هنر برون سپاری نوشته دکتر مازیار میر

هنر برون سپاری نوشته دکتر مازیار میر

برون سپاری

هنر برون سپاری

برون‌سپاری (Outsourcing) به واگذاری انجام فرایندها یا فعالیت‌های داخلی یک کسب و کار به یک تأمین کننده خارجی تحت قرارداد مشخص اطلاق می‌شود. دکتر مازیار میر معتقد است افراد مجموعه ها و یا شرکتها وقتی یک یا چند رشته فعالیتهای خرد یا کلان را بصورت کلی و یا جزئی را به بیرون مجموعه و به شخص یااشخاص و یا  مجموعه های دیگر در چهار چوب مکانی و زمانی مشخص واگذار می کنند را برون سپاری یا Outsourcing می گویند..

تعاریف بسیاری برای برون سپاری وجود دارد. اما یکی از اساسی ترین آنها، واگذاری خدمات به شخص ثالث است. با توجه به فناوری اطلاعات، برون سپاری می‌تواند شامل هر چیزی از برون سپاری فناوری اطلاعات، مدیریت فناوری اطلاعات آی بی ام (IBM) یا HP گرفته تا برون سپاری خدمات بسیار کوچک و ساده مانند بهبود مقابله با سوانح یا ذخیره سازی داده‌ها، و همه چیز در این میان را شامل شود.

اری در طی قرنها امروز بشر و عملکرد بشر کاملا متمایز شده بنگاه های اقتصادی از زمان حجره داری تا کنون بسیار گسترش و توسعه یافته اند و امروزه شاهد شرکتهای بین المللی و چند ملیتی هستیم که به صورت سنتی و قدیمی قابل کنترل و حتی کارایی بهینه نیستند.

امروزه بجز استفاده از ابزار Outsourcing یا برون سپاری هیچ کاری انجام نمی گردد مثلا شاتل را در امریکا ناسا با استفاده از علم و تکنولوزی صدها شرکت مختلف حتی با کمک کشورهای اروپایی به سرانجام می رسانند.

ساخت بوئینگ و یا ایرباس با کمک امریکا و چند شرکت اروپایی محقق می گردد و بجز این  هرگز امکان ساخت هواپیماهای پیشرفته مسافربری امروزی امکان پذیر نخواهد بود

با این مقدمه ما خود به اهمیت موضوع پی می بریم شاید بد نباشد که بدانید که بیشتر وزارتخانه ها و حتی شرکت ملی نفت ایران با استفاده از ده ها شرکت و هر شرکت با استفاده از هزاران پیمانکار نفتی کار را دنبال می کند و به موفقیتهای بسیار بزرگی دست پیدا نموده اند. اما این مهم چه تاثیری بر زندگی و راندمان و بهبود و توسعه کسب و کار و عملکرد شرکتها وموسسات و مجموعه های دولتی و خصوصی و یا خصولتی دارد.

متاسفانه برخی از مدیران و رهبران اقتصادی جهان در طول تاریخ برون سپاری را یک راهکار غلط و یک استراتزی بد نام نهاده اند اما امروزه مشخص شده است بجز برخی موارد در بسیاری از موارد استراتژی برون سپاری معمولا عملکرد مجموعه ها را بصورت بسیار فاحشی افزایش داده از سرمایه ها و توان سایر مجموعه بصورت تصاعدی در مجموعه خودمان از ان سود می بریم. حال با این مقدمه نسبتا بلند بپردازیم به  برون سپاری ابعاد و باید ها و نبایدهای ان و این مهم که ایا برون سپاری عملا کاربردی در مجموعه ما دارد یا خیر و چرا ؟

مسائل و معایب برون‌سپاری

مانند هر استراتزی دیگری برون سپاری هم دارای معایب زیادی است شما برای یک شرکت پیمانکار و یا شرکت با کار فصلی هرگز نمی توانید کارگر دائمی استخدام کنید که قرار است در پایان فصلی خاص کاری را انچام دهد و در 11 ماه دیگر سال هیچ کاری ندارد.

تولید در شرکتهای دیگر منتهی به لو رفتن فرمول کار عدم هماهنگی بین واحد بازاریابی و فروش و  R&D   و یا… می گردد.

یکی دیگر از مهلکترین موارد در برون سپاری خروج دانش فنی و یا نابود شدن قسمت و یا قسمتهای کنترل بر فرایندها است که می تواند ضربه مهلکی به یک صنعت باشد ، مشکل در مدیریت روابط با تأمین کننده، تغییرات عرصه کسب و کار در بلند مدت، مشکل لغو قرارداد، ایجاد تعارض سازمانی در روابط با تأمین کننده، از دست رفتن مشاغل در سازمان، کاهش کیفیت و افزایش هزینه به دلیل انتخاب نامناسب تأمین کننده ها هم یکی دیگر از فاکتورهای این مسئله است که ما معمولا در شرکت خود با آن روبرو هستیم.

مثلا نشریه Forbes  در شماره دسامبر سال ۲۰۱۲ با انتشار مطلبی بسیار جالب مدعی شد که برون سپاری نتنها در برخی موارد فرایند خوبی نیست بلکه فرایندی تهدیدی علیه کسب و کارها است و شاید همین مسئله در بسیاری از شرکتها که امروز و هر روز برای تدریس برون سپاری به انها مراجعه می کنم یکی از تهدید این صنایع و صنایع وابسته انه است .

مثل تبانی پیمانکاران کم کاری و یا افت شدید کمیت و کیفیت محصولات و مخصوصا تحلیل روند بازگشت خطوط تولید  است

در این مقاله نویسنده که یکی از محققین و اساتید دانشگاه است به تحقیق و مطالعه روی بسیاری از برندهای برتر آمریکایی و بین المللی پرداخته است تعدادی از معتبرترین برندهای جهان نظیر اپل، GE و…

در نتیجه این تحقیق علمی مهمترین عیب برون سپاری یا Outsourcing عدم توالی مناسب و فاصله گرفتن طراحان و مجموعه تولید کننده و عوامل طی پروسه تولید و ارائه است . در نتیجه شرکتها معمولا فیدبک مناسبی از رویه ها و یا وحدت رویه ها در یافت نخواهند نمود.

مثلا در مورد سختی و آسانی و هزینه‌های فرایند تولید محصول به موقع برای بهبود طرح به بخش طراحی نمی‌رسد. مازیارمیرمعتقد است برون سپاری بدون نظارت دقیق عملکرد در لایه های گوناگون امری خطرناک و کاملا مردود است. به نحوی که در بسیاری از این گونه برون سپاری ها هزینه ها چندین و چند برابر هزینه تمام شده در درون مجموعه ها خواهد بود نکته بعد شفافیت مضاعف در برون سپاری ها است که در پروسه برون سپاری تکمیل و عملکرد امور در صورت عدم وجود شفافیت . ما محکوم به شکست خواهیم بود واین مهم را باید به معایب برون سپاری نسبت داد. البته باید اذعان نمود در بسیاری از امور برون سپاری به این دلایل و دلایل متعدد دیگر کاملا غلط بوده و اساسا نباید از برون سپاری در هر مجموعه ای و به هر قیمتی استفاده نمود.

مازیار میر مشاور و تحلیلگر

اما اساسا چرا برون سپاری؟

دلایل زیادی وجود دارد که چرا یک شرکت بخشی از کار خود را برون سپاری می‌کند، این دلایل ممکن است شامل مواردی باشد که در ادامه آورده‌ایم:

کمبود منابع
یکی از اصلی‌ترین دلایل برون سپاری، کمبود در منابع ضروری است، که می‌تواند شامل این موارد باشد: کمبود کارمندانی که دانش‌ کافی برای انجام کار دارند (برای مثال مهندسان)، کمبود مواد خام (برای مثال نفت یا مواد معدنی) و کمبود نیروی کاری که تجربه کافی برای انجام کار را داشته باشد.

هماهنگی با هسته‌ی اصلی کسب و کار
بعضی کارهای جانبی همیشه برون سپاری می‌شوند. این کار باعث می‌شود مدیران بتوانند تمرکز بیشتری روی کارهای اصلی داشته باشند، به جای اینکه منابع زیادی صرف کارهایی بکنند که اگرچه برای کسب و کار ضرورت دارد اما به هسته‌ی اصلی کسب و کار مربوط نمی‌شود. یک مثال خوب برای این مورد بیمارستان بزرگی است که عملیات امنیتی‌اش را به شرکتی که در امور امنیتی تخصص دارد برون سپاری می‌کند.

کاهش هزینه‌
هزینه‌ی نیروی کار و مواد اولیه روز به روز در حال افزایش است و رقابت، شرکت‌ها را مجبور می‌کند قیمت‌ها را پایین نگه‌دارند. اگر راهی برای برون سپاری وجود داشته باشد که بتواند موجب کم کردن هزینه شرکت شما شود و بر معایب برون سپاری غلبه کند، باید به خوبی بررسی شود.

انعطاف پذیری کسب و کار
نیاز‌های فصلی و دوره‌‌ای که با گذشت زمان کم و زیاد می‌شوند، نیازهای متعددی به منابعِ شرکت تحمیل می‌کنند. هر قراردادی که برای برون سپاری بسته می‌شود، می‌تواند انعطاف‌پذیری لازم را برای تثبیت این نیاز‌های متعدد فراهم کند. برای مثال یک شرکت در زمان حسابرسی‌های مالیاتی یا زمان حسابرسی توسط مالکان شرکت تعدادی حسابدار استخدام می‌کند.

کاهش هزینه‌های بالاسری
برخی کارها تنها برای اینکه شروع بشوند به سرمایه‌ی زیادی احتیاج دارند. این هزینه‌ها می‌توانند از طریق عقد قرارداد با یک شرکت دیگر کاهش یابند. برای مثال یک شرکت به جای اینکه متحمل هزینه‌ی ساخت یک سیستم تلفنی در فضای شرکت شود می‌تواند وظیفه‌ی پاسخ‌گویی به نیازهای بخش خدمات مشتریان را به یک مرکز تلفن برون سپاری کند.

حوزه‌هایی که معمولا برون سپاری می‌شوند
اگرچه کارهای بسیاری برون سپاری می‌شوند اما در اینجا برخی حوزه‌ها که بیشتر برون سپاری می‌شوند ذکر می‌شوند:

عملیات مربوط به فناوری اطلاعات
شبکه و ارتباطات از راه دور
منابع انسانی و مدیریت بیمه
حسابداری
تبلیغات
امنیت

۶ عیب اصلی برون سپاری
اگر می‌خواهید گزینه‌های برون سپاری کار خود را ارزیابی کنید، در نظر داشته باشید که برون سپاری مزایا و معایبی دارد. به معایب برون سپاری که در در ادامه‌ی این مطلب فهرست شده‌اند توجه کنید و ببینید کدام یک از آنها ممکن است کسب و کار شما را تحت تأثیر قرار دهد. اگر معایب برون سپاری بیشتر از مزایای آن است، بهتر است از برون سپاری صرف نظر کنید.

اول  ذهنیت بد و اثرات منفی
واژه‌ی برون سپاری چیزهای مختلفی را در ذهن افراد تداعی می‌کند. اگر در جامعه‌ای زندگی می‌کنید که در آن شرکتی کارهای برون سپاری شده انجام می‌دهد و دوستان و نزدیکان شما را استخدام می‌کند، آنگاه برون سپاری چیز خوبی خواهد بود. اما اگر دوستان و نزدیکان‌تان به‌خاطر برون سپاری کارشان را از دست داده باشند، آنگاه برون سپاری چیز خوبی نخواهد بود. همچنین اگر شما بخشی از کار خود را برون سپاری کنید، روحیه‌ی نیروی کارتان ممکن است آسیب ببیند.

۲. کار شما به توان مالی یک شرکت دیگر گره می‌خورد
از آنجا که شما بخشی از کار خود را به یک شرکت دیگر واگذار کرده‌اید، اکنون کار شما به توان مالی‌ یک شرکت دیگر گره خورده است. در نتیجه باید این انتظار را داشته باشید که شرکتی که کار را به آن برون سپاری کرده‌اید ورشکسته بشود و کار شما نیمه کاره بماند.

۳. خطری برای امنیت و اسرار شرکت
چیزی که همچون خون در رگ‌های شرکت جریان دارد اطلاعاتی است که شرکت بر اساس آنها به جلو می‌رود. اگر شما فهرست حقوق افراد، اطلاعات پزشکی یا هر اطلاعات محرمانه‌ی دیگری دارید که باید در اختیار شرکتی که کار را به آن برون سپاری کرده‌اید قرار بدهید، این خطر وجود دارد که اطلاعات محرمانه‌ی شما فاش شود. اگر کاری که قرار است برون سپاری شود شامل دارایی‌های مشترک شرکت یا داده‌ها و اطلاعات شرکت باشد (برای مثال طرح محصولات، فرمولها و غیره)، این مسئله باید در تصمیم‌گیری شما در نظر گرفته شود. شرکتی که قرار است کار به آن برون سپاری شود را به دقت ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که داده‌های شما حفظ می‌شوند و در صورتی که اتفاقی رخ دهد، قرار داد آن را پیش‌بینی کرده است.

۴. مشکلات کیفیت
شرکتی که کار را به آن برون سپاری می‌کنید، تنها با پول انگیزه می‌گیرد. از آنجا که در قراردادی که می‌بندید قیمت را قطعی می‌کنید، تنها راه آنها برای افزایش سود، کاهش هزینه‌ها خواهد بود و تنها زمانی که آنها شرایط قرارداد را برآورده کنند، شما به آنها پول می‌دهید. علاوه بر این شما توانایی پاسخ دادن به تغییرات سریع محیط کسب و کار را نیز از دست می‌دهید، چرا که قرارداد کاملا مشخص است و برای هر تغییری شما باید هزینه‌ی اضافه پرداخت کنید.

5-هزینه‌های پنهان
شما قرادادی با شرکتی که کار را به آن برون سپاری می‌کنید، امضا می‌کنید که جزئیات خدماتی که برای شما فراهم خواهد شد در آن مشخص می‌شود. شما مجبور خواهید بود برای هر چیزی که در قرارداد ذکر نشده است هزینه اضافی پرداخت کنید. علاوه بر این شما باید یک وکیل استخدام کنید تا جزئیات قراردادی را که امضا کرده‌اید بررسی کند. آن شرکت قبلا این کار را کرده‌ و قرارداد را از قبل آماده کرده‌ است. بنابراین زمانی که مذاکرات آغاز شود شما در موضعِ ضعف خواهید بود.

6. از دست دادن کنترل مدیریتی
زمانی که قراردادی امضا می‌کنید تا یک شرکت دیگر بخشی از کار شما را بر عهده بگیرد، شما مدیریت و کنترل آن بخش از کار را بر عهده آن شرکت می‌گذارید. شرکتی که کار را به آن برون سپاری کرده‌اید استانداردهایی را که برای شرکت خودتان مهم است، در نظر نمی‌گیرد. آنها تنها به دنبال این هستند تا از خدمتی که به شما و شرکت‌های دیگری مثل شما رائه می‌دهند، سود ببرند.

Visits: 8