مهارتهای عمومی و تخصصی مدیریت برای شرکتهای خدماتی و بازرگانی در سال 1393
مهارتهای عمومی و تخصصی مدیریت برای شرکتهای خدماتی
مدیریت یعنی کارها را درست انجام دادن ولی رهبری یعنی کار درست را انجام
دادن. Peter Drucker
- هنر انجام کار به وسیله دیگران
- فرایندی که طی آن تصمیم‌گیری در سازمان‌ها صورت می‌پذیرد
- انجام وظایف برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری، هماهنگی و کنترل
- علم و هنر هماهنگی کوشش‌ها و مساعی اعضای سازمان و استفاده از منابع برای نیل به اهداف سازمانی
- بازی کردن نقش رهبر، منبع اطلاعاتی، تصمیم‌گیرنده و رابط برای اعضای سازمان
مدیریت از دید کارکردی شامل وظایفی همچون برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، سازماندهی، نوآوری، هماهنگی، ارتباطات، رهبری، انگیزش و
کنترل می‌گردد. این نوع تعاریف از مدیریت اگر چه با کمی و کاستی یا فزونی‌هایی در واژه‌های بیان‌کنندهٔ وظایف روبروست، اما به نظر
روان‌تر از تعاریفی است که می‌کوشند مدیریت را محصور به یک ویژگی خاص نمایند یا ارزش فلسفی خاصی به مفهوم بیفزایند. بااین‌حال،
تعاریف متعدد از مدیریت با توجه به کارکردهای آن از سوی محققانی چون فایول یا گیولیک دارای تفاوت‌هایی است که به‌سادگی نمی‌توان
از آن‌ها گذر کرد. آنچه واضح است علم مدیریت هنوز نتوانسته‌است تعریف خود را مدیریت کند.
تعریف ذیل، مفاهیم کلیدی مدیریت را دربردارد:
- مدیریت یک فرایند است.
- مفهوم نهفتهٔ مدیریت، هدایت تشکیلات انسانی است.
- مدیریت مؤثر، گرفتن تصمیمات مناسب و دست یابی به نتایج مطلوب.
- مدیریت کارا به تخصیص و مصرف مدبرانه می‌گویند.
- مدیریت بر فعالیت‌های هدفدار تمرکز دارد.
- مدیریت عبارتست از عملی که به‌صورت آگاهانه و مستمر انجام می‌شود و به سازمان شکل می‌دهد.
وظایف یک مدیر حرفه ای کدام است
هنری فایول، صنعتگر فرانسوی، چنین اظهار داشت که همه مدیران، پنج وظیفه یا کار، انجام می‌دهند: برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری،
هماهنگی و کنترل. امروزه، این کارها را به صورت چهار وظیفه زیر بیان می نماید؟
- برنامه‌ریزی
- سازماندهی
- رهبری
- هماهنگی
- کنترل
پیتر دراکر، وظیفه مدیران را بازاریابی و نوآوری می‌داند. در عین حال، متون جدیدتر عمده وظایف مدیران را برنامه‌ریزی
، سازماندهی، رهبری، استخدام و کنترل می‌دانند.
برخی از منابع، استخدام را از فهرست فوق حذف کرده‌اند و برخی نیز هماهنگی را جایگزین آن نموده‌اند.
مدیریت از دید کارکردی شامل وظایفی همچون برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، سازماندهی، نوآوری، هماهنگی، ارتباطات، رهبری، انگیزش و
کنترل می‌گردد.
دکتر مازیار میر
برنامه‌ریزی حرفه ای
برنامه‌ریزی یا طرح‌ریزی یعنی اندیشیدن از پیش. متخصصین از زوایای متعدد برای برنامه‌ریزی تعاریف متعددی ارائه کرده‌اند که برخی از آن‌ها
از این قرار است:
- تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن،
- تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،
- تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راه‌ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،
- طراحی عملیاتی که شی ء یا موضوعی را بر مبنای شیوه‌ای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد.
در گزینش و تعیین هدف، مدیر باید امکان‌پذیر بودن و قابل قبول بودن آن‌ها را از نظر مدیران و کارکنان، مورد توجه قرار دهد.
برنامه آموزشی بازاریابی باید با ارزیابی نیازهای آموزشی شما آغاز گردد. به‌طور کلی این نیازها در مناطقی که شما در آن عملکرد ضعیفی
دارید بیشتر نمایان می‌شوند.
به‌طور مثال اگر میزان وفاداری مشتریان به کسب و کار کاهش بیابد یا فروشنده‌ای قادر به فروش در اندازه استاندارد و معمول نباشد. این
محدوده‌ها همچنین شامل فرصت‌ها و تغییرات نیز می‌شوند.
سازماندهی حرفه ی
سازماندهی فرایندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد و گروه‌های کاری و هماهنگی میان آنان، به منظور کسب اهداف صورت
می‌گیرد.
در رابطه با سازماندهی، مدیر باید هم ساختار سازمان را متناسب با اهداف و منابع سازمان ایجاد نماید(طراحی سازمان) و هم به دنبال
فراهم نمودن افراد مناسب برای ساختار تعیین شده (تأمین منابع) باشد. در صورت لزوم، مدیر، مسئولیت، اختیار و قدرت خود را به فرد
دیگری تفویض می‌کند.
انگیزش ۲۴ ساعته
رهبری یا هدایت یعنی تلاش مدیر برای ایجاد انگیزه و رغبت در زیردستان جهت دست یافتن به اهداف سازمان.
ارزیابی حرفه ای
کنترل، تلاش منظمی است در جهت رسیدن به اهداف استاندارد، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات، مقایسهٔ اجزای واقعی با
استانداردهای از پیش تعیین شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش آن‌ها بر روند اجرایی که در بر گیرندهٔ حداکثر کارایی
است.
۱۰ اصل راهبردی و استراتژیک و مهم در مدیریت
- تقسیم کار مناسب، به منظور یک مسئولیت ویژه برای هریک از کارمندان.
- اطلاع رسانی دقیق درمورد قوانین و مقررات موجود در سازمان به کارمندان.
- تیم پروژه فقط و فقط از یک نفر دستورالعمل گرفته و آن را اجرایی کند و هر گروه بصورت جداگانه یک رئیس داشته باشد.
- اطمینان کامل از پیشروی درست اعضای سازمان در یک راستا و برای یک هدف.
- اطمینان از وجود منافع مشترک برای سازمان در بین کارکنان هر گروه.
- اطمینان از وجود پاداش مناسب برای اعضای سازمان.
- آگاهی از تصمیم گیری های مدیران گروه های زیر مجموعه شرکت.
- ایجاد امنیت شغلی برای کارکنان.
- تشویق کارکنان به داشتن خلاقیت و انگیزه در کار.
- تقویت روحیه ی تیم پروژه و تلاش برای هماهنگی و انسجام گروه
مروری بر سیر اندیشه‌های مدیریت حرفه ای
اندیشه‌های نخستین مدیریتی
تمامی مسائل مدیریتی مطرح از ابتدای تاریخ بشر تا سال ۱۸۸۰ در این قسمت طبقه‌بندی می‌شود. مسائلی نظیر سیستم‌های اداری و
مدیریتی سومری‌ها، مصری‌ها، ایرانیان باستان و مواردی نظیر ساخت اهرام ثلاثه مصر و ساخت دیوار چین در این حوزه طبقه‌بندی
می‌شود.
مکتب کلاسیک
این نظریه‌ها از سال ۱۸۸۰ تا ۱۹۲۰ شروع شدند و به ۳ دستهٔ کلی تقسیم می‌شوند:
- مکتب مدیریت علمی فردریک تیلور
- مکتب مدیریت اداری (اصول‌گرایان) هنری فایول
- نظریهٔ بروکراسی آرمانی ماکس وبر
محوریت بحث نظریه‌های مدیریت کلاسیک دستیابی به حداکثر کارایی در سازمان است. کلاسیک‌ها به سازمان رسمی توجه داشتند و
وجود سازمان غیررسمی را مضر می‌دانستند. دیدگاه‌های کلاسیک شامل نگرشی صرفاً مکانیکی به سازمان و افراد بوده‌است. کلاسیک‌ها
انسان را همردیف با سایر عناصر تولید می‌دانستند و برایش هویت مستقل قائل نبودند.
