امروز بینهایت مایه سرافرازی است که می توانم ثمره بیست سال تجربه علمی و

عملی خود را در زمینه مدیریت و هدایت  و رهبری جلسات را در قالب راهنمایی های

ساده ولی کاملا حرفه ای،برای مدیران محترم پتروشیمی زاگرس من باب درس پس

دادن ارائه نمایم . امیدوارم این روش های عملیاتی و در عین حال کاملا حرفه ای بتواند روند اداره جلسات را  بصورت منطقی و معنی داری در شرکت شما بهبود و

توسعه دهد و رویه بهره بری را به صورت معنی داری  در مجموعه حرفه ای و خوب شما بهبود ببخشد . انشاالله

امروزه شرکتهای پیشرو در جهان برای آموزش سرمایه های انسانی خود و مخصوصا سرمایه های انسانی خود  سرمایه گذاری گسترده ایی انجام می دهند . امروز

مفتخرم در جمع مدیران لایق و با کفایت پتروشیمی زاگرس در سخت ترین وضعیت آب و هوایی و دمای ۴۲+ سانتیگراد بادی کارگاهی را داشته باشیم که با متقاران

شدن ایام مبارک و فرخنده رمضان به معنویت و غنای آن قطعا افزوده خواهد شد.

شروع کلاس  را با اهمیت بر این مهم آغاز می نمایم که هرگز درک با علم برابر نیست و برای رسیدن به محیط یک تفاهم از درک تا علم  رهبری حرفه ای جلسات

 و بلعکس فاصله بسیار زیادی است ……

آری همه ما بسته به نوع مسئولیت و شغل سازمانی خود بناچار در جلسات متعدد ی شرکت می‌ نمائیم. از شورای شهر تا مجلس شورای اسلامی تا مسجد

محله و یا انجمن اولیاء و مربیان و یا جلسه مذاکره تجاری، جلسه هیئت وزیران، جلسه شورای امنیت، جلسه مجمع عمومی و … . در بسیاری از جلسات بعنوان

عضو رئیس یا سخنران شرکت می‌کنیم فارغ از سمت حضورمان در جلسات امروزه جلسات رکن اصلی زندگی ما را تشکیل می دهند……

برگزاری “جلسات” برای انجام هر فعالیت گروهی و با هدف همفکری، اطلاع رسانی و یا هماهنگ نمودن کارها لازم است. اداره‌ موثر جلسات کاری، مهارتی است

که تاثیر زیادی در پیشرفت گروه دارد. بی‌شک اگر به تجربه‌های خود رجوع کنید، جلسات خوب و موثری را به یاد می‌آورید که بعد از تمام‌ شدن، همه موضوعات به

 

خوبی بررسی شده‌ بودند و هر کس وظیفه‌اش را می‌دانست. همچنین، جلسات خسته‌کننده و بی‌حاصلی را هم به یاد می‌آورید که بعد از صحبت‌ فراوان، ابهام

زیادی باقی ماند، مسئولیت‌های فردی مشخص نشد و یا تصمیمی که لازم بود، گرفته نشد. اصولا یک جلسه‌ موثر، اهداف مشخصی را برآورده ساخته، منجر به

جریانات مثبتی در روند کار شده و در حداقل زمان ممکن برگزار می‌شود.

طی تحقیقات گسترده ای که به عنوان یک مشاور و مدرس کارافرینی داشته و دارم به این نتیجه رسیدم یکی از علل موفق شرکتها ی پیش رو در جهان کنونی از

لین استارتاپ تا استارتاپ تا…. شرکتهای مانند مایکروسافت ال جی و اپل و…. این است که جلسات قانون مند هدفمند و حرفه ای برگزار می کنند این در حالی

است که هر چه یک شرکت حرفه ای تر باشد جلسات حرفه ای تری برگزار می کند و هر چه کمتر حرفه ای و توسعه یافته باشد بار علمی و عملی جلسات

محدودتر و کمتر است.

متاسفانه در وزارتخانه ها تااداره ها و شرکتهای خصوصی و دولتی این معظل بسیار دیده می شود که جلسات هفتگی ماهیانه و و فصلی و یا حتی گروهی،

کم‌بازده و خسته‌کننده و در برخی موارد بسیار عذاب آور می شود اما چر؟

دلایل کسالت آور شدن جلسات ( خلاصه شده)

جلسات غیر حرفه ای متاسفانه تکراری  و باز هم تکراری است

جلسات بسیار ملال آور و در برخی اوقات تهوع آور می شود

جلسات به سمت رفع تکلیف ها و منم منم کردن ها و فقط باری به هر جهت هستند

مقدمه ای به وسعت کل جلسه …

عدم شناخت و تجانس موضوع و اعضاء و مشکلات پیرامون….

مشکلات حاشیه ایی عدم هم خوانی جلسه در ماه مبارک رمضان قبل افطار ایا…

جلساتی که تیری در تاریکی است…

جلساتی که تصمیمات آن مکتوب نمی شود …

جلساتی مسئولیتهای آن غیر شفاف است و یا شناور همه کارها به عهده منشی می ماند مثال…..

