مدیریت زمان به روشها نوین

پنج شاخص اهداف SMART

پس از تعیین اهداف بر مبنای شاخص های پنچگانه SMART باید اهداف را به صورت کامل و با ذکر تمامی جزئیات مکتوب نمودبه صورتیکه اگر فرد دیگری آن را بخواند بتواند به خوبی اهداف را با تمامی جزئیاتش تشریح نماید. این کار باعث افزایش آگاهی فرد نسبت به اهداف می شود، اگر فردی نسبت به اهداف خود آگاهی نداشته باشد هر موضوعی می تواند به راحتی او را از مسیر تحقق اهدافش منحرف سازد. در داستان آلیس در سرزمین عجایب، زمانیکه آلیس از گربه می پرسد که از کدام طرف برود، گربه پاسخ می دهد: کجا می خواهی بروی، آلیس در جواب می گوید: نمی دانم! و گربه به او می گوید: پس مهم نیست که از کدام راه بروی، از هر راهی که دوست داری برو!

هدف های بلندمدت، میان مدت و کوتاه مدت

اهداف را بر اساس بازه زمانی دستیابی به آنها ، می توان به سه دسته اهداف بلند مدت، اهداف میان مدت و اهداف کوتاه مدت تقسیم بندی نمود. اهداف کوتاه مدت معمولا در بازه زمانی یک هفته تا یک ماه قابل تعریف می باشند و اهداف میان مدت در فاصله زمانی یک ماه تا شش ماه تنظیم می شوند و برای اهداف بلند مدت مبنای زمانی بیش از شش ماه را می توان در نظر گرفت، که با توجه به نوع هدف تعیین شده می تواند تا چندین سال نیز تعریف شود.

در این تقسیم بندی، برای رسیدن به اهداف بلند مدت آنها را به اجزای کوچکتری با بازه زمانی میان مدت می توان تقسیم نمود و برای اهداف میان مدت نیز آنها را به اهداف کوچکتری با فاصله زمانی کوتاه مدت تقسیم بندی نمود. سپس برنامه زمانبندی شده را با توجه به اهداف کوتاه مدت تنظیم نمود تا در نهایت بتوان به اهداف بلند مدت دست یافت.  نقش اهداف بلند مدت برای فرد ترسیم کننده چشم اندازی از آینده می باشد که به نوعی همانند یک نقشه راه عمل می کند و اهداف کوتاه در این بین، نقش انگیزاننده برای تلاش های روزانه خواهند داشت

خوب حالا که با هدف و هدفگزاری آشنا شدیم هدف خود را ترسیم می کنیم آموزش یادگیری و انتقال دانش مدیریت زمان مدیریت زمان هرچند ساده و پیش پا افتاده به نظر می رسد اما در عینحال بسیار پیچیده است در این قسمت هم به مبانی مدیریت زمان می پردازم و تکنیکهای مختلف آنرا با هم مرور خواهیم نمود:

قانون پارکینسون

قانون پارکینسون (Parkinson’s Law) در سال ۱۹۵۸, توسط سی نورتکوت پارکینسون (C. Northcote Parkinson), مورخ و نویسنده انگلیسی مطرح شد. وی در کتابی تحت عنوان قانون پارکینسون و دستیابی به پیشرفت (Parkinson’s Law Or the Pursuit of Progress) که در خصوص رفتار انسان نوشته شده بود, به این موضوع اشاره می کند که هرفعالیتی با توجه به زمان در نظر گرفته شده برای آن به طول خواهد انجامید و این زمان هیچ ارتباطی به ماهیت آن فعالیت نخواهد داشت. به عنوان مثال اگر برای اجرای فعالیتی دو هفته در نظر گرفت شود, آن فعالیت کل زمان دو هفته را به خود اختصاص می دهد تا تکمیل گردد, حال اگر برای انجام همان فعالیت مدت یک هفته در نظر گرفته شود باز هم تفاوتی نخواهد کرد و در مدت تائین شده به اتمام می رسد. البته قانون پارکینسون فقط مختص به مباحث مدیریت زمان نبوده و در مباحث دیگر مدیریت و اقتصاد نیز تعمیم داده شده که می توان به موارد ذیل اشاره نمود:

• روسا تمایل به داشتن مرئوسان بیشتری دارند, در نتیجه موجب افزایش کارهای تکراری و بوروکراسی می شود.
• هرچه میزان کارمندان بیشتر شود, به همان میزان زمان بیکاری آنان نیز افزایش می یابد.
• مدت زمانیکه برای هر یک از موضوعات صورت جلسه وقت صرف می شود, با میزان اهمیت آن موضوع رابطه معکوس دارد.
• هزینه ها تا زمانیکه با درآمد ها یکسان نشوند, افزایش می یابند.

افزایش بهره وری با قانون پارکینسون

اکثر افراد برای انجام هر فعالیتی, زمانی بیش از حد نیاز در نظر می گیرند. در واقع با این روش خیال خود را از انجام آن فعالیت در مدت زمان در نظر گرفته شده, آسوده می کنند که با کمبود زمان روبرو نخواهند شد. البته در برخی موارد عدم آگاهی از مدت زمان لازم برای انجام هر فعالیت نیز باعث می شود تا مدت زمان برآورد شده بیش از حد نیاز باشد. حال می توان با آگاهی از این موضوع و قانون پارکینسون, نحوه انجام فعالیت ها را به گونه ای برنامه ریزی نمود که اجرای صحیح و بی نقص آنها در کوتاه ترین زمان ممکن صورت پذیرد. برای این منظور از روشی که در مقاله ای در وب سایت Life Hack, چگونه از قانون پارکینسون به نفع خود استفاده کنیم, منتشر شده است می توان استفاده نمود

در این روش, ابتدا باید فهرستی از فعالیت های روزانه تهیه نمود و آنها را با توجه به مدت زمان مورد نیاز برای انجام هر فعالیت تقسیم بندی نمود. سپس برای هر فعالیت, نصف مدت زمان در نظر گرفته شده را اختصاص داد و به این مدت زمان پایبند بود همانند تعریف ضرب الاجل (Dead Line) برای اتمام در موئد مقرر. آن دسته از فعالیت های که در مدت تعریف شده, قابل اتمام نبودن را مجدد زمان بندی نمود و اجرا کرد. با این روش مدت زمان بهینه برای اجرای هر فعالیت پس از مدتی مشخص خواهد ش

 پومودورو یا تکنیک پومودورو

یکی از روش‌های مدیریت زمان، ابداع‌شده توسط فرانچسکو سیریلو است. بر طبق این روش بهترین تکهٔ زمانی برای کارکردن ۲۵ دقیقه است که برابر است با مدت زمان لازم برای درست‌کردن سس پومودورو که یک سس گوجه‌فرنگی سنتی ایتالیایی است. فرد پس از ۲۵ دقیقه کار باید برای مدت کوتاهی مثلاً ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کند.تکنیک پومودورو که فرانچسکو طراح آن است، بسیار شبیه سیستم ‏TIME BOXING‏ است. در روش ‏TIME BOXING‏ شما یک زمان مشخص را در نظر می گیرید (معمولاً از ۲۰دقیقه تا یک ساعت) و در آن موقع فقط و فقط یک کار خاص را انجام می دهید. وقتی زمان به پایان رسید، می توانید یک “‏TIME BOX‏” دیگر برای آن کار صرف کنید یا اینکه کار دیگری را انتخاب کنید.‏

در این فن، هر بازهٔ زمانی ۲۵ دقیقه‌ای یک پومودورو نامیده می‌شود و پس از هر چهار پومودورو یک استراحت طولانی‌تر ۱۵ تا ۲۰ دقیقه‌ای وجود دارد.

سیریلو که یک نوآور و کارگشا در زمینهٔ فنون بهبود فرایند شناخته می‌شود این فن را در اواخر دههٔ ۱۹۸۰ میلادی به دنبال تحقیقات در زمینهٔ بهبود عادت‌های مطالعهٔ خودش معرفی کرد. مفاهیم به کار رفته در این روش مشابه فنون جعبه‌بندی زمان و توسعهٔ مکرر و فزاینده در زمینهٔ طراحی نرم‌افزار است. ایدهٔ اصلی این روش این است که استراحت‌های مکرر می‌تواند به چابکی ذهن کمک کند.

در این فن و تکنیک شش اصل و مرحله وجود دارد:

1. انتخاب کاری که باید انجام شود.
2. تنظیم زمان‌سنج که بصورت سنتی ۲۵ دقیقه است.
3. کار بر روی تکلیف تا زمانی که زمان‌سنج به زنگ درآید. اگر حواس‌پرتی گوناگون به سراغتان آمد آن را یادداشت کنید و سریعا به ادامه تکلیف بازگردید.
4. وقتی که زمان‌سنج به زنگ درآمد، علامت تیک را بر کاغذی یادداشت کنید
5. اگر شما کمتر از چهار علامت تیک بر روی کاغذتان دارید، استراحتی کوتاه ۳ تا ۵ دقیقه‌ای کنید و به مرحله اول بازگردید.
6. اگر تعداد علامت‌های تیک‌دار روی کاغذتان به بیش از چهار رسیده، استراحتی ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای را در پیش گرفته و لیست علامت‌های تیک‌دارتان را پاک کنید، سپس به مرحله اول بازگردیدو مارا هم از نظرات خود بینصیب نفرمائید.

برنامه ریزی و سازماندهی جزء مهارت های لازم و ضروری در زندگی می باشد که پس از تعیین اهداف مورد استفاده قرار می گیرد، اگر افراد به درستی نتوانند برنامه ریزی صحیح و درست داشته باشند ممکن است یا کارهای را انجام دهند که انجام آنها لزومی نداشته است و یا اینکه نتوانند کارها و فعالیت های لازم و ضروری را در در زمان مناسب انجام دهند و فرصت های پیش روی خود را از دست بدهند. به طوری کلی می توان برنامه ریزی را مجموعه ای از فعالیت های منظم و مرتبط با هم دانست که برای رسیدن به اهداف تایین شده ای در زمان مشخص باید صورت پذیرد.

برنامه ریزی صحیح و ارتباط آن با سازماندهی

پس از برنامه ریزی درست و صحیح باید بتوان شرایط را به خوبی سازماندهی نمود، در واقع برنامه ریزی و سازماندهی فعالیت های مکمل یکدیگر می باشند و بدون نظارت و سازماندهی هیچ سیستمی نمی تواند به ظرفیت های حداکثری خود دست پیدا کند.