مکتب نئوکلاسیک یا (روابط انسانی)
در سال ۱۹۲۰ تا ۱۹۵۰، در حالی که غرب رکود اقتصادی را تجربه می‌کرد، برخی از دانشمندان علوم اجتماعی به رهبری التون
مایو مطالعاتی را دربارهٔ چگونگی واکنش کارکنان به میزان تولید در صورت تغییر شرایط کاری، طراحی شغل و محرک‌های مدیری آغاز کردند.
بخش اعظم این مطالعات در یکی از واحدهای شرکت وسترن الکتریک در شهر هاثورن صورت گرفت که بعدها به مطالعات هاثورن مشهور
شد.
نئوکلاسیک‌ها بر جنبه‌های انسانی مدیریت تأکید می‌کردند. طرفداران این روش معتقد بودند که مدیریت باید توجه خود را بر افراد متمرکز
کند؛ به بیان دیگر متغیرهای اجتماعی را مؤثرتر از متغیرهای فیزیکی می‌دانستند. عمده فعالیت‌هایی که در این دوره انجام شد، به دو
دستهٔ زیر تقسیم می‌شود:
- مطالعات هاثورن
- نگرش رفتاری (مدیریت) که بر این مبنا استوار بود که مدیرانی که روابط انسانی خوبی در محیط کار برقرار می‌کنند، می‌توانند به بهره‌وری دست یابند. به علاوه، جنبش روابط انسانی مرحله‌ای را ایجاد کرد که تکامل یافتهٔ آن امروز به‌عنوان رشتهٔ رفتار سازمانی، یعنی مطالعهٔ افراد و گروه‌ها در سازمان مطرح است.
مکتب سیستم‌های اجتماعی
نگرش سیستمی، که تقریباً از دهه ۱۹۵۰ (میلادی) در مدیریت مرسوم شد. طرفداران این نظریه معتقدند نگرش سیستمی بهترین طریق
برای وحدت بخشیدن به مفاهیم و نظریه‌های مدیریت و دستیابی به نظریه‌ای جامع است.مکتب سیستم‌های اجتماعی باعث شد که
مطالعهٔ مسائل سازمان‌ها به صورت چند بعدی شود و نیز باعث پیدایش و تکامل تئوری سیستم‌ها شد.
مکتب اقتضایی
مکتب اقتضایی (رهیافت اقتضایی)(۱۹۶۰ تاکنون) این مکتب با عناوین دیگری چون موقعیت‌گرایی، محیط‌گرایی و شرایط‌گرایی آمده‌است.
این مکتب که بیشتر طرز فکری دربارهٔ سازمان، مدیریت و پدیده‌هاست، به این موضوع اشاره دارد که در شرایط گوناگون و بسته به اقتضائات
زمانی، مکانی و موقعیتی است که می‌توان دربارهٔ موضوعی اظهار نظر کرد. به عبارتی، در حالیکه اندیشمندان مکاتب کلاسیک و
نئوکلاسیک به اصول جهانشمول و همیشگی باور داشتند و راهکارهای ارائه‌شده توسط خودشان را برای همهٔ شرایط مناسب
می‌دانستند، در مکتب اقتضائی چیزی به نام بهترین وجود ندارد. بلکه این اقتضائات است که نشان می‌دهد در «آن مورد خاص» چه چیز
بهترین است. برای مثال، در حالیکه در بعضی از شرایط مدیریت مکانیکی برای سازمان راهگشا و مفید است، ممکن است با تغییر شرایط
به سبک دیگری از مدیریت (مدیریت ارگانیک) احتیاج باشد.
مکتب نوگرایی
در مطالعات مدیریت امروز بسیاری از نظریه‌ها از ترکیب تئوری‌های کلاسیک‌ها و نئوکلاسیک‌ها شکل گرفته‌است. پیروان جدید جنبش
مدیریت علمی بر تصمیم‌گیری‌های علمی، به‌کارگیری رایانه و ابزارهای تصمیم‌گیری تأکید دارند. گروه نظریه‌پردازان امروزی روابط انسانی، از
بهبود و بازسازی سازمان صحبت می‌کنند و جای اصول‌گرایان را کسانی گرفته‌اند که معتقدند قبل از آنکه بتوان به اصولی پایبند شد لازم
است مدیران زیادی را به‌طور عملی مورد مطالعه قرار داد.
