کارگاه تربیت مدرس عارضه یابی حرفه ای

کارگاه تربیت مدرس عارضه یاب حرفه ای برای شرکتها و

سازمانها

#مازیارمیر

بعنوان یک مشاور مدیریت در ایران سه دهه در اقصی نقاط ایران بصورت پروزای در صنایع نفت و گاز و پتروشیمی و صنعت فولاد و سیمان و

نساجی وپوشاک و صنایع وابسته و مجموعه های خدماتی و … در حال تردد هستم.

متاسفانه شاهد فجایع مادی و معنوی بزرگی در کل کشور هستم که با تکنیکهای ساده می تواند بر طرف و یا کمتر شود

• عارضه یابی سریع و در بازه زمانی 7 روزه (بخش‌های اصلی سازمان)
• عارضه یابی عمیق ده ساله و یا پنچ ساله و سالانه  (اعم فعالیت‌های سازمان)
• عارضه یابی موضوعی که زمانی برای ان متصور نیستیم اما معمولا حداقل در یک فصل یا یکماهه خواهد بود حسب موضوع (آسیب شناسی حوزه موردنظر)

نمونه خدمات عارضه‌یابی

• طراحی و اجرای مدل عارضه‌یابی سازمانی بر اساس مدل  EFQM
• طراحی و اجرای مدل عارضه‌یابی بهره‌وری
• طراحی و اجرای مدل عارضه‌یابی مالی
• طراحی و اجرای مدل عارضه‌یابی منابع انسانی
• طراحی و اجرای مدل عارضه‌یابی استراتژیک
• طرح‌ریزی و اجرای برنامه‌های بهبود در سازمان‌ها

سرفصل های تهیه گزارش عارضه یابی یک سازمان

چکیده گزارش
.مقدمه

• معرفی سازمان (وضع موجود)
• معرفی مختصر سازمان
• شرح محصولات و خدمات

داخل سازمان:

• اهداف و چشم انداز و ماموریت سازمان(رهبری)
• امار و وضعیت کارکنان
• وضعیت منابع موجود سازمان(تجهیزات ، مواد ،‌ساختمانها،فناوریهاو…)
• فرآیندها

بیرون سازمان

• معرفی ذینفعان و خواسته های آنها
•  مشتریان و نظر سنجی
• معرفی رقبا و تحلیل آنها
• معرفی و مدل و فرآیند عارضه یابی EFQM
• معرفی اعضای تیم مشاور و تیم عارضه یابی کارفرما ( بنگاه )
• لایه اول: بررسی و شناخت سریع و سطحی
• لایه دوم: بررسی و شناخت دقیق و عمیق

1. نتایج ارزیابیEFQM( پس از بهبود)

• تعیین علل ضعف و عارضه های سازمانی
• تعیین حوزه های کلیدی بهبود
• اولویت بندی عارضه ها
• تعیین اقدامات بهبود
• ارائه گزارش جامع

و….

نخستین گام در تدوین هر طرح بهبود؛ واکاوی و شناخت وضعیت سیستم فعلی و درک نشانه‌های موجد عارضه‌های سازمانی است.

شناسایی عوامل و عارضه‌ها مستلزم تجربه و دانش عمیق از محیط داخلی و پیرامونی سازمان است. بر این اساس تیم عارضه‌یابی مرکب از مشاورانی است که ضمن آشنایی به جو سازمان مربوطه دارای توانایی‌های علمی متناسب با زمینه تحقیق هستند. به منظور درک هرچه بهتر واقعیت‌های سازمانی تیم پژوهشی مپتا با رویکرد پژوهش‌های آمیخته(ترکیبی از روش‌های کیفی و کمی) را اتخاذ می‌نمایند. چرا که عوارض حادث شده ریشه در علل مختلف داشته و درمان آنها نیز مستلزم درک این ویژگی‌هاست.

معاینه سازمانی  سازمان در دو سطح انجام می شود :
۱- معاینه سازمانی  سریع وسطحی
۲- معاینه سازمانی  دقیق و تفصیلی
در معاینه سازمانی  سریع و سطحی که از راههای مصاحبه، پرسشنامه ، بازدید و مطالعه مستندات جمع آوری شده و سپس محاسبات لازم برای محاسبه شاخص های بهره وری و سودآوری سازمان انجام می شود سپس ارتباط اطلاعات با یکدیگر و وضعیت شاخصهای مختلف مورد بررسی و تحلیل قرار گرفته و جایگاه شرکت درمحیط بیرونی نیز مورد ارزیابی قرار می گیرد و در نهایت عملکرد سازمان مورد قضاوت قرار گرفته و در این مرحله ضرورت انجام بررسی دقیق و عمیق تر نیز تصمیم گیری می شود.