سازماندهی را می توان شامل اقداماتی دانست که برای هم سوی فعالیت ها با اهداف برنامه ریزی شده باید انجام پذیرد. برای برنامه ریزی صحیح و درست باید در ابتدا اهداف را تعیین نمود و سپس فعالیت های لازم جهت رسیدن به این اهداف را مشخص نمود. به طور کلی مراحل لازم برای یک برنامه ریزی صحیح عبارتند از :

• تعیین اهداف با توجه به شاخص
• تعیین فعالیت های و ترتیب اجرای آنها برای رسیدن به اهداف
• تعیین نمودن زمان شروع و پایان هر فعالیت
• تعیین نمودن منابع لازم و امکانات ضروری

برنامه ریزی چیست

موفقیت یک برنامه، نیازمند برنامه ریزی درست و اجرای صحیح آن می باشد. برای آنکه بتوان تعیین نمود یک برنامه به درستی اجرا شده است یا خیر باید نحوه اجرای آن کنترل شود و بر روی آن نظارت صورت پذیرد، در واقع نظارت و کنترل تعیین کننده آن می باشند که آیا فعالیت ها در جهت و هم سوی اهداف مشخص شده قرار دارند یا خیر؟ به صورت خلاصه فعالیت ها و مراحل اساسی سازماندهی عبارتند از:

• سنجش نتایج بدست آمده
• تعریف شاخص های برای اندازه گیری میزان هر فعالیت
• تعیین میزان انحراف و دلایل آن
• انجام فعالیت های اصلاحی

نمودار گانت ابرازی موثر برای برنامه ریزی

یکی از ابزارهای موثر جهت برنامه ریزی و سازماندهی، استفاده از نمودار گانت می باشد. در این نمودار فهرست فعالیت ها از بالا به پایین به صورت سطرهای جدول نوشته می شود و سپس جریان زمان نیز از راست به چپ به صورت ستون های جدول کامل می شود و در نهایت زمان هر فعالیت به صورت میله ای متناسب با مدت آن رسم می شود. پس از تکمیل نمودار گانت، به راحتی می توان ترتیب انجام فعالیت ها و زمان شروع و پایان هر فعالیت را به خوبی مشخص نمود.

نمودار گانت

در واقع نمودار گانت نمایشی از میزان پیشرفت فعالیت ها بر اساس زمان تعیین شده، ارائه می دهد. زمان تعیین شده در این نمودار می تواند به صورت مطلق و یا به صورت نسبی بر اساس زمان آغاز اولین فعالیت تعریف شود. نحوه ترسیم میله هر فعالیت نیز می تواند به دو صورت انجام شود. برای برخی فعالیت ها الزام تکمیل فعالیت قبل از آن وجود دارد و برای برخی دیگر می توان فعالیت ها به صورت موازی با یکدیگر انجام شوند. نمودار گانت به خاطر سادگی که دارد جزء محبوب ترین روش های برنامه ریزی محسوب می شود

پومودورو بر یک ایده اصلی استوار است:

اینکه انسان نمی‌تواند به صورت پیوسته و برای مدت طولانی، تمرکز ذهنی و توان فیزیکی خود را بر روی یک موضوع یا یک هدف مشخص حفظ کند.بنابراین، بر اساس تکنیک پومودور به شما پیشنهاد می‌شود که پس از مدتی تمرکز مطلق بر روی یک موضوع، به خودتان کمی استراحت اجباری بدهید و سپس مجدداً انجام آن کار یا فکر کردن به آن موضوع را ادامه دهید با این روش تمرکز و قدرت رفتاری و تحلیلی و عملکرد شم بسیار افزایش خواهد یافت.

این روش مدیریت زمان به دلایلی زیر بسیار محبوب و منحصر به فرد است :

1. شما با زمان کار می‌کنید و نه در برابر زمان
2. دچار خستگی مفرط ناشی از کارهای پیوسته و پشت سر هم نخواهید شد
3. بر روی کار خود به خوبی متمرکز می‌مانید
4. تعادل خوبی بین کار و زندگی برقرار می‌کنید

اصول اولیه تکنیک پومودورو

یک کار را انتخاب کنید.‏

تایمر خود را روی ۲۵دقیقه نظیم کنید (هر ۲۵ دقیقه یک “پومودورو” گفته می شود).‏

شروع به کار کنید تا اینکه زنگ تایمر به صدا درآید و سپس روی کاغذتان کنار آن کار یک ‏X‏ بگذارید.‏

به خودتان پنج دقیقه زنگ تفریح بدهید.‏

وقتی پنج دقیقه تمام شد تا زمانی که کارتان تمام شود، پشت سر هم پومودورو به پومودورو به کارتان ادامه دهید. وقتی کارتان به پایان رسید، می توانید آن کار را از لیستتان حذف کنید. سپس به سراغ کار بعد بروید.‏

بعد از چهار پومودورو، یک زنگ تفریح طولانی تر به خود بدهید (۱۵ تا ۳۰ دقیقه)

انجام تکنیک پومودورو  اصلا چه مزایایی دارد ؟

با اجرای موفقیت آمیز تکنیک پومودورو  ، بهبود های زیادی  در کار و زندگی کسب خواهید نمود . این تکنیک را به عنوان یکی از عادت های خوب خود تبدیل کنید .

تعدادی از فواید این تکنیک :

• افزایش بهره وری
• افزایش کیفیت و کمیت کاری
• مدیریت بهتر زمان
• تقویت تمرکز و انگیزه
• قابلیت  حفظ شادابی  در طول یک روز کاری

پنج مرحله اصلی پومودورو

برای انجام تکنیک پومودورو، پنج مرحله را باید در نظر داشت :‏

1. در آغاز هر روز برنامه ریزی کنید. فهرستی از کارهایی را که قصد دارید در آن روز انجام دهید، در لیست کارهایی که باید انجام شوند بنویسید.‏
2. در طول روز، بر کارهایتان نظارت کنید. ببینید برای چه کارهایی وقت خود را صرف می کنید و اتمام هر کار چقدر زمان می برد.‏
3. در پایان هر روز، نتایج را ثبت کنید. برای خودتان یک بایگانی درست کنید تا بتوانید بفهمید وقتتان را چگونه صرف می کنید.‏
4. هر روز در پایان، وقتی را برای بررسی اختصاص دهید تا اطلاعات خام را به دریافت ها و مشاهدات تبدیل کنید.‏
5. چگونگی صرف وقتتان را بازبینی کنید و تصمیم بگیرید چطور می توانید بهتر زمان بندی کنید.‏

موارد مورد نیاز برای ‏انجام پومودورو

تایمر آشپزخانه (می توانید از نرم افزارهای کامپیوتری یا نرم افزار های موجود برای موبایل هم استفاده کنید).‏

مداد

برگه کارهایی که باید انجام شوند

برگه لیست فعالیت ها

برگه ثبت کارها (مراحل “ثبت”، “بررسی” و “بازبینی” در این برگه صورت می گیرند).‏

قوانین اساسی در تکنیک پومودورو

برای به کار بستن تکنیک پومودورو، باید از این قوانین پیروی کنید:‏

یک پومودورو تقسیم پذیر نیست (همیشه ۲۵ دقیقه است).‏

اگر یک پومودورو را شروع کردید اما حواستان پرت شد و مشغول کار دیگری شدید، آن پومودورو محسوب نمی شود و نمی توانید کنار آن ‏X‏ بزنید. ‏

اگر قبل از ۲۵ دقیقه کارتان تمام شد، به بازبینی همان کار ادامه دهید تا زنگ به صدا درآید. ‏

اگر کاری را در پنج دقیقه یا کمتر تمام کردید و بازبینی آن ارزش وقت گذاری نداشت، آن را یک پومودورو حساب نکنید.‏

وقتی تایمر به صدا درآمد، حتی اگر فکر کردید یکی، دو دقیقه دیگر کار تمام می شود، دست از کار بکشید.‏

در زنگ تفریح پنج دقیقه ای تان، سعی کنید یک کار خوب برای خودتان انجام دهید؛ مثلاً کمی آب بنوشید، حرکات کششی انجام دهید، چشم هایتان را ببندید و… این زنگ تفریح های کوتاه اجازه می دهند ذهنتان از کاری که مشغول به آن بودید رها شود و آنچه یاد گرفته اید برایتان جا بیفتد. همچنین موجب می شوند ذهنتان باز شود و برای پومودوروی بعد آماده شوید.‏

اگر کاری بیشتر از پنج تا هفت پومودورو طول کشید، آن را به قسمت های کوچک تر تقسیم کنید؛ به عنوان مثال، اگر در لیست کارهایی که باید انجام شوند نوشته اید “مقاله نوشتن” و برای این کار بیشتر از پنج تا هفت پومودورو لازم است، آن را به این صورت تقسیم کنید: انجام تحقیق برای نوشتن مقاله، نوشتن خلاصه رئوس مطالب، نوشتن پیش نویس، پاک نویس کردن، ویرایش و غلط گیری مقاله.‏

اگر کاری کمتر از یک پومودورو وقت نیاز دارد، کارهای کوچک دیگری را پیدا کنید و همه را در یک پومودورو بگنجانید.‏

وقتی یک پومودورو شروع می شود، باید تا زمانی که زنگ به صدا درمی آید روی آن کار تمرکز کنید. با این کار شما خود را عادت می دهید که به مدت ۲۵ دقیقه در یک زمان تمرکز کنید و به کار بپردازید.‏

در زنگ تفریح های طولانی تر، می توانید برای خودتان چای یا قهوه درست کنید، پیام های تلفنتان را گوش کنید، ای میل هایتان را چک کنید و… .‏

همچنین، از زنگ تفریح های طولانی تر برای تمرکز مجدد استفاده کنید. از خودتان بپرسید آیا دو ساعت گذشته را با موفقیت سپری کرده اید؟ اگر این طور نبود، سراغ لیست کارهایتان بروید و دوباره خودتان را به انجام آن کار مجبور کنید. ‏

با وقفه ها چه کار کنیم؟ ‏

وقفه ها، هم می توانند درونی باشند و هم بیرونی. با آنها به این ترتیب باید کنار بیاییم: ‏

وقفه های درونی

وقفه های درونی آنهایی هستند که از خودتان نشأت می گیرند؛ به طور مثال مجبور می شوید فوراً ای میل تان را چک کنید، یا دنبال مطلبی که ذهنتان را مشغول کرده در اینترنت بگردید، یادتان می آید باید به یک نفر زنگ بزنید، تصمیم می گیرید میز تحریرتان را مرتب کنید و… .‏

هرگاه فوریتی پیش آمد که مجبور شدید حواستان را از کاری که در دست داشتید منحرف کنید، روی برگه ای که پومودوروهای تان را ثبت می کنید یک () بگذارید. سپس یکی از این دو کار را انجام دهید:‏

اگر واقعاً لازم است آن کار را همان روز انجام دهید، آن را در لیست کارهایی که باید انجام شوند، در ستون “برنامه ریزی نشده و فوری” بنویسید.‏

اگر کاری است که به راحتی می توانید روز دیگری انجام دهید، آن را در برگه لیست فعالیت ها بنویسید.‏

وقتی که این کار را انجام دادید، به سراغ کاری که انجام می دادید بروید و تا موقعی که زنگ به صدا درآید، ادامه دهید. اگر کاری را در ستون فوری قرار داده اید که باید آن را همان روز انجام دهید احتمالاً به ضرر کار دیگری خواهد بود که از قبل برنامه ریزی کرده بودید.‏

وقفه های بیرونی

وقفه های بیرونی وقتی به وجود می آیند که مثلاً تلفن زنگ می زند، کسی در می زند، یک همکار وارد اتاقتان می شود و… . وقتی این وقفه ها ایجاد می شوند، یک (-) روی برگه ثبت پومودوروهایتان بگذارید.‏

در مورد وقفه های بیرونی از روش “اطلاع دادن، عبور کردن و اتخاذ تدبیر” استفاده کنید. به این معنی که به آن فرد اطلاع دهید که در حال انجام کاری هستید و به سرعت برای دوباره برنامه ریزی کردن وقفه ایجاد شده، از آن عبور کنید. سپس از همان روشی که در مورد وقفه های درونی بیان شد، استفاده کنید و در پایان کار، یادتان نرود که سراغ آن فرد بروید.‏

ثبت، بررسی و بازبینی

چگونگی استفاده از وقتتان را بهبود ببخشید

آنچه بر آن نظارت کرده و ثبت می کنید بستگی به آن دارد که چه چیزی را می خواهید دریافت و مشاهده کنید و چه نوع گزارش هایی را تهیه کنید. انتخابی که دارید این است که برای خود هدفی تعیین کنید تا بتوانید به طور صحیح تصمیم بگیرید که برای انجام فعالیت هایی که به طور معمول انجام می دهید، چقدر زمان نیاز دارید. چند پومودورو لازم است تا:‏

‏… تحقیقات انجام شود؟‏

‏… خلاصه رئوس مطالب نوشته شود؟‏

‏… پیش نویس مطالب نوشته شود؟‏

‏… مطالب پاک نویس شود؟‏

و در آخر، چند پومودورو لازم است تا مقاله، ویرایش و غلط گیری شود؟

وقتی که متوجه شدید که برای هر کدام از این کارها چقدر زمان نیاز دارید، می توانید سعی کنید در آن زمان ها، نتایج بهتری بگیرید. احتمالاً پس از اینکه نتایج خود را بررسی کنید، متوجه خواهید شد که برای انجام تحقیق به منظور نوشتن مقاله، زمان زیادی لازم دارید. شما می توانید هدفی را برای خودتان تعیین کنید که وقت کمتری را به تحقیق اختصاص دهید و راه هایی را به این منظور پیدا کنید.‏

انتخاب دیگری که دارید این است که برای خودتان قوانین واضحی وضع کنید؛ مانند اینکه “من برای تحقیق در مورد نوشتن مقاله، دو پومودورو وقت می گذارم و با هر اطلاعاتی که در آن مرحله داشته باشم، مقاله را می نویسم”.‏

علاوه بر این، وقتی کارهای انجام شده تان را بازبینی می کنید، متوجه خواهید شد که وقتتان را روی کارهایی که آن قدرها هم برایتان اهمیت ندارند می گذارید و از کارهایی که شما را به اهداف بلندمدت تان نزدیک می کنند، غافل هستید همچنین به این موضوع پی خواهید برد که وقتتان را به کارهایی اختصاص می دهید که اهمیت دارند اما هنگام برنامه ریزی برای روزتان، آنها را در نظر نگرفته بودید. این موضوع، سرنخ های ارزشمندی را به شما می دهد تا بتوانید ببینید وقتتان کجا می رود یا کجا تلف می شود.

تکنیک GTD-

تکنیک GTD که در واقع اختصاری برای عبارت Getting Things Done می باشد، از جمله شناخته شده ترین روش های مدیریت زمان است. ساختار اصلی این روش بر این اساس قرار دارد، که برای مدیریت بهتر زمان ابتدا باید تمامی کارهای را ثبت نمود، با این روش ذهن از یادآوری آنکه چه کاری را باید انجام دهد رها شده و بهتر می تواند بر روی کارهای ثبت شده تمرکز نماید.

تکنیک GTD را در یک تفسیر کلی می توان نوعی نگاه و تفکر سیستمی دانست، که بر مبنای عملکرد ثبت، کنترل و دریافت اطلاعات طراحی شده است و بر خلاف دیگر روش های مدیریت زمان، که در آنها اولیت بندی محور اصلی عملکرد قرار دارد، بناء شده است.

تکنیک GTD چگونه قابل اجرا می باشد

روش GTD اولین بار توسط دیوید آلن در سال ۱۹۸۰ برای افزایش بهره وری و برنامه ریزی مدیران شرکت لاکهید که در حوزه نظامی و فضایی فعالیت می نمودند، مطرح گردید. آلن در کتاب خود، تحت عنوان کارها را انجام بده (Getting Things Done) مراحل اصلی این روش را در پنج بخش تقسیم بندی می نماید.

• جمع آوری تمام مواردی موجود در ذهن، که می تواند کارهای مربوط به امور روزانه و یا مربوط به فعالیت های شغلی باشد.
• بررسی آنکه هر یک از کارها دقیقا نیازمند انجام چه مواردی می باشد.
• سازمان دهی کارها و مشخص نمودن آنکه نتیجه انجام هر یک از موارد چه چیزی خواهد بود.
• بازبینی و تصمیم گیری برای آنکه کدام کار قرار است ابتدا انجام شود.
• اجرا و اتمام کار انتخاب شده به صورت کامل.

برای عملکرد بهتر در این روش، بهتر است شب قبل کارهای روز آینده مشخص شوند، همچنین در طول روز هر کاری که قرار به انجام آن است ابتدا ثبت شده و پس از بررسی در زمان مناسب اجرا شود. استفاده از یک تقویم برای ثبت فعالیت های روزانه و استفاده از یک قالب از پیش طراحی شده برای فعالیت های تکراری نیز باعث سرعت بخشیدن در این روش خواهد شد.

دیوید آلن معتقد است، سیستم به یادآوری ذهن انسان ناکار آمد است و به ندرت می تواند به یاد آورد که در حال حاضر دقیقا چه کاری را باید انجام دهد. او عنوان می کند، زمانیکه تمامی کارهای روزانه ثبت می شوند، به عنوان یک حافظه خارجی به فرد کمک می کند تا مطمئن باشد که چه کاری را در آن لحظه باید انجام دهد. به عبارتی دیگر، تمامی موانع ذهنی زمانی ایجاد می شوند، که فرد نقشه مناسب و کافی از کارهای روزانه خود به همراه ندارد

مدیریت زمان به روایت اتینن گاربوگلی:

 

۱_استفاده از زمان طبق اولویت بندی.

شما همیشه برای انجام کاری زمان دارید.اما باید برای اولویت هایتان زمان بیشتری صرف کنید.

اگر کاری را در زمان خودش انجام ندادید،ممکن است در تقسیم زمان برای اولویت هایتان اشتباه کرده باشید و یا ممکن از انجام آن کار لذت کافی را نبرده باشید.

۲_روزها زود تر از آنچه توقع دارید میگذرند.به فکر مدیریت آن باشید.

شما باید هر کاری را در زمان خودش انجام دهید.

دیوید هینمر میگوید:برای جلوگیری از اتلاف وقت و عملی شدن برنامتان،۴ الی ۵ ساعت آینده را برنامه ریزی کنید.

۳_هنگامی که حوصله دارید بیشتر کار کنید.و هنگامی که حوصله ندارید سعی کنید آرامش پیدا کنید.

ممکن است بعضی روزها وجود داشته باشد که شما کاملا حوصله انجام کاری را داشته باشید و حتی قادر به انجام ۱۲ ساعت کار فوقالعاده باشید.شما باید در راستای مدیریت زمان برای آینده از این فرصت استفاده کنید.

همچنین ممکن است بعضی روزها اصلا حوصله انجام کاری را نداشته باشید.بهتر است در این مواقع سعی به بدست آوردن آرامش کنید.

۴_هرگز چند کار را باهم انجام ندهید.

انجام چند کار به طور همزمان،قاتل تمرکزتان است. با از دست دادن تمرکز بر روی یک کار،لازم میشود زمان بیشتری را برای انجام کار بگذارید و به این ترتیب شما مدیریت زمان را از دست میدهید.همچنین مطالعات نشان میدهد که مغز،انرژی انجام کارها را ،به صورت جداگانه بر روی هر کار تقسیم میکند و انجام چند کار به طور همزمان بر روی موضوعات مختلف سبب خستگی مغز میشود.

۵_محدود کردن زمان انجام کارها.

اغلب ما هنگامی که زمان محدودی برای انجام کاری داریم، دقت و تمرکز بیشتری داریم.با محدود کردن زمان انجام کارها،هم تمرکز خود را بالا برده اید و هم مدیریت زمان را میتوانید اجرا کنید.

۶_انجام کارهای مهم.

برای استفاده بهتر از زمان و مدیریت آن ابتدا کارهایی که ارزش بالا تری دارند را انجام دهید.

به عنوان مثال وقت خود را صرف پاسخ گویی به ایمیل هایی که از اهمیت بالاتری برخوردارند کنید.

۷_پرهیز از کار تکراری.

تکرار کاری که قبلا آنرا انجام داده اید،زمان شما را هدر میدهد.شما باید با یک برنامه دقیق و جامع،با انجام کامل کارها داشته باشید تا زمان را مدیریت کنید.

جنرال جورج پاتون گفته :یک برنامه خوب برای امروز،بهتر از یک برنامه فوقالعاده برای هفته آینده است.

۸_کار بیشتر به معنی سازندگی و بهره وری بیشتر نیست.

 از زمان های محدود برای ایجاد فرصت استفاده کنید.

این فکر بچه گانه که نشستن بیشتر پشت میز کاریتان،سازندگی شما را نیز بیشتر میکند از سرتان بیرون کنید.هر کاری که باعث میشود تا شما کارتان را با حداکثر سازندگی زود تر تمام کنید انجام دهید تا برای خود زمان ایجاد کنید.

۹_انجام با تدبیر کارها برای افزایش سازندگی.

به طور ایده آل شما میتوانید با اتخاذ بهترین تصمیم کارتان را پیش ببرید.

اما اگر شما در حال انجام کاری،روش خود را عوض کنید و تصمیمی دیگر بگیرید،سرعت خود را گرفته اید و زمان را هدر میدهید.

فکر کردن قبل از انجام هر کاری،در مدیریت زمان نقش بسیار زیادی دارد.

۱۰_سازماندهی ملاقات های مهم در اوایل روز.

اگر شما یک قرار مهم دارید آنرا برای اوایل روز تنظیم کنید.

زیرا در ابتدای روز ذهن شما از اضطراب به دور است و نگرانی کمتری احساس میکنید .

با تنظیم ملاقات در اوایل روز،شما زمان انجام کارها را در دست می گیرید و مدیریت زمانی خود را دقیق تر ادامه میدهید.

۱۱_برنامه ریزی برای ملاقات و ارتباطات بوسیله ایمیل یا حتی تماس ویدئویی.

ایجاد برنامه برای ملاقات غیر حضوری تجدید حیاتی در زمان شما محسوب میشود که باید از آن بهترین استفاده را کنید.

۱۲_طفره رفتن از کار،موجب ایجاد تعلل میشود.

فرانچسکو سیریلو میگوید،

طفره رفتن از کار تعلل در کار را به همراه دارد.این تعلل همان هدر رفتن وقت شما میباشد.

هنگام کارهای سخت،به جای طفره رفتن از انجام کار،برای خود بازه زمانی کاری و بازه زمانی استراحت تعیین کنید.

۱۳_تقسیم کارهای بزرگ به کارهای کوچک.

با این کار،سرعت شما در انجام کار بیشتر میشود و میتواند در زمان خود به نوعی صرفه جویی کنید.به عنوان مثال:

سابان آلابامان که یک مربی فوتبال است،فلسفه موفقیت خود را اینگونه گفته است که به جای خواستن قهرمانی در رقابت از بازیکنانش،از آنها میخواهد تا تمرکز خود را بر روی آنچه در زمان حال در روبرویشان است بگذارند .یعنی تمرکزشان به پیروزی در بازی مستقیم باشند

۱۴_هرگز اهمیت هیچ دو کاری را یکسان در نظر نگیرید.

با توجه به اهمیت کارها،برای خود اولویت بندی کنید و طبق آن پیش بروید.

یک لیست از کارهایی که روزانه باید انجام دهید تهیه کنید.این کار در پیشروی برنامه تان تاثیر زیادی دارد و در مدیریت بهتر زمان کمکتان میکند.

۱۵_شناخت کاری که به انجام شدنش،نیاز دارید

برای کمک به اجرای اولویت هایتان،این کار بسیار موثر است.

به کارهایی که در مقابل شما هستند فکر کنید،طبق نیازتان تمرکز و انرژیتان را بر روی مهمترین کار بگذارید.

با این کار شما به نوعی زمان آینده را خریده اید.

۱۶_تعیین فردی به عنوان نماینده شما.

شما باید یاد بگیرید چطور میشود از کمک دیگران استفاده کرد.اگر حس میکنید کسی دیگر به جز شما میتواند ۸۰% از کاری را انجام دهد،او را نماینده خود کنید.

این کار در مدیریت زمان یک قانون به شمار میآید.

۱۷_گذشته را فراموش کنید و فقط به فکر حال و آینده باشید.

خودتان را با پیروزی یا شکست گذشته منحرف نکنید.گذشته تمام شده است.شما با فکر کردن به گذشته،فقط زمان حال و آینده را نابود میکنید.

۱۸_برای هر کار،مهلتی مقرر کنید.

صرف زمان زیاد برای انجام کاری،زمان شما را برای انجام دیگر کارها میگیرد که در نهایت شما، از پرپسه مدیریت زمانی جا می مانید.

۱۹_همیشه یادداشت برداری کنید.

هنگامی که کاری را میکنید،ایده های خوبی که به ذهنتان میآید را یادداشت کنید.مهم نیست آنرا کجا می نویسید،فقط جایی که در دسرستان باشد مهم است.

۲۰_نوشتن افکار غیر مربوط هنگامی که در حال انجام کاری هستید.

با این کار شما آنها را از ذهنتان خارج میکنید ولی آنها را از دست نمی دهید.این کار در افزایش تمرکز نیز تاثیر زیادی دارد.

خوب بد نیست با رم افزارهای مدیریت زمان هم کمی اشنا شوید اولین نرم افزار :

Focus Booster

پیروی از روش پومودورو در مدیریت زمان بسیار آسان است اما بهره مندی از اپی که به نحوی مناسب این کار را برایتان انجام دهد، کمک زیادی به منظم ساختن فرآیند مدیریت شما خواهد کرد. اگر به دنبال برنامه ای خوش ساخت هستید، این اپ همان چیزی است که دنبالش می گردید. برنامه قابلیت جمع بندی داده های مختلف را نیز دارد برای مثال می توانید میزان زمانی که صرف انجام فعالیت های مختلف، رسیدگی به کار هر مشتری و یا اعضای تیمتان کرده اید را بررسی کنید. این اپ را می توانید روی لپ تاپ خود نصب کرده و مورد استفاده قرار دهید اما متاسفانه رایگان نیست.

دومین نرم افزار

PomoDone

PomoDone نیز ابزاری مفید برای اجرای تکنیک پومودورو خواهد بود. حتی می توان از تایمر برنامه نیز به صورت جداگانه استفاده کرد. هر ۲۵ دقیقه ای که سپری شود، ۵ دقیقه فرصت استراحت دارید البته اگر تمایلی به بهره گیری از این فن نداشته باشید، می توانید زمان ها را به سلیقه ی خود شخصی سازی کنید. برنامه رایگان بوده و بر سیستم ویندوزی شما قابل دانلود خواهد بود.

سومین نرم افزار

Pomodoro Keeper

اکنون به سراغ یک پومودورو ی موبایلی می رویم. برای کاربرانی که علاقه دارند از این فن بر گوشی هوشمند خود با سیستم عامل آی او اس استفاده کنند، اپ Pomodoro Keeper انتخابی مناسب به شمار می رود. با کمک این برنامه می توانید پومودورو های مورد نظر خود را در طول روز تنطیم کرده و فاصله خود تا جایزه ی بزرگ که همان استراحت بیشتر مربوط به چهار پومودورو است را مشاهده کنید. تایمر به صورت خودکار بین زمان استراحت و کار چرخش می کند. گزینه ی قطع صدای برنامه نیز وجود دارد که به این صورت می توانید استفاده از تایمر را متوقف کنید. اگر چه آمار حاصل از برنامه خیلی جزئی نیست اما قابلیت مشخص سازی سازنده ترین بازه زمانی که سپری کرده اید، وجود خواهد داشت. نسخه ی رایگان اپ برای افرادی که تاکنون از تکنیک پومودورو استفاده نکرده اند و علاقه به امتحان آن دارند، مناسب خواهد بود. اگر مایل به بازگشایی سایر امکانات برنامه باشید، باید ۱٫۹۹ دلار هزینه پرداخت کنید. همان طور که اشاره شد، این اپ تنها برای دستگاه های آی او اس قابل دانلود است.

