نامه، گزارش، بخشنامه، صورت‌جلسه، دستورالعمل، ابلاغيه، حكم، اطلاعيه و … همگی در زمره مكاتبات اداری و نوعی ارتباط نوشتاری در سازمان‌ها به حساب می‌آیند. مكاتبات اداری مهم‌ترین و اصلی‌ترین شکل ارتباط نوشتاری در سازمان‌ها به شمار می‌آید. مكاتبات یکی از روش‌های برقراری ارتباط است که در سازمان‌های مختلف اعم از اقتصادی، سیاسی، فرهنگی، تجاری، آموزشی و پژوهشی و… از آن استفاده‌های زیادی می‌شود. تحقیقات نشان می‌دهد که نزدیک به 70 درصد از خطاها در محیط کار صرفاً از ارتباطات ضعیف ناشی می‌شود. بیشتر مدیران عوامل زیر را مانع از برقراری ارتباط صحیح در محیط کار می‌دانند:
- فقدان یا کمبود دانش و اطلاعات
- مشخص نکردن اهداف و اولویت‌ها
- گوش نکردن به پیام‌ها
- فقدان درک کامل سخن گوینده و نیز قصور در پرسش
- تکرار پیش‌پنداشته‌ها
- عدم توجه به نیازهای دیگران
- خوب فکر نکردن و زود نتیجه‌گیری کردن
- از دست دادن تحمل و وارد بحث و جدل شدن
- کمبود وقت
- بی‌حوصلگی
- عدم تلاش برای چاره‌جویی
شاید شما هم مشاهده کرده‌اید که برخی از نامه‌ها و گزارشات اداری به شیوه‌ای بسیار جذاب تنظیم می‌شوند به طوری که خواننده را مجذوب ساخته و آماده برقراری ارتباط می‌سازند. متأسفانه گاهی هم عکس آن رخ می‌دهد. گفته‌اند که قلم می‌تواند از شمشیر هم نیرومند‌تر باشد، اما این امر زمانی صحیح است که قلم به وجود آورنده یک کلام مکتوب و تاثیرگذار باشد. برخی از مدیران پی‌درپی نامه و یادداشت رسمی یا غیررسمی ضعیف و کم‌تأثیر می‌نویسند. آنان ترجیح می‌دهند که بیشتر مكاتبه کنند و از ارتباط چهره‌به‌چهره هراس دارند. در نتیجه به دلیل ضعف در برقراری ارتباط نوشتاری، کارها خوب پیش نمی‌رود.
نامه‌های اداری
مكاتبات اداری یکی از انواع ارتباطات نوشتاری به شمار می‌آید. امروزه با وجود گسترش انواع رسانه‌های ارتباطی، همچنان مكاتبات اداری به‌عنوان محمل تسهیل ارتباط، جایگاه ویژه‌ای در ارتباطات سازمانی دارند. مكاتبات اداری انواع مختلفی دارند که نامه با سابقه‌ای دیرینه، مهم‌ترین آن‌ها است. نامه‌نگاری اداری تابع آداب و شیوه‌های ارتباطی خاصی است. تمام اشکال برقراری ارتباط نوشتاری (مانند نمابر، تلکس، ایمیل و …) نیز بر اساس نامه‌نگاری مورد استفاده و بهره‌برداری قرار می‌گیرند. در واقع تهیه و تنظیم آن‌ها در قالب تهیه نامه صورت می‌گیرد.
شما به‌عنوان مدیر در یک سازمان، روزانه با انواع مختلف نامه‌های اداری با ساختار و محتوای گوناگون مواجه‌اید. برای پیشبرد وظایف خود در امور مالی، اداری و … نیز ناچارید از این شیوه ارتباطی بهره ببرید. نامه‌ها سوابق فعالیت‌های سازمان را نشان می‌دهند و می‌توانند در جهت‌دهی وظایف، اشراف بر امور، تجزیه و تحلیل اقدامات و … راهنمای حال و آینده شما باشند. سرانجام، نامه‌های اداری محملی برای برقراری ارتباط شما با مخاطبانتان در داخل یا خارج سازمان به حساب می‌آیند.
