نامه، گزارش، بخشنامه، صورت‌جلسه، دستورالعمل، ابلاغيه، حكم، اطلاعيه و … همگی در زمره مكاتبات اداری و نوعی ارتباط نوشتاری در سازمان‌ها به حساب می‌آیند. مكاتبات اداری مهم‌ترین و اصلی‌ترین شکل ارتباط نوشتاری در سازمان‌ها به شمار می‌آید. مكاتبات یکی از روش‌های برقراری ارتباط است که در سازمان‌های مختلف اعم از اقتصادی، سیاسی، فرهنگی، تجاری، آموزشی و پژوهشی و… از آن استفاده‌های زیادی می‌شود. تحقیقات نشان می‌دهد که نزدیک به 70 درصد از خطاها در محیط کار صرفاً از ارتباطات ضعیف ناشی می‌شود. بیشتر مدیران عوامل زیر را مانع از برقراری ارتباط صحیح در محیط کار می‌دانند:
- فقدان یا کمبود دانش و اطلاعات
- مشخص نکردن اهداف و اولویت‌ها
- گوش نکردن به پیام‌ها
- فقدان درک کامل سخن گوینده و نیز قصور در پرسش
- تکرار پیش‌پنداشته‌ها
- عدم توجه به نیازهای دیگران
- خوب فکر نکردن و زود نتیجه‌گیری کردن
- از دست دادن تحمل و وارد بحث و جدل شدن
- کمبود وقت
- بی‌حوصلگی
- عدم تلاش برای چاره‌جویی
شاید شما هم مشاهده کرده‌اید که برخی از نامه‌ها و گزارشات اداری به شیوه‌ای بسیار جذاب تنظیم می‌شوند به طوری که خواننده را مجذوب ساخته و آماده برقراری ارتباط می‌سازند. متأسفانه گاهی هم عکس آن رخ می‌دهد. گفته‌اند که قلم می‌تواند از شمشیر هم نیرومند‌تر باشد، اما این امر زمانی صحیح است که قلم به وجود آورنده یک کلام مکتوب و تاثیرگذار باشد. برخی از مدیران پی‌درپی نامه و یادداشت رسمی یا غیررسمی ضعیف و کم‌تأثیر می‌نویسند. آنان ترجیح می‌دهند که بیشتر مكاتبه کنند و از ارتباط چهره‌به‌چهره هراس دارند. در نتیجه به دلیل ضعف در برقراری ارتباط نوشتاری، کارها خوب پیش نمی‌رود.
نامه‌های اداری
مكاتبات اداری یکی از انواع ارتباطات نوشتاری به شمار می‌آید. امروزه با وجود گسترش انواع رسانه‌های ارتباطی، همچنان مكاتبات اداری به‌عنوان محمل تسهیل ارتباط، جایگاه ویژه‌ای در ارتباطات سازمانی دارند. مكاتبات اداری انواع مختلفی دارند که نامه با سابقه‌ای دیرینه، مهم‌ترین آن‌ها است. نامه‌نگاری اداری تابع آداب و شیوه‌های ارتباطی خاصی است. تمام اشکال برقراری ارتباط نوشتاری (مانند نمابر، تلکس، ایمیل و …) نیز بر اساس نامه‌نگاری مورد استفاده و بهره‌برداری قرار می‌گیرند. در واقع تهیه و تنظیم آن‌ها در قالب تهیه نامه صورت می‌گیرد.
شما به‌عنوان مدیر در یک سازمان، روزانه با انواع مختلف نامه‌های اداری با ساختار و محتوای گوناگون مواجه‌اید. برای پیشبرد وظایف خود در امور مالی، اداری و … نیز ناچارید از این شیوه ارتباطی بهره ببرید. نامه‌ها سوابق فعالیت‌های سازمان را نشان می‌دهند و می‌توانند در جهت‌دهی وظایف، اشراف بر امور، تجزیه و تحلیل اقدامات و … راهنمای حال و آینده شما باشند. سرانجام، نامه‌های اداری محملی برای برقراری ارتباط شما با مخاطبانتان در داخل یا خارج سازمان به حساب می‌آیند.
انواع نامه‌های اداری
نامه‌های اداری نوعی نامه رسمی محسوب می‌شوند. در این نامه‌ها لحن و زبان، صریح و خشک است و محتوای آن‌ها مسائل سازمانی است. در نامه‌های رسمی، شما به‌عنوان یک شخص حقوقی قصد برقراری ارتباط با اشخاص حقوقی (و گاهی حقیقی) را دارید. این در حالی است که در نامه‌های غیررسمی، لحن و زبان صمیمی و عاطفی است و نویسنده نامه شخص حقیقی است؛ مانند نامه‌ای که به دوست یا اقوام خود می‌نویسید. هنگامی که می‌خواهید نامه‌ای اداری تهیه کنید و یا نامه‌ای را که توسط زیردستانتان تهیه شده است امضاء کنید، باید توجه داشته باشید که نامه مزبور، چه نوع نامه‌ای است، زیرا اصول و مهارت‌های ارتباطی نوشتاری در هر یک متفاوت می‌باشد.
انواع نامه از نظر سطح آن‌ها
نامه‌های اداری برای دو سطح (درون‌سازمان و برون‌سازمان) تهیه می‌شوند. نامه‌های درون‌سازمانی برای تسهیل ارتباطات داخلی در داخل سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند و نامه‌های برون‌سازمانی به خارج از سازمان ارسال می‌شوند.
انواع نامه از نظر محتوای آن‌ها
نامه‌های اداری در هر سطح (درون یا برون‌سازمانی) که باشند، ممکن است محتوای آن‌ها به یکی از حالت‌های زیر باشد:
- نامه خبری: که محتوای آن نتیجه کار یا خبری را به اطلاع گیرنده می‌رساند.
- نامه بازدارنده: که محتوای آن بازدارنده از وقوع کاری است که در حال شکل‌گیری یا انجام می‌باشد.
- نامه درخواستی: که محتوای آن حاوی تقاضا و درخواستی از واحد یا مقام مسئول است.
- نامه هماهنگی: که محتوای آن دربردارنده پیامی برای هماهنگی در کار و برنامه‌ریزی است و عموماً بین دو یا چند سازمان یا واحد سازمانی رد و بدل می‌شود.
انواع نامه از نظر سطح امنیتی آن
از لحاظ امنیتی، نامه‌ها به دو دسته زیر تقسیم می‌شوند:
- نامه‌های عادی: این نامه‌ها که اغلب نامه‌های اداری را تشکیل می‌دهند، از لحاظ امنیتی و فوریت در سطح پایینی قرار دارند.
- نامه‌های غیرعادی: این نامه‌ها شامل نامه‌هایی می‌شوند که از درجه امنیت و فوریت بالاتری برخوردارند و شامل نامه‌های محرمانه، خیلی محرمانه، سری و کاملاً سری می‌باشند.
