یکی از مهم‌ترین ابزارهای رسیدن به اهداف سازمان، ایجاد ارتباطات رسمی از طریق نوشته‌های اداری است. مکاتبات اداری به‌عنوان زبان رسمی سازمان محسوب شده و می‌تواند به موفقیت و پیشرفت سازمان کمک کند. نوشتار اداری یکی از ارکان ساختار ادارات است که بیانگر میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان و مدیران سازمان نیز می‌باشد.
این درس به‌منظور ارتقای سطح مکاتبات اداری و ارائه شیوه‌نامه استاندارد تنظیم مکاتبات اداری تدوین شده است. امید است به‌کارگیری این شیوه‌نامه بتواند در نیل به استانداردسازی مکاتبات اداری و نوشتار رسمی سازمان‌های دولتی گامی مهم بردارد.
اگر خلقیات اسلامی-همان چیزهایی که در اسلام برای یک انسان فضیلت است
،همان چیزهایی که به تعبیر روایات، جنود عقل است- رواج پیدا کند، مردم اهل بهشت خواهند شد
مقام معظم رهبری
عناصر ارتباط:
نوشتار اداری پیش از هر چیز، وسیله‌ای ارتباطی در ارتباطات انسانی و ابزار انتقال مفاهیم است. نوشتن نامه نیز همانند ابزارهای زبانی دیگر، وسیله‌ای برای بیان منظور و مقصود هر فرد و ارتباط با سایر افراد است. برای برقراری هر نوع ارتباطی، حضور پنج عنصر الزامی و ضروری است:
- پیام‌دهنده (منبع): برقرارکننده ارتباط که به منظوری خاص مانند درخواست، دستور، گزارش و یا بیان خبری به نگارش نامه و ایجاد ارتباط اقدام می‌کند.
- گیرنده پیام (مخاطب): شخصیت حقیقی یا حقوقی که دریافت‌کننده پیام و مرجع ارتباط است.
- اصل پیام (محتوای پیام): منظور و مقصودی که هدف برقراری ارتباط است و می‌تواند شامل انتقال اطلاعات، درخواست یا ارائه گزارش و خبری باشد.
- وسیله ارتباط: شکل بیان و وسیله انتقال پیام است که می‌تواند به صورت شفاهی، مکتوب و یا ترکیبی باشد.
- اثر پیام (بازخورد): در بسیاری از ارتباطات سازمانی و شخصی، پیام‌دهنده منتظر نتیجه و بازخورد از ارائه پیام خویش است که این نتیجه می‌تواند برای منبع ارتباط قابل پیش‌بینی باشد.
انواع ارتباط:
از نظر کلی، ارتباط به دو شیوه فردی و سازمانی تقسیم می‌شود:
- ارتباط فردی شامل رابطه با خانواده، جامعه و سازمان محل خدمت.
- ارتباط سازمانی نیز به رابطه با مردم، سازمان‌های داخلی و سازمان‌های خارجی تقسیم می‌شود.
از نظر شیوه ارتباط، ارتباطات به دو شیوه حضوری (جلسه، مصاحبه و مذاکره) و غیرحضوری (پیام رادیویی، تلفن، دورنگار، نامه و …) جریان می‌یابند. ارتباطات اداری نیز به دو صورت عمودی (بالا به پایین مانند دستور رئیس به زیردستان، و پایین به بالا مانند گزارش کارمند به رئیس) و افقی (روابط مابین ادارات و بخش‌های مختلف سازمانی) تقسیم می‌شوند.
رعایت سلسله مراتب اداری در ارتباطات عمودی، یکی از مهم‌ترین نکاتی است که در مکاتبات اداری باید لحاظ گردد.
نقش و آثار ارتباطات در انجام امور:
نامه‌های اداری نقش مهمی در جریان امور سازمان ایفا می‌کنند و سرنوشت سازمان از نظر موفقیت یا شکست به نگارش صحیح آن‌ها بستگی دارد. کوچک‌ترین اشتباه در نگارش نامه می‌تواند منجر به از دست رفتن فرصت‌ها و منافع سازمان شود. از طرفی، نگارش دقیق و زیبا می‌تواند به ارتقای مالی، اداری و معنوی سازمان و کارکنان منجر شود.
نقش مکاتبات اداری در امور مختلف به چند دسته تقسیم می‌شود:
- اثرات مالی: برخی از نامه‌های اداری دارای بار مالی هستند و به صورت دستور پرداخت یا عدم پرداخت صادر می‌شوند. تمامی پرداخت‌های مالی باید به صورت مکتوب ثبت شده و با دستور کتبی مدیر مربوطه انجام شود.
- اثرات حقوقی: نامه‌های اداری به‌عنوان سند اداری محسوب می‌شوند و ایجاد الزام و تعهد قانونی می‌کنند. بر اساس ماده 1281 قانون مدنی، سند عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.
- راهنمایی آیندگان برای ادامه امور: مکاتبات اداری به بایگانی و نگهداری می‌شوند و به آیندگان کمک می‌کنند تا از تجربیات گذشته بهره‌برداری کنند.
- تاریخ و قضاوت‌ها: مکتوبات تاریخی به‌عنوان منابع تاریخی مهم به انتقال تاریخ پیشینیان کمک کرده‌اند. این مکتوبات، مانند تاریخ‌نامه‌ها و سفرنامه‌ها، در ثبت و انتقال تاریخ بسیار اهمیت دارند.
مستندسازی:
در بسیاری از مشاغل و ارکان اداری، کارهای اداری بر اساس مستندات و مشاهدات ثبت‌شده انجام می‌شود. ثبت موارد مختلف در یک حیطه کاری به تشکیل پرونده واحد برای یک سلسله موضوعات منجر می‌شود که می‌تواند برای تسهیل و تسریع در انجام کارها کمک نماید. پرونده‌های اداری، بیماران، دانش‌آموزان و دانشگاه‌ها از جمله این موارد هستند که در صورت عدم تشکیل پرونده و مستندسازی، انجام امور به کندی و با مشکلات فراوان همراه خواهد بود. اعتبار اسناد و ساده‌سازی آن‌ها برای مخاطبین از اهمیت زیادی برخوردار است.
نامه‌های اداری:
نامه در اصطلاح به مکاتباتی گفته می‌شود که با هدف معین و مشخص بین اشخاص حقیقی و یا حقوقی به‌منظور برقراری ارتباط مبادله می‌گردد. واژگان دیگری نیز در نوشتار اداری مطرح می‌شود که عبارتند از:
- دستخط: نوشته‌ای که توسط شخص نوشته شده است و در ادارات همانند یادداشت برای تسریع در کارها استفاده می‌شود.
- مکتوب: به هر نوشته‌ای، مکتوب می‌گویند. این اصطلاح به تمامی نوشتارهای اداری مانند صورت‌جلسات، صورت‌حساب‌ها، گزارش‌ها، نامه‌ها، یادداشت‌ها، احکام، دستورالعمل‌ها، اساس‌نامه‌ها، آیین‌نامه‌ها و دفاتر اداری اطلاق می‌شود.
مشخصات نامه‌های اداری:
برای نامه‌های اداری ویژگی‌هایی تعریف شده است که بر اساس آن می‌توان به یک نامه عنوان نامه اداری اطلاق کرد. این ویژگی‌ها عبارتند از: شماره، تاریخ، عنوان واحدهای گیرنده و فرستنده، موضوع نامه، نام و عنوان امضاکننده و در نهایت امضای نامه. نامه‌های ارباب‌رجوع در ابتدای ورود به اداره، برخی از این ویژگی‌ها مانند شماره نامه را ندارند، اما با ورود به اداره و شماره شدن توسط دبیرخانه، به یک نامه اداری مبدل می‌شوند.
اجزای نامه‌های اداری:
هر نامه اداری از پنج بخش زیر تشکیل می‌شود:
- سرلوحه: که شامل آرم الله، عبارت جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه یا سازمان، بسمه تعالی، شماره، تاریخ و پیوست است.
- عناوین: شامل گیرنده، فرستنده و موضوع نامه است.
- متن نامه: مهم‌ترین بخش نامه است که شامل مقدمه، پیکره و نتیجه می‌باشد.
- امضا: نشان‌دهنده تأیید نامه است.
- گیرندگان رونوشت: در صورتی که نامه به افراد یا واحدهای دیگری ارسال شود.
متن نامه:
متن نامه مهم‌ترین بخش آن است و شرح مطالبی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می‌شود. این بخش شامل سه قسمت اصلی است:
- مقدمه: شامل عبارات سلام، اشاره به شماره و تاریخ نامه پیشین برای آشنایی مخاطب با سابقه موضوع.
- پیکره: بیان موضوع اصلی نامه با اختصار، شفافیت و ساده‌نویسی.
- نتیجه: بیان درخواست یا نتیجه‌گیری از مطالب ذکر شده در پیکره نامه، به همراه تشکر از مخاطب.
امضای نامه:
امضا رکن اساسی هر نامه است، چراکه بدون آن، نامه سندیت ندارد و نمی‌تواند در جریان کار قرار گیرد. مسئولیت اصلی محتویات نامه بر عهده امضاکننده است و امضا به‌عنوان سندی است که وی مسئولیت‌های آن را بر عهده می‌گیرد. بخش امضا شامل نام و نام خانوادگی نویسنده و در سطر بعدی عنوان سازمانی وی است. در ادامه، شکل امضا که ترکیبی از نام و خطوط است، قرار می‌گیرد.
گیرندگان رونوشت:
برای اطلاع واحدهای سازمانی و اشخاص مرتبط با موضوع نامه، از رونوشت استفاده می‌شود که در پایین‌تر از امضای نامه و در سمت راست قرار می‌گیرد.
اندازه و ابعاد نامه:
نامه‌های اداری بر اساس میزان محتوای نامه در دو قطع کوچک و بزرگ تهیه می‌شوند.
- نامه‌های تا پنج سطر محتوا در قطع کوچک (A4) و نامه‌های دارای مطالب بیشتر از پنج سطر در قطع بزرگتر (A3) منتشر می‌شوند.
- موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران نیز قطع A5 برای انتشار جدول‌ها و نمودارها و A6 برای یادداشت‌های اداری تصویب کرده است. استفاده از کاغذهای استاندارد به سه منظور صورت می‌گیرد: استاندارد واحد در مکاتبات اداری، سهولت در بایگانی اسناد و جلوگیری از ضایعات کاغذ.
انواع نامه‌های اداری
نامه‌های اداری به شکل‌های مختلف و با کاربردهای متفاوتی در نظام اداری جریان دارند. برای بررسی بهتر، این نامه‌ها را می‌توان از دو دیدگاه ماهیت کار و سطوح سازمانی تقسیم‌بندی کرد.
- نامه‌های اداری از دیدگاه ماهیت کار:
- نامه‌های خبری: اطلاع‌رسانی در خصوص نتیجه کاری یا آغاز و پایان کاری.
- نامه‌های بازدارنده: جلوگیری از وقوع کاری یا بروز حادثه‌ای.
- نامه‌های دستوری-درخواستی: شامل درخواست از مقام بالاتر یا دستور مافوق به زیردست.
- نامه‌های هماهنگی: مانند بخشنامه‌ها، برای هماهنگی بین دو یا چند واحد یا سازمان.
- نامه‌های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی:
- نامه‌های داخلی: مکاتباتی که در داخل سازمان جریان دارند.
- نامه‌های خارجی: مکاتباتی که بین سازمان‌ها و واحدهای مختلف صورت می‌گیرند.
نامه‌های داخلی:
نامه‌های داخلی بر اساس سطوح ارتباطی به پنج دسته تقسیم می‌شوند:
- نامه بین دو واحد هم‌سطح: برای ارتباط و هماهنگی میان واحدهای داخلی.
- نامه از واحد بالاتر به واحد پایین‌تر: شامل حاشیه‌نویسی و دستور برای اقدامات خاص.
- نامه از واحد پایین‌تر به واحد بالاتر: شامل گزارش‌ها، درخواست‌ها و پاسخ‌ها به مقام بالاتر.
- نامه یک کارمند به واحد اداری: درخواست یا گزارش کارمند از ماموریت خود.
- نامه واحد اداری به کارمند: شامل احکام ماموریت، تشویق‌نامه‌ها، توبیخ‌نامه‌ها و سایر پاسخ‌های واحد اداری به کارمند.
نامه‌های خارجی:
مکاتباتی که از سوی سازمان با ادارات و سازمان‌های دیگر انجام می‌شود و به اشکال زیر نگاشته می‌شوند:
- نامه به یک واحد مشخص از سازمان: زمانی که با ماموریت اداره مقصد آشنا هستیم.
- نامه به سازمان در ارتباط با وظایف سازمان: زمانی که تشکیلات داخلی سازمان مشخص نیست.
- نامه به یک شخص حقیقی: در پاسخ به تقاضا، صدور تقدیرنامه، احضارنامه، توبیخ‌نامه و سایر مکاتبات رسمی.
- نامه به شخص حقیقی در بخش خصوصی: مکاتباتی که در ارتباط با بخش خصوصی ایجاد شده‌اند.
مراحل تهیه نامه اداری:
با توجه به اینکه صدور و ارسال هر نامه در نظام اداری دارای تبعات حقوقی، مالی و اداری متفاوتی است و پس از صدور و ارسال نامه، امکان اصلاح یا بازگرداندن آن وجود ندارد، لازم است در تهیه نامه اداری دقت کافی به عمل آید. مراحل تهیه یک نامه اداری در سه بخش مورد ارزیابی قرار می‌گیرد: شناخت، نگارش و آماده‌سازی نامه.
1. شناخت:
این مرحله شامل ارزیابی ضرورت نوشتن نامه است:
- آیا نوشتن نامه ضروری است یا تنها برای بایگانی تهیه می‌شود؟
- آیا راه‌های سریع‌تر یا کم‌هزینه‌تری برای اطلاع‌رسانی وجود ندارد؟
- آیا نامه در حال حاضر بهترین، کم‌هزینه‌ترین و سریع‌ترین وسیله ممکن است؟
2. پرسش‌های ضروری در نگارش نامه:
در مرحله نگارش، لازم است به این پرسش‌ها پاسخ داده شود:
- چه کسی در این واقعه نقش دارد؟ (نویسنده، گیرنده و دیگر افراد مرتبط)
- کجا این واقعه صورت گرفته و موقعیت مکانی آن کجاست؟
- کی این واقعه رخ داده است؟ (تاریخ دقیق)
- چی موضوع اصلی واقعه چیست؟
- چرا این واقعه رخ داده است و دلایل وقوع آن چیست؟
- چگونه این مسئله رخ داده و چه فرایندی طی شده است؟
این شش عنصر به نویسنده کمک می‌کند تا بر موضوع تسلط یافته و نامه‌ای دقیق و جامع بنویسد.
3. نگارش و تدوین نامه:
مقدمات نگارش نامه شامل استفاده از منابع مناسب مانند بخشنامه‌ها، قوانین، آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و مشاوره با افراد مطلع است. پس از اطمینان از درستی محتوای نامه، نویسنده باید به تنظیم فهرستی از مطالب مورد نیاز بپردازد و بر اساس اولویت، آن‌ها را در نامه قرار دهد.
4. تدوین بخش‌های مختلف نامه:
عناوین و متن نامه از مهم‌ترین بخش‌ها هستند. استفاده از عناوین دقیق و اجتناب از متون پیچیده و طولانی به برقراری ارتباط بهتر بین نویسنده و مخاطب کمک می‌کند.
5. بررسی پیش‌نویس:
پس از تهیه پیش‌نویس، لازم است قبل از تایپ، آن را بازبینی کرده و از کفایت و کارآیی محتوای نامه اطمینان حاصل شود. این بازبینی بر اساس یک چک‌لیست انجام می‌شود تا همه نکات لازم در نظر گرفته شود.
نمونه چک‌لیست بازبینی پیش‌نویس:
- آیا موضوع به‌درستی بررسی شده است؟
- آیا متن به‌سادگی قابل فهم است؟
- آیا متن ارتباط منطقی با موضوع اصلی دارد؟
- آیا از واژه‌های مناسب استفاده شده است؟
- آیا پیش‌نویس بیش از حد طولانی یا مختصر نیست؟
- آیا موضوع به‌خوبی توجیه شده است؟
- آیا هدف اصلی کاملاً لحاظ شده است؟
- آیا نامه از قاطعیت و صراحت کافی برخوردار است؟
- آیا به تمامی موارد نامه اصلی پاسخ داده شده است؟
- آیا آثار قانونی نامه در نظر گرفته شده است؟
- آیا لحن نامه صحیح و مناسب است؟
6. نکات مهم در تهیه پیش‌نویس:
- پیش‌نویس باید با خط خوش و خوانا نوشته شود.
- از کاغذهای پیش‌نویس اداری استفاده گردد.
- اگر خط‌خوردگی زیاد باشد، پیش‌نویس بازنویسی شود.
- فاصله بین خطوط حداقل 10 میلیمتر باشد تا امکان اعمال تغییرات وجود داشته باشد.
- حاشیه کافی برای اصلاحات در چهار سوی متن پیش‌نویس در نظر گرفته شود.
- املای کلمات به‌درستی کنترل شود.
7. مراحل نهایی:
پس از تهیه پیش‌نویس، نسخه تاییدشده توسط کارمند به استحضار مقام مافوق می‌رسد و پس از تایید مدیر، نامه ماشین‌نویسی می‌شود. سپس نسخه‌های نهایی در سه نسخه تهیه می‌شوند:
- نسخه بایگانی
- نسخه اقدام‌کننده
- نسخه اصلی.
در صورت وجود رونوشت گیرندگان، نامه به تعداد رونوشت‌ها تهیه و ارسال می‌شود.
اجزای مختلف یک نامه اداری
- سرلوحه
- آرم الله
- بسمه تعالی
- تاریخ
- وزارت…
- شماره
- معاونت/اداره کل/استانداری…
- پیوست
- عناوین
- به: جناب آقای… مدیر کل محترم امور اداری و مالی (گیرنده نامه)
- از: اداره آموزش و پرورش ناحیه 8 تهران
- موضوع: درخواست مجوز استخدام
- متن نامه
- مقدمه:
- عبارت سلام و احترام
- راهنمایی مخاطب برای رسیدن به سوابق
- راهنمایی مخاطب برای دریافت آسان پیام
- توجیهی برای ارائه پیام و یا دلیلی برای نوشتن نامه
- اصل پیام:
- ممکن است درباره یک یا چند موضوع باشد؛ بهتر است برای هر موضوع نامه مستقل تهیه شود.
- بیان موضوع اصلی و اشاره به موضوعات فرعی بر اساس اهمیت و اولویت
- بیان مطلب به شیوه روشن، مختصر و صریح
- پرهیز از تفصیل و اطاله کلام
- نتیجه:
- تشویق مخاطب به انجام درخواست
- تاکید بر خواسته و بیان اهمیت درخواست
- تعیین مدت زمان برای پاسخ و اثرات موضوع
- پیام تشکر از مخاطب
- مقدمه:
- امضاء
- قید نام و نام خانوادگی (پرهیز از بیان اضافات نام خانوادگی)
- قید عنوان سازمانی (استفاده از عنوان مرتبط با موضوع)
- علامت امضاء
- رونوشت
- برای اطلاع افراد یا ادارات مرتبط با موضوع
- نحوه نگارش: جناب آقای… مدیرکل محترم… برای آگاهی و هماهنگی با…
- ترتیب رونوشت گیرندگان بر اساس اهمیت سازمانی
سایر نوشته‌های اداری
متداول‌ترین نوع نوشته‌های اداری نامه‌ها هستند، اما برای انجام فرآیندهای اداری، از اسناد و مکتوبات دیگر نیز استفاده می‌شود. مهم‌ترین مکتوبات دیگر اداری در ایران عبارتند از:
- بخشنامه
- صورت جلسه
- دستورالعمل
- احکام
- فرم‌های اداری و دفاتر
بخشنامه
بخشنامه یکی از انواع نامه‌های اداری است که معمولاً بیش از یک نفر مخاطب دارد و برای ایجاد هماهنگی و آموزش رویه‌های یکنواخت در انجام امور و همچنین ابلاغ دستورات و مقررات صادر می‌شود.
هدف از صدور بخشنامه:
- ابلاغ قوانین و مقررات
- ارائه اطلاعات (انتصاب، تغییر رویه و …)
- ابلاغ دستورالعمل
- درخواست گزارش
- ابلاغ رویه‌های کاری برای هماهنگی
- ارائه آموزش‌های لازم
تدوین بخشنامه:
بر خلاف نامه اداری، در بخشنامه از عناوین به، از و موضوع استفاده نمی‌شود. در بالای بخشنامه، کلمه بخشنامه درج شده و در ادامه، متن بخشنامه آورده می‌شود. متن بخشنامه دارای سه قسمت اصلی است:
- مقدمه: بیان شرایط ایجابی لزوم صدور بخشنامه
- اصل پیام: تشریح پیام اصلی
- اختتام یا نتیجه‌گیری: تاکید بر اجرای دستورات و بیان موارد قانونی
انواع بخشنامه:
- از دیدگاه محتوای مطالب:
- درخواستی
- دستوری
- هماهنگی
- ابلاغ قوانین
- ابلاغ مصوبات داخلی
- از دیدگاه سطح سازمانی:
- خارجی (بخشنامه‌های وزارتخانه خاص به سایر وزارتخانه‌ها و شرکت‌ها)
- داخلی (بخشنامه‌های داخل وزارتخانه‌ها)
صورت جلسه
صورت جلسه نوشته‌ای است که در آن خلاصه گفتگوها و تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی یا جلسه اداری ذکر می‌شود. هر جلسه رسمی باید ارکان زیر را داشته باشد:
- اعضای جلسه
- دستور جلسه
- زمان جلسه
- مکان جلسه
ارکان صورت جلسه:
- مشخصات اعضای شرکت‌کننده
- امضای شرکت‌کنندگان
- دستور جلسه
- مطالب مطرح شده
- زمان و مکان جلسه
- مصوبات جلسه و تکالیف جلسه بعدی
انواع صورت جلسه:
- مشروح: بیان مشروح مذاکرات اعضا
- نیمه مشروح: بیان رئوس مطالب و تصمیمات
- خلاصه: بیان خلاصه مذاکرات و تصمیمات
- فرم: فرم مشخصات و صورت جلسات تحویل کالا یا خدمات
دستورالعمل
دستورالعمل عبارت است از ترتیب انجام کار به توالی اجزای آن که به صورت مکتوب تدوین و برای اجرا به مسئولین مربوطه ابلاغ می‌شود. دستورالعمل‌ها شامل:
- دستورالعمل‌های قانونی: اجرای مواد قانونی
- دستورالعمل‌های اداری: روش‌های انجام کار
- دستورالعمل‌های فنی: آموزش راه‌اندازی و بهره‌برداری از ماشین‌های فنی
ارکان دستورالعمل:
- اهداف
- مستندات قانونی
- دستوردهنده
- دستورگیرنده
- استفاده‌کنندگان
- شیوه اجرا
- مقررات مورد عمل
مراحل تنظیم دستورالعمل:
- تعیین هدف
- تعیین مستندات قانونی
- تعیین دامنه شمول
- تعیین اولویت‌های اجرایی
- گردآوری اطلاعات لازم
- تدوین با استفاده از فرم‌های استاندارد
انواع فرم های اداری که در نظام اداری مورد استفاده و بهره برداری قرار می گیرد به قرار زیر است:
فرم‌های اداری که در نظام اداری مورد استفاده و بهره‌برداری قرار می‌گیرند به چند دسته تقسیم می‌شوند:
- فرم‌های عمومی:
فرم‌هایی که در تمامی دستگاه‌های اداری و با منظور خاص تهیه و توزیع شده‌اند، مانند فرم حکم استخدامی و فرم تقاضای مرخصی. - فرم‌های اختصاصی:
فرم‌هایی خاص سازمان مشخص که به‌منظور اهداف ویژه تدوین می‌شوند، مانند فرم پیگیری نامه یا درخواست وام که به دو شکل دائم و موقت تهیه می‌شوند. - فرم نامه:
فرم‌های یکنواختی که بخش‌های مختلف آن مشخص شده و چاپ می‌شود و فرد تنها بخش‌های باقی‌مانده را تکمیل می‌کند، مانند فرم‌های درخواست کالا یا خدمات در ادارات. - فرم‌های ویژه:
فرم‌هایی نامتعارف که توسط واحدهای اداری یا ادارات خاصی تهیه و استفاده می‌شوند و عمومیت مکانی و زمانی ندارند، مانند فرم اطلاعات تماس گیرندگان دفتر مدیرکل اداری و مالی.
دفاتر اداری:
دفاتر اداری به دفاتری گفته می‌شود که در ادارات و سازمان‌ها استفاده می‌شوند و شامل دفاتر اندیکاتور، ارسال مراسلات، دفاتر مالی و غیره هستند. امروزه با پیدایش رایانه‌ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای، استفاده از دفاتر سنتی کمتر شده و جای خود را به اتوماسیون اداری داده است. با این حال، استفاده از خط خوش و دقت کافی در نوشتن این دفاتر همچنان اهمیت دارد.
شیوه نگارش نامه‌های اداری:
شیوه نگارش شامل قواعدی است که رعایت آن‌ها علاوه بر آسان‌سازی کار خواننده و نویسنده، به زیبایی نوشته نیز کمک می‌کند. این قواعد دو بخش اصلی دارند:
- واژه‌بندی
- نشانه‌گذاری
واژه‌بندی:
ترکیب واژگان با یکدیگر آغازگر هر نوشتاری است. از ترکیب واژگان، جملات و از ترکیب جملات، پاراگراف‌ها ساخته می‌شوند. انتخاب واژگان مناسب برای نامه‌نگاری از اهمیت بالایی برخوردار است و به میزان دانش، تجربه، شخصیت، سلیقه و ورزیدگی نویسنده بستگی دارد.
نشانه‌گذاری و صفحه‌آرایی:
نشانه‌گذاری علائمی هستند که به خواننده کمک می‌کنند منظور نویسنده را بهتر درک کند. استفاده از این نشانه‌ها باعث جلوگیری از لغزش در خواندن و درک صحیح مفاهیم می‌شود. نشانه‌گذاری در ادبیات نوشتاری مانند تابلوهای راهنمایی و رانندگی در جاده است؛ بدون استفاده صحیح از این نشانه‌ها، ممکن است پیام درست منتقل نشود.
نشان‌های رایج در زبان فارسی:
- نقطه (.):
- پایان جملات خبری
- پایان کلمات اختصاری
- بعد از کلمات مانند “آری”، “خیر”، “نوشتم”
- ویرگول (،):
- برای جدا کردن عبارات
- در جملات مکرر مانند “علی، احمد، حسین و رضا آمدند.”
- نقطه‌ویرگول (؛):
- برای توقف متوسط
- بین جملاتی که از نظر مفهوم به هم مرتبط‌اند
- دو نقطه (:):
- برای توضیح بیشتر، مثال و نقل قول
- خط فاصله (-):
- برای پیوستن واژه‌ها
- در جملاتی که توضیحات بیشتری می‌طلبند
- نقطه‌چین (…):
- برای حذف کلمات در جملات طولانی
- علامت سوال (؟):
- در پایان جملات پرسشی
- علامت تعجب (!):
- برای بیان احساسات و هیجانات
- پرانتز ( ):
- برای توضیحات اضافی یا خارج از بحث اصلی
- گیومه (” “):
- برای نقل قول مستقیم یا تأکید بر یک عبارت
نشانه‌گذاری و نقش آن در نوشتار:
نشانه‌گذاری در نوشتار دارای فواید زیر است:
- سهولت در برقراری ارتباط صحیح
- انتقال صحیح پیام
- انعکاس آهنگ گفتار در نوشته
- ایجاد جاذبه لازم برای مطالعه
- تصحیح متون قدیمی و تبدیل آن‌ها به سبک روز
آماده‌سازی نوشته برای ارائه
برای تکمیل یک نوشته، ابتدا لازم است نتیجه کار مورد ارزیابی قرار گیرد تا با حک و اصلاح، نارسایی‌ها برطرف و بخش‌های نامناسب تصحیح شوند. این مرحله به منظور رفع ابهام‌ها و افزایش اعتبار نوشته ضروری است. همچنین، آراستن شکل ظاهری نوشته باعث زیبایی و جذابیت بیشتر آن خواهد شد.
مرحله بعدی، ویرایش نامه یا نوشته است که شامل مراحل زیر می‌باشد:
- گزینش بهترین واژگان ادبی و اداری متناسب با موضوع
- رعایت قواعد املای فارسی و جلوگیری از غلط‌های املایی با مراجعه به کتب واژگان
- رعایت اصول دستور زبان فارسی
- استفاده مناسب از نشانه‌گذاری و مشخص کردن محدوده‌های متنی
- رعایت آیین جمله‌بندی
- برطرف نمودن کمبودهای نوشته و اضافه کردن موارد مورد نیاز
- حذف زوائد و موارد تکراری
- رفع نارسایی‌ها و حذف برش‌های غیرلازم
- مراقبت در کفایت منطقی اجزای نوشته
- بررسی نحوه استفاده از منابع و مآخذ: برداشت صحیح از منابع و درج دقیق آن‌ها
پردازش نوشتار:
پردازش به معنای آراستگی و خوشایند کردن نوشته است. مواردی که در این بخش باید مورد توجه قرار گیرند عبارتند از:
- حاشیه‌گذاری: تنظیم فاصله‌های مناسب از بالا، پایین، چپ و راست کاغذ و انتخاب قطع مناسب کاغذ
- تنظیم فاصله بین سطرها
- رعایت آیین پاراگراف‌بندی
- نشانه‌گذاری منطقی
- استفاده از خط خوش و خوانا
منابع:
- امینی، کاظم (1391). آیین نگارش مکاتبات اداری. تهران: مرکز آموزش مدیریت دولتی، چاپ 93.
- عبائیان، غلامحسین (1391). اصول نگارش مکاتبات اداری. تهران: مرکز آموزش و تحقیقات صنعتی ایران.