انواع نامه‌های اداری
نامه‌های اداری نوعی نامه رسمی محسوب می‌شوند. در این نامه‌ها لحن و زبان، صریح و خشک است و محتوای آن‌ها مسائل سازمانی است. در نامه‌های رسمی، شما به‌عنوان یک شخص حقوقی قصد برقراری ارتباط با اشخاص حقوقی (و گاهی حقیقی) را دارید. این در حالی است که در نامه‌های غیررسمی، لحن و زبان صمیمی و عاطفی است و نویسنده نامه شخص حقیقی است؛ مانند نامه‌ای که به دوست یا اقوام خود می‌نویسید. هنگامی که می‌خواهید نامه‌ای اداری تهیه کنید و یا نامه‌ای را که توسط زیردستانتان تهیه شده است امضاء کنید، باید توجه داشته باشید که نامه مزبور، چه نوع نامه‌ای است، زیرا اصول و مهارت‌های ارتباطی نوشتاری در هر یک متفاوت می‌باشد.
انواع نامه از نظر سطح آن‌ها
نامه‌های اداری برای دو سطح (درون‌سازمان و برون‌سازمان) تهیه می‌شوند. نامه‌های درون‌سازمانی برای تسهیل ارتباطات داخلی در داخل سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند و نامه‌های برون‌سازمانی به خارج از سازمان ارسال می‌شوند.
انواع نامه از نظر محتوای آن‌ها
نامه‌های اداری در هر سطح (درون یا برون‌سازمانی) که باشند، ممکن است محتوای آن‌ها به یکی از حالت‌های زیر باشد:
- نامه خبری: که محتوای آن نتیجه کار یا خبری را به اطلاع گیرنده می‌رساند.
- نامه بازدارنده: که محتوای آن بازدارنده از وقوع کاری است که در حال شکل‌گیری یا انجام می‌باشد.
- نامه درخواستی: که محتوای آن حاوی تقاضا و درخواستی از واحد یا مقام مسئول است.
- نامه هماهنگی: که محتوای آن دربردارنده پیامی برای هماهنگی در کار و برنامه‌ریزی است و عموماً بین دو یا چند سازمان یا واحد سازمانی رد و بدل می‌شود.
انواع نامه از نظر سطح امنیتی آن
از لحاظ امنیتی، نامه‌ها به دو دسته زیر تقسیم می‌شوند:
- نامه‌های عادی: این نامه‌ها که اغلب نامه‌های اداری را تشکیل می‌دهند، از لحاظ امنیتی و فوریت در سطح پایینی قرار دارند.
- نامه‌های غیرعادی: این نامه‌ها شامل نامه‌هایی می‌شوند که از درجه امنیت و فوریت بالاتری برخوردارند و شامل نامه‌های محرمانه، خیلی محرمانه، سری و کاملاً سری می‌باشند.
اجزای نامه‌های اداری
نامه‌ها در هر سطح و با هر هدف یا عنوانی که نوشته شوند، دارای اجزایی هستند که به شرح زیر می‌باشند و در شکل (1) نمایش داده شده است:
- نام خداوند: که عموماً به صورت «بسمه تعالی» نوشته می‌شود.
- نشانی سازمان، مشخصات دفتری (تاریخ، شماره، پیوست): این دو جزء معمولاً بر روی برگه‌های اداری از قبل چاپ شده و در سمت چپ و بالای برگه درج می‌شوند.
- فرستنده، گیرنده، موضوع نامه: این سه جزء معمولاً در ابتدای نامه می‌آیند.
- آغاز نامه: که با کلمات احترام‌آمیز شروع می‌شود. برخی از کلمات یا عبارات احترام‌آمیز که در آغاز نامه‌ها به‌کار می‌روند به این شرح است: «با سلام ـ با سلام و احترام ـ سلام علیکم ـ با سلام، احتراماً ـ با سلام به استحضار می‌رساند … ـ احتراماً خواهشمند است …»
- متن نامه: متن نامه از سه بخش شامل مقدمه، پیام اصلی و پایانی تشکیل می‌شود.
- مقدمه نامه: به مضمون و سوابق نامه اشاره می‌کند. به‌عنوان مثال:
- بازگشت به نامه شماره ………………. مورخ ………………… پیرو دستور جلسه تاریخ ……………………..
- با تشکر از نامه شماره ………………. مورخ …………………………….
- عطف به نامه شماره ………………… مورخ ………………………….. در هامش ………………………….
- پیام اصلی: این بخش، مهم‌ترین قسمت نامه‌های اداری است. رسیدگی به نامه، گرفتن پاسخ مثبت و تأثیرگذاری بر خواننده منوط به تنظیم جذاب و درست و خصوصاً بیان مؤثر پیام اصلی است. بخشی از نارسايي‌های نامه‌های اداری به دو ضعف عمده در پیام اصلی آن‌ها برمی‌گردد:
- ضعف بیانی در انتقال پیام: یعنی نویسنده نمی‌داند چگونه مفهوم مورد نظر خود را به‌سادگی بیان کند.
- ضعف زبانی: یعنی نویسنده نمی‌تواند مقصود خود را بیان کند و به درازنویسی، کاربرد نابه‌جا، استفاده از کلمات دشوار، دوباره‌نویسی و تکرار دچار شده است.
- پایان نامه: در پایان نامه‌های اداری اغلب عباراتی تشکرآمیز آورده می‌شود. مانند:
- با سپاس و تشکر
- با آرزوی توفیق
- با تشکر از مساعدت شما. تسریع در انجام کار موجب امتنان است.
- مقدمه نامه: به مضمون و سوابق نامه اشاره می‌کند. به‌عنوان مثال:
- امضای نامه: امضای نامه نشانگر اتمام نامه است. معمولاً امضای نامه، اعتبار نامه محسوب می‌شود. نامه‌های اداری را بالاترین مسئول سازمان و در غیاب او کسانی که حق امضا دارند، خصوصاً معاون یا معاونین او امضا می‌کنند.
- رونوشت: برخی از نامه‌های اداری، غیر از گیرنده اصلی لازم است به واحدها یا سازمان‌های دیگری جهت اطلاع یا پیگیری ارسال شود. بنابراین اسامی پست‌های سازمانی یا افراد گیرنده رونوشت به ترتیب اهمیت و اولویت در سمت راست پایین نامه درج می‌شود.
مکاتبات اداری به‌عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی در سازمان‌ها و نهادها، نقش کلیدی در انتقال اطلاعات، درخواست‌ها و دستورات دارد. اشتباهات در مکاتبات اداری می‌تواند به سوءتفاهم‌ها، تأخیرها و حتی مشکلات حقوقی منجر شود. در این مقاله، به بررسی رایج‌ترین اشتباهات در مکاتبات اداری می‌پردازیم و چک‌لیستی برای جلوگیری از آن‌ها ارائه می‌دهیم.
اشتباهات رایج در مکاتبات اداری
- نگارش نامناسب: استفاده از جملات طولانی، پیچیده و یا بی‌معنا.
- اشتباهات املایی و دستوری: خطاهای املایی و دستوری که از دقت و حرفه‌ای‌گری نویسنده می‌کاهد.
- عدم وضوح و شفافیت: استفاده از واژگان و عباراتی که معنا و منظور را به خوبی منتقل نمی‌کنند.
- عدم رعایت قالب استاندارد: هر مکاتبه اداری نیاز به یک قالب مشخص و رسمی دارد.
- عدم ارسال ضمائم: نادیده گرفتن ضمائم یا ارسال ناقص مستندات ضروری.
- استفاده از لحن نامناسب: استفاده از لحن غیررسمی یا بی‌ادبانه می‌تواند به روابط کاری آسیب برساند.
- عدم بررسی مجدد متن قبل از ارسال: ارسال مکاتبه بدون بازبینی نهایی باعث باقی ماندن اشتباهات می‌شود.
- عدم ذکر دقیق موضوع: عدم درج صحیح و دقیق موضوع مکاتبه موجب سردرگمی مخاطب می‌شود.
- زمان‌بندی نامناسب ارسال: تأخیر یا زودهنگام بودن ارسال مکاتبه که گاه می‌تواند پیامدهای منفی داشته باشد.
چک‌لیست جلوگیری از اشتباهات در مکاتبات اداری
- نگارش شفاف و دقیق: از جملات کوتاه و قابل فهم استفاده کنید.
- بازبینی نهایی: قبل از ارسال، متن را از لحاظ املایی و دستوری بررسی کنید.
- استفاده از قالب رسمی: ساختار و قالب استاندارد را رعایت کنید.
- درج دقیق موضوع: عنوان مکاتبه باید کاملاً واضح و مشخص باشد.
- لحاظ کردن ضمائم: اطمینان حاصل کنید که ضمائم مورد نیاز به درستی ضمیمه شده‌اند.
- لحن حرفه‌ای و مؤدبانه: همواره لحن رسمی و مؤدبانه را در مکاتبات اداری رعایت کنید.
- بررسی زمان ارسال: از مناسب بودن زمان ارسال مطمئن شوید.
اشتباهات در گزارش‌نویسی
برای شناسایی اشتباهات در گزارش‌نویسی، باید چندین مرحله بازبینی و تحلیل دقیق انجام دهید. شناسایی اشتباهات، چه در نگارش و چه در محتوا، می‌تواند به بهبود کیفیت گزارش کمک کند. در ادامه، راهکارهای عملی برای شناسایی اشتباهات در گزارش‌نویسی ارائه شده است:
1. بازبینی چند مرحله‌ای
بازبینی اولین قدم برای شناسایی اشتباهات است. متن خود را حداقل دو یا سه بار مرور کنید و هر بار روی جنبه‌های مختلف آن تمرکز کنید:
- نخستین بازبینی: به‌طور کلی محتوای گزارش را بخوانید تا از وضوح و شفافیت اطمینان حاصل کنید.
- دومین بازبینی: به جزئیات نگارشی، ساختاری و دستوری توجه کنید.
- سومین بازبینی: تمرکز بر تحلیل داده‌ها، صحت اطلاعات و منابع استناد شده.
2. استفاده از چک‌لیست‌ها
چک‌لیست‌ها می‌توانند ابزار مؤثری برای شناسایی اشتباهات باشند. از چک‌لیست‌هایی که در هر بخش از مقاله به آن‌ها اشاره شد استفاده کنید:
- آیا گزارش شما ساختار مناسبی دارد؟
- آیا اطلاعات مرتبط و صحیح هستند؟
- آیا املاء و دستور زبان صحیح است؟
- آیا از لحن رسمی و مناسب استفاده کرده‌اید؟
3. بررسی همخوانی با اهداف گزارش
مطمئن شوید که محتوای گزارش به‌درستی به اهداف اصلی گزارش پاسخ می‌دهد. اگر برخی اطلاعات بی‌ربط یا غیرضروری هستند، آن‌ها را حذف کنید. همچنین، بررسی کنید که نتیجه‌گیری شما با داده‌ها و تحلیل‌های ارائه‌شده سازگاری داشته باشد.
4. بررسی صحت اطلاعات و داده‌ها
اطمینان حاصل کنید که ارقام، داده‌ها و تحلیل‌های ارائه‌شده درست و معتبر هستند. خطا در ارائه اطلاعات می‌تواند منجر به برداشت‌های غلط و مشکلات جدی در تصمیم‌گیری‌ها شود.
5. استفاده از نرم‌افزارهای نگارشی
برخی از نرم‌افزارها مانند Microsoft Word، Grammarly یا Google Docs ابزارهای مفیدی برای شناسایی اشتباهات نگارشی، املایی و دستوری ارائه می‌دهند. استفاده از این ابزارها به شما کمک می‌کند تا اشتباهات پنهان و کوچک را سریع‌تر پیدا کنید.
6. خواندن متن با صدای بلند
خواندن متن با صدای بلند می‌تواند به شناسایی جملات طولانی، پیچیده و ناهماهنگ کمک کند. وقتی جملات را می‌خوانید، متوجه نقاط ضعف نگارشی یا ناهماهنگی‌ها در جریان متن خواهید شد.
7. استفاده از دیدگاه شخص ثالث
گاهی اوقات اشتباهات در متنی که خودتان نوشته‌اید از دید شما پنهان می‌مانند. از همکاران یا افراد دیگر بخواهید که گزارش شما را بخوانند. این روش می‌تواند به شناسایی اشتباهاتی که شما متوجه نشده‌اید کمک کند و دیدگاه‌های تازه‌ای ارائه دهد.
8. توجه به تاریخ و منابع
اشتباه در نقل قول تاریخ‌ها یا منابع می‌تواند اعتبار گزارش را زیر سوال ببرد. بررسی کنید که تمام منابع استناد شده دقیق و معتبر باشند و تاریخ‌ها به‌درستی ذکر شده باشند.
