کارگاه ارتباطات کلامی و فن بیان شیوه های سخنرانی و فن بیان سخنرانی، درس-گفتار یا خطابه سخنرانی به عمل صحبت کردن یک فرد برای گروهی از مردم که مخاطب یا شنونده او هستند، با نیت خاصی مانند آگاهی بخشی، تحت تأثیر قرار دادن یا سرگرم نمودن، گفته می‌شود.سخنوری یا خطابه فنی است که به وسیله آن […]
کارگاه ارتباطات کلامی و فن بیان
شیوه های سخنرانی و فن بیان
سخنورانِ نمونه
ابزارهای یک سخنران حرفه ای
ارزش علمی یک سخنرانی
قبل از هر چیزی آیا تا به حال فکر کرده اید که :
چرا افراد موفق ، بزرگ و تاثیر گذار در جهان اکثرا سخنوران ماهری نیزهستند ؟
چرا درباره موضوعاتی که در موردشان علاقه و اطلاعات داریم برای یکی دو نفر از دوستانمان به راحتی حتی برای چند ساعت می
توانیم صحبت کنیم ولی وقتی بخواهیم همین مطالب را برای جمع زیادی از مخاطبان بیان کنیم دستپاچه وعصبی می شویم و به دلیل
اضطراب حتی فراموش می کنیم چه می خواهیم بگوییم ؟
آیا تا به حال تصور کرده اید که روزی در برابر اجتماع عظیمی از مخاطبان صحبت می کنید و آنها با اشتیاق تمام به صحبتهای شما
گوش می دهند و شما نیز همچنان با شور وحرارت سخنرانی می کنید ؟
آیا می دانستید که : صحبت کردن در برابرجمعیت ، فقط برای عده خاصی از افراد مشکل نیست و این مساله ای عمومیست ، حتی
بهترین سخنرانان نیز در ابتدا دچار همین ترس وعدم تسلط بوده اند و توانایی صحبت کردن در برابر جمع استعدادی خدادادی نیست
که فقط بعضی ها از آن برخوردارند؛ بلکه با علاقه و تمرین مثل هر توانایی دیگری میتوان به مهارتی باور نکردنی در اینباره دست یافت
.و نیز حتما باور نمی کنید که آموختن فنون و مهارت یافتن در سخنرانی حتی یک دهم آنچه عموم مردم تصور می کنند ، سخت
دشوار نیست
۱۵ اصل اساسی اولیه برای یک سخنرانی موفق
۱- با شور وشوق ومحکم واستوار شروع کنید.
● وانمود کنید که اعتماد به نفس وشهامت بالایی دارید حتی اگر اینگونه نیست !!!
● تصور کنید که اگر به نحو مطلوبی از پس کار بربیایید تا چه حد وجهه اجتماعیتان افزایش می یابد.
● طوری با اطمینان صحبت کنید که گویی همه جماعت به شما بدهکارند، تاثیر روانی این تصور در اوایل کار بسیار سودمند است.
● این مهم نیست که قلب شما در دقیقه ۳۰۰ بار می زند!!! زیرا هیچکس نبض شما را نگرفته است؛ پس شجاعانه قدم بردارید،
قامتتان را راست کنید گویی عاشق سخن گفتن هستید.
به هر حال همیشه همه انسانها، شهامت را ستایش می کنند.
۲- دقیقا بدانید که در مورد چه چیزی می خواهید صحبت کنید
گر از قبل در مورد سخنرانی فکر نکرده باشید و برای آن طرحی نداشته باشید حتما در برابر شنوندگان احساس آرامش واعتماد به نفس
نخواهید داشت
۳- ۵۵تمرین – تمرین – تمرین
یک ضرب المثل شیرین فارسی است که می گوید:
کار نیکو کردن از پر کردن است
خواهی که شوی یک خوشنویس بنویس و بنویس و بنویس
تمرین مهمترین مساله است شما با هرتمرین نیرومندتر و نیرومندتر می شوید.
۴- آمادگی قبلی
به معنی نوشتن مطالب به صورت دستوری و سپس حفظ کردن کلیه عبارات و متن سخنرانی نیست بلکه آمادگی قبلی یعنی تمامی
نکات و جوانب مختلف موضوع را قبلا خوب مطالعه بررسی و درک کرده باشیم؛ واقعیت و درستی آنها برای خود ما به اثبات رسیده
باشد سپس در مورد طریقه ارائه آن فکر کنیم.
هو سرل گفته معروفی دارد با این مضمون که اگر احساس میکنید توانایی توضیح مطلبی را ندارید، مطمئن باشید که آن را به طور
کامل درک نکرده‌اید.
مطالعه و جمع آوری مطالب مرتبط، خارج از متن اصلی (مثلا از سایر کتب، مقالات و…) برای غنی و پر بارترکردن موضوعاتی که
مطرح می کنیم، همواره باعث می‌شود که دانش، اطلاعات و در نتیجه تسلط ما درباره موضوع افزایش پیدا کند.
حال می‌پرسید که چگونه تمرین کنیم؟
۵- خودتان را به تدریج آماده کنید
● یک ارائه خوب باید تدریجا تکمیل شود ” مثلا طی یک یا دو هفته ”
● در اوقات فراغتتان (مثلا وقتی در سرویس نشسته اید یا در حیاط دانشگاه قدم میزنید) درباره‌اش فکر کنید و در رویا و تصوراتتان آن
را بپرورانید.
● با دوستانتان درباره آن صحبت کنید و سعی کنید هرچه به فکرتان می رسد یادداشت کنید؛ به زودی ایده ها و سوژه های نابی به
ذهنتان می رسد.
● پس از اینکه مطالب آماده و تمامی آنچه را که می خواهید بیان کنید تنظیم کردید، در حالی که در خوابگاه هستید و یا حتی وقتی
که در خیابان شالیکوبی قدم می زنید(!!!) به آرامی آن را تمرین کنید.
● بهتر است با حرکات و ایما و اشاره هرچه بیشتر آن را طبیعی وبا روح سازید و تجسم کنید که در برابر یک جمعیت واقعی سخن می گویید.
● می‌توانید به عنوان تمرین به مدت سه تا پنج دقیقه مطلبتان را دقیقا همانطور که می خواهید در جلسه سمینار بیان کنید، برای هم اطاقی هایتان ارائه دهید.
● هر چه این تمرینات را بیشتر انجام دهید در عمل احساس اطمینان و راحتی بیشتری خواهید داشت .
همیشه و در هر کاری ابتدا ۱۰۰ ایده نو جمع آوری کنید سپس ۹۰ تای آن را دور بریزید آنگاه در می‌یابید که ۱۰ ایده عالی در اختیار دارید.
۶- مطالب را به سادگی صحبتهای همیشگی خود بیان کنید
اگر بخواهیم لفظ قلم یا کتابی صحبت کنیم کار بسیار دشوار می شود؛ نیمی از کلاممان محاوره‌ای و نیمی کتابی می‌شود؛ عبارات نامانوسی مثل“می باشه” ، “می‌شوه” و… محصول سعی نافرجام برای کتابی صحبت کردن است.
۷- با مخاطبانتان رو در رو باشید
ارتباط چشمی با مخاطب از اهمیت فوق العاده‌ای برخودار است.
۸- از روخوانی کردن بپرهیزید
خواندن مطلب از روی یادداشت نیمی از لطف سخنرانی را از بین میبرد و شنوندگان خیلی سخت سخنرانی که از روی یک نوشته روخوانی می‌شود را تحمل می کنند.
۹- اول سخنران بعد سخن
مهمترین موضوع سخنرانی در برابر عموم خود گوینده است و آنچه بیان می شود درمرتبه دوم قرار دارد
۱۰- آنچه می گویید آنقدر مهم نیست که چگونه آن را می‌گویید.
تاثیر هر گفتار بیشتر متکی به نحوه بیان است تا محتوا و ارزش مطلب .
۱۱- اگر وسط صحبت یادمان رفت که چه می گفتیم
فراموش کردن مطلب : مساله‌ای محتمل است که ممکن است برای هرکسی خصوصا در تجربیات اول پیش بیاید، در این شرایط معمولا چند ثانیه ذهن قفل شده و بطور کلی فراموش میکنیم که اصلا راجع به چه چیزی صحبت می کردیم.
ولی خوشبختانه این حالت بسیار گذرا بوده و پس از چند لحظه (پنج تا ده ثانیه) دوباره همه چیز یادمان می‌افتد. ولی ما نمی‌توانیم مخاطبان را به حال خود رها کرده و به دنباله مطلب فکر کنیم در اینگونه موارد دو کار می توان کرد:
● می‌توانیم یک یا چند سوال از حضار بپرسیم. مثلا آیا صدای ما به ردیف آخر می رسه ؟ یا مطالب تا اینجا مفهوم بوده ؟ یا اینکه تا اینجا کسی سوالی نداره ؟ و…
● راه بهتر این است که آخرین جمله‌ای را که گفتیم تکرار کرده و صحبت را آن مورد تا چند جمله ادامه دهیم و در این فرصتی که ایجاد کردیم باید به ادامه موضوع بیندیشیم.
البته امروزه که اغلب ارائه‌ها در قالب اسلاید و نرم افزار PowerPoint انجام می شود این مشکل کمتر بروز پیدا می کند.
۱۲- مخاطب را نادیده نگیرید
● به زمین یا هوا زل نزنید. در این حالت انگار با خودتان صحبت میکنید. صحبت شما خشک و بیروح و کلامتان بی خاصیت می شود.
● با جمعیت طوری صحبت کنید که گویا با ”مصطفی برزگر“ صحبت میکنید؛ مگر غیر از این است که جمعیت از افرادی نظیر ” مصطفی برزگر “ تشکیل شده است ؟
● طوری با شنوندگان صحبت کنید که گویی منتظرید آنها هر لحظه از جا بلند شده و با شما گفتگو کنند.
● در مقابل آنها لبخند بر لب داشته باشید.
● پوشیدن لباس پاکیزه و مرتب اهمیت زیادی دارد چون باعث تقویت اعتماد به نفس شده و هر اندازه که وضع ظاهری نامرتب و شلخته داشته باشید به همان میزان از توجه مخاطبان کم خواهد شد.
۱۳- آغاز مناسب
● شروع یک سخنرانی مانند آغاز یک سفر است؛ باید ازقبل فکر کنیم که از کجا باید شروع کرد و از چه مسیری ادامه داد و در نهایت دقیقا بدانیم که چه چیزی را به مخاطب باید انتقال دهیم.
● نباید صحبت را بیش از حد خشک و رسمی آغاز کرد.
● ابتدای یک سخنرانی خیلی خیلی مهم است و انصافا مشکل ! و در موفق بودن بقیه سخنرانی نقشی اساسی دارد. پس نباید آن را سرسری گرفت و باید برای آن طرحی داشت، مثلا یک بیت شعر یا یک مقدمه کوتاه دو سه جمله ای یا مثل همین مطلب با چند پرسش .
یک سخنران ماهر در خاطرات خود می‌نویسد: ” همیشه دو دقیقه قبل از سخنرانی ترجیح می دادم مرا گلوله باران کنند ولی سخنرانی نکنم … اما … دو دقیقه قبل از پایان حتی با رگبار گلوله هم مایل به تمام کردن سخنرانی نیستم “
۱۴- چگونگی بیان
● در گفتار خود روی کلمات مهم تکیه کنید واز کلمات کم اهمیت سریع عبور کنید.
● همیشه قبل و بعد از بایان نکات اساسی و مهم یک مکث کوتاه داشته باشید.
● یکنواخت و ماشینی صحبت نکنید، تن صدا و نحوه بیانتان را هر از چند گاه تغییر دهید.
● جملات و عبارات مهم را با تمایز و تاکید بیان کنید؛ مثلا بلندتر و یا حتی آرام تر از باقی عبارات. تاثیر این کار دقیقا مشابه های‌لایت کردن توسط مارکر یا Bold کردن فونت در نوشته هاست.
● برای تاکید بیشتر بر مطالب مهم می‌توانید آنها را یک بار تکرار کنید ولی بهتر است در تکرار از بیان دیگری استفاده کنیم .
● زبان بدن (Body Language) راز موفقیت شماست و این یعنی استفاده درست و بجا از حرکات، ایما، اشاره و خلاصه تمامی اندام برای هرچه زنده و شاداب تر کردن جلسه ودمیدن روح در فضای سالن.
۱۵ – کلام پایانی :
مخاطب خود را دوست داشته باشید
علاقه و صمیمیت گوینده نسبت به شنوندگان به آنها منتقل می شود و جمعیت نیز هر گونه احساس وعلاقه را درک و منعکس می کند؛ ولی این موضوع مساله ای دلی است و برای آن نمی توان قاعده و فرمولی نوشت و فقط به صورت خلاصه می توان که تصور کنید تمامی آنها که روبه روی شمایند دوستانتان هستند.
ـنکات مهم :
● در ابتدای کار محکم واستوار شروع کنیم .
● برای ارائه مطلب آمادگی قبلی داشته باشیم.
● تمرین . تمرین . تمرین .
● مطالعه و گردآوری مطلب بیش از آنچه که باید ارائه کنیم.
● برای یک سخنرانی و سمینار خوب باید در طی چند روز مطالب را آماده کرد .
● مطالب را تا حد امکان ساده و به بیان خودمانی بازگو کنید تا برای همه قابل فهم باشد .
● با مخاطبانتان ارتباط چشمی داشته باشید .
● یکنواخت و با لحنی ثابت صحبت نکنید، روی مطالب مهم تاکید کنید .
مطالب ارائه شده خلاصه ای بسیار مختصر بود از کتاب : آئین سخنرانی اثر دیل کارنگی
تمامی آنچه تا اینجا گفتیم اموری بودند که به شخص شما مربوط می‌شد. فراموش نکنید که ساختن اسلایدهای مناسب به شکلی جذاب و گویادر نرم افزار PowerPoint نیز روی دیگر این سکه است که نباید از آن غافل ماند .
۱۰ نکته مهم در طراحی و ارائه اسلایدهای PwerPoint
۱- انتخاب رنگهای مناسب و دارای کنتراست (تضاد رنگی) برای زمینه و متن از اوجب واجبات است.
۲- تاکید بر استفاده هرچه بیشتر ازاشکال، نمودارها، جداول و عناصر بصری اهمیت حیاتی دارد.
فراموش نکنید که نرم افزار PowerPoint ابزار مناسبی برای نمایش متن نیست؛ زیرا اصولا برای اینکار طراخی نشده پس باید از قرار دادن بیش از چند سطر متن در هر اسلاید خودداری کرد.
۳- از قلم و فونت مناسب به شکلی که مطالب برای همه مخاطبان قابل رویت یاشد استفاده کنید.
۴- از افکت و جلوه های انیمیشن در حد معقول استفاده کنیم. نه آنچنان که اسلایدها خشک و بی روح باسد و نه آنچنان آن را پر از جلوه و گل و بلبل کنیم که مطلب اصلی را تحت الشعاع قرار دهد.
۵- ارائه خوب الزاما ارائه ای نیست که دارای حجم بالا و اسلایدها زیادی باشد بلکه ارائه‌ای است که با کمترین میزان اسلاید و حجم، بیشترین اطلاعات را به مخاطب منتقل نموده و برای مستمعان ملال‌آور نباشد. هیچ وقت و هیچ وقت کیفیت ارائه را فدای کمیت آن نکنید.
۶- برای کاهش حجم، مطالب را خلاصه کنید؛ همچنین در اکثر اوقات می توان چندین صفحه متن را در جداول، نمودار و چارتهای مناسب به صورتی کامل خلاصه کرد.
۷- به جای اینکه تمامی متن را تایپ کنید، فقط تعاریف اصلی و تیترها را در اسلاید بیاورید، به راحتی بقیه مطالب را می توانید به ذهنتان بسپارید، البته اگر آنها را خوب درک کرده باشد.
۸- اگر تعاریف اصلی، اعداد، ارقام و امثال اینها را از روی اسلاید روخوانی کنید هیچ ایرادی ندارد ولی مواظب باشید که این روخوانی کردن را به کل مطالب تعمیم ندهید.
۹- هنگام ارائه بینندگان را هرچه بیشتر به تصاویر، نمودار و شکلها ارجاع دهید و با اشاره توسط نشان دادن با دست و… توجه آنها را به سمت خود و مطالبتان معطوف کنید.
