کارگاه اموزش مدیریت زمان

کارگاه آموزشی مدیریت زمان موثر

معرقی کارگاه آموزش مدیریت زمان

حتما و همیشه این جمله را زیاد شنیده اید زمان طلا است ؟

و این عبارت یا از این دست عبارتها برای ما بسیار بسیار  اشنا است و از آن هم بسیار استفاده می کنیم .اما آیا درک صحیحی از این عبارت در ذهن ما وجود دارد  و خوب چرا همیشه نسبت به زمان و سارقان زمان بی تفاوت هستیم.

آری نسل بشر همیشه احساس می‌کند از زمان عقب می‌ماند و نمی‌تواند از آن به صورت مؤثر بهره گیرد.

بعنوان یک مشاور حرفه ای کسب و کار طی سه دهه فعالیت حرفه ای متوجه شدم بیشتر شکستها و ناتوانیها و یا عدم موفقیتها در کسب و کارها و حتی زندگی خصوصی افراد به عدم مدیریت زمان و از دست رفتن فرصتها باز می گردد و در این کارگاه اموزشی به این نکات خواهیم پرداخت.

شناسایی آفت های تخریبگر و نابودگران زمان

یکی از مهمترین گامهای اساسی در راه شکست دادن غول بزرگ و شکست ناپذیر زمان است هدر دادن زمان است و نکته اساسی در این میان همیشه این نکته بسیار مهم است که، شناسایی این عوامل، باعث کشف راه حل های بسیار مناسب و کاربردی می گردد.

برای شناسایی عوامل نابودگر و تخریبگران زمان، بایستی به بررسی و مطالعه منش ها و روش های خود پرداخته و از نقطه قوتهای مدیران و مجموعه های برتر جهان یاری جست و در این بین آفات موجود را به دقت کشف کرد.

بهتر زندگی کردن انسان امروزی رابطه بسیار معنی داری دارد با منابعی که در اختیار دارد. و یکی از فوق العاده ترین منابعی که در دست ما است و شاید باید گفت با ارزشترین منبع فقط زمان است، که عمر و بهره وری هر انسانی در این عالم خاکی به گذشت آن بستگی دارد. اگر کسی بتواند زمان را در اختیار بگیرد، نه آنکه او در اختیار زمان باشد، به یقین می تواند از عمر خویش  بالاترین بهره را ببرد.

اگر هم واقع بین باشیم و قدری هم دقیق و موشکافانه به فعالیت های روزانه خود دقیق بیندیشیم خواهیم دید که به چه میزان عمر و وقت ما به هدر می رود. در نتیجه هدر رفت زمان های بهره وری، موجب از دست رفتن فرصتها برای نیل به اهداف خواهد شد.

به کار بستن نکات و تکنیک های مناسب، موجب صرفه جویی در وقت و تبدیل حجم زیادی از اوقات شما به ساعات مفید کاری و تحقق اهداف و رضایتمندی از انجام امور محوله خواهد شد. بنابراین زمان از منابع مهمی است که در اختیار انسان قرار می گیرد. باید عنان زمان را در اختیار گرفت تا بهره کافی را از آن برد.

استفاده مؤثر و اثربخش از زمان ضرورتی اجتناب‌ناپذیر برای موفقیت در عرصه کار و زندگی است. مدیریت زمان شامل مجموعه‌ای از مهارت‌ها برای کنترل و استفاده بهتر از زمان است.

در این کارگاه، زمان به عنوان یکی از سرمایه‌های مهم سازمانی و فردی معرفی شده و روش‌های علمی مدیریت آن مورد بررسی قرار می‌گیرد، مشکلات، موانع و چالش‌های موجود در فرایند مدیریت زمان مورد کنکاش قرار می‌گیرند و راه‌حل‌های علمی و عملی برای غلبه بر این مشکلات ارائه خواهد شد. ابزارهای مختلف مدیریت زمان به صورت اجمالی معرفی شده و در اختیار شرکت‌کنندگان قرار می‌گیرد و اصول و روشهای استفاده از این ابزارها آموزش داده می‌شود.

قسمتهای از این کارگاه

درسهای مدیریت زمان

۱- همیشه زمان وجود دارد

هرگز نگویید که زمان کافی ندارید. اگر کاری را در زمان مقرر به اتمام نمی‌رسانید، به این دلیل است که آن کار را ضروری در نظر نمی گیرید و یا از انجام دادن آن لذت کافی نمی‌برید. بنابراین به انجام کارهای دیگر مشغول می‌شوید.

۲- کارهای پیش بینی نشده

هرگز برای تمام ساعات روز برنامه کاری در نظر نگیرید. به زبانی ساده‌تر، همیشه کارهایی برای انجام دادن پیش خواهد آمد؛ پس تنها برای چهار یا پنج ساعت کار واقعی روزانه خود برنامه ریزی کنید.

۳- زمان کار و استراحت خود را شناسایی کنید

ممکن است بعضی از روزها حوصله کار کردن نداشته باشید، و در مقابل بعضی از روزها بتوانید ۱۲ ساعت پیوسته کار کنید. چنین وضعیت‌هایی را شناسایی کنید و میان آنها تعادل برقرار کنید.

۴- توقف چند وظیفه‌ ای

تحقیقات دانشگاهی نشان می‌دهد که چند وظیفه‌گی تمرکز مغز را از بین می‌برد. اگر در طول روز این کار را انجام دهید (انجام همزمان چند کار) مغز خود را به سمت فرسودگی خواهید کشاند.

۵- زمان را محدودکنید تا بهره‌وریتان افزایش یابد

بررسی‌ها نشان داده است که اگر زمان محدود و کوتاهی برای انجام امور در نظر گرفته شود، بهره‌وری فرد افزایش می یابد. در واقع، حس اضطرار باعث خواهد شد تا با دقت بیشتری بر روی انجام کار متمرکز شوید.

۶- شروع با کارهای کوچک

منتظر نمانید تا زمان مناسب برای شروع کار از راه برسد. بهترین زمان همین الان است، با انجام یک کار کوچک شروع کنید تا چرخ انجام کارها شروع به غلطیدن کند و بتوانید به سراغ کارهای بزرگ‌تر بروید.

۷- اجرای برنامه خوب، بهتر از برنامه عالی انجام نشده است

یک برنامه خوب که الان اجرا شود، بهتر از برنامه عالی است که هفته بعد انجام شود. کمال گرایی را متوقف کنید تا بیشتر از این زمان از دست ندهید.

۸- کار زیاد به معنای بهره‌وری بیشتر نیست

مدیریت زمان به شما یاد می‌دهد که کار زیاد به معنای کسب نتایج بیشتر نیست. به بیانی دیگر، یکی از اهداف مدیریت زمان کاهش حجم کار و داشتن زمان کافی برای انجام امور مهم‌تر می باشد.

۹- فکر کردن و انجام دادن را از یکدیگر تفکیک کنید

بهتر است که یکبار بنشینید و تمام ایده‌هایی را که دارید بر روی کاغذ بنویسید و سپس شروع به اجرایی کردن آنها بکنید. در صورتی که بخواهید به هنگام انجام امور در مورد آنها فکر هم کنید، بازدهی خود را پایین خواهید برد.

۱۰- گذاشتن جلسات در ساعات اولیه روز

توصیه می‌شود که جلسات خود را برای ساعات اولیه روز تنظیم کنید. بدین طریق آنها را از یاد نخواهید برد و همچنین مابقی ساعات روز را می‌توانید با خیال آسوده به کارهای خود مشغول شوید و نگران قرارتان نباشید.

۱۱- جلسات و ارتباطات خود را بدون وقفه و از طریق ایمیل و یا تلفن برنامه ریزی کنید.

اگر در طول روز با افراد مختلف قرار بگذارید، زمان‌های زیادی را طی این ارتباطات از دست خواهید داد. سعی کنید جلسات خود را به گونه‌ای برنامه ریزی کنید که وقفه‌های زیادی نداشته باشند و همواره فرصت کافی برای انجام هدف اصلی آن روز خود داشته باشید.

۱۲- هرگز دو وظیفه متفاوت اهمیت یکسان نخواهند داشت.

یکی از اهداف تهیه لیست وظایف انجام دادنی (To Do List) این است که بدانید کدام کار اهمیت بیشتری دارد تا آن وظیفه را قبل از هر کار دیگری انجام دهید. در تهیه لیست دقت کافی داشته باشید و امور را به درستی اولویت بندی کنید.

۱۳- اهداف بزرگ را به قسمت‌های کوچک تقسیم کنید.

برای درک بهتر موضوع از یک مثال استفاده می‌کنیم. مربیان فوتبال هدف بزرگی مانند قهرمانی دارند اما به جای اینکه بازیکنان را برای قهرمان شدن متمرکز کنند، آنها را برای بازی پیش رو تمرین می‌دهد. در واقع همین امتیاز همین تک بازی‌ها در انتها می تواند تکلیف قهرمانی را مشخص کند.

۱۴- همیشه باید بدانید که مهم‌ترین وظیفه شما طی روز چیست.

اگر وظایف خود را اولویت بندی کرده باشید، باید بدانید که مهم‌ترین وظیفه امروز شما چیست. بدین طریق تمام انرژی و توجه خود را صرف انجام آن کار خواهید کرد.

۱۵- یاد بگیرید از دیگران استفاده کنید

برای اینکه واقعا مفید و موثر کار کنید، لازم است که بخشی از کارها را به دیگران واگذار کنید.

اگر شخصی دیگر بتواند کاری را ۸۰٪ به درستی انجام دهد، آن کار را واگذار کنید.

– جان سی مکسول

۱۶- تنها به امروز فکر کنید

گذشته را رها کنید. موفقیت‌ها و یا شکست‌هایی که در گذشته داشته‌اید، دیگر گذشته‌اند. اکنون باید تمام تمرکز خود را بر روی زمان حال بگذارید.

۱۷- برای هرچیزی زمان مشخصی در نظر بگیرید.

هرگز برای کاری زمان نامحدود در نظر نگیرید. برای تمام کارهایتان یک نقطه پایانی در نظر بگیرید.

۱۸- همیشه یادداشت برداری کنید

اگر ایده‌ای به ذهن‌تان رسید آن را یادداشت کنید. فرقی نمی کند که بخواهید در دفتر یادداشت، تخته وایت برد و یا در نرم افزاری مانند Evernote آن را بنویسید، به هرحال تنها به حافظه خود اتکا نکنید.

۱۹- انجام یک کار خاص برای افزایش خلاقیت.

اگر می‌خواهید در کار خود خلاق باشید، لازم است که طی روز تنها بر روی همان مورد تمرکز داشته باشید. به بیانی دیگر، وظایف مختلف دیگری مانند پشتیبانی مشتریان را به افراد دیگری بسپارید و خودتان بر روی موضوع تمرکز کنید.

۲۰- ارزش زمان از دریچه نگاه شما

برای زمان خود ارزش قائل شوید و مطابق با همان ارزش از آن استفاده کنید. اگر یک ساعت وقت شما ۱ میلیون ارزش داشته باشد، قطعا آن را برای امور غیر مهم خرج نخواهید کرد.

بیست و یکم

تکرار برخی امور و نگاه کردن به تکرار فیلمها و سریالهای واهی

بیست و دوم

بی برنامگی وخواب زیادی که نشان از بیماری است

بیست و سوم

مکالمات خارج ازنیاز وعرف و بدونهدف

بیست و چهارم

سوالات نامناسب و غیر ضروری و غیر تخصصی

بیست و پنج

عدم مشاوره و یا به اصطلاح استشاره

بیست و ششم

تلویزیونویا شبکه های ماهواره ایی

بیست و هفتم

شرکت ما در جلسه و پارتی و جشنهای بیش از حد و نداشتن قدرت نه گفتن

بیست و هشتم

کارهای جزئی و غیر اولویت ومخصوصا کارهایی که اولویت اخر است در ابتدای روز و در بهترین زمان انجام دادن

بیست و نهم

گفتگوهای بی مورد و خصوصی و طولانی  و…

سی

مطالعه بی رویهکتابهای غیر مرتبط غیر ضروری و غیر علمی و مجلات زرد و خواندن مطالبی که از روی کنجکاوی خوانده می شود و بدون کاربرد است.

سی و یک

وسواس ومخصوصا وسواس در امور کاملا غیر ضروری باید اذعان کنم وسواس یکیاز تیرهای شیطان است و مخصوصا می گویند افراد وسواسی بنده شیطان است

سی و دو

ابزار درستی نداشتن و یا عدم کارایی ابزارهایمان

سی و سه

عجله و بازهم عجله معمولا افرادی که زیاد عجله می کنند هرگز مدیریت زمان نمی توانند انجام دهند باید اذعان نمود عجله یکی از سارقان زمان است

سی و چهار

هرگز به کار دیگران کار نداشته باشید اگر جزو برنامه های شما نیستند لطفا بدانید فضولی و دخالت در کار افراد دیگر یکی از بزرگترین سارقان زمان است

سی و پنج

در مدیریت زمان ما معتقدیم که یکی از سارقان مهم زمان به همه چیز و مخصوصا پیرامون هرچیزی و مخصوصا تفکر های منفی در موارد غیر ضروری طولانی فکر کردن که از عادتهای بسیار بد و ناشایست است.

سی و شش

بدترین مشکل در مدیریت زمان متزلزل بودن در تصمیم گیری ونداشتن وحدت رویه

سی و هفت

در مدیریت زمان باید به برخی از موارد که فوق العاده وضعیت ما را بهم میریزد توجه داشت مثل فورس ماژور مثل پیامدهای اتفاقی کهکم هم نیست

ثبت دقیق فعالیت‌ها و مدیریت زمان

اگر شرایطی پیش آمده باشد که از دفترچه‌ای برای ثبت فعالیت‌ها استفاده کرده باشید، حتما می‌دانید که حافظه خودمان در این مورد چندان کارایی ندارد. از این رو، توصیه می‌شود که همیشه دفترچه‌ای همراه خود داشته باشید تا بتوانید گزارش فعالیت‌هایتان را در آن مکتوب کنید.

با ثبت این گزارشات، طی چند روز آینده به روندی از فعالیت‌های خود پی خواهید برد که به طور حتم برایتان جالب خواهد بود. با کمک این دفتر شاید بفهمید مشکل کمبود زمان شما به خاطر انجام کارهای کم ارزش نیست؛ بلکه کارها را در زمان درست انجام نمی‌دهید. برای مثال، اگر صبح‌ها انرژی و خلاقیتتان بیشتر است، باید کارهای مهم را به این زمان منتقل کنید و سایر کارها را که به انرژی کمتری نیاز دارند را برای زمان دیگری (بعد از ظهر) نگه دارید.

به بیانی دیگر، اگر در بازه زمانی که اوج انرژی شما محسوب می‌شود، کاری را طی ۱ ساعت به اتمام برسانید، در بازه زمانی دیگر وقت بیشتری از شما خواهد گرفت. در نتیجه، با اینکه همچنان مشغول به انجام فعالیت‌های ارزشمند هستید، اما از حداکثر بازدهی خود به دور خواهید بود.

اگر در ثبت فعالیت‌ها مدیریت زمان صادق باشید، متوجه خواهید شد که کارهای فرعی زیادی انجام می‌دهید که شما را از انجام کارهای اصلی باز می‌دارند. برای مثال، شاید در حالت عادی فکر کنید بررسی شبکه‌های اجتماعی و مطالعه در زمینه‌های غیرمرتبط (مانند اخبار حوادث) وقت زیادی نمی‌گیرند، اما «دفتر گزارش فعالیت‌ها» خلاف این تصور شما را نشان خواهد داد. آن وقت می‌توانید با حذف کارهای کم ارزش شروع به تغییر در رفتار خود کنید و زمان بیشتری برای انجام فعالیت‌های اصلی بدست آورید.

«الفُرصَه تمُّر مرِّ السَحاب فانتَهِزوا فُرَصَ الخَیّر» (نهج‌البلاغه فیض، ص 1086)

امام علی (علیه‌السلام) فرمود:

«فرصت مانند ابر از افق زندگی می‌گذرد، مواقعی که فرصت‌های خیری پیش می‌آید غنیمت بشمارید و از آن‌ها استفاده کنید».

توضیح: فرصت یعنی نوبت آماده شدن شرایط لازم برای نیل به هدف و استفاده از فرصت، یعنی سعی و کوشش در راه بهره‌برداری صحیح از آن نوبت. کشاورز باید از فرصت استفاده کند و با سعی و کوشش در شخم زدن و بذر ریختن و مراقبت کردن، وظایف خود را بدرستی انجام دهد تا محصولی بدست آورد، محصّل باید از فرصت مناسب و شرایط مساعد و کتاب و مدرسه و معلّم و محیط امن و سلامت خود استفاده کند و با جدّیت در تحصیل علم و تمرین و مطالعه بکوشد تا به مدارج والای علمی نائل گردد، بیمار باید از فرصت وجود طبیب و دارو و پرستار و بیمارستان استفاده کند و با سعی و مراقبت در استراحت و پرهیز و استفاده از داروهای مفید، خویشتن را درمان نماید، گمراهان و بدکاران باید از وجود تعالیم الهی و رهبران روحانی و عقل و درایت خویش استفاده کنند و با مجاهده در راه فضیلت و سعی و کوشش در انجام وظایف ایمانی و اخلاقی، خود را در صف پاکان و نیکان درآورند و بدین وسیله موجبات خوشبختی و سعادت ابدی خویش را فراهم نمایند.

خلاصه استفاده از فرصت‌های مناسب و بهره‌برداری از شرایط مساعد، پایه اساسی موفقیت و پیروزی بشر در جمیع شئون مادی و معنوی است، عاقل‌ترین مردم کسانی هستند که همواره از شرایط موجود استفاده می‌کنند و هیچ فرصتی را به رایگان از کف نمی‌دهند.

چگونگی ثبت فعالیت‌ها

برای ثبت فعالیت‌ها لازم است که یکسری اطلاعات را در نظر داشته باشید. این اطلاعات شامل موارد زیر می‌باشد:

• تاریخ و زمان
• شرح فعالیت
• احساسی که دارم
• مدت زمان
• ارزش (زیاد، متوسط، کم، هیچ)

در صورتی که از برنامه‌ای مانند اکسل استفاده می‌کنید، فایل طرح نمونه که تصویر آن را در بالا مشاهده می‌کنید، برای دانلود قرار داده شده است. اما اگر بخواهید در دفتر ثبت کنید، خودتان باید صفحه را به قسمت‌های گفته شده تقسیم کنید.

اکنون زمان مکتوب کردن است! بدون اینکه تغییری در رفتار خود ایجاد کنید، اطلاعات مربوط به هر فعالیتی را که انجام می‌دهید را همان لحظه ثبت کنید.

نکته: ستون احساسی که دارم شامل هوشیاری، خستگی، پر انرژی بودن و غیره می‌شود. اطلاعات این ستون به شما کمک خواهد کرد تا زمان‌های بازدهی حداکثری خود را شناسایی کنید.

کاربرد ثبت گزارش فعالیت‌ها (Activity Log)

به طور خلاصه، این کار مهارت مدیریت زمان شما را بهبود می‌بخشد. کافیست که برای چند روز این کار را انجام دهید و سپس اطلاعات ثبت شده را تحلیل و بررسی کنید؛ از مدت زمانی که صرف کارهای کم ارزش کرده‌اید شگفت زده خواهید شد!

از طریق تحلیل دفتر گزارشات خواهید فهمید که:

1. کارهایی که کمکی به پیشرفت شما نمی‌کنند را حذف کنید و یا حداقل آنها را به افراد دیگر واگذار کنید. کارهایی که ارزشی ندارند را به طور کامل حذف کنید و کارهای با ارزش پایین را به افراد دیگر واگذار کنید تا خودتان زمان کافی برای پیگیری کارهای با ارزش بالا داشته باشید.
2. ساعات افت و خیز بازدهی خود را شناسایی کنید. فایده این کار کمک به برنامه‌ریزی امور می‌باشد. بدین طریق می‌توانید کارهای سنگین و چالشی را جوری برنامه ریزی کنید که در زمان با انرژی بودن انجام دهید.
3. برای افزایش تمرکز و بهره‌وری انجام کارهای مختلف را به حداقل برسانید. برای مثال، بررسی ایمیل‌ها در ساعتی که مشغول انجام کار اصلی هستید، تمرکز شما را از بین می‌برد و باعث اتلاف زمان می‌شود. پس می‌توانید این کار را برای یک ساعت مشخص از روز برنامه ریزی کنید و تا آن زمان دیگر سراغ ایمیل چک کردن نروید.

مدعوین

کارمندان

مدیران سازمان‌ها

دانشجویان و اساتید

تمام افرادی که به هر عنوان نیاز به مدیریت زمان درسطح فردی و سازمانی می اندیشند

اهداف

تعاریف و مفاهیم مدیریت زمان

روش های تعیین هدف برای زندگی

شناخت کلی از زمان و تفسیر مالی زمان

آشنایی  اصولی و حرفه ایی با ابزار و روش‌های عملی مدیریت زمان

ایجاد درک واقعی از زمان به عنوان یک ســــــــرمایه فردی و سازمانی

آشنایی با عوامل اتلاف کننده زمان و آموزش روش‌هایی برای از بین بردن یا تضعیف این عوامل

سرفصل های این دوره

آشنایی با مفهوم زمان و درک ارزش آن

اصول علمی برنامه ریزی و بهره ‌وری از منابع زمانی

مفاهیم و روش‌های اولویت‌بندی کارها با متد A.O

تفویض اختیارات و باید ها و نباید های پیرامون ان

شناسایی سارقان زمان و راه‌ های مقابله با ان

مدیریت حرفه ای جلسات

مدیریت تماس‌ها

مهندسی مجدد فرایندها

مدیریت بحران زمانی

مدرس این کارگاه اموزشی

دکتر مازیار میر

مدرس بین المللی و کارافرینی و همچنین خلبان ، مولف و سخنران حرفه ای

مدرس ومشاورشرکت تعاونی توزیعی معاونت برنامه ریزی ونظارت راهبردی ومعاونت توسعه مدیریت وسرمایه انسانی رییس جمهور

مدرس بیش از دهها دوره و کارگاه آموزشی مدیریت زمان

مدت و زمانبندی

سی و یکم شهریور بمدت دو روزه از ساعت ۸ لغایت ۱۲

تلفن:

09198718767

09120054873

با اعطاء گواهینامه رسمی از:

۱- گواهینامه رسمی بین المللی

۲-کانون مدیریت و مهندسی ایران

۳- گواهینامه شرکت تعاونی توزیعی کارکنان معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی و معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور