اصول و فنون حرفه ای اداره جلسات نوشته دکتر مازیار میر

اصول و فنون حرفه ای اداره جلسات

اصول و فنون حرفه ای 

اصول و فنون حرفه ای اداره جلسات

#مازیارمیر

[email protected]

[email protected]

https://www.aparat.com/mazyarmir

https://www.instagram.com/maziyare_mir

 

سرفصل کارگاه اصول و فنون حرفه ای اداره جلسات 

• مفاهیم پایه در  جلسه کارگاه و کنفرانس و…..

• آموزش بدون پاورپوینت های رایج و فراتر از آن…

• سرفصل های تخصصی برگزاری جلسات اثر بخش

• نقد و بررسی تخصصی مشکلات و واکاوی جلسات در لایه های مختلف

• تبیین قوانین در اثربخشی بیشتر برای  جلسات حرفه ای 

• برنامه ریزی دقیق و هدفگذاری در جلسات

• بررسی دقیق صد سال جلسات در شرکتهای پیشروی جهان

• نگاهی نو به اداب تشریفات جلسات عمومی و خصوصی

• ترفندها و راه کارهای تخصصی برای برگزاری جلسات حرفه ای تر

• تکنیکهای حل مسئله و تصمیم گیری در جلسات

• چگونگی ختم جلسات تخصصی و حرفه ای و نوشتن صورتجلسه

• قواعد پیشرفته منطبق بر قواعد شرکتهای برتر جهان برای برگزاری جلسات مجازی 

 

 

از برگزاري جلسات در سازمانها زياد انتقاد مي‌شود.جلسات متعددي تشكيل مي‌شود كه باعث اتلاف وقت با ارزش

مي‌شود و با در نظر گرفتن حقوق افراد شركت كننده در آنها ،گران تمام مي‌شود.

جلسه فرصت زيادي براي افراد ورّاج ايجاد مي‌كند. جلسه باعث كند شدن سرعت تصميم‌گيري و كم شدن شهامت

افراد براي توكل و تهور مي‌شود. در آنها روي چيزهاي پيش

پا افتاده بحث مي‌شود و موارد حقيقي ناديده گرفته مي‌شود و غيره.

در عين حال بسياري از كارهاي سازمان نمي‌تواند بدون طرح در جلسات انجام شود. جلسات ما را قادر به همفكري و

كسب اطلاعات از يكديگر مي‌كنند.

جلسه مي‌تواند اطمينان دهد افرادي كه نقطه نظرات مخالفي دارند از طرح آنها در جمع احساس رضايت مي‌كنند. آنها

مي‌توانند منتج به ساخته شدن گروهها و هماهنگ

شدن بهتر فعاليتها شوند.

آنها مي‌توانند نظرات و راه‌حل‌هاي بهتري نسبت به راه‌حل‌هاي افراد وقتي به طور جداگانه كار مي‌كنند ارائه دهند و

غيره.

دلايل زيادي براي بي‌فايده شدن جلسات وجود دارد براي مثال ممكن است تشكيل جلسه لازم نباشد يا در وقت

مناسبي تشكيل نشود يا كنترل ضعيفي داشته باشد. اما

واقعيت اصلي اين است كه جلسات اجتناب‌ناپذيرند.

پس چگونه مي‌توانيم بدون گرفتار شدن در دام، تمام فوايد را درو كنيم پاسخ اين است كه بايد جلسات را خوب ترتيب

دهيم، اعم از اينكه رئيس جلسه يا فقط شركت كننده آن هستيم.

بايد به چهار جنبه اصلي جلسات توجه كنيم : ارزیابي جلسه- تشكيل جلسه- رياست بر جلسه- شركت در جلسه

به همين منظور آسيب‌شناسي از چگونگي برگزاري جلسات، مديريت جلسات و اقدامات بعد از برگزاري جلسات لازم و

ضروري است و بايد به دنبال يافتن پاسخ سئوالات ذيل

باشيم ؟ آيا جلساتي كه برگزار مي‌شوند ضرورت دارند ؟ آيا جلسات بر اساس اهداف مشخص تشكيل مي‌شوند ؟

آيا زمان شروع و پايان جلسات در دعوت نامه‌ها قيد

مي‌شوند ؟ آيا زمان برگزاري جلسات مناسب است ؟

آيا زمان مشخص بر هر يك از دستورات كار جلسات مشخص مي‌شود ؟

آيا مستندات لازم و انتظارات به مدعوين

اطلاع‌رساني مي‌شود ؟

آيا دستور كار جلسات بر اساس اهميت تنظيم مي‌شوند ؟

مدت زمان ارسال دعوت به جلسات چند روز است ؟

فاصله زماني بين ارسال و دريافت

صورت‌جلسات توسط مدعوين چقدر است ؟

آيا جلسات در زمان مشخص شده برگزار مي‌شوند ؟

آيا جلسات در زمان مقرر به اتمام مي‌رسند ؟

آيا همه دستور كارها بررسي

مي‌شوند ؟ ميزان تأخير در شروع جلسات چقدر است ؟

چند درصد شركت كنندگان خودشان شخصاً شركت نكرده‌اند ؟

آيا جلسات بر اساس دستورالعمل‌ها پيش مي‌روند ؟

ميزان مشاركت اعضاء چقدر است ؟

چقدر وقت جلسه رارئيس جلسه مي‌گيرد ؟

چقدر وقت جلسه رادبير جلسه مي‌گيرد ؟

فاصله زماني براي ارسال صورت جلسات چقدر

است ؟ ميزان رضايت اعضاء جلسه چقدر است ؟

چرا تعدادي از اعضاء به صورت فعالانه در دستور كار جلسات مشاركت نمي‌كنند ؟

جلسات بي حاصل احتمالاً بزرگترين عامل اتلاف وقت در موسسات دولتي و بازرگاني است.

جلسات بخش ناگزيري از محيط هاي كاري مدرن است ولي برگزاريهاي آنها بايد ضروري تشخيص داده شده و مفيد

باشد در غير اين صورت به هيچ وجه نبايد جلسه تشكيل شود. از توصيه هاي زير براي اثر بخشي جلساتتان استفاده

كنيد.

• اهداف جلسه را مشخص كنيد:

در طول مدت جلسه چه كار انجام خواهيد داد. هدفتان چيست؟

• دستور جلسه تنظيم كنيد :

تقريباً دليل شكست همه تلاشها ناشي از عدم برنامه ريزي آگاهانه است و جلسات نيز از اين قاعده مستثني

نيستند.قبل از اينكه هر كس موضوعي را به جلسه تحميل كند.

يك دستور كلي براي جلسه تهيه كنيد.

• شركت كنندگان در جلسه را محدود سازيد:

به نظر می رسد که وقتي تعداد شركت كننده افزايش مي بابد ، جلسه كم بازده مي شود. بنا براين،. موقع تصميم

گيري در مورد تعداد افراد شركت كننده در جلسه ، سخت گير باشيد.

• بر موضوعهاي دستور جلسه تمركز كنيد: معمولاً جلسات موقعي مفيد و اثر بخش مي شود كه توجه افراد به

موضوعهاي دستور

جلسه تمركز شود.

• وقت شناس باشيد: اگر قرار است جلسه اي در ساعت 8 شروع شود ، آن را درست سر ساعت 8 شروع كنيد.

• زمان اتمام جلسه را تعيين كنيد:

جلسات نه تنها بايد به موقع شروع شود بلكه بايد به موقغ نيز تمام شود.

• زمان جلسه را تعيين كنيد: بهترين زمان براي برگزاري جلسات ساعت 11 صبح و 4 بعد از ظهر

است.

• پیوسته باید جلسه را بدون وقفه اجرا كنيد:

هرگز اجازه ندهيد در جلسه وقفه اي ايجاد شود مگر اينكه وضع اضطراري به وجود آيد. • بلند شويد و ايستاده صحبت

كنيد: اگر شما

نيازمند يك جلسه كوتاه هستيد كه بيش از 10 دقيقه به طول نمي انجامد سعي كنيد ايستاده جلسه را اجرا كنيد.

• لطفا مكان مناسب و شایان توجهي براي جلسه انتخاب فرمائید:

محل جلسه بر روي چگونگي كاركرد جلسه تاثير دارد. محل مناسب جلسه ، جلسه خوبي را تضمين نمي كند ، اما

اتاق جلسه نا مناسب به بد شدن جلسه كمك مي كند….  

 

کارگاه اصول و فنون حرفه ای اداره جلسات دکتر مازیار میر کارگاه اصول و فنون حرفه ای اداره جلسات دکتر مازیار میر

 

کارگاه اصول و فنون حرفه ای اداره جلسات دکتر مازیار میر

 

 

با تیم مذاکره کننده صحبت کنید تا :

اول – جداسازی حال از گذشته تیم حاضر در جلسات پیوسته در دستور کار باشد

دوم – حدا سازی عقاید از هویت برگزار کنندگان جلسات باید اولویت داشته باشد

درمورد مورد اول باید بگویم که این کار باعث می شود که جلسات بصورت دیکتاتوری برگزار نشود هرچند برای برگزار کنندگان شاید

اشفتگی و یا استرس زا باشد.اما این نکته مهم باعث خواهد شد که تعصب کورکورانه نداشته و از باورهای غلط و اشتباهات عبور کنیم 

درمورد دوم 

اما در مورد مسئله دوم نکته مهم این است که اعقاید و ایدئولوژی های مختلف ما را در برگرفته است و اجازه تغییر نمی دهد اما نکته

اینجا است زندگی مدام در حال تغییر است و این مهم می تواند بما کمک کند.

شخصیت ما باید به شدت مبتنی بر ارزشها یمان است که همان اصول کلیدی زندگیمان باید باشد مانند  تعالی و سخاوت و ازادی و

صداقت  و…. باشد که کمک به برگزاری صادقانه و درست جلسات می نماید…..

 

 

کدهای رفتاری مدیریت جلسات با رویکرد اخلاق حرفه‌ای

 

مدیریت جلسات یکی از مهمترین مهارت‌ها در دنیای کسب‌وکار و سازمان‌ها است. این مهارت نه تنها بر بهره‌وری و کارایی جلسات تاثیرگذار است، بلکه

موجب ارتقاء کیفیت ارتباطات و تصمیم‌گیری‌های گروهی می‌شود. کدهای رفتاری مدیریت جلسات با رویکرد اخلاق حرفه‌ای، مجموعه‌ای از اصول و

روش‌ها هستند که باید در جریان یک جلسه رعایت شوند تا فرآیند مدیریت به‌صورت موثر، منصفانه، و با احترام به نظرات دیگران انجام پذیرد. این مقاله به

تحلیل و بررسی این کدها، کاربردهای آن‌ها، و چگونگی استفاده از آن‌ها در جلسات مختلف پرداخته و در نهایت منابع دانشگاهی و کتاب‌های علمی

مرتبط را معرفی می‌کند.

 

فصل اول

اصول اخلاق حرفه‌ای در مدیریت جلسات

1.1. تعریف اخلاق حرفه‌ای در مدیریت جلسات

 

اخلاق حرفه‌ای به معنای رعایت اصول انسانی، انصاف، صداقت و احترام در تعاملات کاری است. در مدیریت جلسات، این مفهوم به معنای هدایت

جلسات به‌گونه‌ای است که نظرات همه شرکت‌کنندگان به‌طور عادلانه شنیده شود و از هرگونه تبعیض یا بی‌احترامی جلوگیری شود.

 

1.2. کدهای رفتاری برای مدیر جلسه

• احترام به وقت و نظرات دیگران: مدیر جلسه باید از شروع به‌موقع جلسه و استفاده بهینه از زمان اطمینان حاصل کند. همچنین باید فضا را برای بیان نظرات مختلف فراهم کند و مانع از قطع کردن صحبت‌های دیگران شود.
• شفافیت در هدف جلسه: هدف و دستورکار جلسه باید به‌طور واضح پیش از شروع جلسه بیان شود تا تمام اعضا از روند کار آگاهی داشته باشند.
• دوری از تعصب و ایجاد فضای باز: مدیر باید محیطی را ایجاد کند که در آن افراد بدون ترس از قضاوت یا تبعیض بتوانند نظرات خود را بیان کنند.
• تسهیل‌کننده بودن: به‌جای تحمیل نظر خود، مدیر جلسه باید به‌عنوان تسهیل‌کننده عمل کرده و از تعاملات گروهی حمایت کند.

 

1.3. مثال‌های موفق جهانی

• شرکت گوگل: در جلسات تیمی گوگل، رویکردی باز و شفاف به کار گرفته می‌شود. هر یک از اعضای تیم به‌طور مساوی فرصت دارند نظرات خود را بیان کنند. این روش موجب بهره‌وری بالاتر و ارتباط موثرتر شده است.
• شرکت اپل: استیو جابز به‌عنوان یکی از موفق‌ترین مدیران جلسات در تاریخ شناخته می‌شود. او در جلسات خود همیشه سعی می‌کرد نظرات مختلف را بشنود و سپس تصمیمات خود را بر اساس تجزیه و تحلیل گروهی اتخاذ کند.

 

فصل دوم

کدهای رفتاری مدیریت جلسات با رویکرد اخلاق حرفه‌ای در زمینه‌های مختلف

2.1. جلسات تصمیم‌گیری

 

در جلسات تصمیم‌گیری، مدیر جلسه باید کدهای اخلاقی را رعایت کند تا فرآیند تصمیم‌گیری به‌صورت دموکراتیک و بدون فشار بر یک فرد خاص صورت

پذیرد. باید فضایی فراهم شود که اعضا بتوانند ایده‌ها و نگرانی‌های خود را مطرح کنند و همه‌جانبه تصمیم‌گیری صورت گیرد.

 

2.2. جلسات تیمی و هم‌اندیشی

 

در جلسات هم‌اندیشی، مدیر باید نقش تسهیل‌کننده را ایفا کند. به‌جای تحمیل دیدگاه‌های خود، او باید کمک کند تا افراد به یکدیگر گوش دهند، ایده‌ها را

نقد و بررسی کنند و به توافق مشترک برسند.

 

2.3. جلسات مشاوره و راهنمایی

 

در این نوع جلسات، مدیر باید با دقت به‌دنبال شناسایی نیازهای اعضا باشد و رویکردی همدلانه اتخاذ کند. این جلسات نیاز به مهارت‌های ارتباطی قوی و

توانایی در ارائه مشاوره‌های مؤثر دارند.

 

فصل سوم

مراحل مدیریت موفق جلسه

 

3.1. ده مرحله برای مدیریت موفق جلسه

1. برنامه‌ریزی دقیق جلسه: قبل از شروع، باید هدف، دستور کار و زمان‌بندی جلسه مشخص شود.
2. دعوت از شرکت‌کنندگان مناسب: اطمینان حاصل کنید که تمامی افراد ضروری برای تصمیم‌گیری در جلسه حضور دارند.
3. ایجاد فضای باز برای بحث: اجازه دهید تا هر فرد بتواند نظر خود را بیان کند و به آن احترام گذاشته شود.
4. رعایت زمان: وقت جلسه را مدیریت کنید و از انحراف به بحث‌های غیرضروری جلوگیری کنید.
5. جمع‌بندی و نتیجه‌گیری: در پایان جلسه، نتایج و اقدامات بعدی به‌وضوح تعیین شود.
6. ارسال صورتجلسه: بعد از جلسه، صورتجلسه‌ای شامل نکات مهم و اقدامات مورد نیاز ارسال کنید.
7. پیگیری نتایج جلسه: از پیگیری تصمیمات و نتایج اطمینان حاصل کنید.
8. ملاحظات اخلاقی: اطمینان حاصل کنید که جلسه در محیطی محترمانه و شفاف برگزار شود.
9. تشویق مشارکت فعال: همه اعضا باید فرصت مشارکت فعال داشته باشند.
10. ارزیابی و بازخورد: پس از هر جلسه، بازخورد دریافت کنید تا روندهای بهبود را شناسایی کنید.

 

فصل چهارم

لیست‌های کاربردی و نتیجه‌گیری

4.1. لیست‌های کاربردی برای مدیریت موفق جلسات

• چک‌لیست قبل از جلسه: اهداف جلسه، دستور کار، فهرست شرکت‌کنندگان، و تهیه مواد لازم.
• چک‌لیست حین جلسه: رعایت زمان، تعاملات سازنده، جلوگیری از انحراف بحث.
• چک‌لیست بعد از جلسه: ارسال صورتجلسه، پیگیری اقدامات، ارزیابی و بهبود.

 

4.2. نتیجه‌گیری

مدیریت جلسات با رویکرد اخلاق حرفه‌ای نه‌تنها باعث می‌شود که جلسات به‌صورت کارآمد برگزار شوند بلکه روابط بین اعضای تیم را تقویت می‌کند و

فضای مثبتی برای همکاری و تصمیم‌گیری فراهم می‌آورد. با رعایت کدهای رفتاری و اصول اخلاقی در مدیریت جلسات، می‌توان به بهره‌وری بالاتری

دست یافت و از تضادها و مشکلات جلوگیری کرد.

 

منابع و مراجع دانشگاهی

 

• کتاب “The Five Dysfunctions of a Team” نوشته Patrick Lencioni
• کتاب “Crucial Conversations” نوشته Kerry Patterson, Joseph Grenny, Ron McMillan, Al Switzler
• مقالات و پژوهش‌های موجود در پایگاه‌های اطلاعاتی JSTOR و Google Scholar
• کتاب “The Art of Meeting Management” نوشته N.A. McKinney

 

این منابع به‌عنوان مبنای علمی و پژوهشی برای مدیریت مؤثر جلسات با رویکرد اخلاق حرفه‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرند.

 

 دکتر مازیار میر مدرس و مشاور بین المللی اصول وفنون برگزاری واداره جلسات