۱۰- برای جلوگیری از مشکلات پیش بینی نشده اگر امکان داشت یک مرتبه برنامه را در کامپیوتر اجرا کرده و از مرتب بودن همه چیز مطمئن شوید.
در انتها باید گفت که :
شما حداکثر در طی ۲۰ تا ۳۰ دقیقه باید هرچه را لازم است بیان کرده و سخنتان را تمام کنید زیرا بر اساس تحقیقات روانشناسی، انسانها معمولا بیش از این زمان نمی توانند بر موضوعی تمرکر وتوجه داشته باشند اگر ناچار شدید ییشتر از۲۰دقیقه صحبت کنید باید به ذهن مخاطبتان یک زنگ تفریح کوچک مثلا ۱ دقیقه ای بدهید.
یکی از بهترین معیارها برای سنجش، یک ارائه، سمینار یا سخنرانی موفق میزان توجه واشتیاق مخاطبان نسبت به آن است.
دکتر مازیار میر مذاکره را هنر چانه‌زنی و رد‌و‌بدل کردن امتیاز و تمرکز عنوان کرده و به عنوان یک تعریف کامل‌تر، مذاکره را چند‌وجهی می‌داند که برای رسیدن به محیط تفاهم و درک مشترک به منظور رفع نقاط اختلاف و یا رسیدن به منفعت با نقاط مشترک به وسیله تبادل امتیازات میان افراد یا گروه‌ها صورت می‌گیرد. مذاکره فرایندی است که در آن هر‌طرف درگیر در مذاکرات می‌‌کوشد تا منفعتی برای خودش در پایان مذاکرات به دست آورد. مذاکره با هدف دستیابی به مصالحه، انجام می‌شود.
تعریف مذاکره روی جی لوییکی
مذاکره روی جی لوییکی چهار ویژگی اصلی دارد:
- حداقل دو طرف در آن درگیر هستند. این دو طرف ممکن است دو فرد، دو گروه یا دو سازمان باشند.
- بین خواسته ها و نیازهای این دو (یا چند طرف) تعارض وجود دارد.
- دو یا چند طرف درگیر در مذاکره، بر اساس انتخاب خود و نه به اجبار با یکدیگر مذاکره میکنند.
- کسانی که درگیر مذاکره می‌شوند برای “داد و ستد” که زیربنای مفهوم مذاکره است، آماده‌اند.
hlh قبل از شروع هر کلاسی چند نکته راهبردی و استراتژیک را درمذاکره عنوان می نمایم
اول
اعتمادد را هی است بسوی تباهی در مذاکره اعتماد نکنید البته به شرطها و شروطها
دوم
هیچ چیز هیچ کس هیچ رفتار و گفتار و کردار و حتی پنداری شاید آنگونه که به نظر می اید یا بیان می شود نباشد پس احتیاط کنید
سوم
در مذاکره هرگز هیچ خط مستقیمی برای موفقیت وجود ندارد پس در مذاکره قوانین الزاما مطللق نیستند
چهارم
مطالبی که ما به شما ارائه می کنیم ۵۰ درصد قابل اتکا است و مابقی به ارزیابی شما از خودتان و طرف مقابل و نوع جلسه مذاکره بستگی دارد
پنجم
اصول و فنون مذاکره پیش از علم بودن یک نوع هنر است پس هنر خود را توسعه و بهبود ببخشید و یک هنرمند باشید
ششم
به قول استاد بزرگوار و تکرار نشدنیم مرحوم پروفسور مسعود حیدری یادتان باشد هر چیزی قابل مذاکره و گفتگو است
بعنوان یک مدرس مذاکره و رفتارشناس تجربی باید قبل از هر سخن دیگری به معنی مذاکره بپردازیم.
” شجاعت ، صبور و متین بودن در سختی ها است . “ نقل قول از ارنست همینگوی
برای موفقیت در هر کسب و کار اقتصادی شما باید یک مذاکره کننده حرفه ای باشید. آری مذاکره در یک تعریف تئوریک به فرآیندی
گفت و گو محور اطلاق می شود که روی یک موضوع مشخص به منظور حل یک اختلاف یا رسیدن به منافع مشترک بین دو یا چند
نفر یا گروه انجام می پذیرد، به شرط آنکه بتواند رضایت طرفین را برآورده سازد. اگر این تعریف را کنار بگذاریم مذاکره همان فرآیند
برگزاری جلسات گفت و گوییاست که فرد آغاز کننده یک فعالیت اقتصادی برای پیش بردن روند مراودات اقتصادی خود با طرف یا
طرف های اقتصادی خود انجام می دهد تا بتواند به نتیجه مطلوب برسد.مازیارمیرمشاورکسب و کار طی دو دهه اموز و ماوره و
همراهی با پروفسور مسعود حیدری پدر علم مذاکره ایران و خاورمیانه در این سلسله مقالات مارا بسوی موفقیت رهنمون خواهد کرد.
گام اول:
برای خود دقیقا بنویسید که اگر این قرار را از دست بدهید، چه گزینه دیگری خواهید داشت؟ چقدر باید هزینه کنید یا چقدر سود از
دست می دهید؟
گام دوم:
برای خود مرور کنید که آیا این مذاکره فقط یکبار انجام می شود یا در آینده همچنان باید با گروه مقابل مذاکره کنید؟ با توجه به پاسخ این سوال برای
خود مشخص کنید چه چارچوبی را برای رفتار و موضع گیری در این مذاکره مناسب می دانید؟
گام سوم:
فهرستی از پارامترهای اصلی مذاکره آماده کنید. یعنی تمام پارامترهایی را که باید در مورد آن ها مذاکره کنید، بنویسید لطفا توجه فرمائید همه را جزء
به جزء و مو به مو را این خود نکته بسیار بسیار مهمی است.
گام چهارم:
در این مرحله نقطه ترک مذاکره خود را مشخص کنید به این معنی که با خود بگویید که در این مذاکره چه اصولی نباید شکسته شوند؟ حتی برای آسان
کردن این مرحله می توانید اصولی را به عنوان کف و اصولی را به عنوان سقف انتظاراتتان تعیین کنید.
گام پنجم:
در این نقطه می توانید سه بسته پیشنهادی بنویسید که به عنوان نتیجه مذاکره از نظر شما مقبول و معقول است.یادتان باد یک سخنران و سخنور
حرفه ای می تواند این بسته را به بهترین وجه ارائه نماید
گام ششم:
یک سوال کلیدی در این مرحله برای خود طرح کنید. اینکه مذاکره را با چه پیشنهادی شروع می کنید؟ برای خود مشخص کنید که نظر دارید مذاکره را با یک پیشنهاد ثابت شروع کنید یا در یک چارچوب منعطف و قابل تغییر پیش خواهید رفت؟ مثلاً برای چند دقیقه ابتدای مذاکره چه برنامه ای دارید و چه حرف هایی را خواهید زد؟
گام هفتم:
برای پنج دقیقه پایانی مذاکره چه برنامه ای دارید و آخرین حرف هایی که در دقایق آخر می زنید چه خواهد بود؟ حتی در این مرحله می توانید یک صورت جلسه کوچک بنویسید.
گام هشتم:
اولویت های خود را مشخص کنید تا متوجه شوید دریافت چه امتیازهایی برای شما مهم است؟ علاوه بر این آماده هستید چه امتیازهایی را در مقابل اعطا کنید؟
گام نهم:
یک بررسی کوتاه داشته باشید و مشخص کنید که اعضای گروه چه نقش هایی دارند؟ به تعبیری دیگر هر کسی قرار است کدام الگوی رفتاری را به کار بگیرد؟ تعیین نقش ها می تواند براساس تخصص یا دانش افراد تقسیم بندی شود.
گام دهم:
این گام فصل الخطاب است. شما در شرایط آماده شدن برای یک مذاکره اقتصادی می توانید به این موضوع فکر کنید که اگر تیم اختلاف نظر یا سلیقه
وجود داشته باشد حرف چه کسی تصمیم و حرف آخر محسوب می شود و به عبارتی فصل الخطاب جلسه مذاکره خواهد بود.
اگرچه ممکن است یک تا دو ساعت از زمان شما به این مساله اختصاص یابد، اما یک ذهن منسجم و برنامه ریزی برای شما به
ارمغان خواهد آورد تا بدانید مذاکره را به چه سمت و سویی پیش می برید.
