نحوه انتخاب بهترین و موثرترین ابزارها برای مدیریت زمان 

نحوه انتخاب بهترین و موثرترین ابزارها برای مدیریت زمان

انتخاب موثرترین ابزارها برای مدیریت زمان

مدیریت زمان

مدیریت زمان یا اصطلاحا Time management به کلیه فرایندها و راهکارهایی اطلاق می گردد که به توسعه و بهبود علمی و عملیاتی در عرض زمان می گردد بدیهی است که ما

هرگز نمی توانیم روی طول زمان تغییرات ملموسی ایجاد کنیم اما می توانیم بصورت موثر و مستمری عرض زمان را دستخوش تغییرات اساسی نمائیم. مازیار میر

مدیریت زمان یعنی استفاده از ابزارها و برنامه ریزی و هدفگذاری و درنهایت طراحی و کنترل هوشمند و هدفمند کلیه امور در محور زمان به منظور کارایی و اثربخشی مضاعف و بهره

وری هرچه بیشتر در طول مدت زمان – مازیار میر کنفرانس مدیریت و رهبری اسفند 1389

به نظر می رسد که در اعصار گوناگون و در طول تاریخ، زمان و ابعاد مختلف آن، مورد توجه انواع تمدن‌ها بوده و امروزه این توجه بیش از پیش وجود دارد. به گونه‌ای که فناوری‌های نو،

محیطی فراهم آورده‌اند که تقریباً در کوتاه مدت می‌توان به اطلاعات بی‌شماری دسترسی پیدا کرده و کارها را بسیار سریع تر و آسان‌تر از پیش انجام داد. با این وجود، تمایل سرعت

عمل در انجام کارها روز به روز بیشتر می‌شود؛ لذابا چنین تمایلی این احساس در افراد به وجود می‌آید که از زمان عقب مانده نمی‌توان طور مؤثر بهره‌مند شد؛ و سیر تاریخی نشان

داده‌است که ضعف در مدیریت زمان، یک مسئله قدیمی است. مسئله‌ای که فناوری آن را به وجود نیاورده و قادر به حل آن نمی‌باشد. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان

در اختیار داریم و فرایندهای اداری، کمتر دستخوش کاغذ و ملزومات غیرلازم قرار می‌گیرد، مدیریت ضعف زمان را نمی‌توان پنهان نمود و اثر بخشی بیشتری مورد نیاز است؛ زیرا برای

موفقیت بیشتر، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای نیازمند بکارگیری راهبردهای مدیریت زمان می‌باشیم. این راهبردها برای استفادهٔ بهینه از وقت تنظیم شده و به عنوان

روشهایی برای پایش و کنترل زمان به کار می‌رود. با استفاده مؤثر از زمان می‌توان اهداف را مشخص و وظایف و فعالیت‌ها را برنامه‌ریزی و اولویت بندی نمود. با برنامه‌ریزی و اختصاص

زمان، درک افراد از زمان در دسترس، افزایش یافته و در نتیجه می‌توانند از زمان خود به صورت هدفمند و سازمان یافته بهره‌مند شوند. اولویت بندی امور و اختصاص زمان مشخص به هر

فعالیت، موجب می‌شود وظایف گوناگون به موقع انجام گیرد. پس با استفاده از روش‌های مدیریت زمان، بینش افراد در مورد نحوه استفاده از زمان بیشتر شده، تخمین دقیق تری از

مدت زمان لازم جهت انجام کارها به دست می‌آورند و در مجموع نتایج مفیدی حاصل می‌گردد.

برخی نتایج حاصل از شیوه‌های مختلف مدیریت حرفه ای زمان عبارتند از:

• آماده‌سازی برای برنامه‌ریزی آگاهانه
• یادآوری در انجام امور محوله
• سامان بخشیدن به افکار و فعالیت‌های گوناگون
• انجام امور در زمان و حتی مکان تعیین شده
• ایجاد انگیزه لازم برای انجام امور مختلف
• متمرکز ساختن توجه فرد به اولویت‌ها
• جلوگیری از اتلاف وقت و امور غیر ضروری
• سرعت در پیشرفت و ارتقاء عملکرد شخصی
• کاهش فشار روزانه و در نتیجه افزایش سلامت روان
• افزایش کارایی، سازماندهی و بهره‌وری

در مجموع با اجرای مدیریت زمان، برنامه‌ریزی و پایش، پیامدهای واقع بینانه تری حاصل می‌گردد و همه چیز به شکل مؤثر تر انجام می‌شود.

راهکارهایی برای مدیریت حرفه ای زمان

نکته دیگر در راستای مدیریت زمان، این است که فرد بایستی ارزش زمان را درک کند و اجزای زمان را به خوبی بشناسد. به دنبال شناسایی زمان به راهبردهای عملی‌تر دست بزند که در این میان، موارد زیر حائز اهمیت می‌باشند:

• نوشتن و تفکیک کردن کارها
• اولویت بندی کارها
• تقسیم‌بندی و تفکیک زمان انجام کارها
• تعیین مدت زمان مشخص برای هر کار

تکنیک های حرفه ای برای مدیریت زمان

• تکنیک GTD
• تکنیک پومودورو
• بلوکه کردن یا انسداد زمان
• قانون پارتو یا 20/80 کار

دیگر نیازی به بیدار ماندن تمام شب، استرس در مورد روز پیش رو و هر کاری که باید انجام دهید (همه ما آنجا بوده ایم). زمان آن فرا رسیده است که ابزار مدیریت زمان مناسب

را برای خود، اهداف و گردش کاری که برای شما مناسب تر است انتخاب کنید.

موارد استراتژیک مدیریت زمان

• چه ویژگی هایی با نیازهای خاص شما مطابقت دارد؟
• آیا به دنبال گزینه ای هستید که تقویم ها، تایمرها یا یادآوری کارها را در اولویت قرار دهد؟
•  آیا شما یک مدیر پروژه هستید که راه حلی برای تیم خود پیدا می کنید یا تنها کاربر هستید؟
• دوست دارید تجربه شما چقدر کاربرپسند باشد؟
•  آیا در زمینه ابزارهای مدیریت زمان تازه کار هستید یا در زمینه فناوری تجربه دارید و به دنبال ایجاد تغییر هستید؟
• از چه پلتفرم یا دستگاهی استفاده می کنید؟
•  آیا برنامه انتخابی شما به راحتی قابل دسترسی خواهد بود؟
• آیا به دنبال برنامه یا برنامه ای با گزینه های یکپارچه سازی برای کارایی یکپارچه هستید؟
• آیا به دنبال این هستید که با یک برنامه ریز قلم و کاغذ از برق بکشید؟
• هزینه ها را در نظر بگیرید؛ اکثر گزینه های مدیریت زمان نسخه رایگان یا آزمایشی برای آزمایش سازگاری شما هستند، در حالی که سایر گزینه ها برای دسترسی به برخی ویژگی ها به پرداخت یکباره یا اشتراک نیاز دارند.
• تبلیغات شفاهی کاربران روزمره چگونه است؟
• می‌توانید با خواندن بازخورد کاربران یا تماشای نظرات در یوتیوب و سایر پلتفرم‌ها، عمیق‌تر به این برنامه‌ها بپردازید.

هنگام انتخاب یک نرم افزار مدیریت زمان باید به دنبال چه ویژگی هایی باشیم؟

• وظایف طبقه بندی شده با ردیابی زمان داخلی
• جدول زمانی دیجیتال برای کارگران قراردادی یا آزاد
• فهرست هایی برای اولویت های برنامه ریزی
• فضاهایی برای یادداشت برداری و سازماندهی اضافه
• یک تقویم داخلی
• تجزیه و تحلیل و گزارش
• چندین کاربر برای واگذاری وظایف به یک تیم
• ادغام برای حداکثر بهره وری و چند وظیفه ای
• یک برنامه تلفن همراه که سیستم مدیریت زمان شما را در حال حرکت می کند

در نهایت، ابزارهای مناسب برای مدیریت زمان برای هر سازمان فردی و حرفه ای متفاوت به نظر می رسند. در حالی که ترجیحات ممکن است متفاوت باشد، این غیرقابل انکار است که موفقیت به مهارت های سازماندهی و مدیریت زمان ثابت بستگی دارد. هیچ وقت برای برداشتن گام بعدی و شروع به تغییر روش برنامه ریزی، کار و استراحتتان دیر نیست.