زمان – یکی از آن چیزهایی است که متخصصان کار نمی توانند از آن سیر شوند. 

چه مبتدی باشید و چه کهنه کار، همیشه به یک ساعت دیگر نیاز دارید تا وظایف خود را از لیست کارهای خود حذف کنید.

کنترل تک تک دقیقه های روز سخت است، به خصوص زمانی که حواس پرتی زیادی در اطراف وجود دارد. از دوران کودکی، والدین و معلمان ما به ما توصیه می کردند که زمان و پول خود را عاقلانه صرف کنیم. در این مقاله قصد داریم شما را به اهمیت مدیریت زمان برگردانیم، اما با کمی اسپین آف. امروز، ما در مورد اهمیت مدیریت زمان در محل کار صحبت خواهیم کرد .

قبل از اینکه مستقیماً به اهمیت آن بپردازیم، ابتدا ببینیم مدیریت زمان در واقع چیست:

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان فرآیند برنامه ریزی و اعمال کنترل آگاهانه از زمان صرف شده برای فعالیت های خاص برای کار هوشمندانه تر از سخت تر است. این یک عمل شعبده بازی از چیزهای مختلف است که به شما کمک می کند کارایی را افزایش دهید و تعادل کار و زندگی بهتری ایجاد کنید .

بهبود مدیریت زمان در محل کار به شما این امکان را می دهد که عملکرد خود را افزایش دهید و با تلاش کمتر و استراتژی های موثرتر به اهداف مورد نظر خود برسید. با این حال، شکست در مدیریت زمان یا مهارت های مدیریت زمان ضعیف در محل کار می تواند منجر به موارد زیر شود:

• مهلت ها و قرار ملاقات های از دست رفته
• اهمال کاری و عدم تمرکز
• فقدان حرفه ای بودن
• گردش کار ناکارآمد و کیفیت کار پایین
• استرس ناخواسته
• شهرت حرفه ای ضعیف
• روابط متشنج در محل کار
• جریمه های مالی
• عدم تعادل کار و زندگی

 

سخت‌تر کار می‌کنید و هنوز کارهای معلق در جریان کارتان انباشته شده‌اند؟ آروم باش. با ابزار مدیریت زمان ProofHub هوشمندتر کار کنید و کارهای

بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید. ثبت نام کنید و صرفه جویی بزرگ! 

مزایای مدیریت زمان در محل کار

مزایای بسیاری همراه با مدیریت صحیح زمان وجود دارد. در زندگی حرفه ای شما، مدیریت زمان می تواند به طرق زیر برای شما مفید باشد:

1. کار را به موقع تحویل دهید

اختصاص یک دوره زمانی محدود به وظایف به شما کمک می کند تا آنها را به موقع انجام دهید. همچنین به شما کمک می کند تا حجم کاری خود را به موثرترین روش مدیریت

کنید . زمانی که وظایفی در چارچوب زمانی دارید، مغز شما دوباره سیم‌کشی می‌شود تا ساختار را دنبال کند و آن فعالیت‌ها را در چارچوب زمانی مورد نظر انجام دهد. بنابراین، اگر

زمان خود را به خوبی مدیریت کرده باشید، می توانید به راحتی کار را به موقع تحویل دهید.

2. ارائه کار با کیفیت بهتر

به عنوان یک کارمند متعهد، از شما انتظار می رود که کار با کیفیت و استانداردهای خاصی ارائه دهید. با استفاده مناسب از زمان و اولویت بندی فعالیت ها به راحتی می توان کیفیت

کار بهتری را ارائه داد. اولویت بندی به شما کمک می کند تا روی کارهای مهم تمرکز کنید و آنها را در بالاترین اولویت قرار دهید که به شما امکان می دهد با توجه و تمرکز کامل روی

آنها کار کنید. از این رو، کیفیت کار بهبود می یابد.

3. بهره وری و کارایی بیشتر

بر کسی پوشیده نیست که مهارت های مدیریت زمان موثر شما را به عنوان یک حرفه ای کارآمدتر و کارآمدتر می کند. این مهارت‌ها به شما کمک می‌کنند تا وظایف را در اسرع وقت و

بدون به خطر انداختن کیفیت کار به پایان برسانید. بهره وری کلی شما اغلب زمانی که روی کارهای غیر مهمی کار می کنید، از بین می رود، اما مهارت های مدیریت زمان موثر به

شما امکان می دهد کارهایی که هم مهم و هم فوری هستند را به موقع انجام دهید.

 

زمان را هوشمندانه مدیریت کنید و در میان پربازده‌ترین حرفه‌ای‌ها در تیم خود قرار بگیرید. با نرم افزار ردیابی زمان دقیق و قابل اعتماد ProofHub

پیگیری کنید که تمام وقت شما کجا می گذرد. برای بهره مندی از تخفیف های سنگین، همین حالا مشترک شوید  !

4. تعلل بسیار کمتر

«بعداً انجامش می‌دهم » – این بهانه‌ای است که همه ما در زمان‌هایی به آن پرداخته‌ایم. منظور از مدیریت زمان تنها انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر نیست، بلکه کاهش میل به

تاخیر و به تعویق انداختن کارهای مهم است. استفاده از ترفندهای خوب مدیریت زمان پروژه شما را به عنوان یک بنیانگذار، رهبر یا کارمند قادر می سازد تا هوشمندانه تر کار کنید تا

سخت تر. با اطمینان از اینکه شما با کارهای اضافه شده در لیست کارهای خود و زمانی که باید به پایان برسد، فوراً اهمال کاری را از بین می برد.

5. استرس و اضطراب کمتر

مواقعی وجود دارد که کارمندان به دلیل کار بیش از حد روی بشقاب خود احساس خستگی می کنند. این نه تنها می تواند بهره وری شما را مختل کند، بلکه بر سلامت کلی شما نیز

تأثیر می گذارد. استرس بیش از حد و فشار خون بالا می تواند منجر به بیماری قلبی، افسردگی، چاقی و غیره شود. با دانستن اینکه چه کاری باید انجام دهیم می توانیم استرس و

تنش های غیرضروری را در زندگی خود کاهش دهیم.

6. بهبود کیفیت زندگی

مهارت های مدیریت زمان موثر نه تنها به زندگی حرفه ای شما کمک می کند، بلکه می تواند زندگی شما را در خارج از دفتر نیز بهبود بخشد. اگر در عرصه حرفه ای همه چیز را تحت

کنترل داشته باشید، زمان بیشتری برای تمرکز روی زندگی شخصی و روابط خود خواهید داشت. دانستن این واقعیت که کارها و فعالیت ها در مسیر درست قرار دارند، احساس

آرامش را در زندگی شخصی شما به ارمغان می آورد. همانطور که احساس آرامش می کنید و استرس کمتری دارید، کیفیت زندگی شما به طور خودکار بهبود می یابد.

7. فرصت های بیشتر و رشد شغلی

وقت شناس بودن در کار نه تنها اثربخشی شما را افزایش می دهد، بلکه به شما کمک می کند شهرت خوبی در محل کار کسب کنید. وقتی مدیران و افراد ارشد بدانند که شما

همیشه وظایف خود را به موقع انجام می دهید، می تواند راه را برای فرصت های تبلیغاتی بیشتر در محل کار هدایت کند.

8. زمان بیشتر برای اوقات فراغت و تفریح

آخرین باری که برای انجام کارهایی که واقعاً از آنها لذت می برید برای خود وقت گذاشتید چه زمانی بود؟ یادم نمی آید، درست است؟ خوشبختانه، با مدیریت خوب زمان، وقت آزاد

بیشتری در روز برای انجام فعالیت های فراغت و تفریحی که شما را خوشحال می کند، به دست می آورید. در نهایت این به شما کمک می‌کند تا با هوشمندانه کار کردن در تمام روز و

در ازای دریافت پاداش انتخابی، تعادل کاملی را ایجاد کنید.

