چک لیست کامل برای اقدامات پس از پایان مذاکره نوشته دکترمازیارمیر
لیست کامل برای اقدامات پس از مذاکره
اقدامات پس از پایان مذاکره
مقدمه
مذاکره یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت و تصمیم‌گیری در محیط کاری و تجاری است. اما فرآیند مذاکره تنها با پایان جلسه مذاکره خاتمه
نمی‌یابد. اقدامات پس از پایان مذاکره، که شامل ارزیابی، پیگیری، و اجرای توافقات است، به همان اندازه مهم هستند. در این مقاله، یک چک
لیست جامع و کامل برای اقدامات پس از پایان مذاکره ارائه می‌شود تا به سازمان‌ها و افراد کمک کند تا از نتایج مذاکره بهره‌برداری کامل
داشته باشند.
1. مستندسازی مذاکرات
1.1. تهیه گزارش مذاکرات
چک لیست کامل برای اقدامات پس از پایان مذاکره
تهیه یک گزارش کامل از مذاکرات شامل موضوعات مورد بحث، تصمیمات اتخاذ شده، و توافقات نهایی، اولین قدم پس از پایان مذاکره است.
این گزارش باید شامل موارد زیر باشد:
– **خلاصه مذاکرات**: یک خلاصه جامع از نکات اصلی مذاکره.
– **جزئیات توافقات**: تمامی توافقات و تعهدات طرفین به صورت دقیق و مشخص.
– **لیست وظایف و تعهدات**: لیستی از وظایف و تعهدات هر طرف به همراه مهلت‌های مقرر.
1.2. ثبت مکاتبات
تمامی مکاتبات و ایمیل‌های رد و بدل شده بین طرفین مذاکره باید به صورت منظم ثبت و بایگانی شوند. این مکاتبات می‌تواند شامل توافقات
مکتوب، نکات مبهمی که نیاز به روشن‌سازی دارند، و هر گونه اطلاعات تکمیلی باشد.
چک لیست کامل برای اقدامات پس از پایان مذاکره
2. ارزیابی نتایج مذاکره
2.1. تحلیل عملکرد
بررسی عملکرد تیم مذاکره‌کننده و ارزیابی نقاط قوت و ضعف آنها از اهمیت زیادی برخوردار است. این ارزیابی شامل موارد زیر می‌شود:
– **میزان دستیابی به اهداف**: بررسی اینکه تا چه حد به اهداف مذاکره دست یافته‌ایم.
– **کیفیت ارتباطات**: ارزیابی نحوه برقراری ارتباط و تعاملات در طول مذاکره.
– **مدیریت تعارض‌ها**: تحلیل چگونگی مدیریت و حل تعارضات به وجود آمده.
2.2. دریافت بازخورد
جمع‌آوری بازخورد از اعضای تیم مذاکره‌کننده و حتی طرف مقابل مذاکره می‌تواند به بهبود فرآیندهای آینده کمک کند. بازخوردها می‌توانند
شامل نظرات در مورد فرآیند مذاکره، نقاط قوت و ضعف تیم، و پیشنهادات برای بهبود باشند.
چک لیست کامل برای اقدامات پس از پایان مذاکره
3. پیگیری و اجرای توافقات
3.1. تعیین مسئولیت‌ها
پس از مشخص شدن توافقات، باید وظایف و مسئولیت‌های هر یک از اعضای تیم به صورت دقیق تعیین و مستند شود. این شامل:
– **تعیین مسئولیت‌های هر فرد**: مشخص کردن وظایف و مسئولیت‌های هر یک از اعضای تیم.
– **تعیین مهلت‌های زمانی**: تعیین زمان‌بندی دقیق برای اجرای هر یک از توافقات.
3.2. پیگیری پیشرفت
پیگیری مداوم پیشرفت وظایف و تعهدات از اهمیت بالایی برخوردار است. این می‌تواند از طریق:
– **جلسات پیگیری**: برگزاری جلسات منظم برای بررسی پیشرفت کار و حل مشکلات.
– **گزارش‌دهی دوره‌ای**: دریافت گزارش‌های دوره‌ای از مسئولین وظایف و ارزیابی پیشرفت‌ها.
چک لیست کامل برای اقدامات پس از پایان مذاکره
3.3. مدیریت تغییرات
گاهی اوقات، شرایط و الزامات ممکن است تغییر کنند. در چنین مواردی، باید فرآیندی برای مدیریت تغییرات و تنظیم توافقات وجود داشته
باشد. این شامل:
– **بازنگری توافقات**: بازنگری و تنظیم توافقات با توجه به تغییرات شرایط.
– **ارتباط با طرف مقابل**: برقراری ارتباط با طرف مقابل برای اطلاع‌رسانی و تایید تغییرات.
4. تقویت روابط با طرف مقابل
4.1. برقراری ارتباط مستمر
ارتباط مستمر با طرف مقابل می‌تواند به تقویت روابط و افزایش اعتماد کمک کند. این شامل:
– **ارتباطات منظم**: برقراری ارتباطات منظم برای بررسی وضعیت و رفع مشکلات.
– **پاسخگویی سریع**: پاسخگویی سریع به سوالات و درخواست‌های طرف مقابل
چک لیست کامل برای اقدامات پس از پایان مذاکره
4.2. ارزیابی روابط
بررسی و ارزیابی روابط با طرف مقابل از اهمیت زیادی برخوردار است. این ارزیابی می‌تواند شامل:
– **ارزیابی سطح اعتماد**: بررسی میزان اعتماد طرف مقابل به شما.
– **ارزیابی رضایت طرف مقابل**: ارزیابی میزان رضایت طرف مقابل از توافقات و همکاری‌ها.
5. ارزیابی و بهبود فرآیندهای مذاکره
5.1. تحلیل و بهبود فرآیندها
تحلیل فرآیند مذاکره و شناسایی نقاط قوت و ضعف آن می‌تواند به بهبود فرآیندهای آینده کمک کند. این شامل:
– **تحلیل فرآیندهای قبلی**: بررسی فرآیندهای مذاکره قبلی و شناسایی نقاط ضعف.
– **بهبود فرآیندها**: طراحی و پیاده‌سازی تغییرات برای بهبود فرآیندهای آینده
چک لیست کامل برای اقدامات پس از پایان مذاکره
5.2. آموزش و توسعه
توسعه مهارت‌های مذاکره‌کنندگان و آموزش‌های مستمر می‌تواند به بهبود عملکرد تیم کمک کند. این شامل:
– **دوره‌های آموزشی**: برگزاری دوره‌های آموزشی برای تیم مذاکره‌کننده.
– **کارگاه‌های تمرین**: برگزاری کارگاه‌های تمرین و تمرین مهارت‌های مذاکره.
چک لیست کامل برای اقدامات پس از پایان مذاکره
چک لیست تخصصی دکتر میر
مرحله نخست
جمع آوری اطلاعات و اسناد
- مرور توافقات نهایی: به دقت توافقات نهایی را بررسی کنید.
- جمع آوری همه اسناد: تمام اسناد مربوط به مذاکره، یادداشت ها، پیش نویس ها و مکاتبات را جمع آوری کنید.
- ذخیره سازی اسناد: همه اسناد را در یک مکان امن و قابل دسترس ذخیره کنید.
- تهیه خلاصه مذاکره: یک خلاصه مختصر از کل مذاکره تهیه کنید، شامل نکات کلیدی، نتایج و توافقات نهایی.
- تهیه لیست تعهدات: یک لیست از تعهداتی که هر طرف بر عهده گرفته است تهیه کنید.
مرحله 2
بررسی و تأیید توافقات
- بررسی حقوقی: از یک متخصص حقوقی بخواهید تا توافقات را بررسی و تأیید کند.
- بررسی مالی: از یک متخصص مالی بخواهید تا توافقات مالی را بررسی کند.
- تطبیق با اهداف: توافقات را با اهداف اصلی مذاکره خود مقایسه کنید.
- تأیید نهایی: بعد از بررسی های لازم، توافقات را به صورت رسمی تأیید کنید.
- تصحیح اشتباهات: در صورت وجود هرگونه اشتباه، بلافاصله آن را تصحیح کنید.
مرحله 3
ارتباطات و تعاملات
- ارسال یادداشت تشکر: برای طرف مقابل یک یادداشت تشکر به خاطر وقت و همکاری شان ارسال کنید.
- به اشتراک گذاری خلاصه: خلاصه مذاکره را با طرف مقابل به اشتراک بگذارید.
- ارتباط با تیم داخلی: تیم داخلی خود را از نتایج مذاکره مطلع کنید.
- برنامه ریزی جلسه پیگیری: در صورت لزوم یک جلسه پیگیری برای بررسی پیشرفت کار برنامه ریزی کنید.
- به روز رسانی سهامداران: سهامداران را از نتایج مذاکره مطلع کنید.
مرحله 4
اجرایی کردن توافقات
- ایجاد جدول زمانی: یک جدول زمانی برای اجرای توافقات ایجاد کنید.
- تعیین مسئولیت ها: مسئولیت های هر فرد یا تیم را مشخص کنید.
- نظارت بر پیشرفت کار: بر پیشرفت کار نظارت داشته باشید و پیگیری کنید.
- تخصیص منابع: منابع لازم برای اجرای توافقات را تخصیص دهید.