چند سال و یا یک سال یا یک فصل و با یک رویه تکراری و دور تسلسل…

چه مراحلی پیش از برگزاری کنفرانس و یاجلسات باید طی شود تهیه وحدت رویه

بصورت تیتر وار در اینجا برای اساتید فقط بازنویسی شده است

تهیه چک لیست سازمانی برای هر قسمت فرایند های جلسات و کنفرانسها

تنظیم دقیق اولویت بندی های ممکن

نوشتن برنامه زمان بندی دقیق با انحراف از مسیر منطقی و زمانی بخاطر داشته باشید جلسات طولانی اثر منفی و بازدارنده دارند و مستمعین را شرطی می کند

مطمئن باشید طول مدت زمان نسبت عکس با کیفیت جلسات دارد به عبارت دیگر با بالا رفتن مدت زمان جلسه  جلسه کیفیت خود را کاملا از دست می دهد و

معمولا پس از ۴۰ دقیقه، اعضا معمولا بی‌حوصله و بی‌دقت و خواب آلود می شوند البته بجز شما مدیران روزه دار عزیز؟

توجه داشته باشید تمام این رفتارهای حرفه ای یکبار انجام می شود و طی زمانهای آتی بهبود و بهسازی خواهد شد پس نگران نباشید

برای مثال:

سعی کنید با بررسی و در یک اطاق فکر به وسعت تمام افرادی که با موضوع برخورد و اصطکاک دارند اهدافی نوشته و لیستی از سرفصلهای جلسه

تهیه نمائید که مطمئنا باید بسیار زیاد باشد و بعد بر اساس اولویت بندی از میان انها بهترین موارد را انتخاب کنید.

مدیرت زمان استفاده از قنون ۲۰-۸۰ اصل پرتو  و… ده راهکار طلائی برای مدیریت زمان

۱- برای مدیریت زمان در جلسات قبل درحین و بعد از کنفرانسها و جلسات  به دنبال جاهایی بگردید که زمان را تلف می‌کنید.

۲- برای هر تلاشی در کنفرانس و جلسهو به منظور مدیریت زمان هدف گذاری کوتاه میان و دراز مدت داشته باشیم..

۳- برنامه‌مدیریت زمان‌ را اجرایی و گسترده کنید در لایه های مشهود و نامشهود کنفرانس و یا جلسات خود

۴- از ابزارهای جدید اندروید یا اپل  به منظور مدیریت زمان استفاده کنید، مانند  outlook   و Any do و….

۵- در برنامه ریزی مدیریت زمان بی‌رحمانه  هر لحظه و لحظه به لحظه اولویت‌ بندی کنید.

۶- برای مدیریت زمان بهتر و بیشتر- به دیگران محول کردن- را یاد بگیرید . Decide To Delegate

۷- عادت بدهید به قرار دادن زمان‌های محدودی در میانه فعالیت‌ها ( نفس خور )

۸- مطمئن بشوید همه چیز مرتب و منظم است. همیشه نظم داشته باشید

۹- وقت‌تان را  برای کنفرانس و جلسه با وسواس هرچه بیشتر طوری تنظیم کنید که اسیر انتظار نشوید.

۱۰- در مسیر مدیریت زمان لطفا و حتما زمانی برای شروع (احوالپرسی و مرور دستورجلسه) و پایان (ارائه جمع‌بندی) درنظر بگیرید.گاهی برای صرفه‌جویی در زمان،

یک مطلب را پیش از جلسه به اعضا ارایه می‌کنیم تا بخوانند.بهتر است یک پیوست‌ حاوی چکیده‌ مختصری از مطلب قبل و مرتبط هم باشد؛ واقع‌بین باشید، اعضا

فرصتی برای مطالعه‌ یک مطلب طولانی اصلا ندارند.مثال لایحه های وکلای دادگستری….

الزامات اساسی برای تشکیل کنفرانس و جلسه …..

دستورالعمل رهبری کنفرانس و جلسات

هدف از تهیه و تدوین دستورالعمل چیست

اصول بنیادین

آنچه مدیران حرفه ای برای برگزاری کنفرانس و جلسات باید بدانند

اجرای مؤثر _ دستور کار

تکنیک‏هایی ویژه برای بهبود و تسریع کار کنفرانسها و جلسات

تفکیک وظائف و شرح عناوین

کاربردتفکر سیستمی  و مهندسی رزلینس در کنفرانسها و جلسات

روال عادی و فوق العاده جلسهدرخواست اطلاعات استعلام رأی مخدوش و جداگانه

چارت جلسات ،شروع، مقدمه، بحث، رای گیری نتیجه صورتجلسه برنامه ریزی جلسات بعدی
.
آداب انواع کنفرانسها و جلسات مجازی و تلفنی و ….

بایدها و نبایدهای حرفه ایی در زمینه تشکیل و برگزاری کنفرانسها و جلسات

منابع  و رفرانسهای پیشنهادی