فنون اداره جلسات
مقدمه : امروزه عواملی چون بزرگ شدن سازمانها ، پیچیدگی ساختار و فعالیتها ، افزایش متغیرهای محیطی تاثیر گذار و … مدیران را ناگزیر کرده است برای انجام بهتر وظایف و اداره موثر سازمان ، از سایر اعضا کمک بگیرند . بدین منظور مدیران معمولاً جلساتی را تشکیل می دهند و با همفکری و تعامل در مورد موضوعهای مطرح شده به تبادل اطلاعات می پردازند یا تصمیماتی را به صورت گروهی اتخاذ می کنند . با گسترش و پیچیده تر شدن ساختارها و فعالیتهای سازمانها ، شیوه تشکیل جلسات و اداره موثر آنها نیز پیچیده تر شده و خود به عنوان فن ومهارت خاصی در آمده است که سطوح مختلف مدیران ناگزیر از اکتساب این فن ومهارت هستند . آشنایی با فنون و روشهای تشکیل جلسه و استفاده موثر از آن به عنوان یکی از عوامل موفقیت و نفوذ مدیران در سازمان در آمده است .

انواع جلسات :

1- جلسه حل مساله

2- جلسه تصمیم گیری

3- جلسه گزارش دهی و اطلاع رسانی

4- جلسه ارزیابی ( بازخورد)

جلسه حل مساله :

 عبارت حل مساله برای افراد گوناگون معنی مختلفی دارد . مشکل به موقعیتی اطلاق می شود که نتوان آن را تغییر

داد.مشکل می تواند شامل ابهام در مورد یکسری مقررات جدید، نداشتن نام برای محصول و … باشد . آنچه اهمیت دارد

این است که وضعیت موجود باید تغییر یابد . تا تمایلی به تغییر نباشد ، مشکل حل نخواهد شد. یک جلسه حل مساله

زمانی خوب جواب می دهد که تمایل به تغییر در جلسه وجود داشته باشد . جلسه حل مسائل ، جلسه برخورد با مساله

است و الزاماً تصمیم گیری نیست .

جلسه تصمیم گیری :

 در یک جلسه تصمیم گیری فشار برای تصمیم گیری نهایی است . اگر سازمان از ساختار سلسله مراتبی پیروی می کند

، جلسه باید تصمیم گیرنده نهایی داشته باشد . در برخی از موارد مدیران قبل از تشکیل چنین جلساتی ، تصمیم را خود

اتخاذ  می کنند و از افراد به طوری صوری استفاده می کنند . در چنین مواردی بهتر است به جای جلسه تصمیم گیری یک

جلسه استفاده از اطلعات تشکیل شود و مدیر تصمیم خود را بگیرد .

جلسه گزارش دهی و اطلاع رسانی : درصدی از جلسات اداری مخصوص گزارش دهی و استفاده از اطلاعات است هدف

مدیران از برگزاری چنین جلساتی ، برقراری اعتماد و حصول اطمینان از انجام کارهاست . مبادله اطلاعات حکم اکسیژن

برای هر سازمان اداری است . از طریق مبادله اطلاعات است که کارکنان می توانند مشکل سازمان خود را حل و فصل

کنند . در نتیجه عدم اطلاع رسانی ، سوءظن در بین اعضا سازمان پرورش می یابد و گاهی به حوادث ناهنجار می انجامد

. مبادله اطلاعات عمودی که از بالا به پایین صورت می گیرد نسبت به مبادله اطلاعات افقی که میان مقامات همسطح

جاری است از اهمیت بیشتری برخوردار است .

جلسه ارزیابی ( بازخورد ) :

 پویایی جلسات بازخورد ، متفاوت از جلسات گزارش دهی است . در چنین جلساتی افراد

زیادی اظهار نظر وپیشنهاد ارائه می کنند . اینگونه جلسات ارزشمند است ، چرا که هر یک از افراد فرصت مشارکت و

گوش دادن به نظریات دیگران را دارد . بر خلاف جلسات گزارش دهی ، جلسات بازخورد باید سازمان یافته و برنامه ریزی

شده باشد .

üدراین بخش به عنوان مثال دررابطه با کمیته هماهنگی ونیاز سنجی ( کیفیت بخشی ) آموزشهای فنی وحرفه ای

و کار دانش به عنوان کانون تصمیم گیری این نوع آموزشها مباحثی مطرح می گردد . والبته موارد قابل تعمیم به سایر

جلسات ازجمله شورای هنرآموزان ودبیران ، شورای مالی ، شورای مدرسه ، شورای دانش آموزی و….. خواهد بود .

در جلسات کمیته کیفیت بخشی کارشناسان مناطق اکثراً دبیر جلسه هستند .  در ابندا به صورت مختصر به شرح وظیفه

ایشان پرداخته و سپس وظیفه سایراعضا مشخص می گردد  . دبیر جلسه کسی است که نسبت به تنظیم دستور

جلسه و اعلام آن به اعضاء ( ازجمله رئیس  ومعاون اداره ومدیران هنرستانها )  اقدام نموده و در نگهداری سوابق و

تمهیدات برگزاری جلسه تلاش می نماید . دبیر جلسه حکم منبع اطلاعاتی را دارد که هر وقت اعضاء سوالی داشته

باشند ، پاسخ روشن بدهد . دبیر عین جملات افراد را یادداشت می کند . البته هدف این نیست که همه مطالب کلمه به

کلمه گزارش شود . این گزارش را حافظه گروهی می گوییم و به عنوان گزارش مورد قبولی از آنچه واقعاً اتفاق افتاده

تلقی می شود . دبیر جلسه باید سوابق و مدارک لازم را در صورت نیاز جهت ارائه آماده داشته باشد ؛

قبل از تشکیل جلسه از آماده بودن وسایل و لوازم مورد نیاز اطمینان حاصل نماید ؛ مطمئن باشد که کلیه اعضا جلسه

آگاهی لازم را در رابطه با موضوع ، زمان و مکان برگزاری جلسه را داشته باشند؛ در تمام طول جلسه ضمن یادداشت و یا

ضبط مطالب ارائه شده از سوی اعضاء برای ارائه مدارک و سوابق امر آماده باشد ؛ اطمینان داشته باشدکه عیناً ارائه

راهکار و راه حل یک مشکل را که توسط یک عضو جلسه ارائه شده ، یادداشت کرده باشد ؛ رازدار جلسه است و نباید

مطالبی را که در اختیار دارد علیه سایر اعضا استفاده کند ؛ پس از تنظیم صورت جلسه نسبت به ارسال به کلیه اعضا

واداره کل اقدام نماید ؛ مواردی که در حلسه بعد باید عنوان گردد ، نسبت به ثبت آن اقدام نماید ؛ اگر به افراد عضو در

جلسه مسئولیتهایی محول شده ، پیگیری و اقدام نماید ؛ خود را برای جلسه بعد آماده نماید.

وظایف اعضای جلسه :

به موقع در جلسه حاضر شوند ؛ به گفته دیگران خوب گوش کنند ؛ در بحث ها فعالانه شرکت کنند

؛ هوشمندانه سئوال کنند ؛ واقع بینانه به مسائل بنگرند ؛ پیشنهادهای عملی و سازنده ارائه دهند ؛ خارج از موضوع بحث

صحبت نکنند ؛ از نظرات درست دیگران حمایت کنند ؛ تا مطالب به طور کامل تحلیل نشده قضاوت نکنند ؛ مطالب مهم و

کلیدی را یادداشت کنند ؛ با ارزیابی دقیق جلسه به رئیس جلسه باز  خورد دهند ؛ تصمیماتی را که اتخاذ شده است را به

مرحله اجرا در آورند .

وظایف رئیس جلسه :

 ایجاد محیط آرام جهت بحث وگفتگو؛ هدایت جریان بحث و مذاکره بطور صحیح ؛ ایجاد فرصت

مناسب جهت ارائه نظرات کلیه اعضا, حفظ بحث ومذاکره در حدود دستور جلسه ؛ ارائه خلاصه پیشرفت مذاکره ؛ ایجاد و

حفظ نظم در جلسه ؛ جلوگیری از عوامل بازدارنده ؛ شروع و ختم به موقع جلسه

موانع و مشکلات جلسات

توجه اعضای جلسه به موضوعهای مختلف در یک زمان مغشوش شدن موضوع جلسه با فرایند آن برخورد شخصی و

مشکل تراکم گفتگو در جلسه

مشخص نبودن اهداف و انتظارات روشن نبودن نقشها و مسئولیتها عدم اطلاع افراد از دستور کار جلسه

افراد معتقدباشندکه نمی توانند در مورد مساله کاری انجام دهند وتلاش برای حل آن زیر سئوال باشد مشخص نباشد که

آیا افرادجلسه قدرت تصمیم گیری دارند افراد به صحبتهای دیگران گوش ندهند و یا از صحبتهای آنها چیزی متوجه نشوند

افراد جلسه معتقد باشند که هیچ مشکلی وجود ندارد غیبت افراد اصلی شروع جلسات با تاخیر

نداشتن برنامه کاری و آماده نبودن شرکت کنندگان در جلسه عدم وجود سیستم تنبیهی و تشویقی جهت شرکت افراد

در جلسه امکانات به گونه ای باشد که افراد صدای هم را نشنوند و یا هم را نبینند

سوء استفاده از قدرت توسط رئیس جلسه رئیس جلسه سلطه جوباشد انحصار طلبی های افراد حاضر           در جلسه

ایجاد وقفه به لحاظ عوامل بیرونی تصمیم نگرفتن و به نتیجه نرسیدن تشکیل جلسات متعدد

تضادهای شخصی و فقدان صداقت در جلسه گرایش افراد به یکسان فکر کردن عدم دعوت مناسب و به موقع         

جهت اعضا

تضمینی جهت اجرای مصوبات وجود ندارد و گاهی اتفاق می افتد که مصوبات با تشخیص یکی از اعضا یا مسئولان نقض

می گردد اخذ تصمیمات رویایی بدون توجه به امکانات و منابع موجود و در اختیار تقلید افراد از رئیس جلسه و عدم رای

مستقل

برگزاری جلسه بدون توجه به لزوم تشکیل آن تصمیمات متناقض در جلسات  مختلف عدم اطلاع میزبان جلسه از موضوع

عدم وجود مدیریت زمان در جلسات اظهار نظر اعضا بدون داشتن آگاهی عدم پیگیری مصوبات جلسات و  ابتر ماندن آنها

است.

چک لیست برگزاری موفق یک همایش

11) طراحی و چاپ کلیه امور تبلیغاتی شامل: تهیه دعوتنامه و ارسال به مدعوین، پوستر، لوگو، سربرگ و فولدر

ü دفترچه سفر شامل: برنامه اجلاس، نقشه اطلاعات تهران، ایران و شماره تلفن‌های ضروری

ü بنر پشت سن

ü چاپ استند راهنما

ü استندهای خوش آمد گویی

ü کارت دعوت افتتاحیه

ü هماهنگی با مبادی ذیربط (وزارت امور خارجه، بهداشت، ارتباطات راه و ترابری، شهرداری، صدا و سیما، نیروی انتظامی، راهنمایی و رانندگی و رسانه‌ها)

ü کارت دعوت ضیافت

ü کارت دعوت اختتامیه

ü کارت سینه

ü پلاکارد، بیلبورد و استند

ü پاکت 5A ، 4A

ü بروشور و بولتن

ü کنداکتور اجلاس

12) ایجاد کارگاه‌های تخصصی و آموزشی

13) احداث خوابگاه‌ها، نهار خوری و نمازخانه موقت در زمان اجلاس

14) فوریت‌های پزشکی به همراه خودروی اورژانس

15) واحد مستقر آتش نشانی

16) صندوق بانک شعبه ریالی و ارزی

17) تجهیز مکان مناسب جهت استقرار ستاد اجرایی و دبیرخانه

ü راه اندازی واحد بین الملل شامل \” مدیر، مترجم، کارشناس، تایپیست، کارپرداز، منشی\”

ü تجهیزات دبیرخانه‌ای شامل \” تلفن، تلفن سانترال، کامپیوتر، پرینتر، دستگاه کپی، فاکس، تجهیزات اداری\”

ü تخصیص محل دبیرخانه موقت اجلاس از تاریخ عقد قرارداد تا پایان اجلاس

18) تجهیز دبیرخانه داخلی (با کلیه امکانات مورد نظر)

19) ایجاد واحد بین الملل جهت دعوت از میهمانان کشورهای خارجی

20) پیش بینی انبار تدارکاتی و پشتیبانی

21) آماده سازی دفتر رئیس همایش

22) آماده سازی مکان‌های مناسب جهت برگزاری جلسات تخصصی

23) آماده سازی مکان‌های مناسب جهت برگزاری جلسات جانبی و کارگاه‌ها

24) آماده سازی مکان‌های مناسب جهت برگزاری جلسات محرمانه ستادی

25) اعلام زمان نصب و توزیع پوسترها جهت فراخوان

26) طراحی و ساخت تریبون و یک راند سن (دکور)

27) ساخت باجه تحویل امانات (موبایل، کیف و …)

28) تهیه البسه هماهنگ جهت کلیه عوامل اجرایی و تشریفاتی

29) امور مورد نیاز کمیته اطلاع رسانی شامل \” دستگاه فاکس، گوشی تلفن، اینترنت و کپی پرسرعت\”

30) گل آرایی و آذین بندی، زیبا سازی سالن‌های افتتاحیه

31) مترجمین همزمان زبان‌های انگلیسی، عربی، روسیه، فرانسه و ترکی

32) مترجمین کتبی

33) مترجمین همراه

34) انجام امور گمرکی فرودگاه‌ها

35) تأمین نیروی خدمات و نظافت عمومی

36) تأمین نیروی راهنما

37) تأمین نیروی کارشناسی

38) تأمین نیروی دبیرخانه و بین‌الملل

39) پیش بینی ترابری و لجستیک در طول ایام حضور میهمانان خارجی در هتل و محل اجلاس با خودروهای تشریفاتی

ü بنز تشریفات روسای هیئت

ü سمند یا پژو

ü اتوبوس تشریفات

ü مینی بوس

40) تأمین نیروی توزیع هدایا و جوایز

41) تأمین نیروهای قسمت check side به همراه سیستم‌های کامپیوتر

42) تأمین نیروی میز پروتوکل هتل محل اقامت

43)

44) مدیر تشریفات

45) جایگاه اختصاصی تشریفات فرودگاه CIP

46) پاویون دولت (هماهنگی با نهاد محترم ریاست جمهوری)

47) کارشناس میز پروتکل فرودگاه

48) تأمین نیروی توزیع هدایا و جوایز

49) سرویس و تجهیز هتلینگ در صورت اختصاص فضای غیر از هتل که می‌بایست به عنوان هتل استفاده گردد مانند: میهمانسراها یا فضاهای مشابه

50) خدمات زمینی بار مسافرین

51) انجام امور روادید و هماهنگی CIP و پاوین دولت

52) 5هماهنگی با دفتر هواپیمایی ج.ا.ا و برخی آژانس‌های هواپیمایی برای همکاری در مواقعی که تاریخ و بلیط پروازی میهمانان

53) هواپیمایی اختصاصی

54) پرواز چارتر

55) انجام کلیه امور آماری، نظرسنجی عمومی، فنی، کیفی، تکمیل فرم راهبردی و …

56) تأییدیه برق منطقه‌ای، آب، مخابرات و …

57) تهیه پرچم کشورهای مدعو جهت نصب در سالن اجلاس (تشریفات و اهتزاز- رومیزی)

58) تاکسی سرویس

59) تنظیم برنامه‌های بازدید سیاحتی ویژه میهمانان خارجی و تورهای داخل شهر (بازدید- خرید)

60) تور گاید برای شهرهای مختلف گردشگری

61) تمهیدات تشریفاتی از بدو ورود تا هنگام خروج در فرودگاه، هتل، محل برگزاری

62) طراحی و راه اندازی سایت اجلاس بر اساس نیاز کمیته‌های تخصصی و اهداف اجلاس

63) ژنراتور برق

64) هواساز و تهویه

65) تقویت کننده موبایل

66) تعیین مجری و اداره کننده مراسم روزهای مجالس

67) تعیین قاری کلام ا… برای برنامه‌های ایام اجلاس (افتتاحیه، اختتامیه و سایر مراسم‌های رسمی اجلاس)

68) نور پردازی حرفه‌ای جهت سالن اصلی و نمایشگاه جانبی

69) سیستم صوتی حرفه‌ای در داخل سالن‌ها، کارگاه‌های جانبی، نمایشگاه و خارج سالن

70) نمایشگر جهت ارائه سخنرانی

71) پذیرایی میان وعده نهار و شام نیروهای یگان حفاظت

ü پذیرایی میان وعده نهار شام نیروهای اجرایی

ü پذیرایی نهار برای مقامات

ü گروه حفاظت و امنیت اجلاس:

ü پذیرایی صبحانه و نهار و میان وعده و شام

ü محل اسکان پرسنل حفاظت و امنیت

72) آماده سازی محل‌های پذیرایی به همراه سرویس کامل پذیرایی و میهماندار تشریفات

73) هدیه سنتی ایرانی جهت میهمانان خارجی و هدیه مخصوص VIP

74) نرم افزار مخصوص ثبت نام صدور کارت و صدور گواهی و نمره بندی گواهینامه

75) بالن‌های گازی و بادی همراه به حک آرم و شعار

76) تهیه و ساخت مولتی مدیا (حاوی اطلاعات مربوط به همایش و اسپانسرها)

77) طراحی و ساخت کتیبه و سر در ورودی محل برگزاری

78) نصب و راه اندازی شبکه اینترنت پرسرعت و بی‌سیم

79) برپایی غرفه عکس و تدارکات حمل ویژه عکسبرداری

80) گروه فیلم برداری ویژه جهت ساخت کلیپ

81) گروه عکس برداری جهت اهدای عکس به مدعوین بر پایه غرفه عکس و تدارکات حمل و نقل ویژه عکسبرداری

82) تهیه کلیپ‌های صوتی و تصویری

83) گروه فیلم برداری با ادوات کاملاً حرفه‌ای و تجهیزات میکس و مونتاژ به همراه سوئیچ

84) تهیه سی دی عکس‌های مربوط به مراسم (آلبوم دیجیتال)

85) ویدئو پروجکشن به همراه سیستم و پرده نمایش

86) نیم پلیت و استندهای رومیزی اسامی سخنرانان و سازمان‌های مدعو

87) نقشه کشی پلان نمایشگاه

88) اجرای نمایشگاه با سازه اسپیس فریم- پانل

89) سازه‌های Space جهت بناهای Out door

90) تزیین غرفه‌های نمایشگاه

91) وسایل اضافی و تجهیزات نمایشگاهی- میز و صندلی و ویترین

92) آماده سازی میز اطلاعات

93) پیجر و رادیوی نمایشگاه

94) غرفه سازی نمایشگاه

95) کامپیوتر به همراه پرینتر، اسکنر، کپی سریع و حرفه‌ای

96) اور هد پروجکشن

97) میکروفن (یقه‌ای- بی‌سیم)

98) دستگاه ترجمه همزمان به همراه هدفون

99) تلویزیون‌های پلاسما و LCD جهت تبلیغات

100) دیتا پروجکشن به همراه پرده نمایش، سازه و نوت‌بوک

101) تلفن و فاکس

102) تجهیزات سخت افزاری شبکه LAN و اینترنت

103) تلفن همراه با خط و بدون خط به همراه گوشی موبایل

104) تجهیزات الکترونیکی مانند تلویزیون، DVD Player ، VCD Player

105) نصب دوربین‌های مدار بسته و…..

با تیم مذاکره کننده صحبت کنید تا :

اول – جداسازی حال از گذشته تیم حاضر در جلسات پیوسته در دستور کار باشد

دوم – حدا سازی عقاید از هویت برگزار کنندگان جلسات باید اولویت داشته باشد

درمورد مورد اول باید بگویم که این کار باعث می شود که جلسات بصورت دیکتاتوری برگزار نشود هرچند برای برگزار کنندگان شاید

اشفتگی و یا استرس زا باشد.اما این نکته مهم باعث خواهد شد که تعصب کورکورانه نداشته و از باورهای غلط و اشتباهات عبور کنیم

درمورد دوم

اما در مورد مسئله دوم نکته مهم این است که اعقاید و ایدئولوژی های مختلف ما را در برگرفته است و اجازه تغییر نمی دهد اما نکته

اینجا است زندگی مدام در حال تغییر است و این مهم می تواند بما کمک کند.

شخصیت ما باید به شدت مبتنی بر ارزشها یمان است که همان اصول کلیدی زندگیمان باید باشد مانند  تعالی و سخاوت و ازادی و

صداقت  و…. باشد که کمک به برگزاری صادقانه و درست جلسات می نماید.