نظریات این دوره را می‌توان به دسته‌های زیر تقسیم کرد:
- نگرش کمی مدیریت، که هدفش کاربرد روش علمی برای حل مسائل فنی در سطح وسیع است. مدیریت کمی سه شاخهٔ اصلی دارد: علم مدیریت یا تحقیق در عملیات، مدیریت عملیاتی و سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت
- نگرش اقتضایی. اساس این نگرش که به آن نگرش موقعیتی نیز گفته می‌شود بر این استوار است که یک الگوی مدیریت برای همهٔ موقعیت‌ها به‌عنوان بهترین راه وجود ندارد. وظیفهٔ مدیر این است که تعیین کند چه روشی، در چه موقعیت خاصی، تحت چه شرایط ویژه‌ای و در چه زمان بخصوصی بهترین زمینه را برای نیل به اهداف مدیریت فراهم می‌کند.
- جنبش جدید روابط انسانی. در طول بیست سال گذشته نظریه‌های دیگری در مدیریت معاصر با نگرش روابط انسانی پدید آمده‌است که از این قبیل نظریه‌ها می‌توان به نظریه زد اشاره کرد.
سطوح مدیریتی
جسله هئیت مدیره با سایر مدیران اجرایی. در شرکت های امروزی هئیت مدیره بالاترین رده مدیریتی هستند.
مدیریت در سازمان‌های بزرگ معمولاً از سه سطح برخوردار است:
- مدیریت عملیاتی (سرپرستی)
- مدیریت میانی
- مدیریت عالی
مدیریت عملیاتی
برنامه عملیاتی نوعی برنامهٔ تفصیلی و کوتاه‌مدت است که موجب مراجعه کمتر زیردستان به مدیران جهت کسب تکلیف و همچنین کم
کردن مراجعهٔ مدیران به کارکنان جهت نظارت بر عملکرد آنان می‌باشد. مدیران رده عملیاتی بیشتر وقتشان را با زیردستان، مقداری از آن را
با همکاران و اندک زمانی را با مافوق‌ها یا خارج از سازمان می‌گذرانند.
مدیریت میانی
مدیران میانی به‌طور مستقیم به مدیران رده بالا گزارش می‌دهند. کارشان مدیریت بر سرپرستان است و نقش حلقه واسط را میان مدیریت
عالی و مدیران عملیاتی به عهده دارند. بیشتر وقت مدیران میانی به تحلیل داده‌ها، آماده کردن اطلاعات برای تصمیم‌گیری، تبدیل
تصمیم‌های مدیریت به پروژه‌های معین برای سرپرستان و جهت دادن به نتایج کار مدیران عملیاتی اختصاص می‌یابد. مدیران میانی
برنامه‌ریزی‌های میان مدت نموده و برای اظهارنظر مدیریت عالی، برنامه‌های جامع و بلندمدت آماده می‌نمایند.
مدیریت عالی
استراتژی‌ها و خط مشی‌های سازمانی توسط رئیس سازمان، مدیر کل و معاونین تدوین می‌گردند. مدیری که در نقش‌های عملیاتی و
میانی بوده می‌تواند به مدیریت عالی راه یابد. بخش اعظم کار مدیران عالی از نظر پویایی و مشغله نظیر کار مدیران عملیاتی می‌باشد.
تصمیمات استراتژیک، جامع و بلندمدت در این سطح انجام می‌گیرد.