چهارمین نرم افزار کاربردی

Marinara Timer

اگر به دنبال ابزاری برای پیاده سازی تکنیک پومودورو در محیط وب می گردید، Marinara Timer راه حل مشکل شما خواهد بود. با استفاده از این ابزار آنلاین حتی نیاز به ثبت نام نیز نخواهید داشت. Marinara Timer امکانات مختلفی را شامل می شود اما حالت پومودورو ی آن بر اساس قانون ۲۵۵ دقیقه فعالیت و ۵ دقیقه استراحت کار می کند. حالت سفارشی اجازه ی تغییر بازه های زمانی به اندازه ی دلخواه را می دهد. امکانی دیگر نیز وجود دارد، تایمر را بنا بر زمان مورد نظر خود تنظیم کرده و سپس باید تا رسیدن تایمر به زمان صفر، کار خود را انجام داده باشید. علاوه بر این امکانات، حالتی دیگر برای استفاده در محیط کار نیز در نظر گرفته شده است. به این صورت که امکان تنظیم پومودورو ها در اختیار مدیر قرار داده شده و حتی می تواند اطلاعات مربوط به هر کدام از اعضا را هم به اشتراک بگذارد. در نتیجه زمان استراحت همه ی اعضا نیز هماهنگ خواهد بود و به دلیل کنترل کامل توسط مدیر، امکان تغییر بازه های زمانی توسط فردی دیگر وجود نخواهد داشت.

نرم افزا پنجم

Pomodoro Time Pro

Pomodoro Time Pro ابزاری مفید است که می توانید آن را روی لپ تاپ، دستگاه های آی او اس و همچنین اپل واچ خود نصب کنید. همان طور که مشاهده می کنید، این نرم افزار مدیریت زمان قابلیت اجرا بر دستگاه های بیشتری را داشته و می تواند به صورت گسترده تر مورد استفاده قرار بگیرد. علاوه بر این امکان انتقال داده ها بین دستگاه های مختلفی که از این برنامه پشتیبانی می کنند هم وجود خواهد داشت. طراحی اپ زیبا بوده و می تواند شما را برای دست یابی به اهداف روزانه تان یاری دهد. برنامه قابلیت ارسال یک سری نوتیفیکیشن هایی دارد که می توانید آن را بنا بر علاقه خود فعال و یا خاموش کنید. میزان پیشرفت شما به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و یا طی دوره زمانی خاص مورد نظرتان نمایش داده می شود. اگر از گیفت کارت های اپل استفاده می کنید، این اپ به قیمت ۱٫۹۹ دلار قابل دانلود است.

 

من هم یک برنامه روی موبایلم نصب کردم که برای اسمارت فون های اندروید تهیه شده که هم مجانی و از بازار دانلود کردم هم کار راه بنداز و در تمام کلاسها و جلسات آموزشی مدیریت زمان آنرا مورد استفاده قرار می دهم می توانید شما هم به کافه بازار مراجعه فرمائید و هر کدام از این نرم افزارهای مدیریت زمان را خواستید دانلود فرمائید و استفاده کنید البته برخی از این نرم افزارها مستلزم پرداخت هزینه هستند اما گمان کنم ارزشش را داشته باشد.

 

Facebook

Twitter

Pinterest

LinkedIn

قبلیمطلب قبلی

مطلب بعدیبعدی

اگه مطلب رو دوست داشتی، اینا رو از دست نده!

تجزیه و تحلیل رویدادهای خبری: راهبردها، نمونه‌ها و چک‌لیست‌های کاربردی جهانی

تجزیه و تحلیل رویدادهای مهم و استراتزیک خبری راهبردهای نوین و حرفه ای بهمراه نمونه‌های چک‌لیست‌های کاربردی در کلاس جهانی   دکتر سید مازیارمیر پژوهشگر و تحلیلگر خبر مقدمه  

آبان ۲۷, ۱۴۰۳ بدون دیدگاه

مدیریت و رهبری

سازمان خبری اقتصاد ایران: گسترش آموزش عالی نقش مهمی در توسعه پایدار دارد

سازمان خبری اقتصاد ایران: گسترش آموزش عالی نقش مهمی در توسعه پایدار دارد سازمان خبری اقتصاد ایران: دکتر مازیار میر مدرس آموزش عالی کاربردی اظهار داشت: امروزه کشورهای جهان سعی در ایجاد

آبان ۲۷, ۱۴۰۳ بدون دیدگاه

کسب و کار

اصول و فنون دفاع برای مشاوران حقوقی و وکلای دادگستری

اصول و فنون دفاع برای مشاوران حقوقی و وکلای دادگستری و مشاوران حقوقی  این کارگاه که به همت وکلای محترم مرکز و  مشاوران حقوقی برگزار شد مدرس دوره نویسنده مقالات

آبان ۲۷, ۱۴۰۳ بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید لغو پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دیدگاه *

نام *

ایمیل *

وب‌ سایت

ذخیره نام، ایمیل و وبسایت من در مرورگر برای زمانی که دوباره دیدگاهی می‌نویسم.

هر تغییر بزرگ با یک مشاوره کسب و کار صحیح آغاز می‌شود. تماس بگیرید و قدم اول را بردارید!

Name

Email

Message

ارسال پیام

دکتر مازیار میر مشاور کسب وکار و اولین نوآور شتاب دهنده ایران

• عضو مدیران برتر اتحادیه اروپا
• عضو انجمن خلاقیت ایالات متحده آمریکا ACC
• عضو انجمن بازاریابی برند و فروش اتحادیه اروپا

بیشتر درباره دکتر میر بدانید

تماس با دکتر میر

• شماره تماس: 09120054873‎
• ایمیل: [email protected]
• آدرس: iran, Tehran

دسترسی سریع

• مقالات و نوشته ها
• ویدیو های دکتر مازیار میر
• پادکست های دکتر مازیار میر
• تماس با دکتر مازیار میر

دریافت مشاوره