اشتباهات رایج در مکاتبات اداری دکتر مازیارمیر

مکاتبات اداری به معنای تبادل اطلاعات در قالب نوشتاری در امور و فعالیت‌های کاری است. مکاتبات اداری می‌تواند بین سازمان‌ها، درون سازمان‌ها یا بین افراد و سازمان صورت گیرد. «مکاتبات» به

ارتباطات کتبی اشاره دارد.

نامه‌های اداری رسمی‌ترین روش ارتباطی با فرمت‌های خاص هستند. آن‌ها خطاب به یک شخص یا سازمان خاص هستند. انواع مختلف نامه‌های اداری مورد استفاده بر اساس زمینه آن‌ها به شرح زیر است:

1. نامه‌های استعلام
2. نامه‌های ادعائی / شکایات
3. نامه‌های درخواست
4. نامه‌های نصب / عزل
5. توصیه نامه‌ها
6. قول‌نامه‌ها

نامه‌های اداری ممکن است دست‌نویس یا چاپ شده باشند. مدرن سازی منجر به استفاده از ابزارهای جدید در مکاتبات اداری مانند ایمیل و فکس شده‌است.

ایمیل جدیدترین روش رسمی ارتباط کاری است و پرکاربردترین روش ارتباط نوشتاری است. زمانی استفاده می‌شود که نیاز به برقراری ارتباط با مخاطبان زیادی در یک سازمان باشد.

یادداشت سندی است که برای مکاتبات درونی در یک سازمان استفاده می‌شود. ممکن است یادداشت‌هایی توسط مدیریت تنظیم شود و خطاب به سایر کارکنان باشد و ارسال شود.

• حفظ یک رابطه مناسب
• استفاده به عنوان مدرک یا سابقه تاریخی یک امر کاری
• ایجاد و حفظ حسن نیت
• ارزانی و سادگی
• رسمی بودن
• مستقل از مهارت‌های بین فردی

نکات مهم در بازبینی نهایی مکاتبات اداری

1. **بررسی ساختار و قالب متن**: مطمئن شوید که مکاتبه از یک قالب استاندارد و رسمی پیروی می‌کند. شامل سرصفحه، نام گیرنده، مقدمه، متن اصلی، نتیجه‌گیری و امضا باشد.

2. **اشتباهات املایی و نگارشی**: متن را از نظر املایی و دستوری کاملاً بررسی کنید. اشتباهات کوچک در نوشتار می‌تواند به عدم حرفه‌ای‌گری شما اشاره کند.

3. **وضوح و شفافیت محتوا**: بررسی کنید که جملات و عبارات واضح، کوتاه و قابل فهم باشند. از بیان مطالب به صورت پیچیده و مبهم خودداری کنید.

4. **بررسی ضمائم و پیوست‌ها**: اطمینان حاصل کنید که تمامی پیوست‌ها و ضمائم مورد نیاز به درستی اضافه شده باشند. نام ضمائم را در متن ذکر کنید و از ارسال آنها مطمئن شوید.

5. **لحن مناسب**: لحن مکاتبه باید رسمی و محترمانه باشد. از هرگونه زبان غیررسمی، شوخی یا کلمات بی‌مورد خودداری کنید.

6. **یکپارچگی و پیوستگی متن**: بررسی کنید که متن مکاتبه به‌صورت روان و منسجم نوشته شده باشد. ترتیب منطقی جملات و پاراگراف‌ها را رعایت کنید تا پیام شما به‌خوبی منتقل شود.

7. **بررسی اطلاعات مهم**: از صحت و دقت اطلاعاتی که ذکر کرده‌اید، از جمله نام‌ها، تاریخ‌ها، ارقام و جزئیات مهم اطمینان حاصل کنید. اشتباهات در این موارد می‌تواند پیامدهای جدی داشته باشد.

8. **بررسی موضوع و مخاطب**: اطمینان حاصل کنید که موضوع مکاتبه به‌طور دقیق و مرتبط با مخاطب نوشته شده است. بررسی کنید که مخاطب به درستی شناسایی و درج شده باشد.

9. **بازبینی نهایی توسط شخص ثالث**: در صورت امکان، از شخص دیگری بخواهید مکاتبه شما را بررسی کند. دیدگاه دوم می‌تواند به یافتن اشتباهاتی که از دید شما پنهان مانده کمک کند.

10. **زمان‌بندی ارسال**: پیش از ارسال، به زمان مناسب برای ارسال مکاتبه توجه کنید تا بهترین تأثیر را در ارتباطات اداری داشته باشد.

چند نکته مهم برای نگارش قرار داد