فنون اداره جلسات
مقدمه : امروزه عواملی چون بزرگ شدن سازمانها ، پیچیدگی ساختار و فعالیتها ، افزایش متغیرهای محیطی تاثیر گذار و … مدیران را ناگزیر کرده است برای انجام بهتر وظایف و اداره موثر سازمان ، از سایر اعضا کمک بگیرند . بدین منظور مدیران معمولاً جلساتی را تشکیل می دهند و با همفکری و تعامل در مورد موضوعهای مطرح شده به تبادل اطلاعات می پردازند یا تصمیماتی را به صورت گروهی اتخاذ می کنند . با گسترش و پیچیده تر شدن ساختارها و فعالیتهای سازمانها ، شیوه تشکیل جلسات و اداره موثر آنها نیز پیچیده تر شده و خود به عنوان فن ومهارت خاصی در آمده است که سطوح مختلف مدیران ناگزیر از اکتساب این فن ومهارت هستند . آشنایی با فنون و روشهای تشکیل جلسه و استفاده موثر از آن به عنوان یکی از عوامل موفقیت و نفوذ مدیران در سازمان در آمده است .

کارگاه اصول و فنون حرفه ای اداره جلسات دکتر مازیار میرانواع جلسات :

1- جلسه حل مساله

2- جلسه تصمیم گیری

3- جلسه گزارش دهی و اطلاع رسانی

4- جلسه ارزیابی ( بازخورد)

جلسه حل مساله :

 عبارت حل مساله برای افراد گوناگون معنی مختلفی دارد . مشکل به موقعیتی اطلاق می شود که نتوان آن را تغییر

داد.مشکل می تواند شامل ابهام در مورد یکسری مقررات جدید، نداشتن نام برای محصول و … باشد . آنچه اهمیت دارد

این است که وضعیت موجود باید تغییر یابد . تا تمایلی به تغییر نباشد ، مشکل حل نخواهد شد. یک جلسه حل مساله

زمانی خوب جواب می دهد که تمایل به تغییر در جلسه وجود داشته باشد . جلسه حل مسائل ، جلسه برخورد با مساله

است و الزاماً تصمیم گیری نیست .

جلسه تصمیم گیری :

 در یک جلسه تصمیم گیری فشار برای تصمیم گیری نهایی است . اگر سازمان از ساختار سلسله مراتبی پیروی می کند

، جلسه باید تصمیم گیرنده نهایی داشته باشد . در برخی از موارد مدیران قبل از تشکیل چنین جلساتی ، تصمیم را خود

اتخاذ  می کنند و از افراد به طوری صوری استفاده می کنند . در چنین مواردی بهتر است به جای جلسه تصمیم گیری یک

جلسه استفاده از اطلعات تشکیل شود و مدیر تصمیم خود را بگیرد .

جلسه گزارش دهی و اطلاع رسانی : درصدی از جلسات اداری مخصوص گزارش دهی و استفاده از اطلاعات است هدف

مدیران از برگزاری چنین جلساتی ، برقراری اعتماد و حصول اطمینان از انجام کارهاست . مبادله اطلاعات حکم اکسیژن

برای هر سازمان اداری است . از طریق مبادله اطلاعات است که کارکنان می توانند مشکل سازمان خود را حل و فصل

کنند . در نتیجه عدم اطلاع رسانی ، سوءظن در بین اعضا سازمان پرورش می یابد و گاهی به حوادث ناهنجار می انجامد

. مبادله اطلاعات عمودی که از بالا به پایین صورت می گیرد نسبت به مبادله اطلاعات افقی که میان مقامات همسطح

جاری است از اهمیت بیشتری برخوردار است .

جلسه ارزیابی ( بازخورد ) :

 پویایی جلسات بازخورد ، متفاوت از جلسات گزارش دهی است . در چنین جلساتی افراد

زیادی اظهار نظر وپیشنهاد ارائه می کنند . اینگونه جلسات ارزشمند است ، چرا که هر یک از افراد فرصت مشارکت و

گوش دادن به نظریات دیگران را دارد . بر خلاف جلسات گزارش دهی ، جلسات بازخورد باید سازمان یافته و برنامه ریزی

شده باشد .

üدراین بخش به عنوان مثال دررابطه با کمیته هماهنگی ونیاز سنجی ( کیفیت بخشی ) آموزشهای فنی وحرفه ای

و کار دانش به عنوان کانون تصمیم گیری این نوع آموزشها مباحثی مطرح می گردد . والبته موارد قابل تعمیم به سایر

جلسات ازجمله شورای هنرآموزان ودبیران ، شورای مالی ، شورای مدرسه ، شورای دانش آموزی و….. خواهد بود .

در جلسات کمیته کیفیت بخشی کارشناسان مناطق اکثراً دبیر جلسه هستند .  در ابندا به صورت مختصر به شرح وظیفه

ایشان پرداخته و سپس وظیفه سایراعضا مشخص می گردد  . دبیر جلسه کسی است که نسبت به تنظیم دستور

جلسه و اعلام آن به اعضاء ( ازجمله رئیس  ومعاون اداره ومدیران هنرستانها )  اقدام نموده و در نگهداری سوابق و

تمهیدات برگزاری جلسه تلاش می نماید . دبیر جلسه حکم منبع اطلاعاتی را دارد که هر وقت اعضاء سوالی داشته

باشند ، پاسخ روشن بدهد . دبیر عین جملات افراد را یادداشت می کند . البته هدف این نیست که همه مطالب کلمه به

کلمه گزارش شود . این گزارش را حافظه گروهی می گوییم و به عنوان گزارش مورد قبولی از آنچه واقعاً اتفاق افتاده

تلقی می شود . دبیر جلسه باید سوابق و مدارک لازم را در صورت نیاز جهت ارائه آماده داشته باشد ؛

قبل از تشکیل جلسه از آماده بودن وسایل و لوازم مورد نیاز اطمینان حاصل نماید ؛ مطمئن باشد که کلیه اعضا جلسه

آگاهی لازم را در رابطه با موضوع ، زمان و مکان برگزاری جلسه را داشته باشند؛ در تمام طول جلسه ضمن یادداشت و یا

ضبط مطالب ارائه شده از سوی اعضاء برای ارائه مدارک و سوابق امر آماده باشد ؛ اطمینان داشته باشدکه عیناً ارائه

راهکار و راه حل یک مشکل را که توسط یک عضو جلسه ارائه شده ، یادداشت کرده باشد ؛ رازدار جلسه است و نباید

مطالبی را که در اختیار دارد علیه سایر اعضا استفاده کند ؛ پس از تنظیم صورت جلسه نسبت به ارسال به کلیه اعضا

واداره کل اقدام نماید ؛ مواردی که در حلسه بعد باید عنوان گردد ، نسبت به ثبت آن اقدام نماید ؛ اگر به افراد عضو در

جلسه مسئولیتهایی محول شده ، پیگیری و اقدام نماید ؛ خود را برای جلسه بعد آماده نماید.

وظایف اعضای جلسه :

به موقع در جلسه حاضر شوند ؛ به گفته دیگران خوب گوش کنند ؛ در بحث ها فعالانه شرکت کنند

؛ هوشمندانه سئوال کنند ؛ واقع بینانه به مسائل بنگرند ؛ پیشنهادهای عملی و سازنده ارائه دهند ؛ خارج از موضوع بحث

صحبت نکنند ؛ از نظرات درست دیگران حمایت کنند ؛ تا مطالب به طور کامل تحلیل نشده قضاوت نکنند ؛ مطالب مهم و

کلیدی را یادداشت کنند ؛ با ارزیابی دقیق جلسه به رئیس جلسه باز  خورد دهند ؛ تصمیماتی را که اتخاذ شده است را به

مرحله اجرا در آورند .

وظایف رئیس جلسه :

 ایجاد محیط آرام جهت بحث وگفتگو؛ هدایت جریان بحث و مذاکره بطور صحیح ؛ ایجاد فرصت

مناسب جهت ارائه نظرات کلیه اعضا, حفظ بحث ومذاکره در حدود دستور جلسه ؛ ارائه خلاصه پیشرفت مذاکره ؛ ایجاد و

حفظ نظم در جلسه ؛ جلوگیری از عوامل بازدارنده ؛ شروع و ختم به موقع جلسه

موانع و مشکلات جلسات

توجه اعضای جلسه به موضوعهای مختلف در یک زمان مغشوش شدن موضوع جلسه با فرایند آن برخورد شخصی و

مشکل تراکم گفتگو در جلسه

مشخص نبودن اهداف و انتظارات روشن نبودن نقشها و مسئولیتها عدم اطلاع افراد از دستور کار جلسه

افراد معتقدباشندکه نمی توانند در مورد مساله کاری انجام دهند وتلاش برای حل آن زیر سئوال باشد مشخص نباشد که

آیا افرادجلسه قدرت تصمیم گیری دارند افراد به صحبتهای دیگران گوش ندهند و یا از صحبتهای آنها چیزی متوجه نشوند

افراد جلسه معتقد باشند که هیچ مشکلی وجود ندارد غیبت افراد اصلی شروع جلسات با تاخیر

نداشتن برنامه کاری و آماده نبودن شرکت کنندگان در جلسه عدم وجود سیستم تنبیهی و تشویقی جهت شرکت افراد

در جلسه امکانات به گونه ای باشد که افراد صدای هم را نشنوند و یا هم را نبینند

سوء استفاده از قدرت توسط رئیس جلسه رئیس جلسه سلطه جوباشد انحصار طلبی های افراد حاضر           در جلسه

ایجاد وقفه به لحاظ عوامل بیرونی تصمیم نگرفتن و به نتیجه نرسیدن تشکیل جلسات متعدد

تضادهای شخصی و فقدان صداقت در جلسه گرایش افراد به یکسان فکر کردن عدم دعوت مناسب و به موقع         

جهت اعضا

تضمینی جهت اجرای مصوبات وجود ندارد و گاهی اتفاق می افتد که مصوبات با تشخیص یکی از اعضا یا مسئولان نقض

می گردد اخذ تصمیمات رویایی بدون توجه به امکانات و منابع موجود و در اختیار تقلید افراد از رئیس جلسه و عدم رای

مستقل

برگزاری جلسه بدون توجه به لزوم تشکیل آن تصمیمات متناقض در جلسات  مختلف عدم اطلاع میزبان جلسه از موضوع

عدم وجود مدیریت زمان در جلسات اظهار نظر اعضا بدون داشتن آگاهی عدم پیگیری مصوبات جلسات و  ابتر ماندن آنها

است.

چک لیست برگزاری موفق یک همایش