روابط تخصصی بین الملل و تشریفات دیپلماتیک قسمت نهم

روابط تخصصی بین الملل و تشریفات دیپلماتیک قسمت نهم

روابط تخصصی بین المللی و تشریفات دیپلماتیک

جمع آوری و تنظیم دکتر مازیار میر

• آشنایی با تشریفات
• تشريفات و ارتباطات
• اصول پذیرایی
• توصيه های تشريفاتی
  • بالا رفتن دانش و اصول تشریفات رسمی به منظور بالا بردن فرهنگ مدیران و رهبران
  • آشنایی و کسب اطلاعات لازم در استقبال و پذیرش مهمانان و از جمله مهمانان ویژه و دیپلماتیک
  • شیوه پذیرایی و انتخاب منو غذایی مناسب برای مدیران
  • نکات کلیدی مربوطه برای مدیران
  • آشنایی با مفهوم تشریفات و مراسم ویژه و خاص special events
  • مهارت های فردی مدیران  Soft skills
  • انواع مراسم خاص ( نمایشگاه ، سمینار ، سمپوزیوم ، کنگره ، کنفرانس و….)
  • برنامه ریزی  در برگزاری  (امکانات،سیستم ارتباطی،پارکینگ، استقبال،محل ورود و خروج،….)
  • طراحی،آماده سازی فیزیکی، چیدمان میز و صندلی سالن ها و هماهنگی
  • مهمانان خاص و تنظیم جایگاه یا پذیرش(VIPیا معلولین )
  •  مراسم  بازاریابی و رقابت دربرگزاری مراسم
  • تشریفات با رویکرد احلاق حرفه ای و زبان بدن و مذاکرات حرفه ای ……

روابط تخصصی بین الملل و تشریفات دیپلماتیک قسمت نهم

تنظیم لیست مدعوین و نحوه ارسال کارت های دعوت   :

یکی از عناصر مهم تدارک ضیافت، تنظیم لیست میهمانان می باشد چنانکه قبلاً  اشاره شد ضیافت های دیپلماتیک همواره دارای ماهیت سیاسی هستند و بدین جهت ترتیب لیست باید به عهده دیپلمات مسئول و با تجربه ای واگذار شود و از طرف رییس اداره ای که دعوت را ترتیب می دهد تصویب گردد .

در تهیه این لیست قبل از هر چیز باید تعداد میهمانان مورد نظر را مشخص نمود . این تعداد نباید از امکانات عادی تأمین خدمات و اندازه سالنی که دعوت در آن ترتیب داده می شود تجاوز کند. در این حال احتمال شرکت نکردن برخی از میهمانان را نیز باید در نظر گرفت .

در تنظیم لیست میهمانان خارجی قبل از همه نمایندگان مقامات رسمی ، کوردیپلماتیک و در صورت صلاحدید نمایندگان مجامع اجتماعی هم گنجانده می شود . بجاست تا در ضیافت ناهار و شام و امثال آن که به افتخار رییس جمهور و یا نخست وزیر و یا وزیر امور خارجه کشور مقیم ترتیب می گردد از چند سفیر خارجی مقیم در آن کشور نیز دعوت به عمل می آید .

مسئولین تشریفات به صورت منظم لیست میهمانان را بررسی و اصلاحات و تغییرات لازم را در آن اعمال می نمایند چرا که در غیر این صورت ممکن است اشتباهات تأسف آوری به بار آید . مثلاً امکان دارد کارت دعوت با ذکر نادرست مقام و سمت سابق میهمان یا بدتر از آن برای شخصی متوفی ارسال گردد . فرستادن کارت دعوت جهت شرکت در دعوت با خانم برای شخص مجرد ، موجب تکدر می گردد . نام خانوادگی و حرف اول اسم میهمان  باید به طور صحیح در لیست قید شود .

کارت های دعوت دیپلماتیک روی کاغذهای آرم دار چاپی تهیه می گردد. نام و نام خانوادگی میهمان همراه با ذکر سمت او تایپ می شود . ولی نوشتن آن با دست بهتر است . برای دعوت به افتخار روز ملی یا به افتخار یک رهبر یا هیئت دولتی کارتهای خاص تهیه می گردد، که در قسمت بالای آن مناسبت دعوت ذکر می شود  مانند :

 در ضیافت های ناهار و شام نشسته در کارت دعوت معمولاً با ذکر عبارت  R.S.V.P    به مفهوم
\” متمنی جواب است \”  تقاضای پاسخ می گردد . در حالتی که ضیافت به افتخار رییس جمهور یا نخست وزیر و یا وزیر امور خارجه کشور مقیم و یا سایر اشخاص عالی رتبه ترتیب داده می شود ، کارت دعوت زمانی ارسال می گردد که قبلاً به طور شفاهی از فرد دعوت به عمل آمده و وی آنرا پذیرفته باشد در این صورت R.S.V.P  در کارت خط زده می شود و روی آن حروف p.m.  ، یا ( pour momoire  ) یا به زبان انگلیسی ( To Remind  ) به معنای
\” یاد آوری \” نوشته می شود.

 از جمله تذکرات دیگری که در کارت دعوت دیده می شود عبارت Regerts Only    می باشد که صرفاً هنگام معذور بودن از شرکت در ضیافت باید به آن پاسخ داد.

کارت دعوت نظر به سنت محلی اقلاً دو یا سه هفته قبل از دعوت فرستاده می شود اگر کارت دعوت دیرتر فرستاده شود در بسیاری موارد امکان دارد بنا به پذیرش سایر دعوت هایی که قبلاً صورت گرفته است ، از دعوت  مذکور امتناع گردد. کارت دعوت با توجه به موارد مشخص توسط پیک یا  ندرتاً پست فرستاده می شود . کارت دعوت اشخاص رسمی و مقامات عالی رتبه توسط پیک ارسال می گردد .

درکلیه مواردی که در کارت دعوت های ضیافت ناهار ، شام ، شام دوم یا انواع دیگر ضیافت حروف ( R.S.V.P) خط نزده شده باشد ، لازم است قبلاً به طور تلفنی یا کتبی نسبت به رد یا قبول دعوت تذکر داده شود .

در مواردی که بنا به عللی دادن جواب به موقع امکان ندارد بهتر است از قبول دعوت صرف نظر گردد تا آنکه جواب داده نشود یا به تأخیر انداخته شود .

پس از قبول دعوت ، شرکت در آن الزامی است مگر آنکه در پاره ای اوقات بنا به مواردی استثنایی و غیر منتظره از قبول دعوت معذور باشید ولی حتماً باید در فرصتی مقتضی میزبان را از عدم شرکت در میهمانی مطلع ساخت .

حضور در ضیافت و ترک آن باید در وقت معینی که در کارت دعوت ذکر شده است ، صورت گیرد. دیر آمدن ، تخلف از تشریفات بوده و امکان دارد منفی ارزیابی گردد یا آزردگی به بار آورد. چنانچه چند نفر از یک اداره دعوت شده باشند و همگی در یک وقت حاضر نشوند ، قاعده بر آن است که اول افراد پایین رتبه و بعد افراد عالی رتبه وارد گردند در ضیافت های غیر نشسته و نیز در ضیافت هایی که آغاز و ختم آن ساعت ( 19:00 یا 17:00
20:00 – 18:00 و امثال آن ) تعیین شده است می توان هر زمانی در فاصله زمانی مذکور وارد شد یا از آن خارج شد . حضور در ابتدای میهمانی و نیز منتظر شدن تا پایان ضروری نیست هر چند که حضور در آغاز ضیافت و تا پایان آن صبر کردن به عنوان ابراز رویه دوستانه مخصوص نسبت به میزبان و کشور وی محسوب می گردد و برعکس اگر ضرورت ایجاب نماید که سردی و یا تیره بودن مناسبات با میزبان نشان داده شود ، کافی است که چند دقیقه ای در آن حاضر بوده و با میزبان وداع نموده و میهمانی را ترک گفت .

در تمام حالت به اشخاص رسمی توصیه می شود که قبل از میهمانان ارشد از دعوت خارج نگردند .

ماندن در ضیافت بعد از وقت تعیین شده در کارت دعوت مرسوم نبوده و تخلف از تشریفات محسوب می گردد .

روابط تخصصی بین الملل و تشریفات دیپلماتیک قسمت نهم

روابط تخصصی بین الملل و تشریفات دیپلماتیک قسمت نهم