انواع مذاکره
۱- برد برد
۲- برد باخت
۳- باخت باخت
مراحل مذاکره
۱- اقدامات قبل از مذاکره
۲- اقدامات در حین مذاکره
۳- اقدامات پس از پایان مذاکره
قبل از شروع مذاکره به چک لیست مذاکره باید نگاهی همه جانبه داشت.
چک لیست
در این نمونه چک لیست به موارد مهمی که معمولا فراموش می شود نیم نگاهی داشته و سعی
نموده ام. آخرین تجربیات خود را از هر مورد که فراموش نموده ام را در این چک لیست قرار دهم لطفا هر آنچه که فکر
می کنید می تواند خیلی مهم باشد را یاد داشت و در جلسات پیش از مذاکره با خود تکرار نموده و یا در زمان برک یا استراحت با
خود مرور فرمائید.
لازم به یادآوری است که بهترین چک لیست را خودتان باید بنا به نیازتان تهیه و تدوین فرمائید در غیر اینصورت چک لیست از ارزش
زیاد و کاربردی نخواهد داشت لطفا برای خودتان و بنا به نیاز تان آنرا باز نویسی فرمائید.
| ردیف | عوامل ممهم ورد بررسی | پاسخ های احتمالی |
| ۱ | هدف مذاکره | |
| ۲ | موضوع اصلی مذاکره | |
| ۳ | نقاط قوت اصلی مذاکره | |
| ۴ | نقاط ضعف اصلی مذاکره | |
| ۵ | امتیازاتی که ممکن است داده شود | |
| ۶ | بیشترین و کمترین محدوده دادن امتیاز در مذاکره | |
| ۷ | مواردی که قابل اصلا مذاکره هستند | |
| ۸ | مواردی که قابل مذاکره نیست | |
| ۹ | پیشنهادات مورد انتظار از طرفین مذاکره | |
| ۱۰ | پیشنهاد مقدماتی در مذاکره |
یادمان باشد چک لیست در مذاکره به همین موارد ختم نمی
گردد
باید برای هر مذاکره یک چک لیست کاملا حداگانه طراحی و
تدوین نمود و مخصوصا بنابر نیاز و زمان و مکان و طرف مقابل هر
چک لیستی باید کاملا متفاوت باشد
از اقدامات پیش از مذاکره هم که مقاله مفصل دیگری است می
توان در چک لیست سود برد .
چگونه می‌توانم از شرایط محیطی به نفع خودم در مذاکره
استفاده کنم؟
بهتر است چه کسی شروع کننده باشد؟
مقدمه چینی بچگونه انجام دهم؟
چه اطلاعاتی در اختیار دارم؟
بهترین شکل ارائه اطلاعات در مذاکره چیست؟
مذاکره خوب معمولا با چه نتیجه ای به پایان برسد؟
چه خط قرمزهایی در این مذاکره دارم که نباید از آنها عبور کنم؟
تقاضا وخواسته های من در مذاکره چگونه باید بسته بندی شود
چگونه فضای حسن نیت را در ابتدای مذاکره ایجاد کنم؟ برای
ایجاد یک جو متعادل و حس خوب در جلسه، چه ابزارهایی در
اختیار دارم؟
آیا مناسب است که از واسطه استفاده کنم….
چک لیست تخصصی اقدامات پس از مذاکره
اقدامات پس از مذاکره مازیار میر
• توافق ها در قالب اسناد حقوقی ضبط می شود تا لازم الاجرا گردند
• اصل متن در قرارداد است و در آن الویت پیوست ها باید مشخص شود
• قراردادها توسط نمایندگان مجاز امضا می شود و تاریخ اجرا نیز مشخص شود
• ویژگی های مذاکره کنندگان در مذاکرات خارجی
• داشتن اطلاعات محیطی جهان و کشور خارجی مورد نظر
• آگاهی بر استانداردهای جهانی مذاکره
• آگاهی بر سوابق مذاکره
• تسلط به زبان انگلیسی
• برنامه ریزی قبل از مذاکره
• سرعت عمل در مذاکرات
• آراستگی ظاهری
• توان کار تیمی
• قدرت رهبری برای رییس
• وقت شناسی و مدیریت زمان
• سلامت جسمی و روانی
• احساس مسولیت در مورد منافع ملی
• توانایی برقراری ارتباط عاطفی و منطقی با طرف مقابل
• شجاعت در تصمیم گیری در لحظات حساس
• ابتکار و خلاقیت
• قدرت تمرکز
• نگرش مثبت
• حافظه قوی
• درک مشکلات و محدودیت های طرف مقابل
یک توصیه بسیار دوستانه شاید بهتر باشد که زمان بخرید و اصلا مذاکره نکنم.
این یک چک لیست ازمایشی است و صرفا جهت اطلاع است .
شما می توانید انرا بهبود و توسعه و تخصصی تر بنمائید.
ماهیت مذاکره
مذاکره:
مهارتی است که تجزیه وتحلیل وبرقراری ارتباط را در بر دارد و هر کس می تواند آن را بیاموزد.
روش سقراطی در مذاکرات حرفه ای
سقراط چنین می گوید که
نخست در مورد مواردی صحبت کنید که هر دو طرف مذاکره روی ان توافق نسبی دارید.
در گام دوم
پشت میز مذاکره به سراغ مواردی بروید که روی ان اجماع وجود ندارد و یا اختلاف نظر دارید.
با چنین رفتار حرفه ای شرایط مثبتی خلق می کنید و می توانید برای رسیدن به توافق و نتیجه از آن سود ببرید.
ماهیت مذاکره:
ملتها به این دلیل مذاکره می کنند تا مرزهای خود را به روی تجارت آزاد باز کنند وبه طورکلی مذاکره فرایندی است که نه تنها به سیاست مداری حرفه ای و فروشنده ای سطح بالا یا وکیل مدافع وفا دار یک گروه” فشار سازمان یافته تعلق داشته باشد”کاری است که هر کس تا حدودی هر روز انجام می دهد.گر چه سرمایه گزاری ها اغلب به اندازه ی توافق های امنیتی یا پیوندهای همکاری بزرگ” پر ماجرا نیستند اما با هم مزاکره می کنند.گاهی مردم بر سر مسائل مهمی مانند شغل جدید مذاکره میکنند یا درباره ی چیزهای کم و بیش جزئی.
مذاکرات به دلایل مختلف پیش می آیند:
۱)برای موفقیت بر سر اینکه چگونه یک دارایی محدوود مثل زمین را تقسیم کنیم و در آن سهیم شویم
۲)برای ایجاد چیز جدیدی که هیچ یک از طرفین نمی توانند تنهایی آن را به وجود آورند
۳)برای حل یک مشکل یا مشاجره میان گروه ها
تفاوت مفهومی در دو اصطلاح چانه زنی و مذاکره:
۱)مذاکره و چانه زنی برای بیشتر مردم یک معنا دارد، ولی ما از این دو کلمه به گونه ای مشخص استفاده خواهیم کرد.
اصطلاح چانه زنی را زمانی به کار خواهیم برد که وضعیتها ی رقابتی برنده –برنده بر سر قیمتها که در طرح اثاثیه ی مستعمل،بازار کهنه فروشی ها یا قرعه کشی خودروها پیش می آید را توصیف میکنیم.
اصطلاح مذاکره را از زمانی به کار می بریم که به وضعیتهای برنده- برنده اشاره میکنیم مانند وضعیت هایی که هنگام تلاش طرفین برای پیدا کردن راه حل قابل قبول مشترک درباره ی یک ناسازگاری پیچیده بوجود می آید.
۲) این که بسیاری از مردم فرض می کنند اصل مذاکره یک فرایند بده و بستان است که برای رسیدن به یک توافق کاربرد دارد.
بسیاری از عوامل خیلی مهمی که نتایج یک مذاکره را به وجود می آورند در حین مذاکره اتفاق نمی افتد و پیش از آن که دو طرف، مذاکره را آغاز کرده یا بافت اطراف آن را تشکیل دهند، به وجود می آیند.
منابع نگرش ودیدگاه ها در باره ی مذاکره:
اولین منبع: تجربه ی خود ما در جایگاه مذاکره کنندگان و تعداد مذاکره هایی که هر روز انجام میدهیم.
دومین منبع:رسانه ها، تلویزیون، رادیو، روزنامه و مجله واینترنت هستند که مذاکرات واقعی را هر روز گزارش می دهند.
