مدیریت زمان برای مدیریت زمان

اردیبهشت ۱۸, ۱۴۰۳
11 بازدید

مدیریت زمان برای مدیریت زمان مدیریت زمان مدیریت زمان مدیران تکنیکهای پیشرفته مدیریت زمان قدمهای حرفه ای و پیشرفته و تکنیکی مدیریت زمان   مازیارمیرمشاوروتحلیلگر 13 تیر ماه  1389   به درستی گفته می شود \” زمان و جزر و مد منتظر هیچ \” نیستند . یک فرد باید ارزش زمان را برای موفقیت در همه جنبه های زندگی درک […]

مدیریت زمان برای مدیریت زمان

مدیریت زمان

مدیریت زمان مدیران

تکنیکهای پیشرفته مدیریت زمان

قدمهای حرفه ای و پیشرفته و تکنیکی مدیریت زمان

 

مازیارمیرمشاوروتحلیلگر

13 تیر ماه  1389

 

به درستی گفته می شود \” زمان و جزر و مد منتظر هیچ \” نیستند . یک فرد باید ارزش زمان را برای موفقیت در همه جنبه های زندگی درک کند. افرادی که زمان را تلف می کنند

کسانی هستند که در ایجاد هویت خود ناکام هستند.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به مدیریت موثر زمان اشاره دارد تا زمان مناسب به فعالیت مناسب اختصاص داده شود.

مدیریت زمان موثر به افراد این امکان را می‌دهد که بر اساس اهمیت فعالیت‌ها، بازه‌های زمانی خاصی را به آن‌ها اختصاص دهند.

مدیریت زمان به استفاده بهینه از زمان اشاره دارد زیرا زمان همیشه محدود است.

از خود بپرسید کدام فعالیت مهمتر است و چه مقدار زمان باید به آن اختصاص داده شود؟ بدانید کدام کار باید زودتر انجام شود و کدام کار کمی دیرتر انجام شود.

مدیریت زمان نه تنها در سازمان ها بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش بسیار مهمی دارد.

مدیریت زمان شامل:

  1. برنامه ریزی موثر
  2. تعیین اهداف و مقاصد
  3. تعیین ضرب الاجل
  4. تفویض مسئولیت ها
  5. اولویت بندی فعالیت ها بر اساس اهمیت آنها
  6. صرف زمان مناسب برای فعالیت مناسب

\"مدیریت

  • برنامه ریزی موثر

    روز خود را از قبل به خوبی برنامه ریزی کنید. یک لیست کارهای انجام شده یا یک \”برنامه وظایف\” آماده کنید. فعالیت‌های مهمی را که باید در یک روز انجام شوند، در مقابل زمانی که باید به هر فعالیت اختصاص داده شود، یادداشت کنید.

    کارهایی که اولویت بالایی دارند باید در صدر قرار بگیرند و به دنبال آن کارهایی قرار بگیرند که در حال حاضر به اهمیت زیادی نیاز ندارند. وظایف معلق را یکی یکی کامل کنید. کار تازه ای را شروع نکنید مگر اینکه کار قبلی خود را تمام کرده باشید. مواردی را که قبلاً تکمیل کرده اید علامت بزنید. اطمینان حاصل کنید که وظایف را در بازه زمانی تعیین شده به پایان می رسانید.

  • تعیین اهداف و مقاصد

    کار بدون اهداف و اهداف در یک سازمان مشابه وضعیتی است که کاپیتان کشتی راه خود را در دریا گم می کند. بله، شما گم خواهید شد. اهدافی را برای خود تعیین کنید و مطمئن شوید که اهداف واقعی و قابل دستیابی هستند.

  • تعیین ضرب الاجل

    برای خود ضرب الاجل تعیین کنید و سخت تلاش کنید تا وظایف را زودتر از موعد مقرر انجام دهید. منتظر نباشید که مافوق شما هر بار از شما بپرسد. یاد بگیرید که مالکیت کار را به دست بگیرید. یکی از افرادی که به بهترین نحو می تواند ضرب الاجل ها را تعیین کند، خودتان هستید. از خود بپرسید که چقدر زمان و برای چند روز باید به یک کار خاص اختصاص دهید. از یک برنامه ریز برای علامت گذاری تاریخ های مهم در مقابل مهلت های تعیین شده استفاده کنید.

  • تفویض مسئولیت ها

    یاد بگیرید که در محل کار \”نه\” بگویید . همه چیز را به تنهایی انجام ندهید. افراد دیگری نیز هستند. نباید چیزی را قبول کرد که می داند برایش سخت است.

    نقش ها و مسئولیت ها باید بر اساس علاقه و تخصص کارکنان به آنها تفویض شود تا بتوانند وظایف خود را در مهلت مقرر به پایان برسانند. فردی که در مورد چیزی آگاهی ندارد نسبت به کسی که کار را خوب بلد است به زمان بیشتری نیاز دارد.

  • اولویت بندی وظایف

    وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت آنها اولویت بندی کنید. تفاوت بین کار مهم و فوری را بدانید. مشخص کنید کدام کارها باید در یک روز انجام شوند، همه آنها باید ظرف یک ماه انجام شوند و غیره. کارهایی که از همه مهمتر هستند باید زودتر انجام شوند.

  • صرف زمان مناسب برای فعالیت مناسب

    عادت انجام کار درست در زمان مناسب را در خود ایجاد کنید. کاری که در زمان نامناسب انجام می شود فایده چندانی ندارد. یک روز کامل را برای کاری که می توان در یک ساعت یا بیشتر انجام داد، تلف نکنید. همچنین مدتی را برای تماس های شخصی خود یا بررسی به روز رسانی ها در فیس بوک یا توییتر اختصاص دهید. بالاخره انسان یک ماشین نیست.

برای مدیریت موثر زمان باید موارد زیر باشد:

سازماندهی شده – از نگهداری پشته های فایل و انبوه کاغذ در ایستگاه کاری خود اجتناب کنید. آنچه را که به آن نیاز ندارید را بریزید. اسناد مهم را در پوشه ها قرار دهید. فایل ها را با برچسب هایی در بالای هر فایل در کشوهای مربوطه نگه دارید. این باعث صرفه جویی در زمان می شود که به جستجوی غیر ضروری ادامه می دهد.

