بایگانی اسناد اداری

تعریف بایگانی:

بایگانی چیست ؟

بایگانی اساسا دو مفهوم جداگانه به شرح زیر دارد:

• کمد های بایگانی
• کمد بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظیم و نگهداری و حفاظت اسناد و مدارک طبق روشی معین است. به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه و زمان بتوان به آن دست یافت.
• بایگانی به معنای محل نگهداری اسناد بر طبق ضوابط معین و علمی میباشد.

اداره امور بایگانی:

برای بایگانی اسناد پیوسته باید از ســه  شیوه ی زیر استفاده می شود.

• بایگانی متمرکز.
• غیرمتمرکز.
• پراکنده.

نظام بایگانی متمرکز:

در این شیوه، کلیه ی امور از قبیل طبقه بندی، کدگذاری، تنظیم و نگهداری پرونده ها در بایگانی مرکزی انجام می گیرد و سایر واحدهای سازمان مجاز

به نگهداری و بایگانی مستندات نخواهند بود. مزایای این روش عبارتند از:

• صرفه جویی در تعداد کارکنان.
• صرفه جویی در مکان بایگانی.
• اعمال مدیریت صحیح و تقسیم کار بطور عادلانه
• جلوگیری از نظام پراکنده و غیرمتمرکز در بایگانی.

نکاتی مهم در مورد بایگانی

نظام بایگانی متمرکز

در این شیوه هر یک از واحدهای سازمان دارای بایگانی مستقل بوده و پرونده های مربوط به خود را تنظیم و نگهداری می کنند. در مقایسه با روش قبل

این روش مزایا و معایبی به شرح زیر دارد:

مزایا:

• نزدیک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان.
• آشنایی به عنوان پرونده ها.
• احساس تعلق بیشتر به نتیجه کار.

معایب:

• نیاز به کارمندان بیشتر
• نیاز به مساحت مورد نیاز بیشتر جهت بایگانی.
• نگهداری نامه های مشابه در واحدهای گوناگون.

نظام پراکنده:

در این شیوه هر یک از اقدام کنندگان و کاربران اسناد و مدارک مربوط به کار خویش را بایگانی و نگهداری می کنند. از لحاظ اصول امنیت بایگانی این روش

مورد توصیه نمیباشد.

نکاتی مهم در مورد بایگانی

 اصول روشهای بایگانی:

سه روش مهم در  طبقه بندی مربوط به بایگانی اسناد وجود دارد:

• طبقه بندی بر مبنای شاخص هائی براساس نام افراد، سازمانها و مناطق جغرافیائی
• طبقه بندی براساس موضوع و مفاد نامه، بایگانی پرونده های موضوعی و اداری از مهمترین اصول بایگانی بوده و در اکثر سازمان ها از این روش استفاده می شود.
• طبقه بندی براساس تاریخ، مانند مکاتباتی براساس سررسید نامه بایگانی می شود.

دانلود فایل پاور پوینت در ارتباط با این حوزه