دکتر مازیار میر مرجع و مشاور انتخابات، مذاکره و زبان بدن ایران

نکاتی مهم در مورد بایگانی اسناد اداری

نکاتی مهم در مورد بایگانی اسناد اداری
در این مطلب خواهید خواند

نکاتی مهم در مورد بایگانی اسناد اداری

نوشته خرداد 1379به روز رسانی جمعه 12 آذر 1389

نوشته دکتر مازیار میر محقق و پژوهشگر

#مازیارمیر

بازدید ها: 139748

#آموزش_بدون_پاورپوینت

 

[email protected]

https://www.aparat.com/mazyarmir

https://www.aparat.com/zabane_badan

https://t.me/Iranian_leadership_school

https://www.instagram.com/mazyare_mir

https://www.instagram.com/mazyare.mir

https://www.linkedin.com/in/mazyarmir

بعنوان یک پژوهشگر و مشاور کسب و کار به شدت معتقدم که برای هر استارتاپ و کارافرین و کارفرمای اشراف به بایگانی منطبق بر مدیریت دانش یک الزام است در این

مقاله خلاصه ای از این موارد خدمتتان ارائه می گردد.

بایگانی اسناد اداری

تعریف بایگانی:

بایگانی چیست ؟

بایگانی اساسا دو مفهوم جداگانه به شرح زیر دارد:

  • کمد های بایگانی
  • کمد بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظیم و نگهداری و حفاظت اسناد و مدارک طبق روشی معین است. به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه و زمان بتوان به آن دست یافت.
  • بایگانی به معنای محل نگهداری اسناد بر طبق ضوابط معین و علمی میباشد.

اداره امور بایگانی:

برای بایگانی اسناد پیوسته باید از ســه  شیوه ی زیر استفاده می شود.

  • بایگانی متمرکز.
  • غیرمتمرکز.
  • پراکنده.

نظام بایگانی متمرکز:

 

در این شیوه، کلیه ی امور از قبیل طبقه بندی، کدگذاری، تنظیم و نگهداری پرونده ها در بایگانی مرکزی انجام می گیرد و سایر واحدهای سازمان مجاز

به نگهداری و بایگانی مستندات نخواهند بود. مزایای این روش عبارتند از:

  • صرفه جویی در تعداد کارکنان.
  • صرفه جویی در مکان بایگانی.
  • اعمال مدیریت صحیح و تقسیم کار بطور عادلانه
  • جلوگیری از نظام پراکنده و غیرمتمرکز در بایگانی.

نکاتی مهم در مورد بایگانی

نظام بایگانی متمرکز

در این شیوه هر یک از واحدهای سازمان دارای بایگانی مستقل بوده و پرونده های مربوط به خود را تنظیم و نگهداری می کنند. در مقایسه با روش قبل

این روش مزایا و معایبی به شرح زیر دارد:

مزایا:

  • نزدیک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان.
  • آشنایی به عنوان پرونده ها.
  • احساس تعلق بیشتر به نتیجه کار.

معایب:

  • نیاز به کارمندان بیشتر
  • نیاز به مساحت مورد نیاز بیشتر جهت بایگانی.
  • نگهداری نامه های مشابه در واحدهای گوناگون.

نظام پراکنده:

در این شیوه هر یک از اقدام کنندگان و کاربران اسناد و مدارک مربوط به کار خویش را بایگانی و نگهداری می کنند. از لحاظ اصول امنیت بایگانی این روش

مورد توصیه نمیباشد.

 

نکاتی مهم در مورد بایگانی

 اصول روشهای بایگانی:

 

سه روش مهم در  طبقه بندی مربوط به بایگانی اسناد وجود دارد:

  • طبقه بندی بر مبنای شاخص هائی براساس نام افراد، سازمانها و مناطق جغرافیائی
  • طبقه بندی براساس موضوع و مفاد نامه، بایگانی پرونده های موضوعی و اداری از مهمترین اصول بایگانی بوده و در اکثر سازمان ها از این روش استفاده می شود.
  • طبقه بندی براساس تاریخ، مانند مکاتباتی براساس سررسید نامه بایگانی می شود.

دانلود فایل پاور پوینت در ارتباط با این حوزه

نکاتی مهم در مورد بایگانی

جمع اوری و تلخیص از تیم بنیاد دکتر مازیار میر

Facebook
Twitter
Pinterest
LinkedIn
اگه مطلب رو دوست داشتی، اینا رو از دست نده!
مدیریت و رهبری

مقدمه ای برای تحلیل رفتار مصرف کننده

مقدمه ای برای تحلیل رفتار مصرف کننده       بعنوان یک مشاور تخصصی کسب و کار سالها است در سراسر کشور و شهرهای مختلف به تدریس و مشاوره در

کسب و کار

بهترین مشاور کسب و کار در تهران

مشاوره کسب و کار، یکی از راهکارهای مؤثر برای بهبود عملکرد و افزایش سودآوری است. با کمک یک مشاور حرفه‌ای و با تجربه، می‌توانید چالش‌های کسب و کارتان را شناسایی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دریافت مشاوره