.com/zabane_badan

https://t.me/Iranian_leadership_school

https://www.instagram.com/mazyare_mir

https://www.instagram.com/mazyare.mir

https://www.linkedin.com/in/mazyarmir

بعنوان یک پژوهشگر و مشاور کسب و کار به شدت معتقدم که برای هر استارتاپ و کارافرین و کارفرمای اشراف به بایگانی منطبق بر مدیریت دانش یک الزام است در این

مقاله خلاصه ای از این موارد خدمتتان ارائه می گردد.

بایگانی اسناد اداری

تعریف بایگانی:

بایگانی چیست ؟

بایگانی اساسا دو مفهوم جداگانه به شرح زیر دارد:

  • کمد های بایگانی
  • کمد بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظیم و نگهداری و حفاظت اسناد و مدارک طبق روشی معین است. به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه و زمان بتوان به آن دست یافت.
  • بایگانی به معنای محل نگهداری اسناد بر طبق ضوابط معین و علمی میباشد.

اداره امور بایگانی:

برای بایگانی اسناد پیوسته باید از ســه  شیوه ی زیر استفاده می شود.

  • بایگانی متمرکز.
  • غیرمتمرکز.
  • پراکنده.

نظام بایگانی متمرکز:

 

در این شیوه، کلیه ی امور از قبیل طبقه بندی، کدگذاری، تنظیم و نگهداری پرونده ها در بایگانی مرکزی انجام می گیرد و سایر واحدهای سازمان مجاز

به نگهداری و بایگانی مستندات نخواهند بود. مزایای این روش عبارتند از:

  • صرفه جویی در تعداد کارکنان.
  • صرفه جویی در مکان بایگانی.
  • اعمال مدیریت صحیح و تقسیم کار بطور عادلانه
  • جلوگیری از نظام پراکنده و غیرمتمرکز در بایگانی.

نکاتی مهم در مورد بایگانی

نظام بایگانی متمرکز

در این شیوه هر یک از واحدهای سازمان دارای بایگانی مستقل بوده و پرونده های مربوط به خود را تنظیم و نگهداری می کنند. در مقایسه با روش قبل

این روش مزایا و معایبی به شرح زیر دارد:

مزایا:

  • نزدیک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان.
  • آشنایی به عنوان پرونده ها.
  • احساس تعلق بیشتر به نتیجه کار.

معایب:

  • نیاز به کارمندان بیشتر
  • نیاز به مساحت مورد نیاز بیشتر جهت بایگانی.
  • نگهداری نامه های مشابه در واحدهای گوناگون.

نظام پراکنده:

در این شیوه هر یک از اقدام کنندگان و کاربران اسناد و مدارک مربوط به کار خویش را بایگانی و نگهداری می کنند. از لحاظ اصول امنیت بایگانی این روش

مورد توصیه نمیباشد.

 

نکاتی مهم در مورد بایگانی

 اصول روشهای بایگانی:

 

سه روش مهم در  طبقه بندی مربوط به بایگانی اسناد وجود دارد:

  • طبقه بندی بر مبنای شاخص هائی براساس نام افراد، سازمانها و مناطق جغرافیائی
  • طبقه بندی براساس موضوع و مفاد نامه، بایگانی پرونده های موضوعی و اداری از مهمترین اصول بایگانی بوده و در اکثر سازمان ها از این روش استفاده می شود.
  • طبقه بندی براساس تاریخ، مانند مکاتباتی براساس سررسید نامه بایگانی می شود.

دانلود فایل پاور پوینت در ارتباط با این حوزه

نکاتی مهم در مورد بایگانی

جمع اوری و تلخیص از تیم بنیاد دکتر مازیار میر

لینک کوتاه

برچسب ها

ارسال نظر شما
مجموع نظرات : 0 در انتظار بررسی : 0 انتشار یافته : 0
  • نظرات ارسال شده توسط شما، پس از تایید توسط مدیران سایت منتشر خواهد شد.
  • نظراتی که حاوی تهمت یا افترا باشد منتشر نخواهد شد.
  • نظراتی که به غیر از زبان فارسی یا غیر مرتبط با خبر باشد منتشر نخواهد شد.