8 گام برای مدیریت بهتر زمان در محل کار

مدیریت زمان علم موشکی نیست. صادقانه بگویم هرکسی می تواند با کمی تمرین و یادگیری این هنر را بیاموزد. بنابراین در اینجا چند مرحله وجود دارد که به شما می گوید چگونه

یک متخصص مدیریت زمان شوید:

1. از نرم افزار ردیابی زمان استفاده کنید

این بهترین کاری است که می توانید انجام دهید تا به طور قابل توجهی مهارت های مدیریت زمان خود را بدون پیچیده کردن کارها بهبود بخشید. مدیریت هوشمند زمان نیاز روز برای مدیران پروژه و تیم هایی است که چندین کار را همزمان انجام می دهند.

بدون استفاده از ابزار مناسب ردیابی زمان ، خود و تیمتان را در یک نقطه ضعف بزرگ قرار می دهید. وقتی نمی‌دانید زمان تیمتان دقیقاً به کجا می‌رود و کدام وظایف چقدر زمان می‌برند، چگونه باید اتلاف وقت در محل کار را تشخیص دهید؟

چگونه نرم افزار ردیابی زمان ProofHub به شما کمک می کند مهارت های مدیریت زمان را به دست آورید

• اضافه کردن جدول زمانی: چندین برگه زمانی اضافه کنید تا داده های زمانی را ثبت کنید و از آنها برای صورتحساب دقیق مشتری، پردازش حقوق و دستمزد، برآورد و حسابداری مدیریت استفاده کنید و با ردیابی کارایی اعضای تیم خود در هزینه شرکت خود صرفه جویی کنید.
• تعیین تخمین زمان: با تعیین تخمین زمان برای وظایف مختلف، به تیم خود زمان هدف مشخصی بدهید. تعیین کنید که چقدر زمان برای انجام کار باید صرف شود. بدانید که آیا زمان صرف شده بیشتر از زمان تخمینی است یا در محدوده زمانی تعیین شده تکمیل شده است.
• نمای پرنده ای برای داده های همه زمان ها داشته باشید: استفاده از نرم افزار ردیابی زمان، دید پرنده ای از تمام داده های زمانی افراد در تمام پروژه ها را بدون نیاز به پرش از پروژه ها در اختیار شما قرار می دهد.
  
• ردیابی زمان به صورت دستی یا با استفاده از تایمر: با ردیابی زمان به صورت دستی یا با استفاده از تایمر، میزان زمانی را که برای هر کار صرف می کنید، پیگیری کنید. هر

• بار که کارها را تغییر می دهید یا استراحت می کنید، تایمرها را شروع و مکث کنید.
  
• گزارش های زمانی:
• گزارش های زمانی سفارشی از افراد و پروژه ها ایجاد کنید. ساعت های قابل پرداخت، ساعات صورتحساب و ساعات غیرقابل پرداخت را از جدول زمانی خود مشاهده کنید.
• حریم خصوصی بهبود یافته:
• برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز، می توانید نمایان بودن برگه های زمانی خود را به افراد انتخاب شده محدود کنید.
• برگه های زمانی صادر و بایگانی: 
• می توانید برگه های زمانی را صادر کرده و آنها را برای استفاده بعدی بایگانی کنید.

\”و این همه چیز نیست! با ثبت نام، نرم افزار ردیابی زمان کارآمد و ساده ProofHub را کشف و کاوش کنید و مهارت های مدیریت زمان خود را فراتر از انتظارات خود تقویت کنید!