از زمان سوء استفاده نکنید – با پرسه زدن یا غیبت کردن زمان را نکشید. روی کار خود تمرکز کنید و تکالیف را به موقع تمام کنید. به یاد داشته باشید که سازمان شما برای انجام بازی در رایانه یا نگاه کردن به اتاقک دیگران به شما پولی نمی دهد. ابتدا کار خود را کامل کنید و سپس هر کاری که دوست دارید انجام دهید. تا آخرین لحظه منتظر نباش

تمرکز داشته باشید – برای مدیریت زمان موثر باید تمرکز داشته باشید.

عادت استفاده از برنامه ریزان، سازمان دهندگان، تقویم های بالای جدول را برای مدیریت بهتر زمان ایجاد کنید. یادآوری ها را روی تلفن ها یا رایانه های شخصی خود تنظیم کنید.

مزایای مدیریت زمان

مدیریت زمان به استفاده بهینه از زمان موجود اشاره دارد.

مدیریت زمان به خوبی فرد را قادر می سازد تا کار درست را در زمان مناسب انجام دهد.

مدیریت زمان نقشی اساسی در زندگی شخصی و همچنین حرفه ای فرد ایفا می کند.

اجازه دهید برخی از مزایای مدیریت زمان را مرور کنیم:

  • مدیریت زمان باعث می شود فرد وقت شناس و منظم باشد . در نتیجه مدیریت زمان موثر، زمانی یاد می گیرد که کار کند. برای استفاده عاقلانه از زمان، افراد باید در ابتدای روز یک «برنامه وظایف» یا «فهرست برای انجام دادن» تهیه کنند تا فعالیت‌هایی را که باید در یک روز خاص انجام شوند، بر اساس اهمیت و فوریت‌شان در برابر مشکلات یادداشت کنند. بازه های زمانی خاصی که به هر فعالیت اختصاص داده شده است. Task Plan به افراد حس جهت گیری در محل کار می دهد. یک فرد می داند که روزش چگونه به نظر می رسد و در نهایت بر این اساس کار می کند که منجر به افزایش بازده می شود.
  • در نتیجه مدیریت زمان موثرتر سازماندهی می شود . نگه داشتن وسایل در محل مناسب زمان جستجوی غیر ضروری اسناد، فایل های مهم، پوشه ها، لوازم التحریر و غیره را به حداقل می رساند. برای مدیریت بهتر زمان، افراد ایستگاه های کاری، مناطق مطالعه، اطاقک ها، مناطق ملاقات خود را تمیز و منظم نگه می دارند. افراد در نتیجه مدیریت زمان یاد می گیرند که کارها را به خوبی مدیریت کنند.
  • مدیریت زمان موثر روحیه فرد را تقویت می کند و او را با اعتماد به نفس بالا می برد . در نتیجه مدیریت زمان، افراد وظایف خود را در چارچوب زمانی تعیین شده انجام می دهند و باعث محبوبیت آنها در سازمان خود و همچنین در بین همتایان خود می شود. افرادی که ارزش زمان را درک می کنند، کسانی هستند که موفق می شوند از جمعیت جدا بایستند. افرادی که کارشان را به موقع تمام می کنند مورد توجه دیگران قرار می گیرند و همیشه در همه جا مرکز توجه هستند.
  • افرادی که به یک برنامه زمانی پایبند هستند کسانی هستند که اهداف و مقاصد خود را در کوتاه ترین بازه زمانی ممکن محقق می کنند . مدیریت زمان به طور موثر به کارمندان کمک می کند تا اهداف را خیلی زودتر از موعد مقرر برآورده کنند و کار را درست در زمانی که لازم است به پایان برسانند.
  • مدیریت زمان موثر به کارمند کمک می کند تا به سرعت به اوج موفقیت برسد و برای مدت طولانی تری در اوج بماند. کارمندی که فقط به خاطر کار کردن کار می‌کند، نمی‌تواند تصوری ایجاد کند و هرگز در محل کار جدی گرفته نمی‌شود. مدیریت زمان موثر در افزایش بهره وری افراد نقش اساسی دارد. زمانی که افراد زمان خود را به خوبی مدیریت کنند، خروجی به طور قابل توجهی افزایش می یابد.
  • مدیریت زمان بهتر به برنامه ریزی بهتر و در نهایت پیش بینی بهتر کمک می کند . افراد یاد می‌گیرند که برای کارها به خوبی برنامه‌ریزی کنند و می‌دانند که در پنج سال آینده دقیقاً در کجا ایستاده‌اند.
  • تحقیقات می گوید افرادی که وظایف خود را به موقع انجام می دهند کمتر در معرض استرس و اضطراب هستند . به یاد داشته باشید که اتلاف وقت و هدر دادن بعداً فایده ای ندارد. کارهای معلق را به موقع به پایان برسانید و سپس زمان کافی برای دوستان، اقوام و اعضای خانواده خود خواهید داشت.
  • مدیریت زمان فرد را قادر می سازد تا وظایف و فعالیت ها را در محل کار اولویت بندی کند . سنگین ماندن احمقانه است. هیچ چیز و هر چیزی را که سر راهتان می آید نپذیرید.
  • مدیریت زمان به فرد کمک می کند تا یک رویکرد برنامه ریزی شده در زندگی اتخاذ کند.

تکنیک های مدیریت زمان

مدیریت زمان به استفاده خردمندانه از زمان برای دستیابی به موفقیت در زندگی اشاره دارد. مدیریت زمان به فرد کمک می کند تا از زمان به بهترین شکل ممکن استفاده کند. برای افراد اهمیت دادن به زمان و اختصاص زمان مناسب به فعالیت مناسب ضروری است.

اجازه دهید برخی از تکنیک های مدیریت زمان را مرور کنیم:

  • اولویت های خود را تعیین کنید بدانید که همه چیز باید به صورت فوری انجام شود. یک فهرست «TO DO» یا «Task Plan» را برای یادداشت کارهایی که باید انجام دهید با توجه به زمان تعیین شده برای هر فعالیت آماده کنید. وظایف با اولویت بالا باید در بالا نوشته شود و به دنبال آن کارهایی که می توانند کمی بعدتر انجام شوند. مطمئن شوید که به لیست وظایف خود پایبند هستید.
  • اطمینان حاصل کنید که تکالیف خود را در بازه زمانی تعیین شده به پایان می رسانید . کارهایی را که قبلاً تمام کرده اید علامت بزنید. اگر وظایف خود را زودتر از موعد مقرر به پایان رساندید، از خود یک شکلات پذیرایی کنید.
  • تفاوت بین کار فوری و مهم را درک کنید . کار خود را به خوبی مدیریت کنید. روز خود را با چیزی که چندان مهم نیست و می توان کمی دیرتر انجام داد آغاز نکنید. ابتدا آنچه را که فوری و مهم است تمام کنید. منتظر یادآوری رئیس خود نباشید.
  • متمرکز بمان . در صورت نیاز به انجام برخی کارهای فوری، ایستگاه کاری خود را ترک نکنید. قدم زدن در وسط یک کار فوری، تداوم را از بین می برد و فرد تمایل دارد تمرکز خود را از دست بدهد. افرادی که زمان را در محل کار از بین می برند، تحمل استرس در محل کار را دشوار می دانند.
  • زمانی را برای استراحت چای، گشت و گذار در اینترنت، تماس های شخصی و غیره در برنامه روزانه خود قرار دهید . مهم است. انسان ماشینی نیست که بتواند هشت تا نه ساعت در حالت کششی کار کند. نیم ساعت تا چهل و پنج دقیقه را برای بررسی به‌روزرسانی‌ها در سایت‌های شبکه‌های اجتماعی، تماس با دوستان یا خانواده خود یا رفتن برای استراحت سیگار و غیره اختصاص دهید.
  • اهداف واقع بینانه و قابل دستیابی را برای خود تعیین کنید . بدانید که باید به چه چیزی برسید و در چه مدت زمانی؟ به خودت دروغ نگو. اختصاص یک ساعت به کاری که خودتان می دانید به زمان بسیار بیشتری نیاز دارد، منطقی نیست.
  • بیش از حد به خود فشار نیاورید . اگر احساس می کنید نمی توانید یک تکلیف خاص را در مهلت تعیین شده انجام دهید، قاطعانه به رئیس خود نه بگویید. نگران نباشید، او احساس بدی نخواهد داشت. احتمالاً او می تواند همین کار را به هر یک از همکاران شما اختصاص دهد. کارهایی را بپذیرید که واقعاً به آنها اطمینان دارید.
  • منضبط و وقت شناس باشید . از گرفتن مرخصی های غیر ضروری از محل کار خودداری کنید مگر اینکه شرایط اضطراری وجود داشته باشد. به موقع به محل کار خود برسید زیرا به شما کمک می کند روز خود را بهتر برنامه ریزی کنید.
  • اشیا را در جای مناسب خود نگه دارید . فایل ها باید در کشوهای مربوطه نگهداری شوند. اسناد مهم را منگنه کنید و در یک پوشه مناسب قرار دهید. یاد بگیرید که کمی منظم تر باشید. این باعث صرفه جویی در وقت شما می شود که به جستجوی غیر ضروری ادامه می دهد.
  • سازمان خود را صرفاً به عنوان یک منبع پول در نظر نگیرید . نگرش خود را تغییر دهید در ساعات اداری از انجام بازی با رایانه یا تلفن همراه خودداری کنید. غیرحرفه ای است. فقط زمانی که رئیستان در اطراف است کار نکنید. مالکیت کار در درازمدت به شما پول می دهد.
  • عادت استفاده از سازمان دهنده را در خود ایجاد کنید . این به شما کمک می کند تا کارها را بهتر برنامه ریزی کنید. یک دفترچه یادداشت و یک خودکار در دست داشته باشید. شماره تماس یا شناسه ایمیل را روی کاغذهای شل ننویسید. نیمی از وقت خود را برای جستجوی آنها تلف خواهید کرد. ایمیل های خود را مدیریت کنید برای هر مشتری پوشه های جداگانه ایجاد کنید. دسکتاپ خود را شلوغ نکنید.

مهارت های مدیریت زمان

استفاده خردمندانه از زمان توسط یک فرد برای موفقیت در تمام جنبه های زندگی به مدیریت زمان اشاره دارد.

مدیریت زمان نه تنها به افراد کمک می کند تا از زمان به بهترین شکل استفاده کنند، بلکه انجام موفقیت آمیز وظایف را در چارچوب زمانی تعیین شده تضمین می کند.

انجام کار درست در زمان مناسب برای کسب احترام در محل کار ضروری است. افرادی که برای زمان ارزش قائل نیستند، موفق نمی شوند و هرگز جدی گرفته نمی شوند.

اجازه دهید برخی از مهارت های لازم برای مدیریت زمان موثر را مرور کنیم :

  1. منظم بمانید

    • ایستگاه کاری باید تمیز و منظم نگه داشته شود.
    • مرتب نگه داشتن فایل های مهم به شما کمک می کند فورا آنها را بازیابی کنید و در نتیجه در زمان جستجوی غیر ضروری صرفه جویی کنید. اسناد مهم را با هم منگنه کنید.
    • پشته های فایل و انبوه کاغذ را روی میز خود نگه ندارید. هر چی لازم نداری بریز
    • لوازم التحریر و وسایل شخصی خود مانند تلفن همراه، کلید ماشین، کیف پول را در محل مناسب خود نگه دارید.
    • عادت استفاده از سازمان دهنده را در خود ایجاد کنید. روز خود را از قبل به خوبی برنامه ریزی کنید.
    • هرگز روی کاغذهای شل ننویسید. یک دفترچه یادداشت و خودکار در دسترس داشته باشید.
  2. اولویت بندی را یاد بگیرید

    • اولویت های خود را تعیین کنید. فقط به خاطر کار کردن کار نکنید.
    • در لحظه ای که برای کار آماده می شوید، یک «برنامه وظیفه» یا یک فهرست «کارها» آماده کنید. تمام فعالیت هایی را که می خواهید در یک روز انجام دهید بر اساس اهمیت و فوریت یادداشت کنید.
    • وظایف با اولویت بالا باید فوراً انجام شوند. روز خود را با چیزی که نیاز به توجه فوری شما ندارد شروع نکنید.
    • کارهای انجام شده را علامت بزنید. به شما احساس آرامش و رضایت می دهد.
    • یک کارمند باید تفاوت بین وظایف با اولویت بالا و پایین و همچنین بین کارهای مهم و فوری را درک کند.
    • در فعالیت های بی ربط زیاده روی نکنید. کل روز خود را هدر خواهید داد و خروجی صفر خواهد بود.
    • در مورد نقش ها و مسئولیت های خود در محل کار شفاف باشید.
  3. وقت شناس و منظم باشید