سومین منبع: منابع طبیعی تحقیقات علوم اجتماعی است که در جنبه های مختلف مذاکره اجرا شده اند.
ویژگی های مشترک وضعیت های مذاکره ای:
۱)در هر مذاکره دو یا چند گروه،دو یا چند نفر،دو گروه یا سازمان یا تعداد بیشتری از هر کدام وجود دارند. گر چه که مردم میتوانند با خود مذاکره کنند:یعنی زمانیکه کسی درباره ی این موضوع بحث میکند که آیا بعدازظهرمثلا جمعه به استخر برود یا مطالعه داشته باشد.
۲)بین دو گروه یا چند گروه، تضادهای درخواستی وجود دارد:یعنی چیزی که فرد می خواهد همان چیزی نیست که طرف دیگر به آن نیاز دارد و گروه ها باید به دنبال راهی باشند که این ناسازگاری را برطرف کنند.
۳)گروه ها به دلخواه مذاکره انجام می دهند:مذاکره تا حدودی یک فرایند داوطلبانه است.ما به این علت مذاکره می کنیم چون فکر می کنیم نسبت به زمانی که مذاکره نکرده ایم یا به تنهایی پیشنهاد طرف مقابل را قبول می کنیم می توانیم نتیجه ی کار خود را گسترش دهیم.
۴)گروه ها ترجیح میدهند به جای این که آشکارا دعوا کنند،مذاکره کنند و در جستجوی توافق باشند.
چه زمانی ما نباید مذاکره کنیم؟
۱)وقتی که همه چی را از دست می دهید:
زمانیکه دراین شرایط قرار گرفتید به جای مذاکره کردن،گزینه های دیگری را انتخاب کنید.
۲) وقتی همه چیز را فروخته اید:
وقتی که همه چی به حد اکثر رسیده است معامله نکنید، در عوض قیمت را بالا ببرید.
۳)وقتی که خواسته ها غیر اخلاقی هستند:
۴)وقتی که به موضوع اهمیت نمی دهید:
اگر نتیجه ی کار به نفع شما نیست مذاکره نکنید چونکه ممکن است همه را از دست بدهید و چیزی را بست نیاورید.
۵)هنگامی که وقت ندارید :
زمانی که تحت فشار هستید،ممکن است نخواهید مذاکره کنید.اگر فشارهای زمانی به ضرر باشد ممکن است پیامد های امتیازات خود را در نظر نگیرید و اشتباه کنید.
۶)وقتی نیت آنها بد باشد:
۷)وقتی صبرکردن موقعیت شما را بهتر می کند:
شاید به زودی فناوری جدیدی را بدست آورید که موقعیت مالی شما پیشرفت کند یا اگر فکر میکنید که گذشت زمان به نفع شماست پس بر کنید.
۸)وقتی که آماده نیستید:
یعنی اینکه درباره ی آینده ی مذاکره وپیامدها ی آن مطمئن باشید.
اتکای متقابل:
یکی از ویژگی های اصلی وضعیت مذاکره این است که گروه ها برای بدست آوردن اهداف یا نتایج مورد نظر خود به یکدیگر احتیاج دارند.یعنی یا باید برای بدست آوردن اهداف خود با یکدیگر هماهنگی داشته باشند یا اینکه گزینه ی کار کردن با یکدیگر را انتخاب کنند،چون نتیجه ی احتمالی آن بهتر از آن است که به تنهایی کار می کنند و آن را به دست می آورند،وقتی گروه ها برای بدست آوردن نتیجه ی مورد نظر خود به یکدیگر وابسته باشند،اتکای متقابل دارند
سازگاری مشترک:
وقتی که دو طرف،اتکای متقابل دارند، می توانند بر نتایج و تصمیمات طرف مقابل تأثیر بگذارند واین سازگاری مشترک در تمام طول مذاکره ادامه دارد.پذیرش این نکته مهم است که مذاکره فرایندی است که با گذشت زمان تغییر می یابد و سازگاری مشترک یکی از دلایل اصلی تغییراتی است که در طی مذاکرات پیش می آیند.
معضلات سازگاری مشترک:
۱) اولین معضل یا معضل راستی:
مقدار حرف راستی که،باید به طرف مقابل زده شود را مورد توجه قرار می دهد.از یک سو، گفتن همه چیز درباره ی خود به طرف مقابل این انکان را می دهد تا از شما سوء استفاده کند و نگفتن چیزی درباره ی نیازها یا خواسته های شما به طرف مقابل ممکن است به، بن بست منتهی شود.
۲) دومین معضل اعتماد است:
اگر هر چه طرف مقابل به شما می گوید را بپذیرید،آنها می توانند از شما سوء استفاده کنند و اگر عکس آن باشد و حرف طرف مقابل را قبول نکنید،در راه رسیدن به توافق مشکل زیادی خواهید داشت.میزانی که باید به طرف مقابل اعتماد کنید به عوامل بسیاری بستگی دارد،از جمله واکنش طرف مقابل،شیوه یرفتار او با شما در گذشته ودرک کامل فشارها برطرف دیگر در شرایط فعلی.
ناسازگاری:
نتیجه ی بالقوه روابط متقابل ، ناسازگاری است و ناسازگاری ها می توانند در نتیجه ی نیازهای بسیار متفاوت دو طرف یا سوء برداشتها و سوء تفاهم ها ایجاد شوند.
سطوح ناسازگاری:
۱) ناسازگاری درون شخصی:
منابع ناسازگاری ها می توانند طرح ها،نظرات،احساس ها،ارزش ها،تمایلات یا تلاشهایی باشند که با یکدیگر در تضاد هستند.مثلا ما علاقه ی زیادی به خوردن بستنی داریم ولی از جایی که می دانیم که بستنی چاق کننده است مجبور می شویم که بستنی نخوریم.
۲) ناسازگاری میان فردی:
همان ناسازگاری میان مردم است مثل ناسازگاری های میان زن و شوهر،کارگران،مادرشوهر و عروس
۳) ناسازگاری درون گروهی:
بین اعضای گروه،یا دسته ها،یا خانواده ها می باشد.
۴) ناسازگاری میان گروهی:
میان سازمانها،ملتهای در حال جنگ،یا خانواده هایی که باکدیگر مشکل دارند روی می دهد.
روشهای اصلی برای کنترل ناسازگاری عبارتند از:
۱) رقابت کردن(هم چشمی یا چیره شدن):
کسانیکه از این روش استفاده میکنند درباره ی اینکه طرف مقابل به اهداف خود می رسند یا نه،علاقه ی چندانی نشان نمی دهند و این افراد اهداف خود را حفظ میکنند و طرف مقابل را وادار به تسلیم می کنند.
۲) تسلیم شدن :
افرادی که از این روش استفاده می کنند به نتایج کاری خود علاقه یا نگرانی چندانی نشان نمی دهند.
۳) عدم فعالیت(چشم پوشی کردن):
عدم علاقه نسبت به نتایج کار خود و همچنین عدم وجود نگرانی از اینکه طرف دیگر به اهداف خود برسد.
۴) حل مشکل:
این افراد توجه زیادی به رسیدن اهداف خود دارند و خیلی علاقه دارند که بدانند طرف دیگربه اهداف خود دسترسی دارد یا نه.
۵) سازش ها:
این روش تلاش متوسطی برای دنبال کردن نتایج کار کسی و به دست آوردن نتایج کاری طرف دیگر ارائه می دهد.
فصل دوم: راهبردها و روشهای چانه زنی پراکنده:
چانه زنی پراکنده با تعیین نقاط شروع،هدف و مقاومت آغاز می شود و شخص خیلی زود از نقطه ی شروع طرف آگاه می شود وبطور مستقیم یا با نتیجه گیری،نقطه ی هدف او را پیدا می کند.تمام موارد اهمیت دارند اما مقاومت از همه مهم تر است.فاصله ی بین نقاط مقاومت طرفین،میزان چانه زنی را مشخص میکند.در صورتیکه مثبت باشد فضای مذاکره ای را نشان میدهد که به احتمال زیاد توافقی درآن بوجود آمده و هرکدام سعی در بیشترکردن چانه زنی دارند.درصورت منفی بودن این فاصله،مذاکرات موفقیت آمیز غیر ممکن خواهد بود.