9. دور بودن از متن برای مدتی
اگر بلافاصله پس از نوشتن گزارش به بازبینی آن بپردازید، ممکن است اشتباهات را متوجه نشوید. فاصله گرفتن از متن برای چند ساعت یا یک روز به شما کمک می‌کند با دیدگاه تازه و بازتر به بررسی و شناسایی اشتباهات بپردازید.
10. تمرکز بر انسجام و یکپارچگی
گزارش باید به‌طور منسجم و منطقی پیش برود. اطمینان حاصل کنید که بخش‌های مختلف گزارش به‌طور طبیعی به هم مرتبط هستند و جریان متن دچار پراکندگی یا پرش ناگهانی نیست.
11. بررسی لحن و سبک نوشتار
لحن گزارش باید رسمی، دقیق و حرفه‌ای باشد. اشتباهات رایج در این زمینه می‌تواند استفاده از لحن بیش از حد محاوره‌ای یا غیررسمی باشد. مطمئن شوید که جملات شما با مخاطب، موضوع و هدف گزارش همخوانی دارد.
عنان مال خود را به دست غیر مسپار که پس گرفتنش کمتر از گدایی نیست
قرارداد صلح عمری چیست؟
یکی از محدودیت‌هایی که در رابطه با وصیت وجود دارد، آن است که هر شخص صرفاً تا یک‌سوم اموال خود را برای بعد از مرگ خود می‌تواند وصیت کند و وصیت مازاد بر ثلث اموال، بدون تنفیذ و اجازه وراث، باطل است. اما گاهی برخی از اشخاص تمایل دارند تا بخش بیشتری از اموال خود را به یکی از وراث وصیت کنند و در عین حال، با خطر باطل شدن وصیت مازاد بر ثلث، مواجه نشوند. راه‌حل قانونی در این زمینه، صلح عمری می‌باشد؛ به‌ویژه، صلح عمری برای فرزند، کاربرد فراوانی دارد.
قرارداد صلح عمری یک قرارداد خاص با قواعدی ویژه است که طی آن، مالک یک ملک، مالکیت ملک خود را از طریق قراردادی به نام صلح به شخص دیگری منتقل می‌کند؛ با این توضیح که:
- اولاً، مالک شرط می‌کند تا زمانی که زنده است، منافع ملک متعلق به خود او بوده و خود از منافع استفاده کند و طرف مقابل حق بیرون کردن او را از ملک نداشته باشد.
- ثانیاً، بعد از فوت مالک یا همان مصالح (کسی که ملک خود را به صلح می‌دهد)، صلح کامل شده و متصالح (کسی که صلح به نفع او شده است)، علاوه بر عین، مالک منافع مال نیز شده و بتواند از آن استفاده کند.
به‌عنوان مثال، پدری خانه خود را طی یک قرارداد رسمی به‌صورت صلح عمری به فرزند خود منتقل می‌کند. از آنجا که پدر به فرزند خود اطمینان کامل ندارد و نگران است که مبادا فرزند پیش از فوت او، وی را از خانه بیرون کند، در این قرارداد شرط می‌کند که تا زمانی که زنده است، منافع برای خود وی باشد و بتواند از منافع ملک استفاده کند. همچنین، برای اینکه مشکلی برای مالکیت فرزند در مرحله بعد از فوت پدر ایجاد نشود، شرط می‌کند که بعد از فوت او، عین ملک و منافع آن به‌طور کامل متعلق به فرزندش باشد.
نتیجه‌گیری:
شناسایی اشتباهات در گزارش‌نویسی نیازمند دقت، بازبینی چند مرحله‌ای، و استفاده از ابزارهای مختلف است. با رعایت مراحل بالا و استفاده از چک‌لیست‌ها و نرم‌افزارهای مناسب، می‌توانید کیفیت گزارش‌های خود را بهبود بخشیده و از وقوع اشتباهات رایج جلوگیری کنید.
رعایت نکات فوق در مکاتبات اداری، می‌تواند به بهبود ارتباطات، افزایش بهره‌وری و جلوگیری از سوءتفاهم‌های احتمالی کمک کند. مکاتبات اداری نه‌تنها یک ابزار ارتباطی بلکه نشانگر میزان حرفه‌ای‌گری فرد و سازمان است؛ بنابراین، دقت و توجه به جزئیات در آن ضروری است.