• · معاینه سازمانی  سریع به معنای درک عارضه، تحلیل علل وجودی عارضه و یافتن مهم ترین علل بروز عارضه و در نهایت ارائه پیشنهادات از طریق بکارگیری روش های علمی تحقیق و مشاوره در مدت زمان کوتاه است. حرکت بهبود و توسعه در یک سازمان زمانی صحیح و اثر بخش خواهد بود که با شناخت درست و واقعی نقاط قوت و نقاط ضعف فعلی یک سازمان و فرصت ها و تهدیدهای محیطی آن آغاز شود. فهم و درک مناسب، معتبر و قابل اتکای یک سازمان نیازمند یک مدل و چارچوب مفهومی صحیح، علمی و منسجم است و بدون وجود چنین مدلی، نتایج بررسی و شناخت، معتبر و قابل دفاع نخواهد بود نتیجه فرایند معاینه سازمانی  سریع فهرست مشکلات اساسی و مهم بنگاه مورد بررسی و در نهایت پیشنهاد هایی برای رفع آنها است.
  در معاینه سازمانی  دقیق و تفصیلی پس از تصویب پروژه معاینه سازمانی،  شامل فرآیند ذیل می باشد :
  ۱- بررسی مأموریت ، چشم انداز ، اهداف و استراتژی های سازمان
  ۲-بررسی ساختار،سیستم های اطلاعاتی ، فرآیندها و نتایج آن
  ۳-تحلیل نتایج بررسی ها و ارزیابی ها و جمع بندی و نتیجه گیری
  ۴- تعیین نقاط قوت و ضعف
  ۵- تعیین حوزه های کلیدی بهبود با توجه به مشکلات اولویت بندی شده و ارائه راهکارهای بهبود
  ۶- تدوین گزارشحال با توجه به چارچوب فوق بطور کلی مراحل انجام معاینه سازمانی  بشرح ذیل است :

۱- طرح موضوع و بیان مسئله یا مسائل سازمان
۲- کسب موافقت مدیریت ارشد شرکت برای اجرای پروژه معاینه سازمانی
۳-انتخاب مشاورین با تجربه.
۴- تشکیل تیم معاینه سازمانی  بمنظورایجاد تفاهم و کسب حمایت و همکاری مدیران
۵- انجام آموزشهای اولیه ، توجیه و ایجاد اعتقاد در مدیران و سایر اعضاء
۶- تهیه برنامه و انجام معاینه سازمانی
۷- ارائه راهکار بهبود
۸- تدوین و ارائه گزارش

انجام فعالیت عارضه یابی به عنوان گام اولیه در تعریف اقدامات لازم برای توسعه ظرفیت مدیریت و نظام های مدیریتی و اصلاح عملکرد سازمان فعالیتی بسیار ضروری و گامی از یک پروژه استراتژیک در سازمان است. 

مهم ترین کارکردهای انجام عارضه یابی سازمانی عبارتند از:

1. شناسایی علل تأخیرات پروژه های سازمان
2. محاسبه شاخص های بهره وری و سودآوری
3. تعیین میزان بهره وری سازمان و کارکنان
4. تحلیل دقیق ساختار، فرآیند اهداف و استراتژی های سازمان و بهبود آنها
5. تعیین نقاط قوت و ضعف و اولویت بندی مشکلات
6. عارضه یابی منابع انسانی، ارگونومی و محیط کار
7. شناسایی و تحلیل محیط موجود برای بررسی عملکرد سازمان
8. تعیین راهکارهای علمی حل مشکلات
9. تعریف آموزش ها و پروژه های کاربردی و کاهش هزینه های آموزش های غیر مؤثر
10. جلوگیری از اتلاف منابع مالی سازمان در پروژه های غیر کاربردی

تعاریف اکادمیک و رسمی، عارضه یابی را فرآیندی می دانند مبتنی بر تئوری علوم رفتاری. فرآیند مذکور تشکیل شده است از مراحل:

1. ورود به یک سیستم انسانی (سازمان)
2. جمع آوری داده های معتبر در مورد تجربیات افراد تشکیل دهنده آن سازمان در رابطه با سیستم حاکم بر آن و نهایتاَ
3. بازخورد دادن اطلاعات حاصل از پردازش داده ها به آن سیستم بمنظور ارتقاء آگاهی افراد سیستم در آن مورد عارضه یابی به شرح فوق، چنانچه بر اساس یک مدل صورت پذیرد، امکان فهم سیستماتیک سازمان را فراهم می آورد به ترتیبی که بتوان بمنظور حل مشکلات و بهبود بهره وری، اقدامات لازم را در مقاطع زمانی مناسب انجام داد.

مراحل انجام پروژه های عارضه یابی به طور کلی به شرح زیر است: 

1. کسب موافقت مدیریت ارشد برای اجرای پروژه عارضه یابی
2. تشکیل تیم عارضه یابی به منظور ایجاد تفاهم و کسب حمایت و همکاری مدیران
3. انجام آموزشهای اولیه، توجیه و ایجاد اعتقاد در مدیران و سایر اعضا
4. تهیه برنامه و انجام عارضه یابی و در ادامه علت یابی
5. ارائه راهکارهای بهبود
6. تدوین و ارایه گزارش

عارضه یابی سازمانی حرکتی نیست که الزاماً منجر به یافتن یک حقیقت محض در  مورد یک مجموعه شود. البته باید توجه شود که عارضه یابی یک سیستم تجویز نسخه هم نیست. به بیان دیگر ، هدف از عارضه یابی، ایجاد یک فهم مشترک و همه جانبه در مورد یک سیستم است تا بر اساس آن، امکان تصمیم گیری در خصوص لزوم ایجاد تغییرات در سیستم و همچنین موضعی که نیاز به انجام تغییرات دارد، روشن شود.
عارضه یابی سازمانی زمانی انجام می شودکه متولیان آن سازمان ، باستناد شاخصه هایی ، متوجه ناکارآمدی در مجموعه می شوند. این تشخیص چنانچه با اراده اصلاح و بهبود همراه باشد ، منجر به انجام فرآیند عارضه یابی خواهد شد. در انتهای عارضه یابی، طراحی
گزینه های موجود جهت انجام اقدامات اصلاحی آغاز می گردد.

عارضه یابی سریع
در این نوع عارضه یابی اطلاعات کلی سازمان از راههای مصاحبه، پرسشنامه، بازدید و مطالعه مستندات جمع آوری شده و سپس محاسبات لازم برای محاسبه شاخص های   بهره وری و سودآوری سازمان انجام می شود. سپس ارتباط اطلاعات با یکدیگر و وضعیت شاخص های مختلف مورد بررسی و تحلیل قرار گرفته و جایگاه شرکت در محیط بیرونی نیز مورد بررسی و ارزیابی قرار می گیرد.
در نهایت عملکرد سازمان مورد قضاوت قرار  می گیرد. در این مرحله در مورد ضرورت انجام بررسی دقیق تر و عمیق تر نیز
تصمیم گیری می شود.

عارضه یابی تفضیلی

این نوع ارزیابی شامل ۷ مرحله است که پس از تصویب پروژه عارضه یابی انجام می شود. مراحل مختلف این فرایند معمولاَ به ترتیب زیر است:

1.  بررسی ماموریت، چشم انداز، اهداف و استراتژی های سازمان
2. بررسی ساختار، سیستم های اطلاعاتی، فرایندها و نتایج آن در حوزه های نه گانه داخل سازمان و همچنین قلمرو کاری آن. نمونه پرسش نامه های اساسی مربوط به این مرحله معمولاَ عملکرد سازمان را در دوره های مختلف مورد بررسی قرار می دهد.
3. تحلیل نتایج بررسی ها و ارزیابی ها و جمع بندی ونتیجه گیری
4. تعیین نقاط قوت و ضعف
5. اولویت بندی مشکلات
6. تعیین حوزه های کلیدی بهبود با توجه به مشکلات اولویت بندی شده و ارایه راهکارهای بهبود
7. تدوین گزارش

حوزه های نه گانه مورد اشاره در مرحله دوم به شرح زیر می باشند:

1. اثربخشی (انجام کارهای درست)
2.  کارایی (انجام درست کارها)
3.  بهره وری (انجام درست کارهای درست)
4.  نوآوری
5.  قابلیت انعطاف
6.  کیفیت زندگی کاری شرکت
7. سودآوری
8.  کیفیت
9.  مسئولیت اجتماعی

گروه مهندسین مشاور بهسان کیفیت آسیا دارای مجوز فعالیت عارضه یابی از سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران می باشد که در سال های اخیر با بیش از ۴۰ گزارش عارضه یابی و پیشنهاد راهکارهای بهبود نقش بسزایی در بهبود عملکرد بنگاه های مورد نظر داشته است.

سرفصل های این کارگاه تخصصی

شناخت نیاز به تغییر و مدلهای تشخیص

شرایط انتخاب عامل تغییر از داخل سازمان

شرایط انتخاب عامل تغییر از خارج سازمان

عامل تحول موفق

مدلهای تشخیص سازمانی

مدل تجزیه‌ و تحلیل (PEST)

مدل تجزیه ‌و تحلیل SWOT

مدل چرخه تکاملی استربر

مدل (S7) پاسکال و آتوس

مدل شش خانه‌ای ویزبورد

مدلهای تشخیص سازمانی

مدل پویایی سازمانی کاتلر

هفت مؤلفه مدل کاتلر

مدل نادلر و تاشمن

دسته چهارم مدلهای علت ‌و‌معلولی

دسته‌بندی تکنیکهای تحلیلی

تحلیل محتوایی

تحلیل میدان نیرو

نتیجه گیری