گرایش‌های مدیریت
- مدیریت دولتی
- مدیریت صنعتی
- مدیریت بازرگانی
- مدیریت شهری
- مدیریت رسانه
- مدیریت استراتژیک
- مدیریت تحول
- مدیریت منابع انسانی
- مدیریت ریسک
- مدیریت بحران
- مدیریت آموزشی
- مدیریت کارآفرینی
- مدیریت بازاریابی
- مدیریت مالی
- مدیریت پروژه
- مدیریت کشاورزی
- مدیریت برنامه
- مدیریت هتلداری و جهانگردی
- مدیریت گمرکی
- مدیریت کیفیت
- مدیریت تکنولوژی
- پژوهش عملیاتی (علم مدیریت)
- مدیریت ورزشی
- مدیریت فناوری اطلاعات
- مدیریت پرستاری
- مدیریت خدمات بهداشتی و درمانی
- مدیریت محیط زیست
۲٫ برای هر کار محدودیت زمانی قرار بدین.
۳٫ از تقویم استفاده کنین.
۴٫ از ابزاری برای سازماندهی استفاده کنین.
۵٫ موعد تحویل و اتمام کاری رو بدونین.
۶٫ نه گفتن رو یاد بگیرین.
۷٫ خوش قول باشین
۸٫ فعالیتهاتون رو زمان بندی کنین.
۹٫ ساعتی رو مقابل خودتون قرار بدین.
۱۰٫ ۱۵ دقیقه زودتر ریمایندر (reminder) رو تنظیم کنین.
۱۱٫ تمرکز کنین.
۱۲٫ عوامل حواس پرتی رو کنار بزارین.
۱۳٫ زمان صرف شده رو رهگیری کنین.
۱۴٫ خودتون رو به چیزهای بی اهمیت مشغول نکنین.
۱۵٫ اولویت بندی کنین.
۱۶٫ برخی از کارها رو به دیگران محول کنین.
۱۷٫ کارهای مشابه رو درکنار هم قرار بدین
۱۸٫ عوامل تلف کننده وقتتون رو کنار بزارین.
۱۹٫ در صورت نیاز وقفه ای ایجاد کنین.
۲۰٫ برای بعضی از کارها زمان مازاد در نظر بگیرین
راهکارهای برای مدیریت بهتر زمان
نکته دیگر در راستای مدیریت زمان، این است که فرد بایستی ارزش زمان را درک کند و اجزای زمان را به خوبی بشناسد. به دنبال
شناسایی زمان به راهبردهای عملی‌تر دست بزند که در این میان، موارد زیر حائز اهمیت می‌باشند:
- نوشتن و تفکیک کردن کارها
- اولویت بندی کارها
- تقسیم‌بندی و تفکیک زمان انجام کارها
- تعیین مدت زمان مشخص برای هر کار
چگونه حرفه ای تر شویم؟
حرفه‌ای بودن در محیط کار و زندگی شخصی به معنای داشتن یک مجموعه از ویژگی‌ها و رفتارهاست که به شما کمک می‌کند تاثیرگذار،
موثر و قابل احترام باشید. در ادامه، چند گام کلیدی برای حرفه‌ای‌تر شدن آورده شده است:
۱. **اهداف و چشم‌انداز خود را مشخص کنید**
حرفه‌ای بودن نیازمند داشتن اهداف روشن و برنامه‌ریزی منظم است. برای موفقیت، باید چشم‌انداز روشنی از آینده خود داشته باشید. به این فکر کنید که در پنج سال آینده کجا می‌خواهید باشید و چه دستاوردهایی مد نظرتان است. سپس اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود را بر این اساس تعیین کنید.
۲. **مدیریت زمان**
توانایی مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های افراد حرفه‌ای است. برای اینکه به تمامی کارهای خود برسید و بازدهی بالایی داشته باشید، برنامه‌ریزی روزانه و هفتگی انجام دهید. از ابزارهای مدیریت زمان مانند تقویم‌ها و اپلیکیشن‌های مخصوص استفاده کنید و اولویت‌های خود را به ترتیب اهمیت و زمان‌بندی تنظیم کنید.
۳. **ارتباط موثر برقرار کنید**
حرفه‌ای‌ها می‌دانند که نحوه‌ی ارتباطات‌شان بر روابط و اعتماد دیگران تاثیر می‌گذارد. از اصول ارتباط موثر مانند گوش دادن فعال، برقراری تماس چشمی و استفاده از زبان بدن مناسب استفاده کنید. تلاش کنید نظرات خود را واضح و بدون ابهام بیان کنید و در بحث‌ها به صحبت‌های دیگران احترام بگذارید.
