اصول و فنون برگزاری جلسات تخصصی ویژه شبکه بانکی دکتر مازیارمیر
سه دهه همکاری با بانکهای سراسر کشور باعث شد بصورت تخصصی به بحث اصول و فنون حرفه ای برگزاری جلسات بپردازم در این مسیر در سفرهای زیادی که به غرب و شرق داشتم و
کشورهای پیشرو در این زمینه نیم نگاهی داشته و سعی نمودم در این سلسله بحث ها طرح نویی با توجه به عملکرد بانکهای پیشرو در کلاس جهانی نیم نگاهی داشته باشم.
برای برگزاری جلسات حرفه‌ای و موثر در بانک‌ها که دارای پیچیدگی‌ها و تخصص‌های خاص است، نیاز به رعایت اصول و فنون بسیار ویژه‌ای است که باید هم در سطح جهانی باشند و هم به
بهترین شکل ممکن پیاده‌سازی شوند.
در ادامه، یک مقاله جامع پیرامون اصول و فنون برگزاری جلسات تخصصی بانک‌ها همراه با سرفصل‌های جهانی، چک‌لیست برای هر سرفصل و نمونه‌های موفق
در کلاس جهانی ارائه شده است.
اصول و فنون برگزاری جلسات تخصصی بانک‌ها
۱. برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری
برگزاری جلسات بانکی باید با برنامه‌ریزی دقیق و مشخص آغاز شود. هدف جلسه باید به وضوح تعریف شده و همگی شرکت‌کنندگان از آن آگاه باشند.
سرفصل‌های تخصصی:
- تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت: در جلسات بانکی باید مشخص شود که هدف جلسه رسیدن به چه دستاوردهایی است.
- زمانبندی جلسه: تعیین دقیق زمان شروع و پایان جلسه به همراه تقسیم زمان برای هر موضوع مطرح شده.
- دعوت از افراد کلیدی: تنها افرادی که تصمیم‌گیری‌ها به آنها مربوط می‌شود باید حضور داشته باشند.
- تهیه دستور جلسه (Agenda): دستور جلسه باید پیش از برگزاری در اختیار همه قرار گیرد.
چک لیست:
- آیا اهداف جلسه مشخص و قابل اندازه‌گیری است؟
- آیا زمان جلسه مناسب برای پوشش تمام مباحث تعیین شده است؟
- آیا همه شرکت‌کنندگان به صورت مؤثر مشارکت می‌کنند؟
نمونه جهانی:
بانک HSBC با برگزاری جلسات منظم هفتگی برای تعیین اهداف عملکردی و مالی، توانسته است روند تصمیم‌گیری را بهبود بخشد و این جلسات به شکل ساختاریافته و با تعیین دقیق زمانبندی اجرا می‌شوند.
۲. مدیریت و هدایت جلسه
مدیر جلسه نقش اساسی در هدایت و بهبود کیفیت جلسات بانکی دارد. او باید توانایی مدیریت زمان، تخصیص موضوعات، و پیشگیری از انحراف از موضوعات اصلی را داشته باشد.
سرفصل‌های تخصصی:
- هدایت مباحث به سمت اهداف جلسه: مدیر باید اطمینان حاصل کند که مباحث از مسیر اصلی خارج نمی‌شوند.
- مدیریت زمان: مدیریت موثر زمان برای هر بخش از مباحث.
- تشویق مشارکت فعال: اطمینان از اینکه همه افراد مشارکت دارند و نظرات خود را بیان می‌کنند.
چک لیست:
- آیا مباحث به سمت اهداف هدایت می‌شوند؟
- آیا زمان مناسب برای هر مبحث در نظر گرفته شده است؟
- آیا همه شرکت‌کنندگان فرصتی برای بیان نظرات خود داشته‌اند؟
نمونه جهانی:
در بانک JP Morgan، جلسات مدیریتی به شکلی هدایت می‌شود که هر مبحث به صورت دقیق در چارچوب زمانی خود بررسی می‌شود و از انحراف موضوع جلوگیری می‌شود. این کار به مدیریت زمان بهتر و کارایی بیشتر منجر شده است.
۳. ثبت و پیگیری تصمیمات
ثبت دقیق تصمیمات جلسه و پیگیری آنها از کلیدی‌ترین اصول موفقیت جلسات است.
سرفصل‌های تخصصی:
- ثبت مصوبات و وظایف: هر وظیفه یا تصمیم باید به صورت دقیق مستند شده و مسئولیت هر فرد به وضوح مشخص شود.
- پیگیری نتایج: پس از پایان جلسه، پیگیری‌های لازم برای اجرای تصمیمات انجام گیرد.
چک لیست:
- آیا تمام تصمیمات جلسه ثبت شده‌اند؟
- آیا هر فرد مسئول وظایف خود را دریافت کرده است؟
- آیا زمانبندی پیگیری مشخص است؟
نمونه جهانی:
در بانک Credit Suisse، سیستم‌های دیجیتال برای ثبت و پیگیری تصمیمات جلسات استفاده می‌شود تا اطمینان حاصل شود که هر تصمیم به مرحله اجرا می‌رسد.
۴. استفاده از فناوری‌های نوین
امروزه بسیاری از جلسات بانکی از فناوری‌های جدید مانند ویدئو کنفرانس و نرم‌افزارهای مدیریت جلسه استفاده می‌کنند.
سرفصل‌های تخصصی:
- برگزاری جلسات مجازی: استفاده از نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس برای تسهیل حضور در جلسات از نقاط مختلف.
- استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت جلسه: نرم‌افزارهایی برای مدیریت زمان، ثبت صورت‌جلسات و پیگیری تصمیمات.
چک لیست:
- آیا ابزارهای دیجیتال مناسب برای برگزاری جلسه انتخاب شده‌اند؟
- آیا همه شرکت‌کنندگان به ابزارهای مورد نیاز دسترسی دارند؟
- آیا از فناوری برای ثبت و پیگیری استفاده می‌شود؟
نمونه جهانی:
بانک Deutsche Bank با استفاده از Microsoft Teams و Trello توانسته است جلسات خود را به صورت موثرتر و با بهره‌گیری از فناوری‌های جدید مدیریت کند.
۵. ایجاد فرهنگ بازخورد
در جلسات بانک‌ها، ایجاد فضایی برای بازخورد سازنده اهمیت زیادی دارد. این امر باعث می‌شود کیفیت جلسات در بلندمدت افزایش یابد.
سرفصل‌های تخصصی:
- تشویق به بازخورد سازنده: فرهنگ‌سازی برای بیان نظرات به صورت سازنده.
- جلسات ارزیابی عملکرد جلسات: پس از هر جلسه، ارزیابی کلی از نحوه برگزاری جلسه و نقاط ضعف و قوت آن انجام شود.
چک لیست:
- آیا فضای بازخورد در جلسه ایجاد شده است؟
- آیا از نظرات افراد برای بهبود جلسات استفاده می‌شود؟
نمونه جهانی:
در بانک Barclays، پس از هر جلسه مدیریتی، یک جلسه کوچک ارزیابی برگزار می‌شود تا نقاط قوت و ضعف جلسات شناسایی و برای بهبود آنها اقدام شود.
نتیجه‌گیری
برگزاری جلسات بانکی تخصصی نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، مدیریت زمان و استفاده از فناوری‌های نوین است. جلسات بانکی اگر به درستی برگزار شوند می‌توانند به بهبود عملکرد بانک و افزایش کارایی در تصمیم‌گیری‌ها کمک کنند. با استفاده از تجربیات جهانی و پیاده‌سازی اصول ذکر شده، بانک‌ها می‌توانند به جلساتی با بهره‌وری بالا دست یابند.
منابع
- HSBC Corporate Reports.
- JP Morgan Annual Meetings Documentation.
- Credit Suisse Conference Systems Overview.
- Deutsche Bank Technology Integration Studies.
- Barclays Leadership and Meeting Feedback Systems.
آنچه در دوره دوم ارائه می شود با عنوان چگونه بازخوردها را اصولی تر و حرفه ای تر کنیم؟
بهبود بازخورد در جلسات و محیط‌های کاری می‌تواند به رشد فردی، بهبود عملکرد تیمی و ارتقای فرهنگ سازمانی منجر شود. برای اینکه بازخورد اثربخش‌تر و سازنده‌تر باشد، لازم است
چندین تکنیک و اصول را رعایت کنیم. در ادامه روش‌هایی برای بهبود کیفیت بازخورد ارائه شده است:
۱. ایجاد فضایی برای بازخورد آزاد و سازنده
برای اینکه بازخورد موثر واقع شود، باید فضایی ایجاد کنید که افراد احساس امنیت و راحتی برای بیان نظرات خود داشته باشند. این شامل موارد زیر است:
- فرهنگ باز بودن و شفافیت: افراد باید بدانند که بازخورد بخشی طبیعی از رشد و بهبود است و به عنوان انتقاد مخرب تلقی نمی‌شود.
- تشویق به بیان نظرات: از افراد بخواهید که نظرات و بازخوردهای خود را بیان کنند، حتی اگر مخالف نظر جمعی باشد.
راهکار:
- جلسات بازخورد دوره‌ای برگزار کنید و به صراحت از شرکت‌کنندگان بخواهید که بدون ترس از قضاوت یا سرزنش، نظرات خود را بیان کنند.
۲. مشخص و سازنده بودن بازخورد
بازخورد باید به صورت دقیق و مشخص باشد، نه مبهم و کلی. بازخورد کلی ممکن است به اشتباه تفسیر شود یا مفید نباشد.
راهکار:
- به جای گفتن «عملکرد خوبی نداری»، بگویید: «در جلسه امروز، مشاهده کردم که زمانبندی را رعایت نکردی. بهتر است در جلسات بعدی، زمان اختصاص داده شده برای هر مبحث را دقیق‌تر مدیریت کنیم.»
- از مثال‌های مشخص استفاده کنید تا فرد به وضوح ببیند که در کجا و چگونه باید بهبود یابد.
۳. استفاده از مدل «ساندویچ» (Sandwich Feedback)
این مدل بازخورد یکی از تکنیک‌های معروف برای ارائه بازخورد سازنده است که در آن ابتدا یک نکته مثبت گفته می‌شود، سپس به نکته‌ای برای بهبود اشاره شده و در پایان دوباره به یک نکته مثبت یا تشویقی اشاره می‌شود.
راهکار:
- ابتدا بر نقاط قوت فرد تمرکز کنید: «جلسه امروز را با انگیزه شروع کردی و خیلی خوب پیش رفتی.»
- سپس بازخورد برای بهبود را مطرح کنید: «اما بهتر است به برخی از جزئیات بیشتر توجه کنی، مثلاً در بخش مالی هنوز نیاز به دقت بیشتری هست.»
- دوباره نکته‌ای مثبت و تشویقی بیان کنید: «در کل، کار تو پیشرفت کرده و با چند اصلاح کوچک می‌توانی بهترین عملکرد را داشته باشی.»
۴. زمانبندی مناسب برای ارائه بازخورد
زمان مناسب برای ارائه بازخورد، بلافاصله پس از وقوع یک رویداد مهم است، چرا که اطلاعات هنوز تازه و به‌روز است. با این حال، باید دقت کنید که بازخورد را در زمان و مکانی ارائه دهید که فرد آمادگی لازم را داشته باشد.
راهکار:
- پس از یک جلسه مهم یا پس از انجام یک پروژه، بازخورد فوری ارائه دهید. اما اگر فرد در شرایط مناسبی نیست (مثلاً خسته یا تحت فشار)، زمان بهتری را انتخاب کنید.
۵. گوش دادن به طرف مقابل
بازخورد نباید یک‌طرفه باشد. پس از ارائه بازخورد، به نظرات و دیدگاه‌های فرد مقابل نیز گوش دهید و به آنها اجازه دهید تا دیدگاه خود را بیان کنند.
راهکار:
- پس از ارائه بازخورد بپرسید: «نظرت درباره این موضوع چیست؟» یا «آیا نکته‌ای هست که می‌خواهی اضافه کنی؟»
- با دقت به پاسخ فرد گوش دهید و سعی کنید بر اساس آن بازخورد خود را تنظیم کنید.
۶. تمرکز بر رفتار و عملکرد، نه شخصیت
بازخورد باید به عملکرد و رفتارهای خاصی که قابل تغییر هستند، متمرکز شود و نه شخصیت افراد. بازخوردهایی که به شخصیت فرد حمله می‌کنند، معمولاً منجر به ایجاد تنش و عدم پذیرش می‌شوند.
راهکار:
- به جای گفتن «تو بی‌نظم هستی»، بگویید: «در ارائه امروز چندین مرتبه اطلاعات را جابجا کردی که ممکن است باعث سردرگمی شده باشد.»
۷. ارائه پیشنهادهای عملی برای بهبود
بازخورد تنها زمانی موثر است که شامل راهکارها و پیشنهادات برای بهبود باشد. فرد باید بداند که چگونه می‌تواند مشکلات را برطرف کند.
راهکار:
- پس از بیان نکات قابل بهبود، پیشنهاداتی برای اصلاح ارائه دهید. مثلاً بگویید: «برای بهتر مدیریت کردن زمان در جلسات، می‌توانی از یک چک‌لیست استفاده کنی که همه موارد را پیش از شروع جلسه بررسی کنی.»
۸. پیگیری نتایج بازخورد
بازخورد باید پیگیری شود تا مطمئن شوید که فرد آن را درک کرده و بر اساس آن عمل کرده است. بدون پیگیری، بازخورد ممکن است به سادگی فراموش شود یا اجرایی نشود.
راهکار:
- در جلسات بعدی یا در فرصت‌های مناسب، دوباره به موضوع بازخورد اشاره کنید و بپرسید که چه اقداماتی انجام شده است.
۹. ایجاد بازخورد دوجانبه
بازخورد تنها نباید از سمت مدیر به کارمند باشد، بلکه مدیران هم باید آماده دریافت بازخورد از تیم خود باشند. این موضوع باعث ایجاد حس همکاری و اعتماد در تیم می‌شود.
راهکار:
- از تیم بخواهید تا به شما نیز بازخورد بدهند. این کار به ایجاد فرهنگ بازخورد مثبت در تیم کمک می‌کند.
۱۰. تمرین مهارت‌های ارتباطی
برای بهبود بازخورد، لازم است مهارت‌های ارتباطی همچون همدلی، وضوح در بیان و کنترل احساسات بهبود یابد. این مهارت‌ها کمک می‌کند تا بازخورد به شکلی بهتر و تاثیرگذارتر منتقل شود.
راهکار:
- با تمرین‌های نقش‌بازی (role-playing) یا شرکت در کارگاه‌های مهارت‌های ارتباطی، توانایی خود در ارائه و دریافت بازخورد را تقویت کنید.
نتیجه‌گیری
بازخورد سازنده یکی از کلیدی‌ترین ابزارهای رشد فردی و بهبود عملکرد سازمانی است. با رعایت اصولی همچون شفافیت، تمرکز بر رفتار، ارائه پیشنهادات سازنده و ایجاد فضایی امن برای
بیان نظرات، می‌توان فرآیند بازخورد را بهبود بخشید و به نتایج بهتری دست یافت.
یک نمونه از بازخورد مثبت می‌تواند به این شکل باشد:
مثال:
“علی، می‌خواهم بابت عملکرد عالی‌ات در پروژه اخیر تشکر کنم. توانایی تو در مدیریت تیم و هماهنگی بین اعضا واقعاً چشمگیر بود. من متوجه شدم که چطور با دقت به جزئیات پروژه توجه
داشتی و تلاش کردی تا همه کارها طبق زمانبندی پیش بروند. این رویکردت نه تنها باعث شد پروژه موفقیت‌آمیز باشد، بلکه تیم هم احساس آرامش و انگیزه بیشتری پیدا کرد. توانایی تو در
حل مسائل و ارائه راه‌حل‌های خلاقانه، واقعاً به کیفیت نهایی پروژه کمک کرد. ممنونم بابت همه زحماتت و مشتاقم که در پروژه‌های آینده هم شاهد چنین عملکردی از تو باشم.”
تحلیل:
- شروع با تشکر و قدردانی: “می‌خواهم بابت عملکرد عالی‌ات در پروژه اخیر تشکر کنم.”
- اشاره به نکات مثبت مشخص: “توانایی تو در مدیریت تیم و هماهنگی بین اعضا واقعاً چشمگیر بود.”
- جزئیات درباره تأثیر مثبت فرد: “این رویکردت نه تنها باعث شد پروژه موفقیت‌آمیز باشد، بلکه تیم هم احساس آرامش و انگیزه بیشتری پیدا کرد.”
- خاتمه با انگیزه‌بخشی برای آینده: “مشتاقم که در پروژه‌های آینده هم شاهد چنین عملکردی از تو باشم.”
این نوع بازخورد مثبت باعث تقویت روحیه فرد، افزایش انگیزه و ادامه عملکرد مثبت در آینده می‌شود.