چانه زنی پراکنده در اصل یک وضعیت نا سازگاری است که در آن طرفین به دنبال منافع خود هستند.گاهی اوقات این کار از راه پنهان کردن اطلاعات انجام می شود که در آن کوشش می شود تا طرف مقابل را گمراه کند و از مهارت کاربردی استفاده شود.تمام این روش ها می تواند فعل و انفعالات را از مذاکره ی آرام تا خصومت طعنه آمیز افزایش دهد.
فصل سوم: راهبرد های و روش های مذاکره تکمیلی:
ساختار اساسی مذاکره ی تکمیلی ساختاری است که ،در آن هر دو طرف می توانند اهدافی را شناسایی کنند که آنها را به مقاصدشان می رساند.مذاکره ی تکمیلی فرایند شناسایی این اهداف و شرکت درفرایندی است که به هر دو طرف اجازه می دهد اهداف خود را به حداکثر برسانند.
مذاکره کنند گان به این سبب در مذاکرات تکمیلی شکست می خورند که عامل بالقوه یتکمیلی وضعیت مذاکره را دریابند.یکی دیگر از دلایل شکست ها، فرضیه های پراکنده درباره ی مذاکره،ماهیت انگیزه آمیخته ی موضوعات یا رابطه ی قبلی مذاکره کنندگان با یکدیگر است.
برای اینکه مذاکره ی تکمیلی موفقیت آمیز باشد باید فرایند های بی شماری را طی کرد:
اول اینکه طرفین باید نیازها و اهداف واقعی یکدیگر را دریابند
دوم اینکه آنان باید یک جریان آزاد اطلاعات وتبادل آزاد نظارت را به وجود آورند
سوم باید به وجوه تشابه خود توجه کنند یعنی به جای توجه به اختلاف ها به موارد مشترک توجه کنند
چهارم به دنبال راه حل هایی باشند که نیازهای هر دو طرف را برآورده کند.
فصل چهارم: راهبردهای برنامه ریزی:
بر نامه ریزی مهمترین فعالیت مذاکره است.مذاکره کنندگان اغلب به دلایل مختلفی در ایجاد کردن برنامه ریزی شکست می خورند. برنامه ریزی موثر به مذاکره کنند گان اجازه می دهد تا مسیری را طراحی کنند که آنها را به سوی توافق راهنمایی می کند.
مذاکره کننده ای که با احتیاط بر نامه ریزی می کند می کوشد تا کارهای زیر را انجام دهد:
۱) موارد اصلی را که، باید در مذاکره ی آینده برطرف شوند را دریابد
۲) تمام موضوعات را جمع آوری کند وپیچیدگی ترکیب چانه زنی را بفهمد
۳) فرایندی را برنامه ریزی کند که از طریق آن ایده های خود را ارائه و آن ها را به طرف مقابل بقبولاند
۴) از اهداف،موضوعات،راهبردها،منافع،محدودیت ها،مقاصد،پیشنهادهای مقدماتی و حدود اختیارات طرف مقابل آگاه شود و….
وقتی مذاکره کنندگان بتوانند هر کدام از این موارد را در نظر بگیرند و آنها را ارزیابی کنند می دانند که چه می خواهند در نتیجه از مسیر پیش روی خود درک واضح تری خواهند داشت.
فصل پنجم: مذاکرات هر دو،احساس مثبت و منفی را به وجود می آورند:
احساس مثبت با جلب توجه به طرف مقابل،نظر خوب داشتن درباره ی پیشرفت طرفین و فرایند مذاکره یا علاقه مند بودن به نتایجی که مذاکره ایجاد کرده است به وجود می آید.بر عکس احساسات منفی در اثر بیزاری نسبت به طرف مقابل،احساس بد داشتن درباره ی پیشرفت فرایند مذاکره یا نارضایتی از نتایج آن ایجاد می شود.
فصل ششم:داشتن قدرت در مذاکره:
برای در نظر گرفتن قدرت دو راه اصلی وجود دارد,۱-قدرت چیره شدن ۲-برابری قدرت
۱)قدرت چیره شدن :در مذاکره قدرت در اصل سلطه گر و سرکوب گرانه است
۲)برابری قدرت:بیان می کند که قدرت بطور مشترک با طرف دیگر تقسیم می شود تا طزفین با یکدیگر به منافع و اهداف مشترکی برسند.
انجام معامله با افرادی که قدرت بیشتری دارند :(میشل واتیکنز)
۱)خود را قدرتمند نشان دهید
۲)با انجام دادن معامله های پشت سر هم،به کارها سرعت بیشتری دهید.
۳)برای به حد اکثر رساندن قدرت از قدرت رقابتی استفاده کنید
۴) اطلاعات خوب همیشه یک منبع قدرت اند یعنی به دنبال اطلاعاتی باشید که موقعیت مذاکره ای و،وضعیت شما را بهتر کنند.
۵) طرف مقابل را به گروههای کوچکترتقسیم کنید:یعنی در معامله با طرفی که قدرت زیادی دارد،به خصوص اگر یک گروه یا سازمان باشد، باید بکوشد تا روابط چند گانه ای را بوجود آورد ودر مذاکرات چند نفره شرکت کند.و….
فصل هفتم:اصول اخلاقی مذاکره
اصول اخلاقی معیارهای اجتماعی هستند که درباره ی آنچه در یک وضعیت خاص درست یا نادرست بطور گسترده به کار می روند یا فرایندی هستند که آن معیارها را تنظیم می کند.
چگونه مذاکره کنندگان می توانند با فریب کاری طرف مقابل،برخورد کنند؟
۱)سوال های بازجویانه کنید:
تحقیقات نشان میدهد که بیشتر خریداران نمیتوانند سئوال کنند و سئوال کردن می تواند اطلاعات بسیاری که بطورعمدی فاش نشده را بیان می کند.مثلا در یک شبیه سازی آزمایشی مذاکره در ارتباط با فروش رایانه،خریداران یا باید درباره ی وضعیت رایانه سئوال کنند یا هیچ سئوالی نکنند.نتایج نشان داده که سئوال کردن درباره ی شرایط رایانه،میزان گفته های فریب آمیز فروشنده و دروغ هایی که برای بالا بردن کیفیت به کارمیرود را میتوان بطورکلی کاهش داد.
۲)طرف دیگر را مجبور کنید که دروغ بگوید یا کنار برود:
اگر به این شک دارید که طرف درباره ی یک مساله،حقه بازی کرده یا رفتار فریب آمیزی دارد وحقیقت را آشکارا بیان نمیکند،سئوالی کنید تا مجبور باشد دروغ بگوید.
۳)بلوف زنی طرف مقابل را اعلام کنید:
به طرف مقابل بگویید که میدانید بلوف زنی میکند یا دروغ میگوید واینکاررا با جدیّت انجام دهید
۴)مانند رفتار طرف مقابل رفتار کنید:
اگر طرف مقابل بلوف زنی کند شما بیشتر بلوف زنی خواهید کرد.اگر اطلاعات را اشتباه بیان می کند شما هم همین کار را انجام میدهید.انجام چنین رفتاری اشتباه است چونکه فقط رفتاربد شما را شدیدتر می کنید وباعث می شوید تا مذاکرات با طرف مقابل به بن بست منتهی می شود.
ایجاد روابط و همدلی در گروه:
بررسی ها نشان داده اند گروه هایی که با یکدیگر روابط نزدیک وشخصی دارند در مقایسه با افراد گروه های دیگر این ویژگیها را دارند.
۱)احساس همکاری و همدلی
۲) تنظیم قراردادهایی که بهتر از قراردادهایدیگر است
۳) به نتایجی که طرف دیگر به دست می آورد و همچنین نتایج خود توجه می کنند
۴)درباره ی تصمیم گیری و کارهای اصلی بهتر عمل می کنند.
فصل هشتم:بهترین کارها در مذاکره
برای مذاکره کنندگانی که می خواهند مهارت های مذاکره ای خود را بیشترکنند ۹ روش کلی وجود دارد که عبارتنداز:
۱)آمادگی فرد قبل از مذاکره
۲)ساختار اساسی مذاکره را مشخص کنید
۳)آماده باشید تا مذاکره را ترک کنید
۴)ناسازگاری های اصلی مذاکره را کنترل کنید
۵)موارد نا مشخص را به خاطر داشته باشید
۶)یکپارچگی ها خود را حفظ کنید
۷)شهرت خود را حفظ کنید
۸)از تجربیات خود استفاده کنید
۹)به خاطر داشته باشید که خردمندی و انصاف به هم مربوط اند.
مهارت مذاکره، یک مهارت آموختنی است
برخی از فروشندگان و مدیرانی که به صورت سنتی فکر میکنند و هنوز افتخار حضور در دنیای مدرن را پیدا نکرده‌اند بر این باور هستند که مهارت مذاکره و فروش باید در ژن هر شخصی باشد و تا زمانی که این مهارت در ژن افراد نباشد، نمیتوانند به یک مذاکره‌کننده یا فروشنده موفق تبدیل شوند. در دنیای امروز مشخص شده است که با یادگیری، تمرین و تکرار می‌توانیم به یک مذاکره‌کننده توانمند و موفق تبدیل شویم و گوی سبقت را از تمام رقبای خودمان برباییم.
آقای لیگ تامسون در کتاب ۵۳ اصل مذاکره از یک قانون بسیار مهم به نام قانون ICE سخن میگوید. این قانون یک ابزار بسیار مهم و عالی برای تبدیل شدن به یک فروشنده و مذاکره‌کننده قدرتمند و موفق است. در صورتی که می‌خواهید در کسب و کار خودتان موفق شوید، باید یادگیری مذاکره و فروش را در اولویت قرار دهید. در ادامه قانون ICE را توضیح داده‌ایم:
در مرحله اول باید نتیجه حاصل از هر تجربه، بی‌درنگ (Immediate) ثبت و بررسی شود (ترجیحا ظرف مدت یک ساعت). در گام دوم باید نتیجه به روشنی (Clear) تشریح شده و مورد بحث قرار گیرد تا درمورد آن برداشت اشتباهی صورت نگیرد. در گام نهایی یا مرحله سوم با استفاده از روشهای مختلف، از تجربیات قبلی برای افزایش اثربخشی (Effective) در مذاکره‌های آینده استفاده شود.
سعی کنید پس از مذاکرات، نتایج و آموزه‌ها را ثبت و یادداشت کنید. نوشتن، تأثیر بسیار زیادی در یادگیری از مذاکرات دارد. نکته‌ای که در مورد نوشتن وجود دارد این است که باید خیلی سریع آموزه‌ها و تجربیات خود را بنویسید و نگذارید بین اتمام مذاکرات و نوشتن فاصله زیادی بیفتد.
پس از اینکه نکات و درس‌ها را یادداشت کردید. آن نکات را به صورت کامل تشریح کنید و توضیح دهید و اجازه بدهید که موضوع به صورت کامل جا بیفتد. سعی کنید هنر مذاکره و فروش را برای خودتان به صورت یک قانون دربیاورید. در واقع یک مذاکره‌کننده یا فروشنده موفق کسی است که جواب آماده در آستین دارد و دقیقاً می‌داند که اگر طرف مقابل حرفی زد، باید چه جوابی به او بدهد.
پس از مدتی وقتی درس‌ها را یادداشت کردید، متوجه خواهید شد که بسیاری از جلسات مذاکره و فروش شبیه به هم هستند و یک قانون مشخص دارند. بنابراین راز موفقیت در مذاکره کردن، تمرین و تکرار است. هر چه تمرین و تکرار بیشتر باشد، قطعاً موفقیت هم زودتر رقم می‌خورد. در ادامه جمله‌ای از کتاب ۵۳ اصل مذاکره را می‌خوانیم:
مذاکره را با خود تمرین کرده و خود را بیازمایید. هرچه زمان و تلاش بیشتری را در زمینه تمرینات گوناگون مذاکره و ترفندهای آن صرف کنید، بیشتر خود را برای مذاکره‌های سرنوشت‌ساز آماده ساخته‌اید. به یاد داشته باشید که توانایی شما در به ثمر رساندن مذاکره‌های مهمی که در زندگی خواهید داشت، ربطی به ساختار ژنتیکی‌تان ندارد. فقط یک عامل بر این توانایی تأثیرگذار است و آن هم میزان انگیزه‌تان برای پیشرفت کردن است.
سعی کنید به یک مذاکره کننده آماده تبدیل شوید
در بخش قبلی بیان کردیم که مذاکره‌کنندگان و فروشندگانی موفق می‌شوند که آماده باشند و بتوانند رفتار، گفتار و زبان بدن مشتری یا طرف مقابل مذاکره را پیش‌بینی کنند. بر اساس تفکر لیگ تامپسون در کتاب ۵۳ اصل مذاکره، فروشندگان و مذاکره کنندگان به دو روش آماده می‌شوند:
روش اول
یک سری از افراد در جلسه مذاکره تقاضای خودشان را به صورت مرتب و مکرر تکرار میکنند. به یاد داشته باشید که شما در جلسه مذاکره هستید، طرف مقابل هم خواسته‌ها و اهدافی دارد که اگر محقق نشود، مسلماً جلسه مذاکره مختومه می‌شود. بعضی افراد خودشان را آماده میکنند که در جلسه برای طرف مقابل، قیافه بگیرند.
بعضی دیگر قبل از نشست با خودشان عهد میکنند که کوتاه نیایند و از اهداف خودشان دفاع کنند. حتی باور کنید بعضی افراد قبل از جلسه مذاکره، چند مدل توهین هم آماده میکنند تا اگر به هدف نرسیدند، به طرف مقابل توهین کنند. گروهی از کسانی که خودشان را برای مذاکره آماده میکنند، با خودشان عهده می‌بندند که پیشنهاد اولیه خود را خیلی قرص و محکم به طرف مقابل بگویند.
بازار امروز واقعاً چنین مذاکره‌کنندگان و فروشندگانی را نمی‌پذیرد. اگر صاحب کسب و کاری هستید و دنبال مشتریان درجه یک می‌گردید بدانید که باید در جلسه مذاکره با انعطاف‌پذیری وارد شوید و با این مواضع خشک و مقاومتی مطمئن باشید که مشتری را از دست خواهید داد.
روش دوم
یکی دیگر از روشهای آماده شدن برای مذاکره که در کتاب ۵۳ اصل مذاکره این است که بیاییم و اولویت‌ها و اهدافی که در مذاکرات داریم، مشخص کنیم. سپس ببینیم که کدام یک از اهدافی که داریم، قابل دستیابی است؛ چون ممکن است یکی از اهداف ما با ارزش‌ها و اهداف طرف مقابل به طور کامل سنخیت نداشته باشد. همچنین باید سعی کنیم خواسته‌های طرف مقابل را پیش‌بینی کنیم. اگر بتوانیم این خواسته‌ها را از قبل پیش‌بینی کنیم، در صحنه مذاکره با آمادگی ذهنی بیشتری حاضر می‌شویم. در صورت امکان یک پیشنهاد اولیه برای شروع مذاکرات آماده کنید. در صورتی که مذاکرات به هم خورد و توافق حاصل نشد، باید چند گزینه جایگزین داشته باشید تا فرایند فروش شما متوقف نشود.
از مزایای ارائه اولین پیشنهاد برخوردار شوید
بسیاری از نظریه‌پردازان و متخصصان دانش مذاکره بر این باور هستند که ارائه اولین پیشنهاد، قدرت بالایی دارد و اگر این پیشنهاد با اطلاعات مناسب و با در نظر گرفتن منافع طرف مقابل مطرح شود، می‌تواند مذاکره را به صورت کامل به نفع ما پیش ببرد. اگر بتوانیم در ارائه اولین پیشنهاد درست عمل کنیم، یک پایه برای خودمان به وجود می‌آوریم و این پایه، توجه و انتظارات طرف مقابل را جلب میکند.
در واقع اگر پایه به درستی تعیین شود، ادامه مذاکرات در دست ما خواهد بود و در نتیجه ابتکار عمل را هم می‌توانیم در دست بگیریم. تجربه نشان میدهد که اولین پیشنهاد و تعیین پایه، چنان قدرتی دارد که حتی روی مذاکره‌کنندگان توانمند و متخصص هم تأثیر می‌گذارد.
اولین پیشنهاد مزایای زیادی دارد ولی این مزایا زمانی شامل حال ما می‌شود که اطلاعات خوبی داشته باشیم و بتوانیم اولین پیشنهاد
را به گونه‌ای مطرح کنیم که طرف مقابل آن را به صورت کامل و از اساس رد نکند. در صورتی که اطلاعات ما کافی نباشد و نتوانیم پایه
را به خوبی مطرح کنیم، ممکن است طرف مقابل کلاً جلسه را ترک کند یا اینکه ابتکار عمل را به دست بگیرد و نتیجه مذاکره را به نفع
خودش تمام کند.
از چهار دام رایج در مسیر جلسات مذاکره دوری کنید
اگر می‌خواهید در مسیر مذاکرات موفق باشید، باید سعی کنید که در دام‌هایی که در مذاکرات وجود دارد، گیر نیفتید. این دام‌ها منافع
شما را با مشکل روبرو میکند و باعث می‌شود که نتوانید اهداف خود را عملی کنید. در ادامه به این چهار دام که در کتاب ۵۳ اصل
مذاکره آمده است، اشاره خواهیم کرد:
دام اول: ترک پول بر روی میز
یکی از دام‌های مهمی که منافع ما را به خطر می‌اندازد و طرف مقابل را هم در معرض خطر قرار میدهد، «مذاکرات بازنده – بازنده»
است. منظور از ترک کردن پول روی میز، این است که مقداری پول روی میز وجود دارد. شما باید این مقدار پول را آگاهانه و درست با
طرف مقابل تقسیم کنید. برای تقسیم درست، باید توافقی بین شما و آن طرف حاصل شود.
اگر این توافق حاصل نشود، مسلماً باید هر دو طرف پول را روی میز رها کنند و دنبال کار خودشان بروند. قاعدتاً شما نباید در چنین
دام‌هایی گرفتار شوید؛ چون منافع شما و طرف مقابل پایمال خواهد شد. این در حالی است که کمی تلاش، کوشش و فکر کردن به راه
حل می‌تواند به شما کمک کند و هر کدام سهمی درست و منطقی از پول روی میز را بردارید. در صورتی که می‌خواهید در چنین دامی
گرفتار نشوید، حتماً روی تقویت مهارت حل مسئله کار کنید.
دام دوم: مطرح کردن پیشنهاد دست پایین
یکی از دام‌های مهمی که ممکن است در آن گرفتار شویم، دام مطرح کردن پیشنهاد دست پایین است. اگر می‌خواهید این موضوع را
به خوبی درک کنید، داستان زیر را خوب مطالعه کنید:
آقای ران در خلال جنگ عراق و کویت، جزو سربازان آمریکایی بود که در کویت به سر می‌بردند. او متأهل بود و می‌خواست قبل از بازگشت به کشورش، گردنبند طلایی که در یک فروشگاه پسندیده بود را به عنوان سوغاتی برای همسرش بخرد. قیمت چاپ شده روی برچسب، ۴۰۰ هزار دینار بود. ران از فروشنده پرسید آیا حاضر است گردنبند را به قیمت ۳۰۰ هزاردینار بفروشد؟ فروشنده در جواب گفت: «مبارک باشه!» او ابتدا از اینکه توانسته بود چنین تخفیفی بگیرد خیلی خوشحال شد. اما جالب این بود که فروشنده هم بسیار خوشحال شد، به طوری‌که حتی یک گوشواره را نیز به عنوان هدیه به او داد. ران با دیدن چنین شرایطی احساس پشیمانی کرد. او قربانی پدیده «نفرین برنده» شده بود. این وضعیت در حالتی پیش می‌آید که نخستین پیشنهاد شما، مورد قبول طرف مقابل قرار می‌گیرد. در چنین شرایطی تصور میکنید پیشنهادی بسیار سخاوتمندانه و دست پایین مطرح کرده‌اید.
ران وقتی متوجه شد در این دام گرفتار شده که دیگر دیر شده بود و فروشنده گردنبند و گوشواره را در بسته‌بندی زیبایی کادو کرده بود
و در حالی که او را در آغوش گرفته بود، برایش زندگی مشترک خوبی را آرزو می‌کرد!
سعی کنید پیشنهاد اول را خیلی خوب و با تفکر مطرح کنید؛ زیرا اگر این پیشنهاد به درستی مطرح نشود؛ می‌تواند بازی را به نفع طرف
مقابل تمام کند. دام «نفرین برنده» یکی از رایج‌ترین دام‌هایی است که در مسیر فروش و مذاکرات وجود دارد.
دام سوم: ترک میز مذاکره
گاهی موارد افراد به قدری مغرور و متعصب می‌شوند که میز مذاکره را خیلی راحت ترک میکنند. آنها به طرف مقابل خود می‌گویند:
«اگر دوست داری این پیشنهاد من را قبول کن و اگر این پیشنهاد را قبول نکنی، مذاکره به پایان می‌رسد.» این صحبت مربوط به
کسانی است که چندان در مذاکره حرفه‌ای و توانا نیستند. این را بدانید که وقتی شما میز مذاکره را ترک کنید، شخص دیگری به جای
شما می‌نشیند و از مزایای این جلسه منتفع می‌شود.
دام چهارم: راضی شدن به شرایطِ نامناسب تر از شرایط فعلی
گاهی افراد به قدری غرق مذاکره می‌شوند و می‌خواهند حتماً توافق حاصل شود که اصلاً به گزینه‌های بهتری که پیش رو دارند فکر
نمی‌کنند. مثلاً فردی قیمت خانه‌اش را سه میلیارد تومان اعلام میکند. در صورتی که سر میز مذاکره حاضر شد، نباید غرق در مذاکره
شود و در نهایت حاضر شود که خانه‌اش را دو میلیارد و پانصد میلیون تومان بفروشد. برای اینکه در چنین دامی گرفتار نشوید، حتماً
حد پایین خود را یادداشت کنید و در جیب خود بگذارید و د
اگر همه‌ی افراد درون سازمان با فرآیند شکل‌دهی و اجرای مذاکرات آشنا باشند، سازمان منفعت زیادی خواهد برد. اگر همه‌ی افراد
بدانند چه چیزی قرار است انجام شود، زمان زیادی صرفه‌جویی خواهد شد. سخت کار کنید تا در سطح سازمان به یک الگوی یکسان
برای پیش بردن مذاکرات دست پیدا کنید. این کار باعث می‌شود که همه‌ی افراد روی نکات کلیدی تمرکز کنند و دیگر لازم نیست برای
فهمیدن روند کار تلاش کنند. انجام این کار سازمان‌تان را قادر می‌سازد به تغییراتی که در محیط کسب و کار رخ میدهند با سرعت و
به شکلی موثر پاسخ دهد. با بهره‌گیری از یک استراتژی مذاکره‌ی منسجم، سازمان می‌تواند به شکلی حرفه‌ای‌تر به کارش ادامه دهد تا
این که هر کس از رویکرد ویژه‌ی خودش برای مذاکره استفاده کند.
برای این که استراتژی‌های مذاکره‌تان را در سطح سازمان طراحی و پیاده‌سازی کنید، باید از این ۵ قدم پیروی کنید:
۱. همه‌ی ذینفعان اصلی سازمان‌تان را مشخص کنید. نه تنها فروشنده‌های هر حوزه بلکه کسانی که در بخش حقوقی و تولید فعالیت
میکنند، همچنین مدیران ارشد را نیز در نظر بگیرد. هر یک از این گروه‌ها نیازهای خاص خود را دارند و اگر آنها را هماهنگ نکنید،
ممکن است باعث سردرگمی‌تان شود.
۲. برای همه‌ی ذینفعان آموزش‌های لازم را برای مذاکره‌ی استراتژیک فراهم کنید تا همه‌ی افراد درک مشترکی داشته باشند و بدانند
چه چیزی و به چه علتی باید انجام شود. اگر لازم است که افراد به صورت یک گروه با هم کار کنند، باید همه با سرعت یکسانی حرکت
کنند.
۳. استراتژی مذاکره‌تان را یادداشت کنید تا همه‌ی افراد بدانند چرا داشتن استراتژی برای مذاکره ضروری است، نتایج چگونه ارزیابی
می‌شوند و از چه رهنمون‌هایی باید پیروی شود. نوشتن استراتژی باعث می‌شود مطمئن شوید که یک بخش سازمان کاری انجام
نمی‌دهد که بخش دیگر سازمان به خاطر آن ضرر کند. همچنین استراتژی مذاکره مشخص میکند، در چه نقاطی بخش‌های مختلف
مدیریت باید اطلاعاتشان را به طور دقیق ارائه کنند.
Visits: 8
نظرات