۴. **پوشش و ظاهر مناسب داشته باشید**
یکی از نشانه‌های حرفه‌ای بودن، داشتن ظاهری مرتب و منظم است. این به معنای پوشیدن لباس‌هایی است که با محیط کاری و مخاطبانتان سازگاری دارد. همچنین، مراقبت از بهداشت شخصی و آراستگی نیز اهمیت بالایی دارد.
۵. **تعهد و مسئولیت‌پذیری**
مسئولیت‌پذیری و تعهد به کار یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های حرفه‌ای بودن است. در صورتی که وظیفه‌ای را به عهده گرفتید، باید تا پایان به بهترین نحو ممکن انجام دهید. همیشه سعی کنید به تعهدات خود پایبند باشید و در صورت بروز مشکل یا عدم توانایی در انجام وظیفه، صادقانه و با شفافیت موضوع را مطرح کنید.
۶. **یادگیری مداوم**
در دنیای امروز، داشتن دانش به روز و یادگیری مهارتهای جدید، اهمیت زیادی دارد. حرفه‌ای‌ها همیشه در حال یادگیری هستند و برای افزایش دانش خود از منابع مختلف مانند کتاب‌ها، دوره‌های آموزشی و سمینارها استفاده می‌کنند. یادگیری مداوم به شما کمک می‌کند تا در مواجهه با چالش‌ها و تغییرات، آمادگی بیشتری داشته باشید.
۷. **داشتن نگرش مثبت و انعطاف‌پذیری**
حرفه‌ای بودن تنها به مهارت‌ها محدود نمی‌شود، بلکه نگرش و دیدگاه نیز اهمیت دارد. نگرش مثبت به شما کمک می‌کند تا در موقعیت‌های دشوار و چالش‌برانگیز، آرامش خود را حفظ کنید و به جای نگرانی به دنبال راه‌حل باشید. همچنین، انعطاف‌پذیری و توانایی تطبیق با تغییرات، یکی از ویژگی‌های مهم افراد حرفه‌ای است.
۸. **انتقادپذیری و رشد شخصی**
حرفه‌ای‌ها با دید باز به انتقادات نگاه می‌کنند و از آن‌ها برای رشد و بهبود خود استفاده می‌کنند. در صورت مواجهه با انتقاد، به جای توجیه یا دفاع، تلاش کنید که به نکات مطرح شده توجه کنید و برای بهتر شدن تلاش کنید.
۹. **اخلاق و صداقت**
اخلاق و صداقت در تمام جنبه‌های حرفه‌ای بودن نقش بسیار مهمی دارد. افراد حرفه‌ای همیشه به اصول اخلاقی پایبند هستند و با صداقت رفتار می‌کنند. این باعث جلب اعتماد دیگران و ساختن یک تصویر مثبت از شما می‌شود.
۱۰. **توجه به جزئیات**
توجه به جزئیات، شما را از دیگران متمایز می‌کند. افراد حرفه‌ای برای کارهای خود دقت و توجه زیادی به خرج می‌دهند تا کوچک‌ترین اشتباهات را کاهش دهند. برای افزایش این ویژگی، تمرین‌هایی مثل چک کردن دوباره کارهای انجام شده و تهیه لیست‌های دقیق می‌تواند مفید باشد.
۱۱. **روابط حرفه‌ای بسازید**
شبکه‌سازی و ارتباط با افراد تاثیرگذار و حرفه‌ای می‌تواند به شما کمک کند تا بیشتر شناخته شوید و فرصت‌های شغلی بهتری پیدا کنید. در کنفرانس‌ها، همایش‌ها و نشست‌های تخصصی شرکت کنید و از فرصت‌ها برای گسترش دایره ارتباطات خود استفاده کنید.
۱۲. **اعتماد به نفس**
داشتن اعتماد به نفس از ویژگی‌های بارز افراد حرفه‌ای است. اعتماد به نفس به معنای باور به توانایی‌ها و مهارتهای خود است و به شما کمک می‌کند تا در مواقع چالش‌برانگیز، بهتر عمل کنید و …