 

2. برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی نقش مهمی در مدیریت زمان ایفا می کند زیرا هر دو دست به دست هم می دهند. تنها زمانی می توانید از زمان خود نهایت استفاده را ببرید که به طور کامل برنامه ریزی

شده باشد. وقتی در مورد برنامه ریزی صحبت می کنیم، لزوماً مجبور نیستید یک روال سختگیرانه را دنبال کنید، در عوض، به معنای تصمیم گیری هوشمندانه تر از دانستن زمان

مناسب برای انجام یک کار یا یک فعالیت است. ایده مدیریت زمان این است که هوشمندانه تر از سخت تر کار کنید و برای انجام کارهای دیگر نیز وقت بگذارید. شما می توانید از نرم

افزار مدیریت پروژه برای برنامه ریزی وظایف خود و صرفه جویی هوشمندانه در زمان استفاده کنید. برایان تریسی ، نویسنده پرفروش، زمانی گفت: «هر دقیقه ای که صرف برنامه

ریزی می کنید، 10 دقیقه در اجرا صرفه جویی می کند. این به شما 1000 درصد بازده انرژی می دهد.\”

3. اولویت بندی کنید

اولویت بندی کارهای روزانه کلید موفقیت در مدیریت زمان است. گفته می‌شود، بسیاری از کارمندان روز خود را با کارهای بی‌اهمیت یا کاری که بعداً می‌توان به راحتی انجام داد،

شروع می‌کنند. اولویت بندی به شما کمک می کند تا متوجه شوید هر کاری که انجام می دهید مهم نیست. برای رسیدن به موفقیت در کار مهم است که روی اولویت های خود

تمرکز کنید. مهمترین وظایف و کارهای ضروری را مشخص کنید. این دسته بندی به شما کمک می کند تا بر روی آنچه که واقعاً باید انجام شود تمرکز کنید. می توانید از

ابزارهای مختلف مدیریت پروژه استفاده کنید که به شما کمک می کند اولویت های خود را مستقیماً از روز شروع پروژه تعیین کنید.

4. چند کار را انجام ندهید

چندوظیفه ای یکی از بزرگترین فعالیت های اتلاف وقت است. به جای دستیابی به بسیاری از چیزها، در نهایت به هیچ چیز نمی رسید. بهترین راه برای استفاده از زمان این است که

یک چیز را در یک زمان بردارید و قبل از پریدن به کار بعدی آن را انجام دهید. فهرستی از وظایفی که باید انجام شوند از نظر اولویت آنها تهیه کنید. نه تنها می توانید بهتر تمرکز کنید،

بلکه حواس پرتی کمتری نیز وجود خواهد داشت. و عدم حواس پرتی به معنای احتمال کمتر اشتباه است.

5. عوامل حواس پرتی را قطع کنید

در زندگی روزمره ما، حواس‌پرتی‌ها ساعت‌های باارزش زیادی در روز برای ما به همراه دارد. تلفن‌های همراه، همکاران پرحرف، شبکه‌های اجتماعی، برخی از مزاحمت‌های رایج در

محل کار هستند که تقریباً سه ساعت در روز برای ما هزینه دارند. برای اینکه اجازه ندهید این عوامل حواس پرتی وقت شما را بگیرد، بهتر است آنها را به طور کامل از برنامه خود حذف

کنید. لحظه ای در مورد چیزهایی که حواس تان را پرت می کند یاد بگیرید. اگر رسانه‌های اجتماعی و تلفن‌های همراه بهره‌وری شما را متوقف می‌کنند، زمان مشخصی را در روز تعیین

کنید تا بتوانید رسانه‌های اجتماعی خود را بررسی کنید.

6. زمان استراحت خود را برنامه ریزی کنید

استراحت های منظم در حین کار راهی موثر برای بهره وری در تمام طول روز است. اما اثربخشی آن منوط به ریسک مدیریتی است، به خصوص زمانی که شروع به استراحت زیاد کنید. بدیهی است که شما نمی توانید یک پروژه یا کار بزرگ را به یکباره قدرت دهید، نیاز به استراحت دارید. حتی بهتر از آن داشتن یک زمان استراحت برنامه ریزی شده است. پیاده روی کنید، حرکات کششی سریع انجام دهید، یا گوشی را وصل کنید و به موسیقی مورد علاقه خود گوش دهید، هر کاری که به شما کمک می کند آرام شوید و بعداً با انرژی به سر کار بازگردید انجام دهید – اما بیش از 10 دقیقه وقت نگذارید.

7. پربازده ترین ساعات خود را پیدا کنید

هک مدیریت زمان بعدی این است که کار با بالاترین اولویت را با بالاترین ساعات بهره وری مطابقت دهید. ایده اصلی در اینجا این است که مرتباً با خودتان چک کنید تا ببینید چه زمانی، کجا و چگونه بیشترین بازدهی را دارید. تحقیقات به وضوح نشان می دهد که روز ما توسط چرخه هایی هدایت می شود که بر میزان هوشیاری و انگیزه ما تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، ممکن است قبل از ساعت ناهار، با بهترین تمرکز و توجه خود در بالاترین ظرفیت مغز خود قرار داشته باشید، و در عصر به میزان قابل توجهی سرعت خود را کاهش دهید. بنابراین، اگر پروژه‌ای دارید که شامل تصمیمات حیاتی و افکار پیچیده است، بهترین حالت این است که آن را در «ساعت‌های طلایی» مدیریت کنید.

8. محدودیت های خود را بپذیرید

حتی با تلاش 110 درصدی، مواردی وجود خواهد داشت که نمی توانید کارها را در بازه زمانی مشخص شده انجام دهید. این همان نقطه ای است که می پذیرید

محدودیت هایی برای مدیریت موثر و کارآمد زمان خود وجود دارد . به عنوان مثال، اگر در یک روز دو برابر حجم کار معمولی دارید، برون سپاری و تفویض اختیار

بهترین گزینه برای شما هستند. فقط فرض نکنید که می توانید هر کاری را که می خواهید در هر بازه زمانی مشخصی انجام دهید. به یاد داشته باشید، انجام این

کار مدیریت موثر زمان خود را دشوارتر می کند.

در نتیجه…

مهارت های مدیریت زمان موثر می تواند تأثیر مثبتی بر کار و زندگی شما به طور کلی داشته باشد. وقتی یاد می گیرید که کنترل زمان خود را به صورت روزانه در دست بگیرید، توانایی

خود را برای انجام کارها، تصمیم گیری بهتر و مهمتر از همه، کنترل نهایی اولویت های کلیدی خود را بهبود می بخشید.

• مدیریت زمان
• منابع و کتاب ها
• معرفی نرم افزارها
• اصل بیلفردو پارتو
• مزایای مدیریت زمان
• تکنیک های مدیریت زمان
• مهارت های مدیریت زمان
• مدیریت زمان در شرکت ها
• نقش مدیران در مدیریت زمان
• مدیریت موثر زمان در محل شرکت
• موانع پیش رودراستقرارمدیریت زمان
• نکات مدیریت زمان برای حرفه ای ها
• نقش برنامه ریزی در مدیریت حرفه ای
• نکات مدیریت زمان برای مدیران و کارشناسان
• پرسش و پاسخ بهمراه کار عملی و نمایش مستند و ……

مدرس :

دکتر مازیار میر دانشجوی فوق دکترای خلبان و مدرس سازمان هواپیمای کشوری و استاد مدعو دانشگاه جنگ دافوس و مدرس سازمان مدیریت و برنامه ریزی و همچنین مصلحت نظام و کارشناس و مدرس صداو سیما و همچنین برندهای برتر کشور و وزارتخانه ها و نهادها و سازمانهای گوناگون در سرتاسر کشور با سابقه سه دهه فعالیت علمی و عملی و تالیف ده ها مقاله علمی در زمینه مدیریت زمان

برگزار کننده مجتمع فنی علوی با همکاری کانون مدیریت و مهندسی ایرانمحل برگزاری تهران دانشگاه تهران دانشگده پرستاری خرذاذ ماه  1387