عناصر ارتباط:
نوشتار اداری پیش از هر چیز، وسیله‌ای ارتباطی در ارتباطات انسانی و ابزار انتقال مفاهیم است. نوشتن نامه نیز همانند ابزارهای زبانی دیگر، وسیله‌ای برای بیان منظور و مقصود هر فرد و ارتباط با سایر افراد است. برای برقراری هر نوع ارتباطی، حضور پنج عنصر الزامی و ضروری است:
- پیام‌دهنده (منبع): برقرارکننده ارتباط که به منظوری خاص مانند درخواست، دستور، گزارش و یا بیان خبری به نگارش نامه و ایجاد ارتباط اقدام می‌کند.
- گیرنده پیام (مخاطب): شخصیت حقیقی یا حقوقی که دریافت‌کننده پیام و مرجع ارتباط است.
- اصل پیام (محتوای پیام): منظور و مقصودی که هدف برقراری ارتباط است و می‌تواند شامل انتقال اطلاعات، درخواست یا ارائه گزارش و خبری باشد.
- وسیله ارتباط: شکل بیان و وسیله انتقال پیام است که می‌تواند به صورت شفاهی، مکتوب و یا ترکیبی باشد.
- اثر پیام (بازخورد): در بسیاری از ارتباطات سازمانی و شخصی، پیام‌دهنده منتظر نتیجه و بازخورد از ارائه پیام خویش است که این نتیجه می‌تواند برای منبع ارتباط قابل پیش‌بینی باشد.
انواع ارتباط:
از نظر کلی، ارتباط به دو شیوه فردی و سازمانی تقسیم می‌شود:
- ارتباط فردی شامل رابطه با خانواده، جامعه و سازمان محل خدمت.
- ارتباط سازمانی نیز به رابطه با مردم، سازمان‌های داخلی و سازمان‌های خارجی تقسیم می‌شود.
از نظر شیوه ارتباط، ارتباطات به دو شیوه حضوری (جلسه، مصاحبه و مذاکره) و غیرحضوری (پیام رادیویی، تلفن، دورنگار، نامه و …) جریان می‌یابند. ارتباطات اداری نیز به دو صورت عمودی (بالا به پایین مانند دستور رئیس به زیردستان، و پایین به بالا مانند گزارش کارمند به رئیس) و افقی (روابط مابین ادارات و بخش‌های مختلف سازمانی) تقسیم می‌شوند.
رعایت سلسله مراتب اداری در ارتباطات عمودی، یکی از مهم‌ترین نکاتی است که در مکاتبات اداری باید لحاظ گردد.
نقش و آثار ارتباطات در انجام امور:
نامه‌های اداری نقش مهمی در جریان امور سازمان ایفا می‌کنند و سرنوشت سازمان از نظر موفقیت یا شکست به نگارش صحیح آن‌ها بستگی دارد. کوچک‌ترین اشتباه در نگارش نامه می‌تواند منجر به از دست رفتن فرصت‌ها و منافع سازمان شود. از طرفی، نگارش دقیق و زیبا می‌تواند به ارتقای مالی، اداری و معنوی سازمان و کارکنان منجر شود.
نقش مکاتبات اداری در امور مختلف به چند دسته تقسیم می‌شود:
- اثرات مالی: برخی از نامه‌های اداری دارای بار مالی هستند و به صورت دستور پرداخت یا عدم پرداخت صادر می‌شوند. تمامی پرداخت‌های مالی باید به صورت مکتوب ثبت شده و با دستور کتبی مدیر مربوطه انجام شود.
- اثرات حقوقی: نامه‌های اداری به‌عنوان سند اداری محسوب می‌شوند و ایجاد الزام و تعهد قانونی می‌کنند. بر اساس ماده 1281 قانون مدنی، سند عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.
- راهنمایی آیندگان برای ادامه امور: مکاتبات اداری به بایگانی و نگهداری می‌شوند و به آیندگان کمک می‌کنند تا از تجربیات گذشته بهره‌برداری کنند.
- تاریخ و قضاوت‌ها: مکتوبات تاریخی به‌عنوان منابع تاریخی مهم به انتقال تاریخ پیشینیان کمک کرده‌اند. این مکتوبات، مانند تاریخ‌نامه‌ها و سفرنامه‌ها، در ثبت و انتقال تاریخ بسیار اهمیت دارند.