    • وقت شناس بودن به شما کمک می کند تا وظایف را زودتر از موعد مقرر انجام دهید.
    • از گرفتن برگ های زیاد از محل کار خودداری کنید. چنین نگرشی کاملا غیرحرفه ای است.
    • اطمینان حاصل کنید که پنج دقیقه قبل از زمان واقعی خود پشت میز خود هستید.
    • سخت تلاش کنید تا وظایف را به موقع انجام دهید. تکالیف را معلق نگه ندارید و منتظر لحظه آخر باشید.
  4. مالکیت کار را بگیرید

    • فقط زمانی که رئیستان در اطراف است کار نکنید. برای خودت کار کن فداکاری باید از درون بیاید.
    • مسئول کار خود باشید و یاد بگیرید که اشتباهات خود را بپذیرید.
    • اگر چیزی را پذیرفته اید، مسئولیت تکمیل آن در بازه زمانی تعیین شده بر عهده شماست.
  5. کمی دیپلمات باش

    • هر چیزی را که به سراغتان می آید را قبول نکنید. یک \”نه\” مودبانه در ابتدا باعث حفظ اعتبار شما می شود.
    • کارمندان باید با توجه به تخصص و سوابق خود مسئولیت هایی را به آنها واگذار کنند. به این ترتیب آنها علاقه بیشتری پیدا می کنند و در نهایت کار را به موقع تمام می کنند.
    • کمی متمرکز باشید و روی کار تمرکز کنید. وقت خود را با غیبت و غیبت تلف نکنید.
    • از تماس های شخصی طولانی در محل کار خودداری کنید. کار را تمام کنید و به موقع آن روز را ترک کنید. شما زمان کافی برای تماس با دوستان خود یا ورود به سایت های شبکه های اجتماعی خواهید داشت. انجام بازی در حین کار چیزی است که از یک حرفه ای انتظار نمی رود.

      بیشتر متمرکز

  6. منطقی باش

    • هیچ فردی نمی تواند تمام روز کار کند. زمانی را در برنامه روزانه خود قرار دهید تا با یکی از اعضای تیم خود که در کنار شما نشسته است صحبت کنید.
    • بیش از حد به خود فشار نیاورید…..

مدیریت زمان در شرکت ها یا مدیریت زمان شرکتی…

مدیریت زمان به استفاده بهینه از زمان و انجام کار درست در زمان مناسب اشاره دارد.

مدیریت زمان به خوبی نقشی محوری در انجام وظایف در چارچوب زمانی تعیین شده ایفا می کند و همچنین بهره وری فرد را افزایش می دهد.

کارمندان باید یاد بگیرند که زمان را به خوبی در محل کار مدیریت کنند تا قبل از موعد مقرر به اهداف خود برسند و برای خود علامت گذاری کنند.

کسی که ارزش زمان را درک می کند، هرگز سنگین نمی شود و از هر لحظه نهایت لذت را می برد.

چرا مدیریت زمان در شرکت ها مهم است؟

  • هر سازمانی بر اساس ضرب الاجل کار می کند . مدیریت زمان به افراد کمک می کند تا کار را در زمان تعیین شده به پایان برسانند و در طول روز بدون استرس و آرامش بمانند. مدیریت زمان به شما کمک می کند تا برای تمام کارهای روزانه خود در محل کار، بازه های زمانی خاصی را برنامه ریزی کنید.
  • مدیریت زمان به فرد کمک می کند تا چیزها را اولویت بندی کند . برای یک کارمند مهم است که بفهمد در حال حاضر چه چیزی مهم و فوری است. سربار ماندن بیش از حد در محل کار منجر به ناامیدی می شود و در نهایت فرد علاقه خود را به کار از دست می دهد.شما نمی توانید هیچ کاری و همه چیز را انجام دهید. همه چیزهای مهم و فوری را در ابتدای روز انتخاب کنید و قبل از شروع با کاری که می‌توانید کمی بعد انجام دهید، ابتدا آن را تمام کنید. بدانید چه چیزی برای شما مهم است. بازه های زمانی خاصی را به فعالیت ها با توجه به ارتباط آنها اختصاص دهید و مطمئن شوید که به همان موارد پایبند هستید.
  • مدیریت زمان موثر شما را در بین مافوقان، مشتریان و همچنین همکارانتان محبوب می کند . کار را از پایان خود معلق نگه ندارید. کارها را در صورت لزوم و در صورت لزوم به پایان برسانید.نادیده گرفتن مسائل مهم بیهوده است. در هر صورت باید این کار را انجام دهید. با همکاران خود یا رئیس گزارش فوری صحبت کنید و راه حلی بیابید. بررسی زمان به شما کمک می کند تا کار را درست در زمانی که لازم است انجام دهید.
  • مدیریت زمان به خوبی به کارمند کمک می کند تا مسیر شغلی خود را به طور موثر برنامه ریزی کند . انجام کارها به موقع به شما کمک می کند در کوتاه ترین زمان ممکن به اوج حرفه خود برسید. کارمندانی که فقط به خاطر انجام کار کار می کنند و به ضرب الاجل توجه نمی کنند، هرگز در محل کار جدی گرفته نمی شوند. آنها کسانی هستند که همیشه گهواره می شوند و از بار کاری بیش از حد شکایت می کنند.
  • مدیریت زمان شما را به فردی سازمان یافته تبدیل می کند . شخص باید چیزها را در مکان مربوطه خود نگه دارد. از نگه داشتن انبوه کاغذ و پشته فایل روی میز خودداری کنید. نه تنها ظاهری درهم و برهم به ایستگاه کاری شما می دهد، بلکه نیمی از زمان شما را در جستجوی اسناد، فایل ها، پوشه ها و غیره مهم تلف می کند. افراد باید نوشتن روی دفترچه یادداشت را به جای کاغذهای شل ترجیح دهند.
  • مدیریت زمان موثر به فرد کمک می کند تا افراد هدر دهنده زمان را در محل کار شناسایی کند . هدر دادن زمان برای چیزهای غیرمولد که هیچ نتیجه ای ندارد احمقانه است. هیچ کس از شما انتظار ندارد که تمام روز را بدون مشکل کار کنید.زمانی را در برنامه روزانه خود اختصاص دهید تا به روز رسانی های سایت های شبکه های اجتماعی را بررسی کنید یا با دوستان خود تماس بگیرید، اما بدانید کجا باید خط بکشید. دفتر شما برای شایعات و پرسه زدن در اطراف به شما پولی نمی دهد.
  • مدیریت زمان یک فرد را منظم و وقت شناس می کند . در نتیجه مدیریت زمان موثر، فرد عادت می کند که به موقع به کار برسد.

آیا انجام تکالیف به موقع برای شما مشکل است؟

\”به یاد داشته باشید زمانی که یک بار رفته هرگز بر نمی گردد.\” انجام کار درست در زمان مناسب یک هنر است و با برنامه ریزی و درک همراه است. مدیریت زمان چیزی جز استفاده بهینه از زمان نیست.

مدیران و مافوق نقش مهمی در پرورش مهارت های مدیریت زمان در کارکنان دارند:

نقش مافوق نه تنها نشستن در کابین های بسته بلکه نظارت بر زیردستان است. مدیران باید الگو باشند . بهترین راه برای اتمام کار به موقع این است که در محل کار وقت شناس باشید.

اگر انتظار دارید اعضای تیمتان به موقع به دفتر برسند، خودتان باید منضبط باشید. تقریباً در همه جا به مافوق تا حدودی آزادی داده می شود، اما نباید از قدرت خود سوء استفاده کرد.

قوانین و مقررات یک سازمان نه تنها برای زیردستان بلکه برای رهبران تیم و مافوق نیز در نظر گرفته شده است. مدیران باید دستورالعمل های سازمان را رعایت کنند تا اعضای تیم خود

به سیاست های شرکت احترام بگذارند.

از کارمندان خود بخواهید که ایستگاه های کاری خود را مرتب نگه دارند . به هر یک از میزهای آنها بروید و بررسی کنید که آیا فایل ها و پوشه ها به درستی مرتب شده اند یا

خوب 

اطمینان حاصل کنید که هیچ انبوهی از کاغذ روی میز آنها وجود ندارد. به کارمندان خود دستور دهید حداقل هفته ای یک بار کشوهای خود را تمیز کنند.

از سرپرست مدیریت خود بخواهید که دفترچه یادداشت، ثبت، خودکار، پوشه و غیره را برای همه کارمندان شما صادر کند . اگر روی کاغذهای شل می نویسند به آنها .

اشاره کنید. به عنوان مدیر مسئولیت شماست که اشتباهاتشان را به آنها بگویید تا آنها به خوبی امور را مدیریت کنند. شخصاً هر چند وقت یکبار کشوهای آنها را چک کنید.

مسئولیت ها را بر اساس تخصص، صلاحیت تحصیلی و پیشینه به آنها تفویض کنید . پس از بحث در مورد اینکه در چه زمینه ای بهترین هستند تا به کار علاقه مند شوند و

تکالیف را به موقع انجام دهند، حوزه های مسئولیت کلیدی خود را طراحی کنید. اهداف و ضرب الاجل خود را از همان ابتدا به آنها برسانید. آنها را از اهداف و مقاصد سازمان آگاه کنید.

عملکرد کارکنان را پیگیری کنید. نرم افزاری را نصب کنید که به شما می گوید چه زمانی کارمند وارد دفتر می شود و چه زمانی از آن خارج می شود. پیاده سازی یک سیستم گزارش

دهی قوی به آنها مهلت بدهید و مطمئن شوید که کار را در بازه زمانی تعیین شده به پایان می‌رسانند. از کارمندانی که کار خود را به موقع در حضور همه به پایان می‌رسانند قدردانی

کنید.

برای مافوق ضروری است که بدانند کارمندانشان چه کار می کنند. سعی کنید بفهمید که آنها در طول روز چه می کنند. آنها را تشویق کنید تا یک لیست TO DO تهیه کنند. برنامه

وظایف آنها را بررسی کنید و مطمئن شوید که ابتدا کارهای مهم و فوری را انجام می دهند.

برنامه های آموزشی مختلف را برای القای مهارت های مدیریت زمان در کارکنان ترویج دهید. کارگاه های مختلفی را برگزار کنید که در آن می توان به کارمندان وظایف خاصی جدا از کار

روزانه آنها واگذار کرد. از آنها بخواهید فعالیت های خود را در بازه های زمانی تعیین شده به پایان برسانند. به آنها پاداش مناسب بدهید.

شنونده خوبی باشید کارمندان باید به راحتی به کابین رئیس خود دسترسی داشته باشند. هماهنگی مناسب بین کارمندان و رهبران تیم آنها برای مدیریت موثر زمان ضروری

است. وظایف را در انتهای خود معلق نگه ندارید. به موقع مجوزها را بدهید و مطمئن شوید که اعضای تیم شما در کارهای غیرمولد زیاده روی نمی کنند….

 

================================================== ================================================== =

 

منظور از مدیریت زمان، اختصاص بازه های زمانی مشخص به فعالیت ها بر اساس اهمیت و فوریت آنها به منظور استفاده بهینه از زمان است. به زبان عامیانه، مدیریت زمان چیزی

نیست جز اینکه زمان را به خوبی مدیریت کنید و کارها را در زمانی که واقعاً باید انجام دهید، انجام دهید.

هر سازمانی بر اساس ضرب الاجل کار می کند. یک فرد دائماً باید مراقب باشد تا تکالیف خود را در چارچوب زمانی مشخص به پایان برساند. برای کارمندان ضروری است که ارزش زمان

را برای عملکرد خوب آنها درک کنند و در محل کار خود را نشان دهند. اما سوال بسیار حساس و مهم این است که چگونه مدیریت زمان موثر را در سازمان تمرین کنیم؟

  • اهداف خود را به خوبی بشناسید .
  •  اگر اهداف در بازه زمانی تعیین شده غیرواقعی و غیرقابل دستیابی هستند، از صحبت با رئیس خود دریغ نکنید. همیشه بهتر است در مراحل اولیه در مورد مسائل بحث کنید تا اینکه بعداً یک رقم متاسف را کاهش دهید. وظایف را تنها زمانی بپذیرید که اعتماد به نفس داشته باشید.
  • بحث در مورد کار با همکارانتان هیچ ضرری ندارد . شما نمی توانید تقریباً همه چیز را به تنهایی انجام دهید. کار را بین اعضای تیم خود توزیع کنید. این احمقانه است که بیش از حد خود را به دوش بکشید. فرد باید بار کاری خود را با دیگران به اشتراک بگذارد تا تکالیف را در بازه زمانی تعیین شده به پایان برساند. توانایی های خود را بشناسید.
  • خودت را سازمان دهی کن در مورد فایل‌ها، اسناد مهم، کارت‌های ویزیت، پوشه‌ها و غیره بسیار مراقب باشید. آنها را در مکان‌های مناسب خود نگه دارید تا نیمی از وقت خود را در جستجوی آنها تلف نکنید.
  • به سازمان خود وفادار باشید . فقط زمانی که مافوق شما در اطراف هستند کار نکنید. به یاد داشته باشید که برای کار سخت خود دستمزد دریافت می کنید. به جای پرسه زدن و غیبت کردن، روی کار خود تمرکز کنید. وقت خود را با انجام بازی‌های رایانه‌ای یا فهمیدن اینکه همکارتان در حال انجام چه کاری است، تلف نکنید.
  • تماس تلفنی با اعضای خانواده یا دوستان هر چند وقت یکبار کاملاً اشکالی ندارد، اما مطمئن شوید که در حین کار با تماس های تلفنی طولانی مواجه نشوید. تماس‌های تلفنی و پیام‌ها یکی از بزرگترین عوامل حواس‌پرتی در محل کار هستند.
  • کارهای خود را از قبل به خوبی برنامه ریزی کنید . فقط به خاطر کار کردن کار نکنید. اولین کاری که یک کارمند باید در صبح انجام دهد این است که تمام وظایفی را که باید در یک روز انجام دهد، با توجه به زمان تعیین شده برای هر کار یادداشت کند. تهیه یک Task Plan درست در ابتدای روز همیشه به شما کمک می کند و حس جهت گیری در کار را به شما می دهد. فهرست «انجام» راه رو به جلو را به شما پیشنهاد می‌کند. تکالیف انجام شده را علامت بزنید. اطمینان حاصل کنید که وظایف را در مهلت های تعیین شده به پایان می رسانید.
  • یک دفترچه یادداشت و خودکار در دسترس داشته باشید . از نوشتن روی کاغذهای شل خودداری کنید. وقتی واقعاً به چیزی نیاز دارید هرگز آنها را پیدا نخواهید کرد. ترجیح دهید از یک سازمان دهنده استفاده کنید زیرا به شما کمک می کند کار خود را بهتر برنامه ریزی کنید.
  • فقط در ساعات ناهار غذا بخورید . خوردن در حین کار نه تنها باعث خواب آلودگی می شود بلکه تداوم را نیز از بین می برد.
  • وقت شناس باشید از مرخصی مکرر از محل کار خودداری کنید مگر اینکه در شرایط اضطراری باشد. رسیدن به موقع به دفتر را به عادت تبدیل کنید.
  • چیزها را در انتهای خود معلق نگه ندارید . مواردی را که نیاز به تایید مقامات بالاتر دارد، فوراً تشدید کنید. مدام مسائل را نادیده نگیرید. آنها دیر یا زود برای شما مشکل ایجاد می کنند…

 

نکات مدیریت زمان برای حرفه ای ها

مدیریت زمان به افراد کمک می‌کند تا با توجه به اهمیت فعالیت‌ها، فرصت‌های زمانی درستی را به آن‌ها اختصاص دهند.

تخصیص صحیح زمان به کار مناسب به منظور استفاده بهینه از زمان به مدیریت زمان اشاره دارد.

زمان محدود است و نمی توان آن را هدر داد. زمان از دست رفته هرگز باز نمی گردد، مهم نیست چقدر تلاش می کنید.

فردی که وقت خود را در محل کار تلف می کند مورد پسند هیچکس نیست و رسیدن به اهداف در چارچوب زمانی تعیین شده برایش مشکل است. کار او هرگز به موقع تمام نمی شود و اغلب توسط همکاران و مافوقان مورد انتقاد قرار می گیرد.

اجازه دهید نکات مدیریت زمان را برای حرفه ای ها مرور کنیم:

  • به موقع به دفتر برسید . از گرفتن برگ های مکرر از محل کار خودداری کنید. وقت شناس بودن برای مدیریت موثر زمان مهم است. اینجا و آنجا پرسه نزنید.
  • اولین کاری که یک کارمند باید در صبح انجام دهد این است که یک Task Plan تهیه کند . کارهایی را که باید در یک روز انجام شود، با توجه به زمان‌هایی که می‌خواهید به وظایف خاصی اختصاص دهید، بنویسید. تکالیف فوری باید ابتدا انجام شوند و سپس کارهای با اولویت پایین انجام شوند. پس از اتمام کار، آن را علامت بزنید. احساس آرامش خواهید کرد.
  • زمانی را برای تماس های شخصی خود، برقراری ارتباط با دوستان قدیمی در فیس بوک، نوشتن به روز رسانی در توییتر یا حتی رزرو بلیط سینما برای آخر هفته ها اختصاص دهید.
  • خود را به خوبی مدیریت کنید . ایستگاه کاری خود را تمیز و منظم نگه دارید. پرونده ها و اسناد مهم باید در محل مناسب خود نگهداری شوند. از نگه داشتن پشته های فایل و انبوه کاغذ روی میز خودداری کنید. هر چی لازم نداری بریز هرگز روی کاغذهای شل ننویسید، زیرا مطمئناً بعد از مدتی آنها را از دست خواهید داد. تمام وسایل شخصی خود را در یک مکان نگه دارید.
  • دسکتاپ خود را شلوغ نکنید . برای سازماندهی اسناد خود پوشه های جداگانه ایجاد کنید. هر فایل و پوشه ای را که نیاز ندارید حذف کنید. ایمیل های خود را به خوبی مدیریت کنید.
  • از یک برنامه ریز یا سازمان دهنده برای برنامه ریزی خوب روز خود استفاده کنید . یک تقویم رومیزی هرگز به شما اجازه نمی دهد تاریخ ها و جلسات مهم را فراموش کنید.
  • برای جلسات خارج از دفتر کمی زودتر بروید. حاشیه زمان را برای ترافیک، انحراف یا سایر شرایط اجتناب ناپذیر در جاده حفظ کنید.
  • اولویت ها را برای خود تعیین کنید . هیچ کاری را که خودتان می دانید انجام آن در بازه زمانی تعیین شده برای شما دشوار است را نپذیرید. یک \”نه\” شرکت در ابتدا باعث حفظ اعتبار شما می شود.
  • در مورد اهداف و مقاصد خود شفاف باشید . KRAهای یک کارمند باید به وضوح به او ابلاغ شود. اهداف خود را بشناسید اگر احساس می‌کنید اهدافتان غیرواقعی هستند، فوراً با رئیس گزارشگر خود صحبت کنید. کارها را به خوبی برنامه ریزی کنید. برنامه ریزی به شما کمک می کند تا وظایف را به موقع انجام دهید.
  • از غیبت یا پرسه زدن در محل کار خودداری کنید . دفتر شما برای انجام بازی های رایانه ای در ساعات اداری به شما پولی نمی دهد. فقط برای حقوق و رضایت رئیس خود کار نکنید. برای خودت کار کن فداکاری باید از درون باشد.
  • از تماس های شخصی طولانی در ساعات اداری خودداری کنید . به یاد داشته باشید که اگر کار خود را به موقع تمام کنید، بعد از ساعات اداری وقت کافی برای دوستان و خانواده خود خواهید داشت. تعادل بین زندگی شخصی و حرفه ای برای موفقیت در دراز مدت ضروری است.

نقش برنامه ریزی در مدیریت زمان

مدیریت زمان نقش اساسی در شرکت ها ایفا می کند و به کارکنان کمک می کند تا وظایف خود را به موقع انجام دهند. انجام کار درست در زمان مناسب را مدیریت زمان می نامند.

برای یک فرد ضروری است که برای زمان ارزش قائل شود زیرا زمان از دست رفته هرگز باز نمی گردد، مهم نیست چقدر پول خرج می کنید. فردی که نتواند به موقع نتایج را ارائه دهد،

توسط هیچکس قدردانی نمی شود و هرگز در محل کار جدی گرفته نمی شود.

برنامه ریزی نقشی اساسی در مدیریت موثر زمان دارد. یک فرد باید از قبل برای روز خود برنامه ریزی کند تا بهترین استفاده ممکن از زمان را داشته باشد . کار

کردن صرفاً به خاطر انجام کار فایده ای ندارد.

برنامه ریزی به فرد احساس جهت گیری در سازمان می دهد و به او انگیزه می دهد تا تکالیف را به موقع انجام دهد.

برنامه ریزی کنید که چگونه می خواهید به جلو حرکت کنید. برای یک فرد مهم است که برای خود هدف و هدفی تعیین کند و برای رسیدن به آن تلاش کند. برنامه ریزی دقیق به شما

گام هایی را برای تحقق اهداف خود در محل کار در یک بازه زمانی مشخص پیشنهاد می کند.

برنامه‌ریزی به فرد کمک می‌کند تا بداند که چه کارهایی را فوراً باید انجام دهد و چه کارهایی را می‌توان کمی بعد انجام داد.

برای برنامه ریزی بهتر کارها، کارمندان باید یک Task Plan تهیه کنند که در آن بتواند وظایف را در بازه های زمانی اختصاص داده شده برای هر فعالیت یادداشت کند.

فعالیت های با اولویت بالا باید در صدر قرار گیرند و به دنبال آن فعالیت هایی که نیازی به توجه فوری ندارند.

برنامه ریزی به شما کمک می کند تا کارهای ضروری و حیاتی را زودتر از موعد مقرر انجام دهید. طوری برنامه ریزی کنید که روزتان چگونه باشد.

عادت استفاده از سازمان دهنده را در خود ایجاد کنید. این به شما کمک می کند تا کارها را بهتر برنامه ریزی کنید. همچنین می توانید از تقویم رومیزی برای همین کار استفاده کنید.

افرادی که یک رویکرد برنامه ریزی شده را اتخاذ می کنند در مقایسه با افرادی که هر چیزی را که از راه می رسد می پذیرند، به موقع کار خود را به پایان می رسانند.

یک Task Plan در حالت ایده آل باید به این صورت باشد:

تاریخ 

روز 

برخی 6 صبح مثل من برخی 7 و برخی هم 8 صبح البته اگر نماینده م ش ا باشید شروع کار شما دو تا سه روز و ساعت ده تا – روز شروع می شود.

8.15 – 9 صبح – به ایمیل های فوری و کارهای بسیار فوری و مهم پاسخ دهید.

9 صبح تا 11 ظهر – روی پیشنهاد مشتری A کار کنید، گزارش ها و داده های لازم را تهیه کنید. (فوری ترین). همچنین روی تحلیل مقایسه ای رقبا کار کنید. (فوری)

11 ظهر – 12:30 بعد از ظهر – بنشینید و با اعضای تیم در مورد مسائل معلق صحبت کنید (باید تمام کارهای معلق را تا پایان روز پاک کنید).

12:30 – 1:30 – نماز و کمی هم شاید استراحت ناهار وکمی هم چرخ در شبکه های نسبتا اجتماعی و …….

1:30 – 1:40 – تماس با همسرتان یامثل من تماس با دخترتان یا مادرتان …..

1.40 – 2 بعد از ظهر – روی پیشنهاد مشتری B کار کنید (هنوز دو روز فرصت دارید).

2 بعد از ظهر تا2/5 بعدازظهر – برای تأیید و سایر مسائل مهم با رئیس بنشینید.

2/5 بعد از ظهر – 3 بعد از ظهر – با مشتریان موجود و بالقوه تماس بگیرید.

 3بعد از ظهر – 3/5 بعد از ظهر – نامه های شخصی را بررسی کنید.

3/5 -4 بعد از ظهر – گزارش ها را جمع آوری کنید و به رئیس گزارش فوری ارسال کنید.

4 بعد از ظهر – 4/5 بعد از ظهر – سازماندهی ایستگاه کاری.

روز به پایان می رسد

لطفا بسیار بسیار به برنامه خود پایبند باشید .

اگر پانزده دقیقه را برای بررسی ایمیل های شخصی خود اختصاص داده اید، مطمئن شوید که مثلاً یک ساعت این کار را انجام ندهید.

یک فرد باید سخت تلاش کند تا وظایف را مطابق با زمان اختصاص داده شده به هر فعالیت انجام دهد. با این حال نمی توان تغییرات لحظه آخری را نادیده گرفت.

برنامه ریزی به نحوی به پیش بینی موقعیت شما در پنج سال آینده نیز کمک می کند .

برنامه ریزی کنید که چگونه و در چه زمانی به یک موقعیت خاص برسید.

برنامه ریزی کارها را آسان تر می کند و به شما کمک می کند تا رویاهای خود را در کوتاه ترین زمان ممکن محقق کنی

 

 …Time Management Tips for …

مدیریت زمان چیزی نیست جز مدیریت خوب زمان و انجام کار درست در زمان مناسب. برای افراد ضروری است که بازه های زمانی خاصی را به وظایف بر اساس اهمیت و فوریت آنها اختصاص دهند.

مدیریت زمان نه تنها در سازمان ها بلکه در زندگی شخصی افراد نیز نقشی اساسی دارد. بلکه برای مدیران و رهبران نقش کلیدی و تعیین کننده ای دارد.

به نظر می رسد که مدیران و رهبران برت در کلاس جهانی که مشتاق دوره های مدیریت یا هر دوره حرفه ای هستند، باید برای رسیدن به قله موفقیت و ماندن در اوج به زمان اهمیت دهند.

اجازه دهید نکات مدیریت زمان برای مدیران و رهبران باهم نگاهی اجمالی داشته باشیم:

  • مدیران و رهبران اقتصادی و یا… پیوسته باید برای خود هدف و یا اهدفی تعیین کنند و برای خود و سازمان و یا شرکت مطبوعه خود بایذ ذست به اولویت بندی بسیار سختگیرانه ای بزنند.
  • اول لطفا یک قلم و کاغذ بردارید و بنویسید که در شش سال و دوم یکسال و در نهایت پنج سال آینده می خواهید خود را کجا ببینید. تعیین هدف برای خود به شما جهت و سرعت می دهد.
  • فضای مدیریتی خود را به شدت سازماندهی کنید
  • حد و حدود خود را کاملا مشخص نمائید یادم است یک مدیری یک نقشه و ادمک ها و تجهیزاتی به مثابه یک نقشه جنگی ترسیم نموده بود….
  • برای مدل مدیریت و رهبری خودتان دقیقا و حرفه ای خود برنامه ریزی کنید . درک کنید که همه موضوعات مهم هستند و ابتدا باید انجام شوند. برنامه خود را با دقت مرور کنید. وزن هر موضوع را بیابید و بر اساس آن یک طرح وظیفه مدت دار و دقیق تهیه کنید. تمام موضوعاتی را که فکر می کنید باید در یک روز در بازه های زمانی خاصی پوشش داده شوند، یادداشت کنید. اطمینان حاصل کنید که ابتدا موضوعات مهم را پوشش می دهید و سپس به موضوعات نسبتا ساده تر رجوع می شود. شروع روز با چیزی که چندان مهم نیست، اتلاف وقت محض است و نه چیز دیگری ….
  • موضوعاتی را که  تمام شده در چک لیست خود تیک بزنید. به یاد داشته باشید که انگیزه نیروهای تحت اختیار شما و مخصوصا خودتان همه چیز است و مخصوصا یکی از بزرگترین ابزارهای موفقیت آتی شما خواهد بود….
  • یک تحلیل SWOT از شرکت و گروه های زیر دست و مدیران زیر دستتان تهیه فرمائید. نوشتن نقاط ضعف شرکت و یا تیم و یا حتی خودتان ضرری ندارد. درک کنید که در چه زمینه هایی باید سخت تر مجموعه و افرادتان را بکار بگمارید  – یادتان باشد که نادیده گرفتن موضوعات دشوار فایده ای ندارد. به هر حال باید آنها را انجام دهید. زمان اضافی را به موضوعات مهم اختصاص دهید. منطقی باشید
  • همه منابع حواس پرتی را از منطقه مطالعه خود حذف کنید . ترجیح دهید مجلات، کمیک ها، رمان ها، سی دی ها، بازی های ویدیویی را در اتاق مطالعه خود نگه ندارید. مطالعه و تماشای همزمان تلویزیون چیزی جز اتلاف وقت نیست

 

  •  زمانی را برای استراحت تیم و خودتان در نظر بگیرید و مخصوصا زمانی را برای بازبینی دقیق و همه جانبه دوره ای اختصاص دهید .. ….

 

سر فصلهای کارگاه تخصصی مدیریت زمان

  • مدیریت زمان
  • منابع و کتاب ها
  • معرفی نرم افزارها
  • اصل بیلفردو پارتو
  • مزایای مدیریت زمان
  • تکنیک های مدیریت زمان
  • مهارت های مدیریت زمان
  • مدیریت زمان در شرکت ها
  • نقش مدیران در مدیریت زمان
  • مدیریت موثر زمان در محل شرکت
  • موانع پیش رودراستقرارمدیریت زمان
  • نکات مدیریت زمان برای حرفه ای ها
  • نقش برنامه ریزی در مدیریت حرفه ای
  • نکات مدیریت زمان برای مدیران و کارشناسان
  • پرسش و پاسخ بهمراه کار عملی و نمایش مستند و ……

مدرس :

دکتر مازیار میر دانشجوی فوق دکترای خلبان و مدرس سازمان هواپیمای کشوری و استاد مدعو دانشگاه جنگ دافوس و مدرس سازمان مدیریت و برنامه ریزی و همچنین مصلحت نظام و کارشناس و مدرس صداو سیما و همچنین برندهای برتر کشور و وزارتخانه ها و نهادها و سازمانهای گوناگون در سرتاسر کشور با سابقه سه دهه فعالیت علمی و عملی و تالیف ده ها مقاله علمی در زمینه مدیریت زمان

برگزار کننده مجتمع فنی علوی با همکاری کانون مدیریت و مهندسی ایران

محل برگزاری تهران دانشگاه تهران دانشگده پرستاری 13 تیر ماه  1389

Views: 2

برچسب‌ها:, , , , , ,