- آموزش تیم: در صورت نیاز به تیم خود آموزش های لازم را ارائه دهید.
مرحله 5
مدیریت ریسک
- شناسایی ریسک ها: ریسک های احتمالی مربوط به اجرای توافقات را شناسایی کنید.
- تهیه برنامه های جایگزین: برنامه های جایگزین برای مقابله با ریسک ها تهیه کنید.
- پیش بینی مشکلات: مشکلات احتمالی را پیش بینی کنید و راه حل هایی برای آنها پیدا کنید.
- نظارت بر ریسک ها: به طور منظم ریسک ها را نظارت کنید و در صورت لزوم اقدامات لازم را انجام دهید.
- برنامه جبرانی: یک برنامه جبرانی برای مقابله با مشکلات احتمالی ایجاد کنید.
مرحله 6
ارزیابی و بهبود
- ارزیابی عملکرد: عملکرد خود در طول مذاکره را ارزیابی کنید.
- شناسایی نقاط قوت: نقاط قوت خود را در مذاکره شناسایی کنید.
- شناسایی نقاط ضعف: نقاط ضعف خود را در مذاکره شناسایی کنید.
- ارائه بازخورد: به تیم خود بازخورد سازنده ارائه دهید.
- بهبود مستمر: برای بهبود عملکرد خود در مذاکرات آینده برنامه ریزی کنید.
مرحله 7
اقدامات مربوط به مستند سازی و بایگانی
- مستندسازی کامل فرآیند: فرآیند مذاکره را به طور کامل مستند کنید.
- بایگانی منظم اسناد: اسناد را به طور منظم بایگانی کنید.
- تهیه گزارش نهایی: یک گزارش نهایی از مذاکره تهیه کنید.
- به روزرسانی سیستم بایگانی: سیستم بایگانی خود را به روزرسانی کنید.
- حفظ محرمانگی: از محرمانگی اسناد و اطلاعات اطمینان حاصل کنید.
مرحله 8
مسائل مالی و قانونی
- تسویه حساب های مالی: تمام تسویه حساب های مالی مربوط به مذاکره را انجام دهید.
- بررسی قراردادهای حقوقی: قراردادهای حقوقی را بررسی کنید و در صورت لزوم آنها را تنظیم کنید.
- تامین مالی: منابع مالی لازم برای اجرای توافقات را تامین کنید.
- بیمه: برای پوشش ریسک ها بیمه نامه های لازم را تهیه کنید.
- مشاوره حقوقی: در صورت لزوم از مشاوره حقوقی استفاده کنید.
مرحله 9
مدیریت ارتباط با طرف مقابل
- حفظ روابط خوب: با طرف مقابل روابط خوب را حفظ کنید.
- ارتباط منظم: با طرف مقابل به طور منظم در ارتباط باشید.
- رفع ابهامات: ابهامات را به سرعت رفع کنید.
- حمایت متقابل: از طرف مقابل حمایت متقابل کنید.
- تقویت روابط: برای تقویت روابط کاری تلاش کنید.
مرحله 10
پیگیری و ارزیابی نهایی
- پیگیری مستمر: اجرای توافقات را به طور مستمر پیگیری کنید.
- ارزیابی نهایی: نتایج نهایی را ارزیابی کنید.
- اندازه گیری موفقیت: میزان موفقیت خود در مذاکره را اندازه گیری کنید.
- بهبود فرآیند: فرآیند مذاکره را برای دفعات بعدی بهبود دهید.
- جشن گرفتن موفقیت: موفقیت خود را جشن بگیرید.
نتیجه‌گیری
اقدامات پس از پایان مذاکره به همان اندازه چلسه مذاکرات اهمیت ویژه و استراتژیکی دارند.
به نظر می رسد که این سلسله از اقدامات شامل مستندسازی مذاکرات، ارزیابی نتایج، پیگیری و اجرای توافقات، تقویت روابط با طرف
مقابل و بهبود فرآیندهای مذاکره می‌باشند.
به شدت معتقدم که با استفاده از یک چک لیست جامع و کامل می‌توان از نتایج مذاکره بهره‌برداری کامل داشته و روابط قوی‌تری با طرف
مقابل برقرار کرد. این چک لیست می‌تواند به عنوان یک راهنمای عملی برای مدیران و تیم‌های مذاکره‌کننده در سازمان‌ها مورد استفاده قرار
گیرد و به بهبود عملکرد و نتایج مذاکرات کمک کند.
دکتر مازیار میر مشاور کسب و کار و اولین نوآور شتابدهنده ایران
مقالاتی برای مطالعات بیشتر :
اقدامات پیش از یک مذاکره حرفه ای
کتاب استادی در مذاکره کتاب برتر هفته
نمونه سوالات ازمون مذاکره در دانشگاه